Jika Anda seperti kebanyakan manajer proyek, Anda menangani beberapa proyek sekaligus. ๐คน
Beraneka ragam tim, klien, dan sumber daya, manajemen proyek dapat dengan cepat menjadi kekacauan yang tidak terorganisir tanpa adanya sistem yang tepat. Di situlah database manajemen proyek berperan.
Basis data PM bukan hanya tempat penyimpanan semua informasi proyek. Ini adalah alat bantu yang mengoordinasikan antara anggota tim, merampingkan alur kerja, dan melacak kemajuan proyek pada tingkat tinggi.
Dari tugas proyek, jadwal, hingga manajemen sumber daya, database manajemen proyek membuat manajemen proyek menjadi menyenangkan. ๐
Jika Anda masih melacak jadwal proyek dan ketergantungan melalui catatan tempel atau spreadsheet saatnya untuk membuat perubahan yang menyelamatkan kewarasan. Baik Anda bergerak di bidang pengembangan perangkat lunak atau menjalankan bisnis kecil, sistem manajemen proyek terpusat harus dimiliki.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara kerja database manajemen proyek dan berbagi beberapa tips bermanfaat untuk membangun database pertama Anda untuk mengelola proyek.
Apa Itu Manajemen Proyek Database??
Pada intinya, database manajemen proyek adalah kerangka kerja digital untuk mengatur, menyimpan, dan mengambil semua data terkait proyek dalam sekejap mata. ๐
Pikirkan database manajemen proyek Anda sebagai basis utama untuk semua proyek Anda. Daripada mencari-cari di kotak masuk email atau obrolan Slack untuk mencari file penting, basis data menyimpan semuanya untuk Anda, menyederhanakan cara Anda memprioritaskan proyek, orang, klien, dan banyak lagi-semuanya untuk mengelola proyek dengan mudah.
Jelajahi ClickUp untuk mengelola proyek dengan kekuatan AI, 15+ tampilan, dan otomatisasi tugas
Setiap database manajemen proyek berbeda, namun biasanya mencakup fungsi-fungsi berikut ini:
- Manajemen tugas: Anda tidak hanya harus melacak daftar tugas Anda, tetapi Anda juga bertanggung jawab untuk melacak tugas-tugas tim Anda. Hal ini hampir tidak mungkin dilakukan secara manual, itulah sebabnya mengapa begitu banyak manajer proyek mengandalkan database manajemen proyek untuk melacak tugas, penugasan anggota tim, tenggat waktu, dan status. Dengan pengaturan yang tepat, Anda akan dapat mengelola masing-masing komponen proyek dengan lebih mudah
- Manajemen: Database manajemen proyek memvisualisasikan tenggat waktu dan tonggak penting dalam garis waktu proyek. Baik Anda memilih tampilan bagan Gantt, tampilan kalender, atau sesuatu yang lebih khusus, fitur ini sangat cocok untuk pelacakan kemajuan ๐
- Manajemen sumber daya: Penganggaran memang penting, tetapi database manajemen proyek yang tepat akan melacak sumber daya Anda yang lain, termasuk bahan, lisensi, langganan, dan anggota tim. Hakperangkat lunak manajemen proyek yang tepat bahkan akan memberi tahu Anda anggota tim mana yang terlalu banyak atau kurang dimanfaatkan, membantu Anda menyeimbangkan kembali pekerjaan dan mencegah kelelahan โ๏ธ
- Ketergantungan dan pengoptimalan alur kerja: Basis data manajemen proyek mendokumentasikan ketergantungan tugas kemenjaga alur kerja Anda tetap bergerak. Fitur ini sangat bagus untuk menghemat waktu dan mengatasi potensi kemacetan
- Pemberitahuan dan pembaruan: Jangan pernah khawatir akan ketinggalan informasi lagi. Basis data manajemen proyek mengirimkan pemberitahuan kepada semua orang dalam proyek, memperbarui tim tentang perubahan proyek atau tenggat waktu yang akan datang
Manfaat membuat manajemen proyek pangkalan data
Mengelola proyek di perencana kertas atau melalui kotak masuk email Anda adalah resep untuk kehilangan file dan kebingungan. Semakin banyak manajer proyek yang beralih ke aplikasi manajemen proyek yang mengutamakan digital untuk mendapatkan banyak manfaat. ๐
Organisasi yang lebih baik
Proyek yang kompleks membutuhkan perencanaan dan pengaturan yang serius. Untungnya, database manajemen proyek memberi Anda tempat yang nyaman dan lengkap untuk menyimpan data terkait proyek Anda, mulai dari daftar tugas hingga jadwal proyek.
Tidak perlu lagi mencari informasi: semua tugas, file, dan detail pemangku kepentingan proyek ada di dalam database untuk pengambilan yang mudah. Selain itu, sebagian besar database perangkat lunak manajemen proyek dilengkapi dengan struktur organisasi file sehingga Anda tidak perlu mengaturnya secara manual. ๐๏ธ
Pelacakan proyek yang disederhanakan
Fitur-fitur seperti dasbor dan tampilan bagan Gantt memberikan visualisasi yang sangat dibutuhkan dari jadwal dan kemajuan proyek, sehingga memudahkan untuk merencanakan dan melacak proyek.
Gunakan tampilan bagan Gantt ClickUp untuk mengimplementasikan peningkatan proses
Detail proyek hampir selalu berubah dari waktu ke waktu, dan basis data manajemen proyek memungkinkan Anda memperbarui informasi ini secara real-time, mengurangi kesalahpahaman dan penundaan.
Efisien manajemen sumber daya
Apakah beberapa anggota tim Anda kewalahan sementara yang lain hanya memiliki sedikit pekerjaan? Itu adalah sebuah pemanfaatan sumber daya dan hal ini berdampak buruk bagi moral dan anggaran. ๐ธ
Melacak, memprioritaskan, dan merencanakan beban kerja tim Anda dengan Estimasi Waktu ClickUp
Dengan database manajemen proyek, jauh lebih mudah untuk melacak dan mengalokasikan sumber daya, baik tenaga kerja, waktu, atau anggaran. Fitur pelacakan waktu bawaan memudahkan pemantauan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas atau fase proyek, sehingga semua orang dalam tim Anda tetap produktif dengan nyaman.
Alur Kerja otomatisasi
Manajemen proyek membutuhkan kerja keras. Banyak kerja keras. Mengapa harus mempersulit diri sendiri? Memilih database manajemen proyek digital mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti serah terima, pembaruan status, atau pemberitahuan. Selain itu, sebagian besar database manajemen proyek memiliki integrasi untuk alat bantu seperti Microsoft Project , Jira, dan Slack, sehingga lebih mudah lagi untuk meminimalkan upaya manual di seluruh platform.
Kustomisasi dan skalabilitas
Sebagian besar database proyek hadir dengan organisasi atau struktur yang sudah jadi, tetapi mereka juga memungkinkan Anda untuk menyesuaikan platform sesuai keinginan Anda. Sebagai contoh, database dengan templat memungkinkan Anda untuk membuat bidang khusus dan menyesuaikan pengaturan database untuk proyek tertentu. Database proyek juga dapat diskalakan dengan mudah, sehingga Anda dapat mengakomodasi lebih banyak data, pengguna, atau fitur tanpa perlu mengubah platform.
Jenis Manajemen Proyek Basis Data **Basis Data
Database manajemen proyek tersedia dalam berbagai macam bentuk dan jenis. Pilihan yang tepat tergantung pada kebutuhan proyek dan struktur organisasi Anda. Berikut adalah beberapa jenis database manajemen proyek yang dapat Anda pertimbangkan.
Tradisional manajemen proyek pangkalan data
Ini adalah jenis database PM yang dilengkapi dengan alat bantu untuk merencanakan, melacak, dan mengelola proyek. Pilihan seperti Microsoft Project adalah contoh yang bagus untuk database manajemen proyek tradisional.
Agile manajemen proyek pangkalan data
Apakah Anda bekerja dalam pengembangan perangkat lunak? Jika ya, Anda mungkin menggunakan beberapa bentuk metodologi Agile untuk mengurus bisnis. Alat manajemen proyek seperti Jira dan ClickUp sangat ideal untuk manajemen proyek Agile, yang membutuhkan fitur untuk mengelola mata air, backlog, dan cerita pengguna.
Siapkan alur kerja khusus dan pelacak tangkas untuk tim proyek Anda
Jika Anda tidak berada dalam tim teknis tetapi menyukai ide-ide di balik metodologi Agile atau waterfall, papan Kanban juga merupakan pilihan yang bagus. Alat-alat ini memvisualisasikan manajemen tugas dengan papan dan kartu, membantu tim Anda tetap berada di atas tugas-tugas yang terus menerus dan berulang. ๐ฉ๐ฝโ๐ป
Sistem perusahaan
Kami tidak menyarankannya, tetapi bisnis kecil terkadang bisa lolos dengan menggunakan spreadsheet Excel untuk manajemen proyek. Namun, tidak mungkin perusahaan enterprise bisa lolos begitu saja. Itulah mengapa database perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) biasanya merupakan pilihan yang lebih baik.
Sistem yang komprehensif ini mengintegrasikan manajemen proyek dengan fungsi bisnis lain seperti faktur, SDM, dan CRM penjualan. Sistem ini sangat bagus untuk mengelola dan mengalokasikan talenta, peralatan, dan material untuk proyek berskala besar. ๐๏ธ
Bukan hal yang aneh bagi perusahaan untuk membangun basis data khusus mereka sendiri karena mereka memiliki persyaratan yang lebih unik, tetapi banyak perusahaan menggunakan solusi pihak ketiga.
Solusi Manajemen proyek berbasis cloud solusi
Sebagian besar database manajemen proyek modern beroperasi di cloud, yang berarti Anda tidak menghostingnya secara lokal. Hal ini memberikan tim Anda kemampuan untuk mengakses detail proyek dari mana saja, selama mereka memiliki koneksi internet. ๐ป
Jika Anda mengelola tim global atau jarak jauh, sebuah basis data proyek berbasis cloud adalah cara yang tepat. Karena mereka bekerja di awan, berbasis awan Alat-alat PM dapat dengan mudah ditingkatkan dan diturunkan berdasarkan ukuran dan kompleksitas proyek, sehingga menjadi pilihan yang terjangkau untuk bisnis dari semua ukuran.
Mengapa Mempertahankan Manajemen Proyek Basis Data Penting?
Anda akan melihat manfaat langsung setelah Anda membuat dan menjalankan database manajemen proyek pertama Anda. Namun, membuat database saja tidak cukup-Anda harus memeliharanya dari waktu ke waktu. โ๏ธ
Tanpa tinjauan, pembaruan, dan sedikit penyesuaian, Anda berisiko menggunakan alat yang tidak sesuai dengan cara Anda menjalankan bisnis. Itu adalah resep untuk pekerjaan manual, miskomunikasi, dan kesalahan yang mahal.
Pemeliharaan basis data secara teratur sangat penting untuk banyak alasan.
Kolaborasi yang lebih mudah
Apakah otomatisasi Anda tidak berfungsi atau tim Anda kewalahan dengan notifikasi database, kualitas database Anda akan berdampak besar pada kolaborasi tim.
Mengelola pekerjaan secara efisien, berkolaborasi dalam tugas, dan menyederhanakan alur kerja yang kompleks dengan perangkat lunak Manajemen Proyek ClickUp
Memelihara basis data Anda secara teratur memberi tim Anda platform yang mendukung alur kerja dan kolaborasi yang solid. Hal ini dapat berarti menyesuaikan pengaturan notifikasi, tampilan proyek, atau otomatisasi, namun semuanya demi melakukan pekerjaan yang lebih baik. ๐ค
Manajemen risiko yang lebih baik
"Risiko" bukan hanya tentang denda hukum atau peraturan. Dari file yang hilang hingga potensi kehilangan data, ada banyak sekali risiko yang dapat merugikan organisasi, proyek, dan klien Anda. Dengan menyimpan data proyek yang komprehensif, Anda dapat mengidentifikasi potensi risiko di awal proses, sehingga dapat memitigasi masalah sebelum terjadi.
ROI yang lebih baik
Anda menghabiskan waktu dan uang untuk menyiapkan basis data manajemen proyek Anda. Bukankah seharusnya Anda mendapatkan nilai sebanyak mungkin dari alat ini? Buatlah sebuah titik untuk secara teratur memelihara basis data Anda untuk memastikan pengembalian yang nyata atas investasi Anda.
Kami jamin atasan Anda atau orang-orang di bagian akuntansi akan mengukur hal ini, jadi mengoptimalkan database Anda untuk mendapatkan lebih banyak kemenangan selalu merupakan kemenangan. ๐
Apa yang Harus Disertakan dalam Manajemen Proyek Basis Data
Jika Anda belum pernah membuat database manajemen proyek sebelumnya, Anda mungkin bertanya-tanya apa saja yang harus dimasukkan ke dalam database ini. Inilah jawaban mudahnya: apa pun yang Anda inginkan! ๐คฉ
Pada akhirnya, database ini harus sesuai dengan kebutuhan Anda dan sesuai dengan cara kerja Anda. Jika Anda tidak yakin harus memulai dari mana, pastikan database manajemen proyek Anda menyertakan elemen-elemen penting ini.
1. Detail proyek
Setidaknya, database proyek harus menyediakan informasi dasar tentang proyek, termasuk:
- Nama proyek
- Deskripsi
- Tujuan dan hasil yang diharapkan
Sistem ini juga harus memberi Anda opsi untuk melampirkan dokumen seperti rencana proyek, kontrak, dan komunikasi pemangku kepentingan. Semakin mudah untuk mengakses informasi ini, semakin baik bagi Anda ketika Anda berada di tengah-tengah pelaksanaan proyek.
2. Manajemen tugas
Basis data manajemen proyek harus menyediakan daftar tugas yang terperinci dengan deskripsi, penerima tugas, dan tanggal jatuh tempo untuk semua tugas.
Buat sasaran, tetapkan target, dan bagikan dengan tim Anda agar semua orang selaras
Karena Anda akan mengandalkan basis data ini untuk melihat posisi setiap orang, pastikan platform menyertakan pembaruan status. Sebagian besar database juga memungkinkan Anda untuk menyesuaikan status tugas.
3. Kerangka waktu pengelolaan
Bagan Gantt dan papan Kanban adalah representasi visual yang membantu dari tonggak proyek, jadwal, dan tugas.
Visualisasikan kemajuan tugas Anda dengan papan Kanban
Beralih di antara tampilan garis waktu, proyek, atau tugas untuk mendapatkan pemahaman cepat tentang bagaimana tugas-tugas berhubungan satu sama lain dan apakah Anda akan memenuhi tujuan proyek Anda. ๐ฏ
4. Pemangku kepentingan pelacakan
Jika Anda mengelola beberapa proyek dengan tim yang berbeda, mudah sekali untuk mencampuradukkan orang. Basis data manajemen proyek harus mencatat detail penting tentang semua pemangku kepentingan proyek, termasuk anggota tim, peran proyek, dan informasi kontak setiap orang.
Lebih baik lagi, gunakan perangkat lunak basis data yang mencatat semua komunikasi pemangku kepentingan, catatan rapat, dan obrolan.
5. Pelacakan kinerja
Indikator kinerja utama (KPI) berbeda untuk setiap proyek, namun merupakan tolok ukur penting untuk mengevaluasi keberhasilan proyek. Gunakan yang dapat disesuaikan basis data manajemen proyek yang memungkinkan Anda menghasilkan dasbor real-time yang dapat disesuaikan untuk kinerja proyek.
Merinci tujuan, tugas, poin tangkas, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan
Metrik yang tepat akan memperingatkan Anda sebelumnya jika Anda mengalami keterlambatan atau masalah kualitas, sehingga Anda memiliki banyak waktu untuk memperbaiki. ๐ข
Cara Membuat Manajemen Proyek Database
Alat bantu manajemen proyek akan menempatkan tim Anda di jalan menuju kesuksesan proyek. Namun demikian, sangat penting untuk memilih solusi database yang tepat dan mengaturnya dengan benar.
Anda bisa memilih di sini, tetapi kami sarankan untuk menggunakan solusi manajemen proyek lengkap seperti ClickUp. Semuanya 100% dapat disesuaikan tetapi dengan hambatan masuk yang jauh lebih rendah daripada alternatif lain seperti, misalnya, Jira. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membangun database PM pertama Anda di ClickUp. โจ
Gabung dengan ClickUp
Yang ini mudah sekali! Cukup buat akun ClickUp gratis Anda dan mulai menggunakan platform dalam hitungan detik. Apakah kami menyebutkan bahwa ini gratis dan tidak memerlukan kartu kredit? ๐คธ
Gunakan ClickUp manajemen proyek database template **template
Anda bebas membangun basis data Anda sendiri dari awal, tetapi kami tahu Anda sibuk. Gunakan fitur Templat Dasbor Manajemen Proyek ClickUp untuk bangun dan berjalan dengan cepat.
Rencanakan, atur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun dengan ClickUp
Tersedia dengan semua yang Anda perlukan untuk mengelola proyek di luar kotak, termasuk manajemen anggaran, penyeimbangan beban kerja, dan status tugas. Selain dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan untuk memulai, templatnya 100% dapat disesuaikan sehingga Anda bebas mengubahnya hingga sesuai dengan kebutuhan Anda. ๐
Jika templat ini tidak cocok untuk Anda, jangan khawatir. ClickUp memiliki ribuan templat untuk manajemen proyek Agile, waterfall, dan hampir semua metodologi PM lainnya.
Masukkan data Anda
Di sinilah kesenangan dimulai. Masukkan tujuan, sasaran, tugas, dan penerima tugas Anda sendiri atau impor data ini ke ClickUp dari solusi lain . Jika templat Anda tidak sesuai dengan data Anda, ubahlah pengaturan sesuka Anda. Tambahkan atau hapus kolom, sembunyikan tag data tertentu, atau sesuaikan status tugas.
Sesuaikan tampilan Tabel Anda
Bukanlah sebuah database namanya jika tidak ada tampilan Tabel, bukan? Dengan Tampilan Tabel ClickUp semua bidang adalah kolom, dan setiap baris memiliki tinggi yang sama, sehingga memberikan Anda tampilan ringkas dari semua tugas, status, dan penerima tugas dalam satu tampilan. ๐
Beralih antara tampilan Tabel dan tampilan Kalender ClickUp 3.0 yang serbaguna untuk memvisualisasikan semua pekerjaan Anda dengan lebih baik
Untuk mengonversi proyek ke tampilan Tabel, kunjungi proyek Anda dan buka Tambah Tampilan > Tabel. Anda dapat mengklik "Pin View" jika Anda selalu ingin data ditampilkan dalam tampilan Tabel.
Memantau dari waktu ke waktu
Anda bebas memantau proyek dalam tampilan Tabel, tetapi pilihan terbaik Anda adalah mengunjungi Dasbor ClickUp .
Pilih dari lebih dari 15 tampilan dasbor di ClickUp
Dasbor menarik data yang paling penting ke dalam satu tampilan dan memberi Anda gambaran cepat tentang kesehatan proyek secara keseluruhan. Telusuri lebih dalam untuk melihat performa berdasarkan anggota tim, jenis tugas, proyek, dan banyak lagi.
ClickUp: All-In-One Manajemen Proyek Aplikasi
Sebagai manajer proyek, Anda tidak asing dengan tuntutan penjadwalan proyek, alokasi sumber daya, dan daftar tugas yang panjang. ๐
Database manajemen proyek tidak akan menyelesaikan semua tantangan manajemen proyek Anda, tetapi ini adalah alat penting yang harus Anda miliki untuk melacak kemajuan, membangun peta jalan, dan memfasilitasi kerja tim.
Namun, tidak sembarang database PM bisa digunakan. Ketika kualitas kerja penting, pilihlah ClickUp. Solusi lengkap kami menghilangkan kebutuhan untuk berpindah-pindah di antara solusi yang berbeda dengan menyatukan komunikasi, metrik, templat, basis data, dan banyak lagi di bawah satu atap.
Lihat perbedaannya secara langsung: Buat database ClickUp PM gratis Anda sekarang .