Cara Membangun Basis Data Konten (dengan Templat)

Pembuatan konten biasanya dimulai dengan cukup sederhana: Anda atau perusahaan Anda memiliki audiens, audiens Anda memiliki pertanyaan, dan Anda ingin menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Mungkin Anda memulai dengan sebuah blog, postingan media sosial, atau halaman arahan. Dan kemudian yang lain, dan yang lain, dan yang lain. Sebelum Anda menyadarinya, Anda sudah memiliki banyak konten.

tapi apakah Anda sudah mengaturnya? Dan apakah sistem organisasi Anda terukur?

Jika jawaban Anda untuk salah satu dari pertanyaan-pertanyaan ini berada di antara "ya" dan "tidak", jangan khawatir! Anda tidak sendirian! Bagaimanapun juga, sulit untuk mengantisipasi kebutuhan sebelum kebutuhan itu muncul, terutama dalam praktik yang bergerak cepat dan terus berkembang seperti pemasaran konten.

Faktanya, proses Pemasaran ClickUp dan tim kreatif telah memperhitungkan efek samping dari pertumbuhan yang cepat dalam konten, anggota tim, proses, dan semua yang ada di antaranya. Jadi secara alami, kami menggunakan ClickUp untuk membuat sistem yang lebih terorganisir. Dan kami ingin membagikannya kepada Anda!

Apa Itu Basis Data Konten?

Sebuah database konten menggambarkan sebuah sistem yang digunakan seseorang atau tim untuk mengkonsolidasikan konten dan konteksnya (seperti tanggal peluncuran, status, analitik) dengan cara yang terstandarisasi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pembuatan dan pemeliharaan kampanye berbasis konten.

Sebagian besar tim yang lebih besar mengelola basis data untuk setiap jenis konten yang perlu mereka lacak - halaman arahan, blog, iklan, postingan media sosial -tetapi tim atau individu yang lebih kecil mungkin dapat menyimpan semua konten mereka dalam satu basis data, mengkategorikan konten berdasarkan jenisnya.

Meskipun informasi dan templat gratis dalam blog ini dimaksudkan sebagai panduan umum untuk membantu Anda membangun dan memelihara basis data Anda sendiri, akan selalu ada beberapa uji coba dan kesalahan yang terlibat ketika Anda menentukan komponen apa yang Anda perlukan untuk melacak semua barang Anda di satu tempat.

Sekilas tentang jenis-jenis basis data

Perbedaan yang akan sering Anda dengar ketika membahas database adalah basis data relasional versus non-relasional .

Sederhananya, basis data relasional menyimpan informasi dalam tabel dan menghubungkan informasi tabel yang terkait. Hubungan antara titik data yang berbeda dalam tabel yang berbeda disebut schema. Analis data menemukan informasi dalam database relasional dengan mencari informasi melalui bahasa khusus domain seperti SQL.

Di sisi lain, basis data non-relasional tidak selalu terstruktur dalam tabel. Mereka dioptimalkan untuk jenis konten yang mereka miliki, dan database non-relasional dapat terdiri dari beberapa cara untuk menyajikan, memberi label, dan mencari informasi.

Karena ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat database relasional tanpa kode untuk pekerjaan Anda, database konten yang sudah jadi akan lebih mirip dengan database relasional tradisional: label dan kategori akan distandardisasi, dan informasi akan ditampilkan dalam tabel. Namun, tidak ada satu pun di blog ini yang memerlukan pengetahuan tentang SQL atau bahasa pemrograman lainnya.

Dengan penafian singkat tersebut, mari kita mulai!

Siapa yang Menggunakan Basis Data Konten?

Sebelum Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk merencanakan, mengatur, dan membangun basis data, ada baiknya Anda memastikan bahwa Anda dan tim Anda benar-benar akan mendapatkan manfaat darinya.

Anda mungkin bertanya, "Tim seperti apa yang benar-benar menggunakan database konten?"

Jawaban sederhananya adalah siapa saja atau tim mana saja yang memiliki konten dalam jumlah besar yang perlu mereka atur, lacak, dan perbarui-penekanan pada bagian lacak dan perbaharui. Basis data yang baik tidak hanya membantu Anda menemukan konten, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menambahkan metrik, status, dan info kualitatif pada konten tersebut sehingga Anda dapat menentukannya:

• Apa yang perlu diperbarui
• Apa yang berkinerja baik
• Mengapa konten tertentu mungkin berkinerja lebih baik daripada yang lain
• Di mana ada peluang untuk konten baru
• Bagaimana kinerja konten dalam jangka waktu yang lama

Jadi, jika Anda atau tim Anda menemukan diri Anda menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini, maka ada baiknya Anda mempertimbangkan database konten.

Basis data konten berguna untuk mengatur aset untuk semua jenis tim, tetapi biasanya melacak informasi:

1. Tim pemasaran dan kreatif2. Agensi3. Tim layanan profesional
2. Profesional pendidikan Meskipun tulisan ini akan menjelaskan basis data dalam konteks tim Pemasaran Konten, informasi ini dapat diterapkan kepada siapa saja yang mencoba mengelola konten dalam jumlah besar.

Atur semua orang di tim pemasaran Anda melalui alur kerja kolaboratif dan berbagi dokumen

Ketika tim menjadi lebih terdistribusi dan banyak, menjadi semakin menantang untuk tetap berada di inti bisnis karena setiap kekurangan atau gangguan dalam prosedur diperkuat. The Templat Tim Pemasaran ClickUp memberikan solusi untuk berkolaborasi lebih baik dengan mengkonsolidasikan semua tugas pemasaran, meningkatkan visibilitas di seluruh departemen pemasaran, dan memungkinkan respons yang cepat.

Mengapa Membangun Basis Data Konten?

Entah Anda tim yang terdiri dari satu atau seratus orang, alasan Anda membangun basis data konten mungkin akan masuk ke dalam satu atau beberapa kategori berikut ini:

1. Mengatur aset
2. Melacak metrik utama
3. Mengkurasi dan mengendalikan distribusi aset
4. Menghubungkan aset dengan kinerja

Meskipun setiap faktor ini berperan dalam keputusan tim ClickUp Marketing untuk membangun basis data blog dan halaman landas, kebutuhan terbesar kami adalah skalabilitas.

Dengan setiap tim yang berkembang dengan cepat, kami membutuhkan cara untuk mengambil sejumlah besar informasi yang ada di benak beberapa orang dan menyediakannya untuk tim baru yang tidak terbiasa dengan proses dan program khusus ClickUp selama bertahun-tahun.

Tetapi skalabilitas hanyalah salah satu manfaat dari database konten yang terpelihara dengan baik. Mari selami yang lainnya:

1. Basis data menghemat waktu tim Anda.

Kesepakatan utama ClickUp adalah untuk menghemat satu hari setiap minggu jadi, jujur saja, "menghemat waktu Anda" akan selalu menjadi nomor satu bagi kami. Tapi itu tidak membuatnya kurang benar! Lagipula, jika konten tidak dikelompokkan bersama dengan cara yang terstandardisasi, itu berarti konten tersebut juga demikian:

• Dikelompokkan bersama dengan cara yang tidak terstandardisasi (yang membuat menemukan sesuatu seperti mencari jarum di tumpukan jerami)
• Tersebar di seluruh platform atau serangkaian platform (yang membuat menemukan sesuatu seperti mencari jarum di tumpukan jerami)
• Tersimpan di kepala seseorang, atau lebih buruk lagi, tersimpan di hard drive komputer mereka (yang menurut saya seperti bertanya kepada petani apakah dia ingat di tumpukan jerami mana dia menaruh jarum itu)

Di sisi lain, menyimpan semuanya di dalam database adalah seperti menyimpan semua jarum di dalam satu laci yang diberi label "jarum", sehingga Anda tidak perlu mencari-cari di tumpukan jerami untuk menyelesaikan proyek bordir Anda.

Sederhananya, jika Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari sesuatu, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk membangun dan meningkatkannya.

Ketika semua orang tahu di mana menemukan sesuatu, ini juga memastikan tim Anda tidak akan menduplikasi upaya dengan membuat sesuatu yang sudah ada dari awal karena mereka tidak dapat menemukannya. Karena jujur saja, pada satu titik kita semua pernah membuat ulang sebuah konten karena itu lebih mudah daripada harus mencari-cari konten tersebut.

Terlebih lagi, menyimpan konten dalam basis data-terutama yang berbasis cloud-memastikan semua orang tahu di mana menemukan versi terbaru dari sesuatu.

2. Basis data memungkinkan skalabilitas.

Jika dibiarkan sendiri, hampir semua orang akan membuat sistem organisasi mereka sendiri.

Jika Anda satu-satunya orang yang perlu menggunakannya, tidak masalah. Jika ada satu atau dua orang lain yang perlu mempelajari sistem Anda, meskipun sedikit serampangan, biasanya tidak masalah.

Namun ketika sebuah tim berkembang menjadi sepuluh, lalu dua puluh, lalu seratus orang perlu beradaptasi dengan sistem improvisasi yang dibuat oleh satu orang dan sering kali hanya untuk satu orang, maka Anda memiliki masalah.

Gagasan dari basis data konten yang terstruktur dengan baik adalah untuk mencegah masalah itu sebelum muncul. Jadi, meskipun saat ini Anda adalah sebuah tim yang terdiri dari satu orang dan Anda mengatur semua konten Anda dengan cara yang cocok untuk Anda, pertimbangkan apakah sistem itu masih akan berfungsi ketika lusinan orang lain perlu menggunakannya.

Jika jawaban Anda adalah "mungkin" atau "😬", maka mungkin ini saatnya untuk sedikit lebih terstruktur dan strategis dengan pelacakan konten Anda.

3. Basis data memungkinkan untuk menganalisis dan meningkatkan konten.

Salah satu manfaat terbesar dari basis data yang terstruktur dengan baik adalah memungkinkan orang untuk tidak hanya menemukan sesuatu (jika itu yang terjadi, maka itu hanya akan menjadi perpustakaan konten), tetapi juga memberikan konteks konten. Artinya, ini memungkinkan Anda untuk melihat data kuantitatif seperti lalu lintas, keterlibatan, status, dan riwayat yang dapat membantu Anda meningkatkan konten tertentu dan meningkatkan pengembangan konten secara keseluruhan.

Dan ketika semua orang memiliki akses ke database, semua orang dapat membuat ide dengan menggunakan konteks yang sama, yang dapat memunculkan beberapa cara baru yang berwawasan luas untuk mendekati konten.

Misalnya, saat menjalankan proyek audit media sosial seorang spesialis mungkin melihat postingan blog dengan lalu lintas tinggi dan keterlibatan tinggi di database konten dan menyadari bahwa postingan tersebut menyertakan statistik yang dapat digunakan untuk membuat serangkaian postingan LinkedIn. Seorang pemasar email mungkin melihat postingan yang sama dan menyadari bahwa postingan tersebut memiliki rincian proses yang akan menjadi infografis yang bagus untuk buletin yang akan datang.

Cukup dengan mengontekstualisasikan konten dan membuatnya tersedia untuk semua orang, memungkinkan wawasan kelompok yang lebih besar dan mendorong atomisasi dari konten berkinerja terbaik.

Mengatur dan melacak semuanya di satu tempat juga memudahkan tim data untuk membandingkan kinerja konten sehingga mereka dapat menilai apa yang berhasil dan apa yang tidak, serta membuat perubahan yang tepat pada strategi konten berbayar atau konten organik.

Apa yang Harus Dimuat dalam Basis Data Konten?

Memutuskan informasi apa yang akan disertakan dalam basis data konten Anda akan bervariasi berdasarkan jenis konten yang Anda lacak dan mengapa Anda melacaknya, tetapi berikut ini beberapa pedoman yang baik untuk diikuti:

1. Mulailah dengan blok bangunan.

Pertama, Anda harus mencari tahu jenis aset apa - halaman web, postingan media sosial, blog, atau semua hal di atas - yang perlu Anda atur dan lacak. Kemudian, Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan melacak aset-aset ini.

Jika konten yang Anda lacak dapat dianggap sebagai kumpulan item, maka "cara Anda melacaknya" adalah wadah penyimpanan yang Anda gunakan untuk mengatur materi. Anda harus memilih wadah penyimpanan yang mudah dikemas, memuat semua informasi yang diperlukan, dan dapat dengan mudah dilabeli dan ditemukan di kemudian hari.

Jika Anda menggunakan ClickUp untuk membangun basis data, kami sarankan untuk menggunakan task untuk menyimpan setiap bagian konten. Tapi kita akan membahas ini secara lebih rinci di bagian berikutnya.

Tugas basis data blog di ClickUp

2. Tentukan bagaimana Anda akan mengkategorikan konten.

Setelah Anda memutuskan jenis (atau beberapa jenis) konten yang Anda lacak dan bagaimana Anda menyimpannya, Anda harus memutuskan bagaimana mengkategorikannya.

Dalam kasus ClickUp, kami menyimpan basis data terpisah untuk blog dan laman landas, dan kami mengkategorikan masing-masing berdasarkan kategori.

Blog dikelompokkan berdasarkan topik, jadi kami menyertakan Bidang Khusus dengan opsi seperti Agile, _CRM, Tools, Work/Life, dll.

Laman landas dikelompokkan berdasarkan jenis, sehingga Bidang Khusus yang sama dalam tugas laman landas berisi opsi seperti _Fitur, Pesaing, Tim, dll.

Saat membuat label Anda sendiri, terlepas dari apakah Anda memutuskan untuk mengkategorikan berdasarkan topik atau tidak, ingatlah bahwa menggunakan label secara konsisten adalah hal yang paling penting. Pastikan Anda dan tim Anda memahami arti setiap label, dan pastikan ejaan dan penggunaan huruf besar pada label konsisten.

3. Tentukan informasi lain yang perlu Anda simpan.

Setelah Anda memutuskan apa yang Anda simpan di database Anda dan bagaimana Anda mengaturnya, Anda dapat mulai mengisi rinciannya. Pada tahap ini, Anda perlu mempertimbangkan beberapa pertanyaan kunci:

1. Di mana letak konten saya?
2. Dalam "status" apa konten saya? (Apakah perlu diperbarui? Apakah sedang ditinjau?)
3. Siapa yang bertanggung jawab untuk memelihara konten ini?
4. Bagaimana kinerja konten saya?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda memutuskan informasi apa yang perlu Anda sertakan dalam tugas basis data Anda. (Atau, jika Anda tidak menggunakan ClickUp, "wadah" apa pun yang Anda gunakan untuk menyimpan informasi tentang konten.)

Kita akan melihat beberapa detail spesifik yang kita lacak di basis data kita di bagian selanjutnya.

4. Petakan proses yang akan dikelola di dalam basis data Anda.

Basis data hanya berguna jika membantu Anda dan tim Anda mengkonsolidasikan informasi dan merampingkan alur kerja yang ada.

lagi pula, jika Anda tidak ingin melakukan apa pun dengan konten Anda, mengapa harus meluangkan waktu untuk menambahkannya ke dalam basis data?

Ketika Anda memutuskan detail apa yang akan dilacak, pertimbangkan juga bagaimana detail tersebut akan membantu Anda dan tim Anda menghubungkan database dengan proses yang ada yang melibatkan konten.

Sebagai contoh, katakanlah Anda telah membuat basis data untuk semua halaman web Anda dan Anda memerlukan seseorang dalam tim Anda untuk memeriksa postingan setiap enam bulan dari tanggal penerbitannya untuk keakuratan informasi. Anda ingin memastikan setiap tugas halaman web berisi status "Perlu Tinjauan" atau "Perlu Pembaruan" dan tanggal jatuh tempo. Anda bahkan dapat menambahkan peninjau sebagai penerima tugas pada tugas tersebut untuk menunjukkan dengan jelas tanggung jawab mereka.

Status Khusus dalam tugas ClickUp

Memastikan konten Anda mudah ditemukan dan dimasukkan ke dalam alur kerja akan menghemat waktu tim Anda dan membuatnya lebih mudah untuk melatih anggota tim baru dalam menggunakan basis data dan mempelajari proses internal.

Selain itu, melacak status, label, dan metrik secara konsisten akan memungkinkan Anda menyiapkan otomatisasi untuk memelihara database dan memfasilitasi proses. Lebih lanjut tentang otomatisasi hanya dalam beberapa saat .

Cara Membangun Basis Data Konten

Ketika memutuskan untuk membuat basis data konten untuk Anda dan tim Anda, pertama-tama pastikan semua orang yang terlibat dalam proyek mengetahui masalah yang akan dipecahkan oleh basis data ini. Anda bisa melakukan ini dengan daftar sederhana, seperti yang ditunjukkan di bawah ini untuk basis data blog:

Masalah konten blog:

1. tugas dan informasi blog tidak berada di satu tempat_
2. metrik dan KPI blog dilacak secara tidak konsisten
3. tim media sosial dan media berbayar tidak memiliki visibilitas ke dalam blog yang tersedia

Dari poin-poin masalah ini, buatlah deskripsi satu atau dua kalimat untuk database:

"Basis data blog ini dirancang untuk menjadi referensi utama untuk blog ClickUp. Harap hindari membuat tugas blog di tempat lain di ClickUp, simpan semua informasi blog yang relevan di tugas yang sesuai, dan perbarui info tugas saat Anda melakukan pengeditan atau SEO."_

Hal ini memberikan anggota tim saat ini dan anggota tim baru sedikit konteks tentang bagaimana database harus digunakan. Sebagai contoh, pada contoh di atas, kami mengatakan bahwa semua informasi blog harus ada di dalam database.

Anda juga dapat menggunakan poin-poin di atas untuk membantu memutuskan informasi apa saja yang harus dimasukkan ke dalam database, dan bagaimana cara menyimpan dan mengaturnya. Lakukan ini dengan menguraikan bagaimana Anda berniat menggunakan basis data untuk menyelesaikan setiap masalah:

• Masalah: Tugas dan informasi blog tidak berada di satu tempat
• Solusi:
  • buat daftar semua halaman blog yang aktif, dan pastikan setiap blog ditambahkan sebagai tugas ke dalam database, baik dengan memindahkan tugas blog yang sudah ada atau membuat tugas baru. Hapus semua duplikat selama proses ini berlangsung_
  • buat sistem penamaan dan penandaan yang jelas dan konsisten untuk tugas blog agar mudah dicari_
  • pastikan bahwa SOP blog diperbarui untuk menyertakan informasi di atas_

Mengulangi proses ini untuk setiap titik masalah utama akan menjamin database Anda memecahkan masalah yang tepat.

Untuk memvisualisasikan apa yang dihasilkan dari proses ini, mari kita lihat salah satu tugas dalam Database Blog ClickUp:

Menguraikan tugas basis data blog di ClickUp

1. Status dan Penerima Tugas: Menunjukkan posisi blog dalam proses ide, pembuatan, dan peninjauan, serta siapa yang sedang (atau yang terakhir) mengerjakan blog tersebut
2. Nama tugas: Sistem pelabelan yang konsisten dan mudah diingat untuk memudahkan pengorganisasian dan pencarian
3. Bidang Khusus: Lacak dan simpan informasi penting yang memberi tahu kita di mana menemukan konten ("URL Posting" pada gambar di atas) dan apa yang harus dilakukan dengan konten tersebut ("Status Basis Data"). Detail dan label ini harus diterapkan secara konsisten di semua aset, dan harus mudah ditemukan dan dirujuk oleh siapa pun
4. Info waktu: Selalu lacak kapan aset dibuat dan kapan aset tersebut perlu diperbarui atau ditinjau (dilacak di "Tanggal Jatuh Tempo" pada contoh di atas). Jika Anda bekerja dengan kontraktor atau karyawan per jam, Anda juga dapat melacak waktu dalam database untuk menghitung jam yang dapat ditagih
5. Riwayat komentar: Dorong tim Anda untuk menyimpan semua komunikasi mengenai suatu konten di satu tempat. Dengan begitu, jika ada pemangku kepentingan baru yang masuk ke dalam proses, mereka bisa mengakses konteks historis tanpa perlu mewawancarai semua orang yang bekerja di blog tersebut. Dalam tugas ClickUp, komentar adalah cara yang bagus untuk memastikan semua komunikasi berada di satu tempat sambil menjaga percakapan tentang setiap blog tetap terpisah.

Gunakan Templat Manajemen Konten ClickUp untuk melihat kalender khusus di beberapa saluran

Meskipun basis data Anda sendiri mungkin dikonfigurasi secara berbeda dan berisi informasi yang berbeda dari contoh di atas, ini akan memberikan titik awal yang baik untuk Anda dan tim Anda. Dengan Templat Manajemen Konten ClickUp anda dapat dengan mudah merencanakan dan melaksanakan pengiriman di berbagai saluran pemasaran. Ini juga memberikan visibilitas yang jelas ke dalam rencana distribusi konten Anda.

Pertimbangan penting lainnya adalah bagaimana Anda ingin meninjau semua informasi ini pada tingkat tinggi. Meskipun memiliki semua informasi untuk sebuah konten yang terkonsolidasi di satu tempat itu penting, namun sama pentingnya untuk dapat menyortir, memfilter, mengelompokkan, dan mencari beberapa konten dengan cepat dan mudah. Di situlah Tampilan ClickUp masuk

Meskipun Anda dapat memvisualisasikan basis data Anda dengan berbagai cara di ClickUp, kita akan melihat lebih dekat pada dua tampilan yang paling "ramah basis data" di sini:

1. Tampilan daftar

Tampilan daftar sangat berguna untuk mengelompokkan dan memfilter konten Anda dengan cepat dalam berbagai cara untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik dan untuk membuat perbandingan antara jenis konten. Secara default, tampilan Daftar akan mengelompokkan informasi berdasarkan Status, tetapi filter granular dan opsi pengurutan ClickUp memungkinkan Anda untuk menampilkan konten berdasarkan variabel apa pun.

Opsi pengelompokan untuk tampilan Daftar di ClickUp

Seperti yang ditunjukkan di atas, kita sering mengelompokkan berdasarkan kategori konten, namun database dapat dengan mudah dikelompokkan berdasarkan Status Database, Penerima, Tanggal Jatuh Tempo, dan banyak lagi.

Untuk memanfaatkan dengan baik banyak opsi pengelompokan, pemfilteran, dan pengurutan yang tersedia di tampilan daftar (antara lain), sangat penting bagi anda untuk menetapkan dan mempertahankan konvensi penamaan yang jelas dan konsisten di seluruh basis data anda.

Penamaan standar untuk laman landas di tampilan Daftar ClickUp

2. Tampilan Tabel

Tampilan tabel memberi Anda tampilan tingkat tinggi dari konten database. Tampilan ini ideal untuk menyimpan dan meninjau analisis konten (seperti lalu lintas, rasio klik, dan rasio konversi) dan untuk melihat dengan cepat status masing-masing konten.

Tampilan Tabel juga sangat berguna jika Anda membuat basis data relasional tanpa kode untuk konten Anda. Untuk mencapai hal ini, cukup sertakan Bidang Khusus yang memungkinkan penyertaan tautan, yang kemudian akan dapat diakses dari tampilan Tabel, sehingga pengguna dapat melompat ke informasi terkait hanya dengan sekali klik.

Demikian pula, gunakan fitur hubungan dan ketergantungan fitur dalam tugas untuk mengatur basis data relasional yang jelas dan tanpa kode.

Basis data laman landas yang divisualisasikan dalam tampilan Tabel ClickUp

Meskipun ini adalah dua tampilan yang paling sering digunakan oleh tim ClickUp untuk membangun dan memelihara konten basis data, namun ini bukan satu-satunya tampilan yang berguna untuk melakukannya.

Basis data yang lebih kecil yang sangat berorientasi pada alur kerja mungkin mendapat manfaat dari Tampilan Papan Kanban ClickUp .

Basis data konten media sosial juga dapat berfungsi ganda sebagai kalender konten melalui Tampilan Kalender ClickUp .

Jadi, jangan merasa terikat pada tampilan tertentu ketika merencanakan dan membangun basis data konten Anda - ingatlah untuk menjaga agar kategori dan label Anda tetap konsisten sehingga mudah difilter dan dikelompokkan di tampilan mana pun yang Anda pilih.

Cara Memelihara Basis Data Konten

Jadi, basis data Anda sudah lengkap! Semua konten Anda telah tertata rapi ke dalam tugas-tugas, yang diurutkan ke dalam tampilan yang mudah dinavigasi. Pekerjaan Anda sudah selesai, bukan?

Belum.

Sekarang setelah Anda memiliki basis data konten yang berfungsi penuh, saatnya untuk menggunakannya! Bagaimanapun juga, basis data seharusnya membuat pelacakan, analisis, dan pembaruan konten menjadi lebih mudah. Tapi itu berarti Anda dan tim Anda masih harus melakukan pelacakan, analisis, dan pembaruan.

Sebelum kita membahas proses dan alur kerja, mari kita tinjau beberapa aturan dasar sederhana yang akan memungkinkan pemeliharaan database Anda dalam jangka panjang.

1. Pastikan visibilitas.

Sederhananya, ini berarti memastikan semua orang yang perlu menggunakan database memiliki akses ke database dan tahu di mana letaknya, bagaimana menavigasinya, dan bagaimana (dan kapan) memperbarui konten yang ada di dalamnya dengan benar.

Jika karyawan baru membutuhkan akses ke database, pastikan Anda menyertakan instruksi database dalam materi orientasi mereka untuk merampingkan pelatihan.

Dan pastikan semua pedoman internal Anda dan prosedur operasi standar (SOP) diperbarui dengan instruksi eksplisit tentang cara menggunakan basis data dengan benar. Jika tidak, Anda berisiko memainkan permainan telepon dengan informasi penting karena SOP disampaikan secara lisan atau melalui email dan Slack.

Terakhir, memastikan visibilitas yang tepat mengurangi kemungkinan Anda dan tim Anda akan menduplikasi pekerjaan dengan membuat konten yang sama di beberapa tugas atau daftar.

2. Ciptakan akuntabilitas.

Pastikan semua orang mengetahui peran mereka dalam memelihara basis data. Hal ini akan membantu menghindari redundansi atau lebih buruk lagi, permainan tarik ulur, di mana satu orang melakukan sesuatu lalu orang lain membatalkannya dan seterusnya.

Semua ini berarti bahwa memelihara basis data konten harus menjadi upaya tim. Sebagai contoh, jika Anda bekerja memelihara basis data blog untuk sebuah perusahaan teknologi, Anda bisa mendistribusikan pertanggungjawaban sebagai berikut:

• Manajer Konten:_ Bertugas mengawasi perencanaan dan pembuatan basis data; secara berkala memastikan bahwa semua konten dan informasi terkait adalah yang terbaru
• Spesialis SEO: Meninjau blog secara berkala untuk memastikan tautan berfungsi dengan baik. Mencari peluang membangun tautan lebih lanjut
• Penulis naskah: Memperbarui konten blog sebagai tanggapan terhadap perubahan penawaran pesaing atau rilis fitur baru
• Desainer_: Dilibatkan dalam proses untuk memperbarui gambar blog yang sudah ketinggalan zaman karena perubahan fitur atau platform

Setelah Anda menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa, langkah selanjutnya adalah mencari tahu bagaimana setiap pemangku kepentingan akan mengetahui kapan melakukan apa.

3. Otomatiskan pengingat dan serah terima.

Otomatisasi bisa sangat berguna karena dapat menghemat waktu tim Anda dan meminimalkan kesalahan manusia. Namun sebelum mengotomatisasi apa pun, tanyakan pada diri Anda, "Apa yang perlu terjadi setiap kali saya dan tim saya membuat konten tertentu?"

Ini adalah pertanyaan yang penting untuk dijawab karena banyak langkah dalam suatu proses yang bersifat variabel, sehingga dapat berubah berdasarkan jenis dan konteks konten. Langkah-langkah dan proses yang berubah-ubah biasanya harus dilakukan secara manual, karena otomatisasi dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya dalam kasus ini.

Jika langkah-langkah dalam suatu proses tetap dan terjadi setiap kali Anda membuat sebuah konten, maka proses tersebut merupakan kandidat utama untuk otomatisasi.

Kami akan membahas beberapa otomatisasi yang digunakan tim ClickUp untuk mengelola basis data blognya, tetapi perlu diingat bahwa ini bersifat deskriptif, bukan preskriptif, jadi gunakanlah sebagai contoh umum daripada panduan yang tepat untuk menyiapkan otomatisasi Anda sendiri

Banyak otomatisasi basis data blog ClickUp yang berfungsi untuk mengelola proses yang berlangsung selama beberapa minggu atau bulan. Lagi pula, manusia melupakan banyak hal dari waktu ke waktu - jika dikonfigurasi dengan benar, otomatisasi tidak. Mari kita lihat contoh praktisnya:

Salah satu otomatisasi utama kami menyederhanakan berbagai status tugas yang dilalui blog agar mudah dirujuk di database blog menggunakan Bidang Kustom Status Database:

• Ketika status tugas blog berubah dari Buka menjadi Dalam Proses, Bidang Khusus Status Basis Data berubah dari Direncanakan menjadi Dalam Pengembangan.

Otomatisasi ClickUp di mana perubahan status menyebabkan Bidang Khusus diperbarui

• Bidang Khusus Status Basis Data tetap Dalam Pengembangan hingga postingan blog selesai dibuat, diposting, dan ditinjau oleh tim SEO kami.
• Saat status tugas postingan blog diubah menjadi Tertutup, setelah postingan blogditinjau oleh tim SEOmaka akan memicu beberapa otomatisasi:
• Bidang Khusus Status Basis Data berubah menjadi Pemantauan
• Semua penerima tugas dihapus dari tugas
• Tanggal Jatuh Tempo tugas diundur hingga enam bulan ke depan.

Buat Otomatisasi ClickUp khusus tanpa kode dalam hitungan detik.

Otomatisasi Tanggal Jatuh Tempo memastikan bahwa performa postingan blog akan dianalisis pada suatu saat dalam enam bulan ke depan.

Otomatisasi lebih lanjut disiapkan untuk memastikan bahwa, setelah enam bulan berlalu, Bidang Kustom Status Basis Data berubah menjadi Audit. Hal ini, pada gilirannya, memicu otomatisasi untuk membuat sub-tugas penilaian kinerja baru, di mana tim SEO menganalisis kinerja blog dan menentukan apakah pembaruan diperlukan.

Otomatisasi ClickUp Khusus untuk pembuatan subtugas

Singkatnya, otomatisasi dapat membantu memastikan bahwa proses-proses terstandardisasi dan alur kerja yang berkepanjangan tidak dilupakan.

4. Tetap sederhana!

Cobalah untuk membuat segala sesuatunya sesederhana mungkin, mulai dari konvensi penamaan hingga otomatisasi. Hal ini akan membuat pencarian menjadi jauh lebih mudah dan akan mempermudah tim Anda (dan karyawan baru di masa mendatang) untuk membiasakan diri dengan database dan alur kerja yang ada di dalamnya.

Buat alur kerja lengkap untuk tim kreatif dan desain Anda dengan templat ClickUp yang bermanfaat ini

Jika Anda memerlukan bantuan untuk menyederhanakan alur kerja Anda, gunakan templat Templat Kreatif dan Desain ClickUp untuk membuat perincian yang jelas tentang alur kerja pemasaran Anda. Templat ini mendukung aspek-aspek pemasaran umum seperti formulir masukan, permintaan ringkasan konten, dan mengelola pustaka aset, sehingga ada jalur lurus untuk bagaimana proses pemasaran konten Anda bekerja.

Mulai

Bagian tersulit dari proyek seperti ini adalah memulai. Bagaimanapun juga, membuat basis data konten adalah pekerjaan besar yang dapat menyebabkan kelumpuhan analisis.

Jika Anda membangun basis data Anda dari awal, baik dengan ClickUp atau alat manajemen tugas atau proyek lainnya, mulailah merencanakan basis data Anda menggunakan fitur langkah-langkah dasar yang dibahas dalam blog ini :

1. Tentukan apa yang perlu Anda lacak dan bagaimana Anda akan melacaknya
2. Tentukan bagaimana konten Anda akan dikategorikan
3. Tentukan detail apa saja (seperti tanggal, penerima, atau data dan analitik) yang perlu Anda simpan di basis data Anda
4. Tentukanalur kerja konten dasar (seperti pembaruan konten, tarikan trafik dan rasio konversi, serta SEO) yang perlu Anda kelola di dalam database. Pastikan basis data Anda dapat dikonfigurasi untuk melacak alur kerja ini.

Karena menguraikan dan melacak langkah-langkah pertama ini bisa jadi sedikit membingungkan, terutama jika Anda berurusan dengan sejumlah besar atau beberapa jenis konten, cobalah mengatur pemikiran Anda menggunakan Peta Pikiran ClickUp .

Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menguraikan basis data Anda pada tingkat yang tinggi sambil memvisualisasikan bagaimana bagian-bagiannya berhubungan satu sama lain.

Peta Pikiran untuk memvisualisasikan hubungan antara tugas-tugas blog ClickUp

Anda juga dapat menggunakan Dokumen di ClickUp untuk menyimpan catatan dan berkolaborasi secara real-time dengan tim Anda dalam struktur dan implementasi database. Hal ini memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan memudahkan pendelegasian tanggung jawab ketika Anda siap untuk mulai membangun.

Kolaborasi waktu nyata di ClickUp Documents

Untuk memulai semua perencanaan ini, unduh database blog gratis kami dan halaman arahan templat basis data. Ini templat konten didasarkan pada database blog dan halaman landas milik tim pemasaran ClickUp sendiri, sehingga sudah dicoba dan diuji.

Saran terakhir yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan, membangun, dan memelihara basis data konten Anda: libatkan seluruh tim Anda.

Melibatkan seluruh tim Anda sejak awal akan memastikan hal itu:

• Anda mempertimbangkan semua sudut pandang saat merencanakan
• Anda membagi pekerjaan membangun yang membosankan
• Anda berbagi pekerjaan dalam memelihara dan memperbarui basis data ke depannya.

Jika Anda membutuhkan alat kolaborasi hebat yang juga berfungsi sebagai alat basis data konten yang sempurna, maka tidak perlu mencari lagi selain ClickUp . Mulailah dengan tim Anda dengan paket Gratis Selamanya, dan hadirkan kolaborasi tim, alat bantu basis data, dan manajemen kerja Anda dalam satu tempat.