Manajemen sumber daya manusia telah berkembang jauh melampaui perekrutan dan penggajian dalam beberapa tahun terakhir. Sekarang ini menjadi pendorong strategis bagi kesuksesan organisasi. Namun, bahkan tim SDM yang paling berpikiran maju pun menghadapi tantangan yang signifikan: mengelola dan melestarikan pengetahuan dalam tenaga kerja yang berubah dengan cepat.
Sementara 75% organisasi mengakui hal ini sebagai sesuatu yang penting untuk kesuksesan selama 12-18 bulan ke depan, namun hanya 9% yang merasa siap untuk mengatasinya-sebuah kesenjangan yang dapat menghambat pertumbuhan dan efisiensi.
Di sinilah manajemen pengetahuan SDM berperan. Hal ini menyederhanakan bagaimana organisasi menyimpan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan mereka. Blog ini akan membahas tentang manajemen pengetahuan SDM, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara menerapkannya di organisasi Anda.
ā° Ringkasan 60 Detik
š Pentingnya sistem manajemen pengetahuan SDM
š Aplikasi manajemen pengetahuan SDM
š Meningkatkan manajemen pengetahuan dalam MSDM
āļø Menerapkan manajemen pengetahuan SDM yang dapat ditindaklanjuti
š Memilih solusi yang tepat
**Apa Itu Manajemen Pengetahuan SDM?
SDM manajemen pengetahuan adalah proses sistematis untuk mengumpulkan, mengatur, berbagi, dan memanfaatkan informasi dalam sumber daya manusia organisasi. Anggap saja seperti menciptakan pusat terpusat di mana tim SDM dan karyawan Anda mengakses informasi yang akurat dan terkini kapan saja.
Ini termasuk kebijakan, prosedur, catatan karyawan, tren tenaga kerja, dan wawasan budaya organisasi.
Manajemen pengetahuan di HR mencakup pengetahuan eksplisit, implisit, dan tacit. Ketiga jenis pengetahuan ini memastikan bahwa informasi penting tersedia bagi mereka yang membutuhkannya. Hal ini mengurangi redundansi, meningkatkan pengambilan keputusan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Pentingnya Manajemen Pengetahuan SDM
A laporan menemukan bahwa rata-rata karyawan menghabiskan hampir empat jam setiap hari untuk mencari informasi. Laporan tersebut juga menyatakan bahwa ketidakmampuan untuk menemukan informasi membuat 31% karyawan merasa kelelahan, dan 16% meninggalkan perusahaan mereka.
Dari statistik ini, jelaslah bahwa pentingnya sistem manajemen pengetahuan SDM tidak dapat dilebih-lebihkan. Mari kita bahas alasannya.
š Meningkatkan produktivitas dan retensi karyawan Sehari dalam kehidupan seorang manajer SDM terdiri dari banyak tanggung jawab, termasuk menjawab pertanyaan tentang kompensasi, KPI, atau kebijakan tertentu.
Sebuah manajemen yang dikelola dengan baik basis pengetahuan mengurangi kebutuhan untuk bertanya dan menjawab pertanyaan dengan menyediakan akses yang mudah ke informasi yang akurat. Alih-alih bertanya kepada tim SDM, karyawan dapat menemukan jawabannya di basis data terpusat.
Hal ini memungkinkan para profesional HR untuk fokus pada pekerjaan yang lebih bermakna. Karyawan juga mendapat manfaat dari resolusi cepat untuk pertanyaan mereka, yang mengarah pada peningkatan kepuasan kerja dan produktivitas yang lebih tinggi.
š Meningkatkan proses rekrutmen dan orientasi
Perekrutan dan orientasi merupakan salah satu proses yang paling banyak menghabiskan sumber daya Proses SDM . Manajemen pengetahuan SDM menciptakan tempat sentral untuk deskripsi pekerjaan, kriteria evaluasi, dan data kandidat, sehingga mempercepat keputusan perekrutan.
Orientasi karyawan adalah tentang memberikan karyawan baru awal yang mulus. Alih-alih memberi mereka setumpuk kertas di hari pertama mereka, memberikan akses ke informasi yang solid perangkat lunak manajemen pengetahuan dapat memberikan keajaiban bagi pengalaman mereka.
Basis pengetahuan yang tertata dengan baik memungkinkan mereka mengakses kebijakan, panduan pelatihan, dan sumber daya yang disesuaikan dengan peran mereka dengan mudah.
š Tahukah Anda: Proses orientasi yang terstruktur dapat meningkatkan komitmen karyawan Anda terhadap organisasi dengan 18x ?
š Menyederhanakan pelatihan dan pengembangan
Program pelatihan akan lebih berdampak jika sumber daya yang relevan tersedia dan diperbarui secara konsisten. Dengan manajemen pengetahuan SDM, tim Anda memiliki toko serba ada untuk modul pelatihan yang diperbarui, panduan langkah demi langkah, dan video.
Ini berarti karyawan dapat belajar lebih cepat dan menerapkan keterampilan baru dengan lebih efektif. Akan tetapi, manfaatnya lebih dari sekadar kenyamanan.
Ketika pembelajaran mudah dan dapat diakses, semua orang mendapat manfaat: karyawan berkembang, dan organisasi Anda menjadi lebih mudah beradaptasi dengan dunia yang terus berubah.
ā”ļø Baca Selengkapnya: Ingin mengembangkan tumpukan teknologi SDM? Gunakan beberapa cara berikut ini 10 alat untuk membangun tumpukan teknologi Anda .
Aplikasi Manajemen Pengetahuan SDM
Hak strategi manajemen pengetahuan memusatkan dan menyederhanakan akses ke kebijakan, prosedur, dan dokumen penting. Mulai dari memastikan proses yang lebih lancar hingga memberdayakan karyawan dengan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk berkembang, berikut ini adalah cara untuk membuat perbedaan:
š Menstandarkan proses SDM untuk kegunaan yang lebih baik
Proses SDM, seperti orientasi, tinjauan kinerja, atau administrasi tunjangan, sering kali berbeda di setiap tim atau lokasi, sehingga menimbulkan kebingungan dan ketidakefisienan. Sistem manajemen pengetahuan yang terpusat dapat mengatasi masalah ini dengan memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama.
Karena semua orang mengakses kebijakan dan peraturan yang sama, kemungkinan kesalahpahaman dan miskomunikasi secara otomatis berkurang. Prosesnya juga terstandardisasi terlepas dari lokasi, departemen, dan tim.
š Meminimalkan kesalahan dan mengurangi upaya yang berlebihan
berapa kali Anda atau tim Anda harus mengulang sebuah tugas karena ada informasi yang hilang atau dokumen yang ketinggalan zaman?
Platform manajemen pengetahuan SDM seperti ClickUp menghilangkan tantangan-tantangan ini dengan menyediakan satu sumber kebenaran yang dapat diandalkan.
Dengan segala sesuatu mulai dari daftar periksa kepatuhan hingga manual pelatihan di satu tempat, risiko kesalahan turun secara signifikan. Selain itu, alih-alih beberapa tim tanpa sadar membuat sumber daya yang sama, basis pengetahuan yang tertata dengan baik mencegah duplikasi pekerjaan.
š Meningkatkan pengalaman karyawan dan pengambilan keputusan yang tepat
Karyawan menginginkan jawaban, dan mereka menginginkannya dengan cepat. Manajemen pengetahuan SDM memudahkan mereka menemukan informasi secara mandiri, termasuk pengajuan cuti, gaji dan tunjangan, atau siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan dukungan.
Jadi, alih-alih menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk mencari informasi, mereka lebih fokus untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Akses swalayan juga menghemat waktu bagi sumber daya manusia dan memberdayakan karyawan.
Apa lagi? Manajemen pengetahuan juga membekali para profesional SDM dengan wawasan yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Ketika data dan informasi mudah diakses, melihat tren atau mengatasi masalah menjadi lebih mudah.
ā”ļø Baca Lebih Lanjut: Mencari templat basis pengetahuan? Baca panduan kami di halaman templat basis pengetahuan gratis teratas !
Meningkatkan Manajemen Pengetahuan dalam HRM
Setelah Anda mengetahui pentingnya dan dampak dari manajemen pengetahuan, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara meningkatkan manajemen pengetahuan SDM yang sudah ada.
Mari kita lihat:
ā Mengintegrasikan penangkapan pengetahuan ke dalam manajemen talenta
Setiap karyawan adalah harta karun berupa keterampilan, pengalaman, dan wawasan. Menanamkan knowledge capture ke dalam manajemen talenta memastikan informasi berharga ini tidak hilang ketika karyawan berpindah peran atau meninggalkan perusahaan.
contoh: Wawancara keluar dan tinjauan kinerja dapat digunakan untuk mendokumentasikan alur kerja, pendekatan unik, atau taktik pemecahan masalah yang dapat dipelajari oleh orang lain dalam organisasi.
Apa lagi? Cobalah untuk menangkap peran dan tanggung jawab setiap karyawan dari manajer mereka. Menempatkan informasi ini di dalam basis pengetahuan akan memastikan setiap orang mengetahui tugas mereka.
š” Kiat Pro: Optimalkan konten Anda yang sudah ada untuk tata bahasa, nada, dan kejelasan dengan ClickUp Brain . Alat ini melakukan pemeriksaan tata bahasa dan ejaan secara instan dan memberikan umpan balik untuk memperbaikinya. Anda juga dapat menggunakannya untuk mempercepat proses pembuatan konten. Gunakan petunjuk khusus peran untuk menghasilkan dokumen penting seperti alur kerja, peran, dan tanggung jawab.
ā Memanfaatkan teknologi pendidikan untuk berbagi pengetahuan
Teknologi pendidikan, seperti sistem manajemen pembelajaran dan perangkat lunak kolaborasi dokumen memungkinkan karyawan mengakses sumber daya, berbagi wawasan, dan belajar satu sama lain.
Alat-alat ini menghidupkan berbagi pengetahuan melalui tutorial video, forum peer-to-peer, dan jalur pembelajaran khusus peran.
contoh: LMS berbasis cloud memungkinkan tim SDM untuk mengatur dan memberikan program pelatihan di berbagai lokasi, memastikan konsistensi sekaligus mengadaptasi konten untuk tim yang berbeda.
ā Mengoptimalkan komunikasi internal untuk kolaborasi yang lebih baik
Saat mengoptimalkan sistem manajemen pengetahuan Anda saat ini, tentukan dengan jelas siapa yang akan bertanggung jawab untuk menghindari miskomunikasi atau pekerjaan ganda.
Komunikasi yang kuat adalah tulang punggung manajemen pengetahuan yang efektif. Untuk meningkatkan kolaborasi, pastikan tim yang bertanggung jawab membangun repositori memiliki saluran yang jelas untuk bertukar informasi.
ā”ļø Baca Lebih Lanjut: Template Buku Pegangan Karyawan Gratis di Word dan ClickUp
Menerapkan Manajemen Pengetahuan SDM yang Dapat Ditindaklanjuti
siap membangun manajemen pengetahuan SDM yang dapat ditindaklanjuti? Berikut adalah tiga langkah sederhana yang dapat diikuti:
Tahap 1: Ide strategi manajemen pengetahuan SDM
Fase pertama dari manajemen pengetahuan melibatkan identifikasi kebutuhan dan tujuan spesifik organisasi Anda. Hal ini akan membantu Anda memahami pengetahuan yang ingin Anda tangkap, termasuk dokumen kebijakan, praktik terbaik, atau wawasan khusus karyawan.
contoh: Jika Anda mungkin ingin memasukkan kebijakan cuti, peran, dan tanggung jawab posisi, pertanyaan yang sering ditanyakan karyawan, dll., libatkan kepala departemen dan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi titik-titik masalah dalam proses yang ada dan tentukan tujuan manajemen pengetahuan.
Langkah-langkah ini memastikan setiap orang memiliki visi yang selaras, meminimalkan masalah di masa depan, dan menetapkan ekspektasi yang realistis.
š” Tip Pro: Gunakan alat seperti Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran dan memutuskan apa yang akan menjadi isi dari basis pengetahuan Anda. Papan tulis memungkinkan Anda berkolaborasi dalam waktu nyata dan langsung mengubah ide menjadi tugas.
Tahap 2: Proses pembuatan dan penerbitan
Setelah Anda menguraikan strategi, langkah selanjutnya adalah mengembangkan dan mengatur pengetahuan. Hal ini melibatkan pengumpulan informasi, memverifikasi keakuratannya, dan menyusunnya agar mudah diakses. Tujuan Anda adalah membuat informasi mudah ditemukan, dipahami, dan diterapkan.
Mulailah dengan mengkategorikan informasi. Sediakan daftar isi, tandai setiap dokumen, atau bagi menjadi beberapa bagian.
š Contoh: Bagilah konten ke dalam beberapa bagian seperti 'Kebijakan Karyawan', 'Sumber Daya Pelatihan', dan 'Pengembangan Karier' Selanjutnya, uraikan setiap bagian, seperti 'Kebijakan Karyawan,' untuk memasukkan subkategori seperti 'Kebijakan Cuti,' 'Kode Etik,' dan 'Tunjangan Kesehatan
Gunakan ClickUp untuk menyempurnakan basis pengetahuan Anda dengan hirarki multi-level . Buat folder, daftar, file, dan lainnya untuk mengatur informasi Anda dengan lebih baik. Gunakan tag kode warna dan label prioritas untuk mengelolanya lebih lanjut.
Setelah selesai, pikirkan bagaimana informasi disajikan. Teks saja mungkin terasa berlebihan atau kering, jadi pikirkan format yang beragam. Panduan cepat, diagram alir, dan tutorial langkah demi langkah dapat menyederhanakan topik yang kompleks. Selain itu, menambahkan video, seperti panduan proses peninjauan kinerja, membuat konten lebih mudah dipahami dan menarik.
Manajemen Pengetahuan SDM: Pencarian Terhubung ClickUp
Setelah Anda membuat basis, gunakan perintah Alat manajemen pengetahuan AI seperti ClickUp untuk mempublikasikannya. ClickUp membantu Anda membuat antarmuka yang intuitif dan ramah seluler. Sangat kuat Penelusuran Terhubung memungkinkan karyawan Anda dengan cepat menemukan file dan artikel apa pun, baik yang tersimpan di ClickUp maupun aplikasi yang terhubung.
Tahap 3: Memantau kinerja dan meningkatkan sistem pengetahuan
Basis pengetahuan Anda sudah aktif! Namun pekerjaan Anda tidak berakhir di sini.
Pantau secara teratur untuk mengevaluasi dampaknya. Gunakan analisis untuk melacak pola penggunaan, termasuk apa yang paling sering diakses, di mana pengguna menghabiskan waktu paling banyak, artikel mana yang memiliki rasio pentalan tertinggi, dan di mana kemacetan terjadi.
Kumpulkan masukan dari karyawan dan tim SDM untuk mengidentifikasi kesenjangan atau area yang perlu ditingkatkan. Berdasarkan masukan tersebut, tingkatkan sistem untuk meningkatkan pengalaman pengguna. Memasukkan fitur-fitur baru, memperbaiki konten yang sudah ketinggalan zaman, dan beradaptasi dengan perubahan organisasi.
š” Tip Pro: Gunakan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan Anda. Ini membantu Anda menangkap data yang relevan dan mengubah tanggapan menjadi tugas yang dapat dilacak, sehingga memudahkan untuk meningkatkan basis pengetahuan Anda.
Memilih Solusi yang Tepat untuk Manajemen Pengetahuan SDM
Salah satu masalah utama yang dihadapi karyawan saat mencari informasi adalah banyaknya aplikasi yang harus mereka periksa. Untuk mengatasinya, Anda harus memilih solusi manajemen pengetahuan SDM yang memusatkan data dan menyederhanakan akses.
Berikut ini adalah faktor kunci yang perlu dipertimbangkan ketika memilih alat yang tepat:
- Antarmuka yang mudah digunakan: Pilih solusi dengan desain yang intuitif untuk memastikan karyawan dan tim HR mudah menavigasi dan mengambil informasi. Carilah platform dengan fitur-fitur seperti menu yang jelas, fungsi pencarian yang kuat, dan kompatibilitas seluler
- Integrasi terpusat: Solusi yang tepat harus menggabungkan beberapa sumber data HR ke dalam satu platform yang kohesif. Platform ini harus terintegrasi dengan alat yang sudah ada seperti sistem SDM, perangkat lunak manajemen proyek, atau aplikasi komunikasi
- Dukungan AI: Pilih perangkat lunak manajemen pengetahuan dengan dukungan AI. AI membantu menemukan artikel yang relevan dalam basis data, menjawab pertanyaan dengan cepat, dan membuat serta memformat konten dengan lebih baik
- Fitur kolaborasi: Cari fitur seperti forum diskusi, kolom komentar, atau kemampuan untuk berbagi sumber daya dengan mudah di seluruh tim
- Keamanan dan kepatuhan: Profesional HR menangani data sensitif, jadi keamanan harus menjadi hal yang tidak bisa ditawar. Pastikan platform sesuai dengan standar industri dan menawarkan fitur seperti akses berbasis peran, enkripsi, dan jejak audit
Kunci utama untuk manajemen pengetahuan yang efisien
ClickUp adalah aplikasi segalanya untuk bekerja yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan chatting-semuanya didukung oleh AI yang membuat Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Aplikasi ini memusatkan data, menyederhanakan alur kerja, dan mendorong kolaborasi, sehingga ideal untuk organisasi yang berfokus pada peningkatan proses SDM. Manajemen Pengetahuan ClickUp memungkinkan Anda mendokumentasikan, berbagi, dan langsung menjawab pertanyaan apa pun dengan aI yang terhubung . Hal ini memungkinkan Anda untuk mengimpor pengetahuan organisasi yang ada dari alat yang Anda gunakan saat ini dengan aman.
Manajemen Pengetahuan ClickUp
Pertahankan kontrol atas informasi sensitif dengan menggunakan pengaturan izin lanjutan ClickUp sehingga Anda dapat menentukan siapa yang melihat atau mengedit sumber daya tertentu.
Kesalahan tidak pernah permanen, berkat riwayat versi yang memungkinkan perubahan dibatalkan saat diperlukan. Dengan segala sesuatu yang terpusat di Docs Hub, ClickUp memastikan manajemen pengetahuan yang kuat.
Kami menggunakan ClickUp untuk semua manajemen proyek dan tugas, serta sebagai basis pengetahuan. ClickUp juga telah diadopsi untuk memantau dan memperbarui kerangka kerja OKR kami dan beberapa kasus penggunaan lainnya, termasuk diagram alir dan formulir permintaan liburan serta alur kerja. Sangat menyenangkan bisa melayani semua ini dalam satu produk, karena semuanya bisa dengan mudah saling terkait.
Thomas Clifford, Manajer Produk di TravelLocal
Berikut ini adalah fitur ClickUp yang spesifik untuk membawa manajemen pengetahuan Anda ke tingkat berikutnya:
ClickUp Brain
Manajemen Pengetahuan SDM: ClickUp Brain
Bayangkan sebuah alat yang menjawab semua pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan yang Anda miliki. Itulah yang dilakukan ClickUp Brain! Alat ini mencari di seluruh ruang kerja Anda untuk memberikan jawaban yang akurat dalam hitungan detik.
Pencarian mencakup wiki, Dokumen, Klip, tugas, komentar, dan aplikasi yang terhubung. Apa lagi? Peringkat wiki lebih tinggi di hasil pencarian, memastikan AI hanya mengembalikan informasi yang sangat relevan.
Anda juga bisa menggunakan ClickUp Brain untuk membuat basis pengetahuan. Tulis artikel dengan mengatur nada dan petunjuk. Periksa tata bahasa dan ejaan konten saat ini, lalu perbaiki agar lebih jelas.
Dokumen ClickUp
ClickUp Documents
Dokumen ClickUp adalah solusi Anda untuk membangun sebuah wiki kolaboratif. Ini mendukung kolaborasi, komentar, dan tag secara real-time untuk memastikan tim Anda berkontribusi sambil membangun basis pengetahuan.
Gunakan fitur pemformatan yang kaya, halaman bersarang, dan opsi penataan untuk membuat wiki yang mudah dinavigasi. Tambahkan tabel, penanda, kode warna, judul, blok kode, dan spanduk.
Sematkan media seperti gambar, video, presentasi, dan daftar periksa untuk membuat basis pengetahuan Anda interaktif dan menarik.
Clickup merupakan alat manajemen proyek yang paling mudah dan sederhana bagi kami. Pelacakan tugas sangat mudah dengan banyak detail terperinci. Berbagi dengan tim dan mengundang anggota baru untuk berkolaborasi ke dalam papan dan tugas sangatlah mudah. Pengguna G2
Klik Templat
Manajemen Pengetahuan SDM: Templat Basis Pengetahuan ClickUp
ClickUp menawarkan ribuan templat, termasuk templat untuk membuat basis pengetahuan. Templat-templat ini mudah diakses dan diedit di Documents.
š Contoh: Templat Basis Pengetahuan ClickUp menyediakan kerangka kerja untuk membuat dan mengatur perpustakaan informasi digital. Tambahkan artikel pengetahuan, halaman wiki sumber daya, dan Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) dan menyediakannya untuk seluruh organisasi sebagai referensi.
Tantangan dan Praktik Terbaik
Menerapkan manajemen pengetahuan SDM merupakan hal yang wajar, namun juga dapat menghadirkan tantangan. Tantangan tersebut bisa berupa data yang terfragmentasi di berbagai platform, kesulitan memperbarui sumber daya, dan memastikan aksesibilitas karyawan.
Berikut ini beberapa praktik terbaik yang bisa diikuti:
- Mulailah dengan strategi yang jelas yang menyelaraskan tujuan manajemen pengetahuan dengan kebutuhan organisasi
- Gunakan satu platform untuk menyimpan dan mengakses semua informasi SDM
- Jadwalkan tinjauan rutin untuk memastikan konten tetap akurat
- Dorong keterlibatan tim dalam memperbarui dan berbagi pengetahuan dengan mendorong kolaborasi
- Menerapkan izin tingkat lanjut dan enkripsi untuk melindungi informasi sensitif
Sederhanakan Manajemen Pengetahuan SDM dengan ClickUp
Manajemen pengetahuan SDM adalah tentang menciptakan sistem yang mudah diakses dan kolaboratif. Alat bantu yang tepat sangat penting untuk membuat proses HR lebih efisien dan efektif, mulai dari memusatkan basis pengetahuan hingga meningkatkan kolaborasi dan menyederhanakan alur kerja.
ClickUp menawarkan solusi komprehensif untuk mengubah cara tim HR mengelola dan berbagi pengetahuan, dengan fitur-fitur seperti pengeditan waktu nyata, kontrol versi, izin tingkat lanjut, dan Docs Hub yang terpusat, sehingga menyederhanakan pengorganisasian dan pengaksesan informasi penting. Daftar secara gratis hari ini!