A Survei Deloitte menemukan bahwa 75% perusahaan telah mulai menguji teknologi kecerdasan buatan generatif, 65% menggunakannya secara internal, dan 31% menggunakannya untuk konsumsi eksternal.
Kemungkinan Anda adalah salah satu dari mereka atau sedang dalam proses mengadopsi teknologi AI.
Dalam kedua kasus tersebut, jika Anda mengkhawatirkan privasi data dan implikasi etis saat menggunakan AI untuk pekerjaan perusahaan-Anda berada di perusahaan yang tepat. Privasi data, keracunan data, dan risiko etika yang serius adalah beberapa masalah yang paling mendesak saat menggunakan teknologi GenAI.
Dalam skenario seperti itu, bagaimana Anda memastikan penggunaan teknologi AI yang transparan, bertanggung jawab, dan etis serta memposisikan perusahaan Anda untuk sukses di masa depan?
Baca panduan ini untuk mengetahui cara membuat kebijakan AI yang efektif untuk perusahaan Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Kebijakan AI?
Kebijakan perusahaan AI adalah dokumen yang menguraikan pedoman dan protokol untuk penerapan teknologi AI yang etis dan bertanggung jawab di perusahaan. Kerangka kerja ini memastikan AI digunakan secara aman, etis, dan strategis untuk mencapai tujuan bisnis Anda.
Membuat kebijakan AI untuk perusahaan Anda merupakan langkah yang kuat untuk memberdayakan dan mengendalikan. Hal ini juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, meningkatkan efisiensi, dan keunggulan kompetitif di pasar.
Mari kita telusuri mengapa kebijakan ini merupakan alat yang sangat penting bagi bisnis Anda.
Membantu menjaga standar etika
Kebijakan AI adalah komitmen untuk menjaga standar etika. Kebijakan ini memastikan bahwa teknologi AI dikembangkan, diterapkan, dan digunakan dengan cara yang selaras dengan norma-norma masyarakat dan nilai-nilai bisnis, sehingga menumbuhkan rasa tanggung jawab dan komitmen di perusahaan Anda.
Dengan menanamkan pertimbangan etika ke dalam Tata kelola AI kebijakan AI menjunjung tinggi standar etika:
- Transparansi: Sistem AI harus mengomunikasikan alasan mereka dengan cara yang dapat dipahami oleh siapa pun. Transparansi ini membantu karyawan memahami fungsi sistem AI, mengidentifikasi kesalahan, dan menjaga keakuratan sistem dan pekerjaan
- Ketidakberpihakan: Ini adalah aspek penting dari kebijakan AI. Hal ini memastikan bahwa hasil yang dihasilkan oleh AI bersifat adil, tidak diskriminatif, dan tidak menyinggung, yang semuanya sangat penting bagi integritas sistem AI
- Kerahasiaan: Setiap data perusahaan yang dimanfaatkan oleh teknologi AI harus dijaga dengan tingkat keamanan dan kerahasiaan tertinggi. Hal ini membantu mencegah pelanggaran data dan memastikan bahwa data pribadi tidak disalahgunakan
Memastikan kepatuhan hukum
Bukan rahasia lagi bahwa pelaku kejahatan menggunakan teknologi AI untuk tujuan jahat, termasuk serangan siber, malware, peretasan otomatis, dan banyak lagi. Seiring dengan meningkatnya kekhawatiran akan potensi penyalahgunaan AI, pemerintah di seluruh dunia mulai membuat pedoman untuk mengatur penggunaan AI.
Sebagai contoh, Uni Eropa telah membuat undang-undang AI yang paling komprehensif di dunia, yaitu Undang-Undang AI -yang akan mengatur penggunaan kecerdasan buatan dalam beberapa bulan mendatang. Undang-undang ini memberikan aturan untuk menilai berbagai tingkat risiko yang ditimbulkan oleh sistem AI. Undang-undang ini juga menetapkan aturan untuk mengembangkan dan menggunakan teknologi AI di perusahaan.
Gedung Putih juga telah merilis panduan- Cetak Biru untuk Rancangan Undang-Undang Hak Asasi Manusia -untuk melindungi warga negara AS dari ancaman yang ditimbulkan oleh penggunaan teknologi AI yang tidak tepat. Cetak biru ini menguraikan lima prinsip yang seharusnya menjadi dasar perancangan, penerapan, dan penggunaan sistem bertenaga AI di AS. Kelima prinsip tersebut adalah:
- Perlindungan diskriminasi algoritmik
- Sistem yang aman dan efektif
- Privasi data
- Alternatif, pertimbangan, dan jalan keluar manusia
- Pemberitahuan dan penjelasan
Kebijakan AI membantu Anda menavigasi lanskap hukum yang kompleks seputar teknologi AI. Kebijakan ini memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang relevan, hukum yang berlaku, standar industri yang mengatur privasi data, dan hak kekayaan intelektual. Kebijakan ini pada akhirnya membantu melindungi perusahaan Anda dari jebakan hukum dan konsumen Anda dari serangan berbasis AI.
Menguntungkan karyawan
Dengan AI yang mendefinisikan ulang peran pekerjaan dan dinamika tempat kerja, kebijakan AI yang jelas bagi perusahaan dapat membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan yang digerakkan oleh AI perusahaan Anda, memberi mereka dukungan dan panduan yang mereka butuhkan.
Hal ini membantu karyawan memahami peran pekerjaan mereka yang terus berkembang, menjalankan tugas dengan AI, dan memanfaatkan teknologi ini secara efektif untuk pekerjaan mereka.
Kebijakan ini juga mendukung pengembangan karyawan melalui program pelatihan terstruktur. Program-program ini membekali karyawan dengan keterampilan, sumber daya, dan dukungan yang mereka butuhkan untuk beradaptasi dan berkembang dalam lanskap AI. Hasilnya, kebijakan AI menumbuhkan rasa pemberdayaan dan mendorong pertumbuhan profesional.
Kebijakan AI yang dirancang dengan baik sangat penting dalam menumbuhkan tempat kerja yang etis dan inklusif. Kebijakan ini menetapkan standar yang jelas untuk penggunaan AI, terutama di area sensitif seperti perekrutan dan evaluasi kinerja, dan secara aktif bekerja untuk mengurangi berbagai bias-seperti bias gender, ras, usia, sosial ekonomi, disabilitas, budaya, pendidikan, dan konfirmasi.
Hal ini mendorong kesetaraan di perusahaan Anda dan memastikan bahwa semua karyawan menerima perlakuan yang adil dan setara.
Membantu meningkatkan pengalaman pelanggan
Pelanggan Anda mengharapkan layanan yang cepat dan personal. Kebijakan AI membantu Anda memenuhi ekspektasi pelanggan dengan mudah. Kebijakan ini menjamin bahwa setiap interaksi, baik melalui chatbot atau sistem rekomendasi, memberikan keseimbangan ideal antara efisiensi dan personalisasi.
Kebijakan AI yang dipikirkan dengan matang akan menumbuhkan loyalitas pelanggan dengan memastikan pengalaman merek yang konsisten. Setiap interaksi AI menjadi perpanjangan tangan dari bisnis Anda, yang mencerminkan suara, kepribadian, dan nilai-nilai merek Anda. Duta digital ini memperkuat merek Anda di setiap titik kontak dengan pelanggan.
Selain loyalitas, hal ini juga membantu Anda membangun kepercayaan pelanggan. Pelanggan yang mengetahui kebijakan AI Anda tahu bahwa interaksi mereka dengan AI (dalam lingkup organisasi Anda) adil, transparan, dan aman karena kebijakan AI melindungi dari potensi penyalahgunaan data pelanggan dan melindungi informasi pelanggan.
Kebijakan AI yang dirancang dengan baik membantu Anda menciptakan pengalaman AI yang berpusat pada pelanggan yang benar-benar memahami dan merespons kebutuhan, keinginan, dan umpan balik pelanggan.
Langkah-langkah untuk Membuat Kebijakan AI yang Efektif bagi Perusahaan Anda
Setelah Anda memahami manfaat kebijakan AI, berikut adalah langkah-langkah untuk membuat kebijakan AI Anda sendiri:
1. Libatkan pemangku kepentingan dan kepala departemen
Pembuatan kebijakan AI yang efektif membutuhkan masukan dari berbagai perspektif. Bentuklah kelompok pemangku kepentingan, kepala departemen, eksekutif bisnis, perwakilan hukum dan SDM, serta pakar teknis. Pastikan bahwa anggota kelompok memiliki pemahaman dasar tentang AI serta manfaat dan risikonya.
2. Melakukan penilaian kebutuhan dan menetapkan tujuan
Menilai kemajuan di seluruh area dan mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang dan kemacetan yang dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi. Setelah melakukan penilaian kebutuhan secara menyeluruh, tentukan tujuan kebijakan dan apa yang ingin Anda capai dengan kebijakan ini.
Misalnya, apakah kebijakan ini untuk mempromosikan penggunaan AI yang etis dan bertanggung jawab, meningkatkan efisiensi, atau memastikan kepatuhan? Menetapkan tujuan akan membentuk arah kebijakan.
3. Tentukan ruang lingkup
Identifikasi area bisnis spesifik di mana AI akan diterapkan. Pertimbangkan apakah akan mengadopsi strategi AI di seluruh perusahaan atau fokus pada domain tertentu seperti analisis data, layanan pelanggan, atau fungsi lainnya. Setelah ruang lingkup ditentukan, pilih alat dan teknologi AI yang sesuai untuk mendukung aplikasi yang dipilih.
4. Tentukan persyaratan kebijakan
Secara kolaboratif tentukan elemen-elemen penting dari kebijakan tersebut. Persyaratannya bisa berupa:
- Kepatuhan terhadap standar hukum dan peraturan
- Peraturan khusus industri
- Standar etika
- Norma manajemen data
- Protokol privasi dan keamanan
Setelah menentukan persyaratan, buatlah pedoman dan protokol. Hal ini akan membantu Anda menentukan hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan untuk penggunaan AI di perusahaan Anda dan memitigasi potensi risiko.
5. Menyiapkan sumber daya untuk pelatihan
Buat panduan untuk melatih karyawan. Tawarkan lokakarya atau modul online yang disesuaikan dengan peran yang berbeda dalam organisasi Anda. Siapkan berbagai sumber daya dan prosedur pelatihan yang dapat digunakan oleh karyawan.
6. Menetapkan akuntabilitas dan tata kelola
Tentukan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi implementasi dan penegakan kebijakan AI generatif di perusahaan Anda. Tetapkan struktur tata kelola AI dengan mekanisme akuntabilitas yang jelas.
Misalnya, Anda dapat menunjuk Chief AI Officer, membentuk komite etika AI lintas fungsi, atau menggunakan Perangkat lunak GRC untuk memantau kepatuhan, menangani dilema etika, dan mengelola risiko seputar AI.
7. Menerapkan proses pemantauan dan peninjauan
Kembangkan prosedur untuk pemantauan berkelanjutan dan tinjauan berkala terhadap sistem AI dan efektivitas kebijakan. Dengan berinvestasi dalam proses ini, organisasi dapat memetik manfaat dari AI sekaligus memitigasi risiko dan membangun fondasi yang kuat untuk pengembangan AI yang bertanggung jawab.
Misalnya, Anda dapat membuat dewan peninjau dan menerima umpan balik dari karyawan secara teratur. Hal ini akan membantu Anda memperbarui kebijakan sebagai tanggapan terhadap ulasan dan umpan balik.
8. Membuat draf kebijakan
Kumpulkan informasi dari langkah-langkah di atas dan buat draf kebijakan. Berikut ini adalah ikhtisar dari semua poin yang harus tercakup dalam draf Anda:
- Pendahuluan: Jelaskan secara singkat tujuan dan pentingnya kebijakan Anda
- Tujuan: Sebutkan tujuan dan sasaran kebijakan Anda
- Cakupan: Tentukan area di mana teknologi AI akan digunakan
- Definisi: Tentukan jenis alat dan teknologi AI yang akan dicakup oleh kebijakan Anda
- Panduan penggunaan yang etis: Sebutkan panduan untuk menegakkan standar etika dalam penggunaan AI di perusahaan Anda
- Kepatuhan hukum: Berikan penjelasan singkat tentang hukum dan langkah-langkah kepatuhan yang relevan
- Pagar pembatas data: Sebutkan panduan dan protokol untuk mengelola data dan memastikan privasi data
- Pelatihan dan sumber daya: Tambahkan deskripsi singkat tentang pelatihan dan sumber daya yang tersedia untuk karyawan
- Implementasi dan pemantauan: Identifikasi siapa yang akan bertanggung jawab untuk memastikan implementasi, memantau dampak, dan mengumpulkan umpan balik tentang kebijakan AI
- Konsekuensi pelanggaran kebijakan: Jelaskan kondisi yang mengindikasikan pelanggaran kebijakan AI Anda dan konsekuensi yang terkait
- Jadwal tinjauan kebijakan: Mengatur jadwal untuk tinjauan kebijakan secara berkala dan peningkatan kebijakan, jika diperlukan
- Data dan persetujuan yang berlaku: Sebutkan tanggal mulai berlakunya kebijakan AI dan sediakan tempat bagi karyawan untuk menyatakan persetujuan dan kepatuhan mereka terhadap kebijakan ini
9. Tinjau, selesaikan, dan komunikasikan kebijakan tersebut
Setelah menyusun kebijakan, mintalah umpan balik dari para pemangku kepentingan dan penasihat hukum. Atasi setiap kesenjangan yang teridentifikasi dan revisi serta sempurnakan kebijakan tersebut untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut jelas, sesuai dengan hukum, dan dapat ditegakkan. Kirimkan kebijakan tersebut kepada dewan direksi atau manajemen senior untuk mendapatkan persetujuan. Setelah menerima persetujuan mereka, distribusikan kebijakan tersebut kepada semua karyawan dan mulailah mengintegrasikan teknologi AI di dalam perusahaan.
Praktik Terbaik untuk Membuat Kebijakan AI yang Efektif untuk Perusahaan Anda
Ikuti strategi berikut saat membuat kebijakan AI perusahaan:
- Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti
- Tambahkan daftar alat kecerdasan buatan yang disetujui dan dilarang
- Menetapkantata kelola data dan mengklarifikasi jenis data yang dapat dan tidak dapat dimasukkan oleh karyawan ke dalam sistem AI
- Perjelas masalah dan hasil yang dapat muncul jika kebijakan tersebut diabaikan
- Jadikan kebijakan sebagai dokumen yang hidup - perbarui kebijakan tersebut berdasarkan tinjauan, kemajuan teknologi, dan perubahan peraturan
- Gunakan alat bantu manajemen proyek untuk manajemen tugas, kolaborasi, mitigasi risiko, dan optimalisasi sumber daya
Baca juga: 10 perangkat lunak tata kelola data terbaik di tahun 2024 (ulasan & harga)
Menggunakan ClickUp dalam Membuat Kebijakan AI
Kebijakan AI yang efektif sering kali melibatkan masukan dari berbagai departemen, termasuk hukum, SDM, TI, dan operasi. Mengkoordinasikan para pemangku kepentingan ini bisa menjadi tantangan tersendiri. Serbaguna Alat bantu AI untuk manajemen proyek seperti ClickUp dapat merampingkan pembuatan kebijakan, kolaborasi, dan manajemen.
ClickUp menawarkan fitur-fitur yang dirancang untuk menyederhanakan prosedur penulisan dan mengimplementasikan pedoman AI. Mari kita periksa fitur-fitur ini.
Kemampuan AI tingkat lanjut ClickUp Brain adalah serangkaian fitur AI yang memungkinkan Anda mengelola tahap awal penyusunan kebijakan AI dengan lebih baik. Gunakan untuk curah pendapat dan menghasilkan ide dalam penelitian kebijakan AI. ClickUp Brain dapat menyarankan kata kunci yang relevan, memperluas cakupan penelitian, dan membantu mengidentifikasi area fokus kebijakan yang potensial.
💡 Tip Pro: Tidak ingin membaca laporan penelitian yang panjang saat menyusun kebijakan AI Anda? Manfaatkan ClickUp Brain untuk meringkas dokumen dan membuat poin-poin penting.
buat konten yang disesuaikan, buat agenda rapat dan pembaruan kemajuan, dan banyak lagi dengan menggunakan ClickUp Brain_
Gunakan ClickUp Brain sebagai alat produktivitas dengan cepat:
- Meringkas makalah atau laporan penelitian yang kompleks dan membuat agenda
- Membuat presentasi, ringkasan proyek, dan jadwal
- Membuat item tindakan dan subtugas
- Memperbaiki ejaan dan menghapus kesalahan pengejaan dengan pemeriksa ejaan bawaan
- Memformat dan mengedit teks Anda untuk memastikan kejelasan dan dampak
Anda dapat mengakses ClickUp Brain di perangkat pintar apa pun-ponsel, iPad, atau laptop-terlepas dari sistem operasi atau lokasi.
Selain itu, data yang Anda masukkan ke dalam ClickUp Brain tetap aman dan terlindungi. ClickUp telah mendapatkan lisensi yang memastikan data sensitif perusahaan Anda tetap pribadi dan tidak dapat digunakan untuk melatih model AI.
terjemahkan dokumen Anda dalam berbagai bahasa secara instan dengan ClickUp Brain
💡 Tip Profesional: Gunakan alat AI ClickUp Brain untuk menerjemahkan kebijakan ke dalam berbagai bahasa, memastikan aksesibilitas untuk berbagai kelompok bahasa di perusahaan Anda.
Dokumentasi terpusat Dokumen ClickUp memungkinkan Anda untuk berkolaborasi secara real time dengan para pemangku kepentingan, kepala departemen, perwakilan hukum, dan banyak lagi. Ini juga memungkinkan Anda untuk menyusun kebijakan AI secara langsung di dalam dokumen.
Buat dan simpan dokumen kebijakan dalam dokumen ClickUp Doc khusus, sehingga semua orang dapat mengakses versi terkini. Berikan izin yang sesuai kepada pemangku kepentingan yang relevan untuk akses dan kolaborasi yang mudah, dan simpan catatan yang jelas tentang evolusi kebijakan untuk tujuan kepatuhan dan akuntabilitas.
berkolaborasi secara real-time dan membuat dokumen dengan mudah menggunakan ClickUp Docs_ untuk membuat kebijakan AI perusahaan
Gunakan ClickUp Docs untuk:
- Menyematkan daftar periksa, penanda, menambahkan tabel, dan banyak lagi
- Sesuaikan ukuran font, gaya, dan detail lain dari dokumen kebijakan AI Anda
- Melacak jumlah kata dan waktu membaca untuk setiap halaman
- Mengonversi teks menjadi tugas dan memberikan tugas kepada anggota grup
- Tandai orang lain dengan komentar dan berkomunikasi dengan mudah
- Lacak kemajuan dan ubah status tugas dan proyek
- Lindungi dokumen kerja Anda dengan kontrol privasi dan edit
- Bagikan kebijakan AI perusahaan Anda dan dokumen kerja dengan aman kepada karyawan
Baca juga: Cara menggunakan AI untuk dokumentasi
Kerangka kerja bawaan
Dengan Template ClickUp anda memiliki cara yang lebih cepat dan mudah untuk membuat dokumen kebijakan AI perusahaan Anda. Anda dapat menemukan templat mulai dari kebijakan perusahaan dan templat dokumentasi proses untuk SOP dan templat tata kelola . Mari kita jelajahi beberapa templat yang berhubungan dengan kebijakan secara mendetail.
Template Buku Pegangan, Kebijakan, dan Prosedur Karyawan ClickUp
Templat Buku Pegangan, Kebijakan, dan Prosedur Karyawan ClickUp
The Templat Buku Pegangan, Kebijakan, dan Prosedur Karyawan ClickUp membantu Anda membuat dokumen ekstensif untuk mengomunikasikan ekspektasi, kebijakan, dan prosedur perusahaan kepada karyawan Anda. Mirip dengan Templat SOP kerangka kerja ini memungkinkan Anda untuk menguraikan peran dan hak kerja karyawan, meminimalkan kebingungan dan kesalahpahaman, serta menciptakan lingkungan kerja yang aman.
Template Memo Kebijakan KlikUp
Templat Memo Kebijakan ClickUp
The Templat Memo Kebijakan ClickUp memungkinkan Anda untuk memulai tindakan baru atau memperkenalkan perubahan kebijakan dengan mudah. Anda dapat menggunakan ini sebagai templat kebijakan AI untuk membantu Anda membuat memo komprehensif yang menguraikan cara menafsirkan dan mengimplementasikan berbagai kebijakan AI di perusahaan Anda. Templat kebijakan perusahaan seperti ini membantu Anda memastikan bahwa karyawan mengetahui kebijakan perusahaan Anda dan mematuhi aturan dan peraturannya.
Template Proses dan Prosedur ClickUp
Templat Proses dan Prosedur ClickUp
The Templat Proses dan Prosedur ClickUp memungkinkan Anda untuk mengelola proses Anda di satu tempat. Dengan templat ini, Anda dapat dengan mudah mengatur dan melacak proses Anda. Gunakan untuk menetapkan proses standar untuk mengerjakan tugas, mengatur prosedur dengan papan Kanban, mengurangi kesalahan yang merugikan, dan meningkatkan akurasi dan efisiensi.
Buat Kebijakan AI yang Menyeluruh dengan ClickUp
Membuat kebijakan AI yang matang untuk perusahaan bisa jadi menantang dan memakan waktu, tetapi ini adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis yang maju secara teknologi saat ini.
Memanfaatkan Alat manajemen proyek AI seperti ClickUp dapat menyederhanakan dan mempercepat prosesnya. Gunakan beragam fiturnya untuk memastikan Anda membuat rancangan kebijakan AI yang telah diteliti dengan baik, komprehensif, relevan, dan dapat ditindaklanjuti. Daftar dengan ClickUp dan buat kebijakan AI perusahaan yang komprehensif dengan mudah.