Cari “perangkat lunak pelacak tenggat waktu” dan hasil pencariannya tidak bisa menentukan siapa Anda. Setengah dari hasil tersebut menganggap Anda seorang akuntan, di mana keterlambatan pengajuan berarti denda dan klien yang marah. Setengah lainnya menganggap Anda seorang pemimpin tim, di mana satu tugas yang terlewat dapat menghambat seluruh proses peluncuran. Frasa yang sama, dua alat yang benar-benar berbeda.
Perbedaan itulah yang menjadi kunci utamanya. Tanggal kepatuhan bersifat tetap, berulang, dan terikat pada dokumen. Tanggal proyek berubah seiring dengan perubahan prioritas. Hanya 36% organisasi yang menyelesaikan proyek tepat waktu, dan memilih jenis alat yang salah adalah salah satu alasannya.
Jadi, prinsip di balik kesembilan pilihan kami di bawah ini sederhana: jangan membeli berdasarkan tenggat waktu yang paling sering Anda lacak. Belilah berdasarkan tenggat waktu yang konsekuensinya paling besar jika terlewat.
Cari “perangkat lunak pelacak tenggat waktu” dan hasil pencariannya tidak bisa menentukan siapa Anda. Setengah dari hasil tersebut menganggap Anda seorang akuntan, di mana keterlambatan pengajuan berarti denda dan klien yang marah. Setengah lainnya menganggap Anda seorang pemimpin tim, di mana satu tugas yang terlewat dapat menghambat seluruh proses peluncuran. Frasa yang sama, dua alat yang benar-benar berbeda.
Perbedaan itulah yang menjadi kunci utamanya. Tanggal kepatuhan bersifat tetap, berulang, dan terikat pada dokumen. Tanggal proyek berubah seiring dengan perubahan prioritas. Hanya 36% organisasi yang menyelesaikan proyek tepat waktu, dan memilih jenis alat yang salah adalah salah satu alasannya.
Jadi, prinsip di balik kesembilan pilihan kami di bawah ini sederhana: jangan membeli untuk tenggat waktu yang paling sering Anda lacak. Belilah untuk tenggat waktu yang konsekuensinya paling besar jika terlewat.
Sekilas tentang 9 Perangkat Lunak Pelacak Tanggal Jatuh Tempo Terbaik
| Alat | Pilihan terbaik untuk | Fitur unggulan | Harga mulai dari* | Di mana kelemahannya |
|---|---|---|---|---|
| Financial Cents | Perusahaan akuntansi dan pembukuan skala kecil | Proyek berulang, permintaan klien, pengingat, dasbor kapasitas, dan lebih dari 400 templat alur kerja yang dibuat oleh firma | Harga mulai dari $19/bulan untuk satu pengguna | Kurang berguna untuk pekerjaan proyek lintas departemen yang luas |
| TaxDome | Manajemen praktik perpajakan all-in-one | Pipeline, portal klien, dokumen, tanda tangan, penagihan, pengingat, dan dasbor tenggat waktu | Biaya mulai dari $800/tahun per pengguna | Membutuhkan pengaturan yang komprehensif di seluruh alur kerja, templat, otomatisasi, dan alur kerja klien |
| Canopy | Firma akuntansi yang ingin memiliki ruang untuk berkembang | Rencana tugas, tenggat waktu relatif, pekerjaan berulang, berkas klien, penagihan, perencanaan kapasitas, dan alat pajak | Biaya mulai dari $74 per pengguna per bulan | Otomatisasi alur kerja berulang dan perencanaan kapasitas dimulai di paket Plus |
| Jetpack Workflow | Batas waktu akuntansi yang sederhana dan berulang | Tugas berulang, templat alur kerja, daftar periksa, laporan kemajuan, dan pembaruan layanan berjenjang | Biaya mulai dari $40 per pengguna per bulan | Tidak ada portal klien, manajemen dokumen, tanda tangan elektronik, atau penagihan |
| File In Time | Pelacakan kalender pajak di desktop | Terdapat tanggal jatuh tempo pajak federal dan negara bagian, tampilan beban kerja, penugasan staf, dan tugas yang dialihkan | $199 per pengguna, pembelian satu kali | Berfokus pada desktop dan cakupan terbatas; tidak mencakup cloud, seluler, portal, atau alur kerja praktik yang lebih luas |
| ClickUp | Tanggal jatuh tempo di seluruh tim dan proyek | Tanggal mulai dan jatuh tempo, Kalender, Diagram Gantt, Beban Kerja, pengingat, templat, pemetaan ulang tanggal, dan Dasbor | Gratis; berbayar mulai dari $7 per pengguna per bulan | Perlu pengaturan terkait tanggal, tugas berulang, dan tampilan tenggat waktu tim |
| Motion | Menjadwalkan pekerjaan secara otomatis sebelum tenggat waktu | Penjadwalan otomatis berbasis AI yang menyesuaikan tugas dengan jadwal rapat dan memberi peringatan saat waktu hampir habis | Harga mulai dari $19 per pengguna per bulan untuk pengguna bisnis | Tidak dirancang untuk kalender kepatuhan atau manajemen portofolio proyek besar |
| Asana | Visibilitas tanggal jatuh tempo di seluruh portofolio | Garis waktu, ketergantungan, portofolio, beban kerja, aturan, dan pelacakan tenggat waktu lintas proyek | Gratis; berbayar mulai dari $10,99 per pengguna per bulan | Alat portofolio dan beban kerja tersedia pada paket berlangganan yang lebih tinggi |
| Todoist | Pelacakan tenggat waktu yang personal dan ringan | Tanggal jatuh tempo dalam bahasa alami, tugas berulang, pengingat, tampilan "Akan Datang", dan filter khusus | Gratis; berbayar mulai dari $5/bulan | Tanpa ketergantungan, perencanaan beban kerja, tanggal mulai yang sebenarnya, atau kontrol portofolio |
Cara kami mengulas perangkat lunak di ClickUp
Tim editorial kami mengikuti proses yang transparan, didukung oleh riset, dan netral terhadap penyedia layanan, sehingga Anda dapat yakin bahwa rekomendasi kami didasarkan pada nilai produk yang sesungguhnya.
Tim editorial kami mengikuti proses yang transparan, didukung oleh riset, dan netral terhadap penyedia layanan, sehingga Anda dapat yakin bahwa rekomendasi kami didasarkan pada nilai produk yang sesungguhnya.
Berikut ini adalah uraian terperinci mengenai cara kami meninjau perangkat lunak di ClickUp.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih Perangkat Lunak Pelacak Tanggal Jatuh Tempo
Perangkat lunak pelacak tenggat waktu memantau tenggat waktu dan mengirimkan pengingat yang semakin intensif seiring mendekatnya tenggat waktu; alat yang berfokus pada kepatuhan juga menghubungkan setiap tanggal dengan dokumen klien dan jejak audit. Perangkat lunak pelacak tenggat waktu terbaik mencakup delapan fitur esensial: dukungan tenggat waktu berulang, pengingat dan eskalasi otomatis, pengumpulan data klien dan dokumen, sinkronisasi kalender, ketergantungan, jejak audit, integrasi, dan akses seluler.
Manakah yang paling penting bergantung pada seperti apa tenggat waktu Anda. Apakah tenggat waktu tersebut berulang atau hanya sekali saja? Apakah dikenakan denda atau dapat diubah? Apakah terkait dengan dokumen atau terkait dengan tugas? Manajemen tenggat waktu yang baik bergantung pada kesesuaian tersebut, bukan pada panjangnya daftar fitur.
Setelah Anda mengetahui pola mana yang menggambarkan pekerjaan Anda, sebagian besar alat akan secara otomatis masuk atau keluar dari pertimbangan. Berikut adalah kriteria yang dapat Anda terapkan:
- Dukungan tenggat waktu berulang dan bergulir: Pekerjaan perpajakan dan pembukuan berarti pengajuan yang sama setiap kuartal untuk setiap klien. Jika alat tersebut tidak dapat menyalin tenggat waktu berulang yang ditetapkan di seluruh daftar klien, Anda harus membuatnya ulang secara manual setiap siklus. Jadi, carilah kemampuan untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang
- Pengingat dan eskalasi otomatis: Tanggal jatuh tempo tanpa pengingat hanyalah sebuah catatan. Pemantauan tanggal jatuh tempo yang sesungguhnya berarti perangkat lunak tersebut memantau tanggal tersebut dan melakukan eskalasi seiring mendekatnya tanggal tersebut. Jadi, periksa apakah pengingat sudah termasuk atau, pada beberapa paket gratis, dijual sebagai fitur tambahan
- Pengumpulan dokumen dan klien: Dalam pekerjaan kepatuhan, tenggat waktu jarang terlewat karena seseorang lupa tanggalnya. Tenggat waktu terlewat karena klien belum mengirimkan dokumennya. Permintaan dokumen otomatis lebih penting daripada kalender yang lebih menarik dalam hal ini
- Sinkronisasi dan tampilan kalender: Sinkronisasi dua arah dengan Google atau Outlook, ditambah kalender dan (untuk proyek) tampilan Gantt atau garis waktu sehingga ketergantungan tetap terlihat
- Ketergantungan: Batas waktu proyek bersifat berantai. Jika tugas A terlambat, semua tugas setelahnya juga harus bergeser. Batas waktu kepatuhan biasanya tidak demikian, jadi hal ini hanya relevan bagi para profesional proyek yang menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja yang saling bergantung.
- Jejak audit: Pekerjaan yang berisiko denda memerlukan catatan mengenai siapa yang melakukan apa dan kapan. Fitur yang diinginkan untuk tim, namun wajib bagi firma.
- Integrasi: QuickBooks Online untuk firma; aplikasi lain dalam sistem Anda untuk tim. Integrasi yang tidak tersedia berarti harus memasukkan data secara manual, dan di situlah tanggal-tanggal bisa terlewat
- Seluler: Mungkin terdengar jelas, tetapi beberapa alat utama tidak memiliki aplikasi seluler asli. Pastikan tim Anda dapat melacak dan memperbarui tenggat waktu melalui ponsel mereka
Sebelum membandingkan alat-alat tersebut, berikut ini sekilas tentang bagaimana penjadwalan yang dibantu AI dapat menyeimbangkan kalender, beban kerja, dan tenggat waktu dalam praktiknya.
9 Perangkat Lunak Pelacak Tanggal Jatuh Tempo Terbaik
Lima alat pertama ditujukan bagi pengguna utama—akuntan dan pembukuan yang memantau tenggat waktu kepatuhan. Empat alat terakhir ditujukan bagi tim dan individu yang memantau tenggat waktu proyek dan pribadi.
1. Financial Cents (Pilihan terbaik untuk firma akuntansi dan pembukuan kecil)
Financial Cents adalah perangkat lunak manajemen praktik untuk firma akuntansi yang menangani pekerjaan tenggat waktu yang sama untuk puluhan klien. Perangkat lunak ini cocok untuk akuntan mandiri dan firma kecil yang sudah tidak lagi mengandalkan spreadsheet, namun tidak memerlukan paket lengkap untuk persiapan pajak.
Proyek berulang menangani aspek yang dapat diprediksi dalam kalender. Anda cukup mengatur penutupan bulanan, siklus penggajian, atau pekerjaan pajak sekali saja, dan Financial Cents akan mengulanginya sesuai jadwal setiap kali tanpa perlu mengatur ulang.
Permintaan klien akan menangani sisanya. Perusahaan dapat meminta dokumen langsung di dalam proyek dan memilih kapan permintaan tersebut dikirimkan. Dari sana, pengingat melalui email atau SMS akan terus mengingatkan klien hingga mereka membalas melalui portal tanpa kata sandi.
Fitur unggulan
- Dasbor kapasitas menampilkan beban kerja saat ini dan yang akan datang, batas kapasitas, serta waktu luang masing-masing orang, sehingga manajer dapat melihat siapa yang masih memiliki kapasitas sebelum menugaskan pekerjaan yang terikat tenggat waktu
- Ketergantungan tugas akan memberi tahu anggota tim berikutnya begitu pekerjaan mereka selesai, dan juga menunjukkan kepada manajer langkah mana yang menghambat proyek klien
- Perpustakaan templat komunitas ini berisi lebih dari 400 alur kerja yang dibuat oleh firma-firma nyata, mencakup bidang perpajakan, pembukuan, penggajian, konsultasi, dan operasi internal
Harga
- Solo: $19 per bulan untuk satu pengguna
- Tim: $49 per pengguna/bulan
- Scale: $69 per pengguna/bulan
- Enterprise: Harga disesuaikan
Peringkat
- G2: 4,7/5 (lebih dari 240 ulasan)
- Capterra: 4,8/5 (lebih dari 260 ulasan)
Seorang pengguna Capterra berbagi:
Financial Cents telah mengubah cara saya mengelola tugas klien. Dasbor yang intuitif memungkinkan saya dengan mudah menetapkan, melacak, dan memprioritaskan tugas untuk setiap klien. Kemampuan untuk menetapkan tanggal jatuh tempo dan menerima pengingat memastikan tidak ada yang terlewatkan. Hal ini telah memperlancar alur kerja saya, sehingga lebih mudah untuk tetap mengontrol semua proyek klien.
Financial Cents telah mengubah cara saya mengelola tugas klien. Dasbor yang intuitif memungkinkan saya dengan mudah menetapkan, melacak, dan memprioritaskan tugas untuk setiap klien. Kemampuan untuk menetapkan tanggal jatuh tempo dan menerima pengingat memastikan tidak ada yang terlewatkan. Hal ini telah memperlancar alur kerja saya, sehingga lebih mudah untuk tetap mengontrol semua proyek klien.
Kekurangannya: Financial Cents dirancang untuk pekerjaan firma, sehingga kurang berguna bagi tim yang mengelola proyek di berbagai departemen. Biaya per pengguna juga dapat meningkat dengan cepat seiring penambahan staf.
Cocok untuk: Praktisi mandiri dan firma akuntansi kecil yang tenggat waktunya bergantung pada pekerjaan klien yang berulang dan dokumen yang tiba tepat waktu
Lewati jika: Anda membutuhkan platform manajemen proyek yang komprehensif atau paket pajak lengkap dengan alat persiapan bawaan
2. TaxDome (Pilihan terbaik untuk manajemen praktik perpajakan all-in-one)
TaxDome adalah platform manajemen praktik end-to-end untuk firma pajak, pembukuan, dan akuntansi. Platform ini cocok untuk praktik yang sudah mapan yang ingin mengelola tenggat waktu, komunikasi klien, dokumen, penagihan, dan tanda tangan dalam satu sistem.
Alur kerjanya memberikan jalur yang jelas untuk setiap pekerjaan, mulai dari penerimaan hingga pengajuan. Pengembalian pajak klien melewati tahapan-tahapan yang telah ditetapkan, dan tim dapat melihat apa yang harus diselesaikan, siapa yang bertanggung jawab, serta apa yang menghambatnya. TaxDome juga dapat memindahkan suatu pekerjaan ke tahap berikutnya ketika suatu peristiwa yang terhubung terjadi.
Sisanya, platform ini memastikan tenggat waktu klien tetap terintegrasi dengan pekerjaan. Klien dapat mengunggah dokumen, menanggapi permintaan, bertukar pesan, menandatangani laporan pajak, dan membayar faktur melalui portal aman atau aplikasi seluler. Sementara itu, firma memantau seluruh pekerjaan dari satu catatan tunggal.
Fitur unggulan
- Tugas berulang dapat diatur ulang untuk komitmen bulanan, triwulanan, tahunan, atau kustom di dalam alur kerja yang tepat, dengan templat yang dapat mengisi otomatis instruksi, jadwal, dan detail klien
- Anda dapat mengirim obrolan internal tim yang aman, pesan SMS dua arah, dan pengingat email otomatis langsung dari platform ini
- Dasbor visual menunjukkan kepada Anda dengan tepat berapa banyak tenggat waktu yang menumpuk pada seorang karyawan tertentu atau pada hari tertentu
Harga
Dengan komitmen selama satu tahun:
- Essentials: $800 per pengguna/tahun
- Pro: $1.000 per pengguna/tahun
- Bisnis: $1.200 per pengguna/tahun
Peringkat
- G2: 4,7/5 (lebih dari 700 ulasan)
- Capterra: 4,7/5 (lebih dari 3.500 ulasan)
Seorang pengguna G2 menyebutkan:
TaxDome membantu kami tetap mengontrol proyek dan tenggat waktu. Kami tidak perlu lagi terlalu khawatir ada hal-hal yang terlewatkan. Dengan fitur pipeline dan tugas, setiap anggota tim tahu apa yang seharusnya mereka kerjakan.
TaxDome membantu kami tetap mengontrol proyek dan tenggat waktu. Kami tidak perlu lagi terlalu khawatir ada hal-hal yang terlewatkan. Dengan fitur pipeline dan tugas, setiap anggota tim tahu apa yang seharusnya mereka kerjakan.
Kelemahannya: TaxDome membutuhkan proses penyiapan yang cukup rumit. Pipelines, templat, tag, otomatisasi, dan proses yang berinteraksi dengan klien semuanya perlu dipetakan terlebih dahulu agar platform ini dapat berjalan dengan lancar. Harga tahunan per pengguna juga dapat menjadi komitmen awal yang cukup besar seiring pertumbuhan firma.
Cocok untuk: Kantor akuntan dengan banyak karyawan yang ingin mengelola tenggat waktu, dokumen, tanda tangan, penagihan, dan komunikasi dengan klien dalam satu platform
Lewati jika: Anda menginginkan pelacak tenggat waktu yang ringan, pengaturan cepat, atau harga bulanan yang fleksibel
3. Canopy (Pilihan terbaik untuk firma akuntansi yang ingin memiliki ruang untuk berkembang)
Canopy awalnya dimulai sebagai perangkat lunak penyelesaian pajak dan berkembang menjadi rangkaian lengkap manajemen praktik, dan warisan tersebut masih terlihat jelas. Catatan klien, berkas, tenggat waktu, penagihan, dan pesan semuanya terintegrasi dalam satu ruang kerja, namun DNA firma pajak ini lebih mendalam dibandingkan kebanyakan pesaingnya. Perangkat lunak ini cocok untuk akuntan publik bersertifikat (CPA) dan firma pajak yang sedang berkembang, yang telah melampaui tahap pelacakan tenggat waktu dasar, namun belum siap menghadapi beban operasional skala perusahaan.
Untuk pelacakan tenggat waktu, Canopy menetapkan rencana tugas untuk setiap pekerjaan. Setiap rencana memiliki penanggung jawab, status, subtugas, permintaan klien, serta tenggat waktu tetap atau relatif. Tenggat waktu relatif sangat membantu dalam pekerjaan perpajakan. Tenggat waktu peninjauan dapat berubah secara otomatis, tergantung kapan persiapan selesai.
Tugas berulang mengatur ulang pekerjaan bulanan, triwulanan, atau tahunan sesuai jadwal yang tepat. Dasbor perusahaan kemudian menampilkan tugas yang masih terbuka, terlambat, atau menunggu konfirmasi dari klien.
Fitur unggulan
- Otomatisasi alur kerja dapat memperbarui tanggal jatuh tempo, status, penanggung jawab, dan pemberitahuan ketika suatu tugas, subtugas, atau permintaan klien mencapai tahap yang telah ditentukan
- Perencanaan kapasitas menampilkan pekerjaan yang akan datang berdasarkan ketersediaan staf, sehingga manajer dapat menyeimbangkan kembali beban kerja sebelum tenggat waktu musim pajak menumpuk
- Alat penyelesaian pajak IRS-nya dapat mengakses transkrip hingga 20 tahun terakhir, memantau perubahan akun, melacak pemberitahuan, dan mengisi otomatis lebih dari 200 formulir federal
Harga
- Standar: $74 per pengguna/bulan
- Plus: $109 per pengguna/bulan
- Premium: $149 per pengguna/bulan
- Enterprise: Harga disesuaikan
Catatan: Alur kerja berulang otomatis dan perencanaan kapasitas tersedia mulai dari paket Plus.
Peringkat
- G2: 4,6/5 (lebih dari 700 ulasan)
- Capterra: 4,5/5 (lebih dari 280 ulasan)
Seorang pengguna G2 berbagi:
Sistem manajemen praktik yang lengkap yang membantu kami menghilangkan banyak aplikasi dan memungkinkan saya tidur nyenyak di malam hari, karena mengetahui bahwa di semua fase praktik kami – data klien yang akurat, alur kerja, penjadwalan, penagihan, pemantauan tanggal jatuh tempo – Canopy menangani semuanya.
Sistem manajemen praktik yang lengkap yang membantu kami menghilangkan banyak aplikasi dan memungkinkan saya tidur nyenyak di malam hari, karena tahu bahwa di semua fase praktik kami – data klien yang akurat, alur kerja, penjadwalan, penagihan, pemantauan tanggal jatuh tempo – Canopy menangani semuanya.
Kelemahannya: Paket bundel Canopy saat ini kurang fleksibel dibandingkan sistem penetapan harga per modul yang sebelumnya. Perusahaan yang membutuhkan otomatisasi alur kerja berulang harus memulai dengan paket Plus, dan alat khusus perpajakan menambah beban biaya tambahan.
Cocok untuk: Firma akuntansi dan perpajakan yang sedang berkembang yang ingin pelacakan tenggat waktu terintegrasi dengan berkas klien, penagihan, kapasitas, dan pekerjaan perpajakan
Lewati jika: Anda hanya membutuhkan alat pelacak tenggat waktu yang murah atau masih lebih suka membeli fitur manajemen praktik satu modul demi satu
4. Jetpack Workflow (Pilihan terbaik untuk tenggat waktu akuntansi yang sederhana dan berulang)
Tanyakan kepada firma kecil mengapa tenggat waktu terlewat, dan jawabannya jarang berkaitan dengan alat yang digunakan. Masalahnya terletak pada pekerjaan berulang: pembukuan bulanan, penggajian triwulanan, dan laporan tahunan yang tanpa disadari terlewatkan. Jetpack Workflow dirancang khusus untuk mengatasi celah tersebut dan tidak ada yang lain. Perangkat lunak ini melacak pekerjaan berulang untuk firma akuntan publik (CPA), pembukuan, dan konsultan pajak, serta sengaja mengabaikan fitur portal, penagihan, dan penyimpanan dokumen agar tetap cepat.
Dasbor Jetpack menampilkan semua pekerjaan klien yang aktif dalam satu layar yang dapat digulir. Tim dapat mengurutkannya berdasarkan klien, penanggung jawab, status, dan tanggal jatuh tempo. Hal ini menjawab pertanyaan penting di pagi hari yang sibuk: apa yang harus diselesaikan, dan siapa yang bertanggung jawab?
Aturan pengulangan yang dapat disesuaikan akan mengatur ulang pekerjaan secara harian, mingguan, bulanan, atau sesuai jadwal yang Anda tentukan. Proses penggajian dan siklus pembukuan kemudian akan berjalan kembali secara otomatis, tanpa perlu pengaturan manual.
Fitur unggulan
- Template alur kerja tanpa batas memungkinkan firma menstandarkan daftar periksa untuk pengajuan pajak, pembukuan, penggajian, dan audit. Tidak ada batasan jumlah proses yang dapat mereka buat
- Laporan kemajuan yang dapat disesuaikan memberikan pemilik firma gambaran menyeluruh mengenai pekerjaan klien yang akan datang, sedang berjalan, dan terlambat. Paket Premium menambahkan kapasitas serta laporan perbandingan anggaran dengan realisasi.
- Perubahan layanan global yang berjenjang memungkinkan perusahaan memperbarui layanan bersama di seluruh pekerjaan terkait secara bersamaan
Harga
- Paket Pemula: $40 per pengguna/bulan
- Premium: $50 per pengguna/bulan
Peringkat
- G2: 4,2/5 (10+ ulasan)
- Capterra: 4,8/5 (lebih dari 50 ulasan)
Seorang pengguna G2 menyebutkan:
Jetpack Workflow memberi Anda tempat untuk mencatat semua tugas yang jatuh tempo setiap bulan, triwulan, setengah tahun, dan tahunan, memprioritaskan tugas-tugas tersebut, menugaskan tugas-tugas tersebut, serta menampilkan alur kerja mengenai siapa, bagaimana, dan kapan tugas-tugas tersebut harus diselesaikan dan ditinjau.
Jetpack Workflow memberi Anda tempat untuk mencatat semua tugas yang jatuh tempo setiap bulan, triwulan, setengah tahun, dan tahunan, memprioritaskan tugas-tugas tersebut, menugaskan pelaksanaannya, serta menampilkan alur kerja mengenai siapa, bagaimana, dan kapan setiap tugas harus diselesaikan dan ditinjau.
Kekurangannya: Jetpack Workflow paling unggul dalam pelacakan pekerjaan internal dan tenggat waktu. Namun, perangkat lunak ini tidak menawarkan portal klien, manajemen dokumen terstruktur, tanda tangan elektronik, atau alat komunikasi yang lebih luas seperti yang Anda dapatkan dalam paket manajemen praktik lengkap.
Cocok untuk: Kantor akuntan kecil yang menginginkan tugas berulang, daftar periksa, dan tanggal jatuh tempo tanpa proses implementasi yang panjang
Lewati jika: Anda menginginkan komunikasi dengan klien, pengelolaan dokumen, penagihan, dan pelacakan tenggat waktu dalam satu platform
5. File In Time oleh TimeValue (Pilihan terbaik untuk pelacakan kalender pajak di desktop)
File In Time adalah alat pelacak tenggat waktu berbasis Windows untuk firma pajak dan akuntansi. Alat ini menyediakan kalender pengajuan khusus, bukan paket manajemen praktik lengkap. Alat ini cocok untuk firma kecil yang masih beroperasi terutama melalui desktop dan memprioritaskan keakuratan data pajak daripada portal klien, penagihan, atau alat kolaborasi.
Perangkat lunak ini dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo bawaan untuk hampir 200 formulir pengembalian pajak penghasilan federal dan negara bagian. Tetapkan layanan yang tepat untuk klien, dan File In Time akan membuat tugas pengajuan untuk Anda. Anda tidak perlu lagi mengetik tanggal jatuh tempo secara manual.
Perangkat lunak ini juga dapat melacak pekerjaan khusus, mulai dari tugas pembukuan rutin hingga proyek satu kali dan pengingat internal.
Fitur unggulan
- Tampilan beban kerja yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda menyaring dan mengurutkan pengajuan berdasarkan tanggal jatuh tempo, status, klien, atau layanan. Pengajuan yang mendesak tetap terlihat jelas, bukan tersembunyi di dalam daftar panjang
- Penugasan staf dan kode status menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap pengajuan dan sejauh mana progresnya. Manajer dapat dengan cepat memahami beban kerja firma selama periode sibuk
- Tugas yang telah diselesaikan dapat dialihkan atau diperpanjang ke tanggal jatuh tempo baru. Catatan sebelumnya dapat disimpan atau diekspor ke Excel untuk referensi di kemudian hari
Harga
- Lisensi: $199 per pengguna sebagai pembelian satu kali (Biaya pemeliharaan tahunan sebesar $100 per pengguna setelah tahun pertama)
Peringkat
- G2: Ulasan belum cukup
- Capterra: Ulasan belum cukup
Catatan: File In Time memiliki terlalu sedikit ulasan publik untuk mendapatkan kutipan pengguna yang representatif, sehingga kami mengandalkan pengujian pribadi kami.
Keterbatasannya: File In Time adalah alat pelacak yang fungsinya terbatas dan didesain khusus untuk desktop. Alat ini tidak dapat menggantikan portal klien, sistem dokumen, alat pesan aman, atau platform manajemen praktik yang lengkap.
Cocok untuk: Kantor pajak dan akuntansi kecil yang menginginkan fitur tanggal pelaporan terintegrasi dan pelacakan tenggat waktu desktop yang sederhana
Lewati jika: Anda membutuhkan akses cloud, kerja mobile, kolaborasi dengan klien, atau satu platform untuk alur kerja firma secara keseluruhan
6. ClickUp (Terbaik untuk melacak tenggat waktu di seluruh tim dan proyek)
ClickUp adalah ruang kerja AI terintegrasi, dan keunggulannya terlihat saat tenggat waktu mencakup berbagai jenis pekerjaan. Tim dapat menugaskan tugas dengan tanggal mulai dan tenggat waktu, menambahkan waktu yang tepat, serta mengelola tanggal-tanggal tersebut dalam tampilan Daftar, Papan, Kalender, Gantt, Beban Kerja, atau Tabel.
Tanggal jatuh tempo juga berubah warna seiring pekerjaan berpindah dari "akan datang" ke "jatuh tempo hari ini", "terlambat", atau "selesai tepat waktu". Hal ini memudahkan Anda untuk mengidentifikasi pekerjaan yang terlambat tanpa perlu membuka setiap tugas. Selain itu, Kalender ClickUp yang didukung AI dapat menjadwalkan tugas secara otomatis sesuai dengan rapat Anda, serta menyesuaikan rencana kembali saat ada rapat baru atau tugas mengalami keterlambatan.
Alat pemetaan ulang tanggalnya sangat membantu untuk proyek yang berulang. Simpan alur kerja peluncuran, audit, kampanye, atau klien sebagai templat, lalu sesuaikan kembali tanggal setiap tugas sesuai tenggat waktu baru saat Anda menggunakannya kembali. ClickUp juga dapat memajukan tanggal subtugas ketika tenggat waktu induk berubah. Alat ini menjaga jarak antar langkah tetap utuh, sehingga tidak ada yang perlu menjadwal ulang secara manual.
Fitur unggulan
- Pengingat ClickUp dapat diulang, menyertakan lampiran, mengikuti jadwal pemberitahuan khusus, dan diteruskan ke orang lain tanpa perlu membuat tugas baru
- Alat penjadwalan dapat menerima masukan dalam bahasa alami, menghitung tanggal mulai, tanggal jatuh tempo, atau durasi yang tidak diketahui, serta mengabaikan hari libur saat tugas dijadwalkan ulang
- Dasbor ClickUp dapat menampilkan daftar tugas yang terlambat dan pekerjaan yang jatuh tempo dalam 14 hari ke depan. Saring berdasarkan penanggung jawab, lokasi, prioritas, ketergantungan, status berulang, atau rentang tanggal jatuh tempo
Harga
Peringkat
- G2: 4,6/5 (lebih dari 13.000 ulasan)
- Capterra: 4,6/5 (lebih dari 4.500 ulasan)
Seorang pengguna G2 mengatakan:
Sejujurnya, hal yang paling saya sukai dari ClickUp adalah bagaimana aplikasi ini tidak menghalangi saya dan membiarkan saya menjalani hidup sesuai keinginan saya. Misalnya, saya bisa melihat seluruh jadwal mingguan saya dalam tampilan daftar, lalu beralih ke kalender dan tiba-tiba semuanya terlihat jelas secara visual—tugas yang sama, namun dari sudut pandang yang benar-benar berbeda. Fleksibilitas seperti itu cukup membuat ketagihan. Belum lagi fitur penyesuaiannya! Saya telah mengatur ruang pribadi saya persis seperti cara kerja otak saya: prioritas, tenggat waktu, label warna kecil, dan kini membukanya di pagi hari terasa bukan lagi seperti tugas yang membosankan, melainkan seperti memiliki rencana aksi. Hal ini benar-benar membuat saya ingin selalu mengendalikan segala sesuatunya, yang sejujurnya sangat berarti.
Sejujurnya, hal yang paling saya sukai dari ClickUp adalah bagaimana aplikasi ini tidak menghalangi saya dan membiarkan saya menjalani hidup sesuai keinginan saya. Misalnya, saya bisa melihat seluruh jadwal minggu saya dalam tampilan daftar, lalu beralih ke kalender dan tiba-tiba semuanya terlihat jelas secara visual—tugas yang sama, namun dari sudut pandang yang benar-benar berbeda. Fleksibilitas seperti itu cukup membuat ketagihan. Belum lagi fitur penyesuaiannya! Saya telah mengatur ruang pribadi saya persis seperti cara kerja otak saya: prioritas, tenggat waktu, label warna kecil, dan kini membukanya di pagi hari terasa bukan lagi seperti tugas yang membosankan, melainkan seperti memiliki rencana aksi. Hal ini benar-benar membuat saya ingin tetap mengendalikan segala sesuatunya, yang sejujurnya sangat berarti.
Kelemahannya: ClickUp memberikan banyak cara bagi tim untuk mengatur tanggal, tampilan, pengingat, dan laporan, dan variasi tersebut memang memerlukan sedikit pengaturan. Tim tetap harus memutuskan pekerjaan mana yang diberi tanggal mulai, bagaimana tugas berulang diatur ulang, dan tampilan tenggat waktu mana yang diharapkan untuk diperiksa oleh anggota tim.
Cocok untuk: Tim lintas fungsi yang membutuhkan satu sistem tanggal jatuh tempo untuk berbagai proyek, kampanye, pekerjaan klien, operasi, dan proses berulang
Lewati jika: Anda membutuhkan kalender pajak yang sudah dimuat sebelumnya atau aplikasi pengingat pribadi yang sederhana dengan konfigurasi yang sangat minim
7. Motion (Terbaik untuk menjadwalkan pekerjaan secara otomatis sebelum tenggat waktu)
Motion dirancang untuk mereka yang tahu apa yang harus diselesaikan tetapi kesulitan menyisihkan waktu untuk mengerjakannya. Tambahkan tugas beserta durasi, prioritas, tanggal mulai, dan tenggat waktunya, dan Motion akan menempatkannya di slot kosong pada kalender Anda. Aplikasi ini cocok untuk wirausahawan mandiri dan tim kecil yang tenggat waktunya sering terlewat karena rapat dan permintaan mendesak terus mengisi hari mereka.
Jadwalnya juga tidak tetap. Ketika ada rapat atau tugas yang terlambat, Motion akan memindahkan pekerjaan yang tersisa ke slot waktu berikutnya yang tersedia.
Perangkat lunak ini juga memperlakukan tenggat waktu yang ketat dan fleksibel secara berbeda. Pekerjaan dengan tenggat waktu ketat mendapat perlindungan yang lebih kuat, sementara tugas-tugas fleksibel dapat dipindahkan jika kalender menjadi padat.
Fitur unggulan
- Motion memberi peringatan saat waktu yang tersedia di kalender tidak lagi cukup untuk menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktunya, sehingga Anda memiliki waktu untuk mengurangi cakupan pekerjaan, memindahkan pekerjaan lain, atau menegosiasikan ulang tanggalnya
- Fitur penjadwalan otomatisnya mengurutkan pekerjaan berdasarkan tingkat urgensi, prioritas, durasi, tanggal mulai, frekuensi, dan waktu luang di seluruh kalender yang terhubung. Fitur ini kemudian menyusun ulang rencana setiap kali input tersebut berubah
- Tampilan Beban Kerja menggabungkan jam kerja, rapat, dan tugas terjadwal untuk menunjukkan siapa yang sedang tidak sibuk atau kelebihan beban kerja
Harga
- Pro AI: $19 per pengguna/bulan (bisnis); $29 per bulan (perorangan)
- Business AI: $29 per pengguna/bulan (bisnis); $39 per bulan (perorangan)
Peringkat
- G2: 4,1/5 (lebih dari 150 ulasan)
- Capterra: 4,3/5 (lebih dari 80 ulasan)
Seorang pengguna G2 berkomentar:
Motion telah meningkatkan produktivitas saya hingga maksimal. Saya dapat memasukkan tugas untuk berbagai proyek dan memiliki kalender yang terorganisir serta tepat waktu untuk diikuti. Saya menggunakan Motion setiap hari dan aplikasi ini sangat berperan penting dalam meningkatkan alur kerja saya.
Motion telah meningkatkan produktivitas saya hingga maksimal. Saya dapat memasukkan tugas untuk berbagai proyek dan memiliki kalender yang terorganisir serta tepat waktu untuk diikuti. Saya menggunakan Motion setiap hari dan aplikasi ini sangat berperan penting dalam meningkatkan alur kerja saya.
Keterbatasannya: Motion bekerja paling baik ketika tenggat waktu dapat diubah menjadi blok waktu kerja. Perangkat lunak ini tidak mencakup kalender pelaporan wajib, alur kerja kepatuhan, atau struktur portofolio terperinci yang terdapat pada platform manajemen proyek yang lebih besar.
Cocok untuk: Individu dan tim kecil yang membutuhkan tugas-tugas yang secara otomatis dijadwalkan di sekitar rapat sebelum tanggal jatuh tempo tiba
Lewati jika: Anda membutuhkan tanggal kepatuhan khusus industri atau sistem yang komprehensif untuk mengelola proyek-proyek besar yang saling terhubung
Baca Juga: Manajemen Batas Waktu untuk Penulis
8. Asana (Terbaik untuk visibilitas tenggat waktu di seluruh portofolio)
Asana berfungsi dengan baik ketika tenggat waktu tersebar di beberapa tim dan proyek, dan para pemimpin membutuhkan satu tempat untuk melihat bagaimana tanggal-tanggal tersebut saling terkait. Perangkat lunak ini cocok untuk departemen yang lebih besar dan PMO yang telah melampaui daftar tugas individu namun tetap menginginkan sistem yang lebih mudah daripada alat perusahaan yang rumit.
Tampilan garis waktu di Asana mengubah tanggal jatuh tempo proyek menjadi jadwal visual, dengan rentang tanggal dan ketergantungan ditampilkan dalam satu layar. Ketika satu tugas menghalangi tugas lainnya, tim dapat memperbaiki urutannya langsung di garis waktu.
Asana juga dapat secara otomatis menyesuaikan tanggal-tanggal yang bergantung ketika tenggat waktu sebelumnya berubah. Hal ini memastikan sisa rencana tetap selaras, alih-alih harus memperbaiki setiap tanggal berikutnya secara manual.
Fitur unggulan
- Portofolio menyatukan proyek-proyek terkait dalam satu tampilan. Pemimpin dapat membandingkan tenggat waktu, tonggak pencapaian, status, kemajuan, dan penanggung jawab tanpa perlu membuka setiap proyek satu per satu
- Portfolio Workload menunjukkan bagaimana tugas yang dijadwalkan didistribusikan di antara anggota tim. Hal ini membantu mendeteksi beban kerja berlebih sebelum tenggat waktu mulai terlewat
- Aturan dapat merespons perubahan tanggal jatuh tempo atau tenggat waktu yang semakin dekat secara otomatis, selain untuk menugaskan pekerjaan atau memperbarui kolom
Harga
- Gratis
- Paket Pemula: $10,99 per pengguna/bulan
- Tingkat Lanjut: $24,99 per pengguna/bulan
- Enterprise: Harga disesuaikan
Peringkat
- G2: 4,4/5 (lebih dari 13.000 ulasan)
- Capterra: 4,5/5 (lebih dari 13.000 ulasan)
Seorang pengguna G2 menyebutkan:
Kemampuan untuk mengatur tugas berulang secara fleksibel, mengatur pengingat untuk tanggal di masa depan yang lebih jauh, melacak tugas yang didelegasikan, serta menambahkan subtugas untuk mencatat kapan tindakan telah dilakukan, meskipun item aslinya belum selesai. Saya suka bisa menambahkan tugas melalui email (meskipun saya berharap ada cara untuk menetapkan tenggat waktu melalui email). Akses melalui browser atau perangkat seluler. Cukup mudah bagi pengguna baru untuk mempelajari fungsi dasarnya. Tampilan yang disesuaikan untuk pengguna yang lebih menyukai visual versus pengguna yang lebih berorientasi pada daftar atau data.
Kemampuan untuk mengatur tugas berulang secara fleksibel, mengatur pengingat untuk tanggal di masa depan yang lebih jauh, melacak tugas yang didelegasikan, serta menambahkan subtugas untuk mencatat kapan tindakan telah dilakukan, meskipun item aslinya belum selesai. Saya suka bisa menambahkan tugas melalui email (meskipun saya berharap ada cara untuk menetapkan tenggat waktu melalui email). Akses melalui browser atau perangkat seluler. Cukup mudah bagi pengguna baru untuk mempelajari fungsi dasarnya. Tampilan yang disesuaikan untuk pengguna yang lebih menyukai visual versus pengguna yang lebih berorientasi pada daftar atau data.
Kelemahannya: Alat lintas proyek terbaik Asana hanya tersedia di paket Advanced. Tim yang lebih kecil mungkin akhirnya harus membayar fitur portofolio dan beban kerja sebelum mereka benar-benar membutuhkan fitur lain dalam paket tersebut. Pengaturan yang kompleks juga bisa menjadi lebih sulit untuk dikelola seiring bertambahnya aturan, bidang kustom, dan proyek.
Cocok untuk: Tim yang lebih besar dan PMO yang perlu membandingkan tanggal jatuh tempo, beban kerja, dan kesehatan proyek di seluruh departemen
Lewati saja jika: Anda hanya membutuhkan daftar tenggat waktu sederhana atau menginginkan pelaporan tingkat portofolio dengan harga tingkat pemula
9. Todoist (Pilihan terbaik untuk pelacakan tenggat waktu pribadi dan ringan)
Todoist ditujukan bagi individu dan pekerja lepas yang ingin mencatat tenggat waktu sebelum terlupa. Fitur input bahasa alami membuat proses ini menjadi cepat. Ketik “kirim faktur setiap Jumat terakhir pukul 15.00,” dan Todoist akan mengubah kalimat tersebut menjadi tugas berulang dengan jadwal yang tepat.
Aplikasi ini juga menangani perbedaan antara waktu yang Anda rencanakan untuk bekerja dan waktu ketika pekerjaan harus diselesaikan. Anda dapat menjadwalkan tugas untuk hari Senin, menambahkan tenggat waktu pasti untuk hari Jumat, dan tetap menampilkan kedua tanggal tersebut. Perbedaan kecil itulah yang membuat Todoist lebih berguna untuk perencanaan tenggat waktu yang sesungguhnya daripada daftar tugas biasa.
Fitur unggulan
- Pengingat yang dapat disesuaikan dapat memberi tahu Anda pada waktu yang ditentukan, sebelum tenggat waktu tugas, atau sesuai jadwal berulang, dan proyek bersama memungkinkan Anda menetapkan pengingat kepada orang yang perlu mengambil tindakan
- Tampilan "Upcoming" menggabungkan tugas-tugas yang memiliki tanggal jatuh tempo dari setiap proyek ke dalam satu jadwal, di mana Anda dapat menyeret tugas ke hari baru dan menjadwal ulang tugas yang terlambat secara massal
- Filter khusus dapat menyaring tugas yang terlambat, tenggat waktu yang akan tiba dalam periode tertentu, pekerjaan berulang, atau kombinasi apa pun antara tanggal, proyek, label, penanggung jawab, dan prioritas
Harga
- Pemula: Gratis
- Pro: $5 per bulan
- Bisnis: $8 per pengguna/bulan
Peringkat
- G2: 4,5/5 (lebih dari 800 ulasan)
- Capterra: 4,6/5 (lebih dari 2.500 ulasan)
Seorang pengguna G2 menulis:
Masukan Bahasa Alami Terbaik di Kelasnya: Anda dapat mengetik kalimat yang tidak terstruktur seperti “Tinjau anggaran setiap Jumat kedua pukul 10 pagi #Work p1” dan aplikasi ini langsung mengurai tanggal, waktu, proyek, dan prioritasnya. Hal ini menghilangkan kerumitan mengklik menu demi menu hanya untuk menuangkan ide yang ada di kepala Anda.
Masukan Bahasa Alami Terbaik di Kelasnya: Anda dapat mengetik kalimat yang tidak terstruktur seperti “Tinjau anggaran setiap Jumat kedua pukul 10 pagi #Work p1” dan aplikasi ini langsung mengurai tanggal, waktu, proyek, dan prioritasnya. Hal ini menghilangkan kerumitan mengklik menu demi menu hanya untuk menuangkan ide yang ada di kepala Anda.
Kekurangannya: Todoist memang membantu menjaga tenggat waktu pribadi tetap jelas, tetapi tidak dilengkapi dengan fitur ketergantungan tugas, perencanaan beban kerja, dan kontrol portofolio yang terperinci. Aplikasi ini juga tidak mendukung tanggal mulai yang sesungguhnya, yang menyembunyikan pekerjaan hingga menjadi aktif.
Cocok untuk: Individu dan pekerja lepas yang ingin cara cepat untuk mencatat, mengulang, menyaring, dan meninjau tenggat waktu pribadi
Lewati jika: Anda membutuhkan penjadwalan berbasis ketergantungan, alur kerja kepatuhan, atau koordinasi terperinci di seluruh tim yang besar
Cara Memilih Perangkat Lunak Pelacak Tanggal Jatuh Tempo yang Tepat
Pilihlah berdasarkan apa yang menentukan tenggat waktu Anda: kalender pelaporan tetap atau prioritas proyek yang berubah-ubah. Perusahaan yang berorientasi pada kepatuhan sebaiknya memilih alat manajemen praktik yang sesuai dengan ukuran perusahaan dan beban kerja dokumen; tim proyek sebaiknya memilih berdasarkan bagaimana tenggat waktu mereka terhubung antar orang, tugas, dan ketergantungan.
Jika kalender pelaporan menjadi penentu tenggat waktu Anda
Anda berada di bidang akuntansi. Pilih alat yang sesuai dengan ukuran dan jenis firma Anda:
- Financial Cents: Anda adalah wirausaha mandiri atau firma kecil yang sudah tidak lagi bisa mengandalkan spreadsheet, dan masalah utama Anda adalah mengejar klien untuk mendapatkan dokumen
- TaxDome: Anda menginginkan pengembalian pajak, tanda tangan, penagihan, dan pesan klien dalam satu sistem, serta dapat menanggung biaya pengaturan awal
- Canopy: Bisnis Anda sedang berkembang dan Anda membutuhkan alat penyelesaian masalah dengan IRS serta perencanaan kapasitas yang terintegrasi dalam ruang kerja yang sama
- Jetpack Workflow: Tugas berulang adalah satu-satunya hal yang sering terlewat, dan Anda ingin melacaknya tanpa perlu portal atau proses implementasi yang rumit
- File In Time: Anda bekerja dari desktop, lebih mempercayai tanggal pengajuan yang sudah dimuat sebelumnya daripada fitur cloud, dan lebih memilih lisensi sekali bayar daripada tagihan per pengguna
Jika perubahan prioritas memengaruhi tenggat waktu Anda
Anda berada di kubu tim generalis, di mana pembagiannya sama jelasnya:
- ClickUp: Tanggal jatuh tempo tersebar di berbagai proyek, kampanye, pekerjaan klien, dan operasi berulang, dan Anda menginginkan satu sistem yang dilengkapi tampilan, pengingat, dan fitur pemetaan ulang tanggal untuk mengelola semuanya
- Motion: Masalah Anda bukanlah mengetahui apa yang harus diselesaikan, melainkan menemukan waktu untuk melakukannya, jadi biarkan penjadwal otomatis menyesuaikan pekerjaan dengan jadwal rapat Anda
- Asana: Anda adalah tim besar atau PMO, dan pimpinan membutuhkan visibilitas menyeluruh atas portofolio untuk memahami bagaimana tenggat waktu saling terkait
- Todoist: Batas waktu bersifat pribadi, Anda ingin mencatatnya dalam satu kalimat, dan ketergantungan atau perencanaan beban kerja hanya akan menjadi beban tambahan
Tetap gunakan spreadsheet jika Anda bekerja sendiri dan melacak kurang dari selusin tenggat waktu berulang, idealnya dengan pelacak tugas harian di Google Sheets. Namun, beralihlah begitu pengingat dan tanggung jawab mulai terabaikan
Ada satu aturan yang berlaku untuk semuanya: jangan membeli berdasarkan tenggat waktu yang paling sering Anda pantau, tetapi belilah berdasarkan tenggat waktu yang konsekuensinya paling besar jika terlewat. Perusahaan kepatuhan yang memperlakukan tanggal-tanggal hukum seperti tugas proyek yang fleksibel pada akhirnya akan melewatkan pengajuan. Tim lintas fungsi yang memaksakan pekerjaan yang berubah-ubah ke dalam kalender pajak yang kaku akan kesulitan menggunakan alat tersebut setiap minggu. Sesuaikan perangkat lunak dengan tenggat waktu yang paling berdampak, dan sisanya akan mengikuti.
Kerangka Kerja Eskalasi Batas Waktu yang Praktis
Eskalasi tenggat waktu adalah praktik menjadwalkan pengingat yang semakin intensif seiring mendekatnya tanggal jatuh tempo, disesuaikan dengan konsekuensi jika tenggat waktu terlewat. Satu pengingat saja jarang efektif, terutama jika tenggat waktu bergantung pada klien, peninjau, atau tim lain.
Gunakan biaya dan kompleksitas tenggat waktu untuk menentukan frekuensi:
| Jenis tenggat waktu | Pengingat pertama | Eskalasi | Peringatan terakhir |
|---|---|---|---|
| Pelaporan wajib | 30 hari sebelum | 14 dan 7 hari sebelum | Setiap hari selama 3 hari terakhir |
| Permintaan dokumen klien | 14 hari sebelum | 7 dan 3 hari sebelum | Berikan pemberitahuan kepada pemilik akun |
| Tonggak proyek | 7 hari sebelum | Ketika tugas tersebut berisiko | Beritahu pemilik dan pemblokir |
| Tugas pribadi | 1–3 hari sebelum | Pagi hari tanggal jatuh tempo | Kirim pengingat tunggakan |
Pastikan eskalasi terkait dengan tindakan. Peringatan yang berguna harus menyebutkan apa yang terlambat, siapa yang bertanggung jawab, apa yang menghambatnya, dan apa yang akan terjadi selanjutnya. Jika tidak, peringatan tersebut hanya akan menjadi notifikasi lain yang orang-orang pelajari untuk diabaikan.
Dan jangan gunakan jadwal yang sama untuk setiap tenggat waktu. Pengajuan pajak yang dikenakan denda memerlukan waktu persiapan yang lebih lama daripada draf internal yang tenggat waktunya bisa dimajukan atau diundur satu hari.
Pengingat yang tepat waktu mencegah lebih dari sekadar tanggal yang terlewat
Dalam uji coba acak yang melibatkan 5.709 klien Kantor Pembela Umum Kabupaten Santa Clara, pesan teks otomatis mengenai tanggal sidang berhasil mengurangi surat perintah penangkapan akibat ketidakhadiran di pengadilan sekitar 20%. Tingkat surat perintah penangkapan turun dari 12,1% di antara orang-orang yang tidak menerima pengingat menjadi 9,7% di antara mereka yang menerimanya. Penahanan yang terkait dengan ketidakhadiran di pengadilan juga turun dari 6,2% menjadi 4,8%.
Pelajaran: Pengingat paling efektif jika dikirimkan sebelum konsekuensi dari ketidakaktifan menjadi tidak dapat diubah. Untuk pengajuan laporan, hal ini berarti mengingatkan klien selagi masih ada waktu untuk mengumpulkan dokumen yang belum lengkap. Untuk proyek, hal ini berarti mengidentifikasi hambatan sebelum tenggat waktu akhir terancam terlampaui.
Batas Waktu yang Dipantau Belum Tentu Selalu Realistis
Prosesnya selalu memakan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan, bahkan ketika Anda sudah memperhitungkan Hukum Hofstadter.
Prosesnya selalu memakan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan, bahkan ketika Anda sudah memperhitungkan Hukum Hofstadter.
Demikian ditulis oleh ilmuwan kognitif Douglas Hofstadter dalam Gödel, Escher, Bach . Batas waktu memang seperti itu, sulit diubah.
Perangkat lunak tanggal jatuh tempo dapat memberi tahu Anda kapan pekerjaan terlambat, tetapi tidak dapat mengubah rencana yang mustahil menjadi mungkin. Jadi, sebelum Anda menetapkan tanggal, uji tiga hal berikut:
- Kapasitas: Apakah pemilik proyek memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikannya?
- Masukan: Apakah berkas, persetujuan, atau tugas hulu akan selesai tepat waktu?
- Durasi: Apakah perkiraan tersebut didasarkan pada pekerjaan serupa di masa lalu, ataukah hanya tebakan yang optimis?
Hal ini penting karena pengingat hanya berguna jika pekerjaan masih bisa diselesaikan. Jika pengajuan pajak terhambat karena menunggu dokumen klien, atau pencapaian target bergantung pada tiga tugas yang belum selesai, satu pengingat tambahan tidak akan menyelesaikan masalah sebenarnya.
Gunakan perangkat lunak ini untuk mendeteksi kelayakan sejak dini. Bandingkan beban kerja dengan jam kerja yang tersedia, tambahkan tanggal mulai, petakan ketergantungan, dan periksa pekerjaan yang terhambat sebelum tenggat waktu memasuki zona bahaya.
Lacak Batas Waktu yang Sebenarnya Anda Lewatkan
Dua kelompok pengguna, dua rangkaian alat. Jika tenggat waktu Anda berupa pelaporan wajib yang terkait dengan klien dan dokumen, alat manajemen praktik adalah jawaban yang tepat, dan ulasan di atas menunjukkan pilihan yang tepat berdasarkan ukuran firma. Jika tenggat waktu Anda berupa tonggak proyek yang terkait dengan orang dan tugas, perangkat lunak manajemen proyek yang tepat akan jauh lebih bermanfaat bagi Anda daripada paket perangkat lunak pajak mana pun.
Untuk kelompok yang kedua, ClickUp melacak tanggal jatuh tempo, pengingat, tugas berulang, dan ketergantungan di setiap paket, sehingga Anda dapat melihat setiap tenggat waktu dan apa yang menjadi prasyaratnya di satu tempat.
Mulailah melacak tenggat waktu di ClickUp secara gratis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Perangkat Lunak Pelacak Tanggal Jatuh Tempo
Apa perangkat lunak terbaik untuk melacak tenggat waktu?
Tidak ada satu pun yang terbaik; semuanya tergantung pada tenggat waktu mana yang akan menimbulkan kerugian terbesar jika terlewat. Untuk tenggat waktu pajak wajib dan kepatuhan klien, alat manajemen praktik seperti Financial Cents, TaxDome, dan Canopy unggul karena mengaitkan tanggal jatuh tempo dengan klien dan dokumen. Untuk tenggat waktu proyek dan tim, ClickUp, Asana, dan Motion lebih unggul karena mampu menangani ketergantungan, beban kerja, dan penjadwalan.
Bagaimana akuntan melacak berbagai tenggat waktu klien?
Sebagian besar firma menggunakan perangkat lunak manajemen praktik yang menyinkronkan tenggat waktu berulang yang ditetapkan untuk setiap klien, alih-alih menggunakan spreadsheet manual. Alat seperti Financial Cents, TaxDome, Canopy, dan Jetpack Workflow secara otomatis menghasilkan kembali pengajuan triwulanan dan tahunan, meminta dokumen dari klien, serta menyimpan jejak audit. Spreadsheet manual akan kewalahan jika harus menangani lebih dari selusin tenggat waktu berulang atau melibatkan lebih dari satu orang.
Apakah ada perangkat lunak pelacak tenggat waktu yang gratis?
Ya. Paket "Free Forever" dari ClickUp mencakup tanggal mulai dan jatuh tempo, pengingat, tugas berulang, serta jumlah anggota tak terbatas. Todoist dan Asana juga menawarkan paket gratis, meskipun Todoist membatasi fitur pengingat kustom hanya untuk pengguna berbayar, sedangkan paket Personal Asana dibatasi untuk dua pengguna. Di antara ketiganya, ClickUp menawarkan rangkaian fitur gratis terlengkap bagi tim yang melacak tenggat waktu di berbagai proyek bersama.
Apa sanksi yang dikenakan jika melewatkan batas waktu pelaporan pajak?
Untuk pengembalian pajak federal AS, denda akibat kegagalan pengajuan dari IRS sebesar 5% dari pajak yang belum dibayar per bulan, hingga 25%, ditambah denda terpisah akibat kegagalan pembayaran dan bunga. Risiko tersebutlah yang membuat akuntan memperlakukan tanggal-tanggal yang ditetapkan undang-undang secara berbeda dari pekerjaan proyek yang fleksibel, serta menggunakan perangkat lunak yang dilengkapi kalender pengajuan berulang dan jejak audit.
Apakah saya bisa melacak tanggal jatuh tempo di Excel atau Google Sheets?
Ya, dan bagi satu orang yang melacak beberapa tenggat waktu berulang, hal ini tidak menjadi masalah. Batasannya terlihat ketika ada sekitar selusin tenggat waktu berulang yang melibatkan lebih dari satu orang. Selain itu, spreadsheet tidak mengirimkan pengingat atau menetapkan penanggung jawab, sehingga tenggat waktu yang terlewat hanya terungkap ketika seseorang kebetulan memeriksanya. Itulah alasan mengapa perlu beralih ke perangkat lunak khusus.
Apakah saya bisa menggunakan Google Calendar atau Outlook sebagai perangkat lunak pelacak tenggat waktu?
Alat-alat ini memang berguna untuk beberapa tanggal pribadi, tetapi cepat menemui kendala saat digunakan untuk manajemen tenggat waktu yang sesungguhnya: tidak ada templat tugas berulang, tidak ada ketergantungan, tidak ada pengingat yang semakin intensif, serta tidak ada pencatatan kepemilikan atau jejak audit. Sebagian besar alat khusus ini melakukan sinkronisasi dua arah dengan Google Calendar dan Outlook, bukan menggantikannya, serta menambahkan lapisan pengingat, pengulangan, dan pelaporan di atasnya.
Apa perbedaan antara pengelola tugas dan perangkat lunak pelacak tenggat waktu?
Manajer tugas mengatur apa yang perlu dilakukan; perangkat lunak pelacak tenggat waktu menekankan kapan sesuatu harus diselesaikan, melalui pengingat, tanggal berulang, eskalasi, dan (untuk kepatuhan) pengumpulan dokumen yang terkait dengan setiap tenggat waktu. Banyak platform kerja seperti ClickUp dan Asana melakukan keduanya, tetapi alat khusus tenggat waktu memprioritaskan agar tidak ada tenggat waktu yang terlewat tanpa disadari.