Maraknya pekerjaan jarak jauh dan hibrida telah membuat cara kerja baru menjadi populer. Salah satunya adalah hot desking, strategi ruang kerja dinamis yang berpotensi merevolusi cara Anda memanfaatkan kantor.
Hot desking memungkinkan karyawan untuk memilih ruang kerja mereka berdasarkan kebutuhan harian mereka, mempromosikan fleksibilitas dan memaksimalkan ruang kantor.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional hingga 30% dan menghilangkan sekitar 40 dari ruang meja yang tidak terpakai pada hari tertentu.
Dalam blog ini, kami akan membahas tentang hot desking, evolusinya, dan penerapannya yang efektif di tempat kerja Anda untuk lingkungan yang lebih kolaboratif.
Apa Itu Hot Desking dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Hot desking adalah pengaturan tempat kerja yang fleksibel di mana tidak ada karyawan yang memiliki meja kerja permanen. Sebaliknya, ruang kerja tersedia berdasarkan siapa cepat dia dapat atau melalui sistem reservasi.
Pendekatan ini mendorong karyawan untuk berpindah-pindah kantor dan bekerja dari lokasi yang berbeda, sehingga meningkatkan kolaborasi dan efisiensi.
Hot desking terlihat berbeda di setiap lingkungan kantor. Di beberapa lingkungan, karyawan mungkin masuk ke dalam sistem setiap pagi untuk memesan meja untuk hari itu. Di tempat lain, ini lebih informal, dengan pekerja memilih meja yang tersedia pada saat kedatangan.
Fleksibilitas ini sangat bermanfaat di kantor dengan model kerja hibrida di mana karyawan membagi waktu antara bekerja dari rumah dan kantor.
Hot desking sering dianggap sama dengan hotel. Namun, keduanya sangat berbeda.
Hot desking vs. hotel
Hot desk dan hotel adalah pengaturan kerja yang fleksibel, tetapi keduanya berbeda secara signifikan dalam hal bagaimana karyawan memesan dan memanfaatkan ruang. Mari kita lihat perbedaannya:
| Fitur | Meja Panas | Penginapan |
|---|---|---|
| Penugasan Meja | Pemesanan harian berdasarkan siapa yang datang lebih dulu atau tidak resmi. | Dipesan terlebih dahulu melalui sistem pemesanan. |
| Fleksibilitas | Tinggi, karena meja dipilih di tempat. | Sedang, membutuhkan perencanaan. |
| Pemanfaatan Ruang | Memaksimalkan penggunaan ruang dengan mengisi meja setiap hari. | Mengelola ruang secara efisien, namun ada kemungkinan ada meja yang kosong. |
| Teknologi | Minimal, sering kali hanya memerlukan check-in di meja yang tersedia. | Memerlukan sistem reservasi dan sering kali sistem check-in. |
| Kecocokan | Bekerja paling baik di lingkungan yang sangat fleksibel dan dinamis. | Lebih baik untuk lingkungan di mana karyawan membutuhkan fasilitas atau lokasi tertentu. |
Manfaat Model Meja Kerja Panas
Hot desk mengubah dinamika kantor tradisional dengan menjadikannya lebih fleksibel dan responsif terhadap kebutuhan tenaga kerja modern. Mari kita cari tahu manfaat utama dari hot desking:
Memaksimalkan pemanfaatan ruang kantor
Menerapkan hot desking meningkatkan pemanfaatan kantor, mengubah apa yang dulunya merupakan ruang meja kosong menjadi area kerja yang dinamis. Pendekatan ini menyesuaikan dengan variasi kehadiran harian dan memastikan tidak ada ruang yang terbuang percuma Hal ini sangat bermanfaat dalam model kerja hybrid, di mana tidak semua karyawan berada di kantor setiap hari.
Memberikan fleksibilitas dan meningkatkan otonomi
Hot desking meningkatkan fleksibilitas dan meningkatkan otonomi karyawan dengan memungkinkan individu untuk memilih tempat bekerja berdasarkan kebutuhan dan preferensi harian mereka. Kebebasan ini meningkatkan kepuasan kerja dan semangat kerja, karena karyawan merasa dipercaya untuk mengelola waktu dan lingkungan kerja mereka secara efektif.
Menghemat biaya
Untuk bisnis, penghematan biaya dari hot desking sangat besar. Dengan mengurangi kebutuhan akan jumlah meja yang tetap, Anda memangkas biaya real estat dan meminimalkan biaya yang terkait dengan ruang kantor yang tidak terpakai. Penggunaan sumber daya yang efisien ini menghemat uang dan memungkinkan Anda untuk berinvestasi lebih banyak pada karyawan Anda dan bidang pengembangan penting lainnya.
Tantangan dari Hot Desking
Meskipun hot desking menawarkan banyak manfaat, namun juga menghadirkan tantangan yang membutuhkan kehati-hatian manajemen proses dan perencanaan strategis.
Kurangnya ruang kerja pribadi
Salah satu kelemahan utama dari hot desking adalah potensi kurangnya meja kerja pribadi, karyawan mungkin merasa tidak tenang tanpa tempat permanen yang dapat mereka sebut sebagai meja kerja mereka sendiri, tempat mereka dapat menaruh barang-barang pribadi atau meletakkan foto-foto orang yang mereka cintai.
Tantangan beradaptasi dengan tempat duduk yang tidak ditentukan
Transisi ke model tempat duduk yang tidak ditentukan dapat menjadi sulit bagi karyawan yang terbiasa memiliki meja sendiri Penyesuaian ini melibatkan menemukan tempat baru setiap hari dan beradaptasi dengan tetangga meja yang berbeda serta tingkat kebisingan yang berbeda-beda.
Misalnya, seseorang yang menyukai sudut yang tenang untuk fokus yang mendalam mungkin menemukan diri mereka berada di area yang ramai, berjuang untuk berkonsentrasi.
Tanpa panduan yang jelas dan dukungan yang memadai, hal ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas dan ketidakpuasan.
Masalah dengan pemeliharaan
Dengan hot desking, pemeliharaan peralatan dan memastikan kebersihan menjadi lebih kompleks. Dengan beberapa orang yang menggunakan ruang kerja yang sama pada waktu yang berbeda, mudah sekali meja menjadi berantakan dan peralatan hilang.
Pembersihan rutin dan sistem check-in dan check-out untuk peralatan berguna di sini, tetapi sistem ini membutuhkan manajemen yang rajin dan kerja sama dari semua karyawan.
Kiat Pro: Jika Anda mencari cara untuk mengoptimalkan produktivitas dan membuat pekerjaan Anda lebih mudah dikelola, hancurkan tujuan Anda dengan Pasar ClickUp di Fiverr dan Upwork .
Apakah Hot Desk Tepat untuk Anda?
Hot desking tumbuh subur dalam budaya yang menghargai fleksibilitas, inovasi, dan otonomi. Sifat bisnis Anda dan tugas-tugas karyawan Anda juga memainkan peran penting dalam menentukan apakah hot desking cocok.
Berikut adalah daftar periksa untuk membantu Anda memutuskan apakah model hot desking yang fleksibel ini sesuai dengan kebutuhan organisasi dan preferensi karyawan Anda.
1. Menilai budaya perusahaan
- Apakah budaya perusahaan Anda mendukung fleksibilitas dan inovasi?
- Apakah karyawan Anda mudah beradaptasi dengan perubahan di lingkungan kerja mereka?
- Apakah ada dasar kepercayaan yang kuat, yang memungkinkan karyawan untuk mengelola waktu dan ruang mereka secara efektif?
2. Pahami preferensi karyawan
- Sudahkah Anda mensurvei karyawan Anda untuk memahami pandangan mereka tentang tempat duduk yang fleksibel?
- Apakah sebagian besar karyawan Anda lebih menyukai lingkungan kerja yang bervariasi atau lebih menyukai ruang kerja pribadi yang konsisten?
3. Teliti sifat pekerjaan
- Bagaimana sifat tugas yang dilakukan oleh karyawan Anda? Apakah pekerjaan tersebut bersifat kolaboratif, membutuhkan interaksi terus-menerus, atau lebih mandiri?
- Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengaturan teknis atau peralatan tertentu yang mungkin sulit untuk dipindahkan atau digunakan bersama setiap hari?
4. Mengevaluasi model kerja jarak jauh dan hibrida
- Apakah Anda beroperasi dengan model hibrida di mana karyawan membagi waktu mereka antara rumah dan kantor?
- Seberapa sering karyawan bekerja dari rumah, dan bagaimana hal ini berdampak pada kebutuhan ruang kerja permanen?
5. Pertimbangan ruang dan biaya
- Apakah Anda memiliki lebih banyak ruang meja daripada yang biasa digunakan, yang mengakibatkan biaya perawatan yang tinggi?
- Dapatkah organisasi Anda mendapatkan keuntungan finansial dengan mengurangi ruang kantor pribadi?
7 Praktik Terbaik untuk Mengatur Meja Kerja Panas
Menerapkan hot desking secara efektif membutuhkan perencanaan strategis dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan tenaga kerja Anda. Berikut ini tujuh praktik terbaik untuk memastikan pengaturan hot desking Anda membantu produktivitas dan kolaborasi:
1. Mengadopsi solusi pemesanan cerdas
Berinvestasi pada solusi yang dapat diandalkan solusi manajemen kantor sangat penting untuk mengelola hot desking secara efisien. Teknologi ini memungkinkan karyawan untuk memesan meja terlebih dahulu, mengurangi stres di pagi hari dan memastikan setiap orang mendapatkan ruang yang sesuai dengan kebutuhan mereka pada hari itu.
Sebagai contoh, aplikasi seluler menampilkan meja yang tersedia, lokasinya, dan fasilitas yang mereka tawarkan, sehingga prosesnya menjadi lancar dan intuitif.
2. Optimalkan pilihan meja untuk karyawan Anda
Pertimbangkan fitur meja yang tepat untuk berbagai jenis lingkungan kerja di dalam kantor Anda. Beberapa karyawan mungkin membutuhkan monitor ganda, sementara yang lain memprioritaskan meja berdiri.
Menawarkan berbagai pengaturan meja berdasarkan persyaratan tugas umum atau preferensi pribadi akan meningkatkan produktivitas dan kenyamanan. Alokasi yang bijaksana ini menunjukkan komitmen Anda untuk memenuhi kebutuhan yang beragam.
3. Merancang denah lantai yang efektif
Siapkan denah lantai Anda untuk memaksimalkan perencanaan ruang Anda dan peluang kolaboratif. Atur meja untuk memudahkan akses ke sumber daya bersama seperti printer dan ruang rapat.
Pertimbangkan untuk menciptakan zona - misalnya, zona tenang untuk pekerjaan yang terkonsentrasi dan zona dinamis di dekat papan tulis kolaboratif untuk membantu karyawan memilih meja mereka berdasarkan tugas harian mereka.
4. Memicu kegembiraan di sekitar konsep
Membuat karyawan bersemangat tentang hot desking dapat memudahkan transisi. *Soroti manfaatnya, seperti tidak duduk di meja yang sama setiap hari, memiliki kesempatan untuk duduk di dekat rekan kerja yang berbeda, atau memiliki kebebasan untuk memilih ruang kerja yang paling sesuai dengan suasana hati atau tugas mereka.
Inisiatif seperti 'kontes meja kerja terbaik' atau 'fitur Jumat' juga menjaga antusiasme ini tetap hidup.
5. Menetapkan pedoman yang jelas
Buatlah panduan praktik terbaik yang menjawab pertanyaan-pertanyaan umum dan menguraikan ekspektasi. Panduan ini dapat mencakup kiat-kiat tentang organisasi meja menangani peralatan meja, dan kebisingan serta etiket penyimpanan barang pribadi.
Pedoman yang jelas mencegah kesalahpahaman dan memastikan kelancaran operasi.
6. Menjaga kebersihan
Pembersihan ruang kerja secara teratur sangat penting dalam lingkungan meja kerja bersama. Terapkan protokol kebersihan yang mendisinfeksi meja di antara waktu penggunaan dan sediakan perlengkapan kebersihan yang dapat diakses oleh karyawan untuk penggunaan pribadi.
Kebijakan meja yang bersih meningkatkan kesehatan dan meningkatkan daya tarik keseluruhan dari pengalaman hot desking.
7. Kumpulkan umpan balik untuk perbaikan*
Mengumpulkan data dan umpan balik dari karyawan Anda akan membantu Anda menyempurnakan pengalaman hot desking. Gunakan survei atau aplikasi umpan balik untuk mengumpulkan wawasan tentang apa yang berhasil dan tidak.
Data ini memungkinkan Anda untuk membuat penyesuaian berdasarkan informasi yang dapat meningkatkan efisiensi ruang kerja dan kepuasan karyawan.
Meja Panas untuk Model Kerja yang Berbeda
Hot desking adalah solusi serbaguna yang dapat beradaptasi dengan baik pada berbagai lingkungan kerja, termasuk model hibrida dan tenaga kerja yang bekerja dari rumah atau terdistribusi. Mari kita lihat model-model ini secara mendetail:
Meja panas dalam model kerja hibrida
Dalam lingkungan kerja hibrida, di mana karyawan membagi waktu mereka antara rumah dan kantor, hot desking memaksimalkan ruang kantor bersama Anda dan mengurangi biaya
Hal ini memungkinkan karyawan yang masuk pada hari yang berbeda untuk memiliki ruang kerja profesional tanpa perusahaan perlu menyediakan meja khusus untuk setiap karyawan.
Menerapkan sistem reservasi memastikan bahwa karyawan memiliki meja saat dibutuhkan dan dapat memilih lokasi yang sesuai dengan tugas harian mereka. Apakah mereka membutuhkan kursi sudut untuk konsentrasi atau ruang kolaboratif untuk proyek tim, fleksibilitas ini membuat transisi antara rumah dan kantor menjadi lebih lancar.
Meja panas dengan tenaga kerja yang bekerja dari rumah atau terdistribusi
Untuk perusahaan dengan kebijakan mengutamakan jarak jauh atau tenaga kerja terdistribusi, hot desking mendukung kunjungan kantor sesekali atau periode kerja sementara ketika pekerja jarak jauh berada di kota.
Ini menyediakan tempat untuk para karyawan ini tanpa perusahaan harus berinvestasi dalam ruang permanen untuk setiap orang.
Hot desking dalam konteks ini juga termasuk mendirikan kantor satelit di berbagai lokasi di mana karyawan dapat memesan meja ketika mereka perlu bekerja di lingkungan yang lebih terstruktur atau bertemu dengan rekan satu tim.
Pendekatan ini membantu menjaga rasa kebersamaan dan hubungan di antara karyawan yang bekerja dari rumah, memberikan mereka akses ke sumber daya kantor saat diperlukan sambil memprioritaskan fleksibilitas.
💡 Kiat Pro: Ingin mengubah pengalaman bekerja dari rumah Anda? Lihatlah hal-hal penting untuk bekerja dari rumah untuk meningkatkan fungsionalitas dan produktivitas.
Mengelola Meja Kerja Panas Secara Efektif dengan ClickUp ClickUp sebuah alat manajemen tugas yang lengkap, menyediakan solusi komprehensif untuk mengelola hot desking secara efisien di dalam organisasi. Manajer kantor dapat membuat dan memantau sistem pemesanan meja yang dinamis dengan memanfaatkan fitur-fitur canggihnya, seperti kolom khusus, otomatisasi, dasbor, dan berbagai tampilan.
ClickUp sangat cocok untuk pengaturan tenaga kerja hibrida karena memungkinkan kolaborasi waktu nyata dengan dokumen dan papan tulis . Dengan ClickUp Docs, kebijakan dan detail proyek selalu diperbarui dan dapat diakses oleh staf jarak jauh dan staf yang berbasis di kantor.
ClickUp Whiteboards memfasilitasi sesi curah pendapat yang dinamis secara online seperti halnya secara langsung. Inilah cara ClickUp meningkatkan pengalaman hot desking Anda secara efektif:
1. Sederhanakan pemesanan meja kerja
sesuaikan atribut meja seperti ketersediaan dan fitur peralatan menggunakan kolom khusus ClickUp_
Dengan Bidang Khusus ClickUp dan otomatisasi, buat sistem pemesanan meja yang mulus. Atur tugas sebagai meja dan gunakan bidang khusus untuk detail seperti lokasi, peralatan, dan ketersediaan.
atur pemberitahuan penugasan meja otomatis dan konfirmasi pemesanan dengan ClickUp Automation_
Konfigurasi Otomatisasi ClickUp untuk memperbarui status meja yang telah dipesan atau tersedia, mengirim pengingat kepada karyawan tentang pemesanan mereka, dan bahkan menugaskan ulang meja ketika terjadi pembatalan. Sistem ini menyederhanakan proses pemesanan dan memastikan pemanfaatan meja dioptimalkan.
2. Mengoptimalkan ruang
pantau penggunaan dan tren hot desking dalam sekejap dengan dasbor waktu nyata di ClickUp_ Dasbor ClickUp memberikan wawasan waktu nyata tentang penggunaan meja, menyoroti pola penggunaan dan potensi kemacetan.
jadwalkan dan visualisasikan jadwal hunian untuk hot desk menggunakan bagan Gantt ClickUp
Mengonfigurasi tampilan seperti Grafik Gantt ClickUp atau Board memvisualisasikan ketersediaan dan tingkat hunian meja dari waktu ke waktu. Secara keseluruhan, hal ini memudahkan untuk mengelola meja secara efektif dan menyesuaikan sesuai kebutuhan.
3. Menumbuhkan kolaborasi
buat dan bagikan kebijakan hot desking dan FAQ secara instan ke seluruh tim dengan ClickUp Docs_
Dengan Dokumen ClickUp tim Anda secara kolaboratif menulis, mengedit, dan berbagi kebijakan dan dokumen penting secara real time. Fitur ini sangat berguna dalam pengaturan hibrida di mana kebijakan mungkin sering berevolusi untuk beradaptasi dengan tantangan dan peluang baru.
mendukung hot desking dengan kolaborasi virtual melalui Papan Tulis ClickUp Papan Tulis ClickUp mendorong kolaborasi waktu nyata, memastikan anggota tim jarak jauh dan di lokasi sama-sama terlibat dan mendapat informasi di mana pun mereka bekerja
4. Meningkatkan komunikasi
aktifkan komunikasi waktu nyata tanpa perlu khawatir dengan lokasi melalui ClickUp Chat_
Gunakan Obrolan ClickUp untuk menjaga komunikasi yang jelas dan konstan di antara anggota tim Anda, terlepas dari meja atau lokasi mereka bekerja.
Dengan pesan, komentar, dan @ mention secara real-time, semua orang akan selalu mendapatkan informasi terbaru. Anda juga dapat membuat saluran tim di Chat untuk mengelola pertanyaan tentang hot desking, seperti perubahan penugasan meja atau kebutuhan kolaborasi.
5. Kumpulkan umpan balik dengan formulir
kumpulkan umpan balik mengenai pengalaman hot desking secara langsung melalui Formulir ClickUp_ Formulir ClickUp mengumpulkan umpan balik dari karyawan mengenai pengalaman hot desking. Gunakan otomatisasi untuk mengarahkan tanggapan ini ke dalam folder khusus di mana Anda dapat menganalisisnya untuk memahami kepuasan karyawan dan area yang perlu ditingkatkan.
Umpan balik ini sangat penting untuk menyesuaikan kebijakan dan praktik agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda dengan lebih baik. Terlebih lagi, umpan balik yang dikumpulkan dapat dikonversi menjadi tugas di ClickUp dan ditugaskan ke pemilik yang relevan.
6. Menghemat waktu admin dengan templat
Templat Manajemen Ruang Kantor ClickUp
Templat Manajemen Ruang Kantor ClickUp mengubah cara Anda menangani hot desking dengan menyediakan perangkat yang komprehensif untuk mengatur dan mengelola kantor pribadi Anda secara efisien.
Templat ini siap pakai dan dapat disesuaikan sepenuhnya, sehingga memudahkan untuk mengelola ruang kantor Anda dengan lebih efektif.
Templat ini memungkinkan Anda:
- Merencanakan dan memvisualisasikan tempat duduk setiap orang untuk memaksimalkan produktivitas dan memastikan tidak ada ruang yang terbuang percuma
- Melacak ruang rapat, pemesanan peralatan, dan sumber daya lainnya di satu tempat terpusat
- Membuat tugas untuk pemeliharaan, pembersihan, dan pembaruan ruang kantor, memastikan semuanya dalam kondisi prima untuk digunakan
- Memanfaatkan tampilan yang berbeda seperti "Ketersediaan Hari Kamis" untuk melihat sekilas siapa saja yang ada di kantor dan di mana mereka duduk, sehingga membantu Anda merencanakan dan menyesuaikan diri sesuai kebutuhan
Jadikan Hot Desk Bekerja untuk Anda Dengan Perangkat Lunak Pemesanan Hot Desk yang Tepat
Hot desking telah mengubah dinamika kantor secara mendalam dengan meningkatkan pemanfaatan ruang dan mendorong fleksibilitas. Hal ini pada gilirannya meningkatkan otonomi karyawan dan secara signifikan mengurangi biaya. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk mengelola bekerja-dari-rumah dan tim hibrida.
Namun, hal ini bukannya tanpa tantangan. Keberhasilan menavigasi rintangan ini membutuhkan strategi yang matang dan umpan balik yang berkelanjutan.
ClickUp menyediakan perangkat lunak pemesanan meja yang unggul untuk mengimplementasikan dan mengelola hot desking secara efisien. Selain itu, ClickUp juga merupakan alat yang lengkap yang dapat membantu Anda menciptakan lingkungan yang lebih dinamis dan produktif dengan kemampuan kolaborasi dan komunikasinya.
Mulailah mentransformasi manajemen kantor Anda dengan ClickUp dan manfaatkan hot desking yang mudah dan efisien sekarang juga! Daftar sekarang secara gratis !