Sebuah logo yang direncanakan selesai dalam lima hari kerja bisa terhambat hingga dua minggu lagi karena menunggu umpan balik, revisi, dan persetujuan. Jika rencana proyek hanya memperhitungkan tahap produksi, putaran tinjauan tersebut membuat desainer dan pemesan bekerja berdasarkan ekspektasi yang berbeda.
Proyek BetterIdeas 2025 menemukan bahwa sebuah ide biasanya melalui lima tahap pengembangan kreatif sebelum disetujui. Hanya 15% pemasar dan 23% agensi yang setuju bahwa brief selalu digunakan untuk mengevaluasi ide. Bagi tim desain, hal ini menimbulkan pertanyaan praktis: apa yang akan dinilai oleh penilai, dan siapa yang akan memutuskan kapan hasil kerja tersebut memenuhi brief?
Manajemen proyek desain memberikan tempat bagi keputusan-keputusan tersebut dalam rencana. Selain hasil kerja, penugasan tim, dan tenggat waktu, anggaran tinjauan mencatat putaran tinjauan yang diusulkan, pihak yang bertanggung jawab atas keputusan, dan tenggat waktu umpan balik. Anggaran ini juga mendefinisikan cara menangani temuan yang memerlukan pekerjaan tambahan, termasuk masalah aksesibilitas, kegunaan, atau masalah hukum.
Panduan ini mencakup tujuh langkah mulai dari tahap penerimaan hingga serah terima, kerangka kerja tinjauan dan anggaran yang dapat Anda sesuaikan, serta contoh-contoh untuk tim web, merek, UX, interior, dan agensi.
TL;DR: Manajemen proyek desain mengoordinasikan brief, tim, tenggat waktu, tinjauan, dan serah terima. Rencana yang realistis mencakup upaya revisi dan waktu yang dibutuhkan peninjau untuk memberikan tanggapan. Sepakati putaran tinjauan, pihak yang berwenang mengambil keputusan, dan tenggat waktu umpan balik pada tahap awal proyek, disertai proses untuk menangani persyaratan baru. Lacak upaya aktual dan waktu tunggu secara terpisah untuk meningkatkan akurasi perkiraan di masa mendatang.
Apa Itu Manajemen Proyek Desain?
Manajemen proyek desain mengoordinasikan permintaan desain mulai dari penerimaan hingga persetujuan dan penyerahan hasil dalam lingkup, jadwal, dan anggaran yang telah disepakati. Tim menyaring permintaan, menyepakati brief, menugaskan desainer, mengatur sesi tinjauan, dan menyerahkan hasil kerja yang telah disetujui.
Hal ini tumpang tindih dengan manajemen proyek kreatif, yang juga dapat mencakup penulisan naskah, video, dan kampanye. Proyek desain memiliki persyaratan khusus terkait konsep, keputusan visual, kegunaan, spesifikasi, dan produksi. Hasil akhirnya bisa berupa identitas merek, antarmuka, atau serangkaian gambar untuk ruang fisik.
Tanggung jawab dasar dalam manajemen proyek tetap sama. Yang berubah adalah cara tim mendefinisikan dan mengevaluasi desain.
| Dimensi | Tanggung jawab umum dalam manajemen proyek | Penerapan pada proyek desain |
| Definisi "selesai" | Menyelesaikan ruang lingkup yang telah disepakati dan memenuhi kriteria penerimaan | Periksa desain tersebut berdasarkan brief, persyaratan yang berlaku, dan spesifikasi serah terima |
| Jadwal | Rencanakan ketergantungan, sumber daya, dan tanggal pengambilan keputusan | Termasuk penyampaian konten, eksplorasi desain, waktu penyelesaian tinjauan, revisi, dan waktu tunggu produksi |
| Umpan balik | Kumpulkan masukan dan selesaikan persyaratan yang bertentangan | Bedakan temuan mengenai kegunaan, kelayakan, dan persyaratan merek dari preferensi pribadi |
| Catatan proyek | Catat rencana, keputusan, dan pembaruan kemajuan | Hubungkan brief, mockup, prototipe, komentar tinjauan, versi yang telah disetujui, dan aset akhir |
| Persetujuan | Berikan wewenang dan tanggung jawab yang jelas kepada para pengambil keputusan | Tentukan pihak yang berwenang menyetujui setiap tahap dan libatkan spesialis terkait sebelum keputusan ditetapkan |
Dalam tulisannya di IBM Design, Tom Roach memberikan sudut pandang yang bermanfaat:
“Saya tidak percaya bahwa manajemen proyek bagi seorang desainer secara mendasar berbeda dengan manajemen proyek dalam peran lain. ”
“Saya tidak percaya bahwa manajemen proyek bagi seorang desainer secara mendasar berbeda dengan manajemen proyek dalam peran lain. ”
Artikelnya tahun 2016 tentang manajemen proyek bagi pemimpin tim desain menekankan tanggung jawab yang sudah umum diketahui: memprioritaskan pekerjaan, membuat komitmen menjadi transparan, dan mengelola pemangku kepentingan.
Tim desain tetap perlu menyesuaikan praktik-praktik tersebut dengan pekerjaan mereka. Tinjauan terhadap wireframe awal seharusnya menjawab pertanyaan yang berbeda dari tinjauan terhadap karya seni yang siap diproduksi. Menentukan ekspektasi tersebut membantu peninjau memberikan umpan balik yang bermanfaat dan memudahkan identifikasi ketika suatu permintaan mengubah ruang lingkup yang telah disepakati.
Mengapa Proyek Desain Sering Melebihi Batas Waktu Saat Peninjauan?
Proyek desain dapat melebihi batas waktu saat proses peninjauan jika umpan balik memaksa pengambilan keputusan ulang, datang terlambat, atau memperkenalkan persyaratan yang tidak tercantum dalam brief. Rencana mungkin memperhitungkan jam produksi tanpa menyisakan waktu yang cukup untuk revisi dan waktu tanggapan peninjau.
Penelitian menunjukkan adanya gesekan operasional yang lebih luas, meskipun tidak menentukan secara pasti berapa banyak waktu yang dihabiskan tim secara spesifik untuk proses peninjauan. Survei Monotype tahun 2025 terhadap 1.008 profesional kreatif menemukan bahwa 57% tim kreatif menghabiskan lebih dari seperempat waktunya untuk tugas-tugas non-kreatif. Sementara itu, pengumuman laporan Cella tahun 2025 menunjukkan bahwa hanya 28% yang melakukan retrospeksi proyek secara rutin untuk mengevaluasi hasil dan menyempurnakan strategi.
Anggaran tinjauan: rencanakan umpan balik seperti halnya Anda merencanakan jam kerja
Anggaran tinjauan adalah kesepakatan mengenai putaran umpan balik, yang dibuat pada saat kickoff. Anggaran ini menetapkan jumlah putaran yang diusulkan, siapa yang menyetujui setiap putaran, umpan balik yang diharapkan pada setiap tahap, serta batas waktu untuk memberikan tanggapan.
Cakupan umpan balik sangat penting. Dalam artikelnya di IBM Design, Tom Roach menceritakan pengalamannya saat menunjukkan wireframe awal dan menerima komentar mengenai jenis huruf. Pendekatannya adalah memberi tahu pemangku kepentingan mengenai tahap pekerjaan saat ini dan masukan apa yang berguna. Anggaran tinjauan mencatat ekspektasi tersebut sebelum tinjauan pertama dilakukan.
Gunakan struktur tiga tahap berikut sebagai usulan awal, bukan sebagai patokan. Sesuaikan dengan kompleksitas proyek dan persyaratan yang telah disepakati.
| Round | Berikan umpan balik yang berfokus pada | Tunda kecuali jika hal tersebut memengaruhi persyaratan yang telah disepakati | Pemberi Persetujuan |
| 1. Arah | Konsep, tata letak, hierarki, serta pertimbangan awal terkait kegunaan atau kelayakan | Pilihan warna, teks, dan font yang terperinci | Pemilik proyek |
| 2. Penyempurnaan | Kesesuaian merek, teks, gambar, dan temuan dari pengujian | Konsep-konsep baru yang mengubah arah yang telah disetujui | Pemimpin merek atau pemimpin kreatif |
| 3. Akhir | Kesalahan yang masih ada, spesifikasi, dan konfirmasi bahwa pemeriksaan yang diperlukan telah selesai | Perubahan preferensi yang tidak terkait dengan kriteria penerimaan | Satu orang yang ditunjuk sebagai pemberi persetujuan akhir |
Sampaikan masalah aksesibilitas, hukum, dan kelayakan segera setelah muncul, daripada menunggu hingga sesi khusus yang telah ditentukan.
Mungkin diperlukan putaran tambahan. Catat alasan mengapa hal itu diperlukan dan perkirakan dampaknya terhadap beban kerja serta tanggal penyelesaian. Jika hal tersebut mengubah brief yang telah disepakati, ikuti proses permintaan perubahan. Memperbaiki pekerjaan yang tidak memenuhi persyaratan yang ada berbeda dengan menambahkan ruang lingkup baru dan tidak boleh secara otomatis dianggap sebagai biaya tambahan yang dapat ditagih.
Apa Saja Tugas Seorang Manajer Proyek Desain?
Seorang manajer proyek desain melindungi waktu para desainer dan memastikan setiap permintaan diproses mulai dari penerimaan hingga persetujuan akhir. Gelar jabatannya bervariasi: produser kreatif, pemimpin operasional desain, manajer studio, atau pemimpin desain yang menangani tugas tersebut secara paruh waktu.
Dalam kegiatan sehari-hari, peran ini mencakup lima tanggung jawab:
- Triage: tentukan permintaan mana yang dimasukkan ke dalam antrian dan mana yang ditunda atau digabungkan
- Penentuan Lingkup: ubah permintaan yang samar menjadi brief yang mencakup hasil kerja, format, dan tenggat waktu
- Kapasitas: sesuaikan pekerjaan dengan desainer berdasarkan keahlian dan jam kerja yang tersedia, termasuk waktu untuk meninjau
- Pengendalian tinjauan: jalankan proses tinjauan yang telah disepakati, rangkum umpan balik, dan sampaikan permintaan yang mengubah ruang lingkup
- Serah terima dan pengarsipan: serahkan berkas akhir dalam format yang tepat dan simpan di tempat yang mudah diakses oleh proyek berikutnya
Peran ini menuntut kemampuan menulis brief yang jelas, menjelaskan alasan mengapa suatu permintaan harus ditunda, serta menjaga agar pemangku kepentingan proyek tetap mendapat informasi tanpa melibatkan para desainer dalam rapat status yang tidak perlu.
Metodologi Manajemen Proyek Mana yang Cocok untuk Tim Desain?
Pendekatan hybrid cocok untuk banyak tim desain: Kanban untuk aliran permintaan yang stabil dan rencana bertahap untuk peluncuran skala besar. Apa pun metode yang Anda pilih, pastikan putaran tinjauan, pihak yang bertanggung jawab atas keputusan, dan batas waktu umpan balik tercantum secara jelas dalam rencana.
| Metode | Cocok untuk | Di mana batas kemampuannya |
| Kanban | Antrian permintaan yang sedang berlangsung, seperti aset media sosial, spanduk, dan materi pemasaran | Untuk peluncuran dengan tanggal tetap, tambahkan tonggak pencapaian yang jelas dan pelacakan ketergantungan di samping papan Kanban |
| Waterfall (bertahap) | Identitas merek, perancangan ulang situs web, dan penyempurnaan interior dengan tanggal peluncuran yang telah ditetapkan | Umpan balik yang terlambat dapat memaksa dilakukannya pengerjaan ulang yang mahal pada fase-fase sebelumnya |
| Scrum | Tim Produk dan UX yang meluncurkan produk bersamaan dengan sprint tim teknik | Pekerjaan konsep eksploratif mungkin perlu mencakup beberapa sprint, dengan tujuan yang jelas untuk masing-masing sprint |
| Hibrida | Tim yang memiliki antrean permintaan sekaligus beberapa proyek besar | Diperlukan satu orang untuk mencegah kedua sistem tersebut menjadi terpisah |
Pilih metode yang sesuai dengan cara kerja yang Anda terima. Kemudian tambahkan anggaran untuk tinjauan di atasnya, apa pun metode yang Anda pilih.
Cara Mengelola Proyek Desain dalam 7 Langkah
Mulailah dengan tahap penerimaan dan brief yang telah disetujui. Selanjutnya, sepakati jadwal tinjauan, rencanakan kapasitas, kumpulkan umpan balik, serahkan berkas, dan tinjau hasilnya. Langkah-langkah ini mengikuti proses desain, dengan pengendalian proyek ditambahkan pada setiap tahap.
1. Lakukan penyaringan setiap permintaan melalui satu formulir penerimaan
Salurkan permintaan melalui satu formulir yang menanyakan tujuan, audiens, hasil kerja, format, tenggat waktu, dan pemberi persetujuan. Permintaan yang masuk melalui DM atau email akan dialihkan ke formulir tersebut.
Formulir intake menandai detail yang kurang sebelum seorang desainer mulai bekerja. Riwayat permintaannya juga memberikan bukti saat Anda meminta penambahan staf. Template formulir intake yang dapat dibagikan memungkinkan Anda memulai tanpa perlu membuat kolom dari awal.
Jebakan: formulir dengan 25 kolom. Pemohon cenderung mengabaikannya atau mengisinya dengan tebakan. Batasi kolom wajib hanya pada informasi yang benar-benar diperlukan agar desainer dapat memulai pekerjaannya.
2. Buatlah brief yang dapat digunakan sebagai acuan untuk mengevaluasi pekerjaan
Ubah permintaan tersebut menjadi brief desain dengan tujuan dan kriteria penerimaan yang jelas. “Buat agar menonjol” tidak dapat dievaluasi secara konsisten. “Dapat dibaca pada lebar 320 piksel” memberikan penilai sesuatu yang spesifik untuk dievaluasi.
Mintalah pihak yang berwenang untuk menyetujui brief sebelum produksi dimulai. Kesepakatan tersebut memberi Anda dasar untuk mendiskusikan umpan balik di kemudian hari yang bertentangan dengannya, sekaligus memungkinkan brief diubah jika penelitian atau persyaratan baru mengharuskannya.
3. Tetapkan anggaran tinjauan pada tahap awal proyek
Tentukan bersama jumlah putaran yang diusulkan, pihak yang berwenang menyetujui setiap putaran, serta umpan balik yang diharapkan pada setiap tahap. Cantumkan tenggat waktu umpan balik dan tuliskan kesepakatan tersebut dalam brief atau rencana proyek, di mana para peninjau dapat melihatnya.
Tentukan jumlah putaran berdasarkan kompleksitas proyek dan tinjau tonggak pencapaian. Identitas merek dan perancangan ulang situs web mungkin memerlukan tinjauan terpisah di beberapa tonggak pencapaian. Angkat masalah aksesibilitas, hukum, dan kelayakan setiap kali muncul, serta sepakati bagaimana pekerjaan tambahan memengaruhi ruang lingkup, biaya, dan jadwal.
4. Rencanakan kapasitas dengan menyertakan waktu tinjauan
Perkirakan jam kerja desain, lalu tambahkan waktu yang dibutuhkan desainer untuk revisi dan waktu penyelesaian oleh peninjau. Waktu penyelesaian dua hari per putaran selama tiga putaran berturut-turut akan menambah enam hari kerja ke jadwal, meskipun tidak ada pekerjaan desain yang dilakukan selama masa tunggu tersebut.
Pantau kapasitas per desainer, bukan hanya per tim. Seorang desainer senior yang kelebihan beban dapat menghambat beberapa proyek sementara yang lain menunggu arahan.
Contoh perkiraan anggaran logo: 20 jam desain + 6 jam revisi + 4 jam manajemen proyek = 30 jam. Dengan asumsi tarif $100 per jam, ditambah $200 untuk aset berlisensi, totalnya adalah $3.200 sebelum pajak atau biaya tak terduga. Catat hari-hari yang dihabiskan untuk menunggu umpan balik secara terpisah dari jam kerja yang dapat ditagih.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai cara menyesuaikan beban kerja yang masuk dengan waktu yang tersedia, video ini membahas strategi perencanaan kapasitas:
5. Lakukan tinjauan di satu tempat, pada berkas yang memiliki versi
Kumpulkan umpan balik langsung pada berkas itu sendiri, dengan komentar yang ditempelkan pada area yang dimaksud. Umpan balik yang tersebar melalui email, obrolan, dan panggilan telepon dapat menimbulkan catatan yang bertentangan dan ketidakpastian mengenai versi mana yang terbaru. Alur kerja persetujuan khusus menjaga catatan tetap terpusat di satu tempat, dan templat tinjauan desain memberikan daftar periksa yang konsisten untuk setiap putaran.
Beri nama versi secara konsisten, seperti v1, v2, dan v3, dan gunakan istilah “final” hanya untuk versi yang telah disetujui. Gabungkan umpan balik sebelum disampaikan kepada desainer sehingga mereka menerima satu daftar yang telah disepakati per putaran, bukan beberapa daftar yang saling bertentangan.
6. Serahkan proyek beserta spesifikasi dan konvensi berkas
Serahkan berkas akhir dalam semua format yang dibutuhkan pemesan, beserta spesifikasi penggunaannya yang benar: nilai warna, jenis huruf, spasi, dan ukuran ekspor. Untuk pekerjaan digital, hal ini biasanya mencakup spesifikasi penyerahan kepada pengembang. Untuk cetak, artinya berkas disiapkan sesuai persyaratan percetakan, termasuk bleed jika diperlukan.
Tentukan sekali saja aturan penamaan file dan struktur folder, lalu gunakan kembali. Proyek berikutnya dapat dimulai lebih cepat jika aset yang telah disetujui pada kuartal lalu mudah ditemukan.
7. Lakukan sesi retrospektif selama 30 menit
Setelah penyelesaian, tinjau tiga angka berikut: perbandingan antara putaran yang direncanakan dan yang sebenarnya, perbandingan antara jam kerja yang direncanakan dan yang sebenarnya, serta jumlah hari yang dihabiskan untuk menunggu umpan balik. Tanyakan apa yang menyebabkan setiap putaran tambahan tersebut.
Cari tahu penyebab yang berulang di berbagai proyek. Jika pemangku kepentingan berulang kali mengajukan persyaratan terlambat, libatkan mereka dalam tinjauan brief atau tahap pemeriksaan lebih awal daripada menunggu hingga persetujuan akhir.
Contoh Manajemen Proyek Desain Berdasarkan Bidang
Langkah-langkahnya tetap sama di seluruh disiplin desain, namun ketergantungan dan kebutuhan tinjauan berbeda-beda. Skenario-skenario ini bersifat ilustratif, disusun berdasarkan pola-pola umum di masing-masing bidang.
Manajemen proyek desain web
Sebuah studio beranggotakan empat orang merancang ulang situs web berisikan 30 halaman untuk sebuah firma akuntansi regional. Proses desain berjalan sesuai jadwal. Namun, naskah konten halaman dari klien tiba tiga minggu terlambat, dan setiap templat perlu diubah agar sesuai dengan teks yang lebih panjang daripada teks tempatholder.
Solusinya adalah menjadikan konten sebagai ketergantungan dengan tenggat waktu tersendiri dalam rencana, serta meninjau tata letak menggunakan teks asli mulai dari putaran kedua ke depan. Periksa aksesibilitas sepanjang proses desain, lalu pastikan hal tersebut sebelum penyerahan. Misalnya, kriteria ukuran target minimum WCAG 2.2 umumnya mensyaratkan target penunjuk berukuran minimal 24 x 24 piksel CSS, dengan pengecualian termasuk tautan inline dan jarak yang memadai.
Manajemen proyek desain grafis dan merek
Seorang desainer merek internal merancang logo dan identitas untuk lini produk baru. Dalam contoh ini, anggaran peninjauan mencakup pengembangan konsep dengan tiga arah, penyempurnaan salah satu arah, dan berkas akhir. Berkas akhir mencakup versi penuh warna, satu warna, dan terbalik dalam format SVG, PNG, dan PDF.
Lisensi font memerlukan pemeriksaan tersendiri. Survei Monotype tahun 2025 menemukan bahwa kompleksitas lisensi font memengaruhi 68% organisasi yang disurvei, sementara 42% menyebutkan pengendalian versi font sebagai tantangan. Pastikan penggunaan yang diizinkan dan ketentuan pembagian sebelum penyerahan, daripada berasumsi bahwa agensi mitra dapat menerima dan menggunakan file font tersebut.
Manajemen proyek desain UX dan produk
Seorang desainer produk bekerja dalam siklus pengembangan dua minggu untuk alur orientasi pengguna baru. Dalam contoh ini, tim desain bekerja satu siklus lebih awal agar para insinyur memiliki waktu untuk meninjau tampilan layar dan mengajukan pertanyaan terkait implementasi.
Tinjau alur dan wireframe bersama manajer produk dan insinyur. Libatkan peninjau merek dalam sesi tinjauan beresolusi tinggi, lalu pastikan serah terima sesuai dengan sistem desain. Tugas manajer proyek adalah melibatkan tim teknik sejak dini, sehingga tim dapat menilai kelayakan sebelum memutuskan tampilan layar yang detail, sambil tetap memberikan ruang untuk temuan di kemudian hari.
Manajemen proyek desain interior
Seorang desainer interior mengelola proyek penyelesaian interior kafe dengan tanggal pembukaan yang telah ditetapkan. Jadwal proyek lebih bergantung pada pilihan klien dan waktu tunggu pemasok untuk furnitur, pencahayaan, serta material finishing, daripada pada waktu yang dibutuhkan untuk membuat gambar. Bagi studio desain interior, melacak setiap pilihan sebagai tugas dengan tanggal persetujuan dan tanggal pemesanan akan membuat ketergantungan tersebut terlihat jelas.
Anggaran peninjauan berlaku untuk pemilihan: klien menyetujui pilihan material finishing pada tanggal yang telah ditentukan. Perubahan setelah pesanan pembelian dikeluarkan memerlukan penilaian terhadap biaya pemasok dan dampaknya terhadap jadwal, diikuti dengan persetujuan sesuai dengan proses perubahan pesanan yang telah disepakati.
Manajemen proyek di agensi desain
Sebuah agensi dengan 12 orang anggota menangani pekerjaan untuk 9 klien sekaligus, masing-masing dengan pihak yang berwenang menyetujui dan aturan mereknya sendiri. Putaran revisi yang tidak direncanakan dapat mengurangi margin keuntungan jika tim melakukan pekerjaan di luar ruang lingkup yang disepakati tanpa menyesuaikan biaya. Cantumkan proses tinjauan dan permintaan perubahan yang termasuk dalam pernyataan kerja. Putaran revisi tambahan dapat dikenakan biaya jika berada di luar kesepakatan tersebut; koreksi yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yang ada harus dinilai secara terpisah. Panduan kami mengenai scope creep mencakup pengelolaan perubahan-perubahan tersebut.
Kapasitas merupakan risiko kedua. Agensi perlu memiliki gambaran mengenai beban kerja setiap desainer di seluruh klien agar kontrak baru tidak membebani orang yang sama. Salah satu opsi bagi agensi kreatif adalah mengatur pekerjaan berdasarkan klien dan mempertahankan gambaran kapasitas bersama di seluruh proyek tersebut.
Kesalahan Umum dalam Manajemen Proyek Desain
Kegagalan proyek desain sering kali mengikuti pola yang berulang. Setiap kesalahan ini memiliki gejala yang dapat Anda kenali sejak dini.
Memulai produksi sebelum brief disetujui
Contohnya: Umpan balik pada putaran kedua menyatakan, “Ini bukan yang kami inginkan,” tetapi tim tidak memiliki brief yang disepakati bersama untuk dijadikan acuan dalam mengevaluasi pekerjaan tersebut.
Solusinya: Dapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum produksi dimulai. Jika diperlukan riset atau desain eksploratif untuk mendefinisikan brief, sepakati ruang lingkup pekerjaan tersebut secara terpisah.
Mengundang semua orang ke setiap sesi tinjauan
Seperti apa bentuknya: Delapan peninjau memberikan delapan set catatan, dan beberapa di antaranya saling bertentangan.
Solusinya: Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan di setiap tahap dan rangkum umpan balik sebelum mengirimkannya ke desainer. Libatkan spesialis yang relevan pada tahap yang tepat, dan sediakan jalur untuk mengeskalasi masalah terkait aksesibilitas, hukum, atau kelayakan.
Mengelola antrean permintaan dengan prinsip "siapa cepat, dia dapat"
Contohnya: Sebuah aset yang sangat penting untuk peluncuran tertahan di belakang enam gambar untuk media sosial karena gambar-gambar tersebut tiba lebih dulu.
Solusinya: Tetapkan prioritas pada tahap triase berdasarkan dampak bisnis, tenggat waktu, dan ketergantungan. Publikasikan aturan tersebut agar pemohon memahami urutannya, dan evaluasi ulang prioritas saat persyaratan berubah.
Hanya mengukur ketepatan waktu penyelesaian
Contohnya: Proyek selesai tepat waktu karena tim bekerja di akhir pekan, tetapi laporan penyelesaian tidak menunjukkan upaya ekstra tersebut.
Solusinya: Pantau perbandingan antara jam kerja yang direncanakan dan yang sebenarnya, putaran tinjauan, serta waktu tunggu bersamaan dengan tanggal penyelesaian. Gunakan angka-angka tersebut untuk mengidentifikasi apakah masalahnya terletak pada ruang lingkup, kapasitas, atau keputusan yang tertunda.
Melewatkan langkah pengarsipan
Contohnya: Seorang desainer harus membuat ulang sebuah banner karena berkas-berkas tahun lalu tersimpan di drive milik mantan kontraktor.
Solusinya: Jadikan “pengarsipan dan penamaan berkas yang telah disetujui” sebagai langkah wajib sebelum proyek ditutup. Pastikan berkas sumber, hasil ekspor, batasan penggunaan, dan catatan persetujuan tetap dapat diakses oleh tim. Perangkat lunak kolaborasi desain yang baik akan menjaga agar berkas tetap terhubung dengan pekerjaan asalnya.
Cara Menyiapkan Proyek Desain di ClickUp
ClickUp cocok untuk tim desain yang ingin mengelola permintaan, brief, tinjauan, dan kapasitas di satu tempat. Berikut cara menghubungkan tahapan-tahapan tersebut sambil tetap memastikan anggaran tinjauan tetap terlihat.
Catat permintaan dan lacak putaran tinjauan
Template Formulir Permintaan Kreatif menyediakan formulir permintaan, tampilan Daftar, dan tampilan alur kerja bagi tim. Kolom-kolom seperti "Diminta oleh" dan "Jenis Permintaan" membantu mengatur pekerjaan yang masuk, sementara status seperti "Menunggu Persetujuan" dan "Menunggu Revisi" menunjukkan tahap saat ini.
Lacak putaran tinjauan secara terpisah dari status. Tambahkan Bidang Kustom Berangka yang bernama Putaran Tinjauan dan perbarui bidang tersebut saat putaran baru dimulai. Memindahkan tugas ke "Untuk Revisi" menunjukkan bahwa perubahan diperlukan; hal ini tidak secara otomatis menghitung berapa banyak putaran yang telah terjadi.
Pastikan brief tetap relevan dengan pekerjaan
Tulis brief di ClickUp Docs dan tautkan ke tugas-tugas proyek, atau mulailah dengan Template Brief Desain. Catat hasil kerja yang diharapkan, kriteria penerimaan, jadwal tinjauan, dan nama pemberi persetujuan.
Sertakan keputusan persetujuan dalam brief agar para desainer dan peninjau dapat merujuk pada kesepakatan yang sama. Jika persyaratan berubah, perbarui brief dan catat dampaknya terhadap ruang lingkup dan tanggal penyelesaian.
Kumpulkan umpan balik mengenai aset tersebut
Fitur ClickUp Proofing memungkinkan peninjau menambahkan anotasi pada gambar, video, dan PDF yang didukung yang dilampirkan pada tugas. Gunakan komentar tersebut untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian, lalu gabungkan umpan balik tersebut ke dalam daftar revisi yang telah disepakati.
Tamu memerlukan izin komentar atau tingkat izin yang lebih tinggi untuk menggunakan Proofing. Akses klien tidak otomatis gratis: pada paket berbayar, biayanya bergantung pada izin tamu dan jumlah kursi tamu yang dikendalikan izin yang tersedia di ruang kerja. Kuota penggunaan Proofing merupakan batasan paket yang terpisah.
Lampirkan versi dengan nama yang jelas dan catat versi mana yang telah disetujui. Template Tinjauan Desain dapat membantu mendokumentasikan daftar periksa tinjauan dan keputusan yang diambil.
Ubah umpan balik tinjauan menjadi ringkasan revisi dengan ClickUp Brain
Sebuah utas tinjauan dapat berisi perubahan yang telah disepakati, preferensi yang bertentangan, dan pertanyaan yang masih memerlukan jawaban. Gunakan ClickUp Brain untuk merangkum diskusi tugas dan brief yang tertaut menjadi daftar periksa revisi, dengan keputusan yang belum terselesaikan disimpan secara terpisah.
Misalnya, tanyakan: “Rangkum komentar tinjauan tugas ini berdasarkan brief desain yang tertaut. Cantumkan revisi yang telah disepakati, umpan balik yang bertentangan, dan permintaan yang mungkin mengubah ruang lingkup. Tautkan setiap item ke sumbernya dan tandai hal-hal yang memerlukan keputusan dari pihak yang berwenang.”
Periksa ringkasannya sebelum menyerahkannya kepada desainer. Permintaan tata letak baru mungkin memerlukan pembahasan ruang lingkup, sedangkan koreksi terhadap persyaratan yang telah disepakati termasuk dalam pekerjaan yang sudah ada. Brain dapat membantu mengatur informasi tersebut; penanggung jawab yang ditunjuk akan memutuskan tindakan apa yang harus diambil oleh tim.
Lacak ulasan yang belum diselesaikan dengan Super Agent
Ketika beberapa proyek desain sedang menunggu umpan balik, konfigurasikan ClickUp Super Agent untuk memeriksa antrian tinjauan sesuai jadwal. Berikan akses ke Daftar proyek yang relevan dan pedoman tinjauan, serta tentukan status, batas waktu umpan balik, dan kolom pemberi persetujuan mana yang akan diperiksa.
Misalnya, pembaruan tinjauan harian dapat mencantumkan umpan balik yang terlambat, tugas yang belum disetujui, dan keputusan yang belum diselesaikan yang tercatat dalam komentar. Minta agen untuk menghubungkan setiap temuan dengan tugasnya dan kirimkan ringkasannya kepada manajer proyek, yang dapat memutuskan hal-hal apa saja yang perlu ditindaklanjuti.
Jaga agar ruang lingkupnya tetap spesifik: laporkan informasi yang kurang dan keputusan yang tertunda tanpa menyetujui desain, mengubah biaya, atau menganggap diam sebagai persetujuan. Uji petunjuk tersebut pada sejumlah kecil tugas sebelum menerapkan alur kerja tersebut ke seluruh klien.
Rencanakan beban kerja setiap desainer
Gunakan tampilan Beban Kerja untuk membandingkan pekerjaan yang ditugaskan dengan kapasitas masing-masing desainer. Anda dapat mengukur beban kerja menggunakan perkiraan waktu, jumlah tugas, Sprint Points, atau Bidang Kustom numerik yang didukung.
Sertakan upaya desain dan revisi dalam perkiraan waktu tugas, dan lacak tenggat waktu umpan balik secara terpisah. Menunggu dua hari untuk persetujuan memang memperpanjang jadwal, tetapi tidak selalu menghabiskan dua hari dari kapasitas seorang desainer.
Kapasitas yang dapat disesuaikan per hari adalah fitur lanjutan yang tersedia di paket Business Plus, Enterprise, dan Max. Periksa ketersediaan dan batasan fitur Tampilan Beban Kerja sebelum membangun proses Anda berdasarkan kontrol tersebut.
Simpan pekerjaan desain terperinci di alat yang sesuai
ClickUp Proofing mendukung gambar, video, dan PDF. Tim yang bekerja di Figma dapat menyimpan kritik desain terperinci di sana dan menggunakan ClickUp untuk menghubungkan proses penerimaan, penjadwalan, catatan persetujuan, dan serah terima.
ClickUp juga memerlukan konfigurasi. Tim beranggotakan dua orang yang menangani beberapa permintaan setiap minggu mungkin hanya memerlukan formulir dan papan sederhana. Tambahkan kolom dan tahap peninjauan di mana hal tersebut membantu tim dalam mengambil keputusan, bukan sekadar meniru setiap langkah yang mungkin ada.
Lakukan Tinjauan Rencana Bersamaan dengan Pekerjaan Desain
Anggaran peninjauan memberikan dasar yang disepakati bagi tim untuk membahas pekerjaan tambahan. Ketika umpan balik mengubah arah atau menambahkan persyaratan, desainer, pemohon, dan pemberi persetujuan dapat mengevaluasi dampaknya terhadap ruang lingkup, biaya, dan tanggal penyelesaian.
Mulailah dengan proyek Anda berikutnya. Sepakati jadwal tinjauan dan batas waktu tanggapan, lalu bandingkan rencana tersebut dengan apa yang sebenarnya terjadi. Gunakan perbedaan tersebut untuk memperbaiki perkiraan berikutnya, sambil tetap menyisakan ruang untuk menangani temuan yang memengaruhi kualitas atau kegunaan desain.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Manajemen Proyek Desain
Apa perbedaan antara brief desain dan rencana proyek?
Brief desain mendefinisikan masalah, audiens, hasil yang diinginkan, dan kriteria penerimaan. Rencana proyek menjelaskan siapa yang akan mengerjakan proyek, kapan, dan dalam anggaran berapa. Pastikan kedua dokumen ini saling terhubung sehingga perubahan pada brief memicu peninjauan ulang terhadap tugas, biaya, dan tenggat waktu.
Bagaimana cara memperkirakan anggaran proyek desain?
Perkirakan jumlah jam yang dibutuhkan untuk riset, desain, revisi, manajemen proyek, dan serah terima, lalu terapkan tarif yang sesuai. Tambahkan biaya eksternal, seperti aset berlisensi atau biaya produksi, serta cadangan biaya yang telah disepakati. Catat waktu tunggu tinjauan secara terpisah: hal ini memengaruhi jadwal tetapi tidak secara otomatis dihitung sebagai upaya yang dapat ditagih.
Perangkat lunak apa yang dibutuhkan oleh manajer proyek desain?
Pilih perangkat lunak yang mendukung proses penerimaan proyek, penugasan tugas, penjadwalan, umpan balik, persetujuan, dan penyerahan berkas. Alat desain menangani pekerjaan kreatif, sementara alat manajemen proyek mengoordinasikan penyelesaiannya. Sebelum melibatkan seluruh tim, uji satu aset melalui alur kerja yang diusulkan, termasuk tinjauan eksternal jika klien memerlukan akses.
Apakah manajer proyek desain memerlukan keterampilan desain?
Manajer proyek desain perlu memiliki pengetahuan desain yang memadai untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan, memahami ketergantungan antarelemen, dan menyelenggarakan tinjauan yang bermanfaat. Mereka tidak perlu membuat setiap hasil kerja sendiri kecuali jika peran tersebut juga mencakup desain praktis. Untuk proyek UX, pemahaman tentang riset, prototipe, aksesibilitas, dan serah terima kepada pengembang membantu mereka mengidentifikasi persyaratan yang terlewat serta melibatkan spesialis yang tepat.
Apakah manajemen proyek desain merupakan pekerjaan yang penuh tekanan?
Peran ini dapat menjadi penuh tekanan ketika tenggat waktu tetap berlaku sementara cakupan proyek, penempatan tenaga kerja, atau persetujuan masih belum terselesaikan. Prioritas yang jelas, perkiraan kapasitas yang realistis, dan penunjukan pihak yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan membantu mengidentifikasi konflik-konflik tersebut. Ketika sebuah proyek melampaui waktu atau sumber daya yang tersedia, manajer perlu menemukan cara untuk menyepakati perubahan pada cakupan proyek, penempatan tenaga kerja, atau tenggat waktu.