Manajemen proyek adalah tugas yang menantang dan rumit yang melibatkan banyak pemangku kepentingan dan jadwal yang berbeda-beda. Terlepas dari upaya terbaik Anda, segala sesuatunya mungkin tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Hal ini terutama terjadi pada proyek-proyek yang kompleks, kreatif, atau membutuhkan umpan balik agar berhasil. Di sinilah proses berulang, atau peningkatan berkelanjutan, terbukti bermanfaat.
Ketika mengikuti proses iteratif, proyek akan sering mengalami revisi untuk memastikan produk atau layanan terus ditingkatkan. Dengan demikian, kami dapat memastikan bahwa produk selalu sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir.
Apa yang dimaksud dengan Proses Iteratif?
Proses iteratif melibatkan pembuatan, peninjauan, dan pembaruan produk atau inisiatif secara siklis berdasarkan umpan balik. Anda dapat mengulangi proses pengembangan berulang ini sampai Anda (dan pelanggan akhir) puas dengan hasil akhirnya.
Proses iteratif sangat cocok untuk bidang-bidang seperti penelitian, pengembangan produk dan desain karena proyek-proyek ini bersifat jangka panjang, kompleks, dan membutuhkan umpan balik dan fleksibilitas. Tim yang gesit menggunakan metode ini untuk menyelesaikan proyek.
Inilah sebabnya mengapa sebagian besar tim teknik mengikuti metode kerangka kerja metodologi tangkas berkolaborasi dengan pelanggan sejak awal dan mendasarkan pembaruan di masa depan pada umpan balik pelanggan.
Proses Iteratif vs Proses Non-Iteratif
Dalam proses berulang, versi sebelumnya dari sebuah proyek direvisi secara berkala agar sesuai dengan perubahan persyaratan dan umpan balik. Dalam proses non-iteratif (atau metodologi air terjun), proyek dieksekusi secara linear, dari titik A ke titik Z dalam fase-fase yang berbeda.
Perbedaan utama lainnya adalah bahwa dalam proses iteratif, peninjauan dilakukan setelah setiap siklus, sehingga lebih mudah untuk mengubah produk saat sedang dikembangkan. Namun, dalam proses non-iteratif, produk akhir dapat ditinjau hanya setelah proyek selesai.
Proses non-iteratif bekerja paling baik ketika Anda memiliki persyaratan yang stabil, hasil yang terdefinisi dengan baik, dan sesuai jadwal. Sebagai contoh, jika Anda sedang menulis novel, Anda akan maju secara linear dari garis besar ke karakterisasi ke draf akhir. Hanya versi akhir novel yang telah diedit yang akan dirilis ke publik dan diukur keberhasilannya.
Sebaliknya, proses iteratif cocok untuk proyek yang akan mendapatkan keuntungan dari fleksibilitas dan iterasi yang konstan. Sebagai contoh, Anda dapat meluncurkan versi alfa dari aplikasi Anda, meminta pengguna awal untuk mengujinya, dan menggunakan umpan balik mereka untuk merevisi fitur atau menambahkan pembaruan baru.
Ini adalah proses berkelanjutan di mana setiap iterasi baru dari aplikasi Anda merupakan perbaikan dari yang sebelumnya. Tidak ada akhir yang pasti; Anda bisa mengulangi siklus ini sesering yang Anda inginkan.
Proses Iteratif vs Proses Inkremental
Proses iteratif dan inkremental saling berkaitan tetapi berbeda metode manajemen proyek . Meskipun keduanya memiliki fitur peningkatan berkelanjutan, di situlah kesamaan keduanya berakhir.
Dalam model proses berulang, sebuah proyek direvisi secara keseluruhan, dengan solusi lengkap melalui revisi siklus. Contohnya adalah ClickUp yang merilis v.3.0 dari aplikasinya, di mana seluruh aplikasi mengalami perubahan.
Dalam proses inkremental, sebuah proyek dipecah menjadi beberapa segmen, masing-masing dirilis satu demi satu. Contohnya adalah ClickUp merilis pembaruan AI baru setiap beberapa bulan, di mana setiap pembaruan menambah solusi akhir.
Bagaimana Cara Kerja Proses Iteratif?
Mari selami lebih dalam tentang bagaimana tim di berbagai bidang dan industri menggunakan proses iteratif untuk memindahkan proyek melalui berbagai tahapan .
Rekayasa
Sebagian besar insinyur memulai proyek mereka dengan cetak biru, diikuti dengan prototipe, produk uji coba, dan beberapa kali iterasi sebelum mencapai produk akhir.
Pengembangan web
Baik aplikasi, situs web, atau game, akan melalui beberapa siklus pengembangan (terkadang sepanjang siklus hidupnya) untuk memberikan produk yang paling mutakhir kepada pelanggan.
desain UX
Desainer UX sering menggunakan proses berulang untuk meningkatkan antarmuka dan pengalaman pengguna. Mereka membuat prototipe desain, menjalankan tes kegunaan untuk mengumpulkan umpan balik dan menyempurnakan desain dalam iterasi yang berurutan.
Penelitian
Para ilmuwan juga mengikuti proses desain berulang. Penelitian sering kali membutuhkan eksperimen berulang dan beberapa siklus eksperimen dan analisis untuk maju.
Pemasaran
Meskipun kampanye pemasaran mungkin bukan contoh pertama yang terlintas dalam pikiran untuk proses iteratif, namun kampanye pemasaran dapat mengambil manfaat dari penggunaan pendekatan iteratif. Pemasar dapat menguji berbagai saluran dan strategi, menganalisis hasil, dan menyesuaikan pendekatan mereka berdasarkan umpan balik dan data kinerja.
Proses berulang menambah nilai bagi banyak industri, termasuk penjualan, acara, pendidikan, dan bahkan perawatan kesehatan, dengan membantu mereka mengevaluasi dan menstandarkan proses mereka dan alur kerja untuk efisiensi yang lebih baik.
Keuntungan dari Proses Iteratif dalam Manajemen Proyek
Sejauh ini, kita telah melihat bagaimana proses iteratif bermanfaat bagi tim dengan memberi mereka lingkaran umpan balik yang terus menerus sepanjang siklus hidup proyek . Namun, itu bukan satu-satunya keuntungan.
Berikut adalah beberapa cara lain yang dapat dilakukan oleh model iteratif manajemen proyek, seperti agile atau lean, yang menguntungkan manajer proyek:
- Kemampuan beradaptasi: Dengan menggunakan metode coba-coba, pengembangan berulang memungkinkan proyek untuk dengan mudah beradaptasi dengan persyaratan baru atau tantangan yang tidak terduga di setiap siklus
- Lingkaran umpan balik yang konsisten: Proses yang berulang akan membentuk lingkaran umpan balik yang teratur dengan pelanggan. Hal ini memastikan bahwa produk yang berkembang selaras dengan harapan pengguna
- Hemat biaya: Karena proses berulang mengatasi masalah di awal siklus pengembangan, maka mudah untuk memperbaiki dan mengurangi dampak dari potensi kesalahan. Juga lebih mudah untuk bergerak ke arah yang berbeda jika ruang lingkup proyek berubah
- **Kecepatan: Pengembangan berulang membantu tim memberikan revisi produk dalam siklus yang lebih pendek. Struktur rilis cepat ini meningkatkan periode waktu ke pasar, sehingga memungkinkan waktu yang lebih cepattonggak pencapaian proyek dan realisasi manfaat
- Kolaborasi yang lebih baik: Proses berulang sepertiagile scrum mendorong kolaborasi di setiap langkah dengan memberikan peran yang jelas kepada anggota proyek dan mendorong komunikasi dalam setiap siklus peninjauan
- Peningkatan efisiensi: Karena proses iteratif tidak linier, Anda dapat mengerjakan banyak hal secara bersamaan. Misalnya, selama rilis fitur, rancang UI, kerjakan pengkodean, dan selesaikan pemosisian produk secara paralel, karena semuanya adalah tugas terkait yang tidak bergantung satu sama lain
Keuntungan ini membuat pendekatan iteratif sangat cocok untuk proyek-proyek yang persyaratannya dapat berubah dan membutuhkan fleksibilitas dan daya tanggap yang tinggi.
Tantangan yang Terkait dengan Proses Iteratif
Meskipun proses iteratif menawarkan beberapa manfaat, proses ini juga memiliki beberapa tantangan. Beberapa potensi kelemahan menggunakan pendekatan berulang dalam manajemen proyek Anda meliputi:
- Cakupan yang merayap : Karena pengembangan berulang terus berkembang, proyek dapat berubah di luar ruang lingkup aslinya, menghasilkan produk akhir yang terlihat sangat berbeda dari gambaran awal
- Kompleksitas: Mengelola beberapa iterasi dapat meningkatkan kompleksitas dan menyulitkan untuk melacak umpan balik dan pembaruan
- Kekhawatiran kualitas: Fokus pada iterasi yang cepat dapat membahayakan kualitas produk secara keseluruhan. Proses validasi yang memadai harus tersedia untuk setiap siklus peluncuran untuk memastikan kualitas
- Jadwal yang tidak jelas: Proses di bawah model iteratif mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan dibandingkan dengan proses linier, karena Anda mungkin harus mengulangi siklus pengembangan hingga mencapai kesimpulan yang memuaskan
- Sulit untuk diukur: Karena proyek terus direvisi berdasarkan umpan balik baru, prioritas dapat berubah, dan menetapkan metrik tetap untuk melacak pencapaian menjadi sebuah tantangan
Namun, kita dapat mengatasi sebagian besar tantangan ini dengan memiliki tujuan yang jelas untuk proyek Anda, dengan menggunakan alat manajemen proyek seperti sprint dan kanban serta membangun saluran komunikasi yang jelas dengan semua pemangku kepentingan.
Langkah-langkah Proses Pengembangan Iteratif
Sebagian besar proses pengembangan iteratif mengikuti kerangka kerja lima langkah-rencana, desain, implementasi, uji coba, dan tinjauan.
Pada bagian ini, kami akan mendemonstrasikan bagaimana Anda dapat menggabungkan langkah-langkah ini dalam proyek Anda dan bagaimana perangkat lunak manajemen kerja seperti ClickUp Manajemen Proyek Tangkas membuat transisi ke proses agile menjadi lebih mudah.
1. Rencana
Seperti halnya proses bisnis lainnya, proyek yang berulang juga dimulai dengan sebuah rencana. Hal ini termasuk membuat visi proyek, memecah proyek yang lebih besar menjadi tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti, menugaskan DRI (individu yang bertanggung jawab secara langsung), mengalokasikan anggaran, dan sebagainya. Anda juga dapat menggunakan fase ini untuk membuat rencana 'tinjauan' - sebuah template untuk mengevaluasi solusi akhir Anda.
Bagaimana ClickUp membantu
Tim dapat menggunakan fitur ClickUp manajemen proyek yang gesit fitur-fitur seperti papan scrum, Bagan ClickUp Gantt kanban, dan lainnya untuk merencanakan dan melacak proyek mereka.
Jalankan ClickUp Sprints .
Gunakan laporan seperti arus kumulatif atau grafik burnout untuk memahami kemajuan sprint Anda
Gunakan ClickUp untuk membuat siklus sprint mingguan, mengalokasikan poin untuk setiap tugas, dan bahkan secara otomatis memindahkan tugas yang belum selesai ke sprint baru. Gunakan laporan seperti grafik burnout, arus kumulatif, dan metrik kecepatan untuk menunjukkan ketergantungan dan mengukur beban kerja tim Anda.
Menyiapkan Sasaran ClickUp .
Lacak kemajuan proyek Anda dengan tujuan pencapaian dan target yang jelas
Tetapkan sasaran terukur untuk setiap siklus atau iterasi untuk mencegah pergeseran ruang lingkup dan memastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya. Lacak kemajuan Anda dengan ClickUp di berbagai sasaran menggunakan target numerik, moneter, dan bahkan target benar atau salah.
2. Desain
Setelah Anda menyelesaikan rencana Anda, langkah selanjutnya adalah menuangkan ide-ide Anda di atas kertas. Ini berarti merancang UI/UX atau prototipe untuk tim produk dan teknik. Untuk tim pemasaran, ini berarti menguraikan detail kampanye, menetapkan anggaran, dll.
Bagaimana ClickUp membantu
Mulai dari mengelola dokumen Anda hingga bertukar pikiran dan berkolaborasi secara real-time, Manajemen Produk ClickUp memungkinkan Anda melakukan semuanya dari satu tempat.
Kelola dokumen Anda
Membuat dokumen, wiki, dan halaman bersarang dengan tabel, gambar, dan opsi pemformatan lainnya
Buat draf dokumen Anda di Klik Dokumen sehingga mudah diakses oleh anggota tim Anda yang lain. Anda bisa mengaturnya sebagai halaman bersarang, mengatur tingkat izin, dan bahkan menautkannya ke tugas atau subtugas tertentu dalam proyek Anda.
Selain itu, alat kolaborasi real-time di ClickUp Docs memudahkan Anda dan tim Anda untuk mengedit dokumen dan bertukar umpan balik.
Curah pendapat dengan Papan Tulis
Gunakan papan tulis untuk memvisualisasikan konsep dan mempermudah curah pendapat bagi rekan tim Anda
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memvisualisasikan desain Anda dan berkolaborasi dengan tim Anda. Anda bisa menggambar secara bebas, menambahkan bentuk dan gambar, serta menautkan ke dokumen, tugas, dan proyek lain di ruang kerja untuk menghubungkan semuanya.
3. Implementasi
Di sinilah Anda melakukan pekerjaan yang sebenarnya-membangun produk Anda, mengkodekan aplikasi Anda, atau membuat kampanye pemasaran Anda. Ini juga merupakan waktu untuk mendapatkan umpan balik dari para pemangku kepentingan internal.
Bagaimana ClickUp membantu
Karena proses iteratif bersifat nonlinier, beberapa anggota akan mengerjakan tugas yang berbeda secara bersamaan. Dengan demikian, melacak semuanya bisa menjadi rumit. Gunakan solusi manajemen proyek ClickUp untuk melacak semua bagian yang bergerak.
Visualisasikan kemajuan tugas dengan Papan Kanban ClickUp .
Visualisasikan kemajuan tugas Anda dengan papan Kanban
Gunakan tampilan Kanban di ClickUp untuk melihat tugas-tugas Anda sebagai kartu mini. Editor seret dan lepas memudahkan untuk memindahkan kartu tugas ke status lain. Editor ini juga memudahkan untuk memfilter tugas-tugas untuk melihat secara sekilas kemajuannya dan mengidentifikasi item tindakan.
4. Tes
Saatnya untuk kontrol kualitas-menguji solusi Anda untuk masalah dan kelemahan, dan memastikan tidak ada gangguan. Ini juga merupakan tahap di mana Anda bisa mendapatkan umpan balik utama dari sejumlah kecil pengguna eksternal. Berdasarkan jenis proyek, ini bisa berasal dari survei, kelompok fokus, atau penguji beta.
Bagaimana ClickUp membantu
Ini adalah tahap 'umpan balik' tidak resmi, di mana berbagai anggota tim memberikan saran. Gunakan ClickUp dan alat integrasinya untuk melacak umpan balik ini, membagikannya kepada pemangku kepentingan, dan memindahkannya ke alat pihak ketiga.
Beri tahu orang yang relevan dengan tag dan email
Mengirim dan menerima email dari dalam tugas di ClickUp
Kapan pun Anda mendapatkan umpan balik penting dari pengguna, Anda bisa menambahkannya sebagai komentar pada tugas dan menandai orang yang relevan untuk memberi tahu mereka. Jika mereka bukan bagian dari ruang kerja ClickUp Anda, kirimkan email kepada mereka secara langsung dari tampilan tugas dengan semua detail yang relevan.
Menyinkronkan bug dengan alat pengembangan
Sinkronkan laporan bug dengan alat pengembangan Anda untuk melacak masalah dengan mudah
Kapan pun Anda menemukan masalah atau bug, buat laporan bug dan sinkronkan dengan alat bantu seperti Gitlab, Github, dan BitBucket agar menjadi bagian dari pipeline penerapan Anda.
5. Tinjau dan evaluasi
Saatnya untuk meninjau semua umpan balik dan mengevaluasi apakah iterasi ini memuaskan. Jika ya, tutup proyek Anda. Jika tidak, lanjutkan mengerjakan proyek berdasarkan pembelajaran Anda saat ini.
Bagaimana ClickUp membantu
Pada tahap ini, ClickUp membantu tim untuk merangkum pembelajaran dan merencanakan langkah selanjutnya.
Buat rangkuman dengan ClickUp AI
Ringkas tugas dan dokumen Anda dalam hitungan detik dengan ClickUp AI ClickUp AI membantu pengguna meringkas konten dengan cepat-tugas, dokumen, atau keseluruhan proyek. Hal ini memudahkan untuk membuat ringkasan umpan balik umum (jika tujuannya adalah untuk merencanakan iterasi baru) atau meringkas tujuan proyek dan kemajuan (jika Anda ingin menutup proyek).
Rencanakan kemajuan dengan peta pikiran
Gunakan peta pikiran untuk mengevaluasi hasil proyek Anda dan membuat alur kerja untuk langkah selanjutnya.
Gunakan peta pikiran untuk memetakan langkah Anda selanjutnya-apakah itu perincian akhir untuk menganalisis respons pengguna atau alur kerja untuk siklus berulang berikutnya. Fitur Peta Pikiran ClickUp memudahkan untuk mendesain alur kerja, membuat koneksi, dan bahkan mengubah node menjadi tugas dari dalam peta pikiran.
Jalankan Proses Iteratif Anda dengan ClickUp
Proses berulang adalah cara terbaik untuk menghasilkan output berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan pengguna akhir. Peningkatan berkelanjutan dengan umpan balik dan iterasi siklus akan membuat produk atau kampanye Anda menjadi lebih baik dan lebih berdampak.
Meskipun proses berulang juga memiliki tantangan, alat manajemen proyek seperti ClickUp akan membantu Anda membuat proses yang lebih cepat dan lebih efisien untuk membangun proses yang lebih besar dan lebih baik.
ClickUp memiliki fitur bawaan yang lincah dan alat scrum untuk membantu bisnis menerapkan proses berulang yang sangat baik dan menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan unik mereka. Daftar untuk uji coba ClickUp gratis hari ini dan rasakan proses berulang yang mulus.