Anda perlu mengeluarkan uang untuk menghasilkan uang.
Setiap bisnis mengeluarkan biaya untuk karyawan, ruang kantor, penelitian, penjualan, pemasaran, dan TI setiap tahun selama perjalanan bisnisnya. Tetapi berapa banyak yang harus dibelanjakan di bawah ember apa?
TI adalah salah satu pengeluaran terbesar dalam organisasi mana pun. Gartner memprediksi bahwa pengeluaran TI di seluruh dunia akan tumbuh menjadi $5 triliun pada tahun 2024 . Pertumbuhan yang stabil ini membawa serta kebutuhan untuk mengelola investasi tersebut secara efisien - sebuah tugas yang dapat dicapai oleh penganggaran TI yang baik.
Dalam artikel blog ini, kami membahas bagaimana Anda dapat menggunakan praktik terbaik penganggaran TI untuk manajemen keuangan yang lebih baik di organisasi Anda.
Apa itu Penganggaran TI?
Penganggaran TI adalah proses pengalokasian dana secara strategis untuk proyek TI, alat, sistem, infrastruktur, dan biaya operasional. Ini termasuk menganalisis, menafsirkan, meramalkan, mengalokasikan, menyetujui, dan mengawasi pengeluaran TI.
Komponen Utama dari Anggaran TI
Anggaran TI mencakup semua yang dibutuhkan dan digunakan oleh departemen TI. Hal ini mencakup hal-hal berikut ini.
**Perangkat Keras (Hardware): Pengeluaran yang terkait dengan aset teknologi fisik seperti server, komputer, peralatan jaringan, dan periferal.
Perangkat lunak dan layanan: Lisensi perangkat lunak, aplikasi, dan platform. Hal ini dapat berkisar dari perangkat lunak siap pakai hingga solusi perusahaan khusus dan langganan layanan berbasis cloud.
Biaya staf TI: Meskipun biaya personalia biasanya berasal dari anggaran SDM, biaya untuk konsultan, vendor, pelatihan, dll. adalah bagian dari anggaran TI.
Biaya dukungan teknis: Biaya pemeliharaan dan dukungan yang sedang berlangsung, termasuk pembaruan perangkat lunak, perbaikan perangkat keras, layanan dukungan teknis, dan garansi.
Keamanan informasi: Mengamankan sistem TI, termasuk perangkat lunak firewall dan antivirus, sistem deteksi penyusupan, dan audit keamanan.
Komputasi awan: Layanan cloud dan biaya berlangganan untuk penyimpanan cloud, sumber daya komputasi, aplikasi SaaS, dan penawaran platform-as-a-service (PaaS).
Dasar-dasar Penganggaran TI
Penganggaran TI adalah bagian penting dari Manajemen Keuangan TI (IT Financial Management - ITFM), sebuah pendekatan yang populer untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara finansial.
ITFM berfokus pada meminimalkan pemborosan, menghemat biaya, meramalkan biaya modal dan operasional, serta mendorong perilaku keuangan yang diinginkan, yang semuanya dapat dicapai melalui penganggaran.
Mengapa penganggaran TI penting?
Pada tingkat yang paling dasar, penganggaran TI diperlukan untuk mencegah uang yang tidak Anda miliki, yaitu pengeluaran yang berlebihan. Selain itu, penganggaran TI memiliki manfaat yang lebih dari itu.
Pengembalian investasi
Anggaran TI yang baik memastikan bahwa ada pengembalian dari setiap sen yang dikeluarkan oleh organisasi. Hal ini juga membantu manajer proyek dan pimpinan untuk fokus pada inisiatif yang lebih mungkin menghasilkan hasil.
Misalnya, jika Anda berinvestasi dalam perangkat lunak tiket anggaran TI yang baik akan menghasilkan keuntungan yang Anda harapkan, dalam bentuk peningkatan skor TAT atau CSAT.
Penyelarasan strategis
Anggaran TI membantu para pemimpin departemen untuk tetap selaras dengan strategi organisasi. Misalnya, jika strategi bisnisnya adalah pertumbuhan, Anda akan mengalokasikan lebih banyak anggaran untuk alat akuisisi pelanggan, seperti CRM, pemasaran email, analisis penjualan, dll.
Tampilan utuh
Ketika anggaran TI ditetapkan di awal tahun, dibutuhkan pandangan yang menyeluruh terhadap seluruh kebutuhan dan tujuan departemen. Hal ini memungkinkan kepala TI dan manajer proyek untuk merencanakan tahun mereka secara efektif.
Eksperimen
Penganggaran yang baik memastikan bahwa Anda menyisihkan uang yang cukup untuk proyek-proyek eksperimental, yang dapat membantu meningkatkan inovasi Anda. Sebagai contoh, Anda dapat menyisihkan 5% dari anggaran TI Anda untuk membangun sesuatu yang radikal tanpa mempengaruhi pekerjaan Anda yang lain.
Untuk mendapatkan semua manfaat ini, Anda membutuhkan orang-orang yang tepat di meja Anda.
Siapa saja yang terlibat dalam penyusunan anggaran TI?
Penganggaran TI yang baik haruslah merupakan rencana kolaboratif antara bagian keuangan dan TI. Pemangku kepentingan utama termasuk Chief Financial Officer (CFO), Chief Technology Officer (CTO), atau Chief Information Officer (CIO).
Biasanya, CTO/CIO bertanggung jawab untuk merencanakan dan meminta anggaran TI, yang kemudian dianalisis dan disetujui oleh CFO. Jadi, CIO bertanggung jawab untuk:
- Menciptakan strategi TI dengan proyek-proyek yang selaras dengan tujuan bisnis
- Mengidentifikasi kebutuhan, memperkirakan biaya, dan memprioritaskan pengeluaran
- Berkolaborasi dengan departemen lain untuk memahami kebutuhan TI organisasi
- Mengelola biaya TI, merancang langkah-langkah penghematan biaya, dan bernegosiasi dengan vendor
- Perencanaan kapasitas yang lincah
danperataan sumber daya
- Menilai dan memitigasi risiko yang terkait dengan investasi TI, termasuk risiko keamanan/kepatuhan dan pembengkakan proyek
Dalam beberapa bagian dari proses ini, departemen lain mungkin juga terlibat. Misalnya, SDM mungkin memiliki suara dalam mempekerjakan kontraktor atau konsultan. KPI Pengadaan mungkin termasuk menegosiasikan harga terbaik dengan vendor.
Bagaimana anggaran TI terkait dengan pendapatan?
Penganggaran TI berkaitan dengan arus keluar masuknya dana, yaitu pengeluaran. Pendapatan TI adalah pemasukan, melacak berapa banyak uang yang dihasilkan oleh layanan atau produk TI. Anda membutuhkan keseimbangan yang baik antara pendapatan dan anggaran TI untuk mempertahankan profitabilitas.
Anggaran TI rata-rata sebagai persentase dari pendapatan adalah metrik keberhasilan utama di seluruh organisasi. Ini dapat berkisar dari 2-8% tergantung pada industrinya. Sebagai contoh, industri konstruksi menghabiskan sekitar 1,68% dari pendapatan untuk TI, sementara perbankan menghabiskan hampir 8%.
Untuk mempertahankan standar tersebut dan memastikan laba atas investasi, Anda memerlukan sebuah proses. Mari kita bahas.
Menjelajahi Proses Penganggaran TI: Panduan Langkah-demi-Langkah Terperinci
Penganggaran adalah proses yang melibatkan pengelolaan beberapa bagian yang bergerak. Anda membutuhkan proses yang baik dan kuat Perangkat lunak manajemen proyek TI seperti ClickUp untuk merencanakan secara efektif. Pada bagian ini, kita akan membahas keduanya.
1. Menilai kondisi saat ini
Sebelum Anda memvisualisasikan kondisi masa depan dan merencanakannya, Anda perlu memahami posisi Anda saat ini. Tinjau lanskap TI Anda saat ini, termasuk:
- Infrastruktur TI yang ada, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, sistem jaringan, dan langkah-langkah keamanan
- Metrik kinerja, seperti waktu aktif sistem, waktu respons insiden, dan tingkat kepuasan pengguna
Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan area yang membutuhkan peningkatan atau investasi. Misalnya, jika server Anda sering melebihi kapasitas, hal ini mengindikasikan perlunya investasi pada server tambahan atau server yang lebih kuat.
Gunakan Dasbor ClickUp untuk memahami kondisi Anda saat ini. Sesuaikan dengan laporan yang Anda butuhkan dan evaluasi kesenjangan.
pelaporan waktu nyata dengan Dasbor ClickUp
2. Tentukan strategi dan tujuan TI
Pahami tujuan bisnis untuk tahun-tahun mendatang dan tentukan bagaimana TI dapat mendukungnya. Berdasarkan strategi bisnis, buatlah strategi pemasaran yang mendukung.
Misalnya, jika bisnis bertujuan untuk meningkatkan pangsa pasarnya dengan meluncurkan platform online, strategi TI akan mencakup membangun kemampuan e-commerce. Jadi, rencanakanlah untuk itu. Menggunakan Templat TI atau templat peta jalan teknologi dapat mempercepat perjalanan Anda.
Atau mulailah dari awal dan curah pendapat tentang kebutuhan Anda secara kolaboratif dengan tim Anda menggunakan Papan Tulis ClickUp . Mengundang umpan balik dan mengubah item menjadi tugas langsung dari papan tulis.
memvisualisasikan inisiatif dan proyek yang terhubung di Papan Tulis ClickUp
3. Persyaratan perkiraan
Berdasarkan strategi TI Anda, lakukan analisis menyeluruh analisis kebutuhan . Meliputi peningkatan teknologi, implementasi sistem baru, kebutuhan staf, dan sumber daya TI lainnya yang diperlukan.
Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan pengembangan perangkat lunak dengan cepat, Anda mungkin memerlukan Perangkat lunak dokumentasi TI untuk memasukkan pengulangan ke dalam proses Anda.
ClickUp Forms adalah cara terbaik untuk mengumpulkan kebutuhan dari pemimpin proyek atau fungsional. Siapkan formulir dan kirimkan ke kepala produk, keamanan, infrastruktur, data, dll., untuk menangkap kebutuhan mereka.
Mengumpulkan kebutuhan anggaran dari kepala departemen TI
4. Memperkirakan biaya
Perkirakan biaya langsung dan tidak langsung yang terkait dengan kebutuhan Anda. Hitung total biaya kepemilikan. Misalnya, perangkat lunak analitik baru Anda mungkin memerlukan biaya langganan sebesar $X per bulan.
Selain itu, Anda akan mengeluarkan biaya untuk implementasi, kustomisasi, pelatihan pengguna, pemeliharaan, dll. Pastikan Anda mencakup semua biaya yang terkait dengan setiap item dalam permintaan anggaran Anda.
5. Memprioritaskan investasi
Anda tidak mungkin mendapatkan semua yang Anda rencanakan. Jadi, buatlah prioritas untuk memastikan Anda mendapatkan anggaran yang disetujui untuk program-program yang paling penting.
Sebagai contoh, jika Anda perlu memilih antara meningkatkan sistem CRM dan meningkatkan langkah-langkah keamanan siber, mungkin memprioritaskan yang terakhir jika telah mengidentifikasi ancaman keamanan baru-baru ini.
Sebelum Anda meminta anggaran:
- Mengevaluasi dampak bisnis dari setiap item anggaran
- Dokumentasikan kepentingan strategisnya
- Hitung ROI yang diharapkan dalam hal nilai bisnis, seperti penghematan, efisiensi, produktivitas, dll.
6. Mengembangkan anggaran TI
Dengan semua informasi yang ada, buatlah presentasi yang komprehensif tentang anggaran Anda. Apa saja yang baik perangkat lunak penganggaran bisnis kecil dapat membantu Anda.
Buat tabel dengan mata anggaran untuk setiap kategori pengeluaran. Sertakan informasi tentang proyek terkait, berapa banyak yang ingin kamu selesaikan, anggaran yang kamu minta, potensi ROI, dan sumber daya lain yang mungkin kamu perlukan.
Gunakan Templat anggaran proyek ClickUp untuk segera memulai.
7. Mendapatkan persetujuan
Bawalah ke bagian keuangan dan pimpinan bisnis untuk mendapatkan persetujuan. Pada tahap ini, bersiaplah untuk menjawab pertanyaan dan bernegosiasi dengan mereka. Jika Anda menggunakan sistem perangkat lunak anggaran proyek ini juga dapat dengan mudah terjadi secara tidak sinkron.
8. Menerapkan dan memantau
Sekarang saatnya untuk menggunakan anggaran yang telah Anda berikan dan mengimplementasikan strategi Anda. Untuk memastikan Anda menggunakan anggaran Anda sebaik mungkin, siapkan proyek Anda di Perangkat lunak manajemen operasi TI dan memantau kemajuan. Templat akuntansi ClickUp membantu mengelola proses ini dengan mudah. Dengan sembilan tampilan yang berbeda, template canggih ini memudahkan pemantauan hutang dan piutang.
Pemantauan anggaran di ClickUp
9. Tinjau dan sesuaikan
Proses penganggaran TI harus berulang. Siapkan kalender anggaran dan tinjauan pengeluaran rutin. Bandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran yang direncanakan untuk mengkalibrasi ulang kebutuhan bisnis yang berubah, kemajuan teknologi, atau penyimpangan. Pastikan Anda Tata kelola TI inisiatif sejalan dengan penggunaan anggaran Anda.
Saat Anda mengikuti proses penganggaran di atas, berikut ini beberapa praktik terbaik yang perlu diingat.
Praktik dan Tips Terbaik Penganggaran TI
Mengaudit infrastruktur saat ini, mengumpulkan persyaratan, memperkirakan biaya, menyeimbangkan permintaan yang saling bertentangan, dan membuat proposal anggaran yang menarik bisa menjadi hal yang sulit untuk ditangani. Untuk membuatnya sedikit lebih mudah, berikut beberapa saran dari para pemimpin di bidang ini.
Menyelaraskan anggaran TI dengan tujuan bisnis
Cara terbaik agar anggaran Anda disetujui adalah dengan menjaganya agar tetap selaras dengan tujuan bisnis. Jika hubungannya tidak terlihat jelas, luangkan waktu untuk menjelaskannya.
Misalnya, Anda mungkin ingin berinvestasi dalam pembelajaran mesin, sementara strategi bisnisnya adalah memprioritaskan pengalaman pelanggan (CX). Sebagai pemimpin TI, buatlah alasan bagaimana inisiatif pembelajaran mesin Anda dapat meningkatkan CX dan tujuan bisnis apa yang dapat dicapai.
Gunakan data dan analitik
Saat melakukan audit, lihatlah apakah Anda bisa kembali ke beberapa tahun yang lalu. Kumpulkan data untuk mengidentifikasi pola, potensi penghematan, dan membuat keputusan yang tepat.
Jika Anda tidak memiliki informasi, siapkan fitur ClickUp Perangkat lunak manajemen TI untuk menangkap poin data untuk masa depan.
Dengan ClickUp, Anda dapat mengumpulkan informasi tentang efisiensi proyek Anda, termasuk estimasi waktu, waktu yang dibutuhkan, lama siklus proyek, pengeluaran, pembayaran, pengembalian, dll.
Berkomunikasi secara transparan
Penganggaran TI yang baik membutuhkan masukan dari anggota tim, manajer proyek, rekan bisnis, dan tim keuangan Anda. Berkomunikasi secara teratur dengan mereka untuk membangun transparansi dan kepercayaan.
Tugas ClickUp mencakup komentar bersarang untuk mengobrol sesuai konteks. Gunakan fitur Tampilan obrolan ClickUp untuk melihat semua pesan Anda di satu tempat dan membalas ketika Anda siap.
berkomunikasi dengan mudah dengan ClickUp chat_
Membangun kemampuan beradaptasi
Meskipun penganggaran dilakukan setiap tahun, uang yang dianggarkan tidak dibelanjakan sekaligus. Jadi, beradaptasilah dengan anggaran Anda sepanjang tahun.
- Lakukan tinjauan rutin untuk mengetahui bagaimana kinerja arus keluar Anda
- Adakan sesi triwulanan untuk melihat perkembangan anggaran dan kinerja proyek Anda selama triwulan terakhir dan apa yang Anda perlukan untuk triwulan berikutnya
- Bicaralah dengan tim bisnis untuk memahami bagaimana program TI membantu mereka
- Realokasi anggaran berdasarkan apa yang Anda pelajari dan apa yang Anda butuhkan
- Memperhitungkan risiko TI. Inilah caranya
Mengelola Risiko dan Faktor Mitigasi dalam Penganggaran TI
Dengan adanya serangan siber, downtime server, pelanggaran data, pengetatan kepatuhan, dan kesalahan manusia, TI penuh dengan risiko. Anggaran TI perlu mengakui dan memperhitungkan risiko.
Berikut adalah beberapa risiko potensial dan bagaimana Anda dapat memitigasinya.
Gunakan perencanaan skenario untuk mengelola risiko
Saat Anda memperkirakan kebutuhan, pertimbangkan berbagai skenario. Misalnya, jika Anda membutuhkan CRM baru, Anda mungkin membangunnya, atau membeli alat SaaS, atau mengadaptasi spreadsheet yang sudah ada untuk memenuhi tujuan ini.
Jelajahi setiap skenario ini untuk mengetahui biaya, manfaat, dan risikonya. Rencanakan anggaran Anda untuk mengurangi risiko yang timbul dari pilihan yang Anda buat.
Jika Anda memilih cara spreadsheet, Anda mungkin perlu mempekerjakan lebih banyak orang atau menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelolanya secara manual. Sisihkan anggaran untuk orang tambahan.
Mempersiapkan diri untuk risiko outsourcing
Tim TI menggunakan tim outsourcing untuk menghemat biaya gaji dan overhead. Namun, ketergantungan pada penyedia layanan eksternal dapat menimbulkan risiko terkait stabilitas vendor, kualitas layanan, dan potensi gangguan layanan, yang dapat berdampak pada operasi bisnis.
- Evaluasi vendor Anda untuk keandalannya
- Siapkan kontrak yang kuat, dengan mendefinisikan hasil dan penalti secara jelas
- Coba sebarkan risiko Anda dengan melibatkan beberapa vendor
- Rancang strategi manajemen biaya jika Anda menghadapi risiko
- Membangun mekanisme cadangan
Memperkuat manajemen risiko dan kepatuhan
Risiko TI bisa jadi mahal. IBM menemukan bahwa biaya rata-rata pelanggaran data adalah $4,45 juta. Ketika British Airways ditemukan melanggar Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), Uni Eropa mendenda maskapai ini sebesar £20 juta!
Satu-satunya cara untuk tetap berada di depan risiko-risiko ini adalah dengan secara aktif memperkuat langkah-langkah keamanan Anda. Mengelola anggaran proyek untuk mendukung optimalisasi inisiatif keamanan dan manajemen risiko yang berkelanjutan.
Potong dan Potong Anggaran TI Anda Dengan ClickUp
Biasanya tim menganggap anggaran sebagai batasan pengeluaran mereka. Sebaliknya, anggaran yang terencana dengan baik dapat menjadi kebebasan untuk mengeksekusi proyek yang Anda inginkan.
Gunakan ClickUp untuk menciptakan kejelasan dan transparansi dalam proses penganggaran. Kumpulkan data dan jalankan proyek Anda di ClickUp untuk efisiensi yang lebih besar dan pemantauan terperinci. Tinjau kinerja secara teratur dan beradaptasi seiring berjalannya waktu. Menghemat uang di sepanjang jalan.
Biarkan anggaran TI membebaskan Anda untuk mengejar tujuan Anda. Coba ClickUp hari ini secara gratis !