Anda sedang dalam tahap pengembangan ketika sebuah pertanyaan sederhana muncul: apakah fitur ini seharusnya bekerja seperti itu?
Jawabannya tidak jelas, dan tiba-tiba, tim terjebak dalam perdebatan tentang rencana awal.
Kesalahpahaman sering terjadi tanpa dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (SRS) yang solid.
Bagi pengembang perangkat lunak dan manajer proyek, SRS adalah sumber kebenaran tunggal, yang dengan jelas menjabarkan setiap fitur, fungsi, dan ekspektasi.
Blog ini akan membantu Anda membuat dokumen kebutuhan perangkat lunak yang memastikan tidak ada kejutan atau kesalahpahaman di menit-menit terakhir. 📂
⏰ Ringkasan 60 Detik
Untuk menulis dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (SRS), Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut:
- Tentukan tujuan dan ruang lingkupnya: Jelaskan dengan jelas apa yang akan dicapai oleh sistem perangkat lunak, tujuan, dan batasannya
- Mengumpulkan persyaratan: Mendokumentasikan persyaratan fungsional (fitur spesifik) dan non-fungsional (kinerja, kegunaan)
- Fitur dan fungsi sistem secara garis besar: Jelaskan fungsi utama dan bagaimana mereka memenuhi kebutuhan pengguna
- Arsitektur sistem secara detail: Jelaskan struktur perangkat lunak dan bagaimana komponen berinteraksi
- Menetapkan jadwal dan pencapaian proyek: Menetapkan tenggat waktu dan fase-fase utama untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya
- Tinjau ulang dan finalisasi: Melibatkan pemangku kepentingan untuk memastikan SRS memenuhi kebutuhan proyek dan menanggapi umpan balik yang diberikan
Apa Itu Dokumen SRS?
Dokumen SRS mendefinisikan persyaratan fungsional dan non-fungsional untuk proyek perangkat lunak. Dokumen ini menguraikan apa yang akan dilakukan oleh perangkat lunak, bagaimana kinerjanya, dan kendala atau batasan apa pun. **Dokumen SRS menguraikan apa yang akan dilakukan oleh perangkat lunak, bagaimana kinerjanya, dan kendala atau batasan apa pun
Anggap saja sebagai cetak biru untuk rekayasa perangkat lunak. Dokumen ini menyediakan peta jalan yang jelas yang membuat tim pengembangan tetap selaras dan mengurangi kemungkinan salah tafsir, membantu semua orang tetap berada di halaman yang sama.
🔍 Tahukah Anda? Konsep dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak berasal dari tahun 1970-an dengan munculnya metodologi pemrograman terstruktur.
**Mengapa dokumen SRS penting dalam pengembangan perangkat lunak?
Menulis spesifikasi kebutuhan perangkat lunak sangat penting untuk proses pengembangan yang terstruktur dengan baik.
Berikut ini adalah alasannya. 👀
Konsistensi dan kejelasan
SRS mendefinisikan setiap detail di awal sehingga semua orang memahami tujuan proyek. Tanpa itu, prioritas bisa tidak selaras, yang mengarah ke produk akhir yang terputus-putus.
Contoh: Tanpa SRS, beberapa pengembang mungkin akan berfokus pada perancangan antarmuka yang bersih dan ramah pengguna, sementara yang lain akan memprioritaskan fitur backend yang kompleks seperti pemrosesan data. Tanpa prioritas yang disepakati, produk dapat menjadi terputus-putus dan gagal memenuhi kebutuhan pengguna. SRS mencegah hal ini dan memastikan upaya semua orang selaras.
Komunikasi yang ditingkatkan
SRS mendorong komunikasi yang efektif dan merupakan titik acuan bagi anggota tim teknis dan non-teknis.
SRS menguraikan persyaratan dalam bahasa yang jelas, membantu pemangku kepentingan, seperti manajer proyek atau klien, memahami ruang lingkup proyek-bahkan tanpa latar belakang teknis. Pemahaman bersama meminimalkan kesalahpahaman, menjaga agar umpan balik tetap terfokus, dan memastikan semua tim bekerja selaras.
Contoh: Pertimbangkan sebuah fitur yang dimaksudkan untuk meningkatkan keamanan data untuk aplikasi keuangan. Seorang manajer proyek mungkin menafsirkan 'keamanan data' sebagai membutuhkan otentikasi pengguna, sementara pengembang mungkin melihatnya sebagai protokol enkripsi. SRS mengklarifikasi persyaratan keamanan tertentu, sehingga setiap anggota tim memahami pendekatan yang dimaksud.
Mengurangi risiko dan penundaan proyek
SRS mengurangi risiko dengan menciptakan jalur yang jelas untuk pengembangan dan menangani potensi masalah sebelum muncul. SRS menyediakan struktur dan titik referensi, membantu tim menavigasi perubahan tanpa mengganggu kemajuan dan menyebabkan ruang lingkup merayap.
Contoh: Seorang klien meminta fitur baru di tengah-tengah pengembangan. Dengan SRS, tim dapat dengan cepat menilai apakah perubahan tersebut sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dan menentukan dampak potensial.
Komponen Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Dokumen SRS yang efektif mengatur persyaratan proyek dan tujuan ke dalam beberapa bagian penting, masing-masing memiliki tujuan unik untuk menjaga keselarasan tim.
Berikut ini adalah komponen-komponen utama yang membentuk dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang komprehensif. 🗂️
Gambaran umum dan tujuan proyek
Bagian ini menetapkan konteks untuk keseluruhan proyek. Bagian ini menguraikan tujuan perangkat lunak, cakupan, dan khalayak yang dituju.
Gambaran umum mencakup tujuan utama proyek, menjelaskan apa yang akan dicapai oleh perangkat lunak dan siapa yang akan dilayani. Mendefinisikan istilah-istilah kunci, singkatan, dan akronim di sini memastikan pemahaman yang konsisten di seluruh anggota tim dan pemangku kepentingan.
Fitur sistem dan kebutuhan pengguna
Pada bagian ini, dokumen SRS menjelaskan fungsi dan kebutuhan pengguna yang lebih luas yang membentuk perangkat lunak.
Bagian ini menjelaskan fungsi inti, kelompok pengguna, dan bagaimana perangkat lunak mengatasi masalah atau kebutuhan. Ini menjembatani bagian persyaratan khusus, memberikan semua orang pemahaman bersama tentang bagaimana perangkat lunak akan digunakan dan siapa yang akan mendapat manfaat darinya.
Persyaratan fungsional dan non-fungsional
Bagian ini merupakan inti dari SRS.
Persyaratan fungsional mencantumkan setiap fitur perangkat lunak, menguraikan bagaimana fitur tersebut akan berperilaku dan berinteraksi dengan pengguna atau sistem lain.
Persyaratan non-fungsional berfokus pada kinerja, keamanan, skalabilitas, dan kegunaan, menetapkan standar seberapa baik perangkat lunak harus beroperasi dalam berbagai kondisi.
Perincian ini memastikan pengembang tahu persis apa yang harus dibangun, sementara pemangku kepentingan non-teknis dapat melihat bagaimana perangkat lunak memenuhi kebutuhan mereka.
⚙️ Bonus: Gunakan templat spesifikasi fungsional untuk membuat garis besar yang terorganisir dari fitur dan fungsionalitas perangkat lunak Anda.
Lampiran dan daftar istilah
Lampiran memberikan informasi tambahan yang mendukung SRS tetapi tidak sesuai dengan bagian utama, seperti referensi ke dokumen terkait, standar teknis, atau pedoman hukum.
Glosarium mendefinisikan istilah-istilah khusus industri, untuk memastikan kejelasan bagi semua pembaca, tanpa memandang keahlian teknisnya.
Bersama-sama, sumber daya ini membuat SRS menjadi panduan yang mudah diakses dan lengkap yang dapat diandalkan oleh semua orang dalam proyek.
baca Juga:* *📖 Baca Juga Cara Menulis PRD (dengan Contoh dan Templat)
Bagaimana Menulis SRS yang Efektif
SRS yang efektif mencakup hal-hal penting dari sebuah produk persyaratan teknis memastikan bahwa tim pengembangan dan pemangku kepentingan memiliki peta jalan yang jelas.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat dokumen SRS dengan pembahasan mendalam tentang cara ClickUp sebuah perangkat lunak manajemen proyek, mendukung setiap tahap, mulai dari penyusunan dan peninjauan hingga pengelolaan umpan balik. 📝
1. Tentukan tujuan dan ruang lingkup*
Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan perangkat lunak dan ruang lingkup proyek. Bagian ini menetapkan fondasi, memastikan semua orang memahami arah proyek.
Jelaskan secara spesifik apa yang akan dan tidak akan dilakukan oleh perangkat lunak, jaga agar bahasanya tetap jelas untuk menghindari ekspektasi yang tidak selaras.
Klik Dokumen
Atur dan sederhanakan alur kerja tim Anda dengan ClickUp Docs
Gunakan ClickUp Dokumen untuk secara kolaboratif mengumpulkan informasi ini, sehingga memungkinkan adanya umpan balik dan revisi dari pemangku kepentingan secara real-time.
Jika Anda lebih menyukai pendekatan terstruktur, Anda dapat memanfaatkan templat yang dapat disesuaikan untuk membuat draf bagian ini dengan cepat dan menyempurnakannya sesuai kebutuhan.
Templat Dokumen Persyaratan Produk ClickUp
The Templat Dokumen Persyaratan Produk ClickUp adalah alat bantu utama Anda untuk memandu produk atau fitur dari konsep hingga selesai. Templat ini menjabarkan hal-hal penting - siapa, apa, mengapa, kapan, dan bagaimana - agar tim produk, desain, dan teknik Anda tetap berada di halaman yang sama di setiap langkah.
Templat ini disusun untuk mendukung analisis kebutuhan dan kolaborasi yang sedang berlangsung, sehingga memudahkan semua orang yang terlibat untuk menjaga prioritas tetap jelas. Dokumen ini berkembang bersama proyek Anda sebagai dokumen hidup, sehingga Anda dapat memperbaruinya ketika ada detail baru yang muncul.
Selain itu, Anda bisa memetakan jadwal dan tonggak pencapaian, menetapkan tenggat waktu, dan membuat semua orang tetap fokus pada tanggal-tanggal penting. Templat ini bahkan menyertakan tempat untuk penilaian risiko dan strategi mitigasi sehingga Anda bisa mengatasi tantangan secara proaktif.
2. Mengumpulkan persyaratan
Kumpulkan persyaratan fungsional dan non-fungsional dari para pemangku kepentingan. Ini termasuk perilaku sistem, spesifikasi teknis, dan metrik kinerja.
Pastikan semua persyaratan didokumentasikan dengan jelas dan disimpan di lokasi pusat.
Untuk mengatur dan melacak masukan ini, gunakan fitur Templat Pengumpulan Persyaratan ClickUp .
Templat Persyaratan Produk ClickUp juga bisa menjadi alat yang bermanfaat.
ClickUp Brain
Gunakan ClickUp Brain untuk menyederhanakan pembuatan dokumen SRS Anda untuk peta jalan proyek yang jelas dan selaras
Untuk efisiensi yang lebih tinggi, cobalah ClickUp Brain sebuah fitur canggih bertenaga AI yang terintegrasi langsung ke dalam ruang kerja ClickUp Anda.
Alat cerdas ini dapat membantu menghasilkan templat khusus yang sesuai dengan proyek Anda, menghemat waktu dan memastikan konsistensi dalam upaya dokumentasi SRS.
⚙️ Bonus: Jelajahi lebih lanjut templat pengumpulan persyaratan untuk menemukan orang yang tepat untuk tim Anda.
3. Fitur dan fungsi sistem secara garis besar
Selanjutnya, jelaskan fitur-fitur utama sistem dan pengoperasiannya, dibagi berdasarkan peran pengguna dan interaksi sistem. Deskripsi yang sederhana dan jelas akan membantu menghindari detail yang terlalu rumit.
Saat Anda mengerjakan langkah ini, Docs membantu menyusun dan memperbarui fitur sistem secara kolaboratif.
Klik Tugas
Tautkan deskripsi ini ke Tugas ClickUp di mana anggota tim dapat melacak kemajuan, menetapkan tanggung jawab, dan memastikan bahwa setiap fitur dikembangkan dan didokumentasikan sepenuhnya.
Tautkan ClickUp Tasks dengan Documents untuk meningkatkan proses pengembangan perangkat lunak dengan mudah
🔍 Tahukah Anda Beberapa pengembang menganggap dokumen SRS sebagai kontrak antara tim pengembang dan pemangku kepentingan, yang membuat kedua belah pihak bertanggung jawab atas fitur-fitur yang telah disepakati.
4. Jelaskan arsitektur sistem
Bagian arsitektur harus menjelaskan bagaimana sistem terstruktur dan bagaimana berbagai komponen berinteraksi. Sajikan ini dengan jelas untuk menghindari kebingungan.
Klik Bidang Khusus
Sesuaikan proses dokumentasi SRS Anda dengan ClickUp Custom Fields
Untuk melacak komponen dan memastikan arsitektur tetap mutakhir, gunakan Bidang Khusus ClickUp . Hal ini memungkinkan Anda melacak komponen arsitektur utama secara langsung di dalam tugas, memastikan semuanya selaras seiring dengan perkembangan sistem.
Misalnya, untuk mengelola biaya yang terkait dengan setiap komponen arsitektur, Anda bisa membuat bidang khusus numerik untuk melacak anggaran yang diperkirakan dan yang sebenarnya untuk setiap tugas.
Anda bahkan dapat membuat bidang anggaran untuk setiap komponen sistem, seperti 'Biaya Desain', 'Biaya Pengembangan', atau 'Biaya Pengujian', untuk melacak pengeluaran pada fase atau komponen arsitektur yang berbeda secara terpisah.
5. Tetapkan jadwal dan pencapaian proyek*
Tentukan tonggak dan tenggat waktu utama untuk memastikan proyek berjalan dengan lancar, dan para pemangku kepentingan memahami kapan hasil yang diharapkan.
Klik Tonggak Pencapaian
Lacak pencapaian utama proyek SRS Anda dengan ClickUp Milestones Pencapaian ClickUp membantu memvisualisasikan jadwal proyek sehingga semua orang mengetahui tenggat waktu dan sasaran penting.
Sebagai contoh, Anda bisa menetapkan tonggak pencapaian untuk menyelesaikan antarmuka pengguna sistem, tonggak pencapaian lainnya untuk fase pengembangan, dan tonggak pencapaian terakhir untuk pengujian atau penerapan.
Setiap tonggak pencapaian membantu tim fokus pada tujuan tertentu, melacak kemajuan, dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang status proyek.
Selain itu, ClickUp memungkinkan Anda untuk menyesuaikan Milestone agar sesuai dengan kebutuhan unik proyek Anda.
Baca Juga: Baca Juga Cara Menulis Dokumen Spesifikasi Teknis
6. Tinjau dan selesaikan dokumen6
Setelah menyusun SRS, saatnya untuk meninjau dan memberikan umpan balik kepada pemangku kepentingan.
Para pemangku kepentingan, seperti pengembang, manajer proyek, dan klien, meninjau dokumen dengan cermat untuk memastikan kejelasan, kelengkapan, dan keakuratannya. Mereka menilai apakah persyaratannya realistis dan dapat dicapai, memastikan tidak ada hal penting yang terlewatkan.
Setiap ambiguitas atau ketidaksesuaian akan diatasi, dan revisi dilakukan untuk menyempurnakan dokumen.
Para pemangku kepentingan juga memeriksa persyaratan antarmuka eksternal dengan cermat, karena ini menentukan seberapa baik perangkat lunak akan berkomunikasi dan berintegrasi dengan sistem lain. Masukan mereka memastikan bahwa interaksi antara perangkat lunak dan sistem eksternal dapat dilakukan, efisien, dan memenuhi semua standar yang diperlukan.
Klik Obrolan
Aktifkan pembaruan waktu nyata dan komunikasi tim yang lancar dengan ClickUp Chat ClickUp Chat memudahkan untuk melakukan diskusi secara real-time dan mendapatkan umpan balik yang cepat sehingga tim Anda dapat tetap sinkron dan menjaga percakapan tetap teratur di tempat kerja.
Hal ini memastikan respons cepat terhadap pertanyaan atau masalah, menjaga momentum dalam proses peninjauan.
Obrolan benar-benar menjadikan ClickUp sebagai aplikasi yang bisa melakukan segalanya, untuk bekerja.
ClickUp Tetapkan Komentar
Gunakan ClickUp Assign Comments untuk memastikan item tindakan yang jelas dan umpan balik tim yang terorganisir
Selain itu, ClickUp Tetapkan Komentar membuat umpan balik tetap sistematis dan terkait dengan tugas-tugas tertentu.
Anggota tim dapat memberikan komentar secara langsung kepada satu sama lain, sehingga memudahkan untuk melacak revisi, memperjelas langkah selanjutnya, dan menjaga agar semua orang tetap selaras selama proyek berlangsung.
Dengan umpan balik yang jelas dan mudah diakses, tim dapat bekerja secara efisien untuk mencapai versi akhir yang disempurnakan.
**Tahukah Anda? Standar IEEE 830 adalah pedoman umum untuk membuat dokumen SRS dan merupakan salah satu upaya awal untuk memformalkan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.
Daftar Periksa: Langkah-langkah utama untuk menulis SRS yang komprehensif
Berikut ini adalah daftar periksa yang berguna untuk memastikan SRS Anda mencapai semua sasaran yang tepat:
✅ Tentukan tujuan, ruang lingkup, dan sasaran proyek ✅ Buat daftar persyaratan fungsional (fitur dan perilaku) ✅ Mendokumentasikan persyaratan non-fungsional (kinerja, skalabilitas) jelaskan arsitektur sistem dan interaksi komponen ✅ Sertakan jadwal proyek, pencapaian, dan hasil utama ✅ Buat daftar istilah dan singkatan teknis tinjau dan ulangi dengan para pemangku kepentingan untuk akurasi dan kejelasan ✅ Menyimpan SRS akhir dalam platform kolaboratif terpusat seperti ClickUp
Praktik Terbaik untuk Dokumentasi SRS
Beberapa praktik terbaik dapat membantu Anda membuat dokumen kebutuhan perangkat lunak yang efektif dan mudah beradaptasi yang mendukung siklus pengembangan yang lancar.
Mari selami beberapa cara terbaik untuk mendokumentasikan SRS Anda secara efektif. 📃
1. Utamakan kejelasan dan keringkasan*
Dokumen SRS harus mengkomunikasikan persyaratan secara tepat tanpa kerumitan yang tidak perlu. Gunakan bahasa yang lugas dan hindari jargon teknis yang dapat membingungkan pemangku kepentingan non-teknis.
Pilah gagasan yang kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dipahami, serta gunakan visual atau diagram untuk menggambarkan alur kerja atau hubungan jika memungkinkan.
Fokuslah untuk menjaga agar setiap bagian tetap fokus dan langsung pada intinya. Alih-alih menyertakan deskripsi yang panjang, cobalah menggunakan poin-poin untuk menguraikan poin-poin penting, sehingga pembaca dapat menyerap informasi dengan cepat.
💡 Kiat Pro: Buatlah dokumen desain perangkat lunak bersama SRS untuk menjembatani kesenjangan antara apa yang perlu dilakukan sistem dan bagaimana sistem akan dibangun. Mengerjakan keduanya secara bersamaan akan membantu menemukan potensi masalah lebih awal dan memastikan desain sesuai dengan kebutuhan, menghemat waktu dan mengurangi revisi di kemudian hari.
2. Libatkan para pemangku kepentingan selama proses berlangsung
Mendapatkan masukan dari semua pemangku kepentingan yang relevan-pemilik produk, pengembang, penguji, dan bahkan pengguna akhir-memastikan dokumen SRS menangkap harapan dan persyaratan semua orang.
Keterlibatan awal dengan para pemangku kepentingan membantu mengidentifikasi potensi konflik atau kesalahpahaman, sehingga Anda dapat mengatasinya sebelum proyek berjalan. Adakan pertemuan rutin atau sesi umpan balik untuk mengumpulkan wawasan mereka dan masukkan umpan balik mereka ke dalam dokumen seiring perkembangannya.
Melibatkan para pemangku kepentingan juga akan mendorong keselarasan dan akuntabilitas. Ketika semua orang berkontribusi pada SRS, mereka cenderung mendukung persyaratan yang diuraikannya, sehingga membantu menghindari kemacetan dan penundaan yang dapat terjadi jika kebutuhan atau kendala utama terabaikan.
3. Melakukan tinjauan dan pembaruan secara berulang*
Dokumen SRS tidak boleh statis; dokumen tersebut harus berkembang seiring berjalannya proyek.
Jadwalkan tinjauan dan pembaruan secara berkala untuk menjaga agar dokumen tetap akurat dan selaras dengan perubahan apa pun dalam ruang lingkup proyek, persyaratan pengguna, atau kendala teknis. Peninjauan berulang juga memungkinkan Anda untuk menyempurnakan bagian yang kurang jelas dan menyesuaikannya berdasarkan umpan balik dari pemangku kepentingan.
Untuk menyederhanakan pembaruan, tentukan anggota tim tertentu yang bertanggung jawab untuk merevisi dokumentasi teknis dan menerapkan sistem kontrol versi. Pendekatan ini mencegah informasi yang sudah ketinggalan zaman menyebabkan kebingungan atau penundaan.
4. Mendefinisikan persyaratan dalam istilah yang terukur
Agar dokumen SRS dapat memandu pengembangan secara efektif, persyaratan harus spesifik dan terukur. Hindari bahasa yang tidak jelas seperti 'cepat' atau 'mudah digunakan'; berikan metrik atau kriteria yang jelas untuk mendefinisikan keberhasilan.
Misalnya, jika sistem harus memuat dengan cepat, tentukan waktu pemuatan yang dapat diterima (misalnya, 'di bawah 3 detik').
Persyaratan yang tepat dan terukur membantu memastikan semua orang memiliki ekspektasi yang sama dan dapat memverifikasi secara objektif bahwa setiap persyaratan telah terpenuhi selama pengujian.
baca Juga:* *📖 Baca Juga 12 Template Dokumen Persyaratan Produk (PRD) di Word & ClickUp
Capai Dokumentasi SRS yang Jelas dan Kolaboratif dengan ClickUp
Membuat dokumen SRS yang terstruktur dengan baik memastikan setiap anggota tim dan pemangku kepentingan memahami persyaratan dan tujuan proyek Anda.
Mengikuti praktik terbaik-berfokus pada kejelasan, melibatkan pemangku kepentingan, dan berkomitmen untuk melakukan pembaruan secara teratur-akan membantu menghindari miskomunikasi yang merugikan dan memperlancar proses pengembangan.
ClickUp menyediakan akses ke templat yang dapat disesuaikan, alat bantu kolaborasi waktu nyata, dan semua fitur yang Anda perlukan untuk membangun dan memelihara dokumen SRS berkualitas tinggi.
Mulailah membangun alur kerja yang lebih terorganisir dan efisien dengan ClickUp. Daftar secara gratis hari ini!