Urgent vs. Penting: Apa Perbedaannya?

Sekitar usia enam atau delapan tahun, kita mulai menyadari konsep "waktu".

Kita mulai memahami detik, menit, jam, dan persepsi kita tentang waktu yang berlalu.

Tak lama setelah itu, kita mulai mengembangkan kebiasaan dan membuat keputusan tentang cara menggunakan waktu kita.

Pada tahap perkembangan kita, orang lain biasanya menentukan bagaimana kita harus menghabiskan waktu kita. Namun, seiring kita tumbuh menjadi profesional, kita semakin memiliki kebebasan dalam mengelola waktu kita.

Kami mengembangkan sistem pribadi kami sendiri untuk mengelola waktu–kadang-kadang berhasil, kadang-kadang tidak.

Dan setiap dari kita harus memutuskan: bagaimana saya dapat menggunakan waktu saya dengan paling efektif?

Dalam proses pengambilan keputusan ini, kita bisa terjebak dalam pikiran bahwa tugas-tugas tertentu penting padahal sebenarnya tidak. Atau kita menunda tugas-tugas paling penting dalam daftar tugas kita karena seringkali tugas-tugas tersebut yang paling sulit.

Dan kemudian kita bingung membedakan antara hal yang mendesak dan hal yang penting.

Itu adalah perbedaan yang sangat penting yang dapat mengubah prioritas dan daftar tugas kita.

Sebelum melanjutkan, berikut adalah definisi dari istilah-istilah tersebut:

Hal-hal yang memerlukan perhatian segera.

Hal-hal yang memengaruhi tujuan jangka panjang dan strategi Anda

Salah satu cara untuk memikirkan apa yang harus Anda lakukan dan apa yang ingin Anda lakukan adalah dengan menempatkan tugas-tugas Anda dalam matriks manajemen waktu, yang sering disebut sebagai Matriks Eisenhower.

Dinamakan sesuai nama mantan Presiden AS, metode ini menjadi populer berkat Stephen Covey dalam buku 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif.

Inilah tampilan kuadran dengan beberapa contoh relevan untuk pekerjaan:

Urgent

Tidak Mendesak

Penting

Tidak penting

Kuadran 1: Urgent & Penting

Ini adalah hal-hal yang harus Anda lakukan segera atau akan ada konsekuensi negatif. Hal-hal tersebut bisa berupa tinjauan dan perubahan yang harus Anda lakukan sebelum batas waktu dan mungkin memiliki implikasi waktu yang sensitif.

Kegiatan-kegiatan bernilai tinggi ini akan memberikan manfaat bagi perusahaan Anda dan harus segera dilakukan.

Kuartal 1: Urgent dan Penting Contoh:

Kecuali Anda seorang ahli bedah trauma atau sesuatu yang heroik, ini bukan tempat di mana sebagian besar pekerjaan Anda seharusnya dilakukan.

Kuadran 2: Tidak Mendesak, tetapi Penting

Inilah titik optimal untuk memprioritaskan pekerjaan Anda.

Pekerjaan paling produktif Anda dapat dilakukan di sini. Inilah yang Anda bangun menuju tujuan tersebut. Proyek-proyek, tugas-tugas, dan item-item aksi lainnya adalah batu bata yang membantu Anda mencapai inisiatif jangka panjang Anda.

Ini bukan hal yang mendesak, tetapi akan membantu Anda mencapai kesuksesan dalam tujuan Anda.

Terkadang tugas-tugas ini meliputi menangani masalah mendesak yang mungkin bukan tanggung jawab Anda atau seharusnya tidak terjadi sejak awal.

Contoh Kuadran 2: Penting/Tidak Mendesak:

Inilah yang seharusnya menjadi gambaran pekerjaan harian Anda.

Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di kuadran satu dan tiga untuk menangani darurat, maka Anda perlu mempertimbangkan ulang, memprioritaskan kembali, atau mencari sumber daya tambahan untuk membantu Anda.

Kuadran 3: Urgent, Tapi Tidak Penting

Ini adalah kuadran yang paling berbahaya.

Inilah tempat di mana banyak dari kita hidup dan bernafas tanpa benar-benar menginginkannya.

Mudah bagi orang lain untuk meminta waktu kita tanpa menyadari apa yang sebenarnya mereka lakukan.

Masalah mereka belum tentu merupakan darurat bagi Anda. Jika mereka berusaha mencari solusi cepat atau tanggapan untuk sesuatu yang tidak membawa kemajuan bagi bisnis, maka komunikasi yang jelas sangatlah penting.

Platform produktivitas seperti ClickUp memecahkan masalah ini.

Pengguna menetapkan tingkat prioritas yang berbeda untuk tugas, memberikan perkiraan waktu untuk memastikan penugas tahu lingkup pekerjaan, mengirim pemberitahuan pengingat, dan meneruskan informasi penting ke seluruh tim. Hal ini membantu menjaga pekerjaan dan ekspektasi tetap sejalan dan memungkinkan Anda menjadi tim yang lebih efektif.

Kita harus berhati-hati, meskipun begitu. Ponsel dan alat komunikasi kita dirancang untuk mengalihkan perhatian kita setiap saat. Kelebihan notifikasi adalah hal yang nyata.

Notifikasi push di ponsel kita untuk aplikasi media sosial membuat kita merasa ada hal yang mendesak, padahal sebenarnya tidak–terutama ketika itu hanya teman kita yang menunjukkan betapa serunya mereka berlibur.

Menarik?

Mungkin. Urgent? Tidak mungkin.

Kuadran 4: Tidak Penting, Tidak Mendesak

Juga dikenal sebagai kuadran penundaan.

Ini adalah hal-hal yang sering Anda lakukan, meskipun tidak penting dan tidak mendesak. Intinya, ini adalah hal-hal yang Anda lakukan saat seharusnya Anda bekerja.

Ini bukan berarti Anda tidak boleh sama sekali beristirahat, bersantai, atau melakukan hal-hal yang menyenangkan. Namun, terkadang hal-hal baik dapat diangkat menjadi hal yang paling penting. Dan Anda tidak ingin hal-hal ini menjadi hal yang paling penting bagi Anda.

Mereka dapat mencakup hal-hal seperti:

Ada banyak aplikasi produktivitas yang hebat di pasaran saat ini yang dapat membantu Anda tetap fokus. Salah satu favorit saya adalah Forest. Setiap kali Anda produktif dan tidak menyentuh ponsel Anda selama periode waktu tertentu, sebuah pohon akan tumbuh.

Anda bahkan bisa mulai membangun hutan dan berbagi kemajuan Anda dengan teman-teman. Ini adalah permainan yang membuat Anda jauh dari ponsel.

Membedakan Antara Urgent dan Penting

Suara notifikasi email masuk lagi.

Panggilan telepon terus berdatangan.

Dan kamu tahu artinya? Saatnya mengambil keputusan.

Ya, setiap email individu dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan beberapa menit ke depan, satu jam ke depan, sepanjang hari, atau bahkan sepanjang minggu Anda.

Jika Anda memutuskan untuk membuka email (mungkin tunggu hingga waktu yang ditentukan!), maka Anda perlu membuat keputusan.

Di mana permintaan ini masuk dalam Matriks Eisenhower? Seberapa mendesak dan pentingkah tugas ini?

Media sosial dan siklus berita membuat kita berpikir bahwa setiap berita terbaru adalah hal yang mendesak dan membutuhkan perhatian kita segera.

Kita harus menyaring kebisingan untuk menemukan sinyal yang sebenarnya.

Tugas mendesak memicu reaksi.

Kami ingin segera mulai bekerja dan mencari solusi. Ya, beberapa posisi memang membutuhkan pengambilan keputusan yang lebih mendesak daripada yang lain (selamat datang, operator panggilan darurat!). Namun, tanpa proses yang tepat, kami akan merasa cemas dan tidak dapat bekerja dengan sebaik-baiknya.

Terburu-buru dalam mencari jawaban dapat menyebabkan keputusan yang buruk, yang berpotensi merugikan produktivitas di masa depan—dan menambah beban kerja kita.

Tugas-tugas penting memberi kita waktu untuk merencanakan strategi. Proyek dan tugas-tugas ini adalah hal-hal yang ingin kita selesaikan dan berharap dapat berkontribusi. Ini termasuk tugas-tugas untuk spesifikasi produk baru, menyusun rencana bisnis baru, atau merencanakan target keuangan tim penjualan untuk kuartal berikutnya.

Tugas-tugas penting adalah tindakan yang disengaja dan memerlukan perhatian khusus. Dengan perhatian tambahan tersebut, diharapkan jumlah kesalahan dapat diminimalkan.

Tugas-tugas dapat bersifat mendesak dan penting ketika keputusan penting harus diambil segera. Namun, tidak semua tugas yang mendesak pasti penting.

Email terbaru dari vendor penjualan sangat mendesak untuk mendapatkan perhatian Anda. Mereka membuatnya terdengar mendesak, tetapi sebenarnya tidak penting bagi Anda. Ini adalah tugas yang perlu didelegasikan.

Tugas-tugas lain menjadi mendesak. Misalnya, rekan kerja mengeluh bahwa mereka membutuhkan bantuan segera. Mungkin mereka bisa menyelesaikannya sendiri. Mungkin tugas mendesak/penting mereka bukanlah darurat Anda.

Masalahnya adalah, jika kita menganggap setiap tugas sebagai hal yang mendesak dan penting, kita tidak akan memiliki cukup waktu untuk memikirkan segala hal secara strategis.

Sangat penting bagi Anda untuk mengembangkan strategi penjualan. Mungkin ada sedikit urgensi di baliknya. Namun, jika Anda meluangkan beberapa hari atau minggu untuk merencanakan strategi dengan cermat, Anda akan menghindari kesalahan di tahap akhir. Tidak semua tugas penting dapat diselesaikan secara instan—mereka terlalu penting untuk itu dan membutuhkan perhatian ekstra.

Namun, rasa urgensi membuat kita merasa penting. Kesibukan dapat menyembunyikan kurangnya perhatian strategis. Masalah organisasi yang besar dapat terlewatkan karena kesibukan.

Anda mungkin melewatkan peluang-peluang yang belum termanfaatkan karena Anda belum memiliki waktu untuk memikirkan pergeseran strategis yang penting.

Bayangkan sebuah perusahaan seperti Blockbuster atau Borders.

Mereka adalah perusahaan besar–menyewakan film dan menjual buku. Mereka tidak menyadari perubahan zaman.

Apakah hal ini hanya dapat disalahkan pada mereka yang melewatkan tugas-tugas penting?

Tentu saja tidak. Tapi Anda bisa memahami mengapa waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan strategis mungkin tidak selalu yang paling "mendesak."

Tugas apa yang masuk ke masing-masing kuadran?

Bagaimana Anda menentukan letak sesuatu?

Ini sangat sederhana dan cocok digunakan bersama dengan kuadran. Mereka akan membantu:

Bagaimana Anda dapat memprioritaskan waktu Anda dalam Matriks Eisenhower / Manajemen Waktu?

Tidak semua tugas memiliki bobot yang sama. Dan tugas yang Anda anggap mendesak/penting mungkin dianggap penting/tidak mendesak oleh orang lain.

Namun, Anda perlu merencanakan waktu secara khusus untuk jenis-jenis tugas yang berbeda tersebut. Dengan perencanaan yang telah disusun dan dijadwalkan, Anda dapat membawa energi dan mindset yang tepat untuk setiap tugas.

Alih-alih hanya melakukan apa yang ada di daftar tugas Anda, luangkan waktu setiap hari atau setiap minggu untuk hal-hal yang mendesak/penting, lalu hal-hal yang penting/tidak mendesak.

Hal ini membutuhkan disiplin. Misalnya, pagi hari Anda mungkin dipenuhi dengan tugas-tugas prioritas tinggi, mendesak, dan penting. Setelah itu, Anda dapat meluangkan beberapa menit untuk mendelegasikan tugas-tugas mendesak namun tidak penting.

Pada sore hari atau malam hari, ketika semuanya sudah tenang, Anda dapat fokus pada pekerjaan strategis yang lebih mendalam—pekerjaan yang penting namun tidak mendesak.

Itu meninggalkan tugas-tugas yang tidak mendesak/tidak penting. Tugas-tugas ini mencakup berbagai hal, mulai dari memeriksa media sosial hingga memikirkan rencana liburan tahun depan. Pada akhirnya, tugas-tugas ini bahkan bisa merambah ke tugas-tugas yang mendesak atau penting.

Pertimbangan penting lainnya: Apakah Anda dapat melakukannya dalam 2 menit atau kurang?

Aturan tersebut berasal dari metodologi Get Things Done karya David Allen.

Dia mengatakan bahwa jika Anda bisa menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu kurang dari dua menit, maka Anda bisa melakukannya sendiri. Jika tidak, maka delegasikan atau tinjau kembali nanti.

Bonus: Perangkat Lunak untuk Menuntaskan Tugas!

Bagaimana ClickUp Dapat Membantu Anda Menentukan Prioritas Pekerjaan Anda

ClickUp adalah platform produktivitas yang dapat secara drastis mengubah cara Anda mengerjakan pekerjaan Anda.

Anda dapat mengorganisir proyek-proyek Anda dengan Folder dan Daftar, lalu menugaskan proyek-proyek tersebut kepada tim Anda untuk dikerjakan atau menugaskan kepada diri sendiri. Fitur-fitur ini akan membantu Anda membedakan antara tugas yang mendesak dan penting, tidak hanya untuk diri sendiri tetapi juga untuk seluruh tim Anda.

Kesimpulan: Perbedaan Antara Urgent dan Penting Mempengaruhi Waktu Anda

Memikirkan perbedaan antara hal yang mendesak dan penting dapat memiliki dampak yang luas pada apa yang Anda capai dengan waktu Anda. Strategi manajemen waktu umum ini dapat membantu Anda lebih fokus.

Dengan tips ini, Anda akan siap menghadapi masalah mendesak dan penting. Berikut ini adalah sumber daya tambahan di ClickUp untuk membantu Anda memprioritaskan pekerjaan Anda: