Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi konsultan adalah ketidakpastian penghasilan.
Terus-menerus berpindah dari satu klien ke klien lain, menandatangani kontrak baru, dan menyesuaikan diri dengan kebutuhan unik setiap klien dapat menjadi stres dan tidak terduga. Ketidakpastian ini seringkali menimbulkan rasa takut akan masa-masa sulit, di mana Anda mungkin kehilangan klien dan penghasilan secara bersamaan.
Retainer konsultasi menghilangkan ketidakpastian ini. Hal ini terjadi ketika klien Anda percaya pada kualitas pekerjaan Anda dan membayar biaya konsultasi di muka (sebagai retainer) setiap bulan untuk layanan Anda. Klien dapat mengandalkan ketersediaan Anda yang konsisten, dan Anda dapat menikmati penghasilan jangka panjang yang stabil.
Ini adalah situasi yang menguntungkan bagi Anda dan klien Anda.
Namun, meyakinkan klien untuk membayar biaya retainer bisa sulit, terutama jika Anda adalah konsultan baru atau belum memiliki rekam jejak yang solid dalam bekerja dengan banyak klien.
Artikel ini akan menjelaskan segala hal yang perlu Anda ketahui tentang retainer konsultasi. Anda akan mempelajari berbagai jenis retainer, cara memilih yang tepat untuk bisnis Anda, mengimplementasikannya dengan sukses, dan mengatasi tantangan yang mungkin timbul.
Mari kita mulai.
Apa Itu Retainer Konsultan?
Retainer konsultasi adalah jumlah uang tetap atau biaya di muka yang dibayarkan klien kepada Anda sebagai imbalan atas pekerjaan Anda. Ini adalah model penetapan harga yang memungkinkan klien untuk memastikan layanan Anda untuk periode yang telah ditentukan sebelumnya.
Sebagian besar konsultan mengenakan biaya berdasarkan jam, harian, bulanan, atau per proyek untuk lingkup pekerjaan yang telah ditentukan. Namun, metode pembayaran ini tidak menjamin stabilitas atau aliran pendapatan yang konsisten.
Model penetapan harga retainer konsultan mengisi celah tersebut. Model ini memberikan jaring pengaman yang konsisten dengan membayar Anda di muka jika salah satu proyek Anda yang menggunakan model penetapan harga konvensional gagal.
Jenis-Jenis Retainer Konsultan
Perjanjian retainer konsultasi hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran. Mari kita lihat beberapa yang paling umum:
Retainer untuk pekerjaan
Dalam model penetapan harga ini, klien Anda membayar Anda jumlah tetap untuk lingkup pekerjaan atau proyek yang telah disepakati sebelumnya yang Anda janjikan untuk diselesaikan.
Misalnya, Anda mungkin menerima $500 untuk merombak situs web, dan pembayaran Anda bergantung pada jumlah halaman yang Anda rombak dalam periode tertentu, misalnya sebulan.
Retainer akses berbayar
Model retainer bulanan ini terkadang melibatkan pembayaran di muka untuk enam bulan atau satu tahun. Dalam model ini, klien membayar untuk akses ke pengetahuan, pengalaman, dan keahlian Anda, bukan untuk hasil atau layanan spesifik.
Ini umumnya digunakan ketika bisnis klien membutuhkan dukungan berkelanjutan. Hal ini mencakup manajemen pemasaran dan kampanye, manajemen hubungan masyarakat, manajemen keamanan data, manajemen klien, dan lain-lain.
Ini paling cocok untuk konsultan berpengalaman dan ahli di bidangnya dengan reputasi yang baik.
Retainer berbasis nilai
Dalam model penetapan harga ini, Anda dan klien Anda sepakat pada tujuan-tujuan berharga yang akan dicapai pada akhir periode tertentu, daripada menetapkan batas waktu kerja.
Misalnya, klien Anda mungkin menetapkan target untuk meningkatkan tingkat konversi halaman pendaftaran atau tingkat klik pada iklan media sosial.
Harga yang Anda dapatkan kemudian bergantung pada seberapa baik Anda dapat membantu klien mencapai tujuan tersebut. Faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah menetapkan ekspektasi yang jelas tentang apa yang dapat Anda lakukan, karena kegagalan dalam mencapai tujuan dapat membahayakan kontrak retainer Anda.
Retainer berdasarkan tarif jam (atau retainer berbasis waktu)
Dalam model penagihan ini, Anda membebankan biaya kepada klien berdasarkan jam kerja yang digunakan untuk layanan Anda. Ruang lingkup proyek biasanya sepenuhnya terbuka dalam kasus ini.
Retainer tarif jam memberikan klien Anda fleksibilitas lebih dalam memilih proyek yang membutuhkan jasa Anda. Namun, ingatlah untuk menetapkan tarif yang lebih tinggi karena Anda memberikan mereka fleksibilitas yang lebih besar.
Model penetapan harga ini paling cocok untuk klien yang membutuhkan layanan konsultasi untuk beberapa proyek secara bersamaan. Misalnya, jika seorang klien meluncurkan produk baru, mereka mungkin membutuhkan konsultasi tentang desain produk, desain website, kampanye pemasaran, dan lain-lain.
Retainer tarif tetap
Dalam model penetapan harga ini, Anda memberikan biaya tetap atau 'flat' yang mencakup semua layanan dan biaya yang tercantum dalam perjanjian retainer, daripada membebankan biaya per jam. Biaya ini dibayarkan, baik sebagian atau seluruhnya, saat perjanjian ditandatangani.
Menerapkan Retainer dengan Sukses dalam Praktik Konsultasi
Jika Anda tertarik untuk menerapkan model retainer konsultasi, berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan:
Langkah 1: Pilih model yang tepat untuk Anda
Langkah pertama dalam menerapkan model retainer adalah menentukan jenis yang akan digunakan. Tergantung pada kebutuhan klien, Anda dapat memilih satu atau lebih model.
Ingat, masing-masing memiliki kelebihan dan tantangan. Misalnya, jika Anda adalah konsultan baru dengan sedikit pengalaman, pertimbangkan untuk menggunakan model bayar per pekerjaan. Menjanjikan hasil kerja tertentu dapat membantu Anda menarik klien yang mungkin belum familiar dengan pekerjaan Anda.
Di sisi lain, jika Anda adalah konsultan berpengalaman dengan reputasi yang kuat, Anda mungkin ingin menggunakan sistem bayar untuk akses. Klien potensial mungkin bersedia membayar untuk mengakses layanan Anda jika mereka telah melihat Anda berhasil membantu bisnis lain di bidang yang sama.
Selain itu, pertimbangkan industri di mana Anda bekerja. Beberapa industri, seperti pemasaran, membutuhkan dukungan terus-menerus, sementara industri lain, seperti implementasi perangkat lunak (CMS atau chatbot), mungkin hanya membutuhkan pekerjaan sekali waktu dengan pemeliharaan rutin.
Meskipun sistem bayar per akses lebih cocok untuk yang pertama, model retainer bayar per pekerjaan dapat lebih sesuai.
Langkah 2: Perkuat kualifikasi Anda
Menilai keahlian Anda sangat penting saat menetapkan model retainer untuk layanan Anda. Hal ini membantu Anda menentukan cara memasarkan bisnis Anda, model mana yang akan digunakan, dan berapa tarif yang harus dikenakan.
Mulailah dengan mempertimbangkan tahun pengalaman Anda dan pekerjaan yang dapat Anda tunjukkan untuk membuktikan keterampilan konsultasi Anda.
Pertimbangkan apakah Anda memiliki klien sebelumnya yang dapat memberikan testimoni atau rekomendasi sebagai bukti sosial. Langkah-langkah ini akan membantu Anda menilai seberapa baik Anda dapat menjual layanan Anda dan menetapkan struktur harga yang tepat.
Misalnya, Anda mungkin perlu memulai dengan tarif yang lebih rendah jika memiliki keahlian yang luas tetapi portofolio yang terbatas dan sedikit klien. Namun, Anda dapat membenarkan tarif yang lebih tinggi dengan catatan kerja yang solid dan testimoni yang memuaskan.
Anda dapat dengan mudah mendokumentasikan semua kualifikasi Anda dan menyimpannya di platform aman, mudah diakses, dan dapat dibagikan seperti ClickUp Docs. Tim Anda juga dapat meninggalkan komentar di sana untuk saran tambahan.
Selain itu, Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen-dokumen ini kepada klien potensial dengan satu tombol.
Anda juga dapat menggunakan templat Laporan Konsultasi ClickUp yang sudah jadi untuk menghasilkan laporan konsultasi yang membantu Anda.
- Mengumpulkan dan mengintegrasikan data dari berbagai sumber
- Visualisasikan wawasan dalam format yang mudah dibaca
- Menampilkan data kunci kepada klien dalam format visual yang menarik
Dan jangan lupa untuk menambahkan sertifikasi konsultasi Anda ke portofolio jika Anda memilikinya.
Langkah 3: Bangun model bisnis yang tepat
Tentukan layanan yang akan Anda berikan dan tetapkan jadwal waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dan menerima pembayaran. Anda dapat membebankan biaya secara mingguan, bulanan, atau bahkan untuk periode yang lebih lama.
Anda juga harus menyusun perjanjian retainer konsultan. Dokumen ini menampilkan syarat dan ketentuan Anda dan berfungsi sebagai kontrak antara Anda dan klien. Pastikan untuk menambahkan elemen-elemen berikut ke dalam perjanjian:
- Tujuan proyek yang jelas dan disepakati bersama antara Anda dan klien Anda
- Ringkasan pekerjaan
- Penjelasan tentang jenis perjanjian, baik bayar per pekerjaan atau bayar per akses
- Penjelasan tentang cara Anda akan memenuhi persyaratan klien atau deskripsi layanan
- Tanggung jawab masing-masing pihak dalam perjanjian
- Syarat dan ketentuan yang menjelaskan ruang lingkup spesifik perjanjian
- Tarif yang akan dibayarkan klien untuk layanan Anda
- Tanda tangan dari Anda dan klien Anda
Sederhanakan seluruh proses menggunakan templat Perjanjian Konsultasi ClickUp. Ini membantu Anda:
- Buat perjanjian yang jelas dan komprehensif dengan cepat, yang memungkinkan Anda menetapkan ekspektasi terkait layanan yang akan diberikan
- Garis besar pedoman pembayaran
- Menetapkan kontrak yang mengikat secara hukum antara para pihak
Langkah 4: Hitung biaya retainer Anda
Sekarang bagian yang sulit: menetapkan biaya retainer untuk layanan Anda.
Saat memutuskan hal ini, Anda perlu mempertimbangkan pengalaman dan reputasi Anda. Hal itu akan menentukan seberapa besar klien bersedia membayar di muka.
Jika Anda pernah mengenakan tarif per jam sebelumnya, Anda dapat menggunakannya untuk menetapkan harga baru. Perkirakan berapa jam yang akan Anda habiskan untuk proyek klien selama masa kontrak dan kalikan dengan tarif per jam Anda.
Misalnya, jika Anda mengenakan tarif $80 per jam dan menandatangani kontrak bulanan untuk 30 jam per minggu, Anda akan menghitung total biaya Anda seperti ini:
80 x 30 x 4 = $9.600
Itu adalah metode perkiraan jam kerja yang komprehensif, tetapi ada cara lain untuk menentukan biaya retainer Anda. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:
- Metode Rata-Rata: Menghitung biaya retainer berdasarkan rata-rata biaya kasus serupa yang pernah Anda tanganiRumus: Biaya Retainer = (Rata-Rata Jam untuk Kasus Serupa x Tarif Per Jam)
- Metode Langkah: Biaya retainer dihitung untuk mencakup tahap awal proyek, termasuk biaya konsultasi awal, penelitian, dan dokumentasi lainnya
Rumus: Biaya Retainer = Perkiraan Jam untuk Tahap Awal x Tarif Per Jam
Setelah Anda menghitung biaya menggunakan metode yang Anda pilih, Anda dapat menegosiasikan sebagian atau seluruh jumlah tersebut sebagai biaya retainer Anda.
Langkah 5: Tampilkan portofolio Anda
Saat menggunakan model retainer, Anda harus menunjukkan kepada klien mengapa produk atau layanan Anda layak untuk dibayar.
Sebagai konsultan, alat terbaik untuk hal ini adalah portofolio yang kuat. Anda dapat mencantumkan klien-klien sebelumnya, proyek-proyek yang telah Anda kerjakan, manfaat, pendapatan, konversi, dan hasil positif lainnya yang telah Anda capai.
Selain portofolio, Anda dapat membuat strategi pemasaran yang kohesif untuk menarik minat perusahaan terhadap layanan Anda. Jika Anda ingin menyelenggarakan kampanye pemasaran kelas atas, gunakan Template Manajemen Kampanye Pemasaran ClickUp untuk
- Dengan mudah menjadwalkan, memantau, dan mengelola semua kampanye Anda
- Tetap terorganisir dan lacak tugas secara real-time
- Bekerja sama dengan tim dan klien Anda di platform terpadu
Gunakan ClickUp Brain, alat berbasis AI kami, untuk mengotomatisasi proses outreach email atau SMS dan alur kerja manajemen proyek lainnya. Misalnya, Anda dapat mengatur pemicu dalam tugas atau status ClickUp untuk mengotomatisasi pengiriman email atau pesan SMS saat kondisi tertentu terpenuhi. Anda juga dapat menggunakan ClickUp Brain untuk meminta pembaruan status tugas dengan cepat,
Bagaimana cara mengalihkan klien existing ke retainer?
Sebagai firma konsultasi, Anda mungkin sudah memiliki beberapa klien yang bekerja sama dengan Anda. Jadi, bagaimana cara mengubah klien satu kali menjadi model retainer?
Mungkin terdengar menakutkan pada awalnya, tetapi dengan bantuan kami, hal itu tidak perlu terjadi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk beralih dari klien saat ini ke sistem retainer:
- Pahami perspektif setiap klien: Evaluasi apa yang dibutuhkan setiap klien dan tentukan mana yang membutuhkan dukungan berkelanjutan dan lebih mungkin untuk membeli layanan Anda lagi. Fokuslah pada bisnis yang telah menggunakan layanan Anda beberapa kali. Jangan mendekati setiap klien existing dengan model retainer baru Anda
- Pilih waktu yang tepat untuk memperkenalkan model harga: Jika Anda sudah memiliki hubungan yang baik dengan klien, Anda dapat dengan nyaman membahas model harga baru. Pilih waktu yang tepat untuk ini, seperti percakapan rutin atau saat mereka sedang merencanakan anggaran atau strategi. Jangan tiba-tiba memperkenalkan model retainer tanpa pemberitahuan sebelumnya
- Buka diri terhadap umpan balik klien: Bersikap terbuka dan transparan tentang perubahan dan tetap terbuka terhadap saran apa pun yang mereka miliki. Mereka mungkin memiliki persyaratan khusus atau ingin menegosiasikan tarif. Tangani kekhawatiran mereka dan bersikap fleksibel sebisa mungkin tanpa mengorbankan pendapatan Anda
- Jelaskan proses transisi secara rinci: Apakah ruang lingkup pekerjaan akan berubah? Apakah klien akan menerima kredit jangka pendek? Jelaskan dengan jelas timeline dan syarat-syarat perubahan ini untuk menghindari kebingungan tentang penagihan atau kekhawatiran bahwa mereka tidak menerima nilai yang telah mereka bayar
Strategi negosiasi untuk klien baru
Meskipun mempertahankan dan mengalihkan klien lama penting, Anda juga harus fokus pada mendapatkan klien baru yang akan memulai kerja sama dengan Anda melalui model harga retainer.
Berikut adalah beberapa strategi yang dapat membantu Anda dalam negosiasi ini:
- Lakukan panggilan penemuan mendalam: Sebelum Anda mengusulkan biaya retainer, lakukan panggilan penemuan mendalam untuk memahami apa yang dibutuhkan klien potensial Anda, tujuan mereka, dan ruang lingkup pekerjaan Anda
- Tawarkan periode uji coba: Untuk mengurangi ketidakpastian mengenai kualitas pekerjaan Anda, tawarkan periode uji coba. Dengan cara ini, kedua belah pihak dapat mengakhiri hubungan kerja sama lebih awal dengan risiko minimal. Periode uji coba memungkinkan klien untuk mengevaluasi pekerjaan Anda dan memutuskan apakah investasi mereka sepadan
- Fokus pada nilai dan manfaat: Saat mempresentasikan model bisnis Anda, pastikan untuk menekankan manfaat yang diperoleh klien dengan bekerja sama dengan Anda melalui retainer. Misalnya, jika Anda adalah agen iklan online, Anda bisa mengatakan, "Dengan menyewa saya melalui retainer, Anda akan memiliki akses ke keahlian saya kapan pun Anda membutuhkannya. Anda tidak perlu mengawasi pengeluaran iklan secara detail karena agensi kami akan menangani pemantauan kinerja dan penyesuaian. Selain itu, Anda tidak perlu mencari orang baru saat kampanye ini berakhir."
- Beradaptasi: Siap untuk bernegosiasi dan berkompromi. Cobalah menawarkan tarif yang lebih rendah sebagai imbalan atas jangka waktu kontrak yang lebih lama atau usulkan periode percobaan
- Kenali nilai Anda: Meskipun fleksibel, jangan biarkan klien menginjak-injak Anda. Ketahui kapan kompromi menjadi terlalu berlebihan dan belajarlah untuk menolak tawaran yang dapat merugikan bisnis Anda secara keseluruhan
Seni Menjual Retainer Konsultasi
Masalah terbesar yang dihadapi agen saat mencoba meyakinkan klien untuk menggunakan model retainer adalah:
- Kurangnya kepercayaan diri dalam menentukan harga
- Rasa takut meminta klien untuk komitmen jangka panjang dan
- Gagal menyampaikan nilai yang mereka berikan kepada klien dengan jelas
Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan tips berikut:
- Tentukan hasil yang dapat diukur: Apa hasil konkret yang dapat Anda capai melalui pekerjaan Anda? Seringkali, Anda akan menemukan konsultan yang mengatakan, "Kami membantu pelanggan kami tumbuh dengan membantu pemasaran mereka." Namun, tidak ada yang akan mengembangkan bisnis dengan tawaran seperti itu. Anda harus lebih spesifik dan bermakna. Misalnya, katakanlah Anda meningkatkan lalu lintas organik sebesar 200%. Temukan bagaimana hal itu mempengaruhi jumlah leads, berapa banyak pelanggan baru yang dibawa, dan berapa nilai yang akan Anda hasilkan jika Anda secara konsisten melakukan ini selama 2, 3, atau 5 tahun
- Masuk ke dalam pintu: Jangan langsung menawarkan model retainer Anda kepada klien baru. Pertama, cobalah untuk membangun hubungan dengan mereka. Anda tidak akan membeli pakaian di toko tanpa mencobanya terlebih dahulu, bukan? Jadi, mengapa klien Anda harus membuat komitmen besar hanya karena Anda memintanya? Menawarkan uji coba gratis bisa menjadi cara yang bagus untuk menunjukkan apa yang bisa Anda lakukan untuk klien Anda. Anda juga bisa menjual panggilan penemuan awal untuk memulai transaksi antara Anda dan klien. Lagipula, menjual komitmen awal seharga $500-$3.000 jauh lebih mudah daripada menjual proyek seharga $5.000-$100.000
- Tawarkan diskon retainer: Banyak klien akan ragu untuk membayar di muka sebelum melihat layanan Anda. Klien Anda mungkin berpikir bahwa jika mereka bisa membayar Anda $100 per jam setiap kali Anda menghabiskan satu jam bersama mereka, mengapa mereka harus membayar $10.000 untuk 100 jam di muka? Untuk meyakinkan mereka, Anda dapat memberikan diskon minimal antara 5% hingga 15% pada biaya retainer Anda
- Memberikan laporan kemajuan: Klien ingin tahu apa yang mereka dapatkan dari uang yang mereka bayarkan. Oleh karena itu, laporan kemajuan secara teratur akan membantu Anda menjual dan mempertahankan klien melalui model retainer. Laporan ini menampilkan secara tepat apa yang telah Anda lakukan dan menunjukkan manfaat yang mereka peroleh dari hubungan retainer
Keuntungan dan Tantangan Retainer Konsultan
Berikut ini beberapa kelebihan dan kekurangan yang dapat membantu Anda memutuskan kapan retainer paling cocok untuk Anda – dan kapan tidak.
Keuntungan
- Pendapatan stabil: Keuntungan paling penting dari retainer konsultasi adalah pendapatan yang konstan, konsisten, dan terjamin untuk agensi Anda. Hal ini mengurangi risiko yang mungkin Anda hadapi akibat pembayaran yang tertunda
- Hubungan jangka panjang: Retainer konsultasi membangun hubungan jangka panjang dengan klien dan menyediakan arus kas yang stabil, membantu Anda mempertahankan stabilitas keuangan, menutupi biaya operasional, dan merencanakan pertumbuhan
- Kebebasan ruang lingkup pekerjaan: Retainer berbasis waktu memungkinkan Anda membantu klien dengan berbagai tugas dalam bidang keahlian Anda, bukan hanya proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini menunjukkan fleksibilitas Anda dan memungkinkan Anda membangun portofolio yang beragam
- Aksesibilitas: Klien menginginkan akses instan ke ahli. Perjanjian retainer dapat memberikan klien akses prioritas ke layanan konsultasi Anda, yang pada gilirannya memperkuat hubungan klien dan meningkatkan tingkat retensi klien
Konsultasi
- Ketergantungan berlebihan: Ketergantungan berlebihan pada retainer seringkali menyebabkan rasa puas diri dan kurangnya inovasi. Hal ini disebabkan oleh adanya sumber penghasilan yang stabil dalam jangka waktu lama tanpa menghadapi persaingan, yang dapat mengurangi tingkat retensi klien. Cara terbaik untuk mengatasi hal ini adalah dengan menerapkan solusi seperti ClickUp. Dengan bantuan ClickUp Goals, Anda dapat dengan mudah melacak kemajuan Anda, misalnya dalam mempelajari keterampilan baru atau menjangkau klien baru dengan cakupan pekerjaan yang lebih komprehensif dan tujuan yang dapat diukur. Dengan ClickUp Goals, Anda dapat membagi target besar menjadi tugas-tugas kecil dan mengukur kemajuan setiap tujuan Anda.
- Keterbatasan fleksibilitas klien: Model retainer mungkin terasa membatasi bagi klien Anda karena mereka akan terikat untuk bekerja dengan Anda tanpa kesempatan untuk mencari alternatif lain. Solusinya adalah memiliki portofolio yang baik atau menawarkan uji coba gratis yang dapat menenangkan pikiran klien Anda.
Seperti yang mungkin Anda perhatikan, kami tidak banyak menyebutkan kelemahan. Itu karena model retainer konsultan memiliki sangat sedikit kelemahan.
Kelola Biaya Retainer Konsultan Anda dengan ClickUp
Retainer konsultasi dapat menjadi sumber pendapatan utama bagi agensi Anda jika digunakan dengan bijak. Mereka membantu Anda mempertahankan sumber pendapatan yang stabil sehingga Anda tidak perlu bergantung pada persetujuan faktur untuk pembayaran bulanan. Hal ini secara drastis mengurangi risiko gangguan arus kas akibat pembayaran yang tertunda.
Ada manfaat lain juga, seperti membantu Anda mempertahankan hubungan jangka panjang yang sehat, memperluas cakupan pekerjaan Anda, dan lain-lain. Namun, mempertahankan klien lama atau mendapatkan klien baru melalui perjanjian retainer tidak selalu mulus, dan Anda harus siap untuk bekerja keras.
Di sinilah perangkat lunak konsultasi ClickUp berperan. Ini adalah solusi manajemen proyek premium yang membantu Anda menyusun perjanjian, memproses data, mengumpulkan informasi, menghasilkan laporan, memvisualisasikan pertumbuhan, dan menampilkan wawasan detail—membantu Anda mempersiapkan diri untuk mendapatkan retainer dengan memberikan layanan terbaik kepada klien Anda.
ClickUp juga menyediakan beberapa templat konsultasi untuk membantu Anda menghemat waktu saat menyiapkan perjanjian, dokumen, atau laporan.
Dengan ini, Anda dapat dengan mudah menarik minat klien dan menunjukkan nilai tepat yang Anda berikan kepada mereka—tidak ada lagi tebak-tebakan, berkas yang berantakan, dan yang paling penting, klien yang tidak puas. Gunakan Layanan Konsultasi ClickUp secara gratis sekarang.