Kisvállalkozások együttműködése: több, mint e-mail és Slack

Mindannyian tudjuk, hogy túl sok alkalmazást használunk a feladatok elvégzéséhez.

De itt van egy elképesztő adat: naponta körülbelül 1200-szor váltunk alkalmazások között. 🤯

Ez azt jelenti, hogy hetente közel 4 órát veszítünk azzal, hogy átállunk ezekre a különböző eszközökre. Ez a munkaidőnk közel egytizede!!!

A kisvállalkozások, különösen azok, amelyek több együttműködési eszközre támaszkodnak, ezt úgy tekintik, mint egy termelékenységi adót, amelyet minden nap fizetnek. A nagyobb vállalatokkal ellentétben Önöknek nincs luxusuk, hogy extra munkaerővel pótolják a hiányosságokat.

Ezért a modern távoli együttműködés nem állhat meg a Slacknél és az e-mailnél. Ezek az eszközök kiválóak a kommunikációhoz, de nem arra lettek kifejlesztve, hogy projekteket irányítsanak, a felelősségeket nyomon kövessék, vagy mindenki összhangban maradjon, amikor senki sincs egy helyiségben.

Ez a blog bemutatja, hogyan konszolidálhatja csapata szétszórt munkafolyamatait egy egységes együttműködési rendszerbe – olyan távoli csapatmunkát támogató eszközökkel, amelyek kisvállalkozások számára is alkalmasak.

Kezdjük!

Mik azok a távoli csapatmunkát segítő eszközök?

A távoli csapatmunkát támogató eszközök olyan digitális platformok, amelyek elosztott csapatok számára segítenek a kommunikációban, a projektek kezelésében és a fájlok megosztásában egy szervezett helyen. A távoli vagy hibrid munkahelyek központi idegrendszerének tekinthető eszközök messze túlmutatnak az egyszerű üzenetküldésen. Strukturált környezetet kínálnak, ahol a munka valóban elvégezhető.

A távoli együttműködési eszközök különböző típusai a következők:

🤝 Barátkozó emlékeztető: Bár mindegyikhez külön eszközöket is használhat, egy konvergált munkaterület – egy egységes platform, ahol a projektek, dokumentumok és beszélgetések együtt élnek – mint például a ClickUp , ezeket a kategóriákat egyetlen platformba egyesíti . Egy ilyen eszközzel nem kell folyamatosan váltogatni az alkalmazások között, így a csapat koncentrált és összehangolt maradhat.

Miért van szükségük a kisvállalkozásoknak a Slack és az e-mailen kívül másra is?

Ha már használ e-mailt és esetleg egy csevegőalkalmazást, mint például a Slack, akkor a munka nem lehet olyan... rendezetlen, igaz?

Ööö... nem.

Igen, a Slack és az e-mail remekül teljesítik a feladatukat. De csak egy dologra lettek kifejlesztve: a beszélgetésekre. Remekül alkalmasak gyors frissítésekre és oda-vissza levelezésre, de nem alakítják ezeket a beszélgetéseket egyértelmű következő lépésekké.

Az eredmény?

Ez a munka terjeszkedéséhez vezet. Csapatának több, egymással nem kommunikáló alkalmazást kell egyszerre kezelnie... csak azért, hogy egyetlen projektet befejezzen.

📌 Egy ötfős csapat esetében ez heti 20+ órányi koordinációs ráfordítást jelent. Ez olyan, mintha egy alkalmazott felét elveszítené az adminisztratív káosz miatt.

Ezért van szüksége egy dedikált együttműködési rendszerre, amely túlmutat az e-maileken és a Slacken, és áthidalja a beszélgetés és a cselekvés közötti szakadékot.

Az e-mailen és a Slacken túlmutató együttműködési eszközök használatának előnyei

Az e-mailen túllépni nem csak egy „jó, ha van” frissítés – ezáltal a munka könnyebbnek tűnik. A projektek gyorsabban haladnak, mindenki ugyanazon az oldalon áll, és sokkal kevesebb időt kell töltenie a félreértések tisztázásával.

És a legjobb az egészben? Nincs szükség IT-csapatra a megvalósításhoz. A megfelelő együttműködési eszköz strukturáltságot biztosít anélkül, hogy bonyolultabbá tenné a dolgokat.

Íme a legfontosabb előnyök, amelyekre számíthat ✨

A legjobb távoli együttműködési eszközök kis csapatok számára

Egy ideális világban egyetlen alkalmazás lenne, amely végleg megoldaná a csapat együttműködését. De a valóságban valószínűleg több alkalmazásra van szükséged a maximális termelékenységhez: üzenetküldés, projektkövetés, dokumentumok, talán még egy táblára is szükséged van a tervezéshez.

Azt gondolhatnánk, hogy jó eszközöket találni nehéz feladat. De ennél is nehezebb elkerülni a „eszközfáradtságot”, ami abból adódik, hogy túl sok, egymástól független alkalmazásunk van.

Hogy segítsünk a jobb választásban (és elkerüljük az alkalmazások túlterhelését), az alábbiakban lebontjuk a virtuális csapatmunkát segítő eszközök főbb kategóriáit.

👉🏼 Ha pedig hosszú távon szeretné egyszerűsíteni a folyamatokat, érdemes megnéznie az eszközök konszolidálására létrehozott platformokat, mint például a ClickUp, amelyek egy összekapcsolt munkaterületen több kategóriát is lefednek (és integrációkat is kínálnak, ha még mindig szüksége van rájuk).

Kommunikációs és üzenetküldő platformok

A kommunikációs eszközök a távoli munkavégzés mindennapi részét képezik. Gyors egyeztetésre lettek kialakítva: „Megnéznéd ezt?” „Mi a helyzet?” „Találkozunk ma?”

A Slack, a Microsoft Teams és a Discord népszerűek, mert megkönnyítik a beszélgetések folytatását – különösen a beépített speciális projektcsatornák, szálak és gyorshívások segítségével.

De itt van a bökkenő: az üzenetek nem rendelkeznek beépített struktúrával. Egy csevegési szál produktívnak tűnhet, miközben a tényleges munka homályos marad, felelősségi körök és határidők nélkül.

Szüksége van egy olyan kommunikációs eszközre, amely rendszerezi a beszélgetéseket és összekapcsolja azokat a projektjeivel.

Válasszon kommunikációs eszközt, miután megnézte ezeket a funkciókat:

Ha pedig olyan eszközt keres, amely mindezt (és még többet!) képes, próbálja ki a ClickUp Chat-et! Ez az egyik legerősebb alternatíva azoknak a csapatoknak, amelyek a projektmunkaterületen belül szeretnének kommunikálni.

A ClickUp Chatben a következőket teheti:

Így ahelyett, hogy a teendőket egy külön eszközbe másolná, a csevegése egy tiszta, kereshető kontextusréteggé válik – pontosan ott, ahol a csapata máris tervez, épít és szállít.

Projektmenedzsment és feladatkövető eszközök

A projektmenedzsment eszközök segítségével a „ezt meg kellene csinálnunk” mondat „itt a terv, itt a felelős, itt a határidő” mondattá válik. Segítenek a csapatoknak nyomon követni a feladatokat, a megbízásokat, a függőségeket, az ütemterveket és a munkafolyamatokat anélkül, hogy a memóriájukra kellene hagyatkozniuk.

Választhat olyan, kifejezetten erre a célra kifejlesztett eszközök közül, mint a ClickUp for Project Teams, Asana, Trello és Monday. com, többek között. Ezek különösen hasznosak azoknak a kis csapatoknak, amelyeknek egyszerűségre van szükségük, anélkül, hogy túlbonyolítanák a dolgokat.

A hátránya? A ClickUp-on kívül sokan még mindig külön kommunikációs alkalmazásokra támaszkodnak, így végül az egyik helyen tervezik a munkát, a másik helyen pedig megbeszélik. Így kerül vissza a fragmentáció.

A ClickUp Tasks ezt úgy oldja meg, hogy a hatékony projektkövetést beépített együttműködési funkciókkal kombinálja. Csapata különböző nézetek között tervezheti a munkát, míg a feladatokhoz fűzött kommentek segítségével a beszélgetés a munkához kapcsolódik.

Több mint 15 ClickUp nézetet kap a projektek kezeléséhez, attól függően, hogy a csapata hogyan gondolkodik, például:

A ClickUp Dashboards segítségével egyszerűen nyomon követheti az előrehaladást. Hozzon létre testreszabható kártyákat a KPI-k nyomon követéséhez, például a befejezett és a késedelmes feladatok, a csapat munkaterhelése és a sprint burndown.

A ClickUp Automations segítségével pedig megszabadulhat a projektfrissítésekkel járó fárasztó munkától. Állítsa be egyszer az automatizálást az if-then builder segítségével, és figyelje, ahogy a feladatok maguktól kiosztódnak az állapotváltozásokkor, és a tulajdonosok értesítést kapnak, ha kockázatot jelentenek.

A projektmenedzsment eszközökben értékelendő legfontosabb funkciók:

A kisvállalkozások imádják a ClickUp projektmenedzsment szoftvert:

A ClickUp segítségével minden egy helyen található, ügyfeleim felhasználók lehetnek, és feladatok, határidők, valamint a munkákhoz szükséges szövegek és elemek létrehozhatók – a határidők automatikusan hozzáadódnak és szinkronizálódnak a naptárammal, amikor beírják a dátumot. A munkák nyomon követése korábban e-mailben történt, és a papírmunka rendetlenséget okozott, most pedig minden a feladatához tartozik. A ClickUp életem megváltoztatta a kisvállalkozásomat, mint önfoglalkoztató személyt.

A számok magukért beszélnek:

Dokumentumok közös szerkesztése és fájlmegosztás

Cégének tudása szétszórtan található a Google Docs, a Dropbox és a helyi merevlemezeken? Ha a projektismertetők, az SOP-k és a találkozók jegyzetek különböző rendszerekben találhatók, a csapata végül az eszközök között ugrál, és megpróbálja felidézni, hol van a „végleges végleges verzió”.

Ezzel nemcsak információs szilókat hozol létre, hanem a legfontosabb üzleti folyamatokra is hatással vagy. Az új munkatársak beillesztése rémálommá válik, és az emberek végül elavult információk alapján dolgozhatnak.

Kétségtelen, hogy az olyan eszközök, mint a Google Workspace, Notion, Dropbox Paper és Confluence kiválóan alkalmasak tartalomkészítésre, tudásmegosztásra, valamint belső wiki vagy tudásbázis létrehozására.

De mindezeknek az információknak ott kell lenniük, ahol a munkát végzi. A ClickUp Docs összekapcsolja a dokumentációt a végrehajtással. A dokumentumok közvetlenül a feladatok és projektek mellett helyezkedhetnek el, így könnyebb átmenni a tervezésről → az írásra → a végrehajtásra anélkül, hogy folyamatosan eszközöket kellene váltani.

Azok a csapatok, akiknek segítségre van szükségük ahhoz, hogy a fejükben lévő tartalmakat papírra vetessék, a ClickUp Brain, a ClickUp beépített, kontextusérzékeny mesterséges intelligenciája nyújtja a szükséges támogatást. Használja íráshoz, összefoglaláshoz és a válaszok gyorsabb előkerítéséhez – különösen akkor, ha egyszerre kell dokumentumokat, feladatokat és beszélgetéseket keresnie.

Ne feledje, hogy egy jó dokumentum-együttműködési eszköznek a következőket kell kínálnia:

Vizuális együttműködés és fehér tábla

Néha a leggyorsabb módja az együttműködésnek nem az, hogy több üzenetet írunk, hanem hogy vizuálisan megosztjuk az ötleteinket.

Itt jönnek jól a whiteboard eszközök. Tökéletesek brainstorminghoz, munkafolyamatok feltérképezéséhez, termékbevezetések tervezéséhez, vázlatok készítéséhez, vagy a zavaros gondolatok egész csapat számára látható formába öntéséhez.

Az olyan eszközök, mint a Miro, FigJam és Lucidchart kiválóan alkalmasak:

A kérdés az, hogy mi történik a whiteboard-ülések után.

Túl gyakran előfordul, hogy a táblázat „nagyszerű ötletek múzeumává” válik, és a valódi munkát még mindig máshol kell elvégezni.

Szüksége van egy eszközre, amely áthidalja az ötletelés és a cselekvés közötti szakadékot. Pontosan erre szolgálnak a ClickUp Whiteboards. Csapata végtelen vásznon brainstormingolhat, majd a formákat feladatokká alakíthatja – a felelősök és a határidők megadásával –, anélkül, hogy a munkát egy másik rendszerben újra kellene elvégeznie.

Ez a videó megmutatja, hogyan:

Egy hatékony vizuális együttműködési eszköz – mint például a ClickUp Whiteboards – a következőket tartalmazza:

Hogyan válassza ki a csapatának megfelelő együttműködési szoftvert?

Szóval készen állsz arra, hogy túllépj az e-mailen és a Slacken. Örülök neked. 😄

De most egy millió olyan eszközzel szembesül, amelyek mind azt ígérik, hogy „racionalizálják az együttműködést” és „növelik a termelékenységet”.

A jó választáshoz (és hogy elkerülje a újabb csillogó eszköz miatti megbánást) használja ezt a gyors keretrendszert:

Integrációs képességek

Csapata máris néhány alapvető eszközzel dolgozik – talán a Google Naptárral, a QuickBooksszal, a GitHubbal, a Zoommal, a Google Drive-val, a Figmával, vagy másokkal. Az együttműködési eszköz nem kényszerítheti Önt arra, hogy ezeket feladja. Összekapcsolnia kell őket.

Ha nem integrálható, akkor ugyanaz a probléma fog felmerülni egy új formában: a fájlok egy helyen, a feladatok egy másikban, a beszélgetések pedig valahol máshol lesznek... és senki sem tudja, mi a „valódi forrás”.

Könnyű használat és bevezetés

Tudjuk, hogy az Önéhez hasonló kisvállalkozásoknak nincs idejük bonyolult bevezetésre vagy 47 perces bemutató videóra. 🤷🏻‍♀️

Olyan megoldást keres, amelyet csapata gyorsan elsajátíthat, és amely idővel továbbfejleszthető. A tiszta, intuitív felhasználói felület és az egyszerű beállítás a főbb munkafolyamatokhoz (projektek, feladatok, dokumentumok) nagy segítséget jelent. Még jobb, ha kész sablonok állnak rendelkezésre, amelyekkel minden folyamatot elindíthat anélkül, hogy újra kellene feltalálnia a kereket.

A világ leghatékonyabb szoftvere is haszontalan, ha a csapata túl bonyolultnak találja a használatát. A kisvállalkozások nem engedhetik meg maguknak, hogy hetekig tartó képzéssel és bevezetéssel töltsék az idejüket. Olyan eszközre van szüksége, amely az első naptól kezdve intuitív, és lehetővé teszi a csapatának, hogy azonnal növelje az üzleti termelékenységet.

✅ A ClickUp itt jól működik, mert fokozatosan lehet bevezetni: kezdje a Feladatok + Dokumentumok funkcióval, majd ha a csapata már megszokta, adjon hozzá egyéni mezőket és automatizálásokat. A beépített, több mint 1000 sablonból álló könyvtár pedig lehetővé teszi, hogy perceken belül ismétlődő munkafolyamatokat hozzon létre.

A ClickUp ügyfelei egyetértenek:

A ClickUp számos egyedi funkcióval és kiegészítővel rendelkezik, amelyek más projektmenedzsment-opciókban nem találhatók meg, például időkövetés, beépített csevegés és kiterjedt erőforrás-kezelési lehetőségek. Ha Ön egy kisvállalkozás vagy startup, a ClickUp számos sablonnal és egyszerű módszerekkel segít a kezdéshez, anélkül, hogy órákat kellene töltenie egy egyedi beállítások kidolgozásával. Egy megközelíthetőbb termékben kapja meg azt az egyedi, nagyvállalati érzést.

Az intuitív felületnek köszönhetően a használata már az első pillanattól kezdve egyszerű, ugyanakkor hihetetlenül hatékony marad, ahogy egyre több funkciót megtanul és használ. Ezenkívül zökkenőmentesen integrálható az e-mailemmel, naptáraimmal és CRM szoftveremmel, ami javítja a munkafolyamatomat. A rendelkezésre álló sablonokat is rendkívül hasznosnak találom, mivel egyszerűsítik a beállítási folyamatot és időt takarítanak meg nekem.

Skálázhatóság és árak

Kisvállalkozása nem marad örökre kicsi. A ma választott együttműködési eszköznek képesnek kell lennie arra, hogy támogatást nyújtson Önnek a növekedés során. Az utolsó dolog, amit szeretne, az az, hogy végre megszervezi a dolgokat... majd falba ütközik, mert az eszköz nem képes kezelni az új csapatokat, az új munkafolyamatokat vagy a bonyolultabb projekteket.

Fordítson különös figyelmet az árkategóriákra és azok tartalmára. Sok „ingyenes” csomag rejtett korlátozásokat tartalmaz a felhasználók, a tárhely vagy a funkciók tekintetében, ami miatt hamarabb kell majd frissítenie, mint gondolná. Válasszon olyan platformot, amely világos és tisztességes frissítési lehetőségeket kínál.

Biztonság és megfelelőség

A biztonság nem csak a nagyvállalatok problémája. Ha ügyfelekkel, alvállalkozókkal, alkalmazotti adatokkal, számlákkal vagy belső IP-vel dolgozik, akkor máris rendelkezik védelemre szoruló érzékeny adatokkal.

A távoli munkavégzés további kockázatokat is magával hoz: a fájlok több eszközön is megosztásra kerülnek, a bejelentkezés bárhonnan megtörténhet, és a „gyorsan elküldöm WhatsAppon” szokássá válik.

Keresse meg:

Építsd fel kisvállalkozásod távoli együttműködési rendszerét a ClickUp segítségével!

A kis csapatok végül több időt töltenek a kontextus rekonstruálásával, mint a projektek előrehaladásával.

A ClickUp ezt úgy oldja meg, hogy konvergens munkaterületként működik – egy biztonságos platform, ahol csapata tervezheti a projekteket, valós időben együttműködhet, dokumentálhatja a döntéseket és nyomon követheti az előrehaladást. Az AI-t beépítve a munkafolyamatba pedig gyorsabban haladhat előre, anélkül, hogy az AI Sprawl költségei és biztonsági kockázatai terhelnék.

Így néz ez ki a gyakorlatban:

Mikor érdemes csevegést, megjegyzéseket vagy dokumentumokat használni?

Még egy olyan all-in-one eszközzel is, mint a ClickUp, a csapata zavarban lehet, hogy hova tegye az információkat. Egy gyors frissítés legyen csevegőüzenet vagy feladatkomment? Hol dokumentálja a végső döntést?

Íme egy egyszerű útmutató, amely segít csapatának minden alkalommal a megfelelő csatornát használni 🛠️

Az alapelv egyszerű: minél állandóbb vagy fontosabb az információ, annál közelebb kell lennie ahhoz a munkához, amelyre vonatkozik. Mivel ezek a csatornák mind a ClickUp-on belül léteznek, csapata könnyedén mozoghat közöttük.

Aszinkron együttműködés legjobb gyakorlata kis csapatok számára

A távoli munkavégzés (és a rugalmas munkaidő) megváltoztatja a kommunikáció működését, különösen akkor, amikor a megbeszélések közel egyharmada több időzónára is kiterjed. Már nem lehet csak úgy megérinteni valakinek a vállát, hogy gyors választ kapjon. Az aszinkron – vagy „aszinkron” – együttműködés biztosítja a csapat összehangoltságát és termelékenységét, függetlenül attól, hogy hol és mikor dolgoznak.

Az aszinkron elsődleges szemléletmód alkalmazása azt jelenti, hogy világos, dokumentált kommunikációra épülő szokásokat alakítunk ki.

A kiváló távoli együttműködés nem csak azért jön létre, mert a megfelelő eszközöket választotta. Hanem azért, mert csapata a megfelelő szokásokat alakítja ki ezekkel kapcsolatban. Néhány szándékos aszinkron gyakorlat segítségével kisvállalkozása növekedése során is összhangban maradhat, anélkül, hogy minden frissítés újabb megbeszélést igényelne.

Készen áll arra, hogy csapata kommunikációját, feladatait és dokumentumait egy munkaterületen egyesítse? Regisztráljon egy ingyenes ClickUp-fiókra!

Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

A projektmenedzsment szoftverek a feladatok és munkafolyamatok szervezésére összpontosítanak, míg a csapatmunkát segítő eszközök szélesebb körű kommunikációt tesznek lehetővé. A modern platformok, mint például a ClickUp, mindkettőt ötvözik, így nem kell választania.

Igen, egy olyan konvergens munkaterület, mint a ClickUp, úgy lett kialakítva, hogy összevonja a belső csevegést, dokumentációt és feladatkezelést. A külső kommunikációhoz továbbra is használhatja az e-mailt, de az összes belső munkája egy helyen található.

Kezdjen egy problémás ponttal, például a feladatok nyomon követésével, ahelyett, hogy mindent egyszerre próbálna áttelepíteni. Használja az új eszközt egy rövid ideig a régi rendszerek mellett, amíg a csapata megszokja és megérti az előnyeit.

Az alapcsomagok kiválóan alkalmasak a kezdéshez, de a növekvő vállalkozásoknak gyakran szükségük van olyan fejlett funkciókra, mint a korlátlan integrációk vagy a fokozott biztonság. Keressen olyan platformot, amely egyértelmű frissítési útvonalat kínál, és amelynek segítségével akadályok nélkül bővítheti vállalkozását.