Strategi pengadaan yang baik berarti lebih dari sekadar penghematan biaya.
Manajer pengadaan selalu mencari alat bantu dan metrik untuk mengoptimalkan strategi mereka dan mengukur kinerja pemasok. Apakah Anda terjebak dalam lingkaran yang sama? Kami membantu Anda dengan panduan untuk melacak pengadaan ini Metrik KPI. Sesuai dengan Laporan Riset Pasar, pasar Pengadaan sebagai Layanan (PaaS) akan berkembang pesat pada tingkat Laju pertumbuhan majemuk tahunan (CAGR) sebesar 6,4% antara tahun 2020 dan 2027. Seiring dengan semakin kompleksnya aktivitas pengadaan, data menjadi pendorong efisiensi yang penting.
Karena alasan ini, perusahaan secara aktif melacak metrik pembelian (juga dikenal sebagai KPI pengadaan).
Kami telah membuat daftar beberapa KPI teratas yang digunakan oleh para pemimpin pengadaan untuk mengukur efektivitas departemen pengadaan. Pecahkan masalah dan tingkatkan kinerja pengadaan Anda dengan panduan ini.
Memahami KPI Pengadaan
Proses pengadaan mencakup semua hal yang dilakukan departemen pengadaan Anda untuk mendapatkan dan mencari barang dan jasa.
Indikator Kinerja Utama (KPI) Pengadaan adalah metrik pengukuran yang membantu memahami manajemen pengadaan efektivitas. KPI ini menganalisis bagaimana perusahaan mengatur waktu, biaya, dan kualitas.
Dalam menetapkan KPI pengadaan ini, Anda harus mempertimbangkan beberapa hal seperti:
- Model bisnis Anda
- Ukuran organisasi Anda,
- Lokasi organisasi
- Persyaratan kepatuhan
- Anggaran Anda
Pilihan KPI pengadaan Anda dapat bervariasi, tergantung pada posisi Anda dalam kelima parameter ini.
Ingat, tidak ada satu pun metrik pengadaan yang sempurna. Ini bukan solusi yang cocok untuk semua; ini membutuhkan pendekatan yang disesuaikan.
Mengapa Anda Membutuhkan Metrik Pengadaan
Tiga faktor utama yang membuat metrik pengadaan menjadi penting adalah:
- Pengukuran kinerja: Untuk meningkatkan kinerja, Anda harus memulai dengan pengukuran. Metrik kinerja adalah data penting yang dapat membantu Anda menemukan apa yang perlu diperbaiki dalam proses pengadaan Anda
- **Pembagian data yang objektif: Metrik pengadaan membantu Anda menentukan dan membagikan wawasan pengadaan secara objektif kepada para pemangku kepentingan. Lacak sasaran ini untuk periode tertentu dan susun strategi yang sejalan dengan kebutuhan bisnis Anda
- Temukan jawaban atas pertanyaan: Gunakan KPI pengadaan untuk mencari tahu apa yang kurang, bagaimana Anda bersaing dengan kompetitor, dan apakah kinerja Anda naik atau turun
Baca juga: 20 KPI Pemasaran yang perlu Anda lacak
Pentingnya Mengukur Efisiensi Pengadaan
Mengukur efisiensi pengadaan memiliki banyak manfaat bagi bisnis Anda:
Mengidentifikasi peluang penghematan: Dengan melacak metrik seperti pengeluaran yang dikelola, ROI pengadaan, dan biaya per faktur, tim pengadaan dapat menemukan cara untuk menghemat biaya dan meningkatkan profitabilitas organisasi secara keseluruhan.
Mengelola risiko pemasok: Risiko pemasok merupakan masalah nyata bagi para pemimpin pengadaan di mana pun. Risiko dari pemasok dapat berupa risiko keuangan, hukum, operasional, atau bahkan reputasi. Metrik seperti tingkat cacat pemasok, akurasi PO, dan tingkat ketersediaan vendor dapat membantu Anda menghindari kerugian bekerja dengan pemasok di bawah standar.
Merampingkan aktivitas pengadaan: Pengadaan dapat terdesentralisasi dalam organisasi besar dengan banyak unit bisnis. Dalam kasus seperti itu, melacak metrik pengadaan seperti daya saing harga, tingkat siklus pesanan pembelian, dan tingkat kepatuhan dapat membantu Anda memastikan bahwa aktivitas pengadaan di seluruh organisasi mengikuti proses dan praktik terbaik.
Selaras dengan tujuan organisasi: Pimpinan juga harus melacak KPI pengadaan untuk memastikan upaya tim selaras dengan arah strategis organisasi secara keseluruhan. Misalnya, jika tujuan organisasi termasuk memiliki produk dengan kualitas terbaik, KPI tim pengadaan harus mencerminkan penekanan pada kualitas, meskipun itu berarti penghematan biaya yang lebih rendah.
KPI Pengadaan Penting yang Harus Diukur oleh Setiap Tim
Meskipun strategi pengadaan yang ideal bersifat subjektif, kami telah menguraikan beberapa kPI penting yang dapat dimanfaatkan oleh setiap tim pengadaan.
1. Jumlah pemasok
Ukur berapa banyak pemasok yang Anda miliki dan pemasok mana yang paling Anda andalkan dengan menggunakan metrik ini. Perusahaan terkadang memiliki beberapa titik penjualan untuk produk yang berbeda atau bahkan beberapa pemasok untuk satu produk.
Templat KPI Penjualan ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak dan mengukur kinerja tim penjualan Anda.
Meskipun memiliki pemasok yang terbatas terbukti bermanfaat dalam bentuk diskon dan harga yang lebih baik manajemen penawaran mereka dapat meningkatkan ketergantungan. Di sisi lain, memiliki banyak pemasok dapat mengurangi ketergantungan Anda, tetapi meningkatkan biaya.
Menambah pemasok, terutama untuk produk penting, dapat membantu mengurangi risiko dan memenuhi permintaan pasar yang baru.
2. Peringkat kualitas pemasok
Pikirkan KPI ini sebagai skala peringkat pemasok Anda. Peringkat kualitas pemasok membantu Anda mengidentifikasi risiko atau masalah, dan meningkatkan kualitas pemasok dari waktu ke waktu. KPI ini melihat kecepatan pengiriman, daya tanggap pemasok, biaya, dan kualitas layanan. Selain ukuran kuantitatif, organisasi juga dapat menggunakan ukuran kualitatif seperti audit pemasok dan penilaian manajemen.
Menetapkan sasaran kualitas pemasok yang jelas dan memantau data pemasok dapat membantu tim pengadaan meningkatkan kualitas pemasok dan efisiensi pengadaan dari waktu ke waktu.
3. Tingkat kepatuhan
Tingkat kepatuhan merupakan metrik pengadaan penting yang selaras dengan kinerja pemasok. Hal ini membantu Anda mengetahui apakah pemasok mematuhi persyaratan kepatuhan dan menyelaraskannya dengan kebutuhan bisnis.
KPI tingkat kepatuhan sangat penting untuk dikelola karena penurunan di sini secara otomatis menyebabkan peningkatan pengadaan tidak langsung. Kepatuhan terhadap kontrak dan hukum juga penting untuk keamanan hukum. Untuk menghitung metrik ini, identifikasi proporsi faktur yang disengketakan di antara total faktur dan lacak kesenjangan antara harga yang ditawarkan dan harga yang dibayarkan.
Sebagai permulaan, KPI kepatuhan sebesar 50% merupakan target yang masuk akal untuk perusahaan skala menengah.
4. Ketersediaan pemasok
Bahkan dengan perencanaan yang paling rinci sekalipun, pasti akan ada keadaan darurat sesekali saat Anda membutuhkan pasokan dengan segera. KPI ini menunjukkan seberapa andal vendor tertentu, sehingga Anda dapat merasa yakin untuk mengandalkan mereka dalam keadaan darurat. KPI ketersediaan pemasok dihitung sebagai rasio berapa kali pemasok mengirimkan barang secara mendesak terhadap jumlah total kebutuhan mendesak yang diajukan.
Ketersediaan pemasok 90% ke atas menunjukkan pemasok yang dapat diandalkan dan rantai pasokan yang berjalan secara efisien.
5. Tingkat cacat pemasok
Tingkat kecacatan pemasok adalah ukuran untuk mengevaluasi kualitas pemasok individu. Metrik ini menjadi faktor penting bagi departemen pembelian dalam mengevaluasi kualitas produk secara keseluruhan. Menghitung tingkat cacat pemasok dengan membagi jumlah total produk di bawah standar dengan total unit yang diperiksa, yang sering kali dinyatakan sebagai tingkat cacat per juta unit. Ukuran ini secara aktif menilai kualitas produk dan membuat pemasok bertanggung jawab. Untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam, uraikan tingkat cacat pemasok berdasarkan jenis cacat, sehingga dapat meningkatkan pemahaman Anda tentang kualitas masing-masing vendor.
Secara alami, tingkat cacat pemasok merupakan metrik penting dalam industri seperti kedirgantaraan atau mobil, di mana cacat dapat menyebabkan hilangnya nyawa ... Andalkan metrik utama ini untuk menentukan peringkat penjual Anda dan memastikan kualitas tertinggi dalam pengiriman produk Anda.
6. Siklus pesanan pembelian
Pesanan pembelian waktu siklus adalah KPI yang tidak bisa Anda abaikan. KPI ini menentukan pemasok mana yang ideal ketika Anda sedang terburu-buru.
Metrik ini mencakup perjalanan pembelian mulai dari penempatan dan persetujuan pesanan hingga pengiriman, faktur, dan pembayaran. Hasil waktu siklus pesanan pembelian bervariasi dari beberapa jam hingga beberapa hari.
Kategorikan pemasok Anda berdasarkan siklus pesanan mereka dan lakukan pemesanan dengan mereka.
Alokasikan pesanan yang mendesak kepada pemasok, menjamin siklus pesanan pembelian yang lebih pendek dan pesanan yang nyaman bagi mereka yang memiliki siklus yang relatif lebih besar. Melacak metrik ini membuat proses pengadaan Anda tetap kuat dan akurat.
7. Waktu tunggu
Waktu tunggu mengacu pada waktu yang dibutuhkan vendor tertentu untuk memenuhi pesanan. Anda mengukurnya dengan memeriksa waktu yang telah berlalu antara saat pesanan dilakukan dengan perusahaan dan waktu pengiriman produk.
Matematika di baliknya cukup sederhana: cukup kurangi waktu yang diperlukan untuk menerima Pesanan Pembelian dari total waktu pengiriman, dan begitulah! Itu adalah waktu tunggu pemasok Anda secara singkat.
Waktu tunggu pemasok = Waktu pengiriman - Waktu pemesanan (penerimaan PO)
Mencapai waktu tunggu yang lebih singkat tanpa mengorbankan kualitas dapat membantu menjaga pelanggan tetap senang.
8. Pembelian dilakukan sesuai anggaran dan waktu
Metrik ini mencatat jumlah pembelian yang tepat waktu sesuai anggaran yang ditetapkan. Laporan berbasis data pada KPI ini memberikan wawasan kepada tim pembelian tentang apakah sumber daya organisasi digunakan secara optimal. Ini adalah KPI operasional yang mencerminkan secara langsung efisiensi departemen pembelian.
Jika sebagian besar pembelian Anda sesuai dengan biaya dan waktu yang ditargetkan, maka efisiensi pembelian Anda sudah tepat. Sebaliknya, seringnya waktu dan biaya yang dianggarkan melebihi target akan menimbulkan tanda bahaya bagi tim pengadaan.
Melacak metrik ini dengan cermat, dan mengoptimalkannya sesuai kebutuhan, akan membantu Anda memenuhi target anggaran dan waktu pembelian.
9. Biaya pesanan pembelian
Selain menganalisis biaya dan kualitas pemasok, pimpinan pengadaan juga harus melacak berbagai metrik terkait biaya seperti biaya internal pesanan pembelian. Ini adalah total biaya pembelian pesanan, mulai dari pembelian dan pembuatan hingga penutupan faktur.
Faktor-faktor yang terdiri dari biaya pembelian bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Beberapa bisnis mungkin memperhitungkan biaya langsung dan tidak langsung, sedangkan bisnis lainnya mungkin hanya mempertimbangkan biaya langsung.
Jika Anda menginginkan satu rumus umum untuk KPI ini, maka dapat dihitung sebagai jumlah biaya pembelian, pemesanan, dan penyimpanan.
Menghitung KPI ini membantu meningkatkan efisiensi siklus pengadaan hingga pembayaran dan memastikan bahwa biaya dan kesalahan dapat diminimalkan.
10. Pengeluaran di bawah manajemen
Pengeluaran di bawah manajemen mengacu pada persentase pengeluaran pengadaan yang diatur oleh manajemen. Peningkatan dalam pengeluaran perusahaan yang dikelola meningkatkan kemampuan untuk mengoptimalkan biaya dan memperkirakan pengeluaran. Metrik ini sangat berpengaruh dalam memanfaatkan penghematan biaya yang belum direalisasikan.
Terus mengevaluasi pengeluaran, dan mengawasi kontrak vendor untuk mengidentifikasi ruang lingkup perbaikan. Pembelian terkonsolidasi dan diskon volume pada akhirnya akan menambah keuntungan organisasi.
11. ROI Pengadaan
Metrik pengadaan yang sangat penting, metrik ini melacak profitabilitas investasi-tujuan akhir dari semua bisnis. Metrik ini memberi Anda wawasan tentang profitabilitas dan efektivitas biaya dari strategi pengadaan. Hitung ROI pengadaan dengan membagi penghematan biaya tahunan dengan biaya pengadaan tahunan.
Ingatlah bahwa meskipun merupakan faktor utama yang perlu dipertimbangkan, ROI pengadaan saja tidak akan memberikan gambaran yang benar. Untuk hasil terbaik, gabungkan metrik ini dengan metrik lainnya, seperti penghindaran biaya pengadaan, untuk mendapatkan gambaran yang lengkap.
Tetapkan target ROI pembelian Anda sebesar 10x lipat dari investasi internal untuk meluncurkan strategi pengadaan yang baik.
12. Rasio pembelian darurat
Ingin melacak seberapa sering perusahaan Anda memerlukan pembelian darurat? Ini adalah metrik yang Anda butuhkan.
Beberapa permintaan darurat tidak dapat dihindari oleh semua bisnis. Namun, mengajukan permintaan darurat berkali-kali akan berdampak buruk bagi operasi Anda. Pembelian darurat berdampak pada bisnis Anda dengan meningkatkan biaya pengadaan secara keseluruhan.
Rasio pembelian darurat yang rendah membantu bisnis menghemat biaya, merampingkan rencana pengadaan, memungkinkan layanan tanpa gangguan, dan meminimalkan risiko pasokan. Metrik ini mencerminkan kinerja pengadaan dan merupakan dasar untuk mengelola operasi di masa depan. Manajemen yang efektif menghilangkan inefisiensi proses pengadaan dan mencegah kekurangan produk. Hitung rasio pembelian darurat dengan membagi jumlah pembelian darurat dengan jumlah total pembelian selama periode tertentu.
13. Tingkat dan biaya penolakan vendor
Metrik tingkat penolakan vendor dan biaya mengukur manajemen kualitas internal. Metrik ini mencerminkan frekuensi dan dampak biaya dari penolakan produk vendor karena kualitas yang buruk atau masalah lainnya. Peningkatan salah satu dari kedua faktor ini memerlukan tindakan dari pembeli.
Mengidentifikasi penyimpangan dan menerapkan solusi pemulihan membantu menghindari kemacetan dan menjaga hubungan pembeli-vendor yang sehat.
lihat ini_ *alat manajemen vendor* _!**_
14. Pengurangan biaya pengadaan
Penghematan biaya yang nyata terus menjadi tujuan utama tim pengadaan. Pengurangan biaya pengadaan adalah metrik yang efektif untuk mempelajari efisiensi fungsi pengadaan. Metrik ini mengukur persentase penghematan biaya pada setiap pesanan yang dilakukan melalui negosiasi harga.
Penghematan biaya total yang dilakukan sepanjang tahun melalui negosiasi harga dan diskon menyoroti efisiensi manajemen biaya.
Cara yang efektif untuk mengukur pengurangan biaya adalah dengan membandingkan harga lama dan harga baru untuk produk atau layanan yang sama. Perhitungan ini membantu Anda mengoptimalkan manajemen siklus hidup pemasok dan melatih staf tentang langkah-langkah penghematan biaya. Pada akhirnya, hal ini membantu Anda dalam membangun strategi manajemen biaya.
Melacak KPI pengadaan secara teratur sangat penting untuk meningkatkan proses pengadaan Anda. Meskipun kami telah menyebutkan KPI pengadaan yang umum dipilih, ukuran, kategori, dan fungsi bisnis Anda akan menentukan metrik yang paling relevan bagi Anda.
Melacak fungsi pengadaan membantu menghemat biaya, mengoptimalkan fungsi bisnis, mengidentifikasi hambatan, dan menyusun strategi untuk mengatasinya. Pilih kombinasi metrik ini dan gabungkan dengan metrik lainnya untuk memperkuat bisnis Anda dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Cara Melacak KPI Pengadaan
Selain mengidentifikasi KPI pengadaan yang tepat untuk dilacak, organisasi juga perlu memilih perangkat lunak manajemen pengadaan untuk mengelola pengadaan secara efektif.
Tim kami di ClickUp mempertimbangkan semua KPI pengadaan Anda saat merancang Templat pelacakan KPI Pengadaan ClickUp . Dilengkapi dengan fitur lengkap untuk memudahkan pelacakan metrik KPI. Fitur-fiturnya yang tangguh seperti Sasaran, Papan Tulis, Dokumen, bidang yang dapat disesuaikan, dan dasbor memungkinkan Anda untuk melacak KPI secara efektif di satu tempat.
Templat Pengadaan ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak dan mengelola proses pengadaan Anda.
Lacak dan Hancurkan Sasaran Pengadaan Anda dengan ClickUp
Dengan Sasaran ClickUp anda dapat mengatur, melacak, dan berbagi KPI pengadaan dengan mudah. Untuk setiap KPI, tentukan target dalam sasaran dan tentukan pencapaian dalam jangka waktu tertentu. Sekarang sesuaikan metrik Anda untuk melacak tujuan Anda:
Lacak kemajuan dengan Target numerik, moneter, benar/salah, dan tugas. Buat Target sprint, Target penjualan mingguan, dan banyak lagi dengan menambahkan tugas dari tim yang berbeda ke dalam Goal.
- Number: Mengatur rentang angka dan memantau kenaikan atau penurunan nilai
- Benar/Salah: Buat kotak centang untuk menandai ketika target tertentu selesai
- Mata Uang: Mengatur target moneter dan melacak kenaikan dan penurunan nilainya
- Tugas: Mengawasi penyelesaian tugas individu atau seluruh daftar tugas
Dengan ClickUp, Anda juga bisa menampilkan penyelesaian dan kemajuan tugas secara visual melalui bilah kemajuan, grafik, dan bagan.
Selain itu, gunakan Dasbor ClickUp untuk menggabungkan berbagai target dalam satu tinjauan. Fitur ClickUp pada dasbor memberdayakan Anda untuk:
Bangun pusat kendali misi yang sempurna untuk proyek apa pun. Ungkap wawasan yang lebih dalam dan dapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang pekerjaan Anda dengan Dasbor yang dapat disesuaikan sepenuhnya di ClickUp.
- Melihat sekilas gambaran umum: Gunakan tampilan Ringkasan untuk mendapatkan gambaran umum tentang KPI pengadaan Anda dan kemajuannya
- Meningkatkan keselarasan tujuan bisnis: Jelajahi Tampilan OKR Departemen untuk menyelaraskan KPI pengadaan Anda dengan tujuan keseluruhan
- Lacak kemajuan: Gunakan tampilan Kemajuan untuk mengidentifikasi kemajuan tim dan mempersempit area yang perlu ditingkatkan
- Bayangkan sebuah garis waktu: Lihat sekilas tampilan Garis Waktu untuk memvisualisasikan potensi garis waktu dan pencapaian KPI pengadaan
Tampilan ini menawarkan analisis output dalam sekejap untuk membantu Anda mengidentifikasi dan menjembatani kesenjangan. The Templat Pengadaan ClickUp mengelompokkan KPI ke dalam lima kategori: Selesai, Off track, On track, Belum dimulai, dan Berisiko untuk melacak kemajuan.
Kustomisasi templat ClickUp sangat mudah.
Tidak hanya itu, fitur pelaporan ClickUp membekali Anda dengan wawasan yang berharga untuk membuat keputusan berdasarkan data.
Dapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang KPI mana yang sudah selesai, sesuai rencana, atau berisiko dengan templat praktis dari ClickUp ini
Kelola dan analisis metrik pengadaan Anda dengan ClickUp untuk mencapai efisiensi puncak. Menghitung data, menganalisisnya, dan menggunakan hasilnya untuk meningkatkan manajemen pengadaan menjadi sangat mudah dengan ClickUp.
Pilih ClickUp sekarang juga untuk membuat pengukuran metrik KPI pengadaan menjadi mudah!