Kebingungan sehari-hari, notifikasi terus-menerus, dan kelebihan komunikasi. Jika itu terdengar seperti kenyataan tim Anda saat ini, percayalah, Anda tidak sendirian (terutama jika Anda bekerja secara remote!)
83% pekerja pengetahuan mengandalkan email dan chat sebagai alat utama untuk komunikasi tim. Namun, hampir 60% waktu kerja mereka terbuang karena berpindah-pindah antara alat-alat ini dan mencari informasi.
Tantangan: Mengatasi Kelebihan Komunikasi
Beberapa bulan yang lalu, seorang klien jarak jauh datang ke tim saya di IPM Software dengan apa yang mereka gambarkan sebagai “ledakan komunikasi. ”
Saya Uriel Asamoa, seorang manajer proyek di IPM Software, di mana kami spesialis dalam implementasi ClickUp untuk tim yang tersebar. Ketika klien ini pertama kali menghubungi kami, komunikasi sehari-hari mereka terlihat seperti ini:
- Thread Slack dipenuhi dengan laporan bug
- Pesan WhatsApp yang meminta SOP pada jam-jam tertentu (termasuk pukul 11 malam)
- Rantai email yang tak berujung begitu panjangnya hingga “bisa menjadi buku dengan bab-babnya”
Keputusan penting, pembaruan, dan permintaan tersebar di berbagai alat. Manajer tidak dapat melihat gambaran keseluruhan. Anggota tim merasa kewalahan oleh notifikasi. Sebagai manajer proyek, saya dapat merasakan betapa sulitnya bagi manajer proyek mereka sendiri untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi.
Solusi: Mengkonsolidasikan dan Mengotomatisasi Komunikasi Internal
Alih-alih menambahkan alat lain ke tumpukan, saya merekomendasikan hal sebaliknya: pindahkan semua komunikasi tersebut ke tempat di mana pekerjaan mereka sudah ada—ClickUp.
Dalam webinar Komunitas ClickUp, saya memaparkan cara saya menggunakan ClickUp Chat dan Super Agents untuk membangun ulang sistem komunikasi tim ini dari awal.
Hasilnya? Lebih sedikit rapat, lebih sedikit pertanyaan "Di mana tautannya lagi?", dan nol permintaan dukungan yang hilang.
Mari saya bagikan bagaimana kami melakukannya!
Alur Kerja: Tiga Agen AI ClickUp Mengelola 90% Komunikasi Internal
Hari ini, tim ini memulai dan mengakhiri hari mereka di dalam ClickUp Chat.
Saya membantu mereka membuat tiga Super Agent sederhana namun powerful di ClickUp yang kini menangani sebagian besar komunikasi internal:
- Seorang agen pengingat operasional harian yang menggantikan pembaruan standup yang tersebar.
- Seorang agen Internal Answers yang mengambil SOP dan kebijakan langsung dari wiki ClickUp mereka
- Seorang agen tiket dukungan yang mengubah pesan obrolan menjadi tugas dukungan yang lengkap.
Setiap agen didasarkan pada ide yang sederhana: jika pekerjaan sudah ada di ClickUp—proyek, dokumen, SOP, tugas—komunikasi tentang pekerjaan tersebut juga harus ada di sana.
Ini mencerminkan cara saya memandang Work Sprawl: biaya berpindah-pindah antara alat tidak hanya waktu yang terbuang dan kelebihan notifikasi, tetapi juga kehilangan konteks dan keputusan yang lebih lambat.
📮 Wawasan ClickUp: Bayangkan kehilangan hingga 3 jam setiap minggu—hanya menunggu keputusan. Itu adalah kenyataan bagi 38% karyawan. 👀Dengan ClickUp, Anda dapat merancang alur kerja yang menjaga segala sesuatunya berjalan lancar: persetujuan otomatis, pengalihan tugas berdasarkan peran, dan pelacakan kemajuan secara real-time. Tidak ada lagi waktu terbuang sia-sia menebak apa yang akan terjadi selanjutnya, hanya kemajuan yang stabil, setiap langkahnya.
Agen 1: Ritual penyelarasan harian yang berjalan di ClickUp Chat
Hasil survei efektivitas rapat ClickUp menunjukkan bahwa pekerja pengetahuan dapat menghabiskan hampir 308 jam per minggu dalam rapat di organisasi dengan 100 orang!
Hal pertama yang saya tangani adalah penyelarasan harian. Dan saya ingin melakukannya tanpa menambah lebih banyak pertemuan, sambil mengurangi kerumitan alat yang digunakan tim.
Karena ketika pembaruan Anda tersebar di Slack, WhatsApp, dan sesekali di email, kejelasan tidak ada di mana pun. Yang lebih buruk? Anda akhirnya melewatkan pembaruan sama sekali karena semuanya terasa tidak terorganisir.
Jadi, saya bekerja sama dengan mereka untuk mengganti kekacauan itu dengan satu ritual di dalam ClickUp Chat: Daily Ops Reminder Agent.
Setiap pagi, agen AI ini secara otomatis memposting pesan singkat dan ramah di saluran obrolan ClickUp yang khusus, meminta semua orang untuk berbagi:
- Apa yang mereka kerjakan kemarin
- Apa yang mereka rencanakan untuk dilakukan hari ini
- Apakah ada hambatan yang menghalangi mereka?
Karena semua informasi terpusat dalam satu thread obrolan ClickUp, manajer dapat melihat secara instan kemajuan dan hambatan tanpa perlu mencari-cari di berbagai alat.
💡 Tips Pro: Cara tercepat untuk mengurangi kelebihan komunikasi adalah dengan menghentikan pengulangan konteks. Karena setiap saluran obrolan ClickUp terhubung langsung dengan proyek, daftar, dan tugas Anda, Anda tidak perlu menggunakan Slack untuk "membahas pekerjaan"—karena Anda sudah membahasnya di dalam pekerjaan itu sendiri. Setiap pembaruan tetap terhubung dengan apa yang dipengaruhinya.
Anda juga dapat mengubah pesan apa pun menjadi Tugas ClickUp (dengan daftar dan pemilik yang tepat) langsung dari Chat, sehingga tim tidak perlu beralih ke Slack, membuka Jira, atau menyalin-tempel konteks ke alat proyek lain.
Ringkasan rapat harian dalam hitungan detik, bukan rapat.
Di sinilah ClickUp Brain, asisten AI kontekstual ClickUp, benar-benar mengubah permainan.
Setelah respons masuk, ClickUp Brain dapat merangkum seluruh thread menjadi ringkasan harian yang rapi yang dapat dibaca oleh manajer dalam hitungan menit. Alih-alih rapat rutin selama 20 menit, mereka cukup membaca ringkasan terstruktur dari:
- Apa yang telah diselesaikan
- Apa yang direncanakan
- Di mana hal-hal terhambat
⚡️ Dampak Nyata: Setelah kami menerapkan alur kerja ini, pertemuan penyelarasan kepemimpinan berkurang dari sekitar dua puluh menit menjadi sekitar tiga menit, hanya karena semua yang mereka butuhkan sudah tersedia di ClickUp.
Tidak perlu lagi mengejar orang, tidak perlu lagi mengejar pembaruan, dan tidak perlu lagi melakukan standup selama 20 menit.
Tidak perlu lagi mengejar orang, tidak perlu lagi mengejar pembaruan, dan tidak perlu lagi melakukan standup selama 20 menit.
Bagi tim jarak jauh yang sudah kewalahan dengan notifikasi, hal ini saja sudah membuat pekerjaan harian terasa lebih ringan.
Agent 2: Agen jawaban internal yang membaca langsung dari wiki ClickUp Anda
Agen kedua menangani masalah umum yang saya temui hampir di setiap implementasi: pertanyaan berulang "Di mana...?"
Seperti banyak tim yang sedang berkembang, perusahaan ini terjebak dalam menjawab pertanyaan internal yang sama berulang kali:
- “Di mana panduan onboarding?”
- “Apa kebijakan cuti?”
- “Bagaimana cara saya mengirimkan lembar waktu kerja saya?”
Jawaban-jawaban tersebut secara teknis sudah ada, dalam dokumen internal dan SOP, tetapi tidak ada yang mau repot mencarinya sambil menangani pekerjaan sehari-hari.
Jadi, saya membuat Internal Answers Agent di ClickUp Chat yang membaca langsung dari wiki ClickUp perusahaan.
Sekarang, alih-alih menghubungi manajer, siapa pun dapat membuka ClickUp Chat dan mengajukan pertanyaan seperti: “Apa kebijakan cuti kami?” Di balik layar, agen mencari SOP dan kebijakan yang relevan di ClickUp Docs dan menjawab dengan ringkasan yang jelas dan ringkas tentang kebijakan tersebut, beserta detail pentingnya.
⚡️ Dampak Nyata: Berdasarkan diskusi dengan tim, mereka memperkirakan bahwa agen ini saja berhasil mengurangi pertanyaan internal yang berulang lebih dari setengahnya. Hal ini berarti lebih sedikit gangguan bagi manajer dan jauh lebih sedikit "pertanyaan singkat" yang mengganggu pekerjaan mendalam.
🔑 Jika Anda sudah memiliki wiki ClickUp atau pusat SOP, pola ini mudah untuk ditiru:
- Sentralisasikan kebijakan, panduan, dan informasi HR di ClickUp Docs
- Gunakan ClickUp Brain dan Super Agents untuk menampilkan informasi tersebut langsung di Chat
- Ajak tim Anda untuk "bertanya kepada agen terlebih dahulu" sebelum mengeskalasi ke orang lain.
Ini adalah contoh klasik penggunaan kecerdasan buatan kontekstual untuk membuat pengetahuan yang sudah ada menjadi benar-benar berguna.
📮 Wawasan ClickUp: Kami baru-baru ini menemukan bahwa sekitar 33% pekerja pengetahuan mengirim pesan kepada 1 hingga 3 orang setiap hari untuk mendapatkan konteks yang mereka butuhkan. Tapi bagaimana jika semua informasi tersebut sudah didokumentasikan dan mudah diakses? Dengan ClickUp Brain di sisi Anda, pergantian konteks menjadi hal yang masa lalu. Cukup ajukan pertanyaan langsung dari ruang kerja Anda, dan ClickUp Brain akan menampilkan informasi dari ruang kerja Anda dan/atau aplikasi pihak ketiga yang terhubung!
Agent 3: Mengubah pesan "situs tidak dapat diakses" menjadi tiket dukungan yang sebenarnya
Agen ketiga menghubungkan komunikasi dengan tindakan.
Sebelum kami melakukan perubahan, permintaan dukungan datang dari segala arah:
- Sebuah bug darurat akan muncul di saluran Slack
- Sebuah pesan WhatsApp akan dikirim ke orang yang salah
- Sebuah email akan diteruskan tiga kali sebelum sampai ke pemilik yang tepat.
Tidak mengherankan, sekitar satu dari sepuluh permintaan hilang dalam kekacauan.
Untuk mengatasi hal ini, saya membantu tim membuat Support Ticket Agent di dalam ClickUp Chat.
🔑 Begini cara kerjanya:
- Seorang anggota tim mengirim pesan ke ClickUp Chat, misalnya:“Situs web internal sedang down, apakah ada yang bisa memeriksanya?” dan melampirkan tangkapan layar.
- Agen AI "membaca" pesan seperti manusia, memahami bahwa pesan tersebut menggambarkan masalah—bukan hanya pertanyaan—dan secara otomatis membuat tiket dukungan di ClickUp.
- Agen menulis deskripsi yang jelas, menyertakan tautan kembali ke pesan obrolan asli, dan memposting pengakuan singkat di thread sehingga pelapor tahu bahwa hal tersebut telah dicatat.
Dari sudut pandang tim, mereka hanya menjelaskan masalah dalam obrolan. ClickUp AI melakukan pekerjaan berat dalam menerjemahkan pesan tersebut menjadi pekerjaan yang terstruktur.
⚡️ Dampak Nyata: Setelah menerapkan solusi ini, perusahaan berhasil mengurangi tingkat kegagalan dalam menangani permintaan dukungan dari sekitar satu dari sepuluh menjadi nol. Semua proses kini terpusat di tempat kerja—di dalam ClickUp.
Jika Anda sudah melacak bug atau permintaan di ClickUp Tasks, pola ini mengubah Chat menjadi pintu masuk utama untuk pekerjaan terstruktur daripada saluran komunikasi buntu lainnya.
Mengapa Pendekatan Ini Berhasil: Komunikasi Berada Tepat di Tempat Kerja Dilakukan
Keajaiban bukan hanya terletak pada AI—tetapi pada pemilihan ClickUp sebagai satu-satunya platform untuk both pekerjaan dan komunikasi.
Dengan memindahkan percakapan ke ClickUp Chat dan mengaktifkannya dengan agen, kami membantu tim ini:
- Hapus notifikasi Slack yang meminta dokumen
- Hentikan obrolan WhatsApp larut malam tentang masalah mendesak
- Ganti pembaruan harian yang tersebar dengan satu thread obrolan yang dapat dicari.
- Catat setiap permintaan dukungan sebagai tugas nyata
Seiring waktu, saya mulai menggunakan motto sederhana untuk menggambarkan apa yang kami bangun:
Ketika komunikasi berada di tempat kerja berlangsung, tim bergerak lebih cepat tanpa perlu berusaha.
Ketika komunikasi berada di tempat kerja berlangsung, tim bergerak lebih cepat tanpa perlu berusaha.
Inilah tepatnya jenis transformasi yang saya sukai untuk diimplementasikan ketika tim memperlakukan ClickUp bukan sebagai "aplikasi lain", tetapi sebagai pusat komando terpadu untuk pekerjaan mereka. Fitur seperti ClickUp Chat, Docs, dan agen berbasis AI menghubungkan komunikasi internal secara langsung dengan tugas, otomatisasi, dan pelaporan.
Jika Anda penasaran bagaimana tim lain menggunakan ClickUp AI dan agen untuk mengatasi Work Sprawl, jelajahi cerita seperti bagaimana konvergensi AI mengatasi Work Sprawl atau bagaimana pemimpin mendekati manajemen perubahan AI dengan ClickUp.
Ucapkan Selamat Tinggal pada Kelebihan Komunikasi: Coba Ini di Ruang Kerja Anda Sendiri
Pelajaran terbesar saya? Anda tidak memerlukan lebih banyak alat untuk mengatasi celah komunikasi. Yang Anda butuhkan hanyalah tempat yang lebih baik untuk mengelolanya.
Dengan pola yang digunakan dalam implementasi ini, Anda dapat memulai dari skala kecil dan memperluasnya:
- Mulailah dengan satu ritual penyelarasan di ClickUp Chat Buat saluran standup harian atau saluran operasional Tambahkan agen AI sederhana yang memposting pengingat harian dan merangkum tanggapan
- Buat saluran standup harian atau saluran operasional.
- Tambahkan agen AI sederhana yang memposting pengingat harian dan merangkum balasan.
- Ubah dokumen existing Anda menjadi mesin jawaban internal Sentralisasikan SOP, kebijakan, dan panduan di ClickUp Docs Hubungkan agen yang menarik jawaban ke Chat daripada memaksa orang untuk mencari secara manual
- Sentralisasikan SOP, kebijakan, dan panduan dalam ClickUp Docs
- Hubungkan agen yang menarik jawaban ke Chat daripada memaksa orang untuk mencari secara manual.
- Rutekan masalah langsung ke tugas ClickUp dari Chat Tentukan jenis pesan mana yang harus menjadi tiket (bug, insiden, permintaan mendesak) Biarkan agen AI membuat tugas, melampirkan konteks, dan mengonfirmasi penerimaan secara otomatis
- Tentukan jenis pesan mana yang harus diubah menjadi tiket (bug, insiden, permintaan mendesak)
- Biarkan agen AI membuat tugas, melampirkan konteks, dan mengonfirmasi penerimaan secara otomatis.
- Buat saluran standup harian atau saluran operasional.
- Tambahkan agen AI sederhana yang memposting pengingat harian dan merangkum balasan.
- Sentralisasikan SOP, kebijakan, dan panduan dalam ClickUp Docs
- Hubungkan agen yang menarik jawaban ke Chat daripada memaksa orang untuk mencari secara manual.
- Tentukan jenis pesan mana yang harus diubah menjadi tiket (bug, insiden, permintaan mendesak)
- Biarkan agen AI membuat tugas, melampirkan konteks, dan mengonfirmasi penerimaan secara otomatis.
Seiring Anda menyempurnakan alur kerja ini, Anda akan mulai melihat pergeseran yang sama seperti yang dialami klien kami: lebih sedikit alat, lebih sedikit kekacauan, dan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan.
Apa yang Anda butuhkan untuk memulai? Daftar untuk akun ClickUp gratis! ✨
Uriel Asamoa adalah Manajer Proyek di IPM Software, mitra implementasi ClickUp yang membantu tim mencapai kejelasan, keselarasan, dan otomatisasi. Ia spesialis dalam membangun solusi ClickUp yang menghilangkan kekacauan komunikasi, memperlancar operasional harian, dan meningkatkan produktivitas—tanpa menambah alat baru.