Cara Menguasai Manajemen Proyek untuk Startup

Seorang atlet tidak menunggu untuk memenangkan medali untuk menjadi disiplin. Mereka melakukan upaya yang konsisten dan kerja keras sejak awal untuk membuka jalan menuju kesuksesan.

Sebagai pendiri startup, Anda harus memiliki pola pikir yang sama.

Dalam dunia startup yang cepat, menarik, dan sering kali kacau, Anda perlu membangun sistem untuk bisnis Anda sejak tahap awal. **Jadilah disiplin sejak awal dan fokuslah pada manajemen proyek-daftarlah tujuan-tujuan Anda, jabarkan menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola, hadirlah setiap hari, dan lacak perkembangannya secara teratur, sebelum Anda menyadarinya, inisiatif yang masih baru ini akan berkembang menjadi lebih besar dan lebih baik.

Dalam artikel ini, kita akan membahas manajemen proyek untuk startup-strategi dan alat untuk membantu Anda menciptakan proses yang berkelanjutan dan cara-cara untuk menghindari tantangan yang menghadang.

Memahami Manajemen Proyek untuk Startup

Manajemen proyek untuk startup adalah proses memandu proyek melalui siklus hidupnya, dari inisiasi hingga penyelesaian, dengan menetapkan tujuan yang jelas dan terus beradaptasi dengan perubahan untuk mendorong pertumbuhan.

Sistem manajemen proyek yang kuat akan memperkuat startup dalam banyak hal. Ini membantu Anda untuk:

Mengoptimalkan penggunaan sumber daya: Dalam sebuah startup, setiap sen dan setiap jam sangat berarti. Manajemen proyek membantu Anda mengawasi anggaran, melacak di mana Anda menghabiskan uang dan waktu, dan menggunakan sumber daya yang terbatas secara strategis
Memenuhi tenggat waktu: Perusahaan rintisan biasanya bekerja di bawah jadwal yang ketat. Manajemen proyek yang baik memungkinkan Anda menetapkan jadwal proyek yang jelas, melacak kemajuan, dan memastikan segala sesuatunya selesai tepat waktu
Mengatasi risiko: Ketidakpastian, seperti perubahan ruang lingkup, anggaran, atau rencana proyek, adalah hal yang biasa terjadi pada perusahaan rintisan. Pendekatan manajemen proyek yang solid membantu Anda menemukan potensi masalah sejak dini dan memberikan solusi sebelum masalah tersebut menjadi ancaman besar
Tetapkan tujuan dan ruang lingkup: Salah satu tantangan terbesar dalam startup adalah tetap fokus. Alat manajemen proyek membuat semua orang mengetahui tujuan proyek dan apa saja yang termasuk (dan apa saja yang tidak termasuk) dan membantu mencegah ruang lingkup yang melebar
Memfasilitasi koordinasi tim: Dalam sebuah startup, semua orang mengenakan banyak topi, sehingga tim harus bekerja secara sinkron. Alat manajemen proyek startup membuat anggota tim tetap up-to-date dengan tugas, tenggat waktu, dan tanggung jawab mereka

Metodologi Manajemen Proyek untuk Startup

Sekarang sampai pada aspek terpenting dalam manajemen proyek startup-menentukan metodologi mana yang paling cocok.

1. Pengembangan perangkat lunak yang lincah

Agile adalah pendekatan yang fleksibel, berulang, dan kolaboratif untuk manajemen proyek dan pengembangan perangkat lunak. Tidak seperti manajemen proyek tradisional, yang mengikuti proses linier yang telah ditentukan sebelumnya, Agile memecah proyek menjadi siklus yang lebih kecil yang disebut sprint atau iterasi dan memasukkan umpan balik pelanggan ke dalam setiap sprint.

Berikut adalah beberapa kerangka kerja Agile yang bekerja dengan baik untuk manajemen proyek startup:

a. Scrum

Scrum adalah kerangka kerja dalam Agile yang membagi proyek menjadi sprint kecil yang dapat dikelola (biasanya 2-4 minggu), dengan peran tertentu (Scrum Master, Pemilik Produk, Tim Pengembangan) dan upacara (Stand-up Harian, Perencanaan Sprint, Ulasan, dan Retrospeksi).

Bagaimana ini cocok untuk perusahaan rintisan:

Gunakan sprint pendek untuk menilai kembali tujuan dan melakukan pivot sesering yang dibutuhkan
Lakukan tinjauan dan retrospektif secara teratur untuk pembelajaran dan penyempurnaan proses yang sedang berlangsung
Merilis peningkatan produk yang berpotensi dapat dikirim untuk menghadirkan fitur baru ke pasar dan mengumpulkan umpan balik pengguna dengan cepat
Menganalisis cerita pengguna dan umpan balik pelanggan dalam kehidupan nyata untuk memastikan produk memenuhi kebutuhan pasar

b. Pemrograman Ekstrim (Extreme Programming) (XP)

Extreme Programming (XP) adalah metodologi pengembangan perangkat lunak Agile yang meningkatkan kualitas dan daya tanggap perangkat lunak berdasarkan persyaratan yang berubah Metode ini memungkinkan pembaruan yang sering dilakukan dalam siklus pengembangan yang singkat, membuat tim tetap produktif, dan mengakomodasi persyaratan proyek yang baru.

Bagaimana metode ini cocok untuk perusahaan rintisan:

Mengembangkan, menguji, dan merilis fitur dengan cepat untuk mengurangi waktu ke pasar
Meningkatkan kualitas kode dan mengurangi bug dengan praktik XP, seperti pemrograman berpasangan dan pengembangan berbasis pengujian
Menyempurnakan produk berdasarkan kebutuhan pengguna yang sebenarnya
Menciptakan budaya kolaborasi dengan praktik-praktik seperti pemrograman berpasangan dan kepemilikan kode secara kolektif

c. Pengembangan perangkat lunak ramping

Pengembangan perangkat lunak yang ramping bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi dan meminimalkan pemborosan dalam proses pengembangan perangkat lunak. Berasal dari prinsip-prinsip lean manufacturing, metodologi ini memberikan nilai kepada pelanggan dengan cepat dengan mengidentifikasi dan menghilangkan aktivitas yang tidak menambah nilai.

Bagaimana hal ini cocok untuk perusahaan rintisan:

Fokus pada aktivitas bernilai tinggi dan menggunakan sumber daya yang terbatas secara efisien
Memanfaatkan alat manajemen proyek untuk menghilangkan proses yang tidak penting dan mengurangi biaya
Memvalidasi kecocokan produk-pasar dan membangun basis pelanggan setia dengan memberikan nilai kepada pelanggan sejak awal
Beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar dan umpan balik pelanggan yang terus berkembang

d. Pengembangan Kanban

Manajemen proyek Kanban adalah pendekatan visual untuk mengelola tugas dan alur kerja, yang awalnya dikembangkan oleh Toyota di industri manufaktur. Pendekatan ini menggunakan papan (digital, dalam banyak kasus) yang dibagi menjadi beberapa kolom untuk mewakili tahapan proses yang berbeda. Tugas diwakili oleh kartu, yang bergerak melalui kolom-kolom ini dari kiri ke kanan saat proses berlangsung.

Bagaimana ini cocok untuk perusahaan rintisan:

Dapatkan kejelasan tentang status tugas, prioritaskan pekerjaan, dan identifikasi kemacetan dengan struktur visual Kanban yang mudah dipahami
Menetapkan batas Work in Progress (WIP) untuk membantu anggota tim fokus sepenuhnya dalam menyelesaikan beberapa tugas penting
Meningkatkan transparansi dan kolaborasi dengan memberikan gambaran yang jelas kepada semua orang tentang alur kerja saat ini
Mengidentifikasi kemacetan dan membuat keputusan yang tepat mengenai alokasi sumber daya

2. Metode Jalur Kritis (CPM)

Metode Jalur Kritis (Critical Path Method/CPM) adalah teknik manajemen proyek di mana Anda mengidentifikasi urutan terpanjang dari tugas-tugas yang saling bergantung yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan memperkirakan durasinya.

Cocok untuk perusahaan rintisan:

Memprioritaskan tugas dan mengoptimalkan alokasi sumber daya
Mengetahui waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan urutan tugas yang kritis dari awal hingga akhir
Mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat memengaruhi keseluruhan proyek jika tidak diselesaikan tepat waktu-memahami potensi risiko dan mengembangkan strategi mitigasi
Tinjau proses secara teratur agar tetap sesuai jadwal

Namun, mengembangkan rencana CPM yang terperinci membutuhkan waktu dan sumber daya yang signifikan, yang mungkin tidak dapat dilakukan oleh perusahaan rintisan. CPM juga mengasumsikan tingkat prediktabilitas yang biasanya tidak dimiliki oleh perusahaan rintisan.

3. Model air terjun

Waterfall adalah pendekatan manajemen proyek yang linear dan berurutan di mana setiap fase (Pengumpulan Persyaratan, Analisis, Desain, Implementasi, Pengujian, dan Pemeliharaan) harus diselesaikan sebelum fase berikutnya dimulai. Model ini sangat membantu untuk proyek-proyek dengan persyaratan yang terdefinisi dengan baik dan tidak terlalu membutuhkan fleksibilitas.

Bagaimana ini cocok untuk perusahaan rintisan:

Gunakan tahapan proyek yang terdefinisi dengan baik untuk mengurangi ambiguitas dalam pelaksanaan proyek
Menyimpan catatan terperinci di setiap fase untuk transfer pengetahuan, kepatuhan, dan perencanaan proyek di masa mendatang
Memprediksi jadwal dan hasil proyek secara akurat

Namun, struktur yang kaku dan linier membuat sulit untuk beradaptasi dengan perubahan, yang bisa menjadi kekhawatiran besar bagi perusahaan rintisan. Pengujian dan umpan balik dilakukan di akhir proses, sehingga Anda mungkin menemukan masalah kritis saat mengatasinya, yang akan memakan banyak biaya dan waktu.

Di antara metodologi ini, Scrum dan XP sangat cocok dengan ekosistem startup karena fleksibilitas dan sifat berulangnya. Lean dan Kanban sangat bagus untuk mengoptimalkan proses yang kompleks dan memvisualisasikan alur kerja. Waterfall dan CPM lebih baik untuk proyek dengan persyaratan dan ketergantungan yang jelas dan tidak berubah, tetapi kondisi ini jarang terjadi pada perusahaan rintisan.

Bagaimana Manajemen Proyek di Startup Berbeda

Mengelola proyek di perusahaan rintisan adalah hal yang berbeda dengan perusahaan mapan. Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang apa yang membuat manajemen proyek untuk startup menjadi unik:

1. Misi dan visi

Perusahaan rintisan, dalam banyak kasus, memiliki misi dan visi yang berani yang bercita-cita untuk memecahkan masalah yang unik. Mereka berasal dari keinginan untuk memberikan dampak signifikan pada dunia dan menciptakan pijakan yang kuat di industri. Pernyataan ini dapat berubah tergantung pada bagaimana startup berkembang.

Sebaliknya, bisnis yang sudah mapan memiliki misi dan visi yang lebih stabil dan terdefinisi dengan baik untuk mempertahankan pertumbuhan di pasar yang ada.

2. Kolaborasi dan komunikasi

Perusahaan rintisan cenderung memiliki gaya komunikasi yang tidak formal. Berkat ukuran tim yang kecil dan struktur organisasi yang datar, Anda bisa mendorong dialog terbuka, berkolaborasi dengan erat, dan mempercepat pengambilan keputusan.

Berbeda dengan perusahaan besar yang komunikasinya terstruktur dan proses pengambilan keputusannya bersifat hirarkis.

3. Mengembangkan Produk yang Layak Minimum (MVP)

Dalam sebuah startup, Anda fokus pada pengembangan dan peluncuran MVP untuk menguji pasar, mengumpulkan umpan balik dari pengguna, dan melakukan iterasi dengan cepat. Anda bertujuan untuk belajar dan beradaptasi daripada menyempurnakan produk awal.

Pendekatan ini berbeda dengan pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan besar. Mereka mampu menghabiskan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk pengembangan produk dan riset pasar secara menyeluruh.

Pada tahun 2004, sebuah perusahaan memulai bisnisnya dengan nama 'Snowdevil,' sebuah toko online untuk perlengkapan snowboarding. Perusahaan ini gagal mendapatkan daya tarik, namun para pendiri melihat ada hikmah di balik platform e-commerce mereka. Jadi, dua tahun kemudian, Tobias Lütke, Daniel Weinand, dan Scott Lake meluncurkan Shopify. Maju cepat ke hari ini, Shopify telah menjadi pemain utama dalam e-commerce, membantu bisnis lain membangun etalase online.

4. Menggeser prioritas

Sebagai pendiri startup, Anda harus sangat mudah beradaptasi dan mampu menggeser prioritas berdasarkan umpan balik pasar, status pendanaan, dan faktor relevan lainnya.

Sebaliknya, perusahaan yang sudah mapan memiliki prioritas yang stabil berdasarkan data dan pengalaman di masa lalu.

Sebagai contoh, YouTube dimulai sebagai situs kencan di mana pengguna dapat memposting video yang menggambarkan pasangan ideal mereka. Konsep ini tidak berkembang. Namun, para pendiri Steven Chen dan Jawed Karim tetap menjaga harapan mereka tetap tinggi. Mereka bergeser dari ide awal mereka dan membuka pintu bagi pengguna untuk memposting segala jenis konten video yang mereka sukai. Dan sisanya adalah sejarah!

Menerapkan Manajemen Proyek di Perusahaan Rintisan: Panduan Langkah-demi-Langkah

Perusahaan rintisan sering kali beroperasi di lingkungan yang bergerak cepat dan dinamis dengan sumber daya yang terbatas. Manajemen proyek yang efektif sangat penting untuk mencapai tujuan dan memaksimalkan efisiensi.

Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah:

1. Tentukan peran dan tanggung jawab

Jika startup Anda adalah startup tahap awal dengan tim yang sangat kecil, kemungkinan besar, tidak ada garis yang jelas antara siapa yang menangani pengembangan, siapa yang mengerjakan desain produk, siapa yang mengumpulkan umpan balik dari pemangku kepentingan, dan siapa yang membuat strategi pemasaran.

Memiliki pendekatan kolaboratif dan melibatkan seluruh anggota tim adalah hal yang bagus. Namun, kurangnya struktur juga dapat menyebabkan kelelahan dan kekacauan yang tidak diinginkan.

Jadi, inilah langkah pertama untuk membangun sistem manajemen proyek startup yang efektif: Menetapkan peran dan mendefinisikan dengan jelas tanggung jawab setiap anggota tim.

Ini akan terlihat seperti ini:

Manajer proyek: Menugaskan seorang manajer proyek untuk mengawasi proyek, memastikan proyek tetap berada di jalurnya, sesuai anggaran, dan memenuhi tujuan. Tanggung jawab lainnya termasuk berkoordinasi dengan anggota tim, mengelola risiko, dan menangani komunikasi dengan pemangku kepentingan
Anggota tim: Tergantung pada ruang lingkup proyek, ini mungkin termasuk pengembang, desainer, pemasar, atau spesialis lainnya. Jabarkan tanggung jawab setiap orang agar lebih jelas
Pemilik produk (jika ada): Dalam kerangka kerja Agile (terutama dalam Scrum), Pemilik Produk mewakili pemangku kepentingan dan memastikan tim memberikan nilai bagi bisnis
Master Scrum (jika ada): Master Scrum Agile bertanggung jawab untuk menjalankan berbagai proses dan upacara Scrum, menghilangkan hambatan, dan membantu tim mengikuti praktik-praktik Agile

Ini adalah ide intinya. Peran dan tanggung jawab yang tepat akan bervariasi tergantung pada industri dan ukuran tim Anda.

2. Pilih metodologi manajemen proyek yang tepat

Seperti yang telah kita lihat sebelumnya, metodologi Agile paling cocok untuk perusahaan rintisan. Kerangka kerja Agile yang Anda pilih akan bergantung pada kompleksitas dan persyaratan proyek, kebutuhan tujuan manajemen proyek dan preferensi anggota tim Anda.

Sebagai contoh, Scrum sangat ideal untuk proyek yang memanfaatkan kerangka kerja terstruktur dengan peran, peristiwa, dan artefak yang telah ditentukan sebelumnya. Karena beroperasi dalam iterasi dengan durasi tetap (sprint), Scrum lebih cocok untuk tim yang berkembang dengan rutinitas dan membutuhkan peta jalan yang jelas untuk menyelesaikan pekerjaan secara bertahap.

Di sisi lain, Kanban lebih fleksibel dan tidak memiliki peran tetap. Kanban bekerja paling baik ketika pekerjaan datang dalam aliran yang stabil daripada dalam interval yang tetap. Papan Kanban memungkinkan tim untuk melihat status tugas dalam sekejap, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi kemacetan dan mengoptimalkan proses yang sesuai Anda dapat menggunakannya untuk proyek dengan berbagai prioritas dan tugas yang perlu ditangani saat muncul.

Apapun metode yang Anda pilih, bekali anggota tim dengan pelatihan dan sumber daya yang tepat untuk memahaminya. Scrum, misalnya, merupakan kerangka kerja yang kompleks dengan kurva pembelajaran yang signifikan. Anggota tim baru mungkin akan merasa terintimidasi, yang dapat berdampak pada produktivitas mereka. Dengan pelatihan dan dukungan, mereka dapat memahami nuansa metodologi dan mengikuti praktik-praktiknya untuk meningkatkan proses pengembangan.

3. Memulai dengan alat manajemen proyek

Membangun startup adalah kerja keras. Anda harus selalu waspada, menyulap berbagai bagian dari bisnis Anda, mulai dari pengembangan, operasi, dan pemasaran hingga mencari investor potensial. Dengan begitu banyak hal yang terjadi, sulit untuk mengikuti pergeseran prioritas dan masuknya informasi baru.

Tapi coba tebak? Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Startup ClickUp , Anda dapat menjinakkan kekacauan.

Dirancang untuk beradaptasi dengan kecepatan, kelincahan, ketidakpastian, dan skalabilitas startup, alat ini berubah menjadi markas digital Anda. Alat ini membuat Anda tetap terorganisir, memberikan gambaran yang jelas mengenai alur kerja dan proses, serta membantu Anda mencapai tujuan dengan lebih efisien.

Mari pahami bagaimana Anda dapat memanfaatkan alat ini secara maksimal:

Perluas tim Anda dan kelola proyek yang kompleks dengan mudah denganHirarki ClickUp. Buat Ruang Kerja Anda dan bagi menjadi Ruang, Daftar, Tugas, dan Subtugas untuk mengawasi hierarki tim, tugas, dan sumber daya terkait proyek Anda

Hirarki Proyek ClickUp

Sederhanakan gambaran besar dengan fitur Hirarki Proyek ClickUp

Tetapkan tujuan Spesifik (S), Terukur (M), Dapat Dicapai (A), Relevan (R), Terikat Waktu (T) (SMART) untuk startup Anda menggunakanSasaran ClickUp, membaginya menjadi Target yang dapat ditindaklanjuti dan mengambil tindakan yang berarti secara teratur

Sasaran ClickUp

Lacak sejauh mana Anda telah melangkah dengan fitur pelacakan tujuan visual di ClickUp Goals

Delegasikan tugas kepada anggota tim/freelancer, tetapkan tanggal mulai dan tenggat waktu, tandai prioritas Anda, dan tawarkan semua orang visibilitas yang jelas ke dalam alur kerja denganPrioritas Tugas ClickUp

Tandai tugas sebagai Mendesak, Tinggi, Normal, atau Rendah dengan Prioritas ClickUp

Berkolaborasi secara real-time denganDokumen ClickUp, berkomunikasi secara asinkron menggunakankomentar yang diberikan di Tugas dan Dokumen, berbagi lampiran, dan selalu berada dalam lingkaran

Tugas ClickUp

Mengonversi komentar menjadi tugas ClickUp atau menugaskannya ke anggota tim

Visualisasikan beban kerja tim Anda, identifikasi potensi risiko, lacak waktu, dapatkan wawasan sprint, periksa kemajuan dan ROI kampanye pemasaran, dapatkan ikhtisar penjualan, dan banyak lagi denganDasbor ClickUp

Tetap up-to-date dengan kemajuan dan lacak KPI dengan Dasbor ClickUp

Ringkas utas komentar yang panjang, dapatkan pembaruan proyek secara otomatis, buat subtugas secara otomatis berdasarkan deskripsi tugas, dan otomatiskan item tindakan dengan asisten AI ClickUp,ClickUp Brain

Mengotomatiskan tugas-tugas manual dan berulang dan meningkatkan produktivitas tim Anda dengan ClickUp Brain

4. Mengintegrasikan perangkat lunak manajemen proyek dengan perangkat teknologi Anda

Untuk mengurangi kerumitan yang tidak perlu, Anda pasti ingin membuat tumpukan teknologi Anda lebih ramping dan lebih kuat. Kabar baiknya adalah ketika Anda menggunakan Integrasi ClickUp anda bisa berintegrasi dengan 1000+ aplikasi pihak ketiga dan mengelola semuanya dari satu platform.

Berikut ini sekilas tentang beberapa integrasi penting:

Komunikasi: Slack, Microsoft Teams, Zoom
Pengembangan: GitHub, GitLab, Bitbucket
Penyimpanan file: Google Drive, Dropbox, OneDrive
Pelacakan waktu: Toggl, Harvest, Evenhour
Manajemen pelanggan: Salesforce, HubSpot, Intercom

Dan ini hanyalah puncak gunung es. Selain integrasi bawaan ini, Anda juga bisa menggunakan API atau konektor pihak ketiga (misalnya, Zapier) untuk menghubungkan ClickUp dengan perangkat lunak lain dalam tumpukan teknologi Anda.

Startup di seluruh industri menyukai bagaimana ClickUp beradaptasi dengan kebutuhan unik mereka.

"Kami adalah perusahaan inovatif yang beroperasi paling baik dengan platform yang memungkinkan kami untuk mengimbangi kecepatan super cepat dari startup dengan pertumbuhan tinggi dan ClickUp memenuhi tujuan tersebut dengan sangat baik

Kara Smith, MBA, PMP®, Manajer Program Operasi, Tim Instan

ClickUp untuk tim manajemen proyek Solusi Manajemen Proyek ClickUp menawarkan fitur tambahan yang dapat memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan rintisan:

Tampilan yang dapat disesuaikan:Tampilan ClickUp memungkinkan Anda fleksibilitas untuk memvisualisasikan proyek dengan cara yang sesuai dengan alur kerja Anda. Sebagai contoh, tampilan Gantt dapat membantu manajer proyek melacak jadwal dan ketergantungan, sementara tampilan Board dapat memfasilitasi alur kerja gaya Kanban
Manajemen sumber daya: Gunakanmanajemen sumber daya seperti tampilan Beban Kerja dan bagan Kecepatan, untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif dan melacak penugasan tugas, tenggat waktu, dan prioritas. Hal ini memastikan bahwa tim dapat memaksimalkan produktivitas mereka dan mengelola beban kerja secara efisien
Penyiapan dan dukungan untuk perusahaan rintisan:* MelaluiProgram ClickUp untuk Perusahaan Rintisananda dapat mengakses fitur premium dan sumber daya orientasi tanpa biaya. Inisiatif ini dirancang untuk membantu bisnis baru memulai perjalanan produktivitas mereka dan memanfaatkan kemampuan ClickUp secara maksimal

Menggunakan ClickUp untuk membangun Manajemen Proyek Startup kami dari awal merupakan pengalaman yang luar biasa

Kate MacBean, Manajer Proyek, Revelstoke Security

Template Manajemen Proyek ClickUp

Anda juga dapat menggunakan templat manajemen proyek untuk segera memulai-tidak perlu membangun dari awal!

Salah satu pilihan yang bagus adalah Templat Manajemen Proyek ClickUp . Ideal untuk proyek dengan beberapa fase, kerangka kerja ini membantu Anda menandai tugas-tugas Anda menggunakan status khusus (On Track, Berisiko, Sedang Berlangsung, Belum Dimulai, Selesai, Perlu Pembaruan, dll.).

Unduh Templat Ini

Melacak tugas di berbagai fase siklus hidup dengan Templat Manajemen Proyek ClickUp

Anda dapat mengatur tugas ke dalam kategori yang berbeda seperti Departemen, Fase Proyek, Prioritas, Manajer Proyek, Perkiraan Waktu, dan detail lain yang relevan dengan bidang khusus.

Dengan template ini di sisi Anda, Anda bisa:

Mendapatkan gambaran umum tentang proyek Anda di seluruh fase dan departemen
Menghilangkan sekat-sekat dan memberikan visibilitas kepada semua orang ke dalam kemajuan proyek
Mengidentifikasi risiko (misalnya, penundaan, kekurangan sumber daya) dan mengambil tindakan cepat untuk menguranginya
Visualisasikan kemajuan dengan bagan Gantt, papan Kanban, atau apa pun yang Anda inginkan

Unduh Template Ini

Baca juga: Bagaimana Manajemen Proyek dan AI Akan Bekerja Sama di Masa Depan > Pilihan untuk pindah ke ClickUp didasarkan pada betapa mudahnya prosesnya dengan kebutuhan pelatihan yang minimal, yang mana hal ini sangat kami butuhkan sebagai perusahaan startup yang sedang berkembang.

Samantha Dengate, Manajer Proyek Senior, Diggs

Kiat untuk Manajemen Proyek yang Efektif di Perusahaan Rintisan

Berikut adalah beberapa tips manajemen proyek startup yang dapat membantu mempercepat kesuksesan proyek:

1. Mengkomunikasikan pesan kunci secara berlebihan

Menjaga komunikasi yang jelas dan konsisten di antara anggota tim. Ini lebih baik untuk berkomunikasi secara berlebihan daripada melewatkan detail penting. Misalnya, saat Anda meluncurkan produk baru, pastikan setiap anggota tim mengetahui tujuan, jadwal, dan peran mereka. Gunakan alat kolaborasi, email, dan rapat harian untuk membuat semua orang mendapatkan informasi.

2. Dorong saluran komunikasi yang fleksibel

Ciptakan lingkungan di mana anggota tim dapat berbagi ide dan masalah dengan bebas. Misalnya, Anda dapat mengatur pertemuan tim mingguan di mana setiap orang mendiskusikan tantangan dan keberhasilan mereka. Dialog terbuka seperti ini membantu mengidentifikasi potensi hambatan sejak dini.

3. Buatlah mekanisme umpan balik

Terapkan mekanisme umpan balik secara teratur untuk mendorong peningkatan berkelanjutan. Gunakan pertemuan tatap muka, tinjauan kinerja, dan survei umpan balik untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak. Misalnya, setelah menyelesaikan sebuah proyek, Anda dapat mengadakan sesi tinjauan untuk mendiskusikan keberhasilan dan memberikan saran untuk perbaikan di proyek-proyek selanjutnya.

Baca juga: Alat Terbaik untuk Startup

Tantangan dalam Manajemen Proyek Startup & Strategi untuk Mengatasinya

Meskipun menjalankan sebuah startup sangat bermanfaat, Anda harus menghadapi beberapa hambatan besar di sepanjang jalan menuju kesuksesan startup:

1. Proses atau peran yang tidak terdefinisi

Di perusahaan tahap awal, prioritas utama Anda adalah inovasi dan pertumbuhan. Namun, memusatkan semua upaya Anda pada bidang-bidang ini dapat menutupi kebutuhan akan struktur dan mengakibatkan ambiguitas.

**Ambiguitas dapat muncul dalam berbagai cara - anggota tim Anda mungkin tidak tahu siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu, proses pengambilan keputusan bisa jadi tidak jelas, dan mungkin tidak ada prosedur standar untuk aktivitas rutin. Kebingungan seperti itu dapat menyebabkan inefisiensi, duplikasi upaya, dan tugas-tugas penting yang terlewatkan.

cara mengatasi hal ini:* * Bagaimana Anda dapat mengatasi hal ini

Tentukan peran dan tanggung jawab yang jelas: Meskipun tim Anda kecil, penting untuk menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Gunakan kerangka kerja sepertiMatriks RACI (Bertanggung jawab, Akuntabel, Dikonsultasikan, Diinformasikan) untuk mendefinisikan peran dan menjaga transparansi
Menetapkan prosedur operasi standar (SOP): Buat SOP yang mendokumentasikan proses-proses utama startup Anda dan buatlah agar pengetahuan dapat dengan mudah dialihkan. Sebagai contoh, memiliki proses orientasi yang terdokumentasi dengan baik memungkinkan karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi

💡Tip Pro: Anda dapat menggunakan ClickUp Docs untuk membuat SOP, wiki perusahaan, dan dokumentasi lainnya dan menyimpannya di repositori pusat yang mudah diakses.

2. Sumber daya yang terbatas

Startup, terutama di masa-masa awal, sering kali beroperasi dengan sumber daya yang terbatas (mis., anggaran yang ketat, tenaga kerja yang kecil, kurangnya teknologi canggih). Hal ini membatasi Anda untuk berinvestasi dengan baik dalam pengembangan produk dan pemasaran atau merekrut talenta baru.

Bagaimana Anda dapat mengatasi hal ini:

Prioritaskan tugas: Gunakan prinsip Pareto (aturan 80/20) untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling berdampak dalam alur kerja Anda dan alokasikan bagian terbesar dari sumber daya Anda untuk menggandakan tugas-tugas tersebut
Memanfaatkan pekerja lepas dan kontraktor: Alih-alih mempekerjakan karyawan tetap untuk setiap peran, pertimbangkan pekerja lepas untuk proyek atau tugas tertentu

💡Tip Pro: Prioritas tugas di ClickUp membantu tim bekerja lebih cerdas dengan menyelaraskan apa yang lebih penting untuk diselesaikan terlebih dahulu

3. Masalah skalabilitas

Ketika startup Anda tumbuh dan Anda menerima pelanggan dan anggota tim baru, sistem awal mungkin tidak mendukung peningkatan beban kerja dan kompleksitas.

bagaimana Anda dapat mengatasi hal ini:* * 1

Menerapkan solusi yang dapat diskalakan lebih awal: Pilih perangkat lunak yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda. Sebagai contoh, alat manajemen proyek yang kuat seperti ClickUp dapat dengan cepat mengakomodasi beban kerja yang bervariasi, apakah Anda memiliki beberapa pengguna atau beberapa ratus
Berinvestasi dalam pelatihan: Lengkapi tim Anda dengan keterampilan yang tepat (pengetahuan yang baik tentang alat, keterampilan manajemen orang, dan keterampilan manajemen pelanggan, untuk menyebutkan beberapa di antaranya) untuk menangani tanggung jawab yang semakin besar. Aturlah sesi pelatihan rutin dan sediakan akses ke kursus untuk meningkatkan keterampilan
Otomatiskan jika memungkinkan: Identifikasi tugas-tugas yang berulang (seperti memberikan tugas, mendapatkan informasi terbaru tentang proyek, mengirimkan pengingat tenggat waktu, dll.) dalam alur kerja Anda. Temukan cara untuk mengotomatiskannya dan bebaskan jadwal Anda untuk pekerjaan yang lebih strategis

💡Kiat Pro: Gunakan Otomatisasi ClickUp untuk membuat tugas dan subtugas secara otomatis, mengubah status dan prioritas tugas, atau memindahkan tugas/dokumen ke lokasi yang berbeda. Anda juga bisa mengatur otomatisasi email untuk menjaga agar pemangku kepentingan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang pembaruan proyek.

4. Mengelola jadwal

Waktu sangat berharga dalam startup, di mana Anda memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan dalam waktu yang terlalu sedikit. Tetapi jika Anda mencoba untuk mencoba-coba segala sesuatu sekaligus, Anda akan kelelahan lebih cepat dari yang diharapkan, dan hasil proyek akan terganggu.

Bagaimana Anda dapat mengatasi hal ini:

Tambahkan waktu penyangga: Berikan waktu penyangga untuk mengakomodasi penundaan yang tidak terduga dan mencegah jadwal yang ketat menyebabkan stres
Gunakan templat manajemen jadwal: Perkirakan durasi keseluruhansiklus hidup proyek dan memecahnya menjadi perkiraan waktu tingkat tugas dengantemplat garis waktu proyek 💡Tip Pro: Gunakan Templat Garis Waktu Proyek Gantt dari ClickUp untuk mengelola tugas-tugas baru dan saat ini yang seharusnya berlangsung dalam jangka waktu yang lama. Anda bisa melacak ikhtisar proses harian, bulanan, dan tahunan serta memantau perkembangannya.

Sederhanakan Manajemen Proyek Startup dengan ClickUp

Ketika Anda beroperasi dengan jadwal, anggaran, dan sumber daya yang ketat, Anda memerlukan satu perangkat lunak manajemen proyek yang lincah dan penuh nilai untuk menangani A-Z dari berbagai proyek Anda. Dan apa yang bisa menjadi pilihan yang lebih baik untuk manajemen proyek untuk startup selain ClickUp?

Alat manajemen proyek startup ini membantu Anda meringankan beban kerja Anda, menjaga segala sesuatunya tetap teratur, meningkatkan kolaborasi tim dengan pemangku kepentingan eksternal, dan menganalisis bagaimana praktik manajemen proyek Anda menggerakkan jarum. Mulailah dengan ClickUp hari ini dan ubah ketidakpastian menjadi peluang untuk berkembang!