Bayangkan sebuah situasi di mana tugas pemeliharaan dijadwalkan untuk memperbaiki mesin yang kritis. Namun, karena miskomunikasi dan tidak adanya detail pada perintah kerja, suku cadang tidak dipesan tepat waktu, atau teknisi dikirim tanpa perangkat atau bahan penting yang dibutuhkan.
konsekuensinya? Operasi yang tertunda, klien yang frustrasi, dan biaya tambahan.
jadi, bagaimana Anda dapat memastikan bahwa perintah kerja Anda menyeluruh, dapat disesuaikan, dan mudah dikelola?" Artikel ini memberikan langkah-langkah dan alat bantu yang Anda perlukan untuk melakukannya.
Apa yang Dimaksud dengan Perintah Kerja?
Perintah kerja adalah dokumen formal yang merinci tugas atau serangkaian tugas yang harus diselesaikan, sering kali sebagai tanggapan atas permintaan atau kebutuhan pemeliharaan.📝
Perintah kerja berfungsi sebagai sumber informasi utama, yang menetapkan semua detail pekerjaan, jadwal, personel yang bertanggung jawab, biaya tenaga kerja, detail kontak, dan bahan yang diperlukan.
Sistem perintah kerja yang terorganisir dengan baik sangat penting untuk bisnis di bidang manufaktur, manajemen fasilitas, dan pekerjaan layanan lapangan. Sistem ini memastikan komunikasi yang jelas dan alur kerja yang disederhanakan.
Perintah kerja dapat mencakup berbagai permintaan, mulai dari pemeliharaan rutin hingga pekerjaan perbaikan yang mendesak. Masing-masing membutuhkan informasi spesifik untuk menjamin akurasi dan penyelesaian tepat waktu.
Elemen Penting dari Format Perintah Kerja
Format perintah kerja yang dirancang dengan baik harus mencakup semua informasi yang diperlukan untuk memastikan semua kesenjangan dipahami.
Berikut ini adalah elemen-elemen mendasar yang harus disertakan:
- Nomor perintah kerja: Pengidentifikasi unik untuk pelacakan dan referensi
- Tanggal permintaan: Kapan perintah kerja dibuat
- Deskripsi pekerjaan yang diperlukan: Deskripsi yang jelas dan terperinci yang memberikan informasi tentang tugas yang harus diselesaikan
- Personel atau tim yang ditugaskan: Individu atau tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas
- Tingkat prioritas: Menunjukkan apakah tugas tersebut mendesak, standar, atau prioritas rendah
- Tanggal penyelesaian yang diharapkan: Menetapkan jadwal yang realistis untuk penyelesaian tugas
- Bahan dan peralatan yang dibutuhkan: Mencantumkan semua sumber daya yang diperlukan untuk menghindari penundaan
- Perkiraan biaya: Proyeksi biaya, terutama berguna untuk tujuan penganggaran dan penagihan Tanda tangan persetujuan: Otorisasi untuk tugas tersebut, penting untuk akuntabilitas
Jenis-jenis Surat Perintah Kerja
Perintah kerja memiliki berbagai bentuk tergantung pada sifat tugas dan industrinya. Beberapa jenis yang umum meliputi:
- Perintah kerja pemeliharaan preventif: Dijadwalkan untuk menjaga peralatan atau mesin dalam kondisi optimal
- Perintah kerja pemeliharaan korektif: Dikeluarkan sebagai tanggapan terhadap masalah yang membutuhkan perbaikan segera
- Perintah kerja inspeksi: Pemeriksaan rutin untuk memastikan kualitas, keamanan, atau kepatuhan
- Perintah kerja servis: Biasanya digunakan di bidang yang berhadapan langsung dengan pelanggan untuk layanan seperti pemasangan atau perbaikan
- Perintah kerja proyek khusus: Proyek satu kali atau unik dengan tujuan yang berbeda
Dengan memahami jenis-jenis ini, perusahaan dapat mengkategorikan dan mengelola tugas dengan lebih baik, serta memastikan sumber daya yang tepat dialokasikan untuk setiap tugas.
Langkah-langkah untuk Membuat Format Perintah Kerja
Membuat format perintah kerja melibatkan lebih dari sekadar mengisi formulir; dibutuhkan perencanaan strategis untuk memastikan format tersebut jelas, fungsional, dan efisien. Perangkat lunak manajemen proyek yang mudah digunakan dan komprehensif seperti
ClickUp
dapat menyederhanakan seluruh proses.
Begini caranya:
Langkah 1: Tentukan tujuan
Mendokumentasikan proses perintah kerja, panduan, atau instruksi dalam ClickUp Docs yang kolaboratif
Identifikasi apa yang ingin Anda capai dengan sistem perintah kerja. apakah Anda berfokus pada pemeliharaan, servis, atau pelacakan proyek?
Gunakan
ClickUp Dokumen
untuk melacak catatan kolaboratif tentang tujuan. Hal ini memungkinkan untuk:
- Kolaborasi waktu nyata: Beberapa anggota tim dapat bekerja pada templat perintah kerja yang sama secara bersamaan, menyederhanakan proses pembuatan
- Komentar dan umpan balik: Berikan komentar dan saran secara langsung pada dokumen, memfasilitasi kolaborasi dan umpan balik yang efisien
- Penugasan tugas: Menugaskan tugas khusus yang terkait dengan pembuatan atau peninjauan perintah kerja kepada anggota tim yang berbeda, memastikan tanggung jawab yang jelas
Langkah 2: Mengidentifikasi data utama
Tangkap setiap detail untuk proyek apa pun menggunakan Bidang Khusus ClickUp
Tentukan yang mana
Bidang Khusus ClickUp
diperlukan berdasarkan tujuan Anda. Ini akan membantu Anda menyesuaikan
atau
catatan kerja yang siap digunakan
yang ingin Anda gunakan.
📌Contoh:
- Bidang teks: Untuk input terbuka seperti 'Deskripsi Permintaan' atau 'Komentar'
- Bidang tarik-turun: Digunakan untuk 'Prioritas' atau 'Status' untuk menstandarkan opsi
- Bidang tanggal: Menetapkan 'Tanggal Mulai' dan 'Tanggal Jatuh Tempo' untuk merencanakan jadwal
Beberapa contoh bidang data yang sesuai dengan tujuan umum:
Tujuan 1: Mengidentifikasi dan mengelola kemajuan pekerjaan
- Nama pemohon/perusahaan
- Tanggal permintaan
- Deskripsi permintaan
- Kategori/Jenis permintaan
- Tanggal penyelesaian aktual
Tujuan 2: Menetapkan dan memantau kemajuan pekerjaan
- Ditugaskan kepada
- Status
- Tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo
Tujuan 3: Memantau sumber daya dan biaya
- Perkiraan jam kerja
- Persyaratan material
- Perkiraan biaya
Tujuan 4: Memastikan kualitas dan kepatuhan
- Daftar periksa persyaratan
- Bidang persetujuan
- Lampiran
Tujuan 5: Menganalisis dan meningkatkan alur kerja
- Tingkat prioritas
- ID perintah kerja
- Komentar/Catatan
Sebagai tambahan,
Tugas ClickUp
adalah fitur yang bagus untuk tetap lebih terorganisir dan menangkap setiap detail perintah kerja.
Sesuaikan alur kerja Anda dengan ClickUp Tasks
Berikut ini adalah bagaimana hal ini dapat membantu:
- Pembaruan status tugas: Melacak kemajuan setiap tugas secara real-time, sehingga Anda dapat memvisualisasikan keseluruhan status perintah kerja
- Pelacakan waktu: Mengintegrasikan pelacakan waktu untuk memantau waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, membantu mengoptimalkan alokasi sumber daya dan penganggaran
- Pelacakan kemajuan: Gunakan bilah kemajuan atau daftar periksa untuk memvisualisasikan status penyelesaian setiap tugas, memberikan gambaran umum yang jelas tentang kemajuan perintah kerja
Langkah 3: Siapkan ruang kerja Anda
Setelah Anda memiliki tujuan dan data lapangan yang siap, saatnya untuk mulai membuat format perintah kerja. Ada tiga metode untuk melakukan hal ini:
Metode 1: Menggunakan
Formulir ClickUp
Opsi ini berfungsi paling baik jika Anda memiliki paket Unlimited di ClickUp.
Di Ruang ClickUp yang Anda pilih, klik '+'> Formulir > Formulir Pesanan. Ini akan membuka format yang dapat diedit bagi Anda untuk menyesuaikan pesanan kerja.
Sesuaikan bidang, opsi, dan tata letak agar sesuai dengan kebutuhan spesifik dan persyaratan industri Anda. Anda kemudian dapat dengan mudah menambahkan dan menetapkan tugas, menetapkan prioritas dan tanggal jatuh tempo, melacak kemajuan, dan banyak lagi.
Metode 2: Menggunakan
Tampilan Tabel ClickUp
Ini sangat ideal untuk membuat format klasik yang disederhanakan.
Pilih Ruang untuk bekerja atau buat ruang baru untuk perintah kerja baru Anda.
Buka + Lihat > Tabel untuk meluncurkan format tabel dasar.
Mulai sesuaikan tabel sesuai dengan tujuan dan tugas data yang telah Anda identifikasi pada Langkah 2 dalam membuat format perintah kerja.
Cukup tambahkan sebagai tugas, tetapkan tanggal jatuh tempo dan prioritas dengan mengeklik ikon di sebelah kanan, lalu simpan setiap tugas.
Setelah Anda puas dengan tabelnya, bagikan format tersebut dengan anggota tim dan pemangku kepentingan yang relevan untuk kolaborasi real-time.
Metode 3: Menggunakan fitur
Templat Permintaan Kerja ClickUp
Templat Permintaan Kerja ClickUp
Platform ClickUp bertransformasi menjadi platform khusus
perangkat lunak perintah kerja
dengan berbagai fitur dan
.
Misalnya, menambahkan Templat Permintaan Kerja ClickUp ke ruang kerja Anda akan dimuat sebelumnya dengan bidang dan struktur yang sesuai untuk mengelola permintaan dan perintah kerja.
Semua bidang yang Anda lihat di sini dapat diubah namanya dan disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi spesifik Anda.
Templat perintah kerja ini menyederhanakan proses pengelolaan dan pelacakan permintaan kerja, menjadikannya alat yang sangat berguna:
- Menggabungkan semua permintaan kerja ke dalam satu tempat untuk visibilitas yang lebih baik
- Mengurangi risiko kehilangan atau salah mengelola permintaan
- Membuat formulir yang disesuaikan untuk mencatat detail yang diperlukan (misalnya, prioritas, deskripsi pekerjaan, tenggat waktu)
- Memastikan informasi yang lengkap dan akurat untuk setiap permintaan
💡Tips Cepat:
- Gunakan Pencapaian ClickUp dan Tampilan Kalender ClickUp untuk melacak semua tenggat waktu dan memastikan pengiriman, pembaruan, dan tinjauan tepat waktu
- Siapkan pemberitahuan otomatis untuk memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama mengenai status tugas
- Visualisasikan proyek dengan mudah dengan Tampilan Papan ClickUp
Langkah 4: Memantau kemajuan dan pelaporan
Visualisasikan produktivitas Anda menggunakan Dasbor ClickUp
Gunakan
Dasbor ClickUp
untuk memantau semua work order yang aktif dan yang telah diselesaikan. Fitur pelaporan akan membantu menganalisis tren seperti waktu rata-rata untuk menyelesaikan pesanan kerja dan jenis permintaan yang paling sering.
Fitur Profesional untuk Manajemen Work Order yang Mulus
Membuat format pesanan yang efektif hanyalah permulaan. Bagian kanan
akan meningkatkan sistem perintah kerja Anda dari fungsional menjadi optimal, memberikan manfaat seperti fleksibilitas dan akurasi yang lebih baik sekaligus membantu Anda menghemat waktu.
Berikut adalah beberapa manfaat dari format perintah kerja yang disesuaikan:
- Solusi hemat waktu: Sudah jadi templat jadwal kerja dan alat otomatisasi dapat menghemat berjam-jam pekerjaan manual dengan mengisi kolom secara otomatis dan melacak tenggat waktu
- Berbagai opsi berbagi: Berbagi tanpa batas antara departemen, klien, dan vendor membuat semua orang tetap terhubung
- Kreasi dalam berbagai format: Dengan perangkat lunak seperti ClickUp, Anda dapat membuat perintah kerja sebagai dokumen, formulir, atau daftar periksa, tergantung pada jenis pekerjaan dan preferensi
Alat untuk melacak, mengelola, dan mengatur inventaris
Melacak sumber daya dan inventaris adalah kunci untuk mengelola perintah kerja secara efisien. Fitur otomatisasi dan integrasi ClickUp dapat secara signifikan menyederhanakan dan mengoptimalkan proses manajemen work order Anda.
Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan mengintegrasikannya dengan alat bantu lain dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas.
Mengotomatiskan tugas yang berulang dalam manajemen perintah kerja dengan ClickUp Automations
Otomatisasi ClickUp
memungkinkan Anda untuk mengatur alur kerja otomatis untuk memicu tindakan tertentu berdasarkan kondisi yang telah ditentukan. Misalnya, saat membuat perintah kerja baru, Anda dapat secara otomatis menugaskan perintah tersebut ke teknisi atau tim yang sesuai.
Selain itu, Anda dapat menjadwalkan tindakan otomatis pada waktu tertentu, seperti mengirim pengingat kepada teknisi tentang tenggat waktu yang akan datang atau membuat laporan mingguan atau bulanan.
Gunakan Integrasi ClickUp untuk menyederhanakan manajemen perintah kerja
Tanpa hambatan
Integrasi ClickUp
dengan berbagai alat dapat membantu meningkatkan manajemen pesanan kerja Anda. Integrasi dengan sistem CRM Anda memungkinkan Anda untuk secara otomatis membuat perintah kerja dari permintaan pelanggan atau tiket layanan, memastikan waktu respons yang lebih cepat.
Mengintegrasikan dengan alat manajemen layanan lapangan memungkinkan Anda mengirim teknisi secara otomatis, melacak lokasi mereka, dan memperbarui status perintah kerja secara real time. Selain itu, integrasi dengan sistem manajemen inventaris membantu Anda secara otomatis memperbarui tingkat stok ketika suku cadang digunakan untuk pesanan kerja, mencegah kekurangan dan memastikan alokasi sumber daya yang efisien.
Terakhir, mengintegrasikan dengan alat komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams memungkinkan Anda mengirim pemberitahuan dan pembaruan tentang perintah kerja langsung ke anggota tim yang relevan, sehingga meningkatkan kolaborasi dan mengurangi waktu respons.
baca juga:*
10 Template Kebijakan & Prosedur Perusahaan Gratis di Word & ClickUp
Mengapa Menstandarkan Perintah Kerja Itu Penting
Menstandarkan pekerjaan dan
di seluruh organisasi memberikan rasa struktur dan keandalan. Hal ini memastikan bahwa semua tim mengikuti format yang sama, sehingga menghasilkan lebih sedikit perbedaan dan data yang lebih konsisten di seluruh proyek.
Standardisasi ini sangat penting untuk industri yang mengandalkan kepatuhan, seperti layanan kesehatan, manufaktur, dan layanan pemerintah.
Menggunakan fitur Pelaporan dan Analisis ClickUp menawarkan wawasan tentang tren pesanan kerja, tingkat penyelesaian, dan alokasi sumber daya. Dengan akses ke analisis terperinci, manajer dapat membuat keputusan yang tepat,
membuat dan mengoptimalkan alur kerja
dan meningkatkan kualitas layanan, mencapai hasil dan produktivitas yang lebih baik.
Baca juga:
Cara Membuat Dokumen 'Bekerja dengan Saya' yang Praktis
Industri yang Menggunakan Format Perintah Kerja
Banyak industri yang bergantung pada perintah kerja untuk merampingkan operasi dan melacak tugas-tugas penting.
Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Manufaktur: Membantu tim pemeliharaan melacak perbaikan peralatan, pemeliharaan, dan tugas-tugas produksi
- Manajemen fasilitas: Menjadwalkan pemeliharaan rutin, inspeksi, dan perbaikan darurat
- Konstruksi: Mengelola inspeksi bangunan, masalah di lokasi, dan proyek khusus
- Perawatan kesehatan: Mengatur pemeliharaan peralatan, layanan pasien, dan pemeliharaan fasilitas
- Layanan TI: Menjadwalkan instalasi, perbaikan, dan pemeliharaan jaringan
- Perhotelan: Mengelola perbaikan kamar, jadwal pembersihan, dan layanan tamu
Industri ini menggunakan perintah kerja untuk memastikan bahwa tugas dilakukan tepat waktu, sumber daya dikelola secara memadai, dan layanan memenuhi standar kualitas.
Baca juga:
Nasihat Karier 101: Semua yang Perlu Anda Ketahui Sebelum Memulai Pekerjaan Baru
Menggunakan Alat yang Tepat untuk Manajemen Perintah Kerja
Sistem perintah kerja yang terorganisir dengan baik sangat penting untuk kesuksesan operasional, dan platform komprehensif seperti ClickUp memastikan efisiensi tersebut.
ClickUp menyediakan opsi otomatisasi, integrasi, dan kustomisasi, menjadikannya pilihan yang berharga di seluruh industri. Dari mengurangi upaya manual hingga meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas, alat ClickUp memberdayakan tim untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Memberikan kejelasan, kontrol, dan kustomisasi pada setiap proyek.
Coba ClickUp
hari ini!