Pencarian cepat di portal pekerjaan mana pun menunjukkan ribuan lowongan pekerjaan terbuka untuk spesialis entri data. Orang-orang yang terampil sangat dibutuhkan, namun kita sering melihat entri data sebagai salah satu bagian yang paling tidak menyenangkan dari rutinitas kerja.
Anda pasti setuju jika Anda pernah memindahkan angka-angka dari satu tempat ke tempat lain selama berjam-jam! Kreativitasnya terbatas, tidak ada pemecahan masalah-hanya mengetik tanpa henti dan monoton.
Namun, berkat kemajuan teknologi saat ini, Anda sekarang dapat memanfaatkan otomatisasi entri data untuk membantu Anda mendapatkan kembali waktu karyawan Anda dan mengurangi kesalahan yang terkait dengan input manual. Mari kita lihat bagaimana caranya.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Cara mengotomatiskan entri data dalam lima langkah sederhana:
- Melatih karyawan untuk transisi yang lebih lancar menuju penerapan otomatisasi di seluruh organisasi
- Identifikasi tugas-tugas yang berulang, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan. Tugas-tugas ini harus menjadi yang pertama diotomatisasi sebelum Anda beralih ke tugas-tugas yang lebih kompleks
- Pilih alat otomatisasi yang tepat. Anda sebaiknya meneliti opsi-opsi populer, membaca ulasan dan studi kasus dari pengguna nyata, dan mencoba pilihan teratas sebelum melakukan
- Atur urutan otomatisasi. Sebagian besar alat memungkinkan Anda melakukan ini tanpa pengkodean, menggunakan pemicu bersyarat (dan bahkan pembuat otomatisasi bahasa alami!)
- Uji dan pantau alur kerja otomatis Anda untuk melihat apakah Anda memenuhi tujuan Anda
Apa itu Otomasi Entri Data?
Otomatisasi entri data menggunakan program perangkat lunak untuk memasukkan data ke dalam sistem dan basis data, sehingga mengurangi atau menghilangkan pekerjaan manual. Hal ini mempercepat transfer data, meningkatkan akurasi, dan meminimalkan kesalahan umum seperti transposisi, duplikasi, kesalahan klasifikasi, dan kelalaian.
🔎 Tahukah Anda?
Menurut sebuah studi oleh IDC, 80% data global tidak terstruktur . Hal ini menyoroti kebutuhan akan solusi otomatis satu pintu untuk mentransfer data terstruktur dari sumber ke tujuan.
Manfaat Otomatisasi Entri Data
Otomatisasi entri data melengkapi Anda dengan asisten yang sangat efisien yang tidak pernah lelah, membuat lebih sedikit kesalahan, dan dengan mudah menangani tugas entri data yang berulang tanpa henti.
Inilah alasan mengapa mengotomatiskan proses yang membosankan ini adalah pengubah permainan.
Menghemat waktu
Anda mungkin memiliki banyak formulir, lembar data, dan banyak lagi yang harus diekstrak datanya-ekstraksi data secara manual akan terasa seperti mendaki Gunung Everest. Otomatisasi entri data dapat menangani tugas-tugas yang berulang dan melelahkan ini dengan cepat dan, dalam beberapa kasus, secara signifikan mengotomatiskan proses manajemen proyek Anda .
Mengurangi kesalahan
'John Dow' sekarang akan dapat menggunakan kembali nama mereka 'John Doe' Otomatisasi tidak akan menyisakan ruang untuk kesalahan yang secara tidak sengaja mengganggu proses entri data manual.
Meningkatkan skalabilitas
Baik saat Anda menerima klien baru atau menangani volume pesanan yang meningkat, sistem otomatis dapat beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan kebutuhan tanpa memerlukan perombakan total pada proses bisnis Anda.
Memberikan wawasan yang lebih bermakna
Dengan menghilangkan tugas entri data yang berulang-ulang, tim dapat fokus pada penafsiran data, mengidentifikasi pola, dan membuat keputusan yang tepat daripada sibuk dengan pekerjaan administratif.
Sebagai contoh, jika Anda menjalankan bisnis ritel, sistem otomatis dapat menganalisis data penjualan untuk setiap produk. Hal ini akan memberi Anda wawasan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan inventaris yang tepat.
Setelah kita membahas manfaatnya, mari kita lihat berbagai jenis otomatisasi entri data dan bagaimana masing-masing dapat mendukung tujuan Anda.
Baca Juga: 10 Program Perangkat Lunak Entri Data Terbaik
Jenis Otomatisasi Entri Data
Otomatisasi entri data hadir dalam berbagai bentuk, masing-masing dirancang untuk mempercepat dan menyederhanakan tugas-tugas rutin, sering kali dengan Alur kerja yang diotomatisasi oleh AI .
Mari kita uraikan jenis-jenis utama otomatisasi tersebut.
Pengenalan Karakter Optik (OCR)
Jika Anda menerima faktur PDF, OCR dapat mengekstrak data yang relevan-seperti total dan deskripsi item-sehingga Anda tidak perlu mengetik semuanya secara manual. Hal ini menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan yang disebabkan oleh penginputan manual.
👀 Fakta Menyenangkan
Parseur adalah yang mengotomatiskan ekstraksi data dari dokumen seperti faktur dan email.
Otomasi Proses Robotik (RPA)
Jika tim Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyalin data pelanggan dari email ke dalam spreadsheet, RPA dapat menanganinya dengan secara otomatis mentransfer informasi secara tepat dan cepat.
📌 Contoh Deutsche Bank juga menerapkan RPA untuk mengotomatiskan proses entri data, validasi, dan rekonsiliasi di departemen keuangannya. Hal ini membantu meningkatkan akurasi data, memastikan kepatuhan, dan mengelola risiko. Mereka juga mencapai pemrosesan 24/7 untuk menangani volume data yang besar, yang menunjukkan dampak nyata dari RPA.
Otomatisasi formulir
Formulir ada di mana-mana-dari survei hingga permintaan umpan balik-tetapi memasukkan data tersebut secara manual ke dalam alat bantu untuk pengorganisasian dan analisis yang lebih baik bisa jadi merepotkan. Alat otomatisasi formulir membuat proses pengumpulan menjadi lebih mudah dengan secara otomatis menangkap dan mengatur tanggapan.
Perangkat lunak integrasi aplikasi
Tahukah Anda bahwa Anda bahkan dapat menggunakan alat otomatisasi untuk transfer data antar aplikasi?
Alat-alat seperti Zapier menghubungkan lebih dari 5.000 aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk mengotomatiskan alur kerja lintas aplikasi tanpa pengkodean.
Sebagai contoh, ketika ada prospek baru yang mengisi formulir di situs web Anda, Zapier dapat secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke CRM Anda. A alat otomatisasi penjualan dapat mendeteksi entri baru, memelihara prospek, dan melacak kemajuannya.
Perangkat lunak perluasan teks
Alat-alat ini memungkinkan Anda membuat pintasan untuk cuplikan teks yang sering digunakan sehingga Anda tidak perlu mengetikkan seluruh cuplikan secara manual berulang kali. Misalnya, hanya dengan mengetik 'addr' dapat secara otomatis memperluas ke alamat lengkap Anda. TextExpander adalah contoh dari alat tersebut alat ini memungkinkan Anda menyimpan fragmen teks dan memberikan singkatan. Jadi, daripada mengetikkan nama, jabatan, dan afiliasi organisasi Anda setiap kali dalam email pengantar, Anda bisa mengetikkan kode pendek seperti ';intro' untuk memasukkannya secara instan.
Langkah-langkah untuk Mengotomatiskan Entri Data
Penasaran untuk mencoba melakukan otomatisasi setelah membaca contoh-contoh ini? Mengotomatiskan tugas-tugas manual dan membuatnya menjadi alur kerja yang efisien dengan mengikuti langkah-langkah berikut.
Langkah 1: Identifikasi tugas yang berulang
Langkah pertama dalam menerapkan otomatisasi entri data di bisnis Anda adalah mengidentifikasi tugas yang berulang, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan.
Buatlah daftar semua tugas tersebut dan lacak bagaimana tim Anda menghabiskan waktu untuk mengerjakannya. Hal ini akan memberi Anda gambaran tentang cara mengotomatiskannya.
💡 Tip Pro: Jika Anda baru mengenal otomatisasi, meninggalkan tugas-tugas penting untuk dikerjakan nanti adalah hal yang cerdas. Biarkan tim Anda merasa nyaman dengan perubahan yang ada, kemudian secara bertahap perluas otomatisasi ke area yang lebih penting seiring dengan proses dan kepercayaan diri Anda.
Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa menggunakan alat bantu manajemen proyek seperti ClickUp yang memungkinkan Anda mengatur dan menganalisis tugas-tugas Anda dengan lebih baik.
Berikut ini adalah fitur-fitur yang dapat Anda andalkan:
Tampilan Tabel ClickUp
The Tampilan Tabel ClickUp memungkinkan Anda menyesuaikan kolom untuk menampilkan data yang relevan, seperti status tugas, tanggal jatuh tempo, dan penerima tugas. Anda juga dapat menggunakan bidang data relasional dalam tabel untuk mengelola tugas yang saling berhubungan secara efektif.
Mengidentifikasi alur kerja yang dapat diotomatisasi dengan menyortir dan memfilter tugas dengan Tampilan Tabel ClickUp
Dengan menyortir dan memfilter informasi ini, Anda dapat dengan mudah menemukan pola, seperti tugas yang sering memerlukan pembaruan atau persetujuan manual.
Jika beberapa tugas secara konsisten menunggu langkah persetujuan yang sama, ini mungkin pertanda bahwa mungkin sudah waktunya untuk mengotomatiskan proses tersebut.
Langkah 2: Pilih alat otomatisasi yang tepat
Setelah Anda mengidentifikasi tugas-tugas rutin Anda, pilihlah entri data yang tepat alat otomatisasi . Begini caranya:
- Tentukan tujuan Anda: Tetapkan tujuan spesifik untuk alat otomatisasi Anda menggunakanKriteria SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat waktu)
📌 Contoh
- Spesifik: Mengotomatiskan proses entri data untuk pertanyaan pelanggan yang masuk dari formulir situs web kami
- Terukur: Mengurangi waktu entri manual hingga 50% dalam kuartal pertama
- Dapat dicapai: Menerapkan dan mengintegrasikan alat otomatisasi seperti Zapier dengan CRM kami dalam dua minggu
- Relevan: Membebaskan tim dukungan pelanggan untuk fokus menyelesaikan pertanyaan daripada memasukkan data
Terikat waktu: Mencapai implementasi penuh dan hasil yang terukur dalam waktu tiga bulan
- Cari alat bantu populer: Cari secara online alat bantu otomatisasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pertimbangkan biaya, skalabilitas, kemampuan integrasi, kemudahan penggunaan, dan kompatibilitas dengan tumpukan teknologi yang sudah ada
- Tinjau umpan balik pengguna: Tinjau ulasan pengguna, testimoni pelanggan, danstudi kasus untuk mendapatkan perspektif yang realistis pada setiap alat
- Cobalah sebelum Anda membeli: Pada tahap ini, Anda harus memiliki dua hingga tiga kandidat kuat. Hubungi vendor untuk mendapatkan demo produk, uji coba gratis, atau penelusuran untuk melihat langsung perangkat lunak otomatisasi entri data yang digunakan
- **Tentukan pilihan Anda: Pilih alat otomatisasi yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi, anggaran, dan kemampuan tim Anda. Pilihlah solusi terukur yang mendukung tujuan jangka panjang Anda. Perangkat lunak entri data yang didukung AIotomatisasi alur kerja biasanya akan menawarkan lebih banyak nilai daripada yang tidak
Studi Kasus: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX telah meningkatkan alur kerjanya dengan menghilangkan tugas-tugas manual menggunakan Tampilan Formulir ClickUp . Pengiriman formulir secara otomatis memulai proyek menggunakan templat khusus, sehingga tim pemasaran dapat langsung bekerja.
Sebelum adanya otomatisasi, setiap kali seorang copywriter menyelesaikan tugas, kami harus mengomunikasikan secara manual melalui rantai komando bahwa naskah sudah siap. Hal ini bisa memakan waktu 36 jam.
Oscar Aguilar, Manajer Operasi Pemasaran di CEMEX
CEMEX juga menggunakan Hubungan Tugas ClickUp untuk membangun alur kerja yang efisien. Alur kerja ini dengan mulus mentransisikan proyek dari pimpinan ke copywriter, desainer, dan pembuat grafis bergerak. Dengan menautkan tugas, dokumen, dan ketergantungan di satu tempat yang terpusat, karyawan memiliki semua yang mereka butuhkan.
Kami mencoba membuat rantai validasi untuk menyertakan orang-orang yang perlu meninjau pekerjaan kreatif atau meminta perubahan ke dalam proses kami. Dengan ClickUp, hal ini tidak lagi manual
Oscar Aguilar, Manajer Operasi Pemasaran di CEMEX
Langkah 3: Siapkan otomatisasi
Menghadirkan otomatisasi ke alur kerja Anda adalah tugas yang menakutkan; untuk eksekusi yang lancar, Anda harus membuat rencana implementasi yang menguraikan jadwal untuk setiap tahap-mulai dari menentukan tujuan hingga melatih tim-dan tanggung jawab individu dan departemen.
Rencana implementasi tersebut Templat Rencana Implementasi Proyek ClickUp adalah templat yang dapat disesuaikan dan mudah digunakan untuk perencanaan implementasi yang sukses.
Templat Rencana Implementasi Proyek ClickUp
Templat ini dilengkapi dengan built-in Papan Tulis ClickUp . Gunakan untuk bertukar pikiran atau menghubungkan templat perencanaan implementasi Anda ke dokumen lain dalam ekosistem ClickUp Anda.
Dengan rencana implementasi yang sudah siap, saatnya untuk mulai menyiapkan urutan otomatisasi pertama Anda. Otomatisasi ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat urutan ini menggunakan pemicu dan respons jika-maka.
Jika pemicu yang ditetapkan terjadi dan memenuhi suatu kondisi, ClickUp akan secara otomatis menjalankan tindakan yang ditentukan. Meskipun Anda dapat membuat otomatisasi khusus menggunakan rumus ini, ClickUp perangkat lunak otomatisasi alur kerja sudah menawarkan 50+ templat otomatisasi yang sudah jadi untuk membantu Anda membangun dan mendorongnya secara instan.
Sederhanakan alur kerja dengan Otomatisasi ClickUp
Berikut ini lima cara (dari sekian banyak cara) untuk mengotomatiskan tugas di ClickUp:
1. Pemberitahuan komentar pada perubahan status tugas
Saat Bidang Khusus di ClickUp berubah menjadi "disetujui," ClickUp dapat secara otomatis menambahkan komentar ke tugas tersebut. Dengan cara ini, tim Anda selalu mengetahui langkah selanjutnya atau pembaruan penting tanpa perlu memeriksa izin secara manual.
2. Pembaruan email secara otomatis
Siapkan otomatisasi untuk mengirim email setiap kali sebuah tugas berpindah dari "harus dilakukan" ke "sedang berlangsung" Hal ini membuat klien dan rekan tim tetap mendapatkan informasi terbaru tanpa Anda harus mengirimkan pembaruan secara manual.
3. Pembuatan tugas dari kiriman formulir
Ketika seseorang mengirimkan formulir (seperti laporan bug), ClickUp dapat secara otomatis membuat tugas dengan semua detailnya, menghemat waktu anda untuk memasukkannya secara manual.
4. Pembuatan subtugas berdasarkan status tugas induk
Segera setelah tugas induk berubah status (misalnya, dari "dalam proses" menjadi "siap ditinjau"), ClickUp dapat membuat dan menugaskan subtugas dengan tanggal jatuh tempo ke anggota tim tertentu-tidak perlu mengingat untuk melakukannya sendiri.
5. Penghapusan tugas yang sudah kedaluwarsa
Untuk info sensitif, siapkan otomatisasi untuk menghapus tugas yang kedaluwarsa dan bahkan mencatat penghapusan di Google Sheets atau memberi tahu manajer melalui Slack, sehingga ruang kerja Anda tetap teratur dan aman.
Baik Anda baru mengenal otomatisasi atau sudah profesional, berbagai Contoh otomatisasi ClickUp dapat memandu Anda.
💡Tip Pro: Gunakan asisten AI ClickUp, Otak ClickUp untuk membuat otomatisasi khusus menggunakan bahasa alami. Cukup jelaskan proses yang ingin Anda otomatiskan untuk mengatur pemicu, tindakan, dan kondisi dengan mudah untuk alur kerja Anda.
Langkah 4: Menguji dan memantau
Sebelum meluncurkan otomatisasi Anda, tetapkan data dasar seperti waktu penyelesaian tugas rata-rata, tingkat kesalahan, dan metrik lain yang relevan. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk membandingkan kinerja pasca-otomatisasi dan melacak peningkatan.
Gunakan fitur Manajemen Waktu ClickUp untuk melacak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas secara efektif
Gunakan Fitur-fitur Manajemen Waktu ClickUp untuk melacak durasi tugas dan mengotomatiskan lembar waktu menghemat waktu, terutama untuk tim dengan volume tugas yang tinggi atau kebutuhan pelaporan yang kompleks.
Pemantauan yang efektif adalah kunci untuk menentukan keberhasilan dan kegagalan upaya otomatisasi. Dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk melacak KPI menganalisis tingkat penyelesaian tugas, dan meninjau waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas, semuanya di satu tempat. Dengan templat dasbor yang dapat disesuaikan untuk penjualan, pemasaran, dan SDM, Anda dapat memvisualisasikan kinerja otomatisasi dan distribusi beban kerja, sehingga Anda dapat terus mengetahui perkembangan tim Anda.
Baca Juga: Cara menggunakan AI untuk Otomatisasi Pemasaran
Langkah 5: Melatih karyawan
Otomatisasi dapat menjadi perubahan BESAR bagi karyawan Anda. Anda harus menyediakan semua sumber daya yang diperlukan untuk membantu mereka dalam transisi.
Buat materi pelatihan
Pertama, buatlah manual pelatihan yang terperinci menggunakan fitur Templat Matriks Pelatihan ClickUp .
Template Matriks Pelatihan ClickUp
Templat Matriks Pelatihan ClickUp akan membantu Anda:
- Mengatur dan mengevaluasi program pelatihan karyawan
- Melacak kemajuan karyawan saat mereka menyelesaikan pelatihan
- Mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan
Dengan pendekatan terstruktur ini, Anda akan memastikan setiap karyawan memiliki pengetahuan yang tepat untuk memanfaatkan otomatisasi secara maksimal.
Setelah Anda menguraikan isi pelatihan, Klik Dokumen menyediakan tempat untuk mengumpulkan informasi yang relevan, seperti pedoman, prosedur teknis, kebijakan perusahaan, atau standar industri. ClickUp Docs memungkinkan Anda mengatur informasi ini ke dalam manual terpusat yang dapat diakses.
Menghasilkan materi pelatihan
Untuk meningkatkan kualitas materi pelatihan Anda, ClickUp Brain dapat bertindak sebagai asisten penulis, membantu tugas-tugas seperti membuat atau memoles konten.
Buat panduan pelatihan mendalam untuk mengadopsi otomatisasi di seluruh organisasi Anda menggunakan ClickUp Brain
Untuk membuat materi pelatihan untuk mengadopsi otomatisasi dengan ClickUp Brain, mulailah dengan menjelaskan dasar-dasar otomatisasi dan manfaatnya. Kemudian, buat panduan langkah demi langkah, dengan menyertakan tangkapan layar dan video interaktif untuk mendemonstrasikan cara mengatur dan mengelola otomatisasi.
Agar pelatihan menjadi relevan, sertakan skenario kasus penggunaan di dunia nyata untuk berbagai departemen, seperti penjualan atau SDM. Tambahkan bagian Tanya Jawab untuk mengatasi masalah umum dan sediakan kuis untuk menguji pengetahuan.
Terakhir, lacak kemajuan pengguna dan kumpulkan umpan balik untuk menyempurnakan materi dan memastikan adopsi alat otomatisasi yang efektif di seluruh organisasi.
💡Kiat Pro: Menyiapkan otomatisasi email untuk langsung mengirimkan manual pelatihan kepada karyawan baru segera setelah mereka bergabung dengan perusahaan, memastikan bahwa setiap karyawan baru menerimanya tanpa penundaan.
Jangan lupa untuk mengumpulkan umpan balik tentang dokumen pelatihan Anda untuk meningkatkan pengalaman.
Setelah mengetahui cara mengotomatiskan proses entri data, Anda harus menyadari bahwa rencana yang paling baik sekalipun bisa saja mengalami kendala. Mari kita lihat beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi selama proses ini.
Tantangan dalam Otomatisasi Entri Data
Memahami hambatan yang muncul dalam otomatisasi entri data dapat membantu Anda merencanakan dan menavigasinya dengan sukses. Berikut adalah tantangan utama yang dihadapi organisasi ketika menerapkan otomatisasi entri data:
- Biaya awal yang tinggi: Menyiapkan sistem otomatis dapat membutuhkan investasi awal yang signifikan dalam perangkat lunak dan infrastruktur. Meskipun penghematan jangka panjang dapat mengimbangi biaya-biaya ini, beban keuangan awal dapat menjadi penghalang bagi banyak bisnis
- Masalah kualitas data: Sistem otomatis sangat bergantung pada kualitas data input. Jika data yang dimasukkan tidak akurat atau tidak konsisten, hal ini dapat menyebabkan output yang cacat, sehingga mengurangi manfaat otomatisasi
- Resistensi terhadap perubahan: Karyawan yang terbiasa dengan proses manual mungkin menolak untuk beralih ke sistem otomatis
- Kustomisasi terbatas: Beberapa alat otomatisasi mungkin tidak menawarkan fleksibilitas untuk menyesuaikan solusi untuk kebutuhan bisnis tertentu, yang dapat mempengaruhi tantangan organisasi yang unik
- Pemeliharaan dan pembaruan: Sistem otomatis memerlukan pemeliharaan dan pembaruan rutin agar dapat berfungsi secara efektif
- Risiko kepatuhan dan keamanan: Menangani informasi sensitif melalui sistem otomatis menimbulkan masalah kepatuhan dan keamanan untuk memastikan proses otomatisasi sesuai dengan peraturan yang relevan
Mencapai Efisiensi dan Akurasi dengan Otomatisasi Entri Data
Mengotomatiskan proses entri data manual Anda merupakan langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu. Anda dapat mengubah manajemen data Anda dengan mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang, memilih alat bantu yang tepat (seperti ClickUp!), dan mengatur alur kerja yang jelas.
Uji dan pantau sistem Anda secara teratur, dan berinvestasilah dalam pelatihan untuk memaksimalkan potensinya. Tujuannya adalah untuk meningkatkan proses, membebaskan tim Anda untuk fokus pada kreativitas dan inovasi. Rangkullah otomatisasi dan nikmati manfaat dari organisasi yang lebih efisien dan produktif! Daftar ke ClickUp hari ini!