Pengetahuan mungkin merupakan aset tak berwujud bagi tim Anda, namun bisa dibilang merupakan salah satu aset terpenting dalam perusahaan Anda. Lagipula, jika Gina adalah satu-satunya orang yang bisa membuat laporan yang rumit, apa yang akan dilakukan tim Anda jika dia tiba-tiba pergi? 🤷🏽♀️
Manajemen pengetahuan yang sukses mempersenjatai tim Anda dengan kerangka kerja yang solid untuk mengeluarkan informasi ini dari otak, email, dan obrolan tim Anda dan membaginya dengan organisasi. Namun, bagaimana Anda mengelola pengetahuan ini akan membuat perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan.
Baik Anda seorang manajer pengetahuan atau pemimpin tim yang bertanggung jawab untuk mengelola, mencatat, dan mengakses aset pengetahuan, Anda memerlukan strategi manajemen pengetahuan yang efektif di sisi Anda. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan mengapa strategi ini penting dan membagikan 10 praktik manajemen pengetahuan terbaik untuk memobilisasi informasi tim Anda.
Apa itu Manajemen Pengetahuan?
Manajemen pengetahuan (KM) adalah pendekatan terstruktur untuk menangkap, mengatur, berbagi, dan menggunakan pengetahuan organisasi Anda. Anggap saja ini sebagai proses internal basis pengetahuan yang membuat informasi yang tepat tersedia untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat.
Manajemen pengetahuan bukan hanya tentang membuat SOP yang tidak akan dibaca lagi oleh siapa pun. Pendekatan ini mengkodifikasi dan berbagi pengetahuan dalam satu tempat penyimpanan. Perangkat lunak manajemen pengetahuan dengan mudah mengatur pengetahuan seperti:
- Proses dukungan pelanggan
- Langkah-langkah orientasi karyawan
- Teknisdokumentasi untuk TIseperti panduan pengguna atau panduan pemecahan masalah
- Notulen dan laporan rapat
- Catatan komunikasi klien
Yang terbaik dari semuanya, manajemen pengetahuan membuat informasi ini dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkannya. Daripada mengirim pesan Slack bolak-balik untuk meminta file atau prosedur tertentu, tim Anda bisa menemukan semua yang mereka butuhkan dengan pencarian sederhana di alat manajemen pengetahuan Anda. Jika Anda menyimpan informasi sensitif, Anda dapat menguncinya dengan izin berjenjang.
Gunakan Dokumen ClickUp untuk membuat dan menghubungkan dokumen yang indah, wiki, dan banyak lagi untuk eksekusi ide tanpa hambatan dengan tim Anda
Jenis-jenis pengetahuan yang diperlukan dalam bisnis Anda
Tahukah Anda bahwa ada beberapa jenis pengetahuan organisasi yang berbeda? Anda mungkin tidak menyadarinya, namun tim Anda memiliki banyak sumber daya pengetahuan yang dapat digunakan. Dibutuhkan sedikit kerja keras, namun proses manajemen pengetahuan Anda harus mengumpulkan ketiga jenis informasi ini:
- Pengetahuan eksplisit: Informasi ini adalah yang paling mudah untuk diformalkan dan dibagikan kepada tim. Informasi ini mencakup lembar data, manual, SOP, formula, dan dokumen tertulis. Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan eksplisit yang didokumentasikan di suatu tempat
- Pengetahuan implisit: Jenis informasi ini mengacu pada keterampilan dan pengetahuan seseorang. Tidak seperti pengetahuan eksplisit, Anda tidak bisa mendapatkan informasi ini dari SOP. Anda harus menggali informasi dari karyawan melalui wawancara, bayangan, dan pemetaan proses
- Pengetahuan tacit: Ini adalah informasi yang bersifat pribadi dan spesifik dalam konteks tertentu. Ini lebih merupakan "firasat" yang dimiliki karyawan berdasarkan pengalaman pribadi selama bertahun-tahun. Hal ini sulit untuk dicatat karena karyawan biasanya tidak menyadari bahwa mereka memiliki pengetahuan tacit. Anda bisa mencoba mencatat pengetahuan tacit dengan meminta karyawan untuk berjalan melalui proses pengambilan keputusan mereka
Pengetahuan eksplisit paling mudah didokumentasikan, namun ada nilai nyata dalam mencatat pengetahuan tacit dan implisit dalam sistem Anda juga. Untungnya, platform manajemen pengetahuan yang solid akan memandu Anda melalui proses pendokumentasian ketiga jenis pengetahuan tersebut.
Pentingnya Strategi Manajemen Pengetahuan yang Efektif
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat SOP, wiki, basis pengetahuan, dan banyak lagi
Daripada melakukan kesalahan yang sama berulang kali, manajemen pengetahuan membantu Anda memanfaatkan pengetahuan kolektif dan memanfaatkan pengetahuan baru untuk pengoptimalan proses . Mulai dari mengurangi kesalahpahaman hingga mempercepat pelatihan karyawan, ada banyak hal yang bisa dilakukan dengan manajemen pengetahuan.
Memanfaatkan pengetahuan organisasi Anda untuk penggunaan yang baik untuk penggunaan yang baik Pengetahuan organisasi Anda untuk penggunaan yang baik Pengetahuan organisasi Anda **untuk penggunaan yang baik
Semakin lama seorang karyawan bekerja di sebuah organisasi, semakin berharga mereka. Mereka telah mengumpulkan pengetahuan perusahaan dari waktu ke waktu yang mungkin tidak terdokumentasikan di mana pun, yang membuat Anda berisiko kehilangannya.
Manajemen pengetahuan memberikan karyawan proses terstruktur untuk mendokumentasikan pengalaman mereka dan dengan cepat membagikannya kepada tim. Alih-alih membiarkan informasi ini tersimpan dalam SOP di drive bersama di suatu tempat, solusi manajemen pengetahuan Anda menghubungkan data ini ke alur kerja Anda. Ini adalah cara terbaik untuk memobilisasi pengetahuan dalam pekerjaan Anda sehari-hari tanpa alat yang besar atau proses tambahan.
Menjembatani kesenjangan pengetahuan
Tidak ada yang tahu segalanya. Daripada menanyakan informasi kepada enam orang, seorang karyawan dapat dengan cepat mencari prosedur dalam basis pengetahuan Anda. Pendekatan ini membuat tim Anda lebih cepat tanggap dan mengurangi email "Apakah Anda pernah melihat file ini?" - ini benar-benar saling menguntungkan.
Mengatasi kotak-kotak informasi
Silo informasi lebih mungkin terjadi ketika organisasi Anda menambahkan lebih banyak departemen, tim, dan orang ke dalam campuran. Tanpa Anda sadari, setiap orang dalam bisnis Anda berbicara dengan bahasa yang berbeda. Strategi manajemen pengetahuan memberikan semua orang akses ke informasi yang sama dan membuat semua orang berada di halaman yang sama.
Ciptakan budaya pengetahuan
Tim yang berpengetahuan luas adalah tim yang produktif. Mengikuti strategi manajemen pengetahuan yang telah terbukti akan menciptakan budaya di mana anggota tim dengan senang hati berbagi informasi. Seiring berjalannya waktu, hal ini akan meningkatkan kolaborasi dan kepercayaan, sehingga menghasilkan lebih banyak inovasi dan kreativitas. 🧠
10 Strategi Manajemen Pengetahuan untuk Tim Anda
Pengetahuan adalah aset yang sangat besar, namun tidak mudah untuk dikelola. Ikuti 10 strategi KM ini untuk mencari, mengatur, mengelola, dan memobilisasi pengetahuan berharga dari para pemangku kepentingan Anda di satu tempat.
1. Mendukung budaya pembelajaran berkelanjutan*
Semakin banyak tim Anda belajar, semakin banyak pengetahuan yang mereka miliki. Sayangnya, sulit untuk berinvestasi dalam pembelajaran berkelanjutan, terutama jika tim Anda memiliki banyak tenggat waktu yang sulit. Meskipun begitu, membangun budaya belajar adalah cara yang bagus untuk meningkatkan pengalaman karyawan, meningkatkan semangat kerja, dan mendorong berbagi pengetahuan .
Hal ini tidak perlu menghabiskan banyak waktu atau mengalihkan perhatian tim Anda dari tugas-tugas utama mereka. Sesi pelatihan bulanan, konferensi tahunan, atau makan siang dan belajar mingguan adalah cara yang efisien untuk berbagi pengetahuan.
2. Gunakan perangkat lunak manajemen pengetahuan*
Manajemen pengetahuan yang efektif membutuhkan basis pengetahuan yang terpusat. Untungnya, Anda tidak perlu membangunnya dari awal: perangkat lunak manajemen pengetahuan akan melakukan semua pekerjaan untuk Anda.
Bahkan, sebagian besar perangkat lunak akan mengotomatiskan penangkapan dan distribusi pengetahuan. Solusi yang tepat akan menawarkan fitur-fitur seperti kemampuan pencarian, alat kolaborasi, dan kemampuan integrasi, sehingga sangat mudah untuk memulai dan menjalankan berbagi pengetahuan.
3. Melakukan audit pengetahuan **audit pengetahuan
Tidak semua pengetahuan itu berharga, jadi meninjau informasi dalam basis pengetahuan Anda adalah ide yang bagus. Audit pengetahuan mengidentifikasi pengetahuan apa saja yang dimiliki tim Anda, apa saja yang kurang, dan apa saja yang sudah tidak relevan lagi. Audit tahunan terus memperbarui dan menyempurnakan strategi manajemen pengetahuan Anda serta menjaga agar program KM Anda tetap rapi dan dapat ditindaklanjuti. Selain itu, audit juga merupakan kesempatan yang baik untuk meningkatkan proses yang sudah ketinggalan zaman atau tidak berguna.
4. Mendorong kerja yang mengutamakan kolaborasi*
Berkolaborasi secara visual dengan anggota tim dalam Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran dan mengubah ide menjadi hal yang dapat ditindaklanjuti
Ada waktu dan tempat bagi tim Anda untuk beroperasi sebagai Lone Rangers, namun pengetahuan akan lebih mudah ditindaklanjuti jika dibagikan. Alat bantu seperti intranet, wiki dan jejaring sosial internal memfasilitasi kolaborasi dengan memudahkan untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi informasi. Sesi curah pendapat dalam kelompok juga sangat bagus untuk menyatukan perspektif yang berbeda untuk mendapatkan ide yang lebih kuat dan lebih baik.
5. Buat dokumentasi yang jelas dan praktik manajemen konten
Perangkat lunak manajemen pengetahuan memang diperlukan, namun Anda tetap membutuhkan kebijakan resmi yang mendukung alat ini. Tanpa kebijakan yang jelas, Anda mungkin akan mengelola pengetahuan secara tidak konsisten dan menemukan data penting yang hilang.
Bekerjasamalah dengan tim Anda untuk membuat dokumentasi bersama dan praktik manajemen konten. Anda mungkin memerlukan kebijakan untuk:
- Manajemen dan pembuatan dokumen
- Izin berbagi, termasuk siapa yang memiliki akses ke apa dan mengapa
- Pengaturan dan penandaan file
- Audit pengetahuan
- Pengarsipan pengetahuan
Seperti biasa, dokumentasikan kebijakan-kebijakan ini di platform manajemen pengetahuan Anda sehingga tim Anda dapat mengaksesnya.
6. Kembangkan proses orientasi yang efektif
Proses orientasi yang efektif merupakan praktik terbaik manajemen, namun juga merupakan strategi manajemen pengetahuan yang cerdas. Proses orientasi yang baik membantu karyawan baru dengan cepat menyerap pengetahuan organisasi dan memahami peran mereka. Daripada menyuruh orang baru untuk "mencari tahu sendiri", buatlah template proses orientasi Anda sehingga semua karyawan baru mendapatkan informasi yang sama dalam format yang sama.
7. Bersandar pada pakar bidang keahlian (UKM) (UKM)
Sedikit pengetahuan umum memang bagus, namun keahlian sangat berharga. Setiap orang dalam tim Anda adalah ahli dalam suatu hal, jadi mintalah mereka untuk berbagi keahlian tersebut dengan seluruh perusahaan!
Mintalah bagian TI untuk membuat praktik terbaik untuk keamanan siber atau mintalah orang-orang yang baik dalam layanan pelanggan untuk memberikan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk interaksi dengan pelanggan.
UKM memiliki spesialisasi di bidang ini dan memiliki pengetahuan langsung yang berharga yang mungkin tidak diketahui oleh perusahaan lainnya. Misalnya, mungkin pelanggan Anda lebih menyukai frasa tertentu-catatlah hal tersebut di platform manajemen pengetahuan agar semua orang memiliki pemahaman yang sama, atas nama UKM. 🤝
8. Mengintegrasikan manajemen pengetahuan ke dalam proses bisnis
Pengetahuan tanpa aplikasi tidak terlalu berharga, jadi integrasikan basis pengetahuan Anda ke dalam proses bisnis . Sebagai contoh, jika tim penjualan Anda menyusun catatan menyeluruh tentang hubungan klien dengan perusahaan Anda, bacalah catatan tersebut sebelum panggilan klien berikutnya. Lebih baik lagi, integrasikan ke dalam alur kerja manajemen proyek sehingga tim meninjau informasi ini setiap saat.
9. Tetapkan tujuan dan metrik organisasi yang jelas*
Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas dan proyek dengan perkembangan otomatis untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dengan jadwal yang ditentukan dan target yang dapat diukur
Strategi manajemen pengetahuan ini adalah suatu keharusan bagi setiap tim proyek yang digerakkan oleh data . Tetapkan tujuan yang jelas untuk strategi KM Anda dan tetapkan metrik yang mendukung tujuan tersebut. Apakah Anda mengandalkan perangkat lunak manajemen pengetahuan untuk produktivitas atau kewarasan, penting untuk memeriksa metrik Anda dan melihat apakah manajemen pengetahuan membantu-atau merugikan-tim Anda.
Sebagian besar perangkat lunak manajemen pengetahuan dilengkapi dengan metrik yang dimasukkan ke dalam platform. Lacak indikator kinerja utama (KPI) ini dari waktu ke waktu untuk melihat seberapa baik semuanya berjalan:
- Statistik penggunaan
- Tingkat pembuatan konten
- Efektivitas pencarian
- Retensi dan kepuasan karyawan
- Waktu respons
10. Gunakan AI dan pembelajaran mesin
Menggunakan alat seperti ClickUp AI dapat membuat pembuatan konten dan berbagi pengetahuan menjadi lebih mudah
Psst, kami akan memberi tahu Anda sebuah rahasia kecil: Anda tidak perlu menulis atau mengatur semua pengetahuan ini secara manual. Kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin melengkapi manajemen pengetahuan apa pun strategi manajemen pengetahuan, membantu dengan tugas-tugas seperti:
- Pembuatan konten
- Pengeditan
- Organisasi
- Menganalisis metrik penggunaan
Meskipun platform pengetahuan Anda tidak menyertakan AI, carilah otomatisasi berbasis pemicu. Otomatisasi seret dan lepas ini memudahkan Anda untuk bertindak berdasarkan pengetahuan tanpa perlu repot-repot.
Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Pengetahuan
Strategi manajemen pengetahuan mendukung setiap aspek dari proses manajemen pengetahuan. Namun, Anda masih membutuhkan cara untuk mengintegrasikan pengetahuan ini ke dalam alur kerja Anda, dan di sinilah alat bantu KM seperti ClickUp berperan.
Tentu saja, kami adalah perangkat lunak manajemen proyek favorit di seluruh dunia, tetapi kami juga merupakan sistem manajemen pengetahuan untuk membuat dan mengelola semua jenis Dokumen, basis data, dan wiki khusus. 🙌
Padukan proyek dengan pengetahuan organisasi
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memberikan tugas, menandai penerima tugas, dan apa pun yang diperlukan untuk memulai kolaborasi Anda berikutnya
Manajemen proyek adalah keahlian kami, namun itu hanyalah puncak gunung es. Manajer proyek mengandalkan ClickUp untuk menambahkan komentar pada tugas atau Dokumen apa pun, menetapkan item tindakan secara real-time, dan berbagi lampiran dari basis pengetahuan. Curah pendapat di Peta Pikiran, Papan Tulis, Dokumen, atau wiki dan hubungkan ke tugas Anda dan proyek dengan satu klik.
Berkolaborasi dalam waktu nyata
Memformat dan berkolaborasi dengan mudah di Dokumen bersama tim tanpa tumpang tindih di ClickUp
Mengapa meminta satu anggota tim untuk membuat halaman untuk wiki internal Anda ketika Anda bisa meminta seluruh tim untuk ikut berkontribusi? ClickUp Dokumen mendukung kolaborasi waktu nyata, tag, komentar, dan item tindakan. Anda bahkan bisa mengubah teks menjadi tugas dengan satu klik untuk memobilisasi pengetahuan Anda tanpa repot.
Omong-omong, Anda juga tidak perlu membuat Dokumen ini dari awal. Pilih Templat ClickUp tambahkan data Anda, dan Anda siap untuk memulai. Sebagai contoh, templat Templat Wiki ClickUp dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan untuk membuat halaman wiki yang menyeluruh, lengkap dengan format yang menarik.
Untuk bantuan lebih lanjut, berikan ClickUp AI berputar. Percepat strategi manajemen pengetahuan Anda dengan meminta chatbot AI untuk meringkas catatan rapat atau format tabel.
Melacak metrik penggunaan di Dasbor khusus
Merinci metrik penggunaan, sasaran, tugas, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan
Apakah Anda ingin tahu seberapa sering tim Anda mengakses aset dan Dokumen? Dasbor ClickUp memudahkan Anda untuk melihat semua metrik KM pada tingkat tinggi. Cukup pilih metrik yang paling penting bagi Anda, dan dasbor ini akan melacak datanya untuk Anda. Lihat wiki mana yang paling banyak dikunjungi, karyawan mana yang paling banyak berkontribusi pada basis pengetahuan, dan seberapa efektif basis pengetahuan merampingkan alur kerja. Semuanya 100% dapat disesuaikan, jadi Anda bebas menyesuaikan Dasbor saat Anda pergi.
Klik Naik: Perangkat Lunak Basis Pengetahuan Anda yang Lengkap Semua Dalam Satu
Pengetahuan adalah aset yang tidak berwujud namun sangat berharga bagi perusahaan Anda. Daripada membiarkan pengetahuan mengambang begitu saja, ikuti strategi manajemen pengetahuan berikut ini untuk mendapatkan kendali atas pengetahuan internal Anda.
Strategi manajemen pengetahuan adalah suatu keharusan, namun Anda tetap membutuhkan perangkat lunak KM yang solid untuk mendukung rencana besar Anda. Gunakan ClickUp untuk memadukan manajemen proyek dengan manajemen pengetahuan. Platform kerja all-in-one kami membuat tim Anda tidak perlu repot berpindah-pindah platform dengan membawa semuanya-termasuk pengetahuan Anda-ke satu tempat. ✨
Gunakan ClickUp untuk menyimpan pengetahuan tim Anda. Buat Ruang Kerja ClickUp gratis Anda sekarang !