Ha projektmenedzsmenttel foglalkozik, a természetes szervezési készségek és a jó tervezés csak egy bizonyos szintig viheti előre. A programok ritkán futnak tökéletesen, ezért kulcsfontosságú, hogy tudjuk, hogyan kell kezelni a kihívásokat.
Ezért fordulnak sok projektmenedzsment szakember a PMBOK-hoz, hogy maximalizálják hatékonyságukat és elérjék projektcéljaikat. A Project Management Body of Knowledge (Projektmenedzsment Tudásbázis) rövidítése, a PMBOK a sikeres projektmenedzsment elengedhetetlen forrásává vált. 🎯
Itt megvizsgáljuk a PMBOK hátterét, áttekintünk néhány projektmenedzsment módszertant és folyamatot, valamint megosztunk néhány tippet a PMBOK sikeres bevezetéséhez a munkakörnyezetében.
Mi az a PMBOK a projektmenedzsmentben?
A Project Management Institute, röviden PMI, egy 1969-ben alapított, nonprofit projektmenedzsment szakemberekből álló egyesület. Jogi nevén Project Management Institute, Inc. néven működik, tagjai irányítják, és felügyeli az iparági szabványokat.
A PMI a projektmenedzsmentet így definiálja:
„A projektmenedzsment az a gyakorlat, amelynek során tudást, készségeket, eszközöket és technikákat alkalmaznak egy sor feladat elvégzésére, hogy értéket teremtsenek és a kívánt eredményt elérjék.”
Az 1980-as években a PMI úgy döntött, hogy alapvető szabványokat vezet be a projektmenedzsment gyakorlatára vonatkozóan. Ennek keretében kidolgozott egy terminológiai gyűjteményt, valamint projektmenedzsment elveket, irányelveket és bevált gyakorlatokat. Ez az úgynevezett Projektmenedzsment Tudásbázis. 📚
A projektmenedzsment terv és keretrendszer leírja a projekt életciklusát alkotó alapvető tudásterületeket és folyamatcsoportokat. Ezen belül számos projektmenedzsment módszertant tesz lehetővé, például a vízesés vagy az agilis megközelítést.
Mi az a PMBOK® útmutató?
A PMBOK® útmutató egy projektmenedzsment könyv, amely dokumentálja az összes PMBOK elvet és gyakorlatot, és útmutatóként szolgál a projektmenedzsment tudásanyagához. Először 1987-ben jelent meg a PMI kiadásában fehér könyv formájában, majd 1996-ban könyv formátumban.
Bár manapság sok projektmenedzsment könyv létezik, ez az iparág „bibliája”. A PMBOK® útmutatót projektmenedzserek olvassák világszerte, majd alkalmazzák mindennap, hogy segítsen nekik a projekt eredményeinek elérésében és a projektmenedzsment kihívások kezelésében. 🚧
Érdemes megjegyezni, hogy ezek az irányelvek az új technológiák, a piaci változások és a változó megközelítések miatt folyamatosan fejlődnek. A PMBOK® útmutató ötödik és hatodik kiadása 2013-ban, illetve 2017-ben jelent meg, de máris elavultak.
Ennek megfelelően a PMBOK® útmutató hetedik kiadását 2021-ben a modern munkahelyek igényeinek megfelelően átdolgozták, a rugalmasságra, az innovációra és a proaktivitásra helyezve a hangsúlyt. Jelenleg angolul és 10 további nyelven, többek között spanyolul, franciául, japánul és arabul is elérhető. 🌎
Míg a hatodik kiadás a tudásterületekre összpontosított, a PMBOK Guide® legújabb kiadása nyolc projekt teljesítményterület köré szerveződik, nevezetesen:
- Érdekelt felek
- Csapat
- Fejlesztési megközelítés és életciklus
- Tervezés
- Projektmunka
- Szállítás
- Mérés
- Bizonytalanság
A gyakorlati útmutató számos projektmenedzsment-megközelítést is tartalmaz, és tippeket kínál a PM-megközelítések és a projektmenedzsment-folyamatok testreszabásához.
A PMBOK szerepe a projektmenedzsmentben
A PMBOK szabványt állít fel a projektmenedzsment gyakorlatokra vonatkozóan, és az iparági szakemberek számára minden olyan PM-elvet és eszközt megad, amelyre szükségük van a hatékony projektmenedzsmenthez.
Ez a kézikönyv alapul szolgál olyan szakmai tanúsítványokhoz is, mint például:
- A belépő szintű Certified Associate in Project Management(CAPM)
- A kifejezetten agilis területre specializálódott PMI Agile Certified Practitioner, vagy PMI-ACP
- A Project Management Professional, vagy PMP, tapasztalt projektvezetők számára
Ezeket a képesítéseket nem szabad könnyedén venni, mivel a PMI szabványai magasak. A PMP tanúsítás nemzeti szinten az ISO/ANSI 17024 szabványok, nemzetközi szinten pedig az ISO 9001 szabványok szerint akkreditált.
Ahhoz, hogy megszerezzék ezt a legmagasabb szintű tanúsítványt, a projektmenedzsereknek előzetesen meg kell felelniük bizonyos követelményeknek. Emellett le kell tenniük a 180 kérdésből álló PMP vizsgát, hogy bizonyítsák a projektmenedzsment módszertanok, folyamatok és tudásterületek alapos ismeretét. 🧑🎓
Vessünk egy pillantást néhány kapcsolódó elemre.
PMBOK módszertanok
Az egyik legfontosabb döntés, amelyet egy projektmenedzser meghozhat, az, hogy melyik módszertant követi. Ez a választás mindent befolyásol, a projektmenedzsmenthez való hozzáállásától a tervezésig és a végrehajtásig.
A módszertanok két fő kategóriába sorolhatók: szekvenciális és agilis. A legtöbb specifikusabb megközelítés ezekből származik, és néhányuk a kettő hibridje.
Szekvenciális módszerek
A szekvenciális módszerek a hagyományos munkavégzési módszerek – egy lépésenként haladnak előre. Ez a megközelítés feltételezi, hogy az első lépést be kell fejeznie, mielőtt továbbléphetne a következőre, és így tovább, amíg el nem éri a kitűzött célt. 💯
Ez a módszertan könnyen érthető és jól működik előre jelezhető folyamatoknál, például fizikai termékek létrehozásánál. Ugyanakkor nem túl rugalmas, így ha bármi változás történik – például az érdekelt felek megváltoztatják prioritásaikat, vagy hirtelen nem állnak rendelkezésre kritikus erőforrások –, az egész projekt sikere veszélybe kerülhet.
A népszerű szekvenciális módszerek közé tartozik a vízesés módszer és a kritikus út módszer.
Agilis módszerek
Az agilis módszerek előtérbe helyezik a rugalmasságot és az együttműködést a csapaton belül és más érdekelt felekkel. A munka rövidebb, iteratív ciklusokban zajlik, a dokumentáció háttérbe szorul. Az eredményeket minden ciklus végén értékelik. 🔁
Ez a modernebb munkamódszer gyakran változásokat eredményez a végeredményben, mivel a csapat jobb módszereket fedez fel a feladatok elvégzésére, és felülvizsgálja az eredeti tervet.
A népszerű agilis módszerek közé tartozik a Scrum, a Kanban és az adaptív projektkeretrendszer.
Egyéb módszerek
Néhány további PM módszertan:
- A lean projektmenedzsment, amelynek célja a pazarlás, az erőforrások és a pénz pazarlásának csökkentése.
- A Six Sigma, amely statisztikákat használ a hibák és hibás működések azonosítására és kiküszöbölésére.
- PRINCE2 vagy Projects In Controlled Environments (Projektek ellenőrzött környezetben), a brit kormány által az erőforrások és kockázatok ellenőrzésére használt módszer.
Miután kialakította a módszertanát, ideje a projekt fázisaira koncentrálni.
PMBOK Folyamatcsoportok
Egy hatalmas projekt – vagy akár egy kicsi – vezetése is nyomasztó lehet. Számos tényező játszik szerepet, beleértve az embereket, a folyamatokat és az erőforrásokat. Ha ehhez még az időbeli és pénzügyi korlátok is hozzáadódnak, akkor bármelyik projektmenedzsernek megbocsátható, ha még a kezdés előtt fel akarja adni. 👀
Ennek ellensúlyozására mindig bontsa kisebb, könnyebben kezelhető részekre a projektet. Ez segít átgondolni az egészet. Ezután a konkrét határidőknek megfelelően egyenként foglalkozhat az egyes részekkel. Ezzel a gyakorlattal világos irányt kap, konkrét mérföldkövekkel, amelyek segítségével hatékonyan kezelheti az erőforrásokat és a kockázatokat.
A PMBOK öt folyamatcsoportot, vagyis projektfázist határoz meg:
- Projektindítási folyamat
- Tervezési folyamat
- Végrehajtási folyamat
- A folyamatok figyelemmel kísérése és ellenőrzése
- Projektzárási folyamat
Ezek a fázisok mindegyike fontos eleme a projektmenedzsment életciklusának. Ha bármelyiket is figyelmen kívül hagyja, akkor valószínűleg kihívásokkal fog szembesülni. De ha követi a folyamat minden lépését, akkor minden nagyobb valószínűséggel zökkenőmentesen fog zajlani. 🧘
1. Projektindítási folyamat
A PMBOK folyamat ezen szakaszában meghatározza a projekt célját és tisztázza a teljesítendő feladatokat. Ez általában megbeszéléseket, néha pedig tárgyalásokat is magában foglal, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen. Lehet, hogy költség-haszon elemzést és esetleg néhány megvalósíthatósági tanulmányt is el kell végeznie, hogy megbizonyosodjon a projekt érdemességéről.
Ebben a fázisban az a célja, hogy létrehozzon egy projekt chartát, amely dokumentálja a projekt vízióját, hatókörét, céljait és eredményeit, valamint a különböző csapattagok felelősségi körét. 📃
2. Tervezési folyamat
A tervezés elengedhetetlen ahhoz, hogy kézben tartsd a projektet és megakadályozd a hatókör kiterjedését. Más érdekelt felekkel való konzultáció során a nagy képet mérföldkövekre, majd egyedi feladatokra bontod, és eldöntöd, ki mit fog csinálni. Ezután kiszámítod, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe – figyelembe véve az esetleges függőségeket –, hogy elkészítsd a projekt ütemtervét. 📌
Ezen a ponton megtervezi a szükséges erőforrásokat is – például a berendezéseket és eszközöket –, mielőtt a költségekhez lépne, szem előtt tartva az esetleges költségvetési korlátokat. Végül azonosítsa az esetleges kockázatokat, hogy szükség esetén felkészülten tudjon velük megbirkózni.
A célod itt az, hogy mindenki számára követhető, egyértelmű projektmenedzsment ütemtervet készíts. A legtöbb projektmenedzser itt projektmenedzsment eszközt használ a projekt tervezéséhez, majd a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez.
3. Végrehajtási folyamat
A projekt végrehajtási fázisában eljött az ideje, hogy tervét megvalósítsa. Csapata a feladatokon fog dolgozni, míg Ön gondoskodik arról, hogy minden a terv szerint haladjon és megfelelően legyen elvégezve.
A rendszeres informális megbeszélések a csapattal és a formálisabb jelentések segítségével mindig naprakész maradhat a projekt állásáról, korán felismerheti a problémákat, és könnyebben végrehajthatja a szükséges változtatásokat. A sikerek megünneplése és a csapat motivációjának fenntartása szintén a feladatköréhez tartozik. 🙌
Ebben a fázisban a kommunikáció kulcsfontosságú, mind a csapattal, mind az érdekelt felekkel. Ha mindenki mindig naprakész, akkor jó munkát végez.
4. Felügyeleti és ellenőrzési folyamat
Ebben a PMBOK fázisban szorosan figyelemmel kíséri a mutatókat a végrehajtás során. Ha valami eltér az eredeti tervtől, minél hamarabb észreveszi, annál jobb. ⏱️
A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) meghatározásával mérhetővé válik a teljesítmény. Például nyomon követheti a feladatok előrehaladását az ütemtervhez képest, valamint a költségeket a költségvetéshez képest. Vagy figyelemmel kísérheti, mennyi időbe telik a problémák megoldása. Ez megkönnyíti annak felismerését, hogy mi működik és mi nem, és lehetővé teszi a folyamatok finomítását vagy a pálya korrekcióját a munka során.
5. Projektzárási folyamat
Ezt a fázist gyakran sietik el, vagy akár teljesen elhanyagolják, pedig nagyon fontos, mert jelzi az elért eredményeket, és segít megérteni, mit lehetne másképp csinálni legközelebb. Érdemes időt szánni arra, hogy minden a tervek szerint történt-e, és elvarrni az összes elvarratlan szálat.
A projekt utólagos értékelési sablonok segítségével értékelheti, hogy tervei mennyire voltak hatékonyak, elemezheti a csapat és az egyéni teljesítményt, és elvégezheti a fennmaradó adminisztratív teendőket. Végül pedig megköszönheti csapatának a munkát, és megünnepelheti a projekt befejezését. 🎉
PMBOK Tudásterületek
A PMBOK Guide® 10 projektmenedzsment tudásterületet is dokumentál. Ezek azok a szempontok, amelyekkel minden projektmenedzsernek foglalkoznia kell az öt életciklus-fázis során.
- A projektintegrációs menedzsment az érdekelt felek, feladatok, erőforrások és egyéb projektelemek koordinálása.
- A projekt hatókörének kezelése biztosítja, hogy a projekt eredményei egyértelműek legyenek, és hogy minden változást gondosan megfontoljanak és kezeljenek.
- A projekt időgazdálkodás becsüli meg, hogy mennyi időt vesz igénybe egy feladat, majd nyomon követi a becsléshez viszonyított valós előrehaladást.
- A projektköltség-menedzsment becsüli az összes felmerülő költséget, majd nyomon követi azokat a költségvetéshez viszonyítva 💸
- A projektminőség-menedzsment biztosítja, hogy minden a előre meghatározott minőségi szabványoknak megfelelően történjen.
- A projekt humán erőforrás menedzsmentje magában foglalja az emberek feladatokhoz való hozzárendelését, majd teljesítményük nyomon követését és annak biztosítását, hogy rendelkezzenek mindennel, amire szükségük van a produktív munkavégzéshez.
- A projektkommunikáció menedzsment biztosítja, hogy mindenki rendelkezzen a szükséges információkkal, és hogy a csapat mindig naprakész legyen a követelményekkel, az előrehaladással és a változásokkal kapcsolatban.
- A projekt kockázatkezelés előre azonosítja a potenciális kockázatokat, és tervet készít azok kezelésére, amennyiben azok bekövetkeznének.
- A projekt beszerzési menedzsment magában foglalja a külső erőforrásokkal, például a projektben részt vevő vállalkozókkal vagy beszállítókkal való együttműködést.
- A projekt érdekelt felek menedzsmentje azt jelenti, hogy meg kell győződni arról, hogy az összes érdekelt fél jóváhagyta a projekt tervét, majd folyamatosan tájékoztatni őket a haladásról.
Tippek a PMBOK alapelveinek megvalósításához
Most, hogy megismerkedtünk a projektmenedzsment néhány bonyolult aspektusával, nézzük meg, hogyan lehet egyszerűsíteni a munkafolyamatot, és ezzel időt és energiát megtakarítani, amikor igazán szükség van rá. ✨
A dolgok gyorsabb és jobb elvégzésének titka a megfelelő eszközök rendelkezésre állása. Bár számos ingyenes projektmenedzsment szoftver létezik, a ClickUp-pal nem lehet hibázni.
A ClickUp egy all-in-one projektmenedzsment platform, amely összhangban van a PMBOK elveivel, és könnyebbé teszi a projekt kezdetétől a végéig történő kezelését. Íme néhány módszer, amellyel csökkentheti az ismétlődő, manuális feladatokra fordított időt, és új szintre emelheti projektmenedzsmentjét.
Használjon kreatív eszközöket a brainstorminghoz
Tervezze meg kezdeti ötleteit a ClickUp Mind Maps és a ClickUp Whiteboards segítségével. A ClickUp megkönnyíti a csapatával való együttműködést, és olyan eszközöket biztosít, amelyekkel egyszerre dolgozhatnak ugyanazon a dokumentumon, még akkor is, ha nem ugyanabban a helyiségben tartózkodnak.
Használjon projektmenedzsment eszközöket a feladatok tervezéséhez, kezeléséhez és nyomon követéséhez
Miután elkészítette az első vázlatot, tisztázza, merre tart a ClickUp Goals segítségével. Ossza fel ezeket mérföldkövekre és egyedi ClickUp feladatokra.
Meghatározhatja a prioritásokat és a függőségeket, és megtervezheti a kritikus útvonalat. Ezután hozzárendelheti és nyomon követheti ezeket a feladatokat egészen a befejezésig. A ClickUp Gantt Charts és a ClickUp Board View vizuális eszközök segítségével egy pillanat alatt áttekintheti a folyamatokat. 🔎
Tartson mindent egy helyen
A ClickUp Docs segítségével minden projektdokumentumát egy helyen tárolhatja. A dokumentumok összekapcsolhatók a munkafolyamatokkal, így Ön és csapata könnyen és gyorsan megtalálhatja a szükséges információkat. 📝
Sablonokkal időt takaríthat meg
A rengeteg ingyenes projektmenedzsment sablonnak köszönhetően soha többé nem kell a nulláról kezdenie.
A projektáttekintő sablonok tól az Agile Scrum Management opciókig és a költségvetési jelentés sablonig, a ClickUp mindenre kiterjed.
Figyelje a mutatókat
A ClickUp segítségével könnyedén nyomon követheti a projektjével kapcsolatos eseményeket. Állítsa be a ClickUp egyéni feladatállapotokat az egyes feladatokhoz, és egérkattintással figyelje és kezelje a csapat munkaterhelését.
Kövesse nyomon a feladatok és projektek előrehaladását valós időben a ClickUp egyéni irányítópultján, hogy ne maradjon le semmiről. 📈
Integrálja más eszközökkel
A ClickUp integrációk segítségével összehangolhatja technológiai eszközeinek minden elemét. Tartson megbeszéléseket vagy agilis képzési webináriumokat a Microsoft Teams vagy a Zoom segítségével. Hozzáférjen a vállalati dokumentumokhoz a Google Drive vagy a OneDrive segítségével, vagy kövesse nyomon az időt az Everhour segítségével.
Szinkronizálja a csapatértekezleteket a Google Naptárral, vagy telepítse a ClickUp Chrome kiterjesztést, amelynek segítségével bármit hozzáadhat a megtekintett webhelyről egy feladathoz.
Maradjon kapcsolatban a csapatával
A ClickUp többféle lehetőséget kínál, hogy kapcsolatban maradhass a csapatoddal és javíthasd az együttműködést. Kommunikálj velük a Slack vagy az Outlook integrációk segítségével, vagy használd a ClickUp Chat funkciót, hogy közvetlenül a platformon lépj kapcsolatba velük. Vonj be kollégákat a beszélgetésbe az @mentions funkcióval, vagy használd a hozzárendelt megjegyzéseket, hogy intézkedést kérj. 👪
Alkalmazzon PMBOK-elveket a sikeres projektmenedzsment érdekében!
A PMBOK – vagyis a Projektmenedzsment Tudásbázis – a projektmenedzsment gyakorlatának egységesítésére jött létre. A PMBOK® útmutatóban dokumentálva van, és a professzionális projektmenedzsment akkreditáció alapját képezi.
A PMBOK® útmutató az iparág fejlődésével folyamatosan frissül. Jelenleg a projekt életciklusának különböző fázisaira és a projektmenedzsmenthez kapcsolódó számos tudásterületre alkalmazható különböző módszertanokra összpontosít.
Tapasztalt projektmenedzserként itt az ideje, hogy a ClickUp segítségével racionalizálja munkafolyamatait. Egy központi és kényelmes platformról tervezheti, hozhat létre és kezelheti feladatait, kommunikálhat csapatával és nyomon követheti az előrehaladást.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és kezdjen el időt és energiát megtakarítani minden lépésnél. 🤩
Gyakori kérdések
Ha még nem ismeri a PMBOK-ot, és kíváncsi rá, miről is van szó, a gyakran ismételt kérdésekre adott válaszok segíthetnek.
1. Mire használják a PMBOK-ot?
A PMBOK a Project Management Institute által meghatározott Project Management Body of Knowledge (Projektmenedzsment Tudásbázis) rövidítése. Ez egy alapvető elvekből és bevált gyakorlatokból álló gyűjtemény, amelyet projektmenedzserek használnak világszerte. Leírja a módszertanokat, a tudásterületeket és a projekt életciklusának fázisait, amelyeket folyamatcsoportoknak neveznek.
2. Mire használják a PMBOK Guide®-ot?
A PMBOK Guide® egy könyv, amely dokumentálja a projektmenedzsment tudásanyagát. A projektmenedzserek napi referenciaanyagaként szolgál, és egyben a professzionális projektmenedzsment tanúsítványok alapját is képezi. Az útmutatót rendszeresen frissítik, hogy figyelembe vegyék a fejlődő módszertanokat és a technológiai fejlődést.
3. Melyek a PMBOK 10 tudásterületei?
A PMBOK tudásterületei a következők:
- Projektintegrációs menedzsment
- Projekt hatókör menedzsment
- Projekt időgazdálkodás
- Projektköltség-menedzsment
- Projektminőség-menedzsment
- Projekt humánerőforrás-menedzsment
- Projektkommunikáció-menedzsment
- Projektkockázat-kezelés
- Projektbeszerzési menedzsment
- Projekt érdekelt felek kezelése