Manajemen proyek bukanlah untuk orang yang lemah. Sebagai seorang PM, Anda bertanggung jawab untuk mengelola semuanya: orang, sumber daya, jadwal, dan (tentu saja) anggaran. Manajemen biaya proyek adalah keterampilan yang harus dimiliki untuk mengelola biaya langsung dan biaya tidak langsung untuk proyek-proyek baru. Bagaimanapun juga, profitabilitas membuat pintu Anda tetap terbuka.
Namun, pengendalian biaya bukannya tanpa tantangan. Manajemen biaya yang efektif membutuhkan perataan sumber daya tetap berada dalam lingkup proyek, dan menghasilkan anggaran yang akurat sejak awal.
Jika Anda merasa ngeri membayangkan biaya proyek yang terlalu tinggi atau terlalu rendah, kami siap membantu Anda. Dalam panduan ini, kami akan menguraikan seluk beluk manajemen biaya proyek, berbagi metodologi pengendalian biaya, dan menunjukkan kepada Anda cara mengendalikan anggaran proyek.
Apa Itu Manajemen Biaya Proyek ??
Manajemen biaya proyek adalah proses perencanaan, estimasi, penganggaran, dan pengendalian biaya. Tujuan manajemen biaya sederhana: menyelesaikan proyek sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. Ini termasuk menjaga biaya tetap rendah dan mencapai keseimbangan antara ruang lingkup, waktu, dan biaya . 💰
Namun, tetap sesuai anggaran lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Manajemen biaya proyek memerlukan proses estimasi biaya yang cermat untuk memprediksi total biaya proyek secara akurat. Tidak hanya itu, Anda juga perlu menghitung biaya langsung, seperti tenaga kerja dan material, serta biaya tidak langsung yang lebih rumit, seperti overhead, untuk mendapatkan perkiraan yang seakurat mungkin.
Untungnya, manajemen biaya yang efektif memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda, termasuk:
- Kepatuhan terhadap anggaran: Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen proyek adalah menjaga agar biaya tetap terkendali. Manajemen biaya proyek membantu Anda menghindari pembengkakan biaya yang dapat membahayakan profitabilitas Anda
- Alokasi sumber daya yang lebih baik: Perlu bantuan untuk mengalokasikan sumber daya? Manajemen biaya proyek memastikan setiap dolar yang dibelanjakan berkontribusi pada kesuksesan proyek. Berhenti membayar langganan yang tidak terpakai atau perangkat keras yang tidak efisien dengan perencanaan proyek yang tepat
- Pengambilan keputusan yang lebih cerdas: Estimasi biaya yang akurat dalam manajemen proyek dan pemantauan rutin akan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat. Meramalkanrisiko keuangan dengan data historis dan mengambil tindakan proaktif untuk menghindari sakit kepala karena melebihi anggaran
- Proyek yang berhasil: Para petinggi di perusahaan Anda mungkin akan menyadari jika sebagian besar proyek Anda melebihi anggaran. Profitabilitas adalah tanda proyek yang sukses (setidaknya bagi CFO), dan manajemen biaya proyek yang tepat adalah kuncinya. Biaya dan estimasi proyek yang akurat dan cermatpenganggaran proyek akan membuat Anda menjadi PM yang lebih sukses dan membuat nama untuk diri Anda sendiri sebagai pemimpin yang sadar akan biaya yang mendapatkan hasil
Memahami Proses Manajemen Biaya Proyek
Melacak biaya memang penting, tetapi manajemen biaya proyek lebih dari sekadar menghitung dolar. Anggap saja sebagai pendekatan strategis yang melihat semua potensi biaya untuk memastikan kesuksesan finansial proyek. 📈
Setiap pemimpin melakukan manajemen biaya dengan cara yang sedikit berbeda, tetapi fungsi utama manajemen biaya proyek biasanya meliputi:
- Estimasi biaya: Dengan estimasi, Anda memprediksi biaya proyek yang terkait dengan tugas individu, personel, dan sumber daya lainnya. Biasanya manajer proyek menggunakan teknik seperti estimasi analog, estimasi parametrik, dan estimasi dari bawah ke atas untuk mendapatkan angka-angka ini
- Penganggaran biaya: Dengan penganggaran, Anda mengalokasikan dolar ke berbagai aktivitas proyek, yang diterjemahkanperkiraan biaya menjadi anggaran proyek yang dapat diterapkan
- Kontrol biaya: Anggaran memang bagus, tetapi tidak berarti apa-apa jika Anda mengabaikannya. Dengan kontrol biaya, pengeluaran aktual Anda sesuai dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini membutuhkan pemantauan pengeluaran, mengelola varians biaya, dan mengambil tindakan korektif untuk tetap berada di jalur yang benar, namun hal ini mungkin dilakukan
- Pelaporan: Ini adalah saat manajer proyek menyerahkan laporan keuangan kepada berbagai pemangku kepentingan, termasuk tim proyek dan manajemen tingkat atas. Laporan ini harus dimiliki untuk membuat keputusan yang tepat tentang proyek saat ini dan melihat peluang untuk menjadi lebih efisien di masa depan
Penganggaran bisa dibilang merupakan bagian terpenting dari manajemen proyek. Hal ini memiliki dampak besar pada kelayakan proyek dan laba atas investasi yang diharapkan (ROI).
Manajemen biaya proyek memiliki beberapa persinggungan dengan manajemen proyek, yang mengharuskan PM untuk menjaga ruang lingkup pekerjaan, waktu, dan kualitas pekerjaan. Hal ini juga memainkan peran besar dalam manajemen risiko, karena melebihi anggaran adalah risiko besar bagi organisasi.
Periksa alokasi anggaran Anda, lacak pengeluaran aktual, dan lihat keuntungan Anda dengan ClickUp
Pada akhirnya, manajemen biaya yang efektif memungkinkan pengelolaan sumber daya, memastikan Anda menggunakan sumber daya dengan bijak di seluruh siklus hidup proyek .
Tujuan Manajemen Biaya Proyek
Setiap manajer proyek yang layak perlu memahami tujuan yang mendasari manajemen biaya proyek, yang meliputi:
- Mengontrol anggaran: Tujuan pertama manajemen biaya adalah memastikan proyek berakhir sesuai anggaran. Dalam praktiknya, ini berarti Anda bertanggung jawab atas pemantauan terus-menerus untuk menghindari pembengkakan biaya
- Mengoptimalkan sumber daya: Dapatkan nilai terbaik untuk uang Anda dengan menggunakan tenaga kerja, bahan, dan peralatan secara efisien
- Meminimalkan risiko: Proyek yang menghabiskan banyak uang adalah tanggung jawab yang besar. Manajemen biaya meminimalkan risiko dengan mengidentifikasi risiko keuangan di awal siklus proyek dan membantu Anda mengembangkan strategi untuk menguranginya
Metodologi Manajemen Biaya yang Berbeda
Manajer proyek memiliki banyak tugas, tetapi kontrol anggaran adalah salah satu tugas terpenting dalam daftar tugas Anda. Anda tidak harus mengelola ini sendirian. Cukup pilih metode estimasi sebagai kerangka kerja untuk pengendalian anggaran.
Keuangan akan berbeda tergantung pada proyek, jadi pilihlah dari metodologi manajemen biaya yang populer ini untuk menemukan pendekatan yang tepat untuk jenis proyek Anda.
Manajemen nilai yang diperoleh (EVM)
Earned value management adalah teknik yang menilai ruang lingkup, jadwal, dan biaya proyek Anda untuk menunjukkan nilai objektif yang dikembalikan oleh sebuah proyek kepada bisnis Anda. 🙌
Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki anggaran sebesar $100.000 untuk 10 bulan. Setelah lima bulan, proyek tersebut seharusnya sudah 50% selesai, dengan biaya yang telah dihabiskan sebesar $50.000. Jika biaya sebenarnya adalah $60.000 dan proyek hanya selesai 30%, EVM akan menyoroti perbedaan tersebut untuk menunjukkan bahwa Anda melebihi anggaran dan terlambat dalam kemajuan proyek.
Perkiraan analogi
Metodologi manajemen biaya ini melibatkan estimasi biaya proyek berdasarkan data historis dari proyek serupa. Ini adalah cara tercepat untuk memperkirakan biaya, tetapi kurang akurat karena sangat bergantung pada data masa lalu, yang tidak memperhitungkan kondisi saat ini.
Pengestimasian parametrik
Estimasi parametrik mencari hubungan statistik antara data historis dan faktor keuangan lainnya. Parametrik lebih akurat daripada estimasi analog karena dapat mengidentifikasi hubungan, meskipun Anda membutuhkan banyak data agar dapat bekerja dengan baik.
Penaksiran dari bawah ke atas
Dengan estimasi bottom-up, Anda membuat estimasi biaya yang lebih akurat berdasarkan komponen struktur rincian kerja (WBS) individual. Setelah Anda memiliki total untuk setiap komponen, Anda menjumlahkannya untuk mendapatkan total biaya proyek.
Pengestimasian tiga titik
Dengan estimasi tiga titik, Anda membuat tiga estimasi untuk setiap proyek. Anda melihat estimasi pada skenario terbaik, terburuk, dan kemungkinan besar. Ini sangat ideal jika ada banyak ketidakpastian dalam bisnis Anda. Jika ragu, anggarkan anggaran untuk skenario terburuk untuk memastikan proyek Anda tetap berjalan, bahkan jika semuanya berjalan di luar rencana.
4 Langkah Menuju Manajemen Biaya Proyek yang Efektif Manajemen Biaya Proyek
Manajemen biaya proyek yang efektif adalah proses multi-langkah yang memastikan proyek tetap sesuai anggaran dari awal hingga selesai. Meskipun mungkin terdengar rumit, ini mengikuti proses empat langkah sederhana untuk memberi Anda kejelasan keuangan total.
Langkah 1: Merencanakan sumber daya
Pada tahap perencanaan, tentukan jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek ini. Itu termasuk:
- Tenaga kerja
- Peralatan atau perangkat keras
- Bahan-bahan
- Langganan perangkat lunak
Selanjutnya, buatlah rencana bagaimana Anda akan mengalokasikan sumber daya ini. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat struktur perincian kerja untuk membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola. Dari sana, Anda menetapkan sumber daya untuk setiap bagian proyek. 🛠️
Langkah 2: Memperkirakan biaya sumber daya
Setelah Anda memiliki gambaran tentang sumber daya yang Anda butuhkan, saatnya untuk memperkirakan biayanya. Setiap orang memiliki pendekatannya masing-masing; yang penting adalah Anda menggunakan teknik estimasi biaya yang efektif, seperti estimasi analog atau estimasi parametrik, untuk memandu penalaran Anda.
Sulit untuk melihat ke masa depan, tetapi cobalah untuk mengantisipasi semua jenis biaya di sini. Biaya langsung, seperti tenaga kerja dan langganan perangkat lunak, cukup mudah, tetapi biaya tidak langsung, seperti sewa bulanan, sedikit lebih sulit untuk diperkirakan. Meskipun begitu, kedua jenis biaya ini mempengaruhi keuntungan Anda, jadi jangan abaikan pengaruh licik dari biaya tidak langsung.
Langkah 3: Menentukan anggaran biaya
Dengan biaya di tangan, sekarang saatnya untuk menentukan anggaran anggaran proyek . Jika Anda membuat beberapa perkiraan, rataratakan untuk mendapatkan anggaran proyek yang lebih komprehensif. Ada baiknya juga untuk menetapkan garis dasar pengeluaran selama langkah ini, yang dapat Anda gunakan sebagai titik referensi selama proyek berlangsung. Misalnya, jika Anda memiliki anggaran total $20.000 untuk proyek dua bulan, Anda akan melihat garis dasar biaya sebesar $10.000 setelah bulan pertama.
Tentu saja, hal yang tidak terduga akan selalu terjadi. Sebagai manajer proyek, terserah Anda untuk merencanakan hal-hal yang tidak diketahui. Selalu sertakan cadangan kontingensi 10% untuk memperhitungkan biaya-biaya yang tidak terduga.
Langkah 4: Mengontrol biaya dan estimasi biaya proyek
Rencanakan, atur, dan jalankan proyek menggunakan alat manajemen proyek ClickUp yang lengkap untuk mencapai tujuan bersama
Setelah Anda memiliki anggaran dan kontrol yang ditetapkan, sekarang saatnya untuk menjalankan teknik manajemen biaya proyek . Daripada melacak semuanya dalam spreadsheet Excel yang memakan waktu, masukkan angka anggaran dan kinerja Anda ke dalam perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp . Ini adalah cara termudah untuk melacak biaya aktual terhadap biaya anggaran-dan tentu saja-koreksi sebelum terlambat.
Mungkin terasa seperti kerja keras sudah selesai, tetapi Anda harus terus menyempurnakan anggaran seiring berjalannya proyek. Gunakan data waktu nyata, umpan balik, dan perkembangan proyek untuk menjaga biaya proyek Anda tetap mutakhir. Bahkan jika Anda melewatkan sesuatu, Anda selalu dapat menggunakan data ini untuk memperbaiki estimasi biaya untuk proyek-proyek selanjutnya.
Manajemen Biaya Proyek Alat dan Teknik
Manajemen biaya proyek tidak harus memakan waktu berjam-jam. Dengan alat yang tepat alat manajemen proyek dan teknik, Anda akan dapat membuat, mengelola, dan mengoptimalkan anggaran proyek hanya dalam beberapa klik. Cobalah trik-trik ini untuk menyederhanakan manajemen biaya proyek.
Tancapkan semuanya ke dalam ClickUp
Atur, urutkan, dan filter tugas di Tampilan Tabel ClickUp 3.0 untuk mendapatkan wawasan lebih cepat di semua pekerjaan Anda
Siapa yang punya waktu untuk mengelola biaya dalam spreadsheet atau catatan tempel yang lambat? Bukan anda. ClickUp adalah alat manajemen proyek all-in-one favorit di seluruh dunia. Biarkan kami yang melakukan pekerjaan berat untuk visualisasi data, kolaborasi, dan, tentu saja, penganggaran. ✨
Andalkan fitur-fitur ClickUp yang tangguh untuk menjaga jadwal proyek tetap sesuai rencana:
- Dasbor: Apakah Anda perlu melihat KPI keuangan atau kinerja, adaDasbor ClickUp untuk itu. Buat Dasbor khusus untuk setiap fase proyek, anggota tim, atau departemen. Dengan Dasbor ClickUp, Anda hanya melihat data yang paling penting bagi Anda dalam satu antarmuka yang bersih dan sederhana
- Tampilan tabel: Selamat tinggal, Excel. Beralihlah keTampilan Tabel ClickUp untuk menampilkan tugas, pencapaian, biaya, dan lainnya di platform yang sama dengan Obrolan, Dokumen, dan lainnya di tim Anda
- Template: Manajemen biaya proyek biasanya membutuhkan membolak-balik banyak spreadsheet. Hemat waktu berjam-jam dalam seminggu dengan membiarkan ClickUp menangani pemformatan spreadsheet untuk anda. Kami memiliki lusinan templat yang berguna untuk manajemen proyek, tetapiTemplat Manajemen Biaya Proyek ClickUp sangat cocok untuk pelacakan waktu, membuat ketergantungan tugas, dan banyak lagi
Analisis biaya patokan
Pembandingan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang seberapa baik kinerja Anda-setidaknya secara komparatif-dan memberi Anda peringatan dini jika proyek melebihi anggaran. Anda dapat mengambil tolok ukur biaya dari proyek-proyek sebelumnya, rata-rata industri, atau dari tujuan awal proyek Anda. Bagaimana pun cara Anda menetapkannya, jadwalkan pemeriksaan anggaran secara teratur untuk proyek Anda.
Berkomunikasi dengan tim Anda
Pantau pembaruan proyek, kelola alur kerja, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda
Jika ada sesuatu yang keluar dari jalur, sekarang bukan waktunya untuk berdiam diri. Tetap terhubung dengan semua pemangku kepentingan proyek, terutama para petinggi, jika biaya proyek tidak terkendali. Akan lebih mudah untuk mengoreksi dan menghindari sakit kepala akibat kelebihan biaya yang dapat dicegah jika Anda mengetahui masalah sejak dini dan memperingatkan tim.
Berinvestasi dalam peningkatan berkelanjutan
Jika Anda melebihi anggaran pada proyek sebelumnya, gunakan itu sebagai peluang untuk memperbaiki proyek-proyek selanjutnya. Laporan akhir proyek memberikan wawasan yang berharga untuk manajemen biaya proyek. Anda mungkin tidak dapat melakukan apa pun terhadap uang yang telah dikeluarkan, tetapi belajar dari kesalahan di masa lalu adalah cara terbaik untuk menghindari pengulangan kesalahan yang merugikan.
Hasilkan Estimasi yang Lebih Akurat Dengan ClickUp
Manajemen biaya proyek adalah hal yang membuat organisasi tetap produktif dan menguntungkan. Tanpanya, Anda berisiko menghabiskan lebih banyak sumber daya untuk sebuah proyek daripada yang seharusnya, yang berpotensi membuat bisnis Anda merugi.
Manajemen biaya proyek membutuhkan banyak data dan manajemen langsung yang cermat. Alih-alih memantau biaya secara pasif di spreadsheet, masukkan data Anda ke dalam platform lengkap seperti ClickUp. Ini adalah cara terbaik untuk mengontrol biaya, memantau kemajuan proyek, dan berkolaborasi dengan tim Anda-semuanya dalam platform yang sama.
Cobalah sendiri: Buat Ruang Kerja ClickUp gratis Anda sekarang .
Pertanyaan yang Sering Diajukan
**1. Apa yang dimaksud dengan manajemen biaya dalam sebuah proyek?
Manajemen biaya adalah proses perencanaan, estimasi, penganggaran, dan pengendalian biaya dalam sebuah proyek. Tujuan akhir dari manajemen biaya adalah untuk memastikan proyek tetap sesuai anggaran.
2. Apa saja empat komponen manajemen biaya proyek*?
Manajemen biaya proyek membutuhkan:
- Estimasi biaya
- Penganggaran biaya
- Pengendalian biaya
- Pelaporan 3. Mengapa manajemen biaya proyek penting?
Manajemen biaya proyek penting karena menentukan kelangsungan hidup proyek dan profitabilitas organisasi secara keseluruhan. Manajemen biaya yang efektif memastikan proyek selesai sesuai anggaran, tetapi juga penting untuk manajemen risiko.