Cara Membuat Struktur Perincian Biaya (Dengan Contoh)

'Berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk proyek ini?

Ini mungkin salah satu pertanyaan paling umum namun penting yang akan ditanyakan oleh klien atau pemangku kepentingan internal kepada Anda. Dan jika estimasi yang Anda berikan tidak akurat atau bahkan tidak realistis, hal ini dapat membahayakan proyek.

Tentu saja, estimasi biaya tidak selalu akurat hingga ke rupiah terakhir, tetapi bayangkan jika Anda mengutip biaya X untuk sebuah proyek, hanya untuk menyadari bahwa Anda akan membutuhkan 2X lipat dari anggaran tersebut ketika proyek benar-benar dimulai.

Bukan situasi yang ingin Anda hadapi.

Di sinilah Struktur Perincian Biaya (CBS) dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang keuangan proyek Anda. CBS menguraikan semua biaya yang diantisipasi ke dalam kategori yang dapat dikelola, memberikan gambaran yang jelas ke mana uang Anda pergi. Hal ini membantu Anda membuat keputusan penganggaran yang tepat dan mengelola biaya proyek secara efisien.

Selain itu, ini juga akan membantu Anda melacak proyek Anda untuk mengetahui potensi pembengkakan biaya sejak dini, sehingga membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Namun, apa sebenarnya CBS itu, dan apa bedanya dengan struktur rincian kerja (WBS)? Kami akan membahas pertanyaan-pertanyaan ini dan lebih banyak lagi dalam panduan ini.

Apa itu Struktur Perincian Biaya dalam Manajemen Proyek?

Manajemen proyek melibatkan pengelolaan berbagai aspek proyek, termasuk ruang lingkup, waktu, dan biaya. Meskipun menjaga proyek Anda tetap di jalur dan memenuhi tenggat waktu sangat penting, namun tetap sesuai anggaran juga sama pentingnya. Di sinilah struktur rincian biaya (cost breakdown structure/CBS) menjadi alat yang penting.

CBS adalah dokumen yang merinci semua biaya yang akan dikeluarkan dalam proyek tertentu Setiap baris atau baris dalam CBS adalah singkatan dari item biaya yang terkait dengan proyek. CBS memecah biaya-biaya ini ke dalam kategori yang didefinisikan dengan jelas, memberikan peta jalan terperinci untuk keuangan proyek Anda.

**Mengapa struktur rincian biaya penting?

Dalam setiap siklus hidup manajemen proyek bagian yang paling penting adalah memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Jika salah satu dari kedua hal tersebut tidak berjalan dengan baik, maka akan ada komplikasi terhadap kesuksesan proyek secara keseluruhan. Dengan menambahkan struktur rincian biaya ke dalam strategi manajemen proyek Anda, Anda dapat

• **Meningkatkan penganggaran dan estimasi biaya dengan mengidentifikasi semua elemen potensial dari struktur biaya di awal. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghindari kejutan yang tidak menyenangkan di kemudian hari dan meminimalkan risiko biaya yang tumbuh melampaui batas tertentu
• **Merencanakan proyek Anda dengan lebih akurat, karena Anda dapat mengidentifikasi potensirisiko biaya proyek dan aktivitas sejak dini, memastikan Anda dapat mengembangkan strategi mitigasi atau meminimalkan dampak risiko ini
• **Mengkomunikasikan dengan jelas ekspektasi proyek kepada semua pemangku kepentingan, termasuk klien, sponsor, dan anggota tim. Hal ini memastikan transparansi dan memastikan semua orang selaras dengan tujuan proyek

Perbedaan antara struktur rincian biaya dan struktur rincian kerja

Struktur perincian biaya dapat terlihat sangat mirip struktur perincian pekerjaan (WBS) karena kami mencantumkan semua aktivitas dan pemangku kepentingan yang terlibat dalam keduanya. Namun, jika CBS berfokus pada pengendalian biaya atau mengelola pengeluaran proyek, WBS adalah tentang memahami semua aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan proyek yang sukses.

Beberapa perbedaan halus meliputi:

Memecah Struktur Perincian Biaya

Struktur rincian biaya dibuat dengan menggunakan beberapa komponen, termasuk:

1. Struktur perincian pekerjaan

Dasar dari CBS Anda adalah WBS. Dokumen ini menguraikan hasil proyek dan tugas-tugas yang membentuk proyek Anda. Anggap saja sebagai cetak biru tentang apa yang perlu dilakukan.

2. Mengidentifikasi biaya yang terlibat dalam setiap aktivitas

Untuk setiap CBS, ada empat kategori biaya utama yang perlu dipertimbangkan:

• Biaya tenaga kerja: Gaji, upah, dan tunjangan anggota tim yang ditugaskan untuk tugas tersebut. Anggap saja sebagai biaya tenaga manusia
• Biaya material: Bahan mentah, persediaan, dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari tinta printer hingga kayu, tergantung pada proyek Anda
• Biaya peralatan: Penyewaan atau pembelian peralatan khusus yang diperlukan untuk tugas tersebut
• Biaya tidak langsung: Ini adalah faktor selain biaya langsung yang dapat menambah anggaran proyek Anda. Ini termasuk sewa kantor, utilitas, asuransi, biaya administrasi, dan banyak lagi

3. Pahami peluang biaya

Paket CBS tidak hanya membantu perencanaan biaya; tetapi juga membantu Anda memahami potensi tindakan. Misalnya, jika Anda harus membuat situs web untuk klien.

Jika biaya untuk mempekerjakan sumber daya eksternal jauh lebih tinggi dari yang diharapkan, Anda dapat membuat keputusan proaktif seperti menyelesaikan beberapa tugas secara internal. Hal ini membantu meminimalkan biaya proyek secara keseluruhan dan membantu Anda mengendalikan kualitas proyek.

Cara Membuat Struktur Perincian Biaya

Setelah Anda memahami kekuatan CBS, mari kita pelajari langkah-langkah praktis dalam membuatnya. Anda dapat membuat struktur rincian biaya terperinci menggunakan perangkat lunak manajemen proyek atau alat yang membantu Anda menganalisis atau memantau semua aktivitas dan sumber daya yang terlibat dalam proyek tertentu. Untuk membuat CBS yang terperinci dan akurat, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

Langkah 1: Ketahui semua aktivitas dan kebutuhan sumber daya

Langkah pertama untuk perencanaan proyek dan estimasi biaya yang sukses adalah mengetahui aktivitas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek Anda. Hal ini biasanya melibatkan:

• Dokumen ruang lingkup proyek: Dokumen ini menguraikan tujuan, hasil, dan jadwal proyek. Dokumen ini berfungsi sebagai dasar untuk WBS dan CBS Anda
• Struktur rincian kerja (WBS): WBS yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk CBS Anda. WBS menyediakan kerangka kerja untuk mengidentifikasi elemen biaya yang terkait dengan setiap tugas proyek
• Alat bantu estimasi biaya: Berbagai alat bantu estimasi biaya tersedia, mulai dari spreadsheet sederhana hingga perangkat lunak yang lebih canggih. Pilih metode yang paling sesuai dengan kompleksitas dan anggaran proyek Anda

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori biaya

Langkah selanjutnya adalah memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk setiap tugas, aktivitas, atau sumber daya. Tugas-tugas ini dapat dibagi menjadi beberapa aspek tergantung pada dampak dan area kerjanya, seperti:

• Biaya langsung: Biaya ini adalah biaya nyata yang terkait langsung dengan tugas proyek tertentu. Biaya ini biasanya meliputi:
  
  • Biaya tenaga kerja: Gaji, upah, dan tunjangan anggota tim yang ditugaskan untuk tugas-tugas tersebut.
  • Biaya material: Bahan mentah, persediaan, dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
  • Biaya peralatan: Penyewaan atau pembelian peralatan khusus yang diperlukan untuk tugas-tugas tersebut
• Biaya tidak langsung: Sering disebut sebagai biaya overhead, ini adalah biaya yang mendukung proyek secara keseluruhan tetapi tidak secara langsung dapat dikaitkan dengan satu tugas. Contohnya termasuk:
  
  • Sewa kantor dan utilitas
  • Asuransi
  • Biaya administrasi
  • Langganan perangkat lunak

Dengan mempertimbangkan biaya langsung dan tidak langsung, Anda meminimalkan risiko dari tugas yang tidak diketahui atau faktor biaya yang ditambahkan ke dalam anggaran Anda.

Langkah 3: Memperkirakan biaya pekerjaan

Setelah Anda memperhitungkan semua faktor biaya yang akan memengaruhi anggaran Anda, sekarang saatnya untuk mulai memperkirakan biaya untuk menyelesaikan item tindakan tertentu. Misalnya, jika Anda ingin melakukan tugas X, berapa lama waktu yang dibutuhkan anggota tim Anda untuk menyelesaikannya? Berapa banyak sumber daya yang mereka perlukan untuk menyelesaikannya? Jawaban-jawaban ini memungkinkan Anda untuk memperhitungkan anggaran keseluruhan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas X.

Setelah Anda melakukan ini untuk semua tugas dalam proyek Anda, ini dapat digunakan untuk memberikan biaya akhir untuk proyek tersebut. Ini adalah proses yang sangat penting, terutama saat memperkirakan anggaran untuk proyek berskala besar seperti proyek konstruksi.

Dengan melacak secara cermat tugas dan sumber daya yang diperlukan untuk proyek tertentu dan dampak lainnya menggunakan perangkat lunak manajemen konstruksi anda dapat memastikan bahwa proyek Anda dapat diselesaikan sesuai jadwal dan anggaran yang ditentukan.

Langkah 4: Buat rencana kontinjensi untuk CBS Anda

Bahkan setelah perencanaan yang cermat, kejadian tak terduga dapat menambah biaya proyek Anda. Misalnya, jika Anda harus membeli bahan dari pemasok dan mereka kehabisan stok, Anda mungkin perlu mendapatkannya dari sumber lain. Biaya untuk hal ini bisa lebih tinggi, atau Anda bahkan mungkin harus membayar ekstra kepada pemasok yang sama jika bahan yang Anda butuhkan memiliki stok yang rendah.

Untuk mengurangi risiko ini, sertakan margin kontingensi dalam CBS Anda. Ini adalah buffer yang dialokasikan untuk biaya tak terduga yang mungkin timbul selama proyek berlangsung. Besarnya margin kontinjensi Anda akan bergantung pada faktor risiko yang melekat pada proyek Anda.

Unduh Template Ini

Menangani insiden di masa depan secara efektif dengan perencanaan yang tepat dengan Rencana Kontinjensi ClickUp

Untuk memulai perencanaan Anda, gunakan fitur Templat Rencana Kontinjensi ClickUp dan menjaga bisnis Anda tetap aman dan terlindungi.

Templat ini menawarkan tampilan daftar dan papan, membantu Anda menggambar Rencana Kontinjensi dan menggunakannya secara efektif untuk proyek Anda. Templat ini membantu Anda membuat peta jalan yang jelas untuk kejadian tak terduga dengan:

• Menganalisis potensi risiko dan dampaknya terhadap operasi Anda
• Mengidentifikasi sumber daya dan personel yang diperlukan
• Menguji skenario alternatif untuk memastikan hasil terbaik

Langkah 5: Pemeriksaan indera

Langkah terakhir dalam membuat struktur rincian biaya adalah meninjau rencana Anda secara menyeluruh. Cari ketidakkonsistenan atau informasi yang hilang. Bagikan CBS Anda dengan para pemangku kepentingan utama untuk mendapatkan masukan dan selesaikan dokumen tersebut setelah memasukkan umpan balik dari mereka.

Analisis Struktur Perincian Biaya: Alat yang Sangat Penting

Untuk proyek apa pun, penundaan sering kali merugikan. Sebagai contoh, jika kita adalah perusahaan konstruksi, penundaan kecil dalam pengadaan sumber daya dapat berarti terhentinya pekerjaan, dan hal ini pada akhirnya akan meningkatkan pengeluaran proyek secara keseluruhan. Inilah sebabnya mengapa menggunakan analisis CBS sangat penting bagi organisasi.

Dengan analisis struktur rincian biaya secara teratur, Anda dapat memastikan bahwa keuangan dan jadwal proyek Anda terus dipantau, sehingga membantu menghilangkan risiko biaya. Hal ini juga membantu dengan:

• Manajemen biaya yang proaktif, karena Anda dapat mengidentifikasi pembengkakan biaya sejak dini dan mengambil tindakan korektif, seperti menyesuaikan alokasi sumber daya atau bernegosiasi dengan pemasok, agar tetap sesuai anggaran
• Meningkatkan kontrol dan manajemen proyek, karena Anda dapat memantau aspek-aspek WBS saat menganalisis dokumentasi CBS Anda
• **Mengidentifikasi potensi risiko, termasuk perencanaan biaya atau sumber daya, sehingga Anda dapat meminimalkan dampaknya terhadap keseluruhan proyek Anda

Saat melakukan analisis CBS, pastikan Anda mencari dampak standar pada proyek Anda, seperti:

• Varians biaya: Melacak setiap penyimpangan antara biaya yang dianggarkan dan biaya aktual yang terjadi. Analisis alasan terjadinya perbedaan ini dan lakukan tindakan korektif yang diperlukan.
• Titik pencapaian proyek: Melakukan analisis CBS pada titik-titik pentingtonggak-tonggak penting proyek untuk menilai kinerja keuangan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Gunakan Pencapaian dalam ClickUp untuk memvisualisasikan tujuan Anda dalam sekejap dan memastikan Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapainya.
• Perubahan ruang lingkup proyek: Setiap perubahan pada ruang lingkup proyek dapat berdampak pada biaya. Analisis CBS Anda untuk memahami implikasi keuangan dari perubahan ruang lingkup dan memastikan perubahan tersebut selaras dengan anggaran secara keseluruhan.

Menerapkan CBS Dengan ClickUp

Untuk mendapatkan estimasi yang paling akurat untuk proyek Anda, Anda harus dapat merinci semua tugas, termasuk semua sumber daya, biaya aktual, biaya logistik, dan setiap aktivitas yang terlibat. Bagi sebagian besar perusahaan, hal ini sering kali terbukti sulit karena semua aktivitas dan tim mereka bekerja secara terpisah dan pada platform yang berbeda.

Di sinilah solusi end-to-end perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp dapat membantu membuat segala sesuatunya menjadi jauh lebih efisien.

tampilan tim ClickUp untuk manajemen dan pengiriman proyek yang akurat_

ClickUp lebih dari sekadar manajemen tugas dasar, menawarkan serangkaian fitur yang kuat yang secara sempurna melengkapi kebutuhan CBS Anda. Dengannya, Anda bisa:

• **Memecah hasil proyek menjadi tugas dan subtugas yang dapat dikelola, menciptakan peta jalan visual yang jelas. Hal ini memungkinkan Anda memperkirakan anggaran proyek dengan lebih baik berdasarkan aktivitas dan sumber daya yang terlibat
• **Melacak biaya terkait dengan menetapkan estimasi biaya untuk setiap tugas, mengkategorikan biaya, dan melacak biaya aktual yang dikeluarkan. Hal ini menyediakan lokasi terpusat untuk mengelola semua keuangan proyek
• **Memvisualisasikan rincian biaya berdasarkan kategori, melacak varians anggaran, dan mendapatkan wawasan berharga tentang keuangan proyek
• Bagikan dokumen CBS Anda dengan anggota tim, tetapkan tugas dengan estimasi biaya, dan memberi informasi kepada semua orang tentang keuangan proyek melalui pembaruan waktu nyata

Kelola semua aktivitas yang berhubungan dengan proyek dengan mudah di satu platform dengan ClickUp Tasks

Dengan Manajemen Proyek ClickUp anda mendapatkan fitur-fitur canggih yang dapat membantu Anda:

• **Merencanakan dan memprioritaskan semua detail proyek Anda dengan mudah, membantu seluruh tim Anda mendapatkan pemahaman yang jelas tentang ruang lingkup, alokasi, dan aktivitas
• LeverageClickUp BrainAsisten manajemen proyek berbasis AI, untuk menyederhanakan pekerjaan Anda sehari-hari. Alat ini dapat secara otomatis menghasilkan item tindakan dan subtugas, meringkas utas komentar, membuat tabel data, menemukan detail yang relevan di dalam ClickUp dan aplikasi yang terhubung, serta membuat dan membagikan pembaruan kemajuan otomatis. Gunakan sebagai manajer proyek AI Anda
• Dapatkan konsensus lebih cepat dan mulai proyek dengan jelas menggunakan satu platform untuk berkolaborasi dalam visi proyek Anda, memperkirakan biaya, dan menyelesaikan proyek dengan lebih cepat dan sesuai anggaran

Platform ini juga menyediakan templat estimasi yang siap pakai dan dapat disesuaikan sepenuhnya untuk membantu Anda memulai estimasi proyek CBS dan WBS secara instan. Sebagai contoh, templat Anggaran Proyek ClickUp dengan Templat WBS membuat pelacakan biaya menjadi mudah dan sederhana dengan membagi proyek Anda menjadi beberapa tugas.

Unduh Templat Ini

Menangani proyek yang kompleks dengan mahir dengan Anggaran Proyek ClickUp dengan Templat WBS

Dengan menggunakan templat ini, Anda dapat menyederhanakan aktivitas penganggaran proyek karena templat ini memungkinkan Anda untuk melakukannya:

• Memetakan aktivitas dan perkiraan biaya
• Mengatur semua data proyek Anda di satu tempat
• Melacak pengeluaran Anda secara terus menerus sehingga Anda tidak melebihi anggaran

Termasuk struktur rincian kerja (WBS) yang terperinci, termasuk:

• Status Khusus: Untuk menandai status tugas sebagai Batal, Selesai, Sedang Berlangsung, Ditunda, dan Harus Dilakukan
• Bidang Khusus: Untuk mengkategorikan dan menambahkan atribut untuk mengelola tugas Anda dan dengan mudah memvisualisasikan aktivitas dan anggaran proyek Anda
• Tampilan Khusus: Untuk memvisualisasikan informasi Anda dalam beberapa tampilan untuk pelacakan dan manajemen proyek
• Manajemen Proyek: Tingkatkan anggaran proyek dan pelacakan WBS dengan kemampuan pelacakan waktu, tag, peringatan ketergantungan, email, dan banyak lagi

Templat ini menyediakan struktur yang sudah ditentukan sebelumnya untuk WBS, bidang estimasi biaya, dan fungsi pelacakan anggaran tanpa harus melakukan semua tugas secara manual atau memulai dari awal.

Unduh Templat Ini

Melacak biaya proyek seperti seorang profesional dengan Templat Manajemen Biaya Proyek ClickUp yang dapat disesuaikan sepenuhnya

Ace Rencana Anggaran Proyek Anda Dengan ClickUp

Jadi, inilah panduan utama untuk membantu Anda membuat perencanaan proyek dan memperkirakan anggaran proyek. Panduan ini memberikan gambaran yang jelas dan komprehensif tentang keuangan proyek Anda, memberdayakan Anda untuk membuat keputusan penganggaran yang tepat, mengidentifikasi potensi risiko biaya secara proaktif, dan pada akhirnya menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Mengukur dan menganalisis waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas untuk memastikan produktivitas & kepatuhan terhadap anggaran dengan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp

Dengan ClickUp, Anda dapat membuat seluruh manajemen proyek proses yang jauh lebih efektif dan melacak anggaran dan tugas pada platform yang sama.

Baik itu manajer proyek atau departemen keuangan atau komersial Anda, mereka semua dapat bekerja sama, merencanakan proyek, dan berkolaborasi sesuai kebutuhan. Atau, seperti yang dikatakan Michael Scott, ini adalah triple WIN.

Semua dalam satu perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda mengelola alur kerja, dokumen, dasbor waktu nyata, dan banyak lagi, membantu tim Anda bergerak lebih cepat, bekerja lebih cerdas, dan menghemat waktu.

Siap mengendalikan biaya proyek Anda? Daftar ke ClickUp hari ini dan rasakan manfaat dari pendekatan CBS yang efisien dan kolaboratif!

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

**1. Apa saja yang termasuk dalam struktur rincian biaya?

Struktur rincian biaya (CBS) mencakup semua biaya yang dikeluarkan dalam proyek tertentu. Ini mencakup empat kategori biaya utama:

• Biaya tenaga kerja: Uang yang dihabiskan untuk orang-orang yang akan melaksanakan proyek
• Biaya material: Semua bahan yang dibeli oleh bisnis, termasuk bahan mentah, suku cadang dan komponen, persediaan manufaktur, asuransi, dan pengiriman
• Biaya peralatan: Peralatan yang sebenarnya
• **Biaya overhead atau biaya tidak langsung: Biaya yang tidak secara langsung dialokasikan ke biaya tertentu, seperti ruang kantor, utilitas, tunjangan, dan pajak

**2. Apa yang dimaksud dengan metode perincian biaya?

Metode perincian biaya mengacu pada proses pembuatan struktur perincian biaya. Hal ini melibatkan identifikasi semua aktivitas proyek dari Struktur Perincian Kerja (WBS), menetapkan biaya untuk setiap aktivitas, dan menjumlahkannya untuk mendapatkan total anggaran proyek.

**3. Apa perbedaan antara struktur rincian biaya dan struktur rincian kerja (WBS)?

Struktur Perincian Kerja (WBS) menguraikan hasil proyek dengan memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. CBS berfokus pada aspek keuangan proyek, menetapkan biaya untuk setiap elemen WBS. Bersama-sama, keduanya memberikan pandangan komprehensif tentang ruang lingkup dan keuangan proyek.