Anda bekerja di bidang pengadaan. Jadi, mengapa Anda masih mengejar persetujuan, memperbarui spreadsheet, dan mencari informasi supplier di berbagai kotak masuk?
Sementara Anda terjebak dalam detail teknis, pesaing Anda membuat keputusan pengadaan lebih cepat dengan data yang lebih akurat dan wawasan yang lebih tajam.
Hampir seperempat pemimpin bisnis telah mengalokasikan 40% atau lebih dari anggaran AI mereka untuk kecerdasan buatan generatif.
Setiap jam yang terbuang untuk pekerjaan manual yang membosankan adalah waktu yang bisa Anda gunakan untuk penghematan strategis dan inovasi pemasok.
AI generatif dalam pengadaan mengubah permainan. Ia mengintegrasikan data yang terpisah, mengidentifikasi risiko dan peluang, serta menyarankan langkah selanjutnya dalam hitungan detik.
Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan bagaimana AI dapat diintegrasikan ke dalam proses pengadaan Anda. Mulai dari penemuan pemasok dan tinjauan kontrak hingga analisis pengeluaran dan pengadaan strategis, kami akan membahas kasus penggunaan nyata, alat-alat, dan tantangan utama yang perlu diperhatikan.
⭐️ Template Terpilih
Template Pengadaan ClickUp membantu Anda melacak dan mengelola proses rantai pasokan secara end-to-end. Dengan alat manajemen tugas seperti penandaan, subtugas bertingkat, status kustom, dan label prioritas, template ini ideal untuk tim yang ingin memperbaiki dan memperluas operasi pengadaan mereka secara efektif.
Apa Itu Generative AI dalam Pengadaan?
AI generatif dalam pengadaan merujuk pada penggunaan model kecerdasan buatan canggih seperti model bahasa besar (LLMs) untuk mengotomatisasi, mempercepat, dan meningkatkan proses pengadaan yang kompleks. Berbeda dengan sistem berbasis aturan tradisional, AI generatif dalam pengadaan dapat memahami konteks, menghasilkan konten, dan mensintesis data lintas sistem, memungkinkan Anda beroperasi lebih cepat.
Dalam organisasi pengadaan, AI generatif menghilangkan waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas-tugas berulang dalam manajemen rantai pasok. Misalnya, menyusun RFP (permintaan proposal), merevisi klausul kontrak, atau menulis email kepada pemasok dapat diotomatisasi.
Selain itu, mengintegrasikan AI generatif ke dalam alur kerja pengadaan dan sistem rantai pasok Anda berarti:
- Mengidentifikasi risiko pemasok sebelum berkembang menjadi masalah serius
- Meningkatkan kualitas data di berbagai platform
- Mengungkap penghematan biaya yang signifikan dengan mengurangi jam kerja yang dihabiskan untuk dokumentasi berulang dan memperpendek siklus pengadaan
- Memanfaatkan analitik canggih untuk menganalisis kinerja pemasok, merangkum data besar, dan mengidentifikasi penyimpangan dari tolok ukur sebelumnya
📮 ClickUp Insight: 21% responden ingin memanfaatkan AI untuk meningkatkan kinerja profesional dengan mengaplikasikannya pada rapat, email, dan proyek.
Meskipun sebagian besar aplikasi email dan platform manajemen proyek telah mengintegrasikan AI sebagai fitur, integrasinya mungkin belum cukup mulus untuk menyatukan alur kerja di berbagai alat.
Tapi kami telah menemukan solusinya di ClickUp! Dengan fitur manajemen rapat berbasis AI ClickUp, Anda dapat dengan mudah membuat poin agenda, mencatat catatan rapat, membuat dan menugaskan tugas dari catatan rapat, menerjemahkan rekaman, dan banyak lagi—dengan AI Notetaker dan ClickUp Brain. Hemat hingga 8 jam rapat per minggu, seperti klien kami di Stanley Security!
Aplikasi Utama Generative AI dalam Pengadaan
AI generatif mengubah cara tim pengadaan bekerja. Berikut adalah area utama di mana dampaknya paling terlihat.
Pembuatan dokumen otomatis
Pembuatan dokumen pengadaan adalah pekerjaan yang repetitif. Setiap dokumen, baik itu RFP (permintaan proposal), RFQ (permintaan penawaran), atau formulir pendaftaran supplier, harus akurat, sesuai kebijakan, dan disesuaikan dengan konteks.
Anda akan menghabiskan berjam-jam menyalin templat lama, mencari klausul, dan memeriksa kepatuhan secara berulang.
🎯 Nilai AI generatif: Ia menggunakan model bahasa untuk mengenali pola dalam konten yang sudah ada, seperti struktur, nada, bahasa kepatuhan, dan menerapkan hal tersebut pada dokumen baru. Ia memahami jenis dokumen yang sedang Anda buat dan menyesuaikan diri secara otomatis.
ClickUp Brain sangat cocok untuk tugas-tugas semacam ini:
Berikut adalah tiga jenis kontrak pengadaan yang perlu Anda ketahui:
- Kontrak harga tetap: Untuk ruang lingkup proyek yang jelas dan terdefinisi dengan baik
- Kontrak penggantian biaya: Untuk proyek dengan ruang lingkup yang tidak pasti, di mana pembeli mengganti biaya yang diizinkan kepada penjual ditambah biaya tambahan
- Kontrak waktu dan bahan: Untuk proyek di mana ruang lingkup tidak jelas, menggabungkan kontrak harga tetap dan kontrak penggantian biaya
Pengelolaan risiko pemasok yang cerdas
Melacak risiko pemasok secara manual lambat dan reaktif. Anda bergantung pada laporan yang sudah usang, spreadsheet yang tersebar, atau umpan balik yang terfragmentasi dari berbagai pemangku kepentingan internal. Saat manajer pengadaan menyadari adanya masalah, dampaknya sudah memengaruhi jadwal, kualitas, atau biaya.
🎯 Nilai AI generatif: Ia menganalisis data dari berbagai sistem—kartu skor pemasok, riwayat kontrak, jadwal pengiriman, dan tiket dukungan. Ia mengidentifikasi tanda-tanda awal risiko pemasok, seperti pengiriman terlambat, fluktuasi harga, atau penurunan kualitas, dan secara proaktif menyarankan langkah selanjutnya.
⚡ Arsip Template: Template RFQ untuk Pengadaan yang Efektif
Analisis dan optimasi pengeluaran
Tim pengadaan Anda memiliki akses ke data pengeluaran yang berharga. Namun, tanpa alat yang tepat, wawasan tersebut tetap tersembunyi. Saat Anda menghadapi sistem yang terpisah, Anda akan menghadapi masalah pelaporan yang usang. Hal ini berarti Anda tidak memiliki gambaran yang jelas tentang pengeluaran di seluruh operasi pengadaan Anda.
🎯 Nilai AI generatif: AI ini mengumpulkan data dari sistem ERP, platform pengadaan, sistem manajemen vendor, dan sistem bisnis hulu dan hilir lainnya. Kemudian, Anda dapat mengklasifikasikan dan menganalisis data tersebut secara real-time. Anda mendapatkan visibilitas instan terhadap tren, pengeluaran yang tidak terkendali, dan peluang penghematan.
Peningkatan dan pembersihan data
Dalam sebagian besar sistem pengadaan, data pemasok seringkali tidak lengkap atau sudah usang. Misalnya, Anda mungkin menemukan pemasok yang sama terdaftar dengan nama yang berbeda, detail pajak yang hilang, atau informasi kontak yang tidak sesuai di berbagai sistem.
Akibat ketidakakuratan ini adalah kesalahan pelaporan, risiko kepatuhan, dan bahkan waktu yang terbuang untuk memperbaiki data secara manual sebelum proses pengadaan atau audit.
🎯 Nilai AI generatif: Ia mengidentifikasi dan memperbaiki celah data dengan mengenali pola di antara input yang berantakan. Anda dapat mengisi otomatis informasi yang hilang, menstandarkan entri, menggabungkan duplikat, dan bahkan memperkaya profil pemasok menggunakan sumber eksternal. Setiap keputusan pengadaan dan pengeluaran didukung oleh data dalam alur kerja otomatisasi pengadaan Anda.
⚡ Arsip Template: Template Inventaris Gratis untuk Excel, Sheets, dan Daftar ClickUp
Peramalan dan perencanaan permintaan
Tim penjualan Anda memiliki proyeksi masing-masing. Data inventaris terpisah di sistem legacy. Tren pasar berubah lebih cepat daripada siklus pelaporan Anda dapat mengikuti. Semua hal ini menyebabkan masukan yang tersebar.
Saat ini, keputusan peramalan dan perencanaan permintaan Anda dibuat dengan merujuk pada spreadsheet yang sudah usang. Dan pada akhirnya, hal ini menjadi lebih seperti tebak-tebakan.
🎯 Nilai AI generatif: Memberikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang akan terjadi. Dilengkapi dengan analitik prediktif, Anda dapat mengidentifikasi pola yang bahkan tidak disadari oleh tim Anda dan mendeteksi pergeseran permintaan sebelum muncul dalam laporan. Secara keseluruhan, hal ini memungkinkan Anda merencanakan dengan lebih terarah.
Inilah cara alat AI generatif yang kuat seperti ClickUp AI dapat membantu.
Otomatisasi email dan komunikasi
Anda menghabiskan banyak waktu untuk berkomunikasi dan mengikuti perkembangan dengan pemasok, mengonfirmasi jadwal, menjelaskan persyaratan, dan menanggapi pertanyaan internal. Meskipun penting, pertukaran informasi ini bersifat repetitif dan hanya variasi kecil dari pembaruan yang sama.
Tapi apa yang terjadi ketika kotak masuk Anda penuh sesak dan Anda harus menangani ratusan vendor? Ada kemungkinan besar pesan penting akan tertunda atau bahkan terlewatkan sama sekali.
🎯 Nilai AI generatif: AI generatif bertindak sebagai lapisan kecerdasan komunikasi terpusat dengan mengumpulkan konteks dari sistem bisnis pihak ketiga Anda untuk menghasilkan respons yang akurat. Anda dapat mengurangi beban koordinasi sambil memberikan pengalaman yang lebih responsif dan konsisten kepada setiap vendor.
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan AI dalam Manajemen Operasional
Berbagi pengetahuan
Siapa yang menegosiasikan syarat-syarat apa, pemasok mana yang sulit, dan solusi alternatif apa yang digunakan untuk menyelesaikan masalah di masa lalu? Semua informasi ini tersimpan di kepala orang-orang, bukan di sistem. Ketika anggota tim Anda pindah atau berganti peran, pengetahuan tersebut sering kali hilang bersama mereka.
Yang terjadi selanjutnya sudah familiar: manajer baru mengulangi kesalahan masa lalu, membuang waktu untuk menemukan kembali masalah yang sudah pernah diselesaikan.
🎯 Nilai AI generatif: Ia mengubah pengetahuan informal menjadi pengetahuan bersama. Dengan menganalisis email, kontrak, catatan rapat, dan obrolan internal, AI generatif dapat mengidentifikasi wawasan kunci yang sebelumnya terlewatkan. Dengan kontinuitas ini, Anda dapat mempercepat proses onboarding karyawan baru dan membangun atas pengetahuan yang sudah ada.
⚒️ Tips Cepat: Gunakan ClickUp Brain untuk mengubah semua informasi ini menjadi tindakan. Dari merangkum percakapan dengan pemasok, mengekstrak wawasan kontrak, hingga menjawab pertanyaan pengadaan secara instan, ClickUp Brain membantu tim Anda tetap selaras.
Gabungkan dengan Dashboard ClickUp untuk memantau kinerja supplier, kontrak yang sedang berjalan, dan tren pengeluaran—semua dalam satu tempat. Baik Anda sedang mengintegrasikan vendor baru atau memindahkan kepemilikan supplier antar anggota tim, Anda tidak akan pernah kehilangan konteks lagi.
Contoh Nyata Penggunaan AI Generatif dalam Pengadaan
Kita telah melewati tahap di mana AI generatif dalam pengadaan masih berada dalam fase uji coba. Berikut adalah cara organisasi terkemuka menggunakannya di seluruh operasi pengadaan mereka.
1. Pengelolaan kontrak yang lebih cerdas dan pelaporan kepatuhan yang lebih baik
Tantangan: Tim pengadaan dan keuangan eBay menghadapi ketidak efisienan dalam mengekstrak istilah kunci secara manual dari kontrak yang kompleks, mencocokkan data keuangan, dan mematuhi peraturan pajak dan keberlanjutan yang terus berkembang.
Puluhan tahun data yang terakumulasi menambah kompleksitas, sehingga sulit untuk menjaga akurasi dan kecepatan.
Solusi yang diterapkan: Dengan menggunakan kecerdasan buatan generatif, mereka dapat mengotomatisasi analisis kontrak, mempermudah rekonsiliasi pembayaran, dan mendukung klasifikasi regulasi untuk pajak tidak langsung.
Tim pengadaan juga mulai menggunakan AI untuk meningkatkan proses RFP dan pengelolaan dokumen supplier.
Dampak: Bagaimana AI Generatif mengubah pengadaan dan kepatuhan
- Pengurangan beban kerja manual di seluruh operasi pengadaan, keuangan, dan kepatuhan
- Peningkatan akurasi dalam interpretasi kontrak, kepatuhan pajak, dan pelaporan keberlanjutan
- Peningkatan efisiensi biaya, percepatan siklus pengadaan, dan peningkatan produktivitas tim di bidang teknik dan dukungan pelanggan
2. Membangun rantai pasok yang lebih tangguh
Tantangan: Mengelola rantai pasok global yang luas dan kompleks, Unilever menghadapi tantangan dalam kolaborasi dengan pemasok, pengelolaan kontrak, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang terus berkembang.
Proses manual ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, yang menghambat kelincahan dan responsivitas.
Solusi: Unilever bermitra dengan Accenture untuk memperluas penerapan kecerdasan buatan generatif di seluruh perusahaan.
Dengan menggunakan platform GenWizard dari Accenture, Unilever mengembangkan alat berbasis AI untuk mengotomatisasi analisis kontrak, meningkatkan kolaborasi dengan pemasok, dan menyederhanakan proses pengadaan. Alat-alat ini memfasilitasi pencocokan pemasok yang efisien, pemantauan kinerja, dan pengumpulan umpan balik, yang pada gilirannya mendorong inovasi dan ketahanan dalam rantai pasokan.
Dampak: Implementasi AI Generatif untuk meningkatkan efisiensi operasional
- Otomatisasi tugas-tugas pengadaan telah menghasilkan penghematan waktu yang signifikan dan pengurangan beban kerja manual
- Proses yang didorong oleh AI berkontribusi pada penghematan biaya yang signifikan dengan mengoptimalkan pemilihan pemasok dan manajemen kontrak
- Kolaborasi dengan pemasok yang lebih efisien memfasilitasi pengembangan produk yang lebih cepat dan inovasi
📚 Bonus: Kasus Penggunaan AI & Aplikasi untuk Tim Perusahaan
Alat AI Generatif Terbaik untuk Profesional Pengadaan
Berikut adalah beberapa alat AI generatif terbaik untuk profesional pengadaan seperti Anda:
ClickUp
ClickUp adalah aplikasi serba guna untuk kerja—mengintegrasikan tugas, dokumen, komunikasi, AI, dan otomatisasi ke dalam satu platform yang powerful.
Mari lihat bagaimana Anda dapat menggunakan ClickUp untuk manajemen proyek pengadaan yang didukung AI.
Dengan asisten AI bawaan, ClickUp Brain, Anda dapat menghasilkan ringkasan dan mengajukan pertanyaan secara kontekstual. Brain juga dapat membantu Anda mengotomatisasi pembaruan, menyintesis catatan kontrak dengan cepat, dan menjawab pertanyaan seperti "RFP mana yang tertunda?" secara instan
Selanjutnya, gunakan ClickUp Automations untuk membuat alur kerja kustom berbasis aturan untuk tugas-tugas berulang dalam alur kerja Anda. Anda dapat membuat pemicu seperti:
- Ketika kontrak pemasok baru diunggah ke perangkat lunak manajemen pesanan, tugas tinjauan hukum ditugaskan
- Ketika tugas RFP berpindah ke status "Dikirim," otomatis buat tugas tindak lanjut untuk evaluasi
- Otomatis memberitahu pemangku kepentingan ketika sertifikasi vendor akan habis masa berlakunya
- Pindahkan tugas ke "Selesai" setelah persetujuan akhir selesai
ClickUp Docs memudahkan kolaborasi antara Anda dan pemasok Anda dalam ruang kerja bersama yang aman. Anda dapat mengedit bersama daftar periksa onboarding, instruksi RFP, atau templat audit secara real-time.
Akses tamu memastikan pemasok hanya melihat informasi yang mereka butuhkan, tanpa mengorbankan data internal. Dengan fitur Komentar dan Sebutan, Anda dapat menandai pemangku kepentingan internal untuk meninjau dan memberikan komentar secara real-time.
Dengan menggunakan riwayat edit, Anda dapat melihat siapa yang melakukan perubahan pada dokumen dan kapan, untuk menghindari duplikasi.
Dengan ClickUp Docs, Anda juga dapat menyederhanakan pengelolaan dokumen. Anda dapat membuat dan menyimpan folder khusus untuk vendor. Lebih lanjut, Anda juga dapat menghubungkan dokumen dengan tugas (misalnya, formulir evaluasi supplier yang terhubung langsung dengan tugas tersebut).
📚 Bonus: Dengan ClickUp Brain, Anda dapat merangkum kontrak panjang, mengekstrak klausul penting, atau menghasilkan tugas tindak lanjut dari catatan rapat—semua dalam dokumen itu sendiri.
Pelacakan pengadaan menjadi jauh lebih mudah dengan tampilan fleksibel dan dashboard ClickUp. Anda dapat menggunakan Tampilan Papan untuk memvisualisasikan status setiap proyek pengadaan. Alternatifnya, Tampilan Gantt atau Timeline memungkinkan Anda melacak jadwal pengiriman.
📊 Berikut adalah beberapa KPI pengadaan yang dapat Anda lacak menggunakan ClickUp:
- Jumlah pemasok
- Penghematan biaya
- Waktu tunggu pemasok
- Tingkat cacat pemasok
- Ketepatan pesanan pembelian
- ROI dalam Pengadaan
Dashboard ClickUp membantu Anda mengelola anggaran proyek dan memantau semua KPI kritis, termasuk waktu respons pemasok, tanggal perpanjangan kontrak, dan pengeluaran langsung dan tidak langsung.
Selain itu, dengan integrasi ClickUp, Anda dapat mengurangi perpindahan antar alat. Baik Anda mengelola alur kerja pengadaan, onboarding pemasok, atau analisis pengadaan, ClickUp dapat mengintegrasikan data dari alat yang sudah digunakan tim Anda, memberikan sumber informasi tunggal yang selalu diperbarui.
Alat AI generatif terkemuka lainnya untuk tim pengadaan adalah:
1. Icertis: Icertis adalah platform manajemen siklus hidup kontrak (CLM) yang didukung AI, digunakan oleh tim pengadaan, hukum, dan keuangan. Alat Contract Intelligence (ICI) miliknya memanfaatkan model bahasa besar untuk secara otomatis menghasilkan kontrak, mengidentifikasi klausul berisiko, dan mengekstrak kewajiban kunci.
Dengan menampilkan rekomendasi kontekstual selama negosiasi, Icertis membantu tim mempercepat proses persetujuan dan tetap mematuhi kebijakan hukum.
2. SAP Ariba: SAP Ariba menggunakan Business AI untuk meningkatkan operasional pengadaan, mulai dari penemuan pemasok hingga evaluasi risiko. Ini berguna bagi tim pengadaan dan rantai pasok yang mengelola jaringan pemasok yang besar.
AI membantu dalam saran kontrak, rekomendasi pemasok, dan penilaian pemasok berdasarkan profil risiko real-time dan data historis.
3. Zycus: Zycus, platform otomatisasi pengadaan end-to-end, menawarkan kemampuan AI generatif melalui suite Merlin AI-nya. Tim pengadaan dapat secara otomatis menghasilkan RFP, mengevaluasi tanggapan pemasok dengan penilaian kontekstual, dan membuat ringkasan negosiasi.
Sistem ini belajar dari data historis untuk menyarankan strategi pengadaan yang optimal.
4. Ivalua: Ivalua adalah platform Source-to-Pay (S2P) tanpa kode yang dirancang untuk mengintegrasikan pengadaan, manajemen pemasok, dan analisis pengeluaran dalam ekosistem tunggal yang fleksibel.
Dengan menggunakan IVA (Intelligent Virtual Assistant) dari Ivalua, Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas seperti penelitian pemasok, ringkasan kontrak, dan penyusunan komunikasi.
5. Cherrywork: Dengan alur kerja yang didukung AI, Cherrywork's Intelligent Procurement Suite mengoptimalkan siklus pengadaan dari sumber hingga pembayaran. Ini membantu Anda mengurangi waktu siklus sambil memastikan kepatuhan dan konsistensi.
Aplikasi berbasis cloud ini sangat berguna bagi organisasi yang menggunakan SAP berkat integrasi natifnya.
6. Klevaar: Untuk tim yang mengelola permintaan penawaran (RFQ) dengan volume tinggi atau variabel yang kompleks, teknologi ini menggabungkan optimasi pengadaan dengan otomatisasi cerdas untuk menangani peristiwa kompleks secara skala besar, tanpa membebani tim.
Platform eSourcing yang didukung AI dapat memproses ratusan (atau ribuan) tanggapan pemasok secara bersamaan, menerapkan aturan dan preferensi yang ditetapkan oleh pembeli
7. LevaData: LevaData menggunakan AI untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, mengevaluasi risiko pemasokan, dan merekomendasikan pemasok alternatif atau komponen.
Alat AI pengadaan ini ideal untuk bahan baku langsung dan pengadaan strategis. Karena alat ini mengubah sinyal pasar eksternal menjadi dukungan pengambilan keputusan proaktif sepanjang siklus pengadaan.
8. Sievo: Ubah data pengadaan yang berantakan menjadi wawasan pengeluaran yang terstruktur dengan perangkat lunak analitik pengadaan Sievo. Perangkat lunak ini menawarkan visibilitas pengeluaran yang komprehensif, wawasan yang didukung AI, manajemen data canggih, dan pelacakan ESG untuk organisasi perusahaan.
Di dalam dashboard analisis pengeluaran Anda, Anda dapat membandingkan kinerja historis dan menyaring data berdasarkan unit bisnis.
9. GEP Smart: GEP SMART adalah platform pengadaan end-to-end dengan kecerdasan buatan terintegrasi. Platform pengadaan terpadu ini memungkinkan Anda mengidentifikasi peluang, mengelola penghematan, dan mengoptimalkan pengelolaan pengeluaran langsung dan tidak langsung.
10. Fairmarkit: Platform manajemen pengeluaran otonom Fairmarkit dirancang khusus untuk pengadaan pengeluaran kecil. Platform ini dapat mengotomatisasi tugas manual seperti mengumpulkan permintaan, membuat acara pengadaan, menganalisis tanggapan pemasok, dan melaporkan kemajuan serta alur kerja yang padat spreadsheet.
📚 Baca Lebih Lanjut: Alat AI untuk Manajemen Persediaan
Tantangan Utama dan Pertimbangan Etis dalam Pengadaan yang Didorong oleh AI
Meskipun manfaat AI dalam pengadaan meliputi berbagai hal, mulai dari pembangkitan dokumen otomatis hingga manajemen risiko pemasok yang cerdas, analisis pengeluaran, dan optimasi, teknologi ini juga memiliki tantangan tersendiri. Tantangan tersebut meliputi:
1. Kebijakan algoritma dan keadilan
Sistem AI yang dilatih menggunakan data pengadaan historis dapat mempertahankan bias yang sudah ada. Misalnya, jika data historis lebih menguntungkan pemasok tertentu berdasarkan lokasi geografis atau ukuran, model AI Anda mungkin melanjutkan tren ini, yang dapat menyebabkan pemilihan pemasok yang tidak adil dan potensi diskriminasi.
Pertimbangan utama:
- Keragaman data: Pastikan data pelatihan mencakup berbagai profil pemasok (misalnya, berdasarkan ukuran, lokasi geografis, jenis kepemilikan) untuk menghindari penguatan bias sistemik
- Audit bias: Lakukan pengujian rutin terhadap model AI untuk mendeteksi hasil yang bias dalam penilaian, pemilihan, dan rekomendasi supplier
- Keterjelaskan: Gunakan sistem AI yang memberikan transparansi tentang cara keputusan dibuat sehingga dapat dipertanyakan atau ditinjau jika diperlukan
- Desain inklusif: Libatkan berbagai pemangku kepentingan, termasuk tim keragaman pemasok, dalam pengembangan dan pengujian model AI untuk menghindari titik buta
👀 Tahukah Anda? Tim pengadaan menghabiskan hampir 40% waktu mereka untuk tugas-tugas manual dan berulang—seperti mengejar persetujuan atau memperbarui spreadsheet. Itu setara dengan hampir dua hari penuh dalam seminggu yang dihabiskan untuk hal-hal yang sebenarnya dapat ditangani dengan mudah oleh alat otomatisasi dan AI.
2. Privasi dan keamanan data
Sistem AI dalam pengadaan sering memproses data sensitif dari pemasok dan organisasi, seperti informasi keuangan pemasok dan dokumen kontrak serta hukum. Namun, apa yang terjadi jika Anda tidak memiliki perlindungan yang kuat? Ketika Anda tidak memiliki tata kelola yang jelas tentang cara data diakses, diproses, dan dibagikan oleh sistem AI?
Anda akan menghadapi risiko besar terkait penyalahgunaan data, ketidakpatuhan terhadap undang-undang privasi, dan penurunan kepercayaan pemasok.
✅ Daftar Periksa: Langkah-langkah etika dalam AI pengadaan
- Batasi akses ke data sensitif menggunakan izin berdasarkan peran
- Jelaskan bagaimana alat AI memproses data pemasok atau kontrak
- Audit keputusan AI untuk kepatuhan privasi (GDPR, CCPA, dll.)
- Tetapkan protokol persetujuan saat berbagi data secara eksternal
- Periksa secara berkala kebijakan penyimpanan dan penghapusan data
📌 Apa sanksi yang dikenakan atas pelanggaran GDPR?
Untuk pelanggaran serius, denda dapat mencapai €20 juta atau 4% dari omzet global tahunan bagi organisasi publik maupun swasta.
Bahkan untuk pelanggaran yang kurang serius, seperti tidak menjaga catatan yang tepat atau tidak melaporkan pelanggaran data tepat waktu, denda dapat mencapai €10 juta atau 2% dari omzet global
3. Ketergantungan berlebihan pada otomatisasi
Seiring dengan meningkatnya kemampuan AI, ada risiko yang semakin besar bahwa tim Anda mulai terlalu bergantung pada keputusan otomatis.
Ambil contoh penulisan kontrak. Sistem AI mungkin menghapus klausul yang tampaknya redundant selama proses pembangkitan kontrak untuk menyederhanakan dokumen. Namun, klausul tersebut bisa jadi merupakan perlindungan cadangan yang tim hukum Anda tuntut untuk vendor berisiko tinggi berdasarkan sengketa sebelumnya.
Apa yang AI anggap sebagai duplikasi mungkin sebenarnya merupakan perlindungan yang telah diperjuangkan dengan susah payah untuk melindungi organisasi Anda.
✅ Daftar Periksa: Cara menyeimbangkan otomatisasi dengan penilaian manusia
- Periksa hasil yang dihasilkan oleh AI sebelum persetujuan atau penilaian supplier
- Tetapkan ambang batas di mana tindakan otomatis memerlukan persetujuan manusia
- Pantau pengecualian dan pola pengecualian untuk mengidentifikasi area di mana otomatisasi tidak berfungsi dengan baik
- Latih manajer pengadaan Anda untuk memahami batasan AI—bukan hanya cara menggunakan alat-alatnya
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan AI untuk Mengotomatisasi Tugas
4. Hak kekayaan intelektual dan hak vendor
Pemasok mempercayakan data rahasia mereka kepada Anda dengan harapan mendapatkan kemitraan yang adil dan aman. Jika alat AI Anda menggunakan kembali atau mengungkapkan informasi tersebut, baik sengaja maupun tidak, Anda berisiko menghadapi konsekuensi serius. Hal ini juga dapat memicu tindakan hukum. AI tidak dapat menentukan batas. Anda yang harus melakukannya.
Pertimbangan penting untuk melindungi data vendor dalam alur kerja AI
- Kejelasan kontrak: Pastikan penyedia layanan AI secara eksplisit menyatakan cara mereka menggunakan data masukan dan siapa yang memiliki hasil keluaran
- Hak penggunaan data: Pastikan bahwa semua data pihak ketiga yang digunakan dalam pelatihan AI telah dilisensikan dengan benar untuk menghindari klaim pelanggaran hak cipta
- Perjanjian vendor: Sertakan klausul ganti rugi untuk melindungi dari potensi pelanggaran hak kekayaan intelektual yang timbul akibat tindakan vendor
👀 Tahukah Anda? Beberapa lembaga berita Kanada menggugat OpenAI pada November 2024 atas pelanggaran hak cipta terkait penggunaan artikel berita mereka untuk melatih ChatGPT. Mereka menuntut ganti rugi hingga CA$20.000 per artikel berita yang digunakan untuk pelatihan
Percepat Proses Pengadaan Anda dengan ClickUp
Anda sudah tahu bahwa proses pengadaan sedang berubah. Namun, alat-alat yang dirakit secara sementara dan data yang terputus-putus tidak akan mampu mengikuti perkembangan yang akan datang.
Untuk benar-benar mengoptimalkan penghematan strategis, mengurangi waktu siklus, dan mengambil langkah proaktif, AI generatif tidak boleh sekadar menjadi eksperimen. AI generatif harus diintegrasikan ke setiap tahap alur kerja Anda—mulai dari pengadaan, pemantauan risiko pemasok, hingga otomatisasi kontrak dan visibilitas pengeluaran.
Itulah mengapa Anda membutuhkan ClickUp.
Bukan hanya untuk mengelola tugas-tugas pengadaan. Tetapi untuk menghubungkan tim, sistem, dan data Anda dalam satu ruang kerja yang didukung AI.
Selain itu, ClickUp Brain memungkinkan Anda mengubah percakapan supplier yang tersebar menjadi ringkasan, kontrak panjang menjadi tugas-tugas konkret, dan pertanyaan pengadaan yang kompleks menjadi jawaban instan. Ini seperti memiliki analis pengadaan, pemimpin operasional, dan pencatat dalam satu alat.
Siap untuk mengembangkan pengadaan strategis dengan AI? Daftar di ClickUp secara gratis.