Apakah Anda mengelola beberapa akun email secara bersamaan dan terkadang melewatkan email penting?
Perjuangan untuk terus berpindah tab dan tidak menerima pemberitahuan email tepat waktu adalah hal yang nyata.
Bukankah lebih baik jika Anda dapat mengelola semua email penting Anda dalam satu kotak masuk dan mengurangi beban yang berlebihan? Aktifkan penerusan Gmail otomatis, metode yang sempurna untuk mendapatkan semua email Anda di satu tempat.
Penerusan Gmail secara otomatis mengirimkan email masuk dari satu alamat Gmail ke alamat lain yang telah ditentukan. Hal ini membuat kotak masuk Anda tetap berjalan dengan lancar, bahkan ketika Anda tidak aktif mengelolanya.
Teruslah membaca untuk mengetahui cara mengatur penerusan otomatis di Gmail!
Manfaat Meneruskan Email Secara Otomatis
Penerusan email mengalihkan pesan masuk menggunakan server email. Ketika Anda mengaturnya, Anda menentukan alamat email asli dan alamat email target. Server email menerima pesan masuk dari email sumber dan meneruskannya ke alamat target.
Proses ini memastikan bahwa Anda segera menerima semua pesan email masuk dari akun yang berbeda ke satu alamat Gmail. Beberapa keuntungan penting dari penerusan otomatis antara lain:
1. Kenyamanan dan pengaturan yang lebih baik
Kita semua menginginkan kotak masuk yang terorganisir, tetapi hanya segelintir orang yang dapat menerapkan 'Kotak Masuk Nol' strategi secara efektif. Kotak masuk nol berarti merapikan email Anda dengan mengarsipkan, menghapus, merespons, mengerjakan, atau mendelegasikan tugas hingga jumlah total email yang belum dibaca, Anda bisa menebaknya, nol. Bayangkan melakukan hal ini untuk beberapa kotak masuk.
Penerusan email otomatis membuat Anda tidak perlu repot-repot mengarahkan semua email penting ke kotak masuk utama. Hal ini membuat manajemen kotak masuk mudah dengan membantu Anda menyortir email menggunakan filter dan label.
2. Pemfilteran email
Menyiapkan filter penerusan otomatis di Gmail dapat membuat manajemen email lebih lancar dengan menyaring email yang tidak produktif, spam, atau email berbahaya dan mengirimkannya ke folder sampah. Hal ini membuat kotak masuk Anda tetap bersih, sehingga lebih mudah untuk fokus pada pesan-pesan yang memiliki prioritas tinggi.
3. Akses cepat ke informasi penting
Penerusan email membantu Anda mengakses email dari beberapa akun dengan mudah dalam satu kotak masuk. Anda dapat dengan mudah memeriksa utas atau lampiran email apa pun, meskipun Anda menggunakan perangkat dengan akun email yang berbeda.
Bagaimana Cara Meneruskan Email Secara Otomatis di Gmail?
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk menyiapkan penerusan otomatis di Gmail:
Langkah 1: Masuk ke Gmail
Buka Gmail di browser dan masuk ke akun yang ingin Anda teruskan pesannya.
Langkah 2: Buka pengaturan
Klik Pengaturan (ikon roda gigi) di sudut kanan atas dan pilih Lihat semua pengaturan.
Buka Penerusan dan POP/IMAP.
Langkah 3: Menambahkan alamat penerusan
Di bagian 'Penerusan', klik Tambahkan alamat penerusan.
Masukkan alamat penerima yang ingin Anda teruskan pesan, lalu klik Selanjutnya, Lanjutkan, dan OK.
Langkah 4: Verifikasi alamat penerusan
Anda akan mendapatkan tautan verifikasi dengan kode konfirmasi ke alamat penerusan yang ditentukan. Klik tautan verifikasi tersebut.
Langkah 5: Akses tab penerusan dan POP/IMAP
Kembali ke halaman pengaturan dan refresh browser Anda. Kembali ke tab Penerusan dan POP/IMAP.
Langkah 6: Tetapkan opsi penerusan
Pada bagian Penerusan, pilih Teruskan salinan email masuk ke.
Langkah 7: Pilih tindakan untuk salinan Gmail
Pilih apa yang akan terjadi pada salinan Gmail dari email Anda. Anda dapat menangani pesan asli di kotak masuk dengan empat cara.
- Simpan salinan saya di kotak masuk: Anda akan mendapatkan salinan email di akun Gmail asli Anda
- Tandai salinan saya sebagai sudah dibaca: Pesan tersebut tidak akan muncul sebagai pesan baru di akun Gmail Anda
- Arsipkan salinan saya: Ini akan memindahkan email keluar dari kotak masuk utama Anda
- Hapus salinan Gmail: Jika Anda tidak ingin menyimpannya sama sekali
Langkah 8: Simpan perubahan
Klik Simpan Perubahan untuk menerapkan pengaturan penerusan otomatis di Gmail.
Bagaimana cara memfilter dan meneruskan pesan Gmail tertentu?
Jadi, Anda telah meneruskan semua email Anda ke akun lain, dan sekarang akun tersebut tenggelam dalam pesan? Filter bisa membantu! Anda dapat menerapkan filter jika Anda hanya ingin meneruskan jenis email tertentu. Berikut ini cara melakukannya:
Langkah 1: Buka Gmail
Akses akun Gmail Anda melalui browser.
Langkah 2: Akses opsi pencarian
Buka bagian atas halaman dan klik tombol Tampilkan opsi pencarian di dalam bidang Cari email.
Langkah 3: Tentukan kriteria filter
Tentukan kriteria filter Anda. Baik Anda memfilter berdasarkan pengirim, kata kunci, atau subjek, filter Gmail dapat menyortir semuanya. Setelah dikonfigurasi, klik Buat filter.
Langkah 4: Tetapkan alamat penerusan
Pada halaman berikutnya, centang kotak untuk Forward to dan pilih grup email atau alamat tempat Anda ingin meneruskan pesan tertentu.
Langkah 5: Membuat filter
Klik Buat filter, dan voila! Penyiapan penerusan email yang Anda sesuaikan sudah siap.
Bagaimana cara mematikan penerusan otomatis?
Penerusan otomatis di Gmail dapat mempermudah alur kerja Anda, namun Anda tidak pernah tahu kapan Anda perlu menonaktifkannya. Mungkin Anda tidak lagi membutuhkan email yang dikirim ke akun lain, atau mungkin Anda sedang memperketat keamanan.
Apa pun alasan Anda, berikut ini adalah langkah-langkah untuk menonaktifkan penerusan otomatis di Gmail:
Langkah 1: Masuk ke Gmail
Buka akun Gmail yang ingin Anda hentikan penerusan pesannya.
Langkah 2: Buka pengaturan
Klik Pengaturan di bagian kanan atas, dan pilih Lihat semua pengaturan.
Langkah 3: Buka pengaturan penerusan
Pilih tab Penerusan dan POP/IMAP di halaman pengaturan.
Langkah 4: Matikan penerusan
Nonaktifkan penerusan di bagian 'Penerusan'.
Langkah 5: Simpan perubahan
Sentuh Simpan Perubahan untuk menonaktifkan penerusan otomatis di Gmail.
Bagaimana cara mengelola pemberitahuan penerusan di Gmail?
Tidak masalah jika Anda melihat pemberitahuan penerusan di kotak masuk setelah menyiapkan penerusan email-ini hanyalah pengingat yang ramah. Namun, jika Anda melihat pemberitahuan ini dan Anda tidak mengatur penerusan, mungkin ada yang tidak beres. Inilah yang harus segera Anda lakukan:
- Amankan akun Anda: Ubah kata sandi untuk memblokir akses yang tidak sah ke akun Gmail Anda
- Mematikan penerusan: Gunakan langkah-langkah di atas untuk menonaktifkan penerusan
Langkah-langkah ini akan melindungi akun Anda dan mencegah penerusan email yang tidak sah.
Luar biasa! Anda sekarang dapat meneruskan pesan email apa pun dan mengelola kotak masuk Gmail Anda tanpa masalah.
Kasus penggunaan penerusan email
Penerusan email bukan hanya tentang kenyamanan-ini mengubah cara Anda mengelola email. Berikut ini adalah bagaimana fitur ini membantu Anda mengoptimalkan alur kerja email Anda dan meningkatkan efisiensi:
1. Pemasaran email yang efisien
Jika tim Anda menggunakan banyak email untuk mengirim kampanye pemasaran yang dipersonalisasi, penerusan otomatis dapat membantu Anda melacak dan memantau semua kampanye dari satu tempat yang terpusat. Dengan cara ini, Anda bisa segera merespons pertanyaan dan menangani permintaan pelanggan dengan mudah.
Coba fitur Klik Templat Pemasaran Email untuk menyederhanakan manajemen kampanye. Ini membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak email dengan mudah. Anda juga dapat mengotomatiskan penjangkauan email berdasarkan perilaku pengguna dan mengirim pesan yang ditargetkan pada waktu yang tepat.
Gunakan fitur seperti status khusus untuk melacak kemajuan kampanye dan kolom khusus untuk mengelola detail penting agar mudah diakses dan diatur.
Pemasaran email yang efisien
2. Integrasi dengan CRM dan perangkat lunak penjualan
Penerusan email bekerja secara mulus dengan sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) dan perangkat lunak penjualan dengan membantu tim membuat kotak masuk bersama untuk kolaborasi yang efektif.
Dengan mengatur aturan penerusan, Anda memastikan bahwa email pelanggan yang penting secara otomatis masuk ke perangkat lunak CRM atau penjualan Anda. Hal ini membantu Anda mengelola prospek dengan lebih efisien, melacak percakapan klien, dan merampingkan proses penjualan Anda.
Penerusan otomatis akan langsung mengarahkan email yang masuk ke orang atau sistem yang tepat. Hal ini berarti waktu respon yang lebih cepat, tingkat konversi prospek yang lebih baik, dan peningkatan efisiensi penjualan secara keseluruhan.
3. Integrasi dengan perangkat lunak pemasaran dan otomatisasi
Dengan meneruskan email terkait pemasaran ke tim yang tepat, Anda dapat meningkatkan upaya pemasaran Anda. Mengelola kampanye dan melacak metrik pemasaran menjadi lebih mudah.
Bagaimana ClickUp dapat membantu meneruskan email Anda secara otomatis dan menyederhanakan alur kerja?
Meskipun penerusan otomatis di Gmail membantu melacak semua email di tempat kerja, Anda masih perlu memfilter dan mengurutkan utas. Beberapa email mungkin hilang karena teracak, sehingga Anda melewatkan diskusi penting.
Coba ClickUp , salah satu yang terbaik Alternatif Google Workspace untuk menghindari kelebihan email dan meningkatkan efisiensi. ClickUp adalah perangkat lunak produktivitas, kolaborasi, dan manajemen proyek yang membantu Anda menetapkan tujuan, menetapkan tugas, melacak kemajuan, dan bertukar pikiran-semuanya di satu tempat.
Aplikasi ini juga dapat digunakan untuk Solusi Manajemen Proyek Email ClickUp membantu Anda mengelola email secara langsung di dalam ClickUp. Anda bisa menerima email, mengirim balasan, melampirkan email ke tugas, dan menautkan email ke tugas.
kelola semua email Anda di satu tempat dengan Solusi Manajemen Proyek Email ClickUp
Membuat tugas dengan mudah
Bagian terbaiknya adalah Anda bahkan bisa membuat dan menetapkan tugas melalui email dan memberi tahu tim Anda secara otomatis. Gunakan fitur Integrasi ClickUp Gmail untuk menambahkan email berbintang sebagai tugas di ClickUp.
Untuk menggunakan email untuk membuat tugas, buka tugas apa pun di ClickUp:
- Klik ikon elipsis...
- Pilih Kirim email ke tugas
- Salin alamat tautan dan tetapkan sebagai alamat penerusan di Gmail (seperti yang ditunjukkan di atas pada langkah 3)
buat dan kelola tugas melalui email dengan Integrasi ClickUp Gmail_
Tambahkan komentar dan balasan
Tambahkan komentar dan balas pesan terkait tugas dengan mudah melalui email, simpan semua komunikasi dan lampiran Anda di satu tempat. Gunakan email di ClickUp untuk tetap fokus dan meminimalkan gangguan dengan membalas notifikasi secara langsung di dalam email Anda.
Mengatur pemberitahuan dan melampirkan email
Lampirkan email ke tugas untuk membawa seluruh percakapan ke dalam ruang kerja ClickUp Anda. Anda juga dapat menjadwalkan tugas dengan mengatur tanggal mulai dan tenggat waktu langsung dari kotak masuk Anda, sehingga Anda tidak akan melewatkan tenggat waktu.
Otomatisasi email
Otomatiskan email untuk manajemen alur kerja yang lancar dengan fitur Otomatisasi Email dengan Templat ClickUp .
Ini membantu Anda memvisualisasikan seluruh proses otomatisasi, mengatur dan mengelola tugas-tugas email untuk memastikan semuanya berada di jalur yang benar, dan secara otomatis memicu email pada waktu yang optimal, sehingga mengurangi upaya manual Anda. Anda juga dapat melacak kampanye email dengan mengatur bidang khusus, seperti 'baris subjek email' dan 'penerima'
Otomatisasi email
Berikut ini cara menggunakan templat tersebut:
- Mengatur otomatisasi: Hubungkan akun email Anda, buat pemicu, dan petakan email yang ingin Anda kirim
- Kreasikan email: Personalisasi setiap pesan dan tambahkan konten dan visual yang relevan
- Jadwalkan email: Rencanakan kapan email Anda harus dikirim menggunakan tampilan Kalender
- Pantau dan sesuaikan: Lacak kinerja kampanye email dengan melihat metrik seperti rasio terbuka, rasio klik-tayang, dan berhenti berlangganan
Pertimbangan dan Praktik Terbaik untuk Penerusan Email Otomatis
Saat menyiapkan penerusan otomatis di Gmail, penting untuk menggunakan tombol yang tepat strategi manajemen email sehingga Anda dapat memanfaatkan penerusan email seperti seorang profesional:
1. Tindakan pencegahan privasi dan keamanan data
Penerusan email memang sangat nyaman. Tapi coba tebak? Hal ini bahkan lebih nyaman bagi para peretas. Ketika Anda meneruskan pesan, Anda dapat mengekspos informasi sensitif Anda kepada pengguna yang tidak berwenang.
Jika penyusup siber mendapatkan akses ke akun email Anda, mereka bisa mengubah pengaturan penerusan untuk mengirim email ini ke diri mereka sendiri, yang mengarah pada potensi pelanggaran data. Jadi, berhati-hatilah dan jagalah keamanan akun email Anda jika ingin meneruskan pesan.
Untungnya, langkah-langkah berikut ini dapat memastikan keamanan Anda:
- Audit dan pemindaian rutin: Periksa aturan penerusan otomatis secara teratur untuk menemukan dan memperbaiki konfigurasi yang tidak sah atau mencurigakan. Gunakan alat bantu untuk mendeteksi risiko keamanan, seperti tujuan penerusan yang tidak biasa atau aktivitas penerusan berskala besar
- Deteksi proaktif: Siapkan pelacakan waktu nyata untuk mengidentifikasi dan mengatasi perilaku penerusan otomatis yang tidak biasa dengan cepat. Buat peringatan bagi tim keamanan untuk segera bertindak atas potensi ancaman
- Mengenkripsi informasi sensitif: Menerapkan enkripsi untuk informasi sensitif. Hal ini akan mengharuskan pelaku ancaman potensial untuk mendapatkan sertifikat pribadi dan kunci enkripsi sebelum mendekripsi pesan, sehingga menambahkan lapisan keamanan ekstra
- Nonaktifkan penerusan email: Jika Anda tidak lagi membutuhkan penerusan otomatis, nonaktifkan fitur tersebut
2. Memantau dan mengelola email yang diteruskan otomatis
Setelah Anda mengatur penerusan email otomatis, penting untuk memantau dan mengelola prosesnya dengan benar agar tidak ada pesan penting yang terlewatkan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai cara memantau dan mengelola email yang diteruskan secara otomatis:
pengujian komprehensif* aturan penerusan email:*
- Saat pertama kali mengatur penerusan otomatis di Gmail, dan kapan pun Anda mengubah pengaturan, uji semuanya secara menyeluruh. Kirim email uji coba dari akun yang berbeda menggunakanTemplate Gmaildan pastikan email tersebut sampai ke alamat yang dituju
- Kelola akun email utama Anda secara aktif. Jangan abaikan kotak masuk utama Anda-ini dapat menyebabkan pesan yang tidak terjawab jika penerusan terganggu
- Periksa akun utama Anda secara teratur dan siapkan pemberitahuan sebagai cadangan
Menangani Email duplikat dalam penerusan
- Atur penerusan Anda untuk mengirim email sebagai lampiran, bukan sebagai teks. Hal ini untuk mencegah konten email diduplikasi dalam badan pesan baru
- Nonaktifkan opsi untuk menyimpan salinan email yang diteruskan di kotak masuk asli Anda. Hal ini mencegah Anda mendapatkan dua salinan dari setiap email
- Pastikan Anda tidak memiliki beberapa aturan penerusan yang mengirim email ke alamat yang sama. Hapus aturan yang berlebihan untuk menghindari duplikasi
- Minta penerima untuk memeriksa folder spam mereka untuk mencari salinan email tambahan, karena email duplikat terkadang ditandai sebagai spam
Mengikuti langkah-langkah ini akan membantu menjaga kotak masuk Anda bebas dari kekacauan dan memastikan Anda hanya menerima satu salinan dari setiap email.
3. Memahami Protokol Akses Pesan Internet dan Protokol Kantor Pos
IMAP (Internet Message Access Protocol) dan POP (Post Office Protocol) adalah protokol email yang dirancang untuk mengambil email dari server.
Email adalah sistem yang terdiri dari dua bagian-klien email (aplikasi pada komputer atau ponsel cerdas Anda) dan server email. Agar kedua bagian ini dapat tersinkronisasi dengan baik, keduanya harus menggunakan bahasa atau protokol yang sama.
Di situlah POP dan IMAP berperan. Keduanya merupakan standar umum yang memungkinkan klien dan server email untuk saling memahami satu sama lain.
IMAP dan POP memainkan peran penting dalam penerusan email otomatis dengan menentukan bagaimana email diakses dan disimpan:
Internet Message Access Protocol
IMAP memungkinkan Anda mengakses email dari beberapa perangkat karena IMAP menyimpan email di server. Ketika mengatur penerusan email otomatis, IMAP memastikan bahwa pesan yang diteruskan konsisten di semua perangkat Anda, sehingga memudahkan untuk mengelola kotak masuk di mana pun Anda berada.
Protokol Kantor Pos
POP mengunduh email ke perangkat Anda dan biasanya menghapusnya dari server setelahnya. Jika Anda menggunakan POP dengan penerusan otomatis, Anda mungkin hanya meneruskan email ke perangkat yang Anda atur. Hal ini dapat membatasi akses dari perangkat lain.
Dengan memahami cara kerja IMAP dan POP, Anda bisa mengatur penerusan email otomatis yang sesuai untuk Anda. Ini akan memastikan bahwa email dikelola secara konsisten dan nyaman di seluruh perangkat Anda.
Mengotomatiskan Pembuatan Tugas melalui Email dengan ClickUp
Dan begitulah! Sekarang Anda sudah tahu cara meneruskan email di Gmail baik secara manual maupun otomatis. Ini adalah pengubah permainan untuk mengelola kotak masuk Anda tanpa tugas yang membosankan untuk menyalin, menempel, atau meneruskan setiap pesan.
Untuk manajemen proyek yang lebih baik, integrasikan ClickUp dengan Gmail. Dengan membintangi item tindakan, Anda dapat secara otomatis membuat tugas baru di ClickUp, sehingga semuanya terorganisir di satu tempat. Daftar di ClickUp untuk mengatur penerusan email otomatis dan merampingkan alur kerja Anda!