Dalam dunia yang ideal, semua proyek Anda akan berjalan sesuai dengan rencana-tetapi pada kenyataannya, bahkan proyek dengan rencana terbaik pun terkadang memerlukan perubahan. Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah mengelola permintaan perubahan apa pun sehingga tim Anda dapat terus bekerja dengan lancar untuk memenuhi tujuan proyek . 🎯
Dengan mengingat hal tersebut, mari kita telusuri mengapa sangat penting untuk tetap berada di atas proses manajemen perubahan. Kita juga akan belajar cara membuat dan mengelola formulir permintaan perubahan untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek Anda, tepat waktu dan sesuai anggaran.
**Apa itu Permintaan Perubahan?
Permintaan perubahan adalah proposal untuk memodifikasi sistem, produk, atau-seperti yang akan kita bahas hari ini-rencana proyek yang sudah ada. Biasanya diprakarsai oleh pemangku kepentingan proyek, misalnya klien atau anggota tim.
Perubahannya bisa pada aspek apa pun dari proyek, mulai dari perubahan besar seperti pergeseran dalam hasil kerja atau proses bisnis yang terlibat hingga penyesuaian yang lebih kecil seperti jadwal proyek itu sendiri.
Permintaan perubahan sering kali diperlukan ketika kebutuhan klien berubah karena perubahan internal atau eksternal yang memengaruhi bisnis mereka, sumber daya menjadi tidak tersedia, atau fase-fase proyek memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. 🐌
Pentingnya Permintaan Perubahan dalam Manajemen Proyek
Meskipun perubahan kecil sering kali dapat dilakukan dengan mudah, perubahan besar yang memengaruhi ruang lingkup proyek adalah masalah lain. Jika tidak dikelola dengan hati-hati-dan terkadang bahkan jika memang demikian-permintaan perubahan proyek dapat menyebabkan gangguan besar. 🚧
Tergantung pada ruang lingkup perubahannya, hal itu mungkin saja terjadi:
- Memerlukan sumber daya tambahan dalam bentuk personel atau peralatan, yang dapat berdampak pada ketersediaan sumber daya tersebut untuk proyek lain
- Secara substansial menambah anggaran yang direncanakan, yang harus Anda justifikasi kepada klien atau manajemen tingkat eksekutif
- Memajukan jadwal jauh melampaui tanggal jatuh tempo awal Anda, yang dapat memengaruhi peluncuran proyek atau proyek lain yang menjadi komitmen sumber daya
- Memulai pola pergeseran ruang lingkup yang sedang berlangsung, yang dapat segera menjadi tidak terkendali
- Mempengaruhi alur kerja dan moral tim proyek Anda, terutama jika perubahan tidak dikomunikasikan dengan baik
Membandingkan beban kerja tim secara visual dan melacak perkembangan dengan tampilan Garis Waktu ClickUp
Ini hanyalah beberapa alasan mengapa sangat penting untuk memiliki proses formal untuk mengelola dan memantau permintaan perubahan.
Manfaat Formal Proses Permintaan Perubahan
Proses permintaan perubahan mendokumentasikan permintaan perubahan secara formal dan memastikan prosedur yang benar diikuti setiap saat. Hal ini memudahkan untuk menilai dampak potensial dari perubahan pada hasil proyek serta sumber daya, anggaran, dan jadwal Anda.
Kemudian Anda dapat memutuskan apakah akan menyetujui permintaan perubahan atau tidak. Atau jika ada orang lain yang bertanggung jawab untuk menyetujui, ini memberikan informasi yang perlu mereka lihat dan membantu Anda melacak proses persetujuan. ✅
Namun, tidak berhenti sampai di situ. Setelah tiba waktunya untuk mengimplementasikan perubahan yang telah disetujui, formulir permintaan perubahan memberikan informasi yang Anda butuhkan untuk menyesuaikan rencana manajemen proyek .
Dapatkan pandangan holistik tentang status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp 3.0
Dan yang terakhir, proses permintaan perubahan yang baik membuat semua pemangku kepentingan Anda tetap berada dalam lingkaran, sehingga semua orang memahami apa perubahan itu, mengapa perubahan itu terjadi, dan bagaimana hal itu akan memengaruhi mereka.
Contoh Permintaan Perubahan
manajer proyek perlu menangani beberapa jenis permintaan perubahan. Perubahan yang diusulkan dapat mencakup:
- Perubahan pada hasil kerja atau ruang lingkup proyek untuk mengikuti perubahan pasar, ketersediaan produk, atau meminta sumber daya tambahan
- Peningkatan atau peningkatan untuk meningkatkan pengalaman pengguna saat teknologi baru tersedia
- Sistem atau elemen desain yang dikerjakan ulang seiring dengan berkembangnya merek atau penawaran produk bisnis
- Perbaikan yang merampingkan proses internal dan menghemat waktu atau uang
- Koreksi kesalahan atau kesalahan sistem yang telah ditemukan
- Langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi dampak risiko yang telah diidentifikasi pada tahap akhir proses
- Penyesuaian sistem agar selaras dengan yang terbaruPerpustakaan Infrastruktur Teknologi Informasi (ITIL) praktik terbaik
Cara Membuat Perubahan Permintaan
Dalam hal membuat permintaan perubahan, ada dua langkah utama: melakukan curah pendapat dan mengirimkan permintaan perubahan. Mari kita lihat masing-masing.
1. Lakukan curah pendapat tentang cakupan perubahan
Mulailah dengan melakukan curah pendapat tentang semua hal yang perlu Anda pertimbangkan seputar fitur baru Anda dan cakupan perubahannya. Ketika Anda melakukan brainstorming terlebih dahulu, Anda akan mendapatkan semua detail yang Anda perlukan untuk mengirimkan permintaan perubahan yang lengkap. 🤔
Gunakan waktu persiapan ini untuk memastikan Anda mengetahui dengan jelas apa fitur baru itu dan bagaimana cara kerjanya. Kemudian jelaskan secara rinci tentang nilai yang akan ditambahkan dan seberapa penting hal ini.
Kolaborasi adalah kunci dengan ClickUp 3.0 Docs sehingga Anda dapat dengan cepat berbagi, mengatur izin, atau mengekspor ke pengguna internal atau eksternal
Untuk memaksimalkan peluang Anda agar permintaan perubahan disetujui, akan sangat membantu jika Anda menempatkan diri Anda pada posisi orang yang menyetujui perubahan selama langkah ini. Pikirkan apa yang akan memotivasi mereka untuk menyetujui proposal Anda. Misalnya, apakah perubahan ini akan meningkatkan fungsionalitas, menarik pelanggan baru, menyederhanakan proses internal, atau menghemat atau menghasilkan uang?
Buatlah gambaran umum tentang proses implementasi dan waktu perubahan serta sumber daya tambahan yang Anda perlukan dan berapa biaya yang dibutuhkan untuk perubahan tersebut. Pertimbangkan juga bagaimana perubahan tersebut dapat memengaruhi elemen-elemen lain di situs web Anda.
Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan rekan kerja yang memiliki keahlian khusus-misalnya, departemen TI-untuk mendapatkan informasi yang lebih rinci di sini.
Alat bantu untuk langkah curah pendapat
Anda dapat melakukan curah pendapat dengan cara kuno dengan selembar kertas dan pena atau bekerja secara elektronik pada dokumen Word. Atau Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga dan menggunakan ClickUp .
Berkolaborasi secara visual dengan anggota tim lain dalam Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran dan mengubah ide menjadi hal yang dapat ditindaklanjuti
Platform manajemen proyek dan produktivitas online ini menawarkan beberapa alat bantu praktis untuk langkah ini:
- Dokumen:Klik Dokumen menyediakan ruang untuk mengumpulkan pemikiran Anda dan menyusunnya menjadi struktur yang masuk akal
- Papan tulis: Jika Anda berpikir lebih baik dengan alat visual, cobalahPapan Tulis ClickUp untuk menghasilkan ide dan menghubungkannya sehingga Anda dapat melihat gambaran besarnya
- Kolaborasi: ClickUp memudahkan untuk berkolaborasi dengan rekan satu tim. Anda dapat mengerjakan dokumen bersama secara real time, meskipun Anda tidak berada di ruangan yang sama (atau negara). Tandai kolega Anda sehingga mereka dapat menambahkan pemikiran mereka ketika mereka masuk nanti
- Tugas: Untuk menghemat lebih banyak waktu, ClickUp memungkinkan Anda untuk mengambil teks dari salah satu alat ini, mengubahnya langsung menjadiTugas ClickUpdan menugaskannya ke anggota tim
- Koneksi: Semua Dokumen, Papan Tulis, dan Tugas Anda ditautkan ke proyek Anda, sehingga Anda selalu dapat menemukannya kembali
2. Buat dan kirimkan formulir permintaan perubahan Anda
Sekarang Anda siap untuk membuat permintaan perubahan yang sebenarnya. 📝
Gunakan semua informasi yang telah Anda kumpulkan untuk mengisi formulir permintaan perubahan resmi. Kemungkinan besar Anda perlu memberikan informasi seperti ini:
- Nama proyek
- Lokasi proyek
- Nama anggota tim (termasuk peran seperti manajer proyek, kontraktor, atau insinyur)
- Deskripsi komprehensif tentang perubahan yang diminta (Sertakan fitur dan fungsionalitas apa pun yang terlibat)
- Alasan perubahan ruang lingkup, berikan detail yang cukup di sini untuk mendorong penyetuju permintaan untuk menandatangani
- Tingkat prioritas perubahan (seberapa mendesak dan penting menurut Anda perubahan tersebut-atau apakah perubahan tersebut akan lebih baik jika dilakukan)
- Dampak terhadap ruang lingkup pekerjaan dan bagaimana dampaknya terhadap proyek yang lebih luas
- Biaya perubahan dan dampaknya terhadap anggaran proyek
- Dampak pada jadwal proyek, seperti apakah itu akan mempengaruhi ketergantungan dan/atau tanggal penyelesaian proyek
- Dampak pada sumber daya proyek, seperti apakah sumber daya tambahan diperlukan dan secara spesifik tentang apa yang sebenarnya akan dibutuhkan
- Dampak pada anggota tim yang merupakan pemangku kepentingan dalam proyek
- Dampak atau informasi penting lainnya
Jika sudah siap, kirimkan permintaan perubahan Anda.
Alat bantu untuk membuat dan mengirimkan permintaan perubahan Anda
Sekali lagi, ClickUp dapat membantu di sini, dengan dua cara untuk membuat permintaan perubahan:
- Pembuat permintaan perubahan: BagianGenerator Permintaan Perubahan Proyek ClickUp menggunakan fungsionalitas AI tingkat lanjut untuk membantu Anda membuat dan mengelola permintaan perubahan. Templat yang sudah dibuat sebelumnya dan bidang yang dapat disesuaikan memastikan Anda mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan
- Template permintaan perubahan: Atau, Anda dapat langsung membuka halamanKlik Templat Permintaan Perubahandan tambahkan ke ruang kerja Anda. Formulir permintaan perubahan yang sudah jadi ini gratis dan mudah digunakan. Cukup isi dan kirimkan
Templat Permintaan Perubahan ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak permintaan perubahan untuk proyek.
Ketika permintaan perubahan diajukan di platform ClickUp menggunakan salah satu dari metode ini, permintaan akan ditambahkan ke ruang kerja Anda dan diarsipkan sesuai dengan proyek yang Anda tentukan. Setiap bagian dari formulir permintaan perubahan membuat bidang khusus yang berisi informasi yang relevan, sehingga Anda selalu dapat melihat detail permintaan. 🔎
3 Tips untuk Membuat Permintaan Perubahan
Sekarang setelah Anda memahami dasar-dasarnya, mari kita lihat beberapa cara untuk membawa proses permintaan perubahan Anda ke tingkat berikutnya.
1. Menulis seperti seorang profesional
ClickUp AI dapat menghasilkan berbagai jenis dokumen tanpa batas seperti ringkasan proyek, rencana pembelajaran, dan dokumen lainnya untuk mempercepat alur kerja Anda
The Asisten penulisan ClickUp AI membantu Anda menulis dengan lebih jelas dan ringkas, jadi silakan gunakan itu untuk menyempurnakan konten kiriman Anda.
2. Menyesuaikan dan membagikan formulir permintaan perubahan
Templat Permintaan Perubahan ClickUp sepenuhnya dapat disesuaikan. 🪄
Anda bisa mengedit kolom, menghapusnya dari formulir jika Anda tidak membutuhkannya, atau menambahkan kolom tambahan yang ingin Anda lihat. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menyertakan kolom untuk departemen, peran, atau nomor telepon pemohon.
Setelah Anda puas dengan formulir tersebut, Anda dapat membagikannya dengan tim Anda atau mengunggahnya ke situs web Anda agar dapat diakses oleh siapa saja.
3. Terus menyempurnakan proses Anda
Setiap kali Anda menyelesaikan permintaan perubahan, carilah cara untuk meningkatkan prosesnya lebih jauh lagi. Tujuan Anda adalah membuat format dan proses standar yang dapat diikuti oleh Anda dan tim Anda setiap kali Anda mempertimbangkan untuk melakukan perubahan.
Cara Mengelola Permintaan Perubahan
Tetap berada di atas formulir permintaan perubahan Anda membutuhkan usaha-dan jika Anda menangani beberapa permintaan perubahan, hal ini bisa menjadi luar biasa. 👀
Anda dapat mencoba mengelolanya menggunakan dokumen Word atau Excel. Namun, jika proyek Anda atau perubahan yang diusulkan cukup besar, metode manual akan menjadi tidak dapat diterapkan.
Untungnya perangkat lunak manajemen proyek dan alat otomatisasi proses menyederhanakan setiap aspek dari proses permintaan perubahan, tidak peduli seberapa besar atau kecilnya proyek Anda.
Sekali lagi ClickUp hadir dengan sendirinya di sini, memberikan Anda pandangan yang jelas tentang semua permintaan perubahan Anda. Ini juga membantu Anda melacak di mana setiap permintaan perubahan dalam proses dan mengkomunikasikannya kepada tim Anda.
Pilihan format tampilan
Dengan ClickUp, Anda bisa melihat dan mengelola semua permintaan perubahan yang telah diajukan oleh Anda atau tim Anda. Anda bahkan dapat memilih format tampilannya.
Mengawasi tugas dan proyek dalam sekali lihat dan dengan mudah melakukan seret dan lepas tugas, mengurutkan, dan memfilter dengan tampilan Papan Kanban yang dapat disesuaikan sepenuhnya
Sebagai contoh:
- Tampilan Formulir Permintaan Perubahan memungkinkan Anda untuk mengirimkan permintaan baru
- Tampilan Daftar Permintaan menunjukkan kepada Anda semua permintaan perubahan yang sedang dalam proses, yang disusun berdasarkan proyek
- Tampilan Papan Status memberi Anda kemajuan waktu nyata dari setiap permintaan, yang disusun berdasarkan status
- Tampilan Tabel Permintaan menampilkan semua permintaan perubahan Anda berdasarkan prioritas dan memberi Anda akses ke informasi permintaan yang terperinci
- Tampilan Project Location menunjukkan lokasi proyek dari setiap permintaan 🌎
Status untuk melacak kemajuan
Setelah permintaan perubahan Anda diajukan, penting untuk melacak perkembangannya saat melewati tahapan proses persetujuan. Anda bisa melakukan ini dengan memperbarui statusnya dalam format tampilan pilihan Anda.
Opsi status di ClickUp meliputi:
- Permintaan Baru
- Peninjau yang Ditugaskan
- Peninjauan yang Sedang Berlangsung
- Ditolak
- Untuk Implementasi
- Diterapkan
Anda juga dapat membuat status khusus agar sesuai dengan proses Anda.
Membuat status khusus di ClickUp
Ketika permintaan perubahan akhirnya disetujui, cukup gunakan informasi yang sudah ada di sistem untuk membuat Tugas ClickUp untuk diimplementasikan. Lalu melacak kemajuan mereka hingga selesai.
Komunikasi yang jelas
ClickUp menyederhanakan komunikasi proyek, menghilangkan email dan dokumen lain yang mudah hilang sehingga tim Anda dapat tetap berada di halaman yang sama.
Opsi tampilan dan status yang telah kita bahas di atas dapat membuat tim Anda dan pemangku kepentingan lainnya tetap mendapatkan informasi terbaru tentang permintaan perubahan dalam sekejap. Anda juga dapat mengatur pemberitahuan otomatis yang dipicu ketika status berubah.
Dan dengan Peran dan Izin Pengguna anda dapat memilih siapa yang dapat melihat apa. Sebagai contoh, Anda bisa memberikan akses kepada anggota tim Anda ke semua permintaan perubahan yang sedang Anda kerjakan, sementara klien hanya mendapatkan akses ke proyek yang mereka terlibat di dalamnya.
Apa lagi yang bisa dilakukan ClickUp?
Kemampuan ClickUp tidak berhenti sampai di situ. Sebagai alat produktivitas dan manajemen proyek terbaik, ClickUp menyederhanakan setiap aspek bisnis Anda, menghemat energi, waktu, dan uang. 💸
Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas dan proyek dengan perkembangan otomatis untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dengan jadwal yang ditentukan dan target yang dapat diukur
Sebagai contoh:
- TetapkanSasaran ClickUp dan gunakan itu untuk mengembangkan strategi dan rencana proyek Anda, lalu lacak kemajuan Anda terhadapnya
- Manfaatkan pustaka templat yang luas untuk menulisruang lingkup proyek,rencanakan komunikasi Anda atau anggaran Anda, atauperbarui pemangku kepentingan Anda tentang kemajuan proyek
- Gunakan asisten penulisan AI ClickUp untuk membuat draf danmengelola proposal Anda atau membuat konten media sosial yang ditargetkan
- Otomatiskan semua proyek Anda dengantemplat manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan, memprioritaskan, mengimplementasikan, dan melacak kemajuan
- Mengobrol dengan tim Anda secara real time atau asinkron, di mana pun mereka berada
- Tetap di atas semuaproyek dan tugas denganDasbor ClickUp* Hubungkan ClickUp ke elemen lain dari tumpukan teknologi Anda dengan berbagai integrasi, termasuk Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot, atau Microsoft Outlook
Menyederhanakan Mengubah Permintaan Dengan Alat yang Tepat
Permintaan perubahan adalah proposal untuk memodifikasi rencana proyek, produk, atau sistem. Permintaan perubahan hampir tidak dapat dihindari dalam proyek atau bisnis apa pun, dan dapat memengaruhi cakupan proyek, anggaran, dan kerangka waktu.
Untuk memastikan dampaknya positif dan bukannya mengganggu, Anda memerlukan sistem permintaan perubahan yang dikelola dengan baik. Sistem yang memudahkan pengajuan permintaan, melacak perkembangannya, dan menjaga akuntabilitas dan transparansi yang jelas.
ClickUp melakukan semua ini dan lebih banyak lagi. Dari formulir permintaan perubahan yang dapat disesuaikan hingga persetujuan dan implementasi, ClickUp menyederhanakan alur kerja manajemen perubahan, menghemat waktu, uang, dan kerumitan. 🤩 Daftar ClickUp secara gratis .