Ketika kita fokus untuk membuat email yang sempurna, kita sering mengabaikan satu aspek penting: tanda tangan.
Cara Anda mengakhiri pesan Anda sama pentingnya dengan konten itu sendiri. Penutupan email yang profesional dapat mengatur nada yang tepat, mendorong tanggapan, dan meninggalkan kesan positif bagi penerima.
Mari kita lihat beberapa tips dan contoh sederhana untuk membantu Anda menutup email seperti seorang profesional!
Apa yang dimaksud dengan Penutupan Email?
Penutup email adalah baris atau kalimat penutup untuk mengakhiri email sebelum tanda tangan Anda. Kalimat ini mengakhiri percakapan, mengundang tanggapan, atau memberikan bentuk ajakan bertindak lainnya.
Tergantung pada konteks komunikasi Anda, penutup yang dipilih dengan baik akan menunjukkan rasa hormat, kehangatan, atau profesionalisme.
Misalnya, dalam email profesional, Anda dapat mengakhiri dengan 'Salam hangat', diikuti dengan nama Anda, yang menyeimbangkan antara formalitas dan pendekatan.
'Cheers' atau 'Sampai jumpa lagi' yang ramah mungkin merupakan penutup yang lebih tepat untuk email yang lebih informal, yang memberikan suasana santai untuk interaksi di masa mendatang.
Apa yang harus disertakan dalam setiap penutupan email?
Penutupan email harus mencakup beberapa elemen untuk memastikan komunikasi yang efektif.
Anda harus menyertakan:
- Frasa penutup email yang dipersonalisasi: Frasa yang sopan dan sesuai dengan nada email. Misalnya, 'Salam hormat', 'Hormat kami', atau 'Terima kasih'
- Nama Anda: Selalu sertakan nama depan Anda dan, dalam konteks yang lebih formal, gunakan nama belakang Anda
- Jabatan dan perusahaan (jika ada): Hal ini sangat penting dalam email profesional, di mana identifikasi jabatan Anda membantu membangun otoritas Anda
- Informasi kontak: Informasi ini dapat mencakup nomor telepon, alamat email tambahan, atau metode kontak lain yang relevan, terutama dalam lingkungan bisnis
- Tanda tangan yang dipersonalisasi: Opsional, templat tanda tangan email yang disesuaikan yang menyertakan kartu kontak digital, logo perusahaan, atau penafian hukum apa pun, sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda
Mengapa Penutup Email Penting
Penutup email memberikan petunjuk konteks dan komunikasi. Mereka menunjukkan perhatian pada detail dan mengatur nada untuk percakapan lebih lanjut.
Meskipun bagian utama email adalah bagian yang paling penting, namun penutup membantu menyatukan semuanya dan menciptakan kesan. Penutup membantu membangun persepsi tentang Anda dan pesan Anda bagi pembaca.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa penutup email penting:
1. Membantu menciptakan kesan yang bertahan lama
Cara Anda mengakhiri email Anda menentukan nada untuk komunikasi di masa mendatang. Penutupan email harus sesuai dengan konteks keseluruhan email dan hubungan Anda dengan penerima. Penutupan email yang tepat akan meninggalkan kesan yang positif dan abadi pada penerima.
Misalnya, mengakhiri email dengan "Menantikan pendapat Anda!" akan membuat penerima merasa dihargai dan mendorong untuk segera membalasnya.
2. Memperkuat nada dan maksud
Tanda tangan Anda menggarisbawahi maksud dari pesan Anda dan memperjelas langkah selanjutnya yang diinginkan.
Misalnya, diakhiri dengan 'Tolong tinjau file terlampir sesegera mungkin' menunjukkan urgensi dan tindakan yang diperlukan dari penerima.
3. Mempengaruhi KPI pemasaran email
Penutupan email Anda secara langsung memengaruhi hal-hal penting kPI pemasaran email seperti rasio terbuka, rasio klik-tayang, dan rasio konversi.
Penutupan email yang dibuat dengan baik memperkuat pesan Anda dan mendorong penerima untuk melakukan tindakan yang diinginkan.
Contoh Penutupan Email Profesional
Memilih kata-kata yang tepat untuk menutup email profesional Anda sangat penting, karena mencerminkan profesionalisme dan mempengaruhi persepsi penerima.
Di bawah ini adalah contoh penutup email profesional yang tepat untuk dipertimbangkan dalam berbagai konteks bisnis:
1. Penutupan formal (untuk bisnis atau kontak pertama kali)
Ketika Anda pertama kali menghubungi seseorang secara profesional atau mengirim email profesional, Anda harus melakukan penutupan yang tepat untuk menjalin hubungan dengan mereka. Hal ini berlaku baik saat Anda mengirim email kepada klien atau kolega senior.
Alat-alat seperti ClickUp Brain sangat membantu dalam menyusun elemen-elemen email yang krusial ini. Dengan menggunakan AI, ClickUp Brain membantu menghasilkan penghapusan email yang sesuai dengan konteks dan dipoles yang meningkatkan profesionalisme komunikasi Anda.
Hal ini juga memastikan bahwa email Anda mencerminkan nada dan formalitas yang sesuai untuk interaksi pertama kali.
Contoh #1: Salam hormat
'Salam hormat' biasanya digunakan sebagai penutup email yang sopan dan profesional untuk kontak yang baru dan yang sudah dikenal. Salam ini menyeimbangkan kehangatan dan profesionalisme tanpa terlihat terlalu formal.
Berikut cara ClickUp Brain membantu Anda membuat email dengan penutup yang serupa.
Sebagai tambahan, Dokumen ClickUp membantu menyimpan dan mengelola templat untuk penandatanganan email profesional, menyederhanakan alur kerja Anda dan menjaga konsistensi komunikasi. Anda dapat langsung menggunakan AI untuk menghasilkan email di dalam dokumen.
Yang perlu Anda lakukan adalah:
- Buat dokumen baru dari Ruang Kerja ClickUp Anda
- Klik dua kali pada dokumen tersebut
- Pilih opsi 'tulis dengan AI'
💡 Kiat Pro: Ingin lebih dari kampanye email otomatis Anda? Atur kampanye tetes dengan bagian atas 12 templat kampanye tetes !
- Kemudian, tulis perintah Anda dan tentukan dengan jelas bagaimana Anda ingin mengakhirinya
- Setelah ClickUp Brain membuat email, klik tombol sisipkan, dan teks akan disisipkan ke dalam ClickUp Docs Anda tanpa banyak kesulitan
Contoh #2: Hormat kami
'Hormat kami' secara tradisional digunakan untuk mengakhiri komunikasi formal. Kata ini sangat ideal untuk interaksi pertama kali atau korespondensi bisnis yang signifikan, menandakan rasa hormat dan pendekatan yang lugas dan sungguh-sungguh.
Contoh #3: Salam hormat
'Salam hormat' menawarkan pengakhiran yang hangat namun profesional yang cocok untuk interaksi bisnis awal dan yang sedang berlangsung. Salam ini menyampaikan nada yang ramah sambil mempertahankan tingkat formalitas.
Baca Lebih Lanjut: Pelajari bagaimana ClickUp merevolusi manajemen kampanye pemasaran melalui alat dan strategi yang komprehensif.
2. Penutupan semi-formal (untuk kolega atau percakapan yang sedang berlangsung)
Tidak semua email bersifat formal, bahkan dalam lingkungan profesional. Pendekatan semi-formal sangat cocok digunakan dalam utas email yang sedang berlangsung atau ketika mengirim email ke kolega di seluruh perusahaan. Ini menghilangkan kekakuan dalam percakapan, memperkenalkan keakraban, dan mempertahankan gravitasi situasi.
Contoh #1: Terima kasih
'Terima kasih' paling baik digunakan untuk mengungkapkan rasa terima kasih secara ringkas. Kata ini sangat cocok untuk mengakui bantuan atau tanggapan rekan kerja dalam sebuah percakapan yang sedang berlangsung.
Contoh #2: Terbaik
'Best' adalah salah satu penutup email yang paling serbaguna dan kasual. Sangat ideal untuk email rutin di mana Anda ingin mempertahankan nada profesional namun santai dengan kolega yang sudah dikenal.
Contoh 3: Hati-hati
'Hati-hati' menambahkan sentuhan pribadi pada korespondensi Anda. Tanda tangan ini sangat bagus untuk mengakhiri percakapan dengan catatan hangat, terutama apabila Anda sudah menjalin hubungan yang bersahabat dengan si penerima.
3. Penutupan yang santai (untuk rekan kerja atau anggota tim yang sudah dikenal)
Ketika mengirim email kepada seseorang yang memiliki hubungan kerja yang dekat dengan Anda, sebaiknya gunakan penutup yang santai untuk memperkuat kepercayaan diri dan menjaga hubungan yang nyaman.
Contoh 1: Cheers
'Cheers' adalah penutup yang ceria dan bersahabat, ideal untuk email kepada rekan kerja yang memiliki hubungan yang nyaman dengan Anda. Penutup ini menambahkan sentuhan informalitas dan kehangatan pada percakapan.
Contoh 2: Bicara segera
'Bicara segera' menyiratkan percakapan yang sedang berlangsung dan antisipasi interaksi di masa mendatang. Ini sempurna untuk email dengan kolega yang sering berinteraksi dengan Anda, menyampaikan janji untuk terus berdialog. Tambahkan ke email secara otomatis diteruskan saat Anda tidak tersedia.
Contoh 3: Semua yang terbaik
'Semua yang terbaik' adalah penutup yang tulus dan positif yang cocok untuk mengakhiri komunikasi dengan nada yang menggembirakan. Penutup email ini sangat bagus untuk mengungkapkan dukungan atau harapan baik untuk usaha rekan tim Anda.
💡 Kiat Pro: Atur kotak masuk Anda dengan menangani email bervolume tinggi dengan 10 strategi manajemen email yang efektif untuk meningkatkan produktivitas.
Praktik Terbaik untuk Mengakhiri Email Secara Profesional
Ketika mengakhiri email, memilih penutup email yang baik yang mencerminkan nada email Anda dan menghormati hubungan Anda dengan penerima adalah penting. Hal ini memastikan email Anda berkomunikasi secara efektif dan meninggalkan kesan positif.
1. Jadikan kejelasan sebagai teman terbaik Anda
Buatlah pernyataan penutup yang singkat dan jelas. Penutup email Anda harus tetap berada di bagian utama email. Ini harus menandakan akhir dari percakapan dan hanya berisi informasi yang diperlukan.
2. Mengetahui konteks adalah segalanya
Saat memilih penutup email, penting untuk mempertimbangkan konteks pesan Anda.
Misalnya, email bisnis formal mungkin memerlukan penutup email yang lebih profesional, seperti 'Hormat kami' atau 'Salam hormat' Sementara catatan internal yang santai dapat menggunakan kata yang lebih ramah, seperti 'Terima kasih' atau 'Hati-hati'
Selalu sesuaikan penutup Anda dengan nada dan formalitas situasi. Penutup yang tepat akan memperkuat konteks dan hubungan dengan penerima. Alat bantu manajemen email menyederhanakan proses ini dengan membantu Anda mengatur dan mengelola komunikasi sesuai konteks dan prioritas. Alat ini memastikan bahwa setiap email disesuaikan dan diatur waktunya dengan tepat.
Anda bisa membangun seluruh ekosistem manajemen email Anda pada platform yang lengkap seperti ClickUp .
Mari kita lihat beberapa fitur spesifik yang ditawarkan ClickUp:
I. Memanfaatkan ClickUp Brain untuk penutupan email yang disesuaikan
buat tanda tangan sesuai konteks yang meningkatkan keterbacaan dan profesionalisme di setiap email dengan ClickUp Brain_
Sementara beberapa Alat bantu penulisan AI baik yang berbayar maupun gratis, terus berkembang setiap hari, kunci dari penulisan AI adalah konteks. ClickUp Brain memiliki konteks perusahaan Anda, gaya penulisan, dan banyak lagi.
Dengan ClickUp Brain:
- Tingkatkan proses penulisan email Anda dengan menyarankan penutup yang sesuai dengan konteks
- Pertahankan nada yang benar di berbagai jenis email
- Pastikan konsistensi merek Anda tetap terjaga, dan komunikasi Anda kohesif
Kiat Pro: Untuk lebih menyempurnakan keterampilan membuat email Anda menggunakan AI, lihat panduan kami tentang Cara Menggunakan AI untuk Menulis Email .
II. Mengoptimalkan alur kerja dengan ClickUp Docs
buat draf dan sesuaikan templat email dengan cepat dengan ClickUp Docs untuk komunikasi yang konsisten_ Dokumen ClickUp menyederhanakan proses penyusunan dan penyesuaian penutup email agar sesuai dengan berbagai konteks. Dengan antarmuka yang intuitif, buat templat profesional untuk komunikasi formal, semi formal, dan kasual.
Hal ini memastikan bahwa penutup email Anda selaras dengan nada pesan Anda dan meningkatkan efektivitas komunikasi Anda secara keseluruhan. Pada akhirnya, ClickUp Docs membantu Anda menjaga konsistensi dan profesionalisme dalam setiap email yang Anda kirim.
Dengan ClickUp Docs:
- Membuat templat untuk berbagai jenis email
- Berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time
- Menyimpan catatan yang terorganisir pada setiap proyek
- Tautkan dokumen Anda langsung ke tugas
III. Tingkatkan efisiensi email Anda dengan otomatisasi
tangani tanggapan email rutin secara otomatis dan bebaskan waktu Anda untuk tugas-tugas yang lebih strategis dengan Otomatisasi Email ClickUp Otomatisasi Email ClickUp dapat mengotomatiskan respons email rutin atau tindak lanjut berdasarkan pemicu tertentu, seperti penyelesaian tugas atau pencapaian proyek. Hal ini meningkatkan efisiensi komunikasi dan membantu menjaga interaksi yang tepat waktu tanpa intervensi manual, sehingga sangat ideal untuk mengelola email dalam jumlah besar dalam pengaturan proyek.
IV. Pastikan email Anda profesional dan sesuai dengan merek dengan berbagai templat
ClickUp menawarkan berbagai templat yang dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan komunikasi email, memastikan konsistensi dan keselarasan merek. Mari kita lihat beberapa templat khusus email:
- Templat Otomatisasi Email ClickUp : Templat ini memungkinkan Anda untuk mengirim email otomatis dari ruang kerja ClickUp Anda dengan lancarmengelola kampanye email. Mengatur kondisi yang mengirim email secara otomatis, meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam komunikasi
- Templat Kampanye Email ClickUp : Dirancang untuk mengelola dan melaksanakan kampanye pemasaran email, templat ini membantu Anda mengatur, melacak, dan menganalisis strategi kampanye Anda secara efektif, memastikan semua elemen kampanye selaras dan tepat sasaran.
lakukan lebih banyak hal dengan email Anda dengan pembuatan tugas otomatis menggunakan Manajemen Proyek Email ClickUp_ Manajemen Proyek Email ClickUp mengintegrasikan email Anda secara langsung ke dalam ruang kerja manajemen proyek Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengubah email menjadi tugas, menugaskan mereka ke anggota tim, dan melacak kemajuan mereka dalam ClickUp.
Ini menyediakan cara yang efektif untuk memastikan bahwa tidak ada email yang lolos dan bahwa setiap komunikasi dicatat dalam jadwal proyek Anda.
Selain itu, fitur-fitur ClickUp yang terkemuka alat penjangkauan membantu Anda mengotomatiskan dan mempersonalisasi email jaringan Anda, memastikan email semi-formal dan kasual Anda selalu sampai dengan tepat.
Baca Lebih Lanjut: Optimalkan strategi pemasaran email Anda dari konsepsi hingga eksekusi dengan manajemen kampanye pemasaran kiat dan templat.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Mengakhiri Email
Seiring dengan hal yang boleh dilakukan saat menutup email, ada juga beberapa hal yang tidak boleh dilakukan. Untuk memastikan email Anda ditutup secara efektif, penting untuk selalu mengingat konteksnya dan menghindari melewatkan atau mengabaikan tanda tangan.
1. Ketahui konteks Anda
Konteks adalah segalanya dalam segala bentuk komunikasi, terutama email. Saat menulis pernyataan penutup, berhati-hatilah dengan tingkat formalitas email. Untuk menjaga nada profesional, hindari penggunaan frasa kasual seperti 'Cheers' atau 'Sampai jumpa'
2. Jangan biarkan mereka menggantung
Tanpa frasa penutup, email Anda bisa terasa tiba-tiba. Hal ini bisa terjadi jika tanda tangan Anda tidak otomatis dilampirkan.
Biasakan untuk melakukan pemeriksaan ulang untuk menghindari hal ini. Bahkan dalam email biasa, sesuatu yang sederhana seperti 'Terbaik' atau 'Segera dibicarakan' dapat menutupnya dengan baik.
Kapan Menggunakan Ajakan Bertindak dalam Penutupan Email Anda
Jika Anda membutuhkan tanggapan dari penerima, jelaskan dengan ajakan bertindak (CTA). Hal ini akan membantu memandu mereka untuk melakukan langkah selanjutnya. Akhiri email Anda dengan permintaan atau saran yang sopan untuk meminta tanggapan.
Sebagai contoh:
- Untuk permintaan umpan balik: 'Tunggu tanggapan Anda'
- Untuk penjadwalan pertemuan: 'Tolong beritahukan ketersediaan Anda'
Menyertakan CTA yang jelas dalam tanda tangan Anda akan mendorong respon yang lebih cepat, karena penerima akan memahami apa yang diharapkan-apakah itu mengatur pertemuan, menjawab pertanyaan, atau memberikan umpan balik.
Sertakan Tanda Tangan Email Profesional
Tanda tangan email adalah suatu keharusan dalam lingkungan profesional. Tanda tangan ini harus menyertakan nama, jabatan, perusahaan, dan informasi kontak Anda. Jika Anda memiliki jam kerja yang sangat spesifik, Anda harus mencantumkannya.
Contoh tanda tangan profesional:
Jane Doe
Manajer Pemasaran | Perusahaan XYZ
jane.doe@xyzcompany.com
(123) 456-7890
John Doe
Analis Senior | Perusahaan ABC | Jam buka: pukul 7 pagi hingga 3 sore (Senin hingga Jumat)
doe.john@abccompany.com
(283) 756-8840
Struktur ini memberikan semua petunjuk konteks yang tepat kepada penerima untuk menetapkan harapan yang tepat untuk komunikasi.
Jika Anda seorang mahasiswa, Anda juga harus menyertakan tanda tangan, termasuk identitas universitas dan jurusan Anda, untuk memastikan Anda dapat mengidentifikasi diri Anda dengan benar kepada penerima.
Intinya (Maafkan Permainan Kata😊)
Penutup email yang tepat waktu, sesuai konteks, dan umum akan menyempurnakan pesan Anda dan memperkuat citra profesional Anda.
Elemen yang sangat penting dari etiket email sangat diperlukan dalam membina dan mempertahankan hubungan bisnis, memperkuat kepercayaan, dan mendorong tindakan yang diinginkan.
ClickUp, sebagai platform produktivitas lengkap, memberdayakan Anda untuk meningkatkan komunikasi email lebih dari sekadar pertukaran informasi.
Siap untuk mengubah cara Anda mengelola tugas, email, dan proyek? Mendaftarlah ke ClickUp hari ini dan mendefinisikan ulang produktivitas, satu email dalam satu waktu.