Katakanlah Anda memiliki sepuluh tugas yang harus diselesaikan. Mengelompokkan tugas-tugas yang serupa, mendelegasikan, mengotomatiskan, dan memeriksa daftar secepat mungkin adalah efisiensi. Memilih tugas yang paling penting untuk menginvestasikan energi Anda terlebih dahulu adalah efektivitas.
Secara teori, ini terdengar sederhana. Namun, dalam organisasi yang menjalankan proyek besar yang melibatkan banyak orang, menyeimbangkan efisiensi vs. efektivitas bisa menjadi sebuah tantangan.
Dalam artikel blog ini, kami memberikan bantuan.
## **Apa Itu Efisiensi?
Efisiensi mengacu pada kemampuan untuk menyelesaikan lebih banyak hal dengan waktu dan sumber daya yang minimal. Ketika Anda mengejar efisiensi, Anda akan melakukannya:
Meminimalkan pemborosan waktu dan material. Misalnya, jalur perakitan yang efisien akan melakukan segalanya untuk menghilangkan jeda waktu antara dua proses berikutnya dan menghindari penggunaan sumber daya yang tidak perlu.
Meningkatkan proses dengan merampingkan alur kerja dan menghilangkan kemacetan. Sebagai contoh, manajer proyek layanan akan memastikan informasi disampaikan kepada semua anggota tim melalui rapat, retrospeksi, dll.
Memaksimalkan produktivitas dengan alat bantu dan otomatisasi. Misalnya, tim pengembangan perangkat lunak akan membuat jaminan kualitas otomatis untuk memastikan lebih banyak pengujian dilakukan per jam.
Ukur semuanya. Aspek kunci dari efisiensi adalah metrik. Tim menggunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk setiap bagian dari proses untuk memastikan hasil yang maksimal.
Meskipun efektivitas bukanlah kebalikannya, namun keduanya berbeda. Mari kita pahami itu.
## **Apa Itu Efektivitas?
Efektivitas adalah kemampuan organisasi untuk melakukan hal yang benar untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ketika Anda mengejar efektivitas, Anda:
- Menetapkan tujuan yang jelas yang akan memandu pengambilan keputusan di sepanjang proyek
- Memprioritaskan tugas-tugas yang akan berkontribusi pada pencapaian tujuan yang Anda tetapkan untuk diri Anda sendiri
- Fokus pada penciptaan nilai dengan memprioritaskan pekerjaan yang penting di atas pekerjaan yang mendesak, mendorong tujuan strategis jangka panjang ke depan
- Melihat gambaran besar dari nilai bisnis, pengalaman pelanggan, inovasi, dan nilai pemegang saham
## Perbedaan Utama Antara Efisiensi dan Efektivitas
Sederhananya, efisiensi adalah melakukan sesuatu dengan baik atau benar. Efektivitas adalah melakukan hal yang benar. Bagaimana cara kerjanya di dunia nyata? Mari kita cari tahu.
Fokus pada sumber daya vs. hasil
Efisiensi berfokus pada memaksimalkan sumber daya. Ini adalah tentang mendapatkan hasil yang maksimal dari setiap unit masukan.
Sebagai contoh, jika Anda memanggang kue, Anda akan menjadi efisien jika Anda menggunakan setiap butir gula atau setiap tetes mentega untuk menghasilkan produk akhir.
Efektivitas berfokus pada menghasilkan hasil yang diinginkan. Ini adalah tentang meningkatkan kualitas dan kegunaan produk.
Misalnya, dalam mengejar efektivitas, Anda akan mengganti gula dengan stevia untuk melayani pelanggan yang lebih luas dengan masalah diet, meskipun harganya mahal.
Jangka pendek vs jangka panjang
Efisiensi biasanya berfokus pada hasil jangka pendek. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan setiap aspek/bagian kecil dari proses untuk menghilangkan pemborosan. Seorang staf penjualan yang efisien mungkin menggunakan setiap menit dalam sehari untuk menelepon agar lebih efisien.
Efektivitas berfokus pada hasil jangka panjang. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan dampak pada pelanggan untuk memaksimalkan nilai. Seorang tenaga penjualan yang efektif akan melakukan riset, menyesuaikan presentasi, dan menelepon prospek yang tepat.
Gambaran terperinci vs. gambaran besar
Efisiensi adalah tentang detail-detail kecil. Ini adalah tentang setiap butir gula dan setetes mentega. Biasanya, perusahaan berfokus pada peningkatan efisiensi unit yang lebih kecil dari sebuah organisasi, seperti individu atau tim.
Efektivitas adalah tentang gambaran besar-yaitu, meningkatkan dampak dari keseluruhan. Untuk mengukur efektivitas, bisnis berfokus pada kebutuhan pelanggan, nilai, keberlanjutan, dan keunggulan kompetitif. Di sini, organisasi akan fokus untuk memastikan semua bagian yang bergerak cocok bersama dengan baik.
Metrik dan pengukuran
Efisiensi dipantau dan diukur secara ketat pada tingkat implementasi proses/proyek. Tim menggunakan KPI seperti output per jam, waktu keluaran, waktu siklus, pemanfaatan sumber daya, dll.
Efektivitas juga dipantau secara ketat tetapi pada tingkat bisnis. Tim menggunakan metrik seperti kepuasan pelanggan (CSAT), tingkat konversi, tingkat adopsi produk/fitur, dll.
Mari kita rangkum.
| Fitur | Efisiensi | Efektivitas | |
|---|---|---|---|
| Fokus | Meningkatkan hasil proyek | Mencapai hasil bisnis | |
| Tujuan | Memaksimalkan pemanfaatan | Memaksimalkan nilai bisnis | |
| Jangka waktu | Jangka waktu | Jangka pendek, biasanya harian, mingguan, bulanan, triwulanan | Jangka panjang, biasanya 1-5 tahun |
| Penerapan | Detail, di tingkat proses atau proyek | Gambaran besar, di tingkat departemen atau organisasi | |
| Metrik | Tingkat pemanfaatan sumber daya, produktivitas karyawan, tingkat cacat, hasil pertama | Granular, pada tingkat proses atau proyek | |
| Tanggung jawab | Individu, pemimpin tim, manajer proyek | Manajer proyek, kepala departemen, tim lintas fungsi |
Perbedaan antara efisiensi vs. efektivitas
Ketika Anda melihat perbedaannya, mungkin Anda akan merasa harus memilih salah satunya. Jika Anda melakukannya, itu adalah sebuah kesalahan. Untuk kesuksesan organisasi mana pun, efisiensi dan efektivitas adalah penting.
Mengapa Efisiensi dan Efektivitas Penting
Efisiensi dan efektivitas merupakan aspek penting dalam bisnis apa pun. Keduanya membantu melakukan hal yang benar dengan cara yang benar. Dan itu adalah kombinasi yang ampuh. Mari kita lihat bagaimana hal ini dapat terjadi dengan menggunakan contoh proyek pengembangan perangkat lunak.
Tidak efisien maupun efektif
Ketika tim pengembangan tidak efisien atau efektif, proyek mereka akan tertunda, kualitas perangkat lunak tidak konsisten, pemangku kepentingan bisnis tidak puas, dan proyek kemungkinan besar akan gagal.
Efisien tetapi tidak efektif
akan memastikan Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Tim Anda akan dimanfaatkan dengan baik dan produktif.
Namun, karena tidak efektif, mereka mungkin tidak memprioritaskan tugas-tugas yang paling penting. Mereka mungkin akan membangun fitur yang tidak memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, yang berujung pada kegagalan proyek.
Efektif tetapi tidak efisien
Ketika tim efektif, mereka memprioritaskan hal-hal yang benar. Mereka bekerja untuk mengatasi masalah yang mendesak dan penting. Mereka menciptakan nilai bisnis untuk setiap pengguna.
Namun, karena ketidakefisienan mereka, mereka mungkin menghabiskan terlalu banyak waktu dan menghabiskan terlalu banyak anggaran. Mereka tidak akan mampu mengatasi hambatan, yang bahkan dapat menyebabkan proyek tidak pernah selesai.
Efisien dan efektif
Tim yang efisien dan efektif:
- Membangun fitur yang dibutuhkan dan diinginkan pelanggan
- Memecahkan masalah yang tepat dengan perangkat lunak berkualitas tinggi
- Berfokus untuk menciptakan pengalaman pengguna yang luar biasa
- Menyelesaikan produk tepat waktu dan sesuai anggaran - masuk ke pasar lebih cepat
- Gunakan keterampilan dan waktu tim pengembangan secara optimal
Singkatnya, efisiensi dan efektivitas saling melengkapi. Tim profesional perlu mengoptimalkan keduanya secara konsisten. Inilah caranya.
Strategi untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas
Sering kali, meningkatkan salah satunya saja dapat berdampak negatif pada yang lain. Misalnya, jika Anda terlalu fokus untuk mengurangi pemborosan, Anda mungkin akan membuat produk yang tidak memenuhi kebutuhan pelanggan.
Gula lebih murah daripada stevia, tentu saja. Tetapi bagi pelanggan yang menginginkan kue keto, kue dengan gula tidak efektif - pada dasarnya, seluruh hasil produksi menjadi sia-sia.
Pemimpin bisnis yang baik memahami hal ini. Jadi, mereka berusaha keras untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara efisiensi dan efektivitas yang optimal. Untuk melakukannya dengan baik, Anda memerlukan alat manajemen proyek yang kuat seperti
ClickUp
.
Alat dan teknik untuk efisiensi
Sebelum Anda mengoptimalkan apa pun, pahami apa saja yang diperlukan. Siapkan sistem yang tepat untuk melacak kinerja saat ini dengan cara yang sehat.
Rencanakan pekerjaan Anda
Jadikan efisiensi sebagai tujuan penting dalam
perencanaan organisasi
. Pisahkan proyek Anda menjadi bagian-bagian kecil yang dapat dikelola. Tetapkan pengguna dan lacak kemajuan menggunakan sistem manajemen tugas seperti Tugas ClickUp . Gabungkan semua informasi yang relevan, tautkan sumber daya, tambahkan daftar periksa, dan gunakan komentar bersarang untuk menjadikan tugas-tugas ini sebagai sumber kebenaran tunggal dalam proyek.
clickUp Tasks sebagai toko serba ada untuk semua informasi yang relevan_
Lacak waktu
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sesuatu adalah indikator utama efisiensi. Jadi, apakah Anda berada dalam manajemen konstruksi atau pengembangan perangkat lunak, lacak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.
Gunakan
Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
untuk memperkirakan berapa lama waktu yang Anda yakini untuk menyelesaikan sesuatu. Setelah tugas selesai, bandingkan estimasi dengan data aktual untuk mengetahui kesenjangannya. Manfaatkan wawasan dari
untuk meningkatkan efisiensi dalam proyek-proyek di masa depan.
Misalnya, jika Anda memperkirakan bahwa pengembangan fitur tertentu membutuhkan waktu 2 jam, namun ternyata membutuhkan waktu 4 jam, proses Anda tidak seefisien yang Anda kira.
Hal ini mungkin disebabkan oleh aliran informasi yang tidak tepat, kurangnya alat bantu yang diperlukan, atau tidak memiliki keahlian yang tepat. Mengidentifikasi akar penyebabnya dapat membantu meminimalkan kesenjangan efisiensi ini.
lacak waktu > menjadi efisien dengan ClickUp_
Pantau hasil
Efisiensi diukur dalam peningkatan metrik yang kecil namun terus-menerus. Untuk melakukan perbaikan ini, organisasi perlu memantau dan melacak kinerja secara real time dengan pelaporan berbasis KPI.
Gunakan
Dasbor ClickUp
untuk membuat laporan yang Anda butuhkan dan jadwal yang Anda inginkan. Apakah Anda memerlukan lembar waktu bulanan, pemanfaatan sumber daya mingguan, atau produktivitas harian, siapkan widget yang sesuai dan bagikan dengan semua pemangku kepentingan yang relevan dengan aman.
dasbor ClickUp untuk pelaporan efisiensi proyek_
bonus:
Otomatisasi
Setelah Anda memiliki semua data yang Anda butuhkan, otomatiskan semua hal yang tidak memerlukan upaya manusia. Dengan 100+ fitur ClickUp
template, Anda bisa merampingkan alur kerja yang tidak efisien. Baik itu mengubah status secara otomatis, menugaskan ulang pengguna, atau mengirim email/notifikasi, atur semuanya agar berfungsi secara mandiri dan efisien.
Ketika Anda membutuhkan sedikit tambahan, gunakan ClickUp Brain untuk menghasilkan pembaruan proyek, mendapatkan jawaban yang tepat, membuat alur kerja otomatis, menulis konten berkualitas, dan banyak lagi.
Setiap jawaban di ujung jari Anda dengan ClickUp Brain
Setelah Anda menangani efisiensi granular, saatnya beralih ke efektivitas gambaran besar.
Lebih lanjut tentang
bagaimana meningkatkan efisiensi alur kerja
ada di sini.
Metode untuk meningkatkan efektivitas
Tetapkan tujuan
Agar efektif, Anda perlu mengetahui apa yang ingin Anda capai. Mulailah dengan benar dengan
Sasaran ClickUp
. Tetapkan target untuk sprint, penjualan, pemasaran, akuisisi talenta, operasi, dan lainnya. Atur dalam folder dan lihat perkembangannya di berbagai target untuk visibilitas yang lebih baik ke dalam efisiensi.
Memvisualisasikan tenggat waktu dan tanggung jawab secara komprehensif dengan garis waktu yang terstruktur dengan baik dengan ClickUp Goals
Kolaborasi
Meningkatkan efektivitas membutuhkan informasi dan pengetahuan yang mengalir dari satu anggota tim ke anggota tim lainnya.
Dokumen: Gunakan ClickUp Docs untuk mengumpulkan semua informasi yang relevan di satu tempat agar semua tim memiliki pemahaman yang sama. Buat prosedur operasi standar (SOP) untuk diikuti oleh tim. Bagikan secara aman dengan semua orang dalam tim. Undang komentar dan saran. Perbarui proses bisnis Anda di sepanjang jalan.
berbagi pengetahuan dengan ClickUp Docs_
Visualisasikan
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memetakan proses dan alur kerja yang kompleks. Berkumpullah sebagai sebuah tim untuk menciptakan proses yang mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi. Tingkatkan dari waktu ke waktu.
lihat proses Anda dalam tindakan > Tingkatkan efektivitas dengan ClickUp_
Berkomunikasi
Untuk yang lainnya, siapkan platform kolaborasi real-time yang dapat beradaptasi dengan semua
gaya komunikasi di tempat kerja
.
Gunakan
Obrolan ClickUp
untuk mengaktifkan pesan dalam konteks, menghubungkan komunikasi ke saluran proyek. Bergabung dengan panggilan dengan satu klik, ringkasan otomatis, dan item tindakan.
ClickUp Chat untuk setiap kebutuhan komunikasi Anda
Menganalisis data kinerja
Untuk meningkatkan
dan efektivitas secara paralel, lihat berbagai titik data dan hubungkan titik-titik tersebut.
Misalnya, jika Anda menemukan bahwa biaya akuisisi pelanggan Anda tinggi, lihatlah melalui data pemasaran
yang telah Anda siapkan. Jika proyek Anda mengalami penundaan, tinjau
dan pelaporan produktivitas.
Saat melakukan hal ini, ingatlah untuk tidak terjebak pada kesalahpahaman umum. Mari kita telusuri hal itu.
Kesalahpahaman Umum
Efisiensi dan efektivitas merupakan dasar dari manajemen kinerja setiap organisasi. Namun, keduanya dipahami, diimplementasikan, dan dioptimalkan dengan berbagai cara. Dalam proses ini, Anda mungkin akan mempercayai beberapa kesalahpahaman tertentu.
Berikut ini adalah cara untuk mengidentifikasi dan menghindarinya.
🙅🏻♀️ Efisiensi sama dengan kesuksesan
Organisasi secara teratur mengejar efisiensi sebagai cara untuk mencapai kesuksesan bisnis. Meskipun peningkatan efisiensi dapat mengurangi biaya dan memaksimalkan hasil, namun hal ini tidak dapat menjanjikan kesuksesan.
🙅🏻♀️ Efektivitas adalah yang terpenting
Efektivitas lebih dekat dengan kesuksesan daripada efisiensi karena berfokus pada nilai bisnis dan kepuasan pelanggan. Namun, bukan itu saja yang penting karena betapapun efektifnya Anda, operasi yang tidak efisien dapat menjadi mahal dan tidak menguntungkan, sehingga menjadi tidak berarti.
🙅🏻♀️ Efisiensi/efektivitas adalah hitam atau putih
Bisnis sering kali menganggap efisiensi atau efektivitas adalah pertanyaan ya atau tidak. Seperti, Anda efisien atau tidak. Ini adalah kesalahpahaman.
Setiap proses dan setiap bisnis berada pada tingkat efisiensi/efektivitas tertentu pada waktu tertentu. Anda dapat mengoptimalkan proses Anda untuk meningkatkan tingkat efisiensi dan efektivitas. Selalu ada peluang untuk memaksimalkan efisiensi atau efektivitas, yang harus menjadi fokus utama dari strategi peningkatan berkelanjutan Anda.
Seperti apa hal tersebut di dunia nyata?
Aplikasi Praktis di Tempat Kerja
Biasanya, manajer proyek, pemimpin operasi, insinyur proses, dan lain-lain adalah orang-orang yang peduli dengan efisiensi. Hal ini tidak harus dibatasi hanya pada jenis peran tersebut. Setiap karyawan dan tim dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas di area kerja mereka. Beberapa contoh di bawah ini.
Meningkatkan alur kerja individu
Apakah Anda terlalu sering memeriksa email? Apakah Anda terganggu oleh pesan teks dari anggota tim? Berapa jam dalam sehari yang Anda habiskan untuk rapat? Setiap individu bisa melihat pekerjaan mereka untuk mengidentifikasi cara-cara meningkatkan efisiensi.
Penetapan tujuan pribadi, tinjauan, jurnal, introspeksi, dan lain-lain dapat membantu meningkatkan efektivitas.
Mengevaluasi kinerja tim
Manajer dapat menggunakan parameter efisiensi dan efektivitas untuk melakukan tinjauan tim. Selama retrospeksi, pertemuan empat mata, dan tinjauan kelompok, manajer dapat melatih tim mereka untuk bekerja lebih baik secara individu dan kolektif.
Menciptakan budaya keseimbangan
Dengan berfokus pada efisiensi saja, manajer mungkin menetapkan standar yang tinggi untuk produktivitas dan hasil kerja tim mereka. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, atau bahkan kelelahan. Di sisi lain, berfokus pada efektivitas saja dapat menyebabkan pemborosan.
Manajer yang baik memikirkan tentang
bagaimana cara meningkatkan distribusi alur kerja dalam tim mereka
. Mereka menemukan keseimbangan antara memanfaatkan sumber daya yang lebih sedikit dan mencapai hasil yang diinginkan, sehingga menciptakan organisasi yang berkinerja lebih baik secara keseluruhan.
Mencapai Efisiensi & Efektivitas: Optimalkan Alur Kerja Anda Dengan ClickUp
Efisiensi vs efektivitas adalah pandangan yang salah. Yang satu tidak lebih baik dari yang lain, dan yang satu juga tidak memberikan hasil yang diinginkan. Faktanya, kesuksesan terletak di zona Goldilocks antara efisiensi dan efektivitas.
Untuk mendapatkan hal tersebut, dibutuhkan tujuan yang jelas, proses yang matang, dan alat yang kuat seperti ClickUp.
Mulai dari brainstorming, manajemen proyek, pelaporan, otomatisasi, dan AI, ClickUp menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk menjadi efisien dan efektif. Ketika Anda menggunakannya secara konsisten, ClickUp membantu Anda menemukan wawasan dan peluang yang tersembunyi di balik kerumitan pekerjaan sehari-hari.
Cobalah sendiri.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini
.