Anda masuk ke rapat perencanaan sprint. Sebuah keputusan yang diambil tiga rilis lalu disebutkan—dan semua orang mengangguk. Tapi Anda memeriksa backlog. Tidak ada apa-apa. Informasi tersebut tidak hilang—hanya saja tidak disimpan di tempat yang seharusnya. Saatnya untuk sistem yang lebih baik.
Bukan berarti informasi tersebut tidak ada; hanya saja tidak ditulis di tempat yang seharusnya. Banyak tim mengandalkan kumpulan folder, alat, dan pengetahuan informal yang hanya berfungsi secara terbatas.
Sekarang, saatnya untuk sistem yang lebih baik.
Dalam posting blog ini, kita akan membahas cara membangun dokumentasi internal yang membantu Anda bergerak lebih cepat dan menghindari kebingungan, serta bagaimana ClickUp membuat semuanya menjadi lebih mudah. 🎯
Apa itu Dokumen Internal?
Dokumentasi internal adalah kumpulan terstruktur dari pengetahuan internal perusahaan Anda, termasuk kebijakan, prosedur, proses, pedoman, praktik terbaik, materi pelatihan, dan keahlian yang telah terakumulasi.
Berbeda dengan dokumentasi eksternal—yang ditujukan untuk pelanggan atau pengguna di luar perusahaan—dokumentasi internal dirancang khusus untuk tim Anda. Dokumentasi ini mengonsolidasikan pengetahuan, meningkatkan produktivitas, dan melindungi pengetahuan yang dimiliki organisasi Anda. Dokumentasi ini berfungsi sebagai sumber daya terpusat dan mudah diakses yang menstandarkan kinerja, meningkatkan produktivitas, dan melindungi pengetahuan organisasi.
Dengan ClickUp, Anda dapat mengintegrasikan semua ini dalam satu platform. Docs Hub berfungsi sebagai sumber informasi utama Anda, mengorganisir pengetahuan perusahaan, wiki, dan catatan rapat. Pencarian bertenaga AI memungkinkan Anda menemukan jawaban dengan cepat di seluruh Docs, wiki, tugas, dan komentar—sehingga tidak ada yang terlewat dan semua orang tetap berada di halaman yang sama. Anda bahkan dapat mengubah Docs menjadi wiki, memudahkan Anda untuk menjaga informasi terpenting tetap terbaru dan mudah diakses.
Jika Anda beralih dari alat lain, mengimpor dokumen yang sudah ada dari Google Docs, Notion, dan Confluence sangat mudah, sehingga Anda dapat mengonsolidasikan basis pengetahuan Anda dan memudahkan proses onboarding bagi anggota tim baru.
🧠 Fakta Menarik: Pada Abad Pertengahan, biara-biara menyimpan catatan yang sangat rinci tentang praktik pertanian, obat-obatan, bahkan cara membuat bir. Manual internal ini membantu melestarikan pengetahuan selama wabah, perang, dan keruntuhan kerajaan.
Mengapa Dokumen Internal Penting?
Bayangkan dokumentasi teknis internal sebagai memori kolektif tim Anda. Tanpa itu, pengetahuan terjebak di DM, tersembunyi di kotak masuk seseorang, atau bahkan hilang saat seorang anggota tim keluar.
Inilah mengapa dokumentasi internal yang baik sangat penting. 👇
- Menyimpan pengetahuan di satu tempat: Mengumpulkan informasi penting yang tersebar sehingga semua orang tahu di mana menemukan apa yang mereka butuhkan.
- Mempercepat proses onboarding: Membantu karyawan baru segera beradaptasi, memahami cara kerja, dan merasa lebih percaya diri dengan lebih cepat.
- Meningkatkan produktivitas: Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari jawaban atau mengulang pertanyaan, sehingga tim dapat fokus pada pekerjaan yang penting.
- Menjamin konsistensi: Membantu semua orang mengikuti proses yang sama, mengurangi kesalahan, dan menjaga kualitas di seluruh tim dan proyek.
- Mengurangi pekerjaan berulang: Mencegah orang menyelesaikan masalah yang sama berulang kali dengan mendokumentasikan solusi secara jelas.
- Mendorong perbaikan berkelanjutan: Mencatat pelajaran yang dipetik dan praktik terbaik sehingga tim dapat belajar dari masa lalu dan terus meningkatkan kinerja seiring waktu.
Dengan manajemen pengetahuan berbasis AI ClickUp, mencari jawaban menjadi mudah. Baik Anda mencari dokumen proses, ringkasan proyek, atau komentar dari kuartal lalu, AI akan menyajikan informasi yang tepat di ujung jari Anda—tidak perlu lagi menggali melalui folder atau obrolan yang tak berujung.
Jenis-jenis Proyek Dokumen Internal
Mulai dari panduan onboarding dan dokumen proses hingga spesifikasi teknis dan catatan rapat, proyek dokumentasi Anda memiliki berbagai tujuan.
Mari kita lihat jenis-jenis dokumentasi internal yang penting. 💁
Dokumentasi kebijakan, prosedur, dan proses:
- Buku panduan karyawan
- Dokumentasi proses, seperti prosedur onboarding dan offboarding
- Kebijakan karyawan (misalnya, keamanan, kepatuhan, pengujian QA)
- Prosedur Operasional Standar (SOP), daftar periksa, dan panduan langkah demi langkah.
Dokumentasi pelatihan dan pengembangan karyawan:
- Bahan pelatihan dan daftar periksa
- Rencana pengembangan karyawan
- Penilaian kinerja
Dokumentasi proyek:
- Kasus bisnis atau ide proyek
- Dokumentasi proyek, seperti tujuan proyek, rencana, analisis risiko, dan jadwal/waktu
- Catatan rapat proyek, laporan status, dokumen penutupan proyek, dan pelajaran yang dipetik
Dokumentasi kolaborasi operasional dan tim:
- Rencana operasional
- Jadwal tim, laporan status
- Catatan rapat tim dan departemen
Dokumentasi teknis:
- Kode sumber, manual, dokumentasi pengguna/administrator
- Panduan kode dan gaya, dokumen persyaratan produk (PRD), dan diagram arsitektur
- Catatan rilis (dokumen yang ditujukan untuk pengguna)
- FAQ, dokumentasi pemeliharaan, lembar data produk
Dokumentasi penjualan:
- Proposal, studi kelayakan bisnis
- Dokumentasi produk
- Catatan rapat penjualan, catatan aktivitas penjualan
HR dokumentasi:
- Bahan onboarding, kebijakan perusahaan, bahan pelatihan, dan buku panduan karyawan
🔍 Tahukah Anda? Pada tahun 1999, Mars Climate Orbiter milik NASA hancur karena satu tim menggunakan satuan metrik, sementara tim lain menggunakan satuan imperial. Masalahnya? Tidak ada dokumentasi terpadu untuk standar pengukuran. Secara harfiah, kesalahan ketik senilai $125 juta.
Cara Membuat Dokumen Internal yang Efektif
Menulis sesuatu adalah satu hal. Membuatnya jelas, mudah diakses, dan berguna adalah hal lain. Dokumentasi internal yang efektif memerlukan struktur, konsistensi, dan sedikit empati terhadap orang yang akan membacanya selanjutnya.
Begini cara membuat dokumentasi internal yang sesuai dengan kebutuhan Anda menggunakan perangkat lunak dokumentasi teknis seperti ClickUp. ⚒️
Sebelum kita mulai, simak apa yang dikatakan oleh pengguna ClickUp yang sebenarnya:
ClickUp sangat berguna untuk detail yang sangat rinci saat diperlukan, sekaligus mampu menampilkan hal-hal dengan sangat sederhana. Ini menjadi game-changer bagi agensi kami untuk meningkatkan dokumentasi proses dan produktivitas kami.
ClickUp sangat berguna untuk detail yang sangat rinci saat diperlukan, sekaligus mampu menampilkan informasi dengan sangat sederhana. Ini menjadi game-changer bagi agensi kami untuk meningkatkan dokumentasi proses dan produktivitas kami.
📮ClickUp Insight: 70% manajer menggunakan ringkasan proyek terperinci untuk menetapkan ekspektasi, 11% mengandalkan pertemuan awal tim, dan 6% menyesuaikan pertemuan awal proyek berdasarkan tugas dan kompleksitas. Artinya, sebagian besar pertemuan awal bersifat dokumentasi-berat, bukan berbasis konteks. Rencana mungkin jelas, tetapi apakah jelas bagi semua orang, sesuai dengan cara mereka membutuhkannya?
Fitur AI ClickUp Brain membantu Anda menyesuaikan komunikasi sejak awal. Gunakan fitur ini untuk merangkum dokumen kickoff menjadi ringkasan tugas yang disesuaikan dengan peran, menghasilkan rencana aksi berdasarkan fungsi, dan mengidentifikasi siapa yang membutuhkan detail lebih banyak versus siapa yang membutuhkan detail lebih sedikit.
💫 Hasil Nyata: Hawke Media berhasil mengurangi keterlambatan proyek sebesar 70% dengan fitur pelacakan proyek canggih dan otomatisasi ClickUp.
Langkah #1: Mulailah dengan tujuan yang jelas
Sebelum membuka dokumen kosong, tentukan tujuan dengan jelas. Apakah Anda ingin mempermudah proses onboarding untuk anggota tim baru? Membuat proses perusahaan dapat diulang? Mengurangi pertanyaan yang berulang? Tuliskan 2-3 hasil spesifik yang ingin Anda capai melalui dokumentasi internal Anda.
ClickUp Docs adalah titik awal yang kuat untuk penulisan dan berbagi pengetahuan yang berorientasi pada tujuan.
Dokumen terintegrasi secara mendalam dengan alur kerja Anda, dibangun langsung di platform yang sama tempat ClickUp Tasks, roadmaps, dan timelines sudah ada.
Misalkan Anda adalah manajer proyek yang sedang meluncurkan proses QA baru. Tujuan Anda adalah mengurangi pertanyaan berulang dan ketidakkonsistenan dalam cara QA dilakukan di berbagai tim. Alih-alih memulai dari nol di alat dokumentasi yang terpisah, Anda membuka ClickUp Docs dan membuat panduan proses QA yang dibagikan
Anda merinci tujuan dokumen menggunakan daftar periksa (‘Mengurangi penundaan QA,’ ‘Mendokumentasikan harapan kasus uji,’ ‘Menghubungkan ke skrip otomatisasi’). Anda menyematkan papan tugas QA langsung di dalam dokumen untuk visibilitas real-time.
💡 Tips Pro: Atur Tugas Berulang di ClickUp untuk tinjauan rutin dan terapkan model Start/Stop/Continue. Apa yang harus kita mulai lakukan dalam dokumen kita? Apa yang harus kita hentikan? Apa yang harus kita lanjutkan? Anda dapat melakukan audit dan menandai hal-hal yang sudah usang, tidak digunakan, atau tidak perlu.
🔍 Tahukah Anda? Di Google, setiap proyek teknik besar dimulai dengan dokumen desain. Dokumen-dokumen ini direview, dikomentari, direvisi, dan diarsipkan. Hal ini membuat organisasi teknik Google menjadi skalabel dan menginspirasi industri untuk memprioritaskan dokumentasi.
Langkah #2: Libatkan pemangku kepentingan utama proyek dalam proses dokumentasi
Jangan mencoba mendokumentasikan semuanya sendirian. Libatkan orang-orang yang benar-benar memahami proses yang Anda dokumentasikan: pengembang, pemimpin tim, dan manajer operasional. Para ahli materi ini akan mengisi celah-celah nyata yang mungkin terlewatkan.
Anda dapat menunjuk pemilik konten untuk setiap dokumen; seseorang yang akan memastikan dokumen tetap diperbarui dan akurat seiring waktu.
Di Docs, kolaborasi berarti mengubah umpan balik menjadi langkah-langkah konkret yang dapat ditindaklanjuti. Dengan ClickUp Assigned Comments, Anda dapat menandai anggota tim secara langsung pada baris teks, meminta klarifikasi, atau meminta mereka untuk meninjau bagian tertentu. Komentar tersebut menjadi tugas yang dapat dilacak, memastikan tidak hilang di tengah tumpukan balasan bolak-balik.
Misalkan Anda adalah manajer produk yang mendokumentasikan proses serah terima antara tim desain dan teknik. Anda ragu tentang satu langkah, jadi Anda menyoroti bagian tersebut dan menambahkan komentar kepada pemimpin tim teknik: ‘Bisakah Anda konfirmasi apakah kita masih menggunakan plugin Figma Dev di sini?’
Sekarang ini adalah tugas, bukan sekadar pertanyaan yang mengambang.
Selain itu, Anda dapat membuat dokumen menjadi publik atau pribadi, serta menyesuaikan izin untuk melihat, berkomentar, atau mengedit—sehingga Anda dapat melibatkan orang yang tepat sambil menjaga informasi sensitif tetap aman.
💡 Tips Pro: Tambahkan persona ke dalam dokumentasi dengan mendeskripsikan pengguna atau pemangku kepentingan tipikal untuk proses tertentu. Hal ini membantu tim untuk berempati dan menyesuaikan pendekatan mereka.
Langkah #3: Rancang struktur Anda
Bayangkan dokumentasi Anda seperti sebuah situs web; ia membutuhkan bagian-bagian yang jelas dan alur yang logis. Baik itu dokumentasi onboarding, panduan langkah demi langkah, atau dokumentasi proses, tentukan struktur yang mencerminkan cara tim Anda bekerja.
Format teks kaya di ClickUp Docs sangat berguna di sini. Anda tidak terbatas pada teks biasa—Anda dapat menggunakan header, bagian yang dapat dilipat, daftar periksa, kotak teks, tabel, blok kode, dan bahkan tampilan tertanam seperti papan Kanban atau kalender.
Misalnya, jika Anda mendokumentasikan proses QA, Anda dapat menambahkan:
- Halaman bersarang untuk konten yang lebih mendalam yang tidak semua orang perlu lihat secara sekilas
- Daftar periksa dengan tenggat waktu untuk pengujian regresi
- Pandang papan terintegrasi menampilkan bug yang terbuka
- Penanda untuk area berisiko tinggi atau langkah-langkah yang memerlukan perhatian ekstra
🧠 Fakta Menarik: Bajak laut pada abad ke-18 menggunakan 'The Articles' untuk mendokumentasikan aturan tentang jarahan, perilaku, dan bahkan ganti rugi cedera. Setiap anggota kru harus setuju sebelum berlayar, menjadikannya versi awal dari buku panduan tim.
Langkah #4: Gunakan templat untuk konsistensi
Template menghemat waktu dan membuat dokumen Anda terlihat konsisten. Buat format standar untuk SOP, panduan onboarding, catatan rapat, dan segala hal yang sering diulang.
Anda dapat memiliki panduan gaya mini yang mencakup nada, istilah, format, dan frasa umum. Hal ini sangat berguna untuk tim yang tersebar.
Berikut ini adalah template ClickUp yang bagus untuk dicoba:
Template Basis Pengetahuan ClickUp membantu Anda mengorganisir, berbagi, dan mengakses dokumentasi internal tanpa kerumitan yang biasa.
Dokumentasi ini mengelompokkan konten ke dalam bagian-bagian seperti Onboarding, Panduan Praktis, Kasus Penggunaan, Template, Tutorial Video, dan Sumber Daya Komunitas. Pengelompokan ini menghilangkan kebingungan dan memudahkan Anda mengakses sumber daya yang relevan dengan mudah.
⚙️ Bonus: Anda juga dapat mencoba templat manajemen produk dan teknik kami untuk mengorganisir ide fitur, detail teknis, dan rencana proyek.
Langkah #5: Tulis konten yang jelas
Hindari hal-hal yang tidak perlu dan fokus pada inti masalah. Lebih banyak tidak selalu lebih baik.
Prioritaskan dokumentasi yang mendukung alur kerja kritis, pertanyaan umum, atau keselarasan lintas fungsi. Jika sesuatu jarang ditanyakan atau sering berubah, mungkin tidak perlu dokumen khusus.
Untuk mempercepat proses penulisan dan mengurangi tebak-tebakan, gunakan ClickUp Brain. Fitur AI Writer-nya membantu Anda menghasilkan, mengedit, atau merangkum dokumentasi langsung di dalam dokumen.
Perlu menerjemahkan proses yang rumit menjadi panduan yang ramah pengguna? Minta AI untuk menyederhanakannya menggunakan bahasa yang mudah dipahami atau menerapkan nada tertentu. Mencoba merangkum dokumen teknis yang padat untuk pemangku kepentingan non-teknis? Buat ringkasan TL;DR secara instan.
ClickUp Brain adalah asisten harian yang memahami lingkungan kerja Anda — ia membaca Tugas, Dokumen, dan data proyek sehingga tanggapan yang Anda terima relevan dan dapat ditindaklanjuti. Dan saat Anda membutuhkan keseimbangan yang berbeda antara kecepatan atau kedalaman, Brain memungkinkan Anda memilih model AI yang sesuai dengan tugas: pilih model cepat untuk catatan rapat singkat, atau model dengan pemikiran yang lebih mendalam untuk PRD yang kompleks atau tulisan teknis. Dengan begitu, Anda mendapatkan keseimbangan yang tepat antara kecepatan, kreativitas, dan akurasi tanpa perlu meninggalkan ClickUp.
Kapan harus beralih model
- Pembaruan cepat / ringkasan singkat → pilih model yang dioptimalkan untuk kecepatan
- Istilah strategi, hukum, atau teknis yang kompleks → pilih model kedalaman/nuansa
- Brainstorming kreatif atau penggantian frasa → pilih model yang berfokus pada kreativitas/tone
ClickUp Brain MAX — kekuatan desktop untuk mengelola dokumen internal secara efisien
Ketika dokumen Anda bukan hanya halaman referensi tetapi sistem yang dinamis (SOP, latar belakang keputusan, panduan onboarding), Anda membutuhkan pengalaman desktop yang dirancang untuk pekerjaan berformat panjang: itulah Brain MAX. Ini adalah versi desktop-optimized dari ClickUp Brain yang dirancang untuk menangani tugas dokumentasi multi-dokumen dan multi-jam sehingga pengetahuan perusahaan Anda menjadi dapat digunakan — bukan hanya disimpan.
Mengapa Brain MAX membantu dokumentasi Anda benar-benar berfungsi
- Konsolidasikan konteks yang tersebar dengan cepat: Berikan Brain MAX catatan rapat, PRD, dan thread tiket, lalu minta untuk menghasilkan satu dokumen internal yang rapi (misalnya, “Buat Panduan Proses QA dari tiga catatan sprint ini dan PRD”).
- Auto-extract decisions & backstory: Ubah percakapan informal atau potongan rapat menjadi bagian Decision Backstory yang jelas, yang menjelaskan mengapa suatu keputusan diambil dan siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut — sempurna untuk mencegah pertanyaan "mengapa kita melakukan ini?" yang muncul kembali di sprint mendatang.
- Buat tugas tinjauan dan pemeliharaan secara massal: Minta Brain MAX untuk memindai dokumen dan menghasilkan tugas tinjauan berulang, menugaskan pemilik, serta menetapkan bidang "tinjauan terakhir / tinjauan berikutnya" agar dokumen tidak menjadi usang.
- Talk-to-Text untuk pencatatan cepat: Gunakan Talk-to-Text untuk mendiktekan post-mortem, serah terima, atau sesi pengetahuan internal; Brain MAX akan mengorganisir masukan menjadi judul, ringkasan, dan tindakan yang dapat Anda publikasikan secara instan.
- Sesuaikan nada dan gaya untuk audiens: Ganti gaya respons (ringkasan poin-poin singkat untuk eksekutif vs. langkah demi langkah terperinci untuk insinyur) sehingga satu sumber kebenaran dapat melayani berbagai audiens tanpa perlu menulis ulang.
Panduan praktis untuk alur kerja dokumentasi
- “Gabungkan ketiga catatan retro ini dan papan tugas ‘Release 4.2’ menjadi satu dokumen ‘Release Retrospective’ dengan poin-poin utama dan tindak lanjut yang telah ditugaskan.”
- “Pindai dokumen onboarding 20 halaman ini dan tambahkan bagian ‘Quick Start’ dengan 5 tugas wajib untuk karyawan baru, serta tugas tinjauan berkala untuk pemilik dokumen.”
- “Rekam 8 menit sesi transfer pengetahuan kami dan ubah menjadi SOP Pemecahan Masalah dengan langkah-langkah daftar periksa terintegrasi dan kasus uji.”
Siapa yang paling diuntungkan?
- Tim Operasional dan Teknik mengubah pengetahuan informal menjadi panduan operasional yang dapat diulang
- Manajer produk yang membangun catatan keputusan yang dapat dicari yang terhubung dengan pekerjaan fitur
- HR dan People Ops membuat panduan onboarding yang terus diperbarui dan tetap relevan
Coba di dokumen Anda: Brain MAX membuat pengeditan panjang, sintesis multi-dokumen, dan alur kerja pemeliharaan terasa lebih seperti kemajuan daripada tugas administratif. Pelajari lebih lanjut tentang Brain MAX dan cara menggunakan Talk-to-Text di sini: ClickUp Brain MAX dan Talk to Text.
Ingin sesuatu yang lebih? Coba Clips!
Dan ketika diperlukan, ClickUp memungkinkan Anda melampaui teks. Tambahkan visual, tangkapan layar, diagram, atau bahkan video singkat. Anda dapat merekam layar langsung dengan ClickUp Clips untuk menunjukkan tepatnya bagaimana sesuatu bekerja, seperti alur kerja pengembangan multi-langkah, cara mengatur papan sprint, atau tempat untuk mencatat permintaan fitur.
Ini adalah cara yang lebih cepat dan intuitif untuk menangkap nuansa yang mungkin terlewatkan oleh teks, terutama untuk tim lintas fungsi atau tim asinkron.
Pelajari lebih lanjut tentang ClickUp Clips:
📮 ClickUp Insight: Data survei efektivitas rapat ClickUp menunjukkan bahwa hampir setengah dari semua rapat (46%) melibatkan hanya 1-3 peserta. Meskipun rapat-rapat kecil ini mungkin lebih terfokus, mereka dapat digantikan oleh metode komunikasi yang lebih efisien, seperti dokumentasi yang lebih baik, pembaruan asinkron yang direkam, atau solusi manajemen pengetahuan perusahaan.
Komentar yang Ditetapkan dalam Tugas ClickUp memungkinkan Anda menambahkan konteks langsung dalam tugas, berbagi pesan audio singkat, atau merekam pembaruan video dengan ClickUp Clips —membantu tim menghemat waktu berharga sambil memastikan diskusi penting tetap berlangsung—tanpa membuang waktu!
💫 Hasil Nyata: Tim seperti Trinetrix mengalami pengurangan 50% dalam percakapan dan pertemuan yang tidak perlu dengan ClickUp.
Langkah #6: Buat dokumentasi mudah diakses dan perbarui secara berkala
Dokumentasi tim internal hanya berguna jika dapat dengan mudah ditemukan. Simpanlah di satu sumber kebenaran seperti ClickUp Docs Hub, di mana tim Anda dapat menjelajahi, mencari, dan mengakses informasi yang relevan tanpa harus menggali melalui folder atau obrolan yang tak berujung.
Anda dapat menandai konten, mengkategorikannya berdasarkan fungsi (misalnya, onboarding, alur kerja pengembangan, spesifikasi produk), dan menghubungkan sumber daya terkait untuk menjaga basis pengetahuan internal Anda tetap terhubung dan intuitif.
Untuk mengujinya, mintalah seorang anggota tim untuk mencari dokumen menggunakan fitur pencarian saja. Jika mereka kesulitan, struktur Anda perlu diperbaiki.
ClickUp memungkinkan Anda menyesuaikan izin untuk mengontrol siapa yang dapat melihat, berkomentar, atau mengedit setiap dokumen. Hal ini memastikan informasi sensitif tetap aman sambil tetap memberikan akses kepada orang yang tepat untuk berkontribusi atau mengakses pengetahuan.
Selain itu, jangan lupa, dokumentasi yang usang lebih buruk daripada tidak ada dokumentasi sama sekali. Tetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap dokumen dan atur jadwal tinjauan rutin—bulanan atau triwulanan adalah titik awal yang baik. Anda dapat menambahkan tanggal "Terakhir ditinjau pada" dan "Tinjauan berikutnya oleh" di bagian atas untuk pengelolaan dokumen yang lebih baik.
Dengarkan langsung dari Mitch Stephens, PMP:
Sejak menggunakan ClickUp, tim kami secara bertahap beralih dari Google Docs untuk dokumentasi, dan faktanya, kualitas dokumentasi telah meningkat secara signifikan.
Sejak menggunakan ClickUp, tim kami secara bertahap beralih dari Google Docs untuk dokumentasi, dan sebenarnya dokumentasi telah meningkat secara signifikan.
Ada banyak alternatif Google Docs yang cocok untuk dokumentasi internal—mulai dari editor sederhana hingga platform basis pengetahuan lengkap. Video ini meninjau 11 opsi dan membandingkan fitur kolaborasi, kontrol versi, templat, kontrol akses, integrasi, dan harga untuk membantu Anda memilih alat yang paling sesuai dengan kebutuhan dokumentasi tim Anda.
💡 ClickUp AI Notetaker: Dokumentasikan rapat secara otomatis
ClickUp AI Notetaker secara otomatis mencatat catatan rapat dan menyimpannya di Docs Hub dalam bagian khusus “Catatan Rapat”. Baik Anda mengadakan rapat 1:1, rapat tim, atau perencanaan sprint, Anda akan memiliki catatan yang konsisten dan terpusat tanpa perlu mencatat secara manual. Ini adalah cara yang powerful untuk mengubah percakapan menjadi dokumentasi yang mudah diakses, direview, dan dibagikan.
Praktik Terbaik dalam Membuat Dokumen Internal
Berikut adalah beberapa tips dan trik terbaik untuk membuat dokumentasi teknis:
- Tunjuk ahli pengetahuan: Identifikasi ahli materi pelajaran dan tunjuk mereka sebagai pemilik atau peninjau untuk area dokumentasi tertentu
- Gunakan matriks RACI: Tambahkan label ‘Bertanggung Jawab, Bertanggung Jawab Penuh, Dilibatkan, Diberitahu’ untuk memperjelas peran dalam pembuatan dan tinjauan dokumentasi
- Standarkan bagian: Izinkan bagian umum dalam setiap dokumen, seperti pengantar, ringkasan, petunjuk langkah demi langkah, pemecahan masalah, dan referensi
- Buat daftar periksa dokumentasi: Tambahkan daftar periksa untuk setiap templat untuk memastikan semua elemen yang diperlukan termasuk di dalamnya
- Gunakan matriks MECE: Klasifikasikan informasi ke dalam kerangka kerja ‘Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive’ untuk mengelompokkan informasi sehingga tidak ada yang tumpang tindih
💡 Tips Pro: Tambahkan bagian 'Latar Belakang Keputusan' di mana Anda menjelaskan mengapa proses atau kebijakan tertentu dibuat. Hal ini membantu pengguna memahami alasannya daripada hanya mengikuti aturan secara buta.
Buat Dokumen Internal yang Dinamis dengan ClickUp
Membuat dokumentasi internal berkualitas tinggi seharusnya bukan proyek sampingan yang Anda benci untuk diperbarui. Jika dilakukan dengan benar, dokumen Anda akan menjadi sistem pendukung bagi tim Anda: proses onboarding menjadi lebih cepat, pertanyaan berkurang, dan proses diikuti sesuai dengan yang seharusnya.
ClickUp, aplikasi serba guna untuk pekerjaan, membuat hal ini semakin mudah. Dengan fitur seperti dokumen bertingkat, izin berbagi yang mudah, kolaborasi real-time, dan pencarian yang powerful, Anda dapat mengintegrasikan dokumentasi ke dalam alur kerja Anda. Selain itu, ClickUp Brain mengotomatiskan penulisan panduan panjang sementara Clips membantu Anda merekam panduan langkah demi langkah dalam bentuk audio/visual.
Jadi, mengapa menunda? Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! ✅