Manajer dan pimpinan proyek membawa setidaknya tiga ketakutan dalam hati mereka: pembengkakan anggaran, kemajuan proyek yang tidak sesuai rencana, dan sistem kecerdasan buatan yang mengambil alih kendali!
Dua yang pertama adalah bagian dari pekerjaan, tetapi apakah Anda perlu mengkhawatirkan yang terakhir?
Gartner meramalkan bahwa kecerdasan buatan akan mengambil alih dan menghilangkan 80% tugas manajemen proyek .
Tapi sebelum Kecemasan AI mengambil alih, ingat: AI tidak akan menggantikan manajer proyek.
Sebaliknya, Anda bisa berkolaborasi dengan kecerdasan buatan dan mendelegasikan tugas untuk meringankan beban kerja Anda. Artikel ini akan membahas cara membuat kecerdasan buatan bekerja untuk Anda, bukan melawan Anda.
Peran AI dalam Manajemen Proyek
Bukankah Anda selalu menginginkan seorang asisten untuk melakukan tugas-tugas administratif yang 'tidak terlalu disukai' sehingga Anda tidak perlu melakukannya? AI dalam manajemen proyek menawarkan keuntungan ini dengan tepat.
Sebagai contoh, ClickUp adalah sebuah aplikasi all-in-one solusi manajemen proyek itu:
- Memotivasi karyawan untuk menyelesaikan lebih banyak hal dengan menyelesaikan tugas-tugas biasa untuk mereka
- Mengurangi biaya dengan menghilangkan kesalahan dan pengerjaan ulang serta membebaskan sumber daya
- Memberikan pengalaman merek yang konsisten dengan hasil yang seragam-melatih AI dengan baik, dan akan terus memperbarui memorinya dengan konteks yang tepat untuk diterapkan pada semua proyek serupa
'Teknologi baru' ini akan menambah efisiensi pada alur kerja Anda dan meningkatkan produktivitas. Baca terus untuk mengetahui 'caranya'.
1. Otomatisasi tugas-tugas rutin
Kecerdasan buatan sangat bagus untuk menghilangkan tugas-tugas rutin. Dengan mengintegrasikan teknologi AI, perusahaan dapat merampingkan proses seperti penjadwalan, alokasi sumber daya, dan manajemen risiko, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam manajemen proyek.
Contoh dunia nyata dari otomatisasi tugas AI
- Siemens: Siemens menggunakan AI untuk meningkatkan perencanaan proyek dan alokasi sumber daya. Dengan menganalisis data historis, sistem AI mereka secara akurat memprediksi jadwal proyek dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, yang mengarah pada peningkatan hasil dan efisiensi proyek
- Shell Oil Company: Shell menerapkan AI untuk mengoptimalkan penjadwalan pemeliharaan dalam operasi pengeboran lepas pantai. AI menganalisis data sensor dan catatan historis untuk memprediksi kegagalan peralatan, memungkinkan pemeliharaan proaktif dan secara signifikan mengurangi waktu henti
- JPMorgan Chase: Bank ini mengadopsi AI untuk proses peninjauan kontrak. Dengan menggunakan pemrosesan bahasa alami, AI dengan cepat mengekstrak informasi penting dari dokumen hukum, mempercepat negosiasi dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tinjauan
Namun, memilih alat yang tepat untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu dapat menjadi tantangan tersendiri. Jangan lupa bahwa mengintegrasikan setiap model secara manual dengan berbagai ruang kerja tidak mengurangi beban kerja manajer proyek .
Tapi Otomatisasi ClickUp bisa! The perangkat lunak manajemen proyek gratis menawarkan 100+ templat otomatisasi untuk berbagai operasi bisnis. Setelah Anda mendaftar dengan ClickUp, Anda bahkan bisa membuat urutan otomatisasi kustom tanpa kode menggunakan instruksi if-then sederhana.
Sebagai contoh, menanggapi umpan balik pelanggan atau memberi informasi terbaru pada vendor adalah hal yang memakan waktu. Dengan ClickUp, Anda dapat mengatur otomatisasi email untuk mengirim penjawab otomatis untuk email yang masuk, menghemat waktu.
Gunakan Otomatisasi ClickUp sebagai solusi satu atap untuk semua tugas yang berulang
ClickUp Automation juga menangani tindakan seperti memindahkan tugas ke daftar baru ketika statusnya berubah. Anda bisa secara otomatis menetapkan tugas, mengirim komentar, dan memperbarui status, memastikan alur kerja yang efisien.
Mengotomatiskan kampanye pemasaran, membuat rangkuman obrolan AI, menulis standup otomatis, menyiapkan log audit, dan analisis berbasis AI-semuanya dalam satu alat!
Apa lagi? Anda tidak perlu membuat ulang tugas yang berulang setiap kali. Dengan ClickUp, tugas-tugas tersebut diulang pada interval yang ditentukan, sehingga menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia.
Sebagai manajer proyek, Anda mungkin bingung bagaimana cara mengotomatiskan alur kerja sejak awal. ClickUp Brain ada di sini untuk membantu! Cukup tuliskan perintah dalam bahasa Inggris sederhana, dan ClickUp Brain akan membuat otomatisasi alur kerja yang terperinci dan sesuai dengan instruksi Anda.
ClickUp Brain
Dengan ClickUp Brain, Anda juga bisa:
- Mengakses Pengetahuan AI Manager untuk menjawab pertanyaan Anda tentang tugas, dokumen, dan bahkan orang-orang di ruang kerja ClickUp Anda
- Mengotomatiskan pembaruan kemajuan dan komunikasi menggunakan Manajer Proyek AI
- Buat konten dengan AI Writer for Work, baik itu ruang lingkup proyek, piagam proyek, tujuan proyek, atau dokumentasi penting lainnya
- Buat templat khusus untuk mempercepat tugas rutin dan meningkatkan produktivitas
Hal ini dilakukan tanpa mengorbankan privasi data Anda, dengan aman mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dengan keamanan yang lengkap.
Gunakan ClickUp Brain untuk mendapatkan informasi, mengotomatiskan tugas, dan memantau kemajuan dalam ruang kerja ClickUp Anda tanpa mengorbankan keamanan data Anda
2. Analisis dan pelaporan data
Manajer proyek menghabiskan waktu berjam-jam untuk merencanakan anggaran, memantau kemajuan tim, dan menghadapi tantangan. Meskipun kekacauan tidak dapat dihindari, Anda dapat terus memantau kemajuan proyek dan bertindak cepat untuk mencegah potensi penundaan.
Alat bantu AI, misalnya, dapat mengotomatiskan proses penganggaran dengan menganalisis data historis untuk memprediksi biaya di masa depan dan mengidentifikasi potensi pembengkakan sebelum terjadi. Alat ini juga dapat menyediakan pelacakan kemajuan proyek secara real-time, sehingga memungkinkan manajer proyek untuk mengidentifikasi penundaan atau masalah yang muncul. Anda bisa mendapatkan peringatan otomatis ketika pengeluaran menyimpang dari anggaran atau pencapaian proyek tidak terpenuhi.
Di sinilah alat bantu seperti Dasbor ClickUp masuk Dasbor membantu Anda memvisualisasikan data melalui daftar, kartu, bagan, dan grafik. Anda bisa membuat dasbor yang disesuaikan untuk melacak waktu proyek, memantau tingkat churn, dan meramalkan pendapatan-tanpa perlu repot-repot membaca spreadsheet.
Sesuaikan Dasbor ClickUp untuk mengomunikasikan dan memvisualisasikan data
Dasbor menghilangkan proses analisis data yang melelahkan, memungkinkan Anda melakukan analisis prediktif dan membuat keputusan berdasarkan data. Sebagai contoh, Anda bisa melacak jadwal proyek dan memantau metrik utama seperti alokasi sumber daya secara real-time.
Anda bisa menyesuaikan preferensi notifikasi ClickUp untuk menerima peringatan berdasarkan pemicu tertentu. Ini termasuk pemberitahuan untuk tugas-tugas utama, komentar, tanggal jatuh tempo, dan perubahan prioritas. Setiap pengguna bisa mengatur preferensi mereka yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka di setiap ruang kerja, sehingga memungkinkan pendekatan yang terfokus pada apa yang dianggap sebagai peringatan "kritis" bagi mereka.
3. Asisten AI untuk menyusun dokumentasi proyek
Seorang manajer proyek harus mengumpulkan data untuk memprediksi potensi tantangan, jebakan, dan kemacetan. Anda mungkin sudah terbiasa dengan proses yang melelahkan dalam mengumpulkan laporan selama 20 tahun dan mengaturnya.
Dalam kasus ini, menggunakan AI untuk dokumentasi dapat mengurangi waktu pengumpulan dan kompilasi hingga setengahnya atau lebih.
Ambil contoh, misalnya, tugas menyusun laporan bisnis.
Manajer proyek harus mengumpulkan data, menganalisis tren, dan menemukan kerentanan. Proses ini akan memakan waktu beberapa hari dan mungkin masih belum lengkap.
Namun, dengan ClickUp Brain, Anda dapat menganalisis database keuangan dan pemasaran, sistem CRM, kinerja karyawan, dan area lain yang diperlukan dalam hitungan menit.
AI akan menyisir data ini dengan baik sekaligus mengurangi tenaga dan waktu manual. Kemudian, AI akan merangkum temuan dan wawasan utama dan menyajikan pendalaman data. Hasilnya adalah laporan bisnis yang bebas dari kesalahan dengan tren, wawasan, ringkasan proyek, keuangan, dan proses kerja yang terperinci.
Selain itu, Anda dapat menggunakan alat bantu pengoreksian bertenaga AI seperti Grammarly, yang didasarkan pada pemrosesan bahasa alami atau NLP, untuk memastikan kejelasan dalam komunikasi terkait proyek, sehingga mengurangi kesalahpahaman.
Kesimpulannya, AI memberikan wawasan berbasis data yang membantu manajer proyek membuat keputusan yang tepat. AI dapat menganalisis berbagai skenario dan merekomendasikan tindakan yang optimal berdasarkan dinamika proyek saat ini.
Namun perlu diingat bahwa ini bukanlah manfaat sekali pakai. Sistem AI belajar dari setiap proyek, menyempurnakan algoritmanya dari waktu ke waktu. Proses pembelajaran yang berkelanjutan ini membantu meningkatkan hasil proyek di masa depan dengan menerapkan pelajaran yang didapat dari pengalaman masa lalu.
Baca juga: 6 Jenis Metodologi Peningkatan Proses
Keterbatasan AI dalam Manajemen Proyek
Meskipun penerapan AI dalam manajemen proyek tampak sangat revolusioner, namun kita masih jauh dari kata AI akan menggantikan manajer proyek. Tidak percaya? Mari kita tunjukkan alasannya:
1. Kurangnya penilaian manusia
Sistem AI unggul dalam menangani tugas-tugas manajemen proyek yang berulang, tetapi tidak seperti manajer proyek manusia, sistem ini tidak dapat membuat keputusan yang kompleks dan terinformasi. AI hanya dapat bekerja dengan data yang diberikan kepadanya, tidak memiliki kemampuan untuk mempertimbangkan nuansa etis, konteks, atau kecerdasan emosional-yang semuanya sangat penting untuk pengambilan keputusan yang efektif secara real time.
Sebagai contoh, jika seorang pengembang secara konsisten dibebani dengan tugas-tugas yang berlebihan, AI mungkin tidak dapat mengenali potensi kelelahan atau penurunan semangat kerja. Seorang manajer proyek manusia akan mempertimbangkan faktor emosional dan etika ini dan mungkin memilih untuk mendistribusikan kembali tugas untuk menjaga kesejahteraan tim.
Manajer proyek harus melihat AI sebagai alat untuk produktivitas namun tetap memonitor setiap tindakan untuk memastikan bahwa intuisi dan keahlian manusia tetap menjadi pusat perhatian.
2. Kreativitas dan inovasi
Seperti yang dikatakan oleh Fei-Fei Li, seorang ilmuwan komputer dari Amerika:
"Kecerdasan buatan bukanlah pengganti kecerdasan manusia; kecerdasan buatan adalah alat untuk memperkuat kreativitas dan kecerdikan manusia"
Fei-Fei Li, ilmuwan komputer Amerika
AI dapat melakukan tugas dan mengoptimalkan alur kerja, tetapi tidak dapat berinovasi secara mandiri. Tergantung pada Anda-manajer proyek-untuk menggunakan alat bantu AI secara kreatif untuk mencapai tujuan.
AI dapat mendukung pengambilan keputusan, tetapi mengelola pemangku kepentingan dan membina hubungan adalah peran yang paling baik dilakukan oleh manusia.
Keterbatasan AI terlihat jelas dalam hal kreativitas independen.
Misalnya, dalam sebuah artikel tentang kisah di dalam ChatGPT yang dipublikasikan di MIT Technology Review, para pengembang dari OpenAI mendiskusikan keterbatasannya:
- ChatGPT bias dan tidak tahu lebih baik kecuali diberitahu
- Meskipun dapat menolak permintaan yang buruk, sangat mudah untuk dimanipulasi dengan menggunakan perintah yang berbeda
- Secara faktual bisa saja salah secara faktual
Sudah menjadi rahasia umum bahwa tim OpenAI secara konstan memantau masukan pengguna untuk meningkatkan cara kerja ChatGPT. Begitulah cara AI dibatasi oleh kebutuhannya untuk mengadaptasi pengetahuan yang ada untuk menghasilkan wawasan dan jawaban.
Sementara itu, para manajer dapat merancang pendekatan baru dengan cepat untuk menyelesaikan tantangan yang tidak terduga, menjadikannya sangat fleksibel dan berharga.
3. Keamanan data
Alat manajemen proyek sering kali berurusan dengan data sensitif, seperti catatan keuangan atau kebijakan internal perusahaan. Sistem AI belajar dari data untuk mengoptimalkan proses, sehingga membuat manajer proyek skeptis untuk mengintegrasikan aplikasi AI dengan informasi rahasia.
Untuk menjaga reputasi bisnis, pimpinan harus memeriksa enkripsi data dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan privasi. Hanya pilih alat AI yang sesuai dengan protokol perlindungan data.
Baca Juga: 3 Tips Manajemen Proyek untuk Manajer yang Sibuk + Template Gratis
Elemen Manusia dalam Manajemen Proyek
Manajer proyek memainkan peran penting dalam mendorong pertumbuhan, pendapatan, dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Meskipun AI dapat membantu meringankan beban, AI tidak dapat menggantikan atribut manusia, seperti kepemimpinan, kreativitas, dan kecerdasan emosional:
1. Kepemimpinan dan motivasi
Manajemen proyek bukan hanya tentang spreadsheet dan tenggat waktu-ini tentang orang. Manajer proyek menyatukan individu dengan beragam keterampilan dan latar belakang untuk mencapai tujuan bersama.
Berikut ini adalah cara-cara pemimpin proyek yang efektif dalam menginspirasi tim mereka:
- Terlibat secara aktif dalam proyek untuk memandu semua orang menuju visi bersama
- Mendorong kontribusi kelompok daripada upaya individu
- Mendengarkan dengan penuh perhatian untuk memahami perspektif setiap anggota tim
- Berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan untuk menyelesaikan keluhan dan membangun kepercayaan
Kita tidak bisa melebih-lebihkan peran manajer proyek dalam memotivasi tim. AI dapat mengotomatiskan banyak proses, namun tidak dapat menggantikan dukungan emosional dan psikologis yang diberikan oleh seorang pemimpin.
Manajer proyek membangun kepercayaan dan meningkatkan semangat kerja dengan mengakui pencapaian individu dan menangani masalah tim.
Pertimbangkan tim proyek yang menghadapi perubahan signifikan, seperti mengadopsi teknologi baru atau mengubah tujuan proyek. Alat bantu AI mungkin menyoroti peningkatan efisiensi atau peningkatan produktivitas, tetapi hanya manajer proyek yang dapat membantu tim mengatasi ketidakpastian dan kecemasan terkait perubahan tersebut.
Manajer proyek dapat secara efektif memimpin tim melalui transisi dengan mengomunikasikan visi di balik perubahan, menawarkan jaminan, dan menumbuhkan rasa keterlibatan.
AI tidak dapat memberikan tingkat dukungan emosional seperti ini.
2. Resolusi konflik
Konflik tidak dapat dihindari ketika bekerja dengan sekelompok orang yang beragam. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk menyelesaikan perselisihan dan memastikan kekompakan tim.
The Templat Komunikasi Internal ClickUp dapat membantu manajer proyek mencapai hal ini dengan mengatur pembaruan, perubahan, tantangan, dan hasil.
Anda bisa menyesuaikan template ini agar sesuai dengan kebutuhan Anda, dan manajer proyek bisa menggunakannya untuk meminimalkan konflik di tempat kerja dengan satu kali pembaruan.
Templat Komunikasi Internal ClickUp
Templat ini membantu Anda:
- Melacak komunikasi internal dengan menggunakan label seperti "disetujui" atau "dijadwalkan"
- Memvisualisasikan data komunikasi untuk memudahkan pemahaman
- Menyesuaikan atribut data agar sesuai dengan kebutuhan Anda
Templat ini dapat membantu mendeteksi tanda-tanda awal konflik dengan menganalisis pola komunikasi tim dan menandai sentimen negatif. Namun, menyelesaikan konflik ini membutuhkan sentuhan manusiawi.
Manajer proyek dapat menafsirkan konteks di balik konflik, memahami motivasi masing-masing pihak, dan memediasi solusi yang mungkin tidak dapat dicapai oleh AI.
3. Kecerdasan emosional
AI tidak dapat menafsirkan nuansa emosional atau menggunakan intuisi-kualitas yang sangat penting bagi kepemimpinan yang efektif. Sebaliknya, manajer proyek dapat memanfaatkan kecerdasan emosional mereka untuk memahami dinamika tim, memotivasi individu, dan menumbuhkan lingkungan kerja yang sehat.
Sebagai contoh, AI tidak dapat mengenali ketika seorang anggota tim mengalami kesulitan karena masalah pribadi. Namun, manajer proyek dapat menawarkan dukungan dan mengakomodasi kebutuhan mereka, menciptakan tempat kerja yang berempati.
Empati adalah landasan kepemimpinan yang efektif. Manajer proyek harus menavigasi harapan dan kekhawatiran para pemangku kepentingan, menyeimbangkan tuntutan yang bersaing sambil menjaga proyek tetap berada di jalurnya.
Hal ini membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang perilaku manusia, yang tidak dapat ditiru oleh AI.
Baca Juga: daftar Periksa Manajemen Proyek 9 Poin untuk Manajer
Bagaimana AI Membentuk Masa Depan Manajemen Proyek
AI sudah membentuk cara kita mengelola proyek; masih banyak lagi yang akan datang.
Survei Global McKinsey terbaru mengungkapkan bahwa 65% responden mengakui bahwa organisasi mereka secara teratur menggunakan AI Generatif.
Setengah dari responden juga mengatakan bahwa perusahaan mereka telah mengadopsi AI di setidaknya dua fungsi bisnis dan senang dengan pengurangan biaya dan pertumbuhan pendapatan yang dihasilkan.
Revolusi AI akan meninggalkan dampak yang berkelanjutan pada manajemen proyek di tahun-tahun mendatang:
1. AI sebagai pelengkap, bukan pengganti
👀 Tahukah Anda? 51% dari pekerja global di berbagai sektor dan peran percaya bahwa AI akan memberikan dampak positif terhadap pekerjaan mereka dalam lima tahun ke depan.
Manusia membangun AI untuk membantu manusia, bukan menggantikannya. Manajer proyek dapat menggunakan Alat manajemen proyek AI seperti ClickUp Brain untuk bekerja lebih efisien, menangani tugas-tugas yang berulang, dan fokus pada aspek-aspek yang lebih strategis dari proyek mereka.
Sebagai contoh, ClickUp Brain dapat secara otomatis membuat catatan rapat atau meringkas diskusi. Daripada membuang waktu untuk memilah-milah catatan, AI dapat membantu membuat konten yang ringkas dan terformat dalam hitungan menit, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada inovasi.
ClickUp Brain adalah langkah selanjutnya bagi kami untuk membuka efisiensi di setiap tim. Aplikasi manajemen pengetahuan sangat besar.
alexander Haywood, Managing Director, Yggdrasil Gaming
2. Integrasi alat bantu AI
Anda dapat mengintegrasikan alat bantu AI dengan tempat kerja Anda untuk mengotomatiskan manajemen tugas untuk tim Anda dan diri Anda sendiri.
Beritahukan kepada anggota tim tugas mana yang menjadi prioritas utama. Tugas-tugas tersebut adalah Templat Matriks ClickUp Eisenhower memungkinkan Anda mengkategorikan tugas sebagai "Lakukan", "Jadwalkan", "Delegasikan", atau "Hapus" untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Demikian pula, mengelola tugas harian yang monoton dan memakan waktu. Lebih dari 1000+ integrasi ClickUp membuatnya lebih mudah dengan memasangkan ClickUp dengan alat populer lainnya, memastikan kolaborasi yang lebih baik dan meminimalkan kebingungan.
Tingkatkan produktivitas di tempat kerja dengan 1000+ Integrasi ClickUp
Hasilnya? Anda tidak perlu lagi menyulap beberapa alat dan platform untuk menggunakan AI.
Kita bisa mengharapkan fitur yang lebih canggih lagi seiring dengan perkembangan AI, seperti asisten virtual bertenaga AI untuk manajer proyek atau sistem pengawasan proyek yang sepenuhnya otonom. Integrasi ini meningkatkan efisiensi dan memberdayakan tim untuk memberikan hasil yang berdampak tanpa beban administratif.
Baca Juga: Penjadwalan Sumber Daya: Panduan Komprehensif untuk Manajer Proyek
Pilih ClickUp untuk Mendapatkan Manajemen Proyek yang Benar
Meskipun AI telah mengubah manajemen proyek, jelas bahwa keterampilan manusia tidak tergantikan dan pekerjaan manajer proyek tidak dapat sepenuhnya otomatis. ClickUp memberdayakan manajer proyek dengan mengurangi kesalahan dalam tugas-tugas rutin dan mempercepat pengambilan keputusan.
ClickUp juga mengatur semua aktivitas manajemen proyek dan menawarkan integrasi yang mudah dengan alat lain. Ini menyediakan dasbor yang dapat disesuaikan dan templat manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan Anda-sambil tetap menjaga privasi dan anonimitas data.
Dengan fitur-fitur seperti otomatisasi berbasis AI, manajemen sumber daya, kolaborasi yang ditingkatkan, analisis prediktif, dan pengembangan keterampilan, ClickUp adalah mitra ideal bagi manajer proyek yang ingin sukses dalam lanskap digital manajemen proyek yang berkembang pesat.
Jika data yang terorganisir dan peningkatan produktivitas menggairahkan Anda, daftar ClickUp hari ini secara gratis !