Organisasi dengan kebijakan dan prosedur yang jelas akan mendorong budaya yang positif. Setiap orang mengetahui visi dan nilai-nilai perusahaan, yang membentuk perilaku karyawan.
Prosedur yang terdokumentasi mencakup daftar tentang apa yang diperbolehkan dan apa yang dilarang. Manual kebijakan dan prosedur yang ditulis dengan baik membantu organisasi Anda memenuhi persyaratan hukum dan peraturan. Manual ini memberikan instruksi kerja bagi karyawan dan manajer untuk mendapatkan hasil terbaik bagi semua pemangku kepentingan.
Namun, penulisan prosedur dan kebijakan itu rumit. Jika Anda baru dalam menulis manual prosedur, sudah sepantasnya Anda membutuhkan bantuan untuk mengkomunikasikan ide-ide Anda dan memperjelas strategi operasi .
Dalam panduan komprehensif ini, kami membagikan petunjuk langkah demi langkah mengenai prosedur penulisan, templat untuk membantu Anda mempercepat prosesnya, serta kiat dan praktik terbaik untuk prosedur tertulis.
Apa yang dimaksud dengan Prosedur Penulisan?
Prosedur menggabungkan langkah-langkah, panduan, dan sumber daya online yang membantu Anda menyelesaikan tugas. Prosedur yang ditulis dengan baik adalah serangkaian langkah rutin, dengan urutan yang harus dilakukan.
Prosedur ini mencakup visi kelompok kepemimpinan dan melengkapi staf Anda untuk memenuhi tujuan strategis mereka, menciptakan standar kinerja, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Memahami Pentingnya Menulis Prosedur
Kebijakan menghilangkan ketidakpastian dalam menyelesaikan tugas rutin, memastikan orang melakukan tugas yang benar dengan benar. Hal ini, pada gilirannya, membantu bisnis meningkatkan efisiensi dan tetap mematuhi peraturan.
Meskipun tidak ada prosedur yang dapat menjamin kinerja yang optimal, prosedur tersebut menstandarkan praktik terbaik di seluruh tim Anda dan meningkatkan kualitas hasil.
Efisiensi dan produktivitas
Pernahkah hal ini terjadi pada Anda? Anda telah menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyelesaikan sebuah tugas dengan sempurna, hanya untuk mengetahui bahwa rekan tim Anda telah melakukannya di masa lalu dan ada cara yang lebih mudah.
Di sinilah prosedur sangat berguna. Prosedur tidak hanya mencegah duplikasi dan mengatur manajemen tugas secara kolaboratif, namun prosedur tertulis yang efisien dapat merampingkan alur kerja dan memberdayakan tim Anda agar lebih produktif.
Kejelasan dan konsistensi
Prosedur tertulis memperjelas ekspektasi karyawan dan meminimalkan kesalahan. Tujuan Anda saat menulis prosedur harus secara sederhana dan konsisten merinci bagaimana tugas-tugas tertentu dilakukan di seluruh organisasi atau membakukan proses .
Pelatihan dan orientasi
Karyawan atau anggota tim baru Anda dapat merujuk ke semua prosedur Anda yang terkait dengan proses atau produk. Hal ini memperpendek kurva pembelajaran mereka dan mengurangi ketergantungan mereka pada rekan satu tim. Prosedur juga bertindak sebagai sumber daya transfer pengetahuan yang berharga, mudah diakses kapan pun ada yang tidak yakin bagaimana cara menyelesaikan tugas.
Mitigasi risiko dan kepatuhan
Prosedur dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengelola potensi risiko dengan menguraikan praktik terbaik dan langkah-langkah keselamatan. Semua industri tunduk pada hukum dan peraturan negara tertentu; prosedur memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan dan hukum setempat.
Misalnya, produsen keripik kentang dapat menghadapi dampak hukum dan peraturan jika bahan isinya tidak tercantum, yang menyebabkan alergen, jika ada. Menerapkan prosedur kedap air yang sesuai dengan peraturan dapat memastikan tidak ada kesalahan seperti itu saat mengemas dan memberi label pada produk.
Peningkatan berkelanjutan
Perbarui prosedur tertulis secara berkala untuk memastikan proses organisasi berkembang agar tetap sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis.
Misalnya, selama pandemi, perusahaan di seluruh dunia harus beradaptasi dengan norma baru kerja jarak jauh, yang mengharuskan mereka memperbarui kebijakan dan prosedur mereka untuk mendukung pekerjaan karyawan mereka dalam lingkungan digital dan hibrida.
Akuntabilitas dan tanggung jawab
Prosedur mendefinisikan peran dan tanggung jawab karyawan, mendefinisikan akuntabilitas dan kepemilikan.
Misalnya, saat Anda mengajukan permohonan reimbursement, Anda mengajukan permohonan beserta dokumen pendukung melalui portal, memintanya disetujui oleh manajer, dan akhirnya meminta departemen akunting untuk mengganti jumlah tersebut.
Hal ini memastikan bahwa proses tersebut dilaksanakan dengan lancar dengan mengidentifikasi ketidaksesuaian dan melacaknya kembali ke karyawan yang tepat sehingga dapat ditangani secara efektif.
Kepuasan pelanggan
Bayangkan Anda memimpin tim layanan pelanggan yang menangani berbagai masalah dan pertanyaan pelanggan setiap hari. Jika tim Anda dapat mengakses panduan prosedur yang menstandarkan proses penyelesaian masalah dan pertanyaan pelanggan dengan cepat dan efektif, hal ini akan mempercepat kecepatan tim Anda dalam menyelesaikan pertanyaan umum dan masalah dukungan.
Kemudahan akses
Terlalu banyak manual dan memo yang tersebar di organisasi Anda akan mengakibatkan kelebihan informasi. Pengguna kehilangan jejak sumber daya yang relevan atau membuang waktu untuk menemukannya saat mereka perlu membuat keputusan yang tepat.
Sistem online yang diperbarui yang memberikan akses kepada pengguna dan memungkinkan mereka untuk memperbarui langkah-langkah prosedur adalah pilihan yang bagus untuk organisasi yang berkembang pesat di mana kebijakan dan prosedur terus berkembang.
Bagaimana Menulis Prosedur
Tentukan ruang lingkup dan tujuan prosedur
Langkah pertama dalam menulis prosedur adalah menentukan tujuan-proses atau tugas spesifik apa yang ingin Anda fokuskan? Siapa yang akan menggunakan dokumen prosedur ini?
Buatlah daftar hasil, penghalang, konteks, dan kendala saat menyusun prosedur.
Menyelaraskan dengan proses bisnis
Prosedur apa pun yang Anda tulis harus selaras dengan nilai-nilai perusahaan Anda dan membantu integrasi yang mulus ke dalam kerangka kerja organisasi. Libatkan para pemangku kepentingan utama dalam prosedur, susunlah panduan langkah demi langkah untuk memastikan dokumen tersebut secara efektif selaras dengan proses bisnis secara keseluruhan.
Memilih proses bisnis yang tepat
Jika Anda menulis beberapa prosedur, mulailah dari yang kecil. Memprioritaskan tugas-tugas yang lebih kecil dapat membantu Anda memahami nuansa berbagai proses internal dan memudahkan Anda dalam menulis prosedur yang efektif.
Membuat struktur prosedural dan standar kontrol versi
Buatlah struktur standar yang menyederhanakan proses penulisan prosedur. Anda dapat membuat templat prosedur secara khusus atau menggunakan templat yang tersedia secara publik untuk menjaga konsistensi, yang akan membantu pengguna menavigasi dokumen yang berbeda dengan cepat.
Ketika Anda membuat prosedur, pastikan portal dokumentasi Anda memiliki kontrol versi. Hal ini memungkinkan semua pemangku kepentingan melacak perubahan secara sistematis dan memastikan prosedur Anda tetap mutakhir.
Buat Daftar Periksa SOP
Saat membuat prosedur, selalu sertakan contoh daftar periksa SOP (Prosedur Operasi Standar). Anda dapat menggunakan Perangkat lunak SOP dan templat untuk membuat daftar periksa SOP sebagai panduan visual untuk prosedur yang terstruktur dengan baik.
Misalnya, departemen SDM Anda dapat menggunakan daftar periksa SOP yang menstandarkan persyaratan kualifikasi saat mewawancarai kandidat untuk posisi baru.
Memanfaatkan Pendekatan Lima W dalam Menulis Prosedur
Memasukkan Lima W-Siapa, Apa, Di mana, Kapan, dan Mengapa-ke dalam proses penulisan prosedur akan meningkatkan kejelasan dan memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan.
1. **Siapa (Who): Bayangkan Anda meluncurkan halaman web baru dan perlu menetapkan akuntabilitas tingkat individu untuk tugas-tugas tertentu. Proses yang terstruktur dapat membantu Anda mendefinisikan dengan jelas "Siapa", menetapkan akuntabilitas di antara setiap kontributor, dan memastikan proyek selesai tepat waktu
2. **Apa (What): 'Apa' membantu Anda menjawab pertanyaan-tugas atau proses apa yang harus diselesaikan? Saat menulis prosedur, tentukan dengan jelas tujuan dan detailkan langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas tersebut. Misalnya, seorang pekerja pabrik harus mengetahui langkah-langkah apa yang harus diikuti untuk menjalankan perannya sambil mematuhi peraturan keselamatan
3. Di mana: Sangat penting untuk memahami di mana suatu prosedur dilakukan, apakah itu lokasi fisik atau perangkat lunak. Ketika mengerjakan proyek baru, buatlah folder khusus yang dapat diakses dengan mudah oleh tim Anda. Hal ini dapat membantu Anda melacak kinerja tim Anda dan meningkatkan akuntabilitas
- **Kapan: Saat menulis prosedur, tetapkan tenggat waktu untuk setiap tonggak pencapaian untuk menetapkan SLA (Perjanjian Tingkat Layanan) dan memastikan penyelesaiannya tepat waktu. Prosedur penggajian, misalnya, melibatkan sejumlah langkah atau tugas yang telah ditentukan sebelumnya yang harus diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
5. Mengapa: Terakhir, pahami mengapa prosedur tersebut didokumentasikan. Apa tujuan Anda? Memahami 'Mengapa' akan mengubah dokumen kering menjadi kebutuhan organisasi yang penting
Dokumentasi dan Distribusi Prosedur
Pembuatan Prosedur
Pastikan elemen-elemen berikut ini merupakan bagian dari prosedur Anda saat menulisnya untuk organisasi Anda.
| Pembuatan prosedur: Elemen dan praktik terbaik | ||
|---|---|---|
| Elemen-elemen | Judul halaman Judul prosedur Nomor identifikasi Tanggal publikasi Nama, peran, dan departemen yang berlaku untuk prosedur Nama dan tanda tangan pemangku kepentingan yang menyiapkan dan menyetujuinya | Nama dan tanda tangan pemangku kepentingan yang menyiapkan dan menyetujuinya |
| Daftar Isi (jika dokumen ini berukuran besar) | ||
| Prosedur langkah demi langkah Jelaskan ruang lingkup dan tujuan prosedur serta batasannya Sertakan peraturan, standar, peran, tanggung jawab, keluaran, dan masukan Cakup kemungkinan penghalang, informasi keselamatan, dan skenario bagaimana-jika Perjelas singkatan dan sinonim yang digunakan Tambahkan peringatan kesehatan dan keselamatan Bagian pemecahan masalah yang merinci hal-hal yang dapat menyebabkan masalah dan apa saja yang dapat mengganggu hasil akhir | ||
| Praktik Terbaik | Tulislah dengan kalimat aktif Gunakan bahasa yang sederhana sehingga pembaca dapat menemukan apa yang mereka butuhkan, memahami, dan menggunakan apa yang mereka temukan Hapus informasi yang berlebihan dan tidak perlu Ringkaslah dalam bahasa kebijakan |
Sebuah template untuk membuat prosedur
Mendokumentasikan, menyetujui, dan meninjau prosedur
Setelah menyusun prosedur, langkah selanjutnya adalah:
- Dokumentasi kebijakan: Mendokumentasikan tujuan, ruang lingkup, sasaran, individu, dan departemen yang bertanggung jawab atas pembuatan dan penerapannya
- Persetujuan: Mencantumkan orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui kebijakan/prosedur dengan informasi kontak mereka
- Peninjauan dan pembaruan kebijakan: Tinjau kebijakan secara berkala (sekali dalam satu kuartal), perbarui kebijakan untuk menyelaraskannya dengan perubahan persyaratan dan kebutuhan organisasi, dan komunikasikan perubahan tersebut kepada departemen dan pemangku kepentingan yang terlibat
Gunakan ClickUp untuk menulis prosedur dan mengimplementasikannya
Jika Anda kesulitan menyusun prosedur tertulis yang efisien, inilah yang dapat Anda lakukan-kumpulkan semua informasi yang relevan, termasuk instruksi, dokumen pendukung, dan sumber daya online.
Gunakan alat pemetaan proses seperti ClickUp sebagai sumber kebenaran tunggal untuk menyusun kebijakan, mengimplementasikan proses dan alur kerja, dan membuatnya dapat diakses oleh semua orang.
Memanfaatkan antarmuka yang intuitif Dokumen ClickUp menawarkan untuk mengatur semua informasi yang telah dikumpulkan dan membuat dokumen yang terstruktur. Perbarui dokumen kapan pun diperlukan, tambahkan halaman sebanyak yang diperlukan, sertakan elemen tambahan seperti presentasi dan tabel, dan sematkan tautan web.
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat Dokumen, wiki, dan lainnya yang indah-kemudian hubungkan dengan alur kerja untuk mengeksekusi ide bersama tim Anda
Bagikan dokumen ini dengan pemangku kepentingan dan anggota tim untuk peninjauan dan penerapan prosedur. Tugas ClickUp memungkinkan Anda untuk memberikan tugas kepada anggota tim, menandai rekan kerja untuk mendapatkan umpan balik atau tinjauan, dan mengatur jadwal penyelesaian tugas. ClickUp Brain akan menjadi asisten penulis AI Anda-membantu Anda menulis kebijakan dan prosedur yang kompleks dengan cara yang tepat.
Setelah Anda membuat draf pertama, undang pemangku kepentingan untuk meninjau, menyempurnakan, dan menyelesaikan prosedur di Dasbor ClickUp yang memusatkan upaya kolaboratif Anda.
Pelatihan dan pengumpulan umpan balik
Biasakan anggota tim Anda dengan prosedur untuk memastikan penerapannya yang efektif. Jika diperlukan, gunakan gamifikasi untuk memastikan mereka memahami prosedurnya.
Dorong tim Anda untuk memberikan umpan balik, mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan disempurnakan. Tindak lanjuti umpan balik ini untuk menyempurnakan prosedur dan terus meningkatkan alur kerja.
Templat untuk Menulis Prosedur dan Kebijakan
Memiliki akses ke template siap pakai mempercepat proses penulisan prosedur dan kebijakan. ClickUp menyediakan berbagai templat yang sesuai dengan berbagai persyaratan prosedural:
1. Templat Proses dan Prosedur
Templat proses dan prosedur ini menyoroti tugas-tugas yang perlu Anda lakukan untuk membuat dokumen proses yang hidup
Templat Proses dan Prosedur ClickUp menawarkan kerangka kerja terstruktur untuk mendokumentasikan dan mengelola proses, menjadikannya alat bantu utama organisasi Anda untuk menulis prosedur dan kebijakan.
Ini sudah dibuat sebelumnya templat dokumentasi proses mencakup petunjuk langkah demi langkah untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab, menetapkan pedoman, dan mendokumentasikan metrik pemantauan kinerja yang penting.
Kolom khusus ClickUp memungkinkan Anda menambahkan atribut khusus seperti kolom tingkat masalah, persentase penyelesaian, dan detail persetujuan untuk menyimpan informasi penting tentang prosedur.
Dengan menggunakan templat proses dan prosedur ClickUp, beberapa tim dapat membuat protokol yang jelas, memfasilitasi kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas.
2. Templat Prosedur Operasi Standar
Buat dan terapkan prosedur operasi standar baru dengan mudah di seluruh perusahaan Anda dengan templat SOP ini
SOP sangat penting untuk bisnis-Anda dapat memberikan instruksi terperinci, memastikan keselarasan terhadap tujuan bersama, mengurangi kesalahan, dan menumbuhkan lingkungan kerja yang terorganisir. Templat Prosedur Operasi Standar (SOP) ClickUp menawarkan kerangka kerja yang komprehensif untuk membantu Anda mengelola tenaga kerja Anda secara efektif. Templat SOP menyederhanakan proses ini, dengan menyediakan dasbor terpadu yang berisi daftar praktik terbaik, kebijakan, alur kerja, dan daftar tugas.
Menggunakan status, bidang, dan tampilan khusus, proposal proyek fitur manajemen, dan ClickUp Brain templat ClickUp memungkinkan Anda membuat SOP yang kredibel yang berfungsi sebagai sumber pengetahuan holistik untuk seluruh organisasi Anda.
Untuk menggunakan ini templat rencana operasional secara efektif, mulailah dengan melakukan curah pendapat tentang tugas-tugas dan merinci berbagai proses. Libatkan pemangku kepentingan utama dalam proses umpan balik, pengujian, dan penyempurnaan untuk memastikan dokumen SOP ini diperbarui secara berkala. Platform ClickUp memfasilitasi kolaborasi, pembuatan prosedur, dan pelacakan kemajuan untuk menawarkan analisis produktivitas.
Gunakan Template SOP ClickUp untuk membuat dan mempertahankan proses yang efisien dan meningkatkan kinerja operasional organisasi Anda.
3. Template Prosedur
Gunakan Templat Prosedur ClickUp untuk menguraikan alur proses dan mendefinisikan tujuan pekerjaan
Templat Prosedur ClickUp menawarkan pendekatan yang efisien untuk membuat dan mengelola prosedur yang terdefinisi dengan baik untuk setiap laporan proyek atau tugas. Templat ini dengan jelas menguraikan alur proses, mendefinisikan tujuan, dan memberikan petunjuk langkah demi langkah, menghilangkan dugaan dan memastikan konsistensi di semua operasi dan personel.
Templat ini mencakup status, bidang, tampilan, dan fitur manajemen proyek lainnya yang dapat disesuaikan yang memandu Anda dalam mengidentifikasi tugas, menentukan ruang lingkup, mengumpulkan informasi, dan membuat, meninjau, serta merevisi dokumen prosedur.
Tentukan tujuan, buat garis besar langkah-langkah, tetapkan tugas, berkolaborasi dengan pemangku kepentingan, siapkan pemberitahuan, adakan rapat, dan pantau kemajuan dengan templat ini.
Menulis Prosedur Menjadi Mudah dengan Proses, Alat, dan Templat yang Tepat
Jika Anda mengalami inefisiensi dalam organisasi Anda, mulailah dengan melihat prosedur kebijakan Anda.
Apakah prosedur tersebut sudah ada dan diikuti oleh tim? Jika belum, terapkan alat bantu dan templat yang tepat untuk membuat prosedur yang efektif di seluruh organisasi.
ClickUp adalah alat yang mudah digunakan oleh pemula untuk menyusun dan mengelola prosedur. Daftar di ClickUp secara gratis untuk membuat prosedur, berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan Anda, dan memastikan semua orang berfungsi secara efisien.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa yang dimaksud dengan contoh prosedur?
Prosedur adalah serangkaian instruksi langkah demi langkah yang memandu individu melalui tugas atau proses tertentu.
Misalnya, 'Prosedur Pemrosesan Pesanan Pembelian' akan mencakup langkah-langkah untuk membuat, menyetujui, dan memproses pesanan pembelian yang ditangani oleh bisnis. Prosedur ini idealnya menentukan siapa yang memulai pesanan pembelian dalam organisasi Anda dan merinci alur kerja persetujuan secara keseluruhan sebagai bagian dari proses standar.
2. Bagaimana Anda membuat prosedur: pendekatan langkah demi langkah
Berikut ini adalah panduan untuk membuat prosedur langkah demi langkah:
- Langkah 1: Tentukan ruang lingkup prosedur dengan menguraikan secara jelas apa yang ingin dicapai
- Langkah 2: Identifikasi pemangku kepentingan utama dan tentukan peran mereka untuk membangun akuntabilitas
- Langkah 3: Berikan instruksi terperinci tentang langkah-langkah dan tindakan apa yang harus dilakukan dalam melaksanakan prosedur
- Langkah 4: Tentukan lokasi fisik atau digital di mana prosedur disimpan dan diimplementasikan
- Langkah 5: Tentukan jadwal khusus untuk setiap langkah yang disebutkan dalam prosedur
- Langkah 6: Komunikasikan mengapa dan bagaimana prosedur tersebut penting untuk mencapai tujuan organisasi
- Langkah 7: Buat dokumen prosedur yang komprehensif dan tinjau serta perbarui secara berkala
3. Apa yang dimaksud dengan prosedur langkah demi langkah?
Prosedur langkah demi langkah adalah serangkaian instruksi terperinci dan berurutan yang memandu individu dalam melakukan tugas atau proses tertentu. Prosedur ini menguraikan aktivitas yang kompleks menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola dan dimengerti, dan setiap langkah dibuat dengan hati-hati untuk memastikan kejelasan dan konsistensi.
Hal ini mencakup siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah, tindakan apa yang harus dilakukan, di mana tugas-tugas tersebut terjadi, kapan harus diselesaikan, dan mengapa hal tersebut penting. Ketika didokumentasikan, langkah-langkah ini membentuk prosedur standar yang mendorong efisiensi organisasi.