調達プロセスを管理するには、厄介なサプライチェーンに取り組み、サプライヤーと取引し、ルールを守り、グローバルな調達をこなす必要があるが、これは容易なタスクではない！
サプライチェーンのパフォーマンスを最適化するには、効果的なコミュニケーションと透明性が不可欠です。
サプライヤーと最良の条件をセキュリティし、利益を最大化するには、よく練られた戦略が必要です。そしてもちろん、適切な調達ツールを持つことは、主導権を握るために不可欠である。
便利なヒントと、ビジネス・オブジェクトをパワーアップするのに最適なツール、クリックアップの調達プラットフォームについてご紹介します。このソリューションは、これまでにないほどプロセス全体をスピードアップするのに役立ちます。
調達とは？
調達とは、商品、サービス、仕事を外部から獲得することを指します。調達、購買、交渉、ロジスティクスを含む複数のステップからなるプロセスです。目標は、組織の運営やプロジェクトをサポートするために必要なリソースを確保することです。
ビジネスの戦略目標を達成するために、コストを処理し、品質を確保し、サプライヤーとの関係を構築するために、調達は極めて重要です。基本的な調達はこれらの最初のステップをカバーしますが、上級レベルでは、調達データの分析、決済の処理、将来の調達プランの作成など、より深く掘り下げます。
調達戦略には、ビジネス要件の調査、領収書の追跡、支払い条件の更新などが含まれます。しかし、調達プロセスの中核では、どの調達部門も、競争力のある価格の供給品を納期通りに調達し、価値を最大化するという目標を共有しています。
調達において鍵となるステップには、需要の認識、契約の交渉と管理、見積もりの処理、予算承認の取得、請求書の発行、記録の管理などがある。これらについては、後のセクションで詳しく説明します。
調達プロセスの種類
調達プロセスをよりよく把握するために、調達プロセスを様々なタイプに分類してみましょう：
1.直接調達プロセス
直接調達とは、最終製品に必要な商品、サービス、原材料を調達することである。これは、貴社の主力製品やサービスを生産または製造するために不可欠な原材料を調達することを含む。
直接サービス調達は、生産サイクルをサポートするために、効率的に質の高いインプットを確保し、サプライヤーと交渉し、契約を管理し、タイムリーな納品を確保することを目的としています。
製造企業にとっては、最終製品の製造に必要な原材料やサービスを調達することである。同様に、小売業者にとっては、卸売業者から製品を購入し、最終顧客に販売することである。
製造業のように、原材料の品質とタイムリーな供給が最終製品に大きく影響する業界では、この種の調達は極めて重要である。
2.間接調達プロセス
間接調達とは、最終製品の生産に直接関係のない商品やサービスを調達することである。ビジネス全体の運営や機能をサポートするが、最終製品の一部にはならない商品やサービスの購入を含む。
事務用品、ITヘルプ、マーケティングサービス、コンサルティングサービス、施設メンテナンス、その他組織を維持するためのものが間接調達に該当します。
間接調達は、社内のオペレーションやビジネス活動をサポートするために必要なリソースを確保するものです。
3.戦略的調達プロセス
戦略的調達とは、調達戦略の策定と実行を含むプロセスである。 目標と目的 組織の目標や目的。商品やサービスを購入するというトランザクションの側面を超えて、組織の長期的な価値を創造することに重点を置く。
適切な品質の商品を適切なタイミングで調達するために、社内のさまざまな部門が協力する必要があります。
戦略的調達では、サプライヤーとのリレーションシップの管理、リスクの評価、市場の分析、鍵となるステークホルダーとの協働について議論します。その目的は？スマートな意思決定を行い、サプライヤーと強固で持続可能なパートナーシップを築くことで、コストを削減し、効率を高め、組織の成功を支援します。
4.運用調達プロセス
業務調達は、組織の通常の機能に必要な商品やサービスを入手する日々のプロセスである。これは、製品やサービスの要求、注文、受領などの日常タスクの実行を含む。
運用調達は、差し迫ったニーズを満たし、トランザクションを管理し、納期を確保し、適切な在庫レベルを維持することで、物事を円滑に進めることを目的としています。
発注書の処理、トランザクションのサプライヤー管理、日常的な調達管理への対応といったタスクが含まれる。
5.戦術的調達プロセス
この調達プロセスでは、チームはより広範な調達プロセスの中で特定の行動や戦略を実行する。コスト削減、効率改善、プロセスの最適化に関する短中期目標の達成に焦点を当てる。
戦術的調達では、サプライヤーを選択し、契約交渉を行い、コスト削減策を実行します。
他の調達タイプに比べ、反応的でトランザクションに重点を置いたアプローチです。これはまた、ビジネスの緊急要件を満たすのに理想的である。
調達プロセスのステップ
どのビジネスにも調達に関するやり方があります。シンプルにするために、普遍的に適用される9つの大まかなステップにプロセスを分解してみましょう：
ステップ1：ニーズの特定
必要なものを特定するのはプロセスである。まず、関連するステークホルダー（エンドユーザー、部門見出し、意思決定者）に話を聞き、彼らの要件と期待を理解する。
次に、現在の在庫レベルを分析したり、パフォーマンスギャップを評価したり、将来の組織目標を検討したりして、徹底的なニーズ評価を行う。
数量、品質基準、技術仕様、納品タイムライン、その他の関連する基準などの詳細を追加して、必要な商品やサービスの仕様と要件をクリアされたものにする。
次に、予算の制約を評価・理解し、現実的な期待値を設定する。最後に、リスクアセスメントを実施し、調達に関連する潜在的な課題やリスクを特定する。
これらの詳細をすべて正式な文書として文書化し、潜在的なサプライヤーと連絡を取る際に、提案依頼書（RFP）や見積書（RFQ）を作成する際の基礎資料とします。
ステップ2：購買依頼書（PR）の作成と提出
ニーズを特定したら、次は購入リクエストを提出しましょう。
購入リクエスト（PR）、または購入要請は、調達プロセスを開始するために組織内で使用される正式な文書またはフォームです。
PRには、必要なアイテムやサービスの明確な説明、数量指定、予算情報、納品要件、サプライヤーの希望、承認署名などの重要な詳細が含まれます。
購入要求が承認されたら、それを基に、選択したサプライヤーに注文書を発行する。この文書により、部門間の円滑なコミュニケーションが確保され、組織のニーズと予算に沿った購買が可能になります。
ステップ3：サプライヤーの選択
購入依頼書を手に入れたら、次は費用対効果が高く、最大の価値を持つサービスを提供するベンダーを探し始めましょう。
ベンダーを絞り込んだら 見積もりを依頼する をそれぞれクリックしてください。より詳細な 情報要求 があればあるほど、さまざまな価格やサービスを比較・分析しやすくなる。
ベンダーを選ぶ際には、価格、サービス、品質、評判、スピード、信頼性の要素を考慮する。理想的なのは、これらすべてのボックスを満たしていることである。社会的責任を重視する組織であれば、サプライヤーの環境コミットメントや倫理観を考慮する。
これらの要素を分析することで、最適なベンダーを導き出し、調達ニーズのサプライチェーン・マネジメントを構築することができる。
ステップ4：最良の取引のための交渉
あとは、候補に挙がった選択肢の中から最良の取引を勝ち取るだけです。さまざまなベンダーとチャットし、彼らが持っているものを確認し、予算内で最高の製品を手に入れるために交渉しましょう。
これは、競争入札プロセスによって最終的なベンダーを選択するステップです。
少なくとも3つのベンダーを候補に挙げ、可能な限り最良の取引ができるよう交渉することをお勧めします。各ベンダーと個別に交渉した後は、各ベンダーの提示額を比較します。
提示された最良の取引を評価し、熟考の時間を取り、徹底的な比較を行い、選択が決まったら、選択した業者から契約書を入手する。
このステップを踏むことで、コミットが固まり、潜在的な誤解を避けることができる。
ステップ5：発注書（PO）の作成
最良の取引が決まったら 注文する .
注文書に記入してサプライヤーに送るだけです。購入時に正確な詳細を提供することで、物事をクリアされ、混乱を避けることができます。
合意した価格と仕様を提示し、すべてを再確認し、書面にまとめましょう。この慎重なアプローチがトランザクションをスムーズにし、誤解の可能性を減らします。
ステップ6：商品の受け取りと検品
商品を受け取ったら、いよいよ正念場です。サプライヤーが約束を守ってくれたかどうかを確認する時です。
品質を評価し、エラーや欠陥を発見するために、供給品を検査する。注文を見直し、品質が御社の基準を満たしていることを確認するチャンスです。
適切な業者を選ぶ努力は、納品された消耗品の品質で報われるはずです。
ステップ7：三者照合の実施
商品をチェックしたら、サプライヤーへの最終支払いの前に請求書の検証を行う。
注文書、注文請書、請求書を相互に比較することによって、支払債務を確認する三者照合の手法に従おう。これにより、請求書の不一致や不正確さが浮き彫りになる。
調達サイクルにおけるこのステップの重要性は、支払いの誤りや不正確な追加をダブルチェックする必要性に由来する。これはあなたの主要な責任の一つである。
ステップ8：請求書の支払い
期限内に支払額を支払い、今後の友好的なリレーションシップを築くことで、サプライヤーに報いる時です。
良い品質と安価な価格設定がサプライヤーを他の多くのサプライヤーから引き離すように、期日通りの支払いは魅力的なバイヤーの基礎となる。3者間マッチング・プロセスに問題がなければ、請求書の承認と支払をアカウント経由で進める。
このように、タイムリーな支払いは、サプライヤーとの良好なリレーションシップを築き、期日通りに支払うことでリベートを獲得し、会社の評判を高めるための重要な要素のひとつである。また、遅延損害金の発生を防ぎ、新規サプライヤーとの接続を促進する。
ステップ9：記録を残す
調達プロセスにおける最後の、しかし最も重要なステップは、記録の保管である。
記録管理とは、最初の価格見積もりや交渉から注文書や請求書に至るまで、調達プロセスのすべてのステップをメモすることです。
記録を残すことは、将来の購入プラン、監査、税金計算のために極めて重要である。これは社内的なメリットだけでなく、紛争を解決するための貴重な資産でもある。
調達における課題
真摯な調達プロセスであっても、プロセス全体における課題はあり得る。サプライチェーンマネジメントにおいて、多くの調達チームに共通するペインポイントには以下のようなものがある：
1.サプライヤーの断片化
単にメモしなければならない多様な製品やサービスが多すぎるのでは？
サプライヤーのデータベースは、カテゴリーをまたいで複数のサプライヤーによって断片化されることが多く、ボリュームディスカウントの交渉が困難になり、複雑な取引につながります。 契約管理 .
分類と個々のアカウントの維持は、調達チームに計り知れない時間と注意を要求する。
解決策： サプライヤー評価のガイドラインを作成し、サプライヤーデータベースを更新して、常に最新の状態に保つ。 サプライヤーとのやり取りを合理化し、データを統合し、コラボレーションを促進するために、ClickUpのような調達管理ソリューションを使用する。
2.マーベリック支出
組織内の個人が、確立された調達方針及び手続に従わずに行う不正又は非準拠の購入は、破天荒な支出と分類される。
部門をまたがる高位の従業員や管理職が、標準的な手順を回避して独自に購入を行うことがある。これは、コストのかかる購入、節約機会の逸失、一貫性のない品質など、企業に影響を与える可能性がある。
会社にとっては損失であり、調達チームにとっては記録管理の課題が生じる。予算が頓挫するかもしれないし、購入が記録から完全に見落とされるかもしれない。
解決策: _全従業員に対して明確に定義された購買ルールを設定することで、これを防ぎましょう。使用方法 調達管理ソフトウェア クリックアップのような、調達戦略の全側面を一元的に管理することができる。
3.リミット戦略
調達チームは、ビジネスの日々のニーズにとらわれ、購買要件をプロンプトにすることだけに集中してしまうかもしれません。
に主眼が置かれている。 作戦上の必要性 サプライヤーの統廃合、コスト削減、パートナーシップなどの戦略立案が後回しになる可能性がある。それは短期的な目標には役立つかもしれないが、調達管理の中核的役割を危うくする。
ソリューション: _チームコラボレーション、簡素化されたビュー、およびはるかmore.Use ClickUpを使用して、戦略的に調達プロセスを作成、監視、および管理します。
4.コンプライアンスとリスク管理
調達におけるコンプライアンスの確保とリスク管理は困難です。規制を注意深く遵守し、法的な影響を考慮し、積極的な対策を講じる必要がある。 リスク軽減戦略 不測の事態から身を守るために。
これらのコンプライアンスに従って仕事をし、データ漏洩や売り手のコンプライアンス違反によって引き起こされるリスクを軽減することは、チームにとって最も重要なことである。繰り返しになるが、これは時間がかかり、一刻を争う作業である。
ソリューション: _コンプライアンスを追跡し、リスク管理プロトコルを織り込み、調達プロセスを一元化するためにClickUpを使用してください。これは、エラーを削減し、可視性を高め、円滑なコラボレーションを促進する体系的なアプローチであり、調達におけるコンプライアンスとリスク管理をシンプルにします。
5.手作業の課題
購買依頼書、請求書、支払いの承認を処理することは、手作業に頼っている調達チームにとって困難なことです。このプロセスは労働集約的で、エラーが発生しやすく、時間がかかり、非効率的である。
手作業に頼ると、スピードが遅くなり、正確性が低下し、全体的な生産性が損なわれるため、調達の速いペースでの需要に対応することが難しくなります。
**ClickUpの自動化は、データエントリー、承認、コミュニケーションを合理化し、チームが戦略に集中できるようにする一方で、ルーチンタスクを処理し、調達の精度と生産性を高めます。
調達プロセスを最適化する方法
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すべてが一箇所に集約されているため、最も基本的なタスクであっても、プラットフォーム間でのやり取りに煩わされることなく、リラックスして取り組むことができます。
テンプレートのダウンロード
ClickUp ガントチャートビュー ClickUp ガントチャートビュー は、調達プロセスのさまざまなフェーズをこれまでになく視覚化し、管理することができます。
ビジュアルなタイムラインを共有することで、依存関係を追跡し、チームと優先度を管理できます。タスクのスケジュール、進捗ビュー、期限管理、ボトルネックの特定を、すべて1つのダイナミックなチャートビューで簡単に行うことができます。
チームと協力してプロジェクトのワークフローを追跡し、優先度を管理します。 クリックアップガントチャート
クリックアップマインドマップ ClickUpマインドマップ は、ドラッグ＆ドロップのノードでワークフローをマッピングし、さまざまなタスク間の接続を描くことで、調達プロセスのさまざまなステップを可視化するのに役立ちます。
ClickUpはタスクベースとノードベースのマインドマップを提供し、仕事を効率化し、より良いプランを立てます。また、このマインドマップをチームで共有することで、全員が同じ目標に向かって同時に作業を進めることができます。
タスクとアイデアの接続を描いたり、ドラッグ＆ドロップでワークフローをマップしたり。
クリックアップ自動化
許可する クリックUp自動化 を使えば、より急ぎの仕事に集中している間に、力仕事をやることができます。このプラットフォームは、ルーチンタスクを達成し、ワークフローを合理化するための100以上の自動化の機会を提供します。
また、事前に構築された自動化オプションを使用して、要件に応じてカスタマイズすることもできます。優先度を変更したり、タグを適用したり、ステータスを変更したりすることで、チームに常に情報を提供し、あなたの業務を効率化することができます。 ビジネスオペレーション 最新情報
クリックアップ調達テンプレート クリックアップ調達テンプレート ClickUp調達テンプレートは、調達プロセスの標準化、簡素化、合理化、時間とコストの節約を支援します。クリアされた一貫性のあるフォーマットの第一の利点は、エラーの減少です。クリックアップの中心的な要素は以下の通りです。
調達テンプレート です：
- カスタムステータス：カスタムステータス：「オープン」、「要確認」、「進捗状況」など21種類のステータスタグで、調達プロセス中のさまざまなフェーズを識別できます。
- カスタムビュー：リスト、サプライヤー階層、サプライヤーリスク、Tier1ミッションクリティカルサプライヤーなど、8つの異なるビューから洞察を収集し、迅速なタスク実行を支援します。
- カスタムフィールド：サプライヤー連絡先名、調達承認済み、連絡先電子メール、サプライヤー、要求者などのビジュアルを追加することで、タスクを分類し、属性を追加します。
- プロジェクト管理：上記のすべての機能により、プロジェクト管理を簡素化し、目標をより早く達成することができます。
調達の種類、さまざまなステップ、リミットなどを理解することで、プロセスをよりよく管理できるようになることを願っています。すべての企業のニーズは異なりますが、一般的な理解は、特定の要件を分析し、貴重なリソースを活用するのに役立ちます。
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