Perangkat lunak perencanaan acara tampak seperti satu kategori saja, hingga acara pertama Anda membuktikan bahwa sebenarnya ada dua kategori. Satu kategori menangani operasional internal: jadwal, koordinasi vendor, anggaran, dan persetujuan. Kategori lainnya mengelola pengalaman peserta: pendaftaran, penjualan tiket, check-in, dan keterlibatan. Memilih kategori yang salah akan menimbulkan masalah yang baru akan Anda sadari seminggu sebelum acara dimulai.
Panduan ini tidak menunjuk satu pemenang tunggal. Panduan ini memeringkat sepuluh perangkat lunak perencanaan acara terbaik berdasarkan seberapa besar bagian dari tugas perencanaan acara yang ditangani masing-masing perangkat lunak dan di mana batas kemampuannya.
Perangkat lunak perencanaan acara terbaik untuk tim yang membutuhkan banyak koordinasi adalah ClickUp, Cvent untuk konferensi perusahaan, Eventbrite untuk penjualan tiket umum, dan Planning Pod untuk pengelolaan tempat acara. Tidak ada pemenang yang universal, hanya pilihan yang paling sesuai untuk mengatasi celah operasional utama Anda. Setelah Anda mengidentifikasinya, memilih alat perencanaan acara yang tepat menjadi mudah.
Apa Saja yang Harus Anda Perhatikan dalam Memilih Perangkat Lunak Perencanaan Acara?
Perhatikan lima hal berikut dalam memilih perangkat lunak perencanaan acara yang andal: kepemilikan tugas yang jelas, visibilitas kalender, pelacakan vendor dan tamu, otomatisasi yang bermanfaat, serta alat bantu bagi peserta jika Anda menyelenggarakan acara publik.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperiksa secara mendetail:
- Kepemilikan tugas: Setiap tugas memiliki satu penanggung jawab yang ditunjuk, sehingga tidak ada tugas yang terlewat
- Visibilitas kalender: Anda dapat melihat garis waktu, tenggat waktu, dan status tanpa perlu membuat laporan tambahan
- Pelacakan vendor dan tamu: Data vendor, sponsor, dan daftar tamu tersimpan di satu tempat, bukan tersebar di berbagai lembar kerja
- Otomatisasi: Pengingat dan pembaruan status berjalan secara otomatis, sehingga tugas administrasi rutin tidak lagi menghabiskan waktu Anda sepanjang minggu
- Alat untuk peserta: Untuk acara berbayar atau terbuka untuk umum, Anda juga mendapatkan fitur pendaftaran, penjualan tiket, check-in, dan pelaporan pasca-acara
Sekilas tentang Perangkat Lunak Perencanaan Acara Terbaik
| Alat | Paling cocok untuk | Fitur unggulan | Harga* | Di mana kelemahannya |
|---|---|---|---|---|
| Cvent | Konferensi perusahaan dan program dengan proses pendaftaran yang intensif | Jaringan pemasok dengan lebih dari 340.000 lokasi acara yang dilengkapi dengan fitur RFP bawaan dan check-in di lokasi | Penawaran harga khusus | Kemudahan penggunaan rendah; pengaturan biasanya memerlukan manajer operasional acara khusus |
| Whova | Keterlibatan peserta di konferensi dan pameran dagang | Aplikasi acara serba guna untuk jaringan, agenda, dan pengumpulan prospek peserta pameran | Penawaran harga khusus | Terlalu banyak notifikasi push, tidak ada ruang breakout bawaan, tidak ada fitur pencarian lokasi acara |
| Eventbrite | Acara umum dengan tiket dan penemuan | Pasar Discovery menampilkan acara Anda kepada pembeli tiket yang aktif | Gratis untuk dipublikasikan; 3,7% + $1,79 per tiket berbayar + 2,9% biaya pemrosesan | Tanpa vendor, anggaran, atau pelacakan back-office |
| Planning Pod | Tempat acara, pernikahan, dan operasi yang berfokus pada layanan perhotelan | Paket operasional tempat acara: denah lantai, denah tempat duduk, dan pesanan perjamuan | Penawaran harga khusus | Pelacakan tugas terasa rumit bagi manajer proyek perusahaan |
| ClickUp | Menjalankan operasi acara yang kompleks dalam satu ruang kerja | Tugas, dokumen, kalender, formulir, dan otomatisasi dalam satu tempat | Gratis; paket berbayar mulai dari $7 per pengguna per bulan | Tidak ada fitur penjualan tiket bawaan, halaman pendaftaran, atau pemindai check-in |
| Asana | Perencanaan yang berorientasi pada tenggat waktu dengan ketergantungan | Penjadwalan tanggal otomatis akan menyesuaikan semua tugas yang terkait jika salah satu tugas mengalami keterlambatan | Gratis; Paket Starter $13,49, Paket Advanced $30,49 per pengguna per bulan | Tampilan garis waktu hanya tersedia di paket berbayar; tidak ada fitur penjualan tiket |
| monday.com | Perencanaan acara yang visual dan dapat disesuaikan | Papan yang dapat disesuaikan sepenuhnya ditambah kursi tamu gratis untuk vendor dan sponsor | Gratis; Paket Dasar $12, Paket Standar $14, Paket Pro $24 per pengguna per bulan | Dapat merencanakan acara tetapi tidak dapat menjalankannya; batas 250 otomatisasi per bulan pada paket Standard |
| Trello | Pelacakan tugas acara yang ringan | Otomatisasi Butler tersedia di semua paket, termasuk paket gratis | Gratis; Standar $5, Premium $10, Enterprise $17,50 per pengguna per bulan | Tidak ada dasbor bawaan untuk anggaran atau beban kerja; kurang memadai dalam menangani jadwal yang kompleks |
| Basecamp | Kolaborasi tim yang sederhana seputar acara | Bagan Hill menunjukkan apakah pekerjaan sedang direncanakan atau sedang dilaksanakan | Gratis; Pro $15 per pengguna per bulan, Pro Unlimited $299 per bulan (ditagih per tahun) | Tanpa ketergantungan, pelacakan waktu, atau perencanaan kapasitas |
| Zoom Events | Acara virtual dan yang dipandu melalui webinar | Antarmuka video yang sudah familiar dan mudah digunakan oleh para tamu | Webinar $89/bulan, Webinar Plus $99/bulan, Acara $149/bulan | Tidak dapat mencetak lencana atau mengoperasikan stan fisik |
Bagaimana kami meninjau perangkat lunak di ClickUp
Tim editorial kami mengikuti proses yang transparan, didukung oleh riset, dan netral terhadap vendor, sehingga Anda dapat yakin bahwa rekomendasi kami didasarkan pada nilai produk yang sesungguhnya.
Berikut ini adalah uraian terperinci mengenai cara kami meninjau perangkat lunak di ClickUp.
Perangkat Lunak Perencanaan Acara Terbaik yang Patut Dicoba
Sepuluh alat berikut masuk dalam daftar ini: Cvent, Whova, Eventbrite, Planning Pod, ClickUp, Asana, monday.com, Trello, Basecamp, dan Zoom Events.
Masing-masing perangkat lunak menangani bagian yang berbeda dari pekerjaan manajemen dan perencanaan acara, serta memiliki kelemahan di bagian lainnya. Setiap pilihan di bawah ini disajikan dengan uraian yang sama: keunggulan utamanya, kelemahannya, dan siapa yang sebaiknya menghindarinya.
1. Cvent (Pilihan terbaik untuk konferensi perusahaan dan program yang banyak melibatkan pendaftaran)
Cvent adalah platform manajemen acara tingkat perusahaan yang dirancang untuk menangani seluruh siklus hidup acara, mulai dari pencarian lokasi dan pendaftaran hingga keterlibatan peserta, penerbitan lencana, dan analisis pasca-acara. Cvent merupakan salah satu nama paling mapan di bidang ini dan ditujukan untuk organisasi besar serta asosiasi. Platform ini menjadi pilihan utama bagi tim acara khusus yang mengelola konferensi, pameran dagang, dan acara perusahaan yang sering diselenggarakan atau berskala besar.
Perangkat lunak ini terintegrasi dengan Goldcast untuk pemotongan video berbasis AI, ON24 untuk webinar, serta integrasi yang kuat dengan CRM dan alat pemasaran seperti Salesforce. Konektor-konektor ini memungkinkan Anda mengelola seluruh acara, dari awal hingga akhir, di satu tempat.
Platform ini menangani logistik di lokasi yang kompleks dengan lebih baik daripada kebanyakan papan proyek dasar. Anda dapat membuat situs pendaftaran yang sepenuhnya disesuaikan dengan merek Anda dan menerapkan aplikasi seluler Attendee Hub. Platform ini juga dilengkapi dengan Jaringan Pemasok bawaan yang mencakup lebih dari 340.000 lokasi acara. Artinya, Anda dapat mengirimkan RFP dan memesan ruang acara secara langsung melalui perangkat lunak ini. Cvent adalah pilihan andalan bagi tim yang benar-benar menguasai dunia acara dan lebih mengutamakan kedalaman daripada kesederhanaan.
Fitur utama dan keunggulan
- Jaringan pemasok Cvent: Cari lokasi acara dan kelola permintaan penawaran (RFP) di berbagai properti di seluruh dunia
- Pendaftaran saat kedatangan: Manfaatkan kios check-in di lokasi dan pencetakan lencana secara real-time untuk mengurangi antrean panjang
- Pusat Peserta: Sediakan aplikasi seluler bermerek khusus untuk para tamu, disertai dengan pelacakan data pasca-acara yang mendalam bagi pimpinan
Harga
- Harga khusus
Peringkat
- G2: 4,3/5 (lebih dari 4.200 ulasan)
- Capterra: 4,5/5 (lebih dari 900 ulasan)
Kelemahan Cvent: Perangkat lunak ini memiliki skor kemudahan penggunaan yang rendah. Untuk mengkonfigurasinya dengan benar, biasanya diperlukan seorang manajer operasional acara yang khusus menangani hal tersebut.
Hindari Cvent jika: Anda sedang menyelenggarakan satu acara kecil atau menginginkan solusi yang ringan. Namun, untuk program acara skala perusahaan, hanya sedikit platform yang dapat menandingi cakupan fiturnya. Alat seperti Whova atau Eventbrite akan memberikan fitur dasar untuk peserta yang Anda butuhkan tanpa beban biaya operasional perusahaan yang berat.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang Cvent?
Lihat pendapat pengulas G2 ini tentang Cvent:
Platform ini telah menghemat banyak waktu saya, transisi dari Attendee Hub pun berjalan lancar, dan saya menggunakannya setiap bulan sesuai jadwal webinar saya. Tim dukungan teknis mereka selalu siap sedia memberikan saran yang sangat baik untuk pertanyaan-pertanyaan saya sesuai kebutuhan. Integrasi Salesforce kami berjalan lancar saat peserta acara mendaftar.
Platform ini telah menghemat banyak waktu saya, transisi dari Attendee Hub pun berjalan lancar, dan saya menggunakannya setiap bulan sesuai jadwal webinar saya. Tim dukungan teknis mereka selalu siap sedia memberikan saran yang sangat baik untuk pertanyaan-pertanyaan saya sesuai kebutuhan. Integrasi Salesforce kami berjalan lancar saat peserta acara mendaftar.
Jika Anda berkecimpung di bidang perencanaan acara, Anda akan dimanjakan dengan banyaknya pilihan. Pasar perangkat lunak manajemen acara global diperkirakan akan tumbuh menjadi $39,6 miliar pada tahun 2030, dengan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 13,2%, untuk industri yang nilainya akan mencapai $3,4 triliun pada saat itu.
2. Whova (Pilihan terbaik untuk keterlibatan peserta di konferensi dan pameran dagang)
Whova adalah platform manajemen acara dan keterlibatan yang terkenal berkat aplikasi acaranya yang mendapat rating tinggi. Platform ini berfokus pada jaringan peserta, agenda, dan keterlibatan untuk konferensi dan acara profesional.
Whova mengutamakan pengalaman peserta daripada pelacakan internal, dan semuanya berjalan melalui aplikasi: agenda, profil pembicara, jajak pendapat langsung, pesan, dan papan komunitas. Untuk konferensi dan pameran di mana orang-orang datang untuk bertemu sesama peserta, fokus tersebut membuahkan hasil.
Whova juga sangat cocok untuk pameran dagang, terutama ketika pengumpulan prospek peserta pameran menjadi prioritas. Peserta pameran memindai lencana melalui kode QR dan mengumpulkan prospek di stan mereka secara langsung. Dibandingkan dengan Cvent, Whova lebih mudah diatur dan lebih terjangkau, meskipun tidak menyediakan fitur pencarian lokasi acara yang mendalam. Ini merupakan pilihan yang tepat untuk acara tatap muka, virtual, dan hybrid.
Fitur utama dan keunggulan
- Aplikasi acara yang berfokus pada tamu: Berikan fitur jejaring, papan komunitas, dan obrolan langsung langsung ke tangan para peserta
- Alat untuk acara akademik: Kelola pendaftaran, situs web, lencana, dan pengiriman abstrak secara terpadu
- Pengumpulan data prospek peserta pameran: Izinkan sponsor memindai lencana dan membuktikan nilai investasinya
Harga
- Harga khusus
Peringkat
- G2: 4,8/5 (lebih dari 1.800 ulasan)
- Capterra: 4,8/5 (lebih dari 2.300 ulasan)
Kekurangan Whova: Penyelenggara sering mengeluhkan kelebihan notifikasi push otomatis yang diterima tamu mereka. Dasbornya sarat dengan fitur, sehingga membutuhkan waktu pelatihan tambahan, dan alat streaming virtualnya tidak dilengkapi dengan ruang breakout bawaan.
Hindari Whova jika: Anda menyelenggarakan acara kecil dengan kurang dari 100 orang, di mana membayar biaya perangkat lunak kelas konferensi untuk sebuah aplikasi tidak masuk akal secara finansial. Anda juga sebaiknya menghindarinya jika proyek Anda memerlukan pencarian lokasi acara dan kontrol audit keuangan yang ketat.
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Whova?
Inilah pendapat seorang pengulas G2 tentang Whova:
Kemampuan untuk membuat agenda sendiri; kemampuan memindai kode QR peserta untuk mengumpulkan detail kontak, bagian untuk mencatat, agenda terperinci dengan ikhtisar topik, serta informasi ruang yang terhubung ke peta. Selain itu, ada juga pertemuan komunitas untuk berbagi peluang berjejaring. Saya suka bahwa informasi tersebut tetap tersedia di aplikasi bahkan setelah acara selesai.
Kemampuan untuk membuat agenda sendiri; kemampuan memindai kode QR peserta untuk mengumpulkan detail kontak, bagian untuk mencatat, agenda terperinci dengan ikhtisar topik, serta informasi ruang yang terhubung ke peta. Selain itu, ada juga pertemuan komunitas untuk berbagi peluang berjejaring. Saya suka bahwa informasi tersebut tetap tersedia di aplikasi bahkan setelah acara selesai.
3. Eventbrite (Pilihan terbaik untuk acara tiket umum dan penemuan acara)
Pilih Eventbrite untuk menjual tiket kepada publik. Platform ini berfungsi sebagai pasar penemuan, menampilkan acara Anda kepada audiens yang secara aktif mencari pengalaman. Faktanya, Eventbrite bisa dibilang merupakan nama paling terkenal dalam penjualan tiket acara mandiri, yang menghubungkan penyelenggara dengan pasar bawaan yang terdiri dari jutaan pembeli unik. Platform ini dirancang khusus untuk acara publik yang berorientasi pada konsumen, di mana penemuan dan penjualan tiket yang cepat lebih penting daripada logistik yang rumit.
Menerbitkan halaman acara hanya membutuhkan beberapa menit untuk pengaturan dan tidak memerlukan pengetahuan teknis. Anda dapat meluncurkan halaman dalam hitungan menit dan langsung menggunakan fitur pembayaran, pemindaian tiket di pintu masuk, serta alat email. Eventbrite juga memungkinkan Anda menerbitkan acara gratis tanpa biaya platform, serta menyelenggarakan acara berbayar dengan tiket berjenjang, kode promo, dan tempat duduk yang telah dipesan sesuai kebutuhan Anda.
Eventbrite juga terintegrasi dengan Facebook, sehingga peserta dapat menemukan acara dan membeli tiket tanpa harus meninggalkan platform tersebut. Aplikasi penyelenggara acara ini juga mendukung proses check-in QR yang andal di pintu masuk.
Fitur utama dan keunggulan
- Pasar Discovery: Jangkau orang-orang yang sudah sedang mencari, sehingga Anda dapat menjual tiket tanpa perlu mengeluarkan biaya iklan
- Proses pembayaran yang efisien: Luncurkan halaman pembayaran yang tepercaya dan siap digunakan di perangkat seluler dalam hitungan menit
- Pemindaian saat bepergian: Masukkan tamu dengan cepat di pintu masuk menggunakan aplikasi pemindaian bawaan di ponsel cerdas
Harga
- Acara gratis
- Tiket berbayar: 3,7% + biaya layanan sebesar $1,79 per tiket
- Pemrosesan pembayaran: 2,9% per pesanan
Peringkat
- G2: 4,3/5 (lebih dari 850 ulasan)
- Capterra: 4,6/5 (lebih dari 5.700 ulasan)
Kekurangan Eventbrite: Pengelolaan back office bukanlah keahliannya. Platform ini tidak akan melacak kontrak vendor, beban kerja tim, atau persetujuan anggaran, sehingga Anda perlu melakukan perencanaan pra-acara di tempat lain.
Hindari Eventbrite jika: Anda menyelenggarakan pertemuan tertutup, pelatihan internal, atau acara khusus undangan. Alat pendaftaran tertutup memberi Anda kendali yang lebih baik tanpa biaya pasar.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang Eventbrite?
Seorang pengulas di G2 membagikan pengalamannya dengan Eventbrite:
Fakta bahwa halaman acara dapat disesuaikan dan mudah dibuat membuatnya terlihat profesional, dan dengan bantuan halaman acara serbaguna, kami dapat memberikan kesan pertama yang baik tanpa bantuan desainer profesional. Fitur promosi terintegrasi dan fungsi berbagi di media sosial juga terbukti menjadi tambahan yang bermanfaat, karena telah membantu kami menjangkau audiens yang lebih luas serta mempromosikan penjualan tiket dengan usaha minimal dan tanpa perlu menggunakan sumber daya pemasaran lainnya.
Fakta bahwa halaman acara dapat disesuaikan dan mudah dibuat membuatnya terlihat profesional, dan dengan bantuan halaman acara serbaguna, kami dapat memberikan kesan pertama yang baik tanpa bantuan desainer profesional. Fitur promosi terintegrasi dan fungsi berbagi di media sosial juga terbukti menjadi tambahan yang bermanfaat, karena telah membantu kami menjangkau audiens yang lebih luas serta mempromosikan penjualan tiket dengan usaha minimal dan tanpa perlu menggunakan sumber daya pemasaran lainnya.
4. Planning Pod (Pilihan terbaik untuk tempat acara, pernikahan, dan operasi yang berfokus pada layanan perhotelan)
Planning Pod dirancang terutama untuk tempat acara dan operator acara/perhotelan profesional, yang menggabungkan pengumpulan prospek, kalender pemesanan, denah lantai, BEO, proposal, kontrak, pembayaran, dan pelaporan ke dalam satu sistem.
Tempat acara dan bisnis pernikahan beroperasi secara berbeda dari tim perangkat lunak, dan Planning Pod sangat ideal untuk mereka. Perangkat lunak ini mengelola tempat acara layaknya sebuah bisnis. Karena prospek, kalender pemesanan, dan kontrak yang telah ditandatangani tersimpan dalam satu file, alur penjualan tetap terintegrasi dengan kalender acara.
Planning Pod menawarkan rangkaian alat yang lengkap dan terintegrasi (lebih dari 40 alat) yang menggantikan tumpukan aplikasi terpisah. Anda dapat menggambar denah lantai, mengatur tata letak tempat duduk, dan mencetak pesanan acara perjamuan untuk staf dapur dan staf lantai. Prospek masuk dari The Knot dan WeddingWire, dan faktur disinkronkan ke QuickBooks, sehingga seluruh bisnis pemesanan berjalan di satu tempat.
Fitur utama dan keunggulan
- Langganan dengan tarif tetap: Tanpa biaya per tiket, ditambah fitur pemrosesan pembayaran terintegrasi dan portal klien bermerek
- Dukungan pelanggan: Banyak pengguna memuji tim dukungan Planning Pod dan responsivitasnya terhadap permintaan fitur
- Catatan penjualan terintegrasi: Simpan proposal, kontrak, dan faktur dalam satu tempat untuk setiap pemesanan
- Portal klien bermerek: Izinkan klien melihat tata letak, menandatangani dokumen, dan melakukan pembayaran di satu tempat
Harga
- Harga khusus
Peringkat
- G2: Ulasan belum cukup
- Capterra: 4,3/5 (lebih dari 20 ulasan)
Kelemahan Planning Pod: Produk dan layanan dukungannya secara khusus ditujukan untuk industri perhotelan. Fokus tersebut memang menjadi keunggulannya, namun manajer proyek korporat menganggap fitur pelacakan tugasnya kurang praktis.
Lewati Planning Pod jika: Anda menyelenggarakan acara internal perusahaan atau kampanye pemasaran. Alat kerja yang fleksibel memberikan ruang gerak yang lebih luas bagi tim-tim tersebut.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang Planning Pod?
Lihat bagaimana Planning Pod menangani seorang pengulas Capterra yang bukan perencana acara:
Saya bukan seorang perencana acara, namun Planning Pod membuat perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan konferensi profesional untuk lebih dari 150 peserta menjadi sangat MUDAH! Pendaftaran & penjualan tiket, penganggaran, penagihan, kontrak, komunikasi email, pembuatan templat, daftar peserta, denah lantai, daftar tugas dengan kemampuan untuk menugaskan orang dan mengunggah dokumen, jadwal acara, situs web, pengumpulan survei… Saya tidak bisa cukup mengungkapkan betapa Planning Pod sangat membantu bagi komite konferensi organisasi nirlaba dan sukarelawan saya!!!
Saya bukan seorang perencana acara, namun Planning Pod membuat perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan konferensi profesional untuk lebih dari 150 peserta menjadi sangat MUDAH! Pendaftaran & penjualan tiket, penganggaran, penagihan, kontrak, komunikasi email, pembuatan templat, daftar peserta, denah lantai, daftar tugas dengan kemampuan untuk menugaskan orang dan mengunggah dokumen, jadwal acara, situs web, pengumpulan survei… Saya tidak bisa cukup mengungkapkan betapa Planning Pod sangat membantu bagi komite konferensi organisasi nirlaba dan sukarelawan kami!!!
5. ClickUp (Pilihan terbaik untuk menjalankan operasi acara yang kompleks dalam satu ruang kerja)
ClickUp berfungsi optimal sebagai pusat perencanaan dan koordinasi untuk sebuah acara. Di sinilah semua elemen acara terintegrasi sebelum para peserta tiba—mulai dari jadwal, daftar vendor, anggaran, hingga penugasan tugas di antara tim pemasaran, logistik, dan produksi. Semuanya terpusat dalam satu ruang kerja, bukan tersebar di berbagai spreadsheet dan utas email.
Setiap tugas dapat dilengkapi dengan Bidang Kustom untuk pos anggaran, status kontrak vendor, tanggal konfirmasi pembicara, atau jumlah peserta dalam daftar tamu. Dengan cara ini, tampilan Papan atau Tabel tunggal dapat berfungsi ganda sebagai pelacak acara Anda tanpa perlu spreadsheet tambahan.
Beralih ke Tampilan Gantt, dan Anda akan melihat garis waktu produksi lengkap beserta ketergantungannya; beralih ke Tampilan Kalender, dan Anda akan melihat apa saja yang harus diselesaikan minggu ini. Data dasarnya sama, hanya sudut pandangnya yang berbeda.
Formulir ClickUp menangkap permintaan masuk dan meneruskannya langsung ke alur kerja Anda dengan penanggung jawab, status, dan tanggal jatuh tempo yang sudah ditetapkan. Dari sana, Otomatisasi ClickUp mengambil alih tugas rutin: menugaskan ulang tugas saat status berubah atau memindahkan persetujuan yang telah selesai ke tahap berikutnya tanpa perlu mengklik tombol apa pun.
Fitur utama dan keunggulan
- Analisis real-time: Buat dasbor ClickUp khusus yang menampilkan penggunaan anggaran, tingkat penyelesaian tugas, dan status vendor di seluruh acara yang sedang berlangsung
- Otomatisasi dengan AI bawaan: Buat draf ringkasan acara yang kontekstual dan hasilkan daftar tindakan pasca-acara menggunakan ClickUp Brain
- Dokumen yang disematkan dalam alur kerja: Lampirkan catatan run-of-show, brief kreatif, dan ringkasan pasca-acara langsung ke tugas-tugas yang didukungnya menggunakan ClickUp Docs
Harga
Peringkat
- G2: 4,6/5 (lebih dari 12.000 ulasan)
- Capterra: 4,6/5 (lebih dari 4.400 ulasan)
Kekurangan ClickUp: Tidak ada mesin penjualan tiket bawaan, pembuat halaman pendaftaran, atau pemindai check-in peserta. Tim yang menyelenggarakan acara publik berskala besar tetap memerlukan lapisan front-of-house khusus.
Hindari ClickUp jika: Anda menjual ribuan tiket umum dan membutuhkan fitur pencarian pasar atau pencetakan lencana di lokasi sebagai fungsi utama. Untuk tugas-tugas tersebut, mulailah dengan Eventbrite atau Cvent dan kelola koordinasi back-office Anda di ClickUp secara bersamaan.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang ClickUp?
Simak ulasan tentang ClickUp dari manajer acara ini di G2:
Saya menggunakan ClickUp untuk pekerjaan manajemen acara saya, dan aplikasi ini membantu saya mengelola daftar tugas saya sendiri sambil memantau apa yang sedang dikerjakan oleh tim saya. ClickUp memecah hambatan komunikasi, sehingga saya dapat memahami perkembangan proyek dan tantangan yang dihadapi tim tanpa harus menghadiri rapat. Kartu ‘My Tasks’ sangat penting untuk mengelola tugas harian saya dan memantau di mana saya tertinggal. Saya merasa fitur kotak masuk sangat membantu untuk membersihkan pesan dan tetap mendapat informasi terbaru mengenai tugas yang saya pantau, tanpa membuat daftar ‘My Tasks’ saya berantakan.
Saya menggunakan ClickUp untuk pekerjaan manajemen acara saya, dan aplikasi ini membantu saya mengelola daftar tugas saya sendiri sambil memantau apa yang sedang dikerjakan oleh tim saya. ClickUp memecah hambatan komunikasi, sehingga saya dapat memahami perkembangan proyek dan tantangan yang dihadapi tim tanpa harus menghadiri rapat. Kartu ‘My Tasks’ sangat penting untuk mengelola tugas harian saya dan memantau di mana saya tertinggal. Saya merasa fitur kotak masuk sangat membantu untuk membersihkan pesan dan tetap mendapat informasi terbaru tentang tugas yang saya pantau, tanpa membuat daftar ‘My Tasks’ saya berantakan.
Convene, salah satu pelanggan ClickUp, menjelaskan bagaimana mereka menggunakan ClickUp untuk mengelola semua aspek acara, mulai dari AV hingga kuliner dan layanan.
6. Asana (Pilihan terbaik untuk perencanaan acara yang berorientasi pada tenggat waktu dengan ketergantungan)
Asana, seperti ClickUp, adalah platform manajemen kerja yang tidak khusus dirancang sebagai perangkat lunak acara, tetapi banyak digunakan untuk mengelola aspek proyek dalam acara: tugas, jadwal, penanggung jawab, dan koordinasi antar tim.
Asana dirancang untuk jadwal acara yang padat dan saling terhubung. Keunggulan utamanya adalah fitur penyesuaian tanggal otomatis. Jika seorang vendor melewatkan tenggat waktu, Asana secara otomatis akan menggeser setiap tugas yang terkait dengan vendor tersebut ke tanggal berikutnya. Hal ini menghemat waktu Anda karena tidak perlu mengubah puluhan tanggal di kalender secara manual.
Dibandingkan dengan monday.com, Asana menawarkan paket gratis yang lebih fungsional untuk menguji manajemen tugas dasar sebelum Anda melakukan upgrade. Selain itu, AI baru ini menganalisis data historis tim Anda untuk menandai proyek-proyek yang terlambat dari jadwal. Tersedia pula alat proofing, sehingga tim Anda dapat memasukkan desain papan tanda acara ke dalam tugas dan menyetujuinya tanpa perlu mengirim satu email pun.
Fitur utama dan keunggulan
- Penyesuaian tanggal otomatis: Pindahkan satu tenggat waktu, dan semua tugas yang terkait akan ikut bergeser
- Deteksi risiko prediktif: Analisis data acara sebelumnya untuk memperkirakan hambatan yang mungkin muncul pada proyek mendatang
- Persetujuan aset dalam aplikasi: Tinjau, berikan komentar, dan setujui materi kreatif acara langsung di dalam utas tugas
Harga
- Pribadi: Gratis
- Paket Pemula: $13,49/bulan/pengguna
- Advanced: $30,49/bulan/pengguna
- Enterprise: Harga khusus
Peringkat
- G2: 4,4/5 (lebih dari 13.400 ulasan)
- Capterra: 4,5/5 (lebih dari 13.000 ulasan)
Kelemahan Asana: Model penetapan harganya merugikan tim yang sedang berkembang. Anda harus membeli paket Starter hanya untuk melihat tampilan Timeline. Anda juga memerlukan paket Advanced untuk melacak tujuan dan Portofolio multi-acara. Tidak ada fitur acara bawaan (pendaftaran, penjualan tiket, pengelolaan peserta), sehingga Anda perlu menggunakannya bersama alat khusus.
Hindari Asana jika: Anda mengelola tim besar dengan anggaran terbatas, di mana monday.com menawarkan nilai lebih per dolar. Selain itu, Asana juga tidak dapat memindai tiket di pintu masuk.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang Asana?
Pengulas G2 ini membagikan pendapatnya tentang Asana:
Saya tidak tahu bagaimana orang bisa bekerja tanpa Asana. Saya suka fitur kolaborasinya—kemampuan untuk menugaskan pekerjaan kepada beberapa rekan kerja sekaligus, pengorganisasian proyek, menggunakannya untuk perencanaan acara, serta templat-templatnya. Saya menggunakannya setiap hari dan hari kerja saya pasti tidak akan produktif tanpa Asana.
Saya tidak tahu bagaimana orang bisa bekerja tanpa Asana. Saya suka fitur kolaborasinya—kemampuan untuk menugaskan pekerjaan kepada beberapa rekan kerja sekaligus, pengorganisasian proyek, menggunakannya untuk perencanaan acara, serta templat-templatnya. Saya menggunakannya setiap hari dan hari kerja saya pasti tidak akan produktif tanpa Asana.
7. monday.com (Pilihan terbaik untuk perencanaan acara yang visual dan dapat disesuaikan)
monday.com, seperti ClickUp dan Asana, berfungsi sebagai alat koordinasi dan pusat logistik, bukan sebagai platform pendaftaran. Ini adalah “Work OS” yang fleksibel yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan dan melacak logistik acara, seperti vendor, anggaran, jadwal, dan tugas.
Papan kerja monday.com yang sangat visual dan dapat disesuaikan sangat cocok jika Anda terbiasa bekerja dengan spreadsheet berkode warna, garis waktu, dan dasbor visual. Platform ini memungkinkan Anda membangun ruang kerja acara dari awal. Anda dapat melacak segala hal, mulai dari persetujuan anggaran hingga vendor mana yang menghalangi tugas apa, persis seperti yang Anda inginkan.
Digital Workforce barunya menggunakan agen cerdas untuk secara otomatis menyortir permintaan yang masuk dan menyeimbangkan beban kerja tim Anda seiring dengan semakin padatnya kalender acara. Bagian terbaiknya bagi perencana acara? Anda tidak perlu membayar untuk lisensi klien. Anda dapat mengundang vendor, sponsor, dan pemangku kepentingan langsung ke dalam proyek Anda sebagai tamu gratis.
Fitur utama dan keunggulan
- Penyesuaian papan: Gabungkan bidang kustom dengan tampilan Kanban, kalender, garis waktu, dan peta
- Kolaborasi eksternal gratis: Undang klien dan sponsor ke ruang kerja tanpa perlu membeli lisensi tambahan
- Ringkasan multi-proyek: Buat dasbor utama untuk memantau tenggat waktu dan kemajuan di beberapa acara sekaligus
Harga
- Gratis
- Paket Dasar: $12/bulan/pengguna
- Standar: $14/bulan/pengguna
- Pro: $24/bulan/pengguna
- Enterprise: Harga khusus
Peringkat
- G2: 4,7/5 (lebih dari 18.000 ulasan)
- Capterra: 4,6/5 (lebih dari 5.900 ulasan)
Kekurangan monday.com: Platform ini merencanakan acara tetapi tidak mengelolanya, sehingga pendaftaran dan check-in memerlukan perangkat lunak lain. Paket Standard juga membatasi Anda hingga 250 otomatisasi per bulan, yang mudah habis saat minggu sibuk.
Hindari monday.com jika: Anda adalah tim yang terdiri dari dua atau tiga orang, karena persyaratan minimal tiga lisensi membuat Anda harus membayar untuk ruang yang tidak terpakai. Untuk penjualan tiket dan check-in, Eventbrite atau Cvent lebih cocok.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang monday.com?
Pelajari tentang pengaturan monday.com dari pengulas G2 ini:
Perangkat lunak ini mudah dipasang, dan telah membantu kami mengelompokkan permintaan acara berdasarkan bidang utama kami, sehingga acara tetap terorganisir dan perencanaan kami menjadi lebih baik. Untuk pemeliharaan, perangkat lunak ini meminimalkan permintaan dan rapat di lorong sambil memudahkan pelacakan permintaan dan penyelesaiannya.
Perangkat lunak ini mudah dipasang, dan telah membantu kami mengelompokkan permintaan acara berdasarkan bidang utama kami, sehingga acara tetap terorganisir dan perencanaan kami menjadi lebih baik. Untuk pemeliharaan, perangkat lunak ini meminimalkan permintaan dan rapat di lorong sambil memudahkan pelacakan permintaan dan penyelesaiannya.
8. Trello (Pilihan terbaik untuk pelacakan tugas acara yang sederhana)
Trello menyederhanakan proses dengan papan, daftar, dan kartu yang sangat cocok untuk acara berskala kecil. Tim Anda dapat mengadopsinya dalam hitungan menit, sehingga meminimalkan beban orientasi bagi relawan dan staf sementara. Anda menulis tugas di sebuah kartu, menyeretnya seiring berjalannya pekerjaan, dan semua orang dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Sebuah alat bawaan bernama Butler tersedia di setiap paket. Konfigurasikan sekali saja, dan alat ini akan secara otomatis mengirimkan pengingat tenggat waktu atau memperbarui status kartu. Alat ini menghilangkan tugas-tugas administratif yang berulang.
Dan jika Anda ingin menambahkan fitur yang lebih kompleks, Power-Ups memungkinkan integrasi dan fungsionalitas tambahan secara fleksibel.
Fitur utama dan keunggulan
- Papan kanban visual: Memungkinkan anggota tim melihat status tugas acara apa pun dalam sekejap
- Otomatisasi Butler: Mengelola pembaruan tugas dan pengingat tenggat waktu di semua paket
- Atlassian intelligence: Bersihkan teks dan ekstrak tindakan langsung dari deskripsi kartu
Harga
- Gratis
- Standar: $5/bulan/pengguna
- Premium: $10/bulan/pengguna
- Enterprise: $17,50/bulan/pengguna
Peringkat
- G2: 4,4/5 (lebih dari 13.700 ulasan)
- Capterra: 4,5/5 (lebih dari 23.500 ulasan)
Kekurangan Trello: Trello tidak memiliki dasbor bawaan untuk melacak anggaran acara berskala besar atau mengelola beban kerja tim secara keseluruhan. Melacak jadwal proyek yang kompleks—di mana keterlambatan dari satu vendor saja dapat merusak seluruh jadwal—sangat sulit dilakukan pada tata letak papan datar.
Hindari Trello jika: Anda sedang menyelenggarakan konferensi berskala besar yang berlangsung selama beberapa hari dengan jadwal vendor yang rumit. Untuk proyek-proyek semacam itu, Anda akan membutuhkan alat pelacakan seperti ClickUp, Asana, atau monday.com.
Apa yang dikatakan pengguna sebenarnya tentang Trello?
Lihat apa yang disukai oleh pengulas G2 ini tentang Trello:
Hal yang paling saya sukai dari Trello adalah betapa mudahnya mengubah perencanaan acara yang semrawut—seperti mengatur jadwal pembicara, daftar sponsor, dan daftar periksa peserta untuk konferensi—menjadi papan visual dengan kartu seret-dan-lepas yang dapat dipahami oleh siapa pun di tim dalam sekejap.
Hal yang paling saya sukai dari Trello adalah betapa mudahnya mengubah perencanaan acara yang semrawut—seperti mengatur jadwal pembicara, daftar sponsor, dan daftar periksa peserta untuk konferensi—menjadi papan visual dengan kartu seret-dan-lepas yang dapat dipahami oleh siapa pun di tim hanya dengan sekilas.
9. Basecamp (Pilihan terbaik untuk kolaborasi tim yang sederhana seputar acara)
Basecamp tetap mengutamakan kesederhanaan bagi tim kolaboratif berskala kecil yang merencanakan acara. Pesan, jadwal, file, dan daftar tugas semuanya terpusat di satu tempat, yang cocok untuk tim yang lebih mementingkan komunikasi yang jelas daripada membangun sistem yang rumit. Anda dapat melibatkan klien, kontraktor, vendor, dan sponsor ke dalam proyek apa pun secara gratis, dan harga tetapnya tidak berubah seiring pertumbuhan tim Anda.
Untuk memantau kemajuan, platform ini menggunakan Hill Charts. Grafik ini menunjukkan sekilas apakah suatu hasil kerja masih berada dalam fase penemuan atau sedang menuju penyelesaian. Dibandingkan dengan Trello, Anda mendapatkan fitur pesan yang lebih baik tetapi pilihan tata letak tugas yang lebih sedikit.
Fitur utama dan keunggulan
- Ruang kerja terpadu: Simpan pesan acara, kalender, dan tugas dalam satu dasbor
- Akses tamu sudah termasuk: Libatkan vendor dan klien eksternal ke dalam proyek tanpa perlu membeli lisensi tambahan
- Pemantauan kemajuan: Gunakan Hill Charts untuk menunjukkan apakah pekerjaan sedang direncanakan atau sedang dijalankan secara aktif
Harga
- Gratis
- Pro: $15/bulan/pengguna
- Pro Unlimited: $299/bulan, ditagih per tahun
Peringkat
- G2: 4,1/5 (lebih dari 5.300 ulasan)
- Capterra: 4,3/5 (lebih dari 14.300 ulasan)
Kekurangan Basecamp: Basecamp tidak menyediakan struktur yang menjadi andalan acara-acara kompleks, tanpa pemetaan ketergantungan, pelacakan waktu, atau perencanaan kapasitas. Pengaturan yang longgar ini juga menyulitkan ekspor data yang rapi di kemudian hari.
Hindari Basecamp jika: Acara Anda bergantung pada garis waktu yang terintegrasi dan laporan terperinci. ClickUp atau monday.com menawarkan fitur-fitur tersebut.
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Basecamp?
Dengarkan ulasan dari pengguna G2 ini mengenai Basecamp:
Hal yang paling saya sukai dari Basecamp adalah bahwa perangkat lunak ini membuat pekerjaan yang rumit dan berulang terasa lebih mudah dikelola—tanpa mengubah alat itu sendiri menjadi pekerjaan tambahan (karena tidak ada yang punya waktu untuk itu). Harganya terjangkau untuk anggaran departemen kami yang terbatas. Meskipun berdiri sendiri untuk departemen kami, perangkat lunak ini dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam berbagai tim acara dan proyek kami.
Hal yang paling saya sukai dari Basecamp adalah bahwa perangkat lunak ini membuat pekerjaan yang rumit dan berulang terasa lebih mudah dikelola—tanpa mengubah alat itu sendiri menjadi pekerjaan tambahan (karena tidak ada yang punya waktu untuk itu). Harganya terjangkau untuk anggaran departemen kami yang terbatas. Meskipun berdiri sendiri untuk departemen kami, perangkat lunak ini dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam berbagai tim acara dan proyek kami.
10. Zoom Events (Pilihan terbaik untuk acara virtual dan webinar)
Zoom Events adalah platform acara virtual dan hybrid lengkap dari Zoom, yang dibangun di atas infrastruktur video yang sudah dikenal oleh sebagian besar tim. Platform ini mampu menangani konferensi dan pertemuan tingkat tinggi yang berlangsung selama beberapa hari, lengkap dengan pendaftaran, penjualan tiket, agenda multi-sesi, beberapa jalur acara, dan jaringan, jauh melampaui sekadar webinar tunggal.
Saat ini, Zoom menawarkan layanan ini dalam paket ‘Zoom Events and Webinars’, dengan Webinars sebagai paket yang lebih ringan untuk siaran langsung sederhana, sedangkan Events ditujukan untuk acara yang lebih kompleks. Peserta sudah tahu cara bergabung dalam panggilan dan di mana letak tombol mute, sehingga kekhawatiran teknis berkurang pada hari acara. Hal ini menjadikannya pilihan yang aman untuk lokakarya online, konferensi, dan webinar.
Namun, fungsinya tidak hanya sebatas menyelenggarakan panggilan. Anda dapat membuat pusat informasi untuk agenda berhari-hari, membuka ruang obrolan untuk berjejaring, dan menyelenggarakan sesi tanya jawab langsung—semuanya secara virtual, tentu saja. Perangkat lunak ini juga memberikan laporan yang jelas mengenai penjualan tiket dan jumlah peserta, sehingga Anda dapat melihat apa yang berhasil setelah siaran langsung berakhir.
Fitur utama dan keunggulan
- Keandalan tinggi: Streaming yang andal dan berkualitas tinggi, dibangun di atas antarmuka Zoom yang sudah dikenal dan teknologi video intinya
- Pusat acara multi-sesi: Pantau agenda digital yang kompleks dan berlangsung selama beberapa hari serta rangkaian acara daring melalui satu halaman login
- Alat keterlibatan: Jaga agar peserta daring tetap berinteraksi di sela-sela presentasi utama dengan menggunakan ruang obrolan dan jajak pendapat langsung
Harga
- Webinar: $89/bulan (minimal 300 peserta)
- Webinars Plus: $99/bulan (minimal 100 peserta)
- Events: $149/bulan (minimal 100 peserta)
Peringkat
- G2: 4,5/5 (lebih dari 400 ulasan)
- Capterra: 4,6/5 (lebih dari 5.900 ulasan)
Kekurangan Zoom Events: Platform ini sangat baik saat digunakan di layar, tetapi kurang efektif di lokasi acara. Platform ini tidak dapat mencetak lencana atau mengelola stan fisik, dan layanan dukungan terkadang lambat merespons. Beberapa pengguna menganggapnya mahal, dengan opsi penyesuaian yang terbatas dan proses pengaturan yang rumit untuk acara berskala besar.
Hindari Zoom Events jika: Acara Anda memiliki sesi tatap muka dengan stan atau lencana. Alat yang dirancang khusus untuk lokasi acara seperti Whova atau Cvent dapat menangani hal tersebut.
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Zoom Events?
Simak ulasan tentang Zoom Events dari pengulas G2 ini:
Saya menyelenggarakan acara sukarela menggunakan Zoom Events dan Webinars, dan saya sangat menyukai fitur kontrol akses untuk kelompok besar. Secara khusus, saya menghargai fitur seperti menyoroti pembicara dan membisukan peserta, yang membantu dalam mengelola acara dengan lancar. Kemampuan untuk dengan mudah menyelenggarakan acara dan menggunakan fitur-fitur spesifik seperti menyoroti pembicara sangat menonjol karena memungkinkan saya memfokuskan perhatian secara efektif. Pengaturannya pun mudah, yang juga merupakan nilai tambah yang besar.
Saya menyelenggarakan acara sukarela menggunakan Zoom Events dan Webinars, dan saya sangat menyukai fitur kontrol akses untuk kelompok besar. Secara khusus, saya menghargai fitur seperti menyoroti pembicara dan membisukan peserta, yang membantu dalam mengelola acara dengan lancar. Kemampuan untuk dengan mudah menyelenggarakan acara dan menggunakan fitur-fitur spesifik seperti menyoroti pembicara sangat menonjol karena memungkinkan saya memfokuskan perhatian secara efektif. Pengaturannya pun mudah, yang juga merupakan nilai tambah yang besar.
Alat Perencanaan Acara Mana yang Cocok untuk Tim Mana?
Alat yang tepat bergantung pada tugas yang ingin Anda selesaikan. Pilih ClickUp, Asana, atau monday.com untuk koordinasi internal. Pilih Eventbrite, Whova, atau Cvent jika pendaftaran peserta, penjualan tiket, atau keterlibatan peserta menjadi kendala utama.
Sepuluh alat, sepuluh tugas berbeda: pilihan yang tepat bergantung pada apa yang perlu Anda kelola selama acara. Sesuaikan dengan kendala utama, bukan daftar fitur. Berikut daftar pilihan berdasarkan jenis tim.
Beberapa alat yang patut diperhatikan tidak masuk ke dalam daftar akhir. Namun, berikut ini beberapa alat yang layak mendapat penghargaan dalam kategori perangkat lunak perencanaan acara:
Alat yang tepat bergantung pada tugas yang ingin Anda selesaikan. Pilih ClickUp, Asana, atau monday.com untuk koordinasi internal. Pilih Eventbrite, Whova, atau Cvent jika pendaftaran peserta, penjualan tiket, atau keterlibatan peserta menjadi kendala utama.
Sepuluh alat, sepuluh tugas berbeda: pilihan yang tepat bergantung pada apa yang perlu Anda kelola selama acara. Sesuaikan dengan kendala utama, bukan daftar fitur. Berikut daftar pilihan berdasarkan jenis tim.
- Cvent jika Anda menyelenggarakan konferensi skala besar dengan jumlah pendaftaran yang tinggi
- Whova jika jaringan peserta dan aplikasi acara yang andal menjadi prioritas utama
- Eventbrite jika Anda menjual tiket untuk umum dan ingin meningkatkan visibilitas
- Planning Pod jika Anda mengelola tempat acara atau bisnis pernikahan
- ClickUp jika Anda membutuhkan satu ruang kerja untuk jadwal, dokumen, vendor, dan tindak lanjut
- Asana jika tenggat waktu yang saling terkait dan jadwal beberapa acara menjadi prioritas utama
- monday.com jika Anda menginginkan papan perencanaan visual dengan fitur seret dan lepas
- Trello jika Anda menginginkan papan sederhana untuk acara kecil
- Basecamp jika tim kecil lebih mengutamakan komunikasi yang jelas daripada struktur
- Zoom Events jika acara Anda bersifat virtual atau berupa webinar
Beberapa alat yang patut diperhatikan tidak masuk ke dalam daftar akhir. Namun, berikut ini beberapa alat yang layak mendapat penghargaan dalam kategori perangkat lunak perencanaan acara:
- Hopin: Pilihan terbaik untuk acara virtual dan hybrid. Menyediakan fitur jaringan, stan pameran, dan streaming bawaan
- Aventri (Stova): Pilihan terbaik untuk acara perusahaan skala menengah hingga besar dengan jangkauan global
- Splash: Pilihan terbaik untuk pemasaran acara berbranding dan halaman/undangan acara yang menarik
- RSVPify: Pilihan terbaik untuk pengelolaan daftar tamu, konfirmasi kehadiran, dan acara pribadi (pernikahan, gala)
- Tripleseat: Pilihan terbaik untuk restoran, hotel, dan tempat acara yang mengelola pemesanan dan layanan katering
Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Perencanaan Acara?
Nilai perangkat lunak perencanaan acara berdasarkan enam hal: kesesuaian alur kerja, visibilitas, siapa yang dapat mengaksesnya, cara perangkat lunak tersebut menangani tamu, fitur otomatisasi yang ditawarkan, serta harga seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Berikut adalah pertanyaan-pertanyaan terperinci untuk didiskusikan bersama tim Anda:
- Kesesuaian alur kerja: Apakah perangkat lunak tersebut mampu menangani pekerjaan yang sebenarnya dilakukan oleh tim Anda, bukan hanya tugas-tugas umum?
- Visibilitas: Apakah Anda dapat melihat jadwal, penanggung jawab, dan hambatan tanpa perlu membuat laporan tambahan?
- Bekerja dengan pihak luar: Apakah vendor, klien, pembicara, dan sponsor dapat memperoleh akses yang tepat?
- Penanganan tamu: Jika Anda membutuhkannya, apakah perangkat lunak tersebut dapat menangani formulir, penjualan tiket, check-in, dan tindak lanjut?
- Otomatisasi dan pelaporan: Apakah perangkat lunak ini dapat mengurangi tugas administratif yang berulang dan membantu Anda belajar dari setiap acara?
- Harga yang menyesuaikan pertumbuhan Anda: Apakah biayanya masih masuk akal seiring pertumbuhan tim, acara, atau jumlah peserta Anda?
Kiat Pro: Lakukan uji coba selama 30 hari untuk acara Anda berikutnya, bukan di lingkungan uji coba. Alat yang mampu bertahan selama satu rangkaian acara penuh dengan vendor dan tenggat waktu adalah alat yang layak dibeli. Mengandalkan demo untuk menemukan pilihan yang tepat akan menimbulkan gesekan tersembunyi di kemudian hari.
Jika masalah terbesar Anda adalah koordinasi internal, bukan penjualan tiket, ClickUp menyediakan fitur jadwal, pelacakan vendor, persetujuan, dan tindak lanjut pasca-acara dalam satu ruang kerja. Selain itu, paket Free Forever dari ClickUp memungkinkan Anda menguji alur kerja acara secara lengkap tanpa perlu membayar atau memilih paket terlebih dahulu.
Mulailah merencanakan acara Anda berikutnya di ClickUp!
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Perangkat Lunak Perencanaan Acara
Perangkat lunak apa yang sebenarnya digunakan oleh sebagian besar perencana acara?
Sebagian besar perencana acara menggunakan kombinasi beberapa perangkat lunak, bukan satu perangkat lunak saja: alat manajemen kerja untuk perencanaan (ClickUp, Asana, monday.com, atau Trello) yang dipadukan dengan alat pendaftaran atau penjualan tiket (Eventbrite, Cvent, atau Whova). Diskusi sesama praktisi di subreddit r/EventProduction di Reddit dan Quora secara konsisten menunjukkan penggunaan kombinasi perangkat lunak "terbaik di kelasnya" daripada memaksakan satu paket perangkat lunak untuk menangani semuanya. Polanya: kelola logistik dan persetujuan di platform yang sudah digunakan tim Anda, dan tambahkan fitur penjualan tiket hanya saat Anda menjual tiket kepada publik.
Perangkat lunak acara mana yang paling cocok untuk acara umum yang menggunakan sistem tiket?
Eventbrite merupakan salah satu pilihan terbaik untuk acara umum berbayar karena menggabungkan publikasi acara, proses pembayaran, dan pencarian acara dalam satu platform. Hal ini penting jika penjualan tiket merupakan tugas utama. Cvent dan Whova juga dapat mendukung program yang banyak melibatkan pendaftaran, tetapi Eventbrite lebih mudah digunakan untuk peluncuran mandiri dan tim yang lebih kecil.
Platform acara mana yang paling cocok untuk konferensi perusahaan?
Cvent merupakan pilihan terbaik untuk konferensi perusahaan karena mendukung pencarian lokasi, pendaftaran, pembuatan lencana, keterlibatan peserta, dan analisis pasca-acara dalam skala besar. Perangkat lunak ini dirancang untuk organisasi yang menyelenggarakan konferensi berskala besar atau sering, bukan pertemuan internal yang hanya dilakukan sekali saja. Komprominya adalah tingkat kerumitan dan biayanya.
Apakah Cvent menawarkan uji coba gratis?
Tidak, Cvent tidak menawarkan uji coba gratis. Akses dimulai dengan demo dan penawaran harga khusus. Jika Anda ingin mencoba terlebih dahulu sebelum memutuskan, Eventbrite yang berfokus pada penjualan tiket memungkinkan Anda mempublikasikan acara gratis, dan ClickUp menawarkan paket "Free Forever". Anggaplah Cvent sebagai pembelian tingkat perusahaan yang memerlukan diskusi dengan tim penjualan, bukan sekadar uji coba singkat.
Berapa biaya perangkat lunak perencanaan acara?
Harga perangkat lunak perencanaan acara bervariasi, mulai dari gratis hingga puluhan ribu per tahun. Alat manajemen kerja adalah yang paling murah: ClickUp mulai dari $7/pengguna/bulan, Trello mulai dari $5, Asana mulai dari $13,49. Planning Pod dan platform perusahaan seperti Cvent menggunakan kontrak tahunan yang dinegosiasikan. Eventbrite gratis untuk mempublikasikan acara, tetapi mengenakan biaya 3,7% + $1,79 per tiket berbayar ditambah biaya pemrosesan sebesar 2,9%. Sesuaikan model harga dengan volume acara Anda. Catatan: harga dapat berubah, jadi periksa situs web resmi alat tersebut sebelum mengambil keputusan.
Apa perangkat lunak perencanaan acara yang paling mudah digunakan untuk tim kecil?
Trello adalah salah satu alat perencanaan acara termudah untuk tim kecil. Papan Kanban visualnya hampir tidak memerlukan pelatihan sama sekali. Basecamp merupakan pilihan kuat lainnya ketika komunikasi lebih diutamakan daripada pelacakan ketergantungan. Komprominya terletak pada kedalaman fitur: alat yang ringan menjadi lebih sulit dikelola begitu acara menjadi lebih kompleks, melibatkan lebih banyak vendor, atau memerlukan pelaporan yang lebih ketat.
Apakah Anda bisa mengelola acara dengan spreadsheet alih-alih menggunakan perangkat lunak acara?
Ya, spreadsheet memang bisa digunakan untuk satu acara kecil, tetapi sistem ini akan kewalahan begitu ada banyak pihak yang terlibat, tenggat waktu, vendor, dan proses persetujuan dalam alur kerja. Titik kegagalan biasanya terletak pada koordinasi, bukan pada entri data. Alat gratis seperti ClickUp atau Trello memberikan tim visibilitas bersama, pengingat, dan tanggung jawab tanpa biaya tambahan yang signifikan.
Apakah Anda bisa merencanakan acara tanpa perangkat lunak khusus, misalnya menggunakan spreadsheet?
Ya, Anda bisa merencanakan satu acara kecil tanpa perangkat lunak khusus. Namun, spreadsheet akan cepat berantakan begitu Anda menambahkan penanggung jawab, tenggat waktu, vendor, dan persetujuan. Begitu dua orang mengedit lembar yang sama atau ada tanggal yang terlewat, kekacauan versi pun dimulai. Alat ringan seperti Trello atau paket Free Forever di ClickUp memberi Anda fitur penanggung jawab, pengingat, dan garis waktu bersama tanpa biaya. Gunakan spreadsheet hanya untuk anggaran, bukan untuk koordinasi.
Apa perangkat lunak perencanaan acara terbaik untuk usaha kecil?
Perangkat lunak perencanaan acara terbaik bagi sebagian besar usaha kecil adalah platform kerja yang gratis selamanya atau berbiaya rendah. Platform ini lebih unggul daripada paket perangkat lunak acara khusus. ClickUp dan Trello mencakup perencanaan, tanggung jawab, dan jadwal tanpa biaya operasional tingkat perusahaan. Jika Anda menjual tiket, tambahkan Eventbrite, yang gratis untuk mempublikasikan acara gratis. Hindari platform berat seperti Cvent sampai kepatuhan, skala, atau jumlah peserta benar-benar menuntut penggunaannya.
Apa perbedaan antara perangkat lunak perencanaan acara dan perangkat lunak manajemen acara?
Perangkat lunak perencanaan acara menangani tugas-tugas internal seperti jadwal, tugas, vendor, anggaran, dan persetujuan (ClickUp, Asana, monday.com). Perangkat lunak manajemen acara menangani tugas-tugas yang berinteraksi langsung dengan peserta: pendaftaran, penjualan tiket, check-in, dan keterlibatan (Cvent, Whova, Eventbrite). Batas antara keduanya menjadi kabur di tingkat perusahaan, di mana paket perangkat lunak seperti Cvent menggabungkan alur kerja perencanaan ke dalam platform yang berfokus pada pendaftaran.
Apakah ada perangkat lunak perencanaan acara yang gratis?
Ya, ada beberapa perangkat lunak perencanaan acara gratis. ClickUp, Trello, Asana, dan monday.com semuanya menawarkan paket gratis selamanya yang mencakup tugas, penanggung jawab, dan jadwal untuk satu acara. Eventbrite gratis untuk mempublikasikan acara dan hanya mengenakan biaya pada tiket berbayar. Namun, ada batasan: paket gratis membatasi otomatisasi, tampilan, atau jumlah kursi, sehingga menjadi tidak memadai saat acara melibatkan berbagai fungsi atau bersifat berulang.