Ketidakpastian di pasar kerja, tren hidup lambat dari Gen Z, dan peluang global telah mendorong ekonomi pertunjukan. Individu mencari otonomi dan fleksibilitas yang lebih besar-sesuatu yang tidak ditawarkan oleh pekerjaan in-house tradisional.
Faktanya, 36% dari Survei Peluang Amerika McKinsey tahun 2022 responden yang diidentifikasi sebagai pekerja mandiri. Jumlahnya sekitar 58 juta orang Amerika.
Menetapkan proses yang efisien untuk mengelola kontraktor independen menjadi semakin penting bagi manajer internal-atau tim yang terdiri dari satu orang, seperti yang terjadi pada sebagian besar bisnis kecil dan menengah.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas cara mengelola kontraktor independen-di mana Anda mengintegrasikannya ke dalam proses tim Anda sambil mempertahankan batasan yang sehat.
Bagaimanapun juga, aturan OG untuk manajemen kontraktor yang sukses adalah menyadari bahwa mereka BUKAN karyawan tetap.
Cara Mengelola Kontraktor Secara Efektif: 10 Tips
Mengelola kontraktor dengan baik menguntungkan semua orang. Ketika Anda menetapkan ekspektasi yang jelas dan berkomunikasi secara terbuka, kontraktor akan memberikan hasil kerja yang lebih baik dan tetap terlibat. Di pihak Anda, ini berarti proyek yang lebih lancar dan hasil berkualitas tinggi.
Mari jelajahi cara memaksimalkan hubungan kontraktor Anda untuk hasil yang saling menguntungkan.
1. Menilai dan mencari kontraktor yang tepat
Langkah pertama adalah menemukan kontraktor yang tepat-orang-orang yang menguasai spesifikasi pekerjaan, melakukan pekerjaan berkualitas, dan sesuai dengan budaya dan etos kerja organisasi Anda. Sayangnya, hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.
Tidak seperti pekerja penuh waktu, yang senang mengikuti berbagai tahapan wawancara dan tes proyek, kontraktor lebih memilih proses wawancara cepat-di mana Anda mempekerjakan mereka berdasarkan pekerjaan sebelumnya (portofolio mereka).
Berikut adalah beberapa tips untuk mewawancarai dan menerima kontraktor independen dengan cepat:
- Rencanakan wawancara berdasarkan pengalaman mereka: Sesuaikan pertanyaan Anda berdasarkan tingkat pengalaman mereka. Untuk pemula, tekankan pada keterampilan teknis, sementara untuk ahli, fokus pada gaya kerja dan pendekatan mereka terhadap proyek
- Mulai dengan proyek uji coba berbayar: Hal ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kualitas kerja kontraktor, kemampuan komunikasi, dan kecocokan budaya dalam tim Anda
- Mintalah referensi dari klien terdahulu: Hubungi klien terdahulu untuk mendapatkan umpan balik langsung mengenai kualitas kerja, keandalan, dan keterampilan komunikasi kontraktor
Berikut ini beberapa di antaranya pertanyaan yang berfokus pada budaya dari pendiri 37 Signals, Jason Fried . Dia mengajukan referensi 'pertanyaan yang tidak terlalu jelas' untuk mengevaluasi kecocokan budaya dan gaya kerja kandidat.
2. Membuat kontrak dan perjanjian yang jelas untuk menghindari jebakan hukum
Setelah Anda merekrut kontraktor yang tepat, langkah penting berikutnya adalah memformalkan hubungan kerja yang sukses dengan kontrak yang jelas dan mengikat secara hukum. Perjanjian ini menguraikan ruang lingkup pekerjaan, ketentuan pembayaran, hak kekayaan intelektual, non-disclosure, dan aspek-aspek lain dari kemitraan.
Hal ini dapat melindungi kepentingan bisnis Anda, menetapkan ekspektasi yang jelas, dan meminimalkan risiko kesalahpahaman atau perselisihan hukum
Jika Anda bergantung pada kontraktor untuk sebagian besar pekerjaan Anda, Anda akan mengirimkan banyak kontrak. Salah satu cara untuk menyederhanakan proses ini adalah dengan perangkat lunak manajemen kontrak dan templat. Alat-alat ini dapat membantu Anda menstandarkan proses, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan. ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek dan kontrak-sebuah alat yang lengkap untuk mengelola kontraktor independen. The Templat Perjanjian Kontraktor ClickUp bersifat agnostik industri, dan Anda bisa menyesuaikannya untuk berbagai proyek dan lokasi.
Menstandarkan perjanjian kontrak di seluruh organisasi dengan Templat Perjanjian Kontraktor ClickUp
Ini templat kontrak mencakup semua bagian utama, termasuk:
- Kewajiban klien: Jelaskan tanggung jawab Anda, seperti menyediakan alat yang diperlukan, proses persetujuan, dan semacamnya
- Ruang lingkup proyek: Tentukan batasan spesifik proyek, termasuk hasil kerja, jadwal, dan ekspektasi
- Ketentuan pembayaran: Tentukan jadwal pembayaran, metode, dan denda keterlambatan pembayaran
- **Klausul kerahasiaan: Melindungi informasi sensitif yang dibagikan di antara para pihak
- Ketentuan yang dapat diperpanjang: Menjabarkan ketentuan dalam kontrak, yang akan tetap berlaku meskipun kontrak dianggap tidak sah selama perselisihan
- Hukum yang mengatur: Sebutkan yurisdiksi hukum yang akan mengatur kontrak jika terjadi perselisihan
Baca Juga: 10 Templat Pekerja Lepas untuk Mengelola Beban Kerja
3. Menyiapkan proses orientasi (dan penghentian) kontraktor
Sama seperti karyawan tetap, pastikan Anda memiliki alur kerja untuk menerima kontraktor. Selain itu, meskipun Anda dapat mengambil beberapa komponen dari proses orientasi karyawan tetap Anda, proses ini biasanya lebih singkat dan lebih cepat.
Berikut ini adalah proses 3 langkah untuk menerima pekerja kontrak:
- Dokumen orientasi: Anda membuat dokumen untuk menguraikan ruang lingkup proyek, tenggat waktu, pencapaian yang relevan, dan bagaimana tim internal akan mendukung mereka. Anda juga dapat menggunakan tahap ini untuk memberi mereka akses ke alat bantu apa pun dan menambahkannya ke saluran komunikasi Anda
- **Pertemuan: Aturlah pertemuan dengan pekerja lepas dan rekan tim internal lainnya yang terlibat dalam proyek. Ini adalah waktu yang tepat untuk mengulangi kembali budaya dan proses kerja Anda dan memberi tahu pekerja lepas lebih banyak tentang produk dan layanan Anda
- Tonggak sejarah pertama: Di sinilah Anda bekerja dengan pekerja lepas pada proyek pertama-membantu mereka mengatasi rintangan awal dan membangun momentum
Demikian pula, pastikan proses lepas landas yang baik untuk merampingkan serah terima proyek dan mengikat ujung yang longgar secara hukum. Berikut ini beberapa hal yang bisa Anda sertakan dalam proses offboarding:
- Memastikan bahwa semua pembayaran akhir diproses secara akurat dan tepat waktu
- Rencanakan serah terima pekerjaan yang belum selesai dengan lancar untuk memastikan kesinambungan
- Dapatkan umpan balik melalui wawancara akhir untuk mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan
Baca juga: 10 Template Perjanjian Kontrak Layanan Gratis di Word & ClickUp
4. Tetapkan ekspektasi Anda di awal
Sebagian besar kontraktor pernah mengalami setidaknya satu kisah horor di mana sebuah proyek dimulai sebagai sesuatu dan berakhir sebagai sesuatu yang sama sekali berbeda. Jangan menjadi klien seperti itu.
Untuk menghindari ruang lingkup proyek yang melebar dan memastikan hasil yang sukses, tetapkan tujuan dan pencapaian yang jelas dengan dokumen pernyataan kerja dari awal. Hal ini akan membantu mencegah proyek keluar dari jalur dan memastikan Anda dan kontraktor memiliki pemahaman yang sama mengenai tujuan.
Berikut adalah dua cara untuk melakukan hal ini:
- Selesaikan ruang lingkup dan tujuan proyek Anda saat menyusun perjanjian. Minta ditinjau oleh semua pemangku kepentingan internal untuk memastikan tidak ada yang mengajukan perubahan saat proyek berada di tengah jalan
- Siapkan pelacak tujuan diplatform manajemen proyek untuk meninjau kemajuan proyek pada tonggak-tonggak penting untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar
Lacak pencapaian proyek dengan ClickUp Goals
Tambahkan detail proyek Anda dan hasil utama ke Sasaran ClickUp . Setiap tujuan menyeluruh dapat dipecah menjadi tugas dan sub-tugas, dengan menguraikan secara jelas apa saja yang terlibat di dalamnya. Hal ini membantu Anda melacak penyelesaian setiap pencapaian dan memastikan akuntabilitas.
Tetapkan tujuan proyek, tinjau kemajuan, dan identifikasi hambatan dengan ClickUp Goals
Anda bisa menggunakan sasaran untuk melakukan tinjauan kinerja dan mengukur tingkat produktivitas kontraktor Anda.
Baca Juga: Pengalihdayaan Manajemen Proyek: Manfaat Outsourcing untuk Mengelola Bisnis Anda
5. Tentukan saluran komunikasi Anda
Kontraktor sering kali merasa jauh dari anggota tim internal. Lagi pula, mereka bukan anggota tim resmi-mereka tidak memiliki akses ke IRL atau virtual percakapan yang lebih dingin yang merupakan bagian penting dalam membangun koneksi tim.
Anda harus mengambil langkah pertama dan membuat mereka merasa dilibatkan. Anda dapat melakukan ini dengan menguraikan dengan jelas preferensi komunikasi Anda, seperti saluran, frekuensi pertemuan, dan titik kontak utama.
Berikut ini beberapa tips untuk menentukan saluran komunikasi yang jelas dan konsisten:
Pilih saluran komunikasi Anda
Pilih platform komunikasi utama berdasarkan preferensi tim Anda dan persyaratan proyek (misalnya, email, perangkat lunak manajemen proyek, pesan instan). Kemudian, lanjutkan dengan menyertakan saluran cadangan agar Anda selalu dapat dihubungi.
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan alat bantu asinkron dan sinkron untuk fleksibilitas yang lebih baik. Sebagai contoh, misalkan Anda sedang meninjau dokumen atau mengedit basis data. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan Deteksi Kolaborasi ClickUp fitur seperti komentar, tag, dan pengeditan waktu nyata untuk menjaga percakapan tetap berada di dalam dokumen.
Gunakan fitur kolaborasi ClickUp untuk memberikan umpan balik seketika dan sesuai konteks
Saat meninjau kemajuan proyek, cobalah melakukan semua percakapan di satu tempat untuk menghindari silo informasi. Misalnya, Anda bisa membuat grup di Obrolan ClickUp dan mengamanatkan bahwa hanya pembaruan yang dilakukan di saluran tersebut. Dengan cara ini, semua orang akan selalu mendapatkan informasi terbaru.
Memusatkan diskusi proyek dengan percakapan grup di ClickUp Chat
Jadwalkan check-in rutin
Rencanakan rapat check-in rutin untuk mendiskusikan kemajuan, mengatasi masalah, dan memberikan umpan balik. Anda bisa menentukan frekuensi check-in berdasarkan kompleksitas dan jadwal proyek.
Bagikan kebijakan komunikasi Anda
Jika Anda memiliki kebijakan komunikasi di seluruh perusahaan, bagikan dengan para pekerja lepas Anda. Dengan begitu, mereka tahu bagaimana cara berbicara dengan Anda-formal, santai, dan semacamnya-dan apakah perusahaan Anda lebih suka pembaruan status asinkron atau real-time.
💡Kiat Pro: Buatlah templat dokumen 'Cara Bekerja dengan Saya' dan minta kontraktor Anda untuk mengisinya. Ini akan membantu Anda menguraikan preferensi dan ekspektasi Anda serta memahami gaya kerja satu sama lain. Hal ini dapat mencakup informasi seperti saluran komunikasi yang disukai dan waktu respons.
Anda juga dapat membagikan Templat ClickUp Bekerja Dengan Saya [Kontributor Individu] dan meminta mereka untuk menggunakannya sebagai referensi ketika membuat dokumen mereka.
6. Membuat lingkaran umpan balik
Umpan balik secara teratur dapat membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memperkuat hubungan kontraktor-klien. Namun ingat, umpan balik adalah proses dua arah-Anda perlu menyiapkan alur kerja yang memungkinkan Anda memberikan umpan balik kepada kontraktor dan mengizinkan mereka membagikan umpan balik mereka.
Inilah cara Anda dapat melakukannya:
- Berikan umpan balik yang konstruktif: Berikan umpan balik yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti yang berfokus pada peningkatan kinerja, bukan mengkritik
- Mencari umpan balik: Secara aktif mencari umpan balik dari kontraktor tentang kinerja Anda sebagai klien atau manajer proyek selama pemeriksaan
- Gunakan alat bantu umpan balik: Pertimbangkan untuk menggunakan formulir atau survei untuk mengumpulkan umpan balik anonim dari kontraktor
Misalnya, Anda dapat menggunakan Formulir ClickUp untuk pemeriksaan pulsa bulanan atau triwulanan dengan kontraktor Anda. Pembuat formulir memiliki berbagai jenis bidang dan pertanyaan bersyarat untuk membantu mempersonalisasi pengalaman survei.
Personalisasikan survei Anda dalam skala besar dengan fitur logika bersyarat ClickUp Forms
Anda juga bisa mengatur tanggapan dalam database. Yang terakhir ini bisa sangat berguna untuk menemukan pola dalam respon kontraktor dari waktu ke waktu atau memeriksa bagaimana semua kontraktor (secara kolektif) melihat proses Anda
Hal ini dapat membantu Anda menciptakan hubungan yang kolaboratif dan produktif dengan kontraktor Anda.
Baca juga: Cara Meningkatkan Hubungan Agensi-Klien untuk Tumbuh di Tahun 2024
7. Standarisasi kebijakan dan proses pembayaran Anda
Kebijakan dan proses pembayaran yang terstandardisasi dapat merampingkan operasi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan hubungan dengan kontraktor independen. Ketika Anda menjelaskan cara kerjanya, Anda tidak perlu menindaklanjuti faktur kepada mereka, dan mereka tidak perlu mengejar-ngejar Anda untuk pembayaran.
Berikut ini beberapa hal yang perlu dimasukkan dalam kebijakan pembayaran Anda:
- Frekuensi pembayaran: Tentukan jadwal pembayaran (misalnya, mingguan, dua mingguan, bulanan)
- Metode pembayaran: Pilih metode pembayaran yang diinginkan (misalnya, setoran langsung, cek, PayPal)
- Template faktur: Buat template faktur standar dengan semua informasi yang diperlukan untuk dibagikan kepada kontraktor
- Penyerahan faktur: Menyebutkan kapan kontraktor harus menyerahkan faktur
- Persetujuan faktur: Menerapkan proses persetujuan yang jelas untuk memastikan akurasi dan pembayaran tepat waktu
Buat draf kebijakan Anda dengan ClickUp Docs
Gunakan alat bantu seperti ClickUp Dokumen untuk menguraikan kebijakan dan proses pembayaran Anda dan membagikannya kepada tim internal dan kontraktor independen Anda. Hal ini akan memastikan transparansi penuh dan memberikan kejelasan kepada kontraktor tentang prosedur pembayaran Anda.
Buat draf kebijakan pembayaran Anda dan bagikan dengan kontraktor menggunakan ClickUp Docs
Bahkan lebih baik lagi: ClickUp hadir dengan alat bantu penulisan bertenaga AI seperti Otak ClickUp . Anda bisa mengedit dan melokalkan kebijakan Anda dalam berbagai bahasa, yang sangat berguna jika Anda mempekerjakan kontraktor global.
Hasilkan konten dan terjemahkan dokumen Anda ke dalam 10+ bahasa dengan ClickUp Brain
💡Kiat Pro: Tetapkan daftar biaya untuk berbagai jenis pekerjaan kontrak dan selalu perbarui untuk menghindari negosiasi bolak-balik dengan kontraktor dan memastikan anggaran Anda sesuai dengan biaya yang diharapkan.
8. Membina hubungan jangka panjang
Lingkaran umpan balik hanyalah salah satu cara untuk memastikan hubungan kontraktor-klien yang berkelanjutan. Bagaimanapun juga, kontrak pekerja lepas dibangun di atas hubungan dan rasa saling menghormati.
Berikut ini beberapa cara untuk menunjukkan kepada pekerja lepas bahwa Anda menghormati mereka dan menetapkan dasar untuk hubungan jangka panjang yang sehat:
- Memberikan kompensasi yang adil: Memastikan pembayaran yang adil dan tepat waktu, mematuhi syarat dan ketentuan yang telah disepakati
- Hindari manajemen mikro: Berikan kontraktor otonomi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka secara efektif
- Bersikaplah fleksibel: Mengakomodasi gaya kerja mereka, termasuk jam kerja yang fleksibel atau penjadwalan rapat. Misalnya, beberapa kontraktor tidak mengikuti jam kerja 9-5, sementara yang lain mungkin lebih suka setidaknya pemberitahuan rapat 2 hari sebelumnya
- Kirimkan beberapa barang curian: Tunjukkan apresiasi Anda kepada kontraktor jangka panjang dengan mengirimkan barang yang dipersonalisasi sebagai cara untuk mengakui kontribusi mereka
9. Memelihara basis data kontraktor
Basis data kontraktor adalah tempat penyimpanan informasi terpusat tentang tim pekerja lepas Anda-lintas departemen-sehingga tim administratif seperti Keuangan atau SDM dapat melacak detail kontraktor dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan.
Kami merekomendasikan menggunakan alat seperti ClickUp daripada alat spreadsheet atau dokumen tradisional. Alat ini dilengkapi dengan fitur manajemen basis data yang sangat berguna, seperti filter dan tag, untuk membantu mengkategorikan kontraktor.
Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan fitur Tampilan Tabel ClickUp untuk membuat database kontraktor terpusat dan tanpa kode. Dengan penyortiran, pemfilteran, dan Bidang Khusus yang canggih, Anda dapat dengan mudah memilah kontraktor berdasarkan departemen, mengumpulkan detail spesifik, dan menyesuaikan tata letak basis data sesuai kebutuhan Anda
Atur detail kontraktor Anda dengan Tampilan Tabel ClickUp
Berikut adalah beberapa bidang yang dapat dimasukkan ke dalam database kontraktor Anda:
- Informasi kontraktor: Nama, detail kontak, nomor identifikasi pajak, dan detail pembayaran mereka
- Spesifikasi kontrak: Durasi kontrak, ruang lingkup pekerjaan, ketentuan pembayaran, dan tautan ke perjanjian kontrak, NDA, dan dokumen hukum lainnya
- Rincian kepatuhan: Formulir terkait pajak dan klasifikasi karyawan, catatan penagihan, dan dokumen pemerintah lainnya
Secara opsional, Anda dapat menambahkan bidang Catatan di database untuk mendokumentasikan keahlian khusus, detail kontak, dan tautan portofolio mereka. Hal ini sangat berguna ketika Anda berencana untuk melibatkan kembali kontraktor lama.
Selain itu, ClickUp terintegrasi dengan sebagian besar sistem HR dan penggajian. Ini berarti anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas seperti memperbarui informasi kontraktor atau menandai faktur sebagai lunas di ClickUp ketika diproses di sistem penggajian anda.
Catatan: Karena database mencakup detail sensitif, terapkan kontrol akses yang sesuai untuk melindungi informasi dan memastikan privasi data.
10. Memanfaatkan teknologi
Kepatuhan hukum merupakan aspek penting dalam mempekerjakan kontraktor, dan hal ini bervariasi tergantung pada wilayahnya. Di Amerika Serikat, IRS memiliki kriteria khusus untuk menentukan apakah seorang pekerja adalah kontraktor independen atau karyawan.
Anda juga harus mengeluarkan Formulir 1099-NEC untuk melaporkan pembayaran yang dilakukan kepada kontraktor independen. Alat bantu manajemen kontraktor dapat membantu Anda mengotomatiskan dan mengatasi kerumitan ini serta memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan perpajakan setempat.
🌈 Tahukah Anda Beberapa negara bagian di Amerika Serikat memiliki undang-undang yang menetapkan hubungan pajak penjualan saat mempekerjakan kontraktor independen? Ini berarti Anda mungkin diharuskan untuk memungut dan menyetorkan pajak penjualan atas pembelian Anda, meskipun Anda tidak memiliki kantor fisik di sana.
Aspek lain di mana teknologi dapat membantu adalah mengotomatiskan pekerjaan yang sibuk, baik manajemen proyek freelance atau proses sistemik seperti penandatanganan kontrak. Salah satu pilihannya adalah otomatisasi untuk menyetujui faktur, melakukan check-in dengan kontraktor, dan menangani tugas-tugas administratif lainnya.
Tim hukum dapat mempertimbangkan untuk memusatkan proses permintaan kontrak dan meningkatkan efisiensi dengan Templat Manajemen Kontrak ClickUp .
Memungkinkan tim hukum Anda untuk menerima permintaan perjanjian kontrak dan melacak kemajuan kontrak dengan Formulir Permintaan Kontrak ClickUp
Begini cara kerjanya:
- Mengajukan permintaan formulir: Cukup isi Formulir Permintaan Kontrak, dengan menyebutkan tujuan dan jenis kontrak, beserta tenggat waktu yang diinginkan
- Tinjauan hukum: Tim hukum akan meninjau rincian permintaan, memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan telah disediakan
- Penyusunan dan persetujuan: Tim hukum menyusun draf kontrak, dengan memasukkan persyaratan yang ditentukan dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang relevan
Lebih baik lagi: templat ini dilengkapi dengan Board View yang memungkinkan tim hukum untuk melacak status masing-masing kontrak-memastikan bahwa semua kontrak ditutup tepat waktu.
Sederhanakan Manajemen Kontraktor Dengan ClickUp
Seperti kata pepatah, "Kesuksesan dibangun di atas sistem." Dengan ClickUp, Anda dapat membuat kerangka kerja yang andal untuk mengelola kontraktor-sebuah sistem yang terpusat, terorganisir, dan terukur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim yang berbeda.
Mulai dari menyusun kontrak dan mengelola proyek hingga mendorong umpan balik dan memusatkan informasi kontraktor, ClickUp dapat membantu Anda menangani semua proses dari satu tempat. Jadi, Anda mengatur sistem yang bekerja untuk Anda pada hari pertama dan tahun ke-10. Daftar ke ClickUp secara gratis dan lihat bagaimana sistem ini dapat menghasilkan manajemen kontraktor yang efektif.