Pasca fenomena "Great Resignation", di mana banyak karyawan mengundurkan diri atau berencana pindah ke pekerjaan baru, manajer SDM dan pemimpin organisasi bertanya-tanya mengapa hal itu terjadi. Tingkat pergantian karyawan sangat mahal, sehingga kegiatan yang meningkatkan retensi menjadi semakin penting.
Wawancara retensi adalah strategi retensi yang paling mudah dan cepat untuk diterapkan dibandingkan dengan strategi retensi lainnya, seperti umpan balik karyawan, kegiatan keterlibatan, dan program loyalitas.
Para manajer kini semakin banyak menginvestasikan waktu untuk memahami alasan karyawan memilih untuk tetap bekerja, apa yang membuat mereka tetap terikat dengan tempat kerja mereka, dan memanfaatkan informasi ini untuk menerapkan praktik-praktik yang lebih proaktif.
Sebuah laporan dari Non-Profit HR menunjukkan bahwa penggunaan wawancara retensi meningkat dari 33% pada tahun 2022 menjadi 46% pada tahun 2023, yang membuktikan keefektifannya dalam mengurangi tingkat pergantian karyawan.
Wawancara retensi memberikan informasi berharga mengenai keterlibatan tim, kepuasan karyawan, dan retensi, serta memungkinkan manajer untuk kembali menjalin hubungan dengan karyawan yang berharga guna mencegah talenta terbaik meninggalkan organisasi Anda.
Jika Anda ingin menerapkan wawancara retensi yang efektif, silakan lanjutkan membaca.
Apa itu Wawancara Retensi?
Wawancara retensi, yang juga disebut percakapan retensi, adalah pertemuan antara manajer dan karyawan untuk membahas alasan mereka senang bekerja di perusahaan Anda serta hal-hal yang ingin mereka ubah terkait bisnis, tim, atau peran mereka saat ini.
Percakapan ini dapat digunakan untuk menilai risiko karyawan pindah kerja guna mengantisipasi kebutuhan perekrutan.
Organisasi melakukan wawancara retensi untuk mengidentifikasi dan menangani hal-hal yang tidak berjalan dengan baik serta tantangan yang ada atau yang akan datang. Informasi ini digunakan untuk mengatasi akar masalah ketidakpuasan karyawan sebelum karyawan tersebut mulai mencari pekerjaan baru.
Relevansi Wawancara Retensi Saat Ini
Ada beberapa alasan mengapa orang meninggalkan pekerjaan mereka; beberapa di antaranya berubah selama pandemi, dan yang lainnya muncul dari kondisi kerja tertentu saat ini. Faktor-faktor utama yang memicu pergantian karyawan saat ini adalah:
- Kurangnya peluang pengembangan karier dan kekecewaan terhadap peran yang diemban
- Pandemi membuat orang-orang merenung dan mengevaluasi kembali tujuan mereka serta hal-hal yang membuat pekerjaan menjadi bermakna bagi mereka
- Keinginan akan fleksibilitas yang lebih besar dalam hal kerja jarak jauh/hibrida
- Masalah pasca-pandemi seperti meningkatnya biaya penitipan anak dan berkurangnya loyalitas terhadap perusahaan akibat PHK besar-besaran
Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda pelajari dari anggota tim saat Anda melakukan wawancara retensi untuk meningkatkan pengalaman karyawan dan budaya kerja.
Tujuan dan Manfaat Wawancara Retensi
Wawancara retensi bertujuan untuk mengajukan pertanyaan yang mencakup hal-hal yang biasanya Anda pelajari dari wawancara keluar. Anda dapat memasukkannya ke dalam pertemuan satu lawan satu yang sudah ada atau melakukannya setiap bulan jika Anda tidak memiliki pertemuan rutin untuk mengevaluasi kinerja (meskipun, mengapa tidak?).
Menangani retensi karyawan
Tujuan utama wawancara retensi adalah untuk mengetahui apa yang memotivasi karyawan Anda saat ini untuk tetap bekerja di perusahaan dan mengidentifikasi hal-hal yang dapat mendorong mereka untuk hengkang. Jawaban yang mungkin untuk hal terakhir tersebut antara lain kurangnya pengakuan, kelelahan kerja, atau terbatasnya peluang pengembangan karier dan pertumbuhan.
Tangani masalah-masalah ini sejak dini untuk meningkatkan kepuasan dan mencegah karyawan terbaik Anda pergi. Menurut sebuah studi ilmiah, lingkungan kerja yang positif meningkatkan tingkat komitmen karyawan, kinerja, dan dorongan untuk mencapai prestasi.
Mempengaruhi kepuasan kerja dan motivasi
Wawancara retensi tidak sekadar mengumpulkan informasi. Karyawan diperlihatkan bahwa kritik, kekhawatiran, dan masukan mereka dihargai dan ditanggapi. Ketika mereka merasa didengarkan, mereka menjadi lebih puas dengan pekerjaan mereka dan lebih termotivasi untuk berkinerja.
Selain itu, wawancara retensi memungkinkan manajer mengidentifikasi karyawan berprestasi tinggi yang kurang mendapat tantangan atau kurang dihargai. Hal ini membuka peluang untuk membahas peluang pengembangan karier dan membantu mempertahankan karyawan berprestasi tinggi.
Misalnya, meskipun Anda memiliki program penghargaan karyawan, tim SDM tidak memiliki alat yang tepat untuk mengukur dan menghargai kinerja karyawan, yang mengakibatkan ketidakpuasan di antara karyawan dalam tim. Wawancara retensi dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah ini dan tanda-tanda peringatan yang muncul.
Mencegah pergantian karyawan
Karena sifatnya yang proaktif, program wawancara retensi dapat membantu mengurangi tingkat pergantian karyawan. Program ini membantu mengidentifikasi potensi masalah yang dapat ditangani sebelum berkembang menjadi masalah yang serius.
Kunci dari wawancara retensi yang efektif adalah mengajukan pertanyaan-pertanyaan spesifik agar Anda dapat memaksimalkan hasil wawancara tersebut.
Pertanyaan-Pertanyaan Utama yang Harus Diajukan dalam Wawancara Retensi
Idealnya, ajukan pertanyaan wawancara yang membuat karyawan Anda terbuka dan memberikan umpan balik yang jujur.
Pertanyaan seputar pengembangan karier
- Apa yang Anda pelajari di sini?
- Keterampilan baru apa yang ingin Anda kembangkan?
- Apa yang Anda sukai dari program pelatihan yang ditawarkan oleh perusahaan?
- Apa saja yang bisa ditingkatkan terkait peluang pengembangan?
- Jelaskan pekerjaan ideal Anda.
- Apa yang paling Anda nikmati dari peran Anda sebelumnya yang kini tidak lagi dapat Anda lakukan di sini?
- Aspek apa saja dari pekerjaan Anda sebelumnya yang Anda sukai, tetapi tidak ada lagi saat ini?
- Apa tujuan karier jangka pendek dan jangka panjang Anda? Bagaimana kami dapat membantu Anda mencapainya?
- Apakah ada tanggung jawab tambahan yang ingin Anda emban dalam peran Anda saat ini?
- Adakah tunjangan yang menurut Anda berharga dalam peran Anda saat ini yang belum kami tawarkan?
Pertanyaan seputar kepemimpinan dan manajemen
- Bagaimana saya bisa membuat pengalaman kerja Anda lebih menyenangkan?
- Perubahan apa yang akan membuat pekerjaan Anda lebih memuaskan bagi Anda?
- Bagaimana kami dapat lebih mendukung Anda dalam menjalankan peran Anda?
- Jenis pengakuan apa yang paling memotivasi Anda?
Pertanyaan seputar budaya kerja
- Apa yang membuat Anda tetap termotivasi untuk bekerja di sini?
- Bagaimana pendapat Anda mengenai cara kami menghargai prestasi karyawan?
- Apakah Anda merasa memiliki keseimbangan yang baik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi? Jika tidak, bagaimana cara kita memperbaikinya?
- Jelaskan budaya perusahaan. Apa yang Anda sukai dan tidak sukai dari budaya tersebut?
Pertanyaan mengenai kepuasan secara keseluruhan
- Apa yang paling membuat Anda bersemangat untuk datang ke kantor setiap hari?
- Pernahkah Anda mempertimbangkan untuk keluar dari perusahaan? Jika ya, mengapa?
- Apa yang Anda nantikan setiap hari di tempat kerja?
- Aspek apa saja dari pekerjaan sehari-hari Anda yang membuat Anda merasa frustrasi?
- Bisakah Anda menceritakan tentang hari kerja baru-baru ini yang membuat Anda merasa stres atau cemas?
- Ceritakan tentang pengalaman kerja positif yang baru-baru ini Anda alami.
- Apa saja yang terlintas di benak Anda saat dalam perjalanan ke tempat kerja?
- Apa yang terlintas di benak Anda saat pulang kerja?
- Apakah keterampilan dan pengalaman Anda dimanfaatkan sepenuhnya?
- Tugas spesifik apa yang Anda nikmati? Apa yang ingin Anda lakukan secara berbeda dalam peran Anda?
- Bagaimana Anda menggambarkan hubungan Anda dengan atasan langsung Anda?
- Apakah Anda merasa memiliki keseimbangan yang sehat antara pekerjaan dan kehidupan pribadi? Jelaskan jawaban Anda.
- Apakah Anda merasa dihargai atas kontribusi Anda di tempat kerja? Mengapa ya atau mengapa tidak?
- Apa yang membuat Anda merasa paling produktif dan sukses di tempat kerja?
- Adakah situasi baru-baru ini yang membuat Anda berpikir untuk meninggalkan perusahaan?
Jawaban-jawaban ini dapat membantu Anda membuat setiap karyawan merasa bahagia, misalnya dengan menugaskan proyek-proyek di bidang yang mereka minati. Beberapa di antaranya juga memungkinkan Anda untuk meningkatkan pengalaman kerja karyawan saat ini, misalnya dengan menambah jumlah karyawan guna menciptakan keseimbangan yang lebih baik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi bagi semua orang.
Pertanyaan tindak lanjut secara rutin dapat membantu Anda mengukur semangat kerja, membangun kepercayaan, serta mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, tingkat keterlibatan, dan retensi karyawan.
💡Tips pro: Gunakan ClickUp Brain, asisten AI bawaan, sebagai mitra brainstorming Anda untuk merumuskan pertanyaan-pertanyaan ini. Setelah rapat, ClickUp Brain juga merangkum poin-poin penting, sehingga Anda tidak perlu repot menulis catatan rapat yang panjang. Jika diinginkan, Anda juga dapat mengubah poin-poin ini menjadi tugas di ClickUp yang dapat Anda tetapkan kepada pemangku kepentingan terkait.
Gunakan templat SDM gratis dari ClickUp untuk membuat serangkaian panduan tingkat menengah dan tinggi yang mendokumentasikan tugas-tugas spesifik, pertanyaan, dan proses yang harus diikuti selama dan setelah wawancara retensi.
Cara Mempersiapkan dan Melakukan Wawancara Retensi
Tentu saja, departemen SDM dapat melakukan percakapan ini. Namun, percakapan tersebut akan lebih efektif jika dipimpin oleh atasan langsung karyawan atau atasan di tingkat di atasnya yang dipercaya oleh karyawan, karena karyawan mungkin akan lebih terbuka dalam memberikan umpan baliknya.
Jadwalkan wawancara tersebut jauh-jauh hari
- Pilih waktu yang tepat: Jangan menjadwalkan wawancara retensi segera setelah seseorang mulai menjabat posisi baru atau selama proses evaluasi kinerja. Pilih waktu ketika karyawan sudah merasa nyaman dan dapat memberikan masukan yang bijaksana
- Berikan mereka waktu untuk mempersiapkan diri: Beritahukan kepada karyawan mengenai wawancara retensi setidaknya seminggu sebelumnya. Hal ini memberi mereka waktu untuk merenungkan hal-hal yang ingin mereka sampaikan dan menyusun pertanyaan-pertanyaan yang mungkin mereka miliki
- Tawarkan fleksibilitas: Bersikaplah fleksibel dalam hal penjadwalan. Pertimbangkan untuk menyediakan alternatif seperti rapat pagi hari, sore hari, atau bahkan rapat virtual untuk menyesuaikan dengan jadwal karyawan
Menyampaikan tujuan dan harapan dari pertemuan tersebut
- Tetapkan ekspektasi yang jelas: Jelaskan alasan dilaksanakannya wawancara retensi. Biarkan karyawan menyadari bahwa ini adalah kesempatan untuk membicarakan pekerjaan mereka, apa yang memotivasi mereka, dan area-area yang perlu dikembangkan
- Fokus pada percakapan terbuka: Tekankan bahwa komunikasi ini bersifat eksklusif dan bahwa komentar jujur mereka sangat dihargai
- Siapkan kerangka wawancara: Buatlah kerangka sederhana mengenai topik-topik yang harus Anda bahas. Hal ini dapat mencakup pengalaman mereka dalam menjalankan peran mereka, pandangan mereka mengenai fleksibilitas ruang kerja, peluang pengembangan profesional, serta keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi
- Dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan: Beri tahu mereka bahwa ini adalah percakapan dua arah dan dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan mengenai jalur karier atau kekhawatiran mereka
Memahami pentingnya umpan balik yang tulus dari karyawan
- Mendengarkan secara aktif sangatlah penting: Pastikan Anda tidak mendikte jalannya percakapan. Untuk memahami alasan di balik jawaban mereka, diamlah dan dengarkan setelah Anda mengajukan pertanyaan. Karyawan Anda seharusnya yang lebih banyak berbicara
- Tunjukkan apresiasi: Ucapkan terima kasih kepada mereka atas waktu dan komentar jujur yang mereka berikan. Bantu mereka memahami bahwa pendapat mereka penting dan bahwa masukan mereka akan digunakan dalam pengambilan keputusan serta untuk meningkatkan lingkungan kerja
- Buat catatan: Catat poin-poin penting selama wawancara, termasuk faktor-faktor yang memotivasi mereka, keberatan, dan kekhawatiran mereka. Jika Anda mendapat persetujuan dari karyawan tersebut, rekam percakapan tersebut agar dapat meninjau kembali tanggapannya jika diperlukan
- Pertanyaan lanjutan: Setelah wawancara, lakukan tindak lanjut dengan mereka. Rangkum secara singkat faktor-faktor utama yang dibahas dan langkah-langkah selanjutnya yang akan Anda ambil berdasarkan masukan mereka.
💡Kiat pro: Daripada menggunakan berbagai alat untuk mengelola wawancara retensi, gunakan Platform Manajemen SDM ClickUp sebagai pusat informasi karyawan antara manajer dan bawahan langsung.
Perangkat lunak manajemen karyawan ini memungkinkan Anda melacak data tanggapan dari pertanyaan-pertanyaan wawancara untuk mendapatkan wawasan berharga dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.
Baca Selengkapnya: Alat AI untuk pengambilan keputusan
Praktik Terbaik dan Tips untuk Wawancara Retensi yang Efektif
Ingatlah bahwa wawancara retensi yang baik adalah percakapan, bukan interogasi. Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan wawancara retensi yang sukses sehingga karyawan Anda merasa didengarkan dan dihargai.
Pentingnya komunikasi dua arah
Wawancara retensi bukanlah evaluasi kinerja. Tujuannya adalah untuk mengadakan percakapan di mana karyawan merasa nyaman membahas kekhawatiran mereka.
Para profesional SDM dan manajer harus mendengarkan karyawan, memberikan perhatian penuh kepada mereka, dan menghindari gangguan. Mereka juga harus mendorong karyawan untuk menyampaikan pendapat secara terbuka dan jujur dengan menekankan bahwa tidak ada jawaban yang salah.
Berikut adalah beberapa cara untuk mendorong komunikasi dua arah:
- Mulailah dengan memberikan pengakuan: Hargai kontribusi karyawan tersebut dan ucapkan terima kasih atas kerja kerasnya
- Ajukan pertanyaan terbuka: Pertanyaan yang tidak hanya dijawab dengan ‘ya’ atau ‘tidak’ akan mendorong jawaban yang lebih rinci
- Gunakan teknik mendengarkan reflektif: Perhatikan isyarat verbal dan nonverbal serta bahasa tubuh pembicara untuk memahami emosi yang tidak diungkapkan secara langsung.
- Berikan perhatian penuh: Singkirkan gangguan seperti ponsel dan fokuslah pada percakapan yang sedang berlangsung
Hal ini memastikan percakapan yang terstruktur sekaligus memberikan ruang bagi tanggapan individu.
Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan templat wawancara guna menyusun wawancara Anda dan memiliki kerangka kerja yang konsisten dalam mengajukan pertanyaan serta mencatat jawaban mereka.
Pilih lokasi yang nyaman
Lokasi wawancara retensi dapat sangat memengaruhi keberhasilannya. Pilihlah ruang yang tenang dan privat, bebas dari gangguan. Ruang tersebut bisa berupa ruang rapat yang kosong, area wawancara khusus, atau bahkan sudut kafe yang tenang (dengan izin karyawan).
Faktor terpenting adalah keterlibatan karyawan—yaitu, karyawan merasa nyaman dan santai. Hindari melakukan wawancara retensi di dalam ruang kerja, karena hal ini dapat membuat mereka masuk ke ‘mode kerja’ dan menghambat percakapan yang terbuka.
Sediakan waktu yang cukup dan luangkan waktu sebanyak yang Anda butuhkan
Wawancara retensi tidak boleh dilakukan terburu-buru. Sediakan waktu yang cukup di kalender Anda untuk percakapan tersebut tanpa merasa terpaksa harus mengakhirinya lebih awal. Idealnya, luangkan waktu antara 45 menit hingga satu jam. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk menyampaikan pemikiran dan kekhawatiran mereka secara bebas.
Berikan keleluasaan dalam waktu yang dialokasikan. Jika percakapan berlangsung secara alami dan karyawan masih memiliki hal lain yang ingin disampaikan, jangan segera memotong pembicaraan. Tujuannya adalah mengumpulkan umpan balik yang berharga, yang terkadang memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan.
Mengutamakan masukan karyawan dan ketulusan dalam proses tersebut
Landasan utama keberhasilan wawancara retensi adalah memprioritaskan masukan karyawan dan menunjukkan minat yang tulus terhadap kesejahteraan mereka. Karyawan dapat dengan cepat menilai apakah wawancara retensi tersebut hanyalah sekadar formalitas.
Berikut adalah beberapa cara untuk menunjukkan ketulusan Anda:
- Ucapkan terima kasih atas waktu dan masukan mereka
- Perhatikan apa yang mereka katakan dan terapkan teknik mendengarkan secara aktif
- Buatlah catatan terperinci selama wawancara
- Lakukan tindak lanjut setelah wawancara dengan merangkum poin-poin utama yang dibahas serta langkah-langkah yang direncanakan
💡Tips pro: Gunakan Template Proses Wawancara ClickUp untuk merancang, menguji, dan mengoptimalkan proses wawancara retensi Anda. Template ini memberikan struktur dan konsistensi untuk menstandarkan proses, memungkinkan Anda membandingkan umpan balik, serta mengumpulkan data dalam format yang terorganisir untuk analisis lebih lanjut.
Ringkasan: Cara melakukan wawancara retensi yang efektif:
- Jadwalkan wawancara ini jauh-jauh hari agar mereka memiliki waktu untuk mempersiapkan diri
- Tetapkan ekspektasi mengenai tujuannya
- Pilihlah lokasi yang nyaman dan tenang
- Lakukan percakapan yang terbuka dan dorong karyawan untuk mengajukan pertanyaan
- Lakukan komunikasi dua arah
- Perhatikan isyarat non-verbal
- Buatlah catatan dan ajukan pertanyaan lanjutan
- Tunjukkan apresiasi atas masukan mereka
Manfaatkan Wawancara Retensi untuk Mempertahankan Karyawan Terbaik Anda
Alih-alih berfokus pada apa yang dapat dilakukan karyawan Anda untuk organisasi, cari tahu apa yang mungkin mereka harapkan dari Anda. Laksanakan wawancara retensi untuk mendorong pengembangan karyawan, membantu mereka mewujudkan impian, serta meningkatkan loyalitas dan retensi karyawan.
Jangan menunggu sampai mereka mempertimbangkan untuk keluar sebelum Anda mengambil tindakan.
Siap untuk menyederhanakan tugas-tugas SDM Anda dan meluangkan waktu untuk wawancara retensi? Daftarkan diri Anda di ClickUp secara gratis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apa nama lain dari wawancara retensi?
Wawancara retensi juga disebut sebagai percakapan retensi. Beberapa organisasi mungkin menyebutnya sebagai wawancara retensi karyawan atau percakapan dengan pemangku kepentingan. Namun, semua istilah ini menggambarkan konsep dasar yang sama: percakapan aktif untuk memahami mengapa karyawan merasa bahagia dan apa yang mungkin membuat mereka mempertimbangkan untuk keluar.
Bagaimana cara sukses menjalani wawancara retensi?
Saat melakukan wawancara retensi sebagai profesional SDM, ajukan pertanyaan yang jelas, dengarkan secara aktif tanpa menghakimi, catat informasi penting, dan arahkan percakapan sesuai dengan keinginan mereka berdasarkan jawaban karyawan atas pertanyaan Anda.
Berikut ini cara agar wawancara retensi berjalan lancar:
- Persiapan: Tinjau berkas karyawan dan proyek-proyeknya sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan yang ada.
- Lokasi: Pilih tempat yang privat dan nyaman, di mana kemungkinan terganggu sangat kecil.
- Pertanyaan: Fokuslah pada masalah yang dihadapi, kepuasan kerja, peluang pengembangan, dan hal-hal yang perlu ditingkatkan.
- Perhatikan: Perhatikan dengan saksama isyarat verbal dan non-verbal.
- Tindakan: Ucapkan terima kasih kepada karyawan atas masukan mereka dan tindak lanjuti setiap masalah yang mereka sampaikan.
Apakah wawancara retensi sama dengan penilaian kinerja?
Tidak, wawancara retensi dan penilaian kinerja memiliki tujuan yang berbeda. Wawancara retensi berfokus pada perasaan karyawan dan apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengalaman mereka. Penilaian kinerja mengevaluasi kinerja karyawan di masa lalu dan menetapkan tujuan di masa depan.
Apakah wawancara retensi sama dengan wawancara keluar?
Tidak, wawancara retensi bersifat proaktif, bertujuan untuk mencegah karyawan keluar, sedangkan wawancara keluar bersifat reaktif, dilakukan saat karyawan meninggalkan perusahaan, dengan tujuan belajar dari mereka untuk perbaikan di masa depan. Idealnya, sebuah perusahaan akan menggunakan baik wawancara retensi maupun wawancara keluar untuk mendapatkan gambaran yang komprehensif mengenai persepsi karyawan.