Sokan úgy vélik, hogy a vezetői csapat ülései hatalmas időpazarlás. Ez azért van, mert a legtöbb ülés szétszórt, és gyakran eltérítik őket a negatív csapatdinamikák.
Egy igazán hatékony értekezlet arra összpontosít, ami valóban fontos, és arra, hogy mi legyen a következő lépés. Ismerje meg a Level 10 értekezletet!
Fedezzük fel, mi is az a Level 10 értekezlet, és miért működik olyan jól. Ezután áttekintjük az értekezlet felépítését, és megismerünk néhány módszert, amellyel vezetői csapatait a következő szintre emelheti. Soha többé nem fogja ugyanúgy lebonyolítani az értekezleteket. ✨
Mi az a Level 10 értekezlet?
A Level 10 (L10) értekezlet formátumot azért fejlesztették ki, hogy segítse a vállalkozókat, a vezetői csapatokat és a startupokat a problémák azonosításában, megvitatásában és megoldásában. Ezen a 90 perces értekezleten minden héten részt vesz a teljes vezetői csapat.
Míg a stand-up értekezletek a napi feladatokra összpontosítanak, és az ügyfélmegbeszélések gyakran a kapcsolatépítésről és az információgyűjtésről szólnak, a L10 értekezletek inkább stratégiai és problémamegoldó jellegűek. Ösztönzik a világosságot, az összehangoltságot és a cselekvést, ezáltal javítva a termelékenységet, növelve a bevételt és erősítve az együttműködést a vezetői csapaton belül. 👪
A heti L10-es értekezletek csak egyike azoknak az eszközöknek és elveknek, amelyek az Entrepreneurial Operating System ® (EOS) rendszerét alkotják. A Gino Wickman által alapított EOS hat kulcsfontosságú elemen alapul, nevezetesen:
- Jövőkép
- Emberek
- Adatok
- Kérdések
- Folyamat
- Traction
A L10-es értekezletek során mindegyik elemre kitérünk, de az idő nagy részét a napirend három legfontosabb kérdésének kezelésére fordítjuk.
A Level 10 értekezlet előnyei
A L10-es értekezletek rendkívül hatékonyak, és ennek számos oka van.
Célorientáltak
Az üzleti célok és a stratégiai célkitűzések az értekezlet középpontjában állnak. A résztvevők gyors frissítéseket osztanak meg a teljesítménymutatóikról, így pillanatképet adva arról, hogy az üzlet hogyan teljesít ezekhez a célokhoz képest. Ez megkönnyíti az összehangoltság fenntartását és a helyes irányba való haladást. 🎯
Megoldják a problémákat
A heti értekezlet 90 percéből 60 percet azoknak a problémáknak a megértésére fordítunk, amelyek akadályozzák a vállalat céljainak elérését. Az értekezlet idejét jól használjuk fel a kiváltó okok feltárására és a megoldások stratégiai szintű keresésére. Ez a formátum arra szolgál, hogy a problémákat még mielőtt azok nagyobb gondokká válnának, megoldjuk, így időt és energiát takarítva meg a jövőben.
Rendkívül célorientáltak és gyakorlatiasak
Minden napirendi pontnak van egy konkrét (többnyire rövid) időkerete, így nem veszik kárba az időt. A teendőket egyértelműen dokumentálják, jelentik, majd vagy lejelölik, átviszik a következő ülésre, vagy problémaként jelzik. ✅
Egyértelmű szerkezetük van
A L10-es értekezletek minden héten ugyanazon a napon, ugyanabban az időpontban kerülnek megrendezésre, és egy szabványos folyamatot követnek, így mindenki tudja, mire számíthat, és ennek megfelelően felkészülhet.
Mindezeket figyelembe véve nem meglepő, hogy az ilyen típusú értekezletek lebonyolításához erős moderálásra és egy aprólékos jegyzetelőre/adminisztrátorra van szükség – lehetőleg minden héten ugyanazokra az emberekre, hogy biztosítva legyen a folytonosság.
A moderátor feladata, hogy a résztvevőket az értekezlet napirendjéhez tartsa, és betartassa az értekezleti illemtan szabályait – például a felkészültséget és a napirendi időkeretek betartását. Az adminisztrátor jegyzetel az értekezleten, frissíti a teendőlistát (amely a napirend része), és mindenkit tájékoztat.
A megfelelő emberekkel, folyamatokkal és eszközökkel a L10-es értekezletek megérik a fáradságot.
Level 10 értekezlet felépítése
A siker egyik kulcsa, hogy a legtöbb L10-es értekezlet ugyanazt a napirendet követi. Nézzük meg lépésről lépésre, hogy ez pontosan mit jelent.
Segue
Időtartam: 5 perc
Az értekezlet egy átvezető részzel kezdődik, más néven bejelentkezéssel. Minden csapattag megoszt egy személyes vagy szakmai jó hírt, például egy sikert vagy egy „aha” pillanatot a héten. Ez mindenkinek lehetőséget ad arra, hogy teljes mértékben jelen legyen az értekezleten, kapcsolatokat teremt a vezetői csapaton belül, és pozitív hangulatban indítja el a munkát. 😊
Eredménytábla
Időtartam: 5 perc
Ez a szakasz áttekinti azokat a célokat és kulcsfontosságú eredményeket (OKR-eket) – vagyis a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket) –, amelyek hozzájárulnak a vállalkozás céljainak eléréséhez. Az egyes kulcsfontosságú mutatók felelőse egyszerűen visszajelzi, hogy a mutatója „terv szerint halad-e” vagy „eltér a tervtől”, ebben a szakaszban további magyarázat nélkül. Ha eltér a tervtől, akkor átkerül a problémák listájára, amelyet a megbeszélés későbbi szakaszában tárgyalnak meg.
Rock Review
Időtartam: 5 perc
A „Rocks” negyedéves célok, és minden csapattag általában három-öt ilyen célért felel. A „Rocks” frissítései is kizárólag „terv szerint halad” vagy „nem halad terv szerint” válaszokból állnak, az esetleges problémákat pedig áthelyezik a Problémák listájára. 🪨
Ügyfelek és alkalmazottak főbb hírei
Időtartam: 5 perc
Itt a résztvevők megosztják a munkatársakkal vagy az ügyfelekkel kapcsolatos jó vagy rossz híreket. A jó híreket megünnepeljük, a rossz hírek pedig egyenesen a problémák listájára kerülnek.
Teendőlista
Időtartam: 5 perc
A teendőlista a 7 napon belül elvégzendő feladatokat tartalmazza. Így az előző értekezleten megbeszélt feladatok közül sok már az elmúlt héten elvégzésre került. A jelenlegi értekezleten a résztvevők ezeket „elvégzett” vagy „nem elvégzett” kategóriába sorolják. Az utóbbi kategóriába tartozó tételek vagy átkerülhetnek a következő hétre, hogy a következő megbeszélésen újra napirendre kerüljenek, vagy – ha problémává váltak – átkerülhetnek a héten megoldandó problémák listájára.
Problémák listája
Időtartam: 60 perc
Az Identify, Discuss, Solve (IDS®) néven is ismert találkozó ezen része a problémák valódi okainak feltárására, majd azok megoldására szolgáló ötletek kidolgozására irányul. A múlt héten felmerült és a találkozó során hozzáadott kérdések gyors áttekintése után a résztvevők szavazással rangsorolják azokat. Ezután a három legfontosabbat veszik górcső alá, a legfontosabbal kezdve. A következő lépéseket felveszik a teendőlistára. Ha a listán szereplő valamelyik kérdést néhány héten belül nem sikerül megoldani, azt áthelyezik egy hosszabb távú listára, hogy a következő negyedéves értekezleten megvitassák.
Összefoglalás
Időtartam: 5 perc
Az utolsó néhány percet a teendőlista és a következő lépések áttekintésével töltik. A résztvevők emellett döntést hoznak azokról az üzenetekről is, amelyeket továbbítanak a szervezet többi tagjának. Végül 10-es skálán értékelik az értekezletet, és ha az átlag 8 alatt van, megbeszélik, mit tehetnének másképp legközelebb.
Egy ilyen áttekinthető L10-sablonnal mindig sor kerül a legfontosabb témákra, és minden alkalommal időben befejezheti a találkozót. ⏱️
10 tipp a Level 10 értekezletek javításához
Most, hogy már tudja, mi a célja, nézzük meg, hogyan lehet ezeket a megbeszéléseket egy szinttel magasabbra emelni – és ezzel időt és energiát megtakarítani mindenki számára.
1. Használja ki az értekezleti eszközök előnyeit
A modern technológia igazi áldás lehet – és az értekezletkezelő szoftverek ennek kiváló példái.
Vegyük például a ClickUp Meetings szolgáltatást. Ez az online értekezlet-platform tervezési ellenőrzőlistákat, értekezlet-sablonokat, jegyzetelési eszközöket, kiváló feladatkezelést és még sok mást kínál – mindezt azért, hogy megkönnyítse az életét. Kezdje a ClickUp 10. szintű értekezlet-sablonjával, és onnan folytassa!
Jó tudni: A ClickUp sablonjai szinte minden eshetőségre kiterjednek. A tervezéshez és a prioritások meghatározásához segítséget nyújtó projektindító sablonoktól kezdve a csapat irányításához szükséges egyéni megbeszélés-sablonokig – soha többé nem kell a nulláról kezdenie.
2. Tervezzen stratégiailag
Hogy hangsúlyozza a L10-es értekezlet fontosságát, tartsa azt minden héten ugyanabban az időpontban. Ha mindig szerepel a naptárban, a résztvevők megszokják, hogy felkészüljenek rá, és a csapatok megtanulják az egyéb értekezleteket ehhez igazítani. 🗓️
A ClickUp Naptár nézetével az értekezletek ütemezése gyerekjáték. Egyszerűen állítson be egy ismétlődő értekezletet, és hívja meg az összes szükséges résztvevőt. Ezután kapcsolja össze az összes értekezleti dokumentumot azzal az értekezlettel, hogy mindenki megtalálhassa őket.
3. Tegye közzé az értekezlet napirendjét időben
Minél hamarabb közzéteszi a L10-es értekezlet napirendjét, annál több ideje lesz mindenkinek adatokat gyűjteni az értekezletre való felkészüléshez. A napirend egyértelműen meghatározza, hogy milyen témákkal foglalkoznak majd, így mindenki koncentrálhat a lényegre.
Használja a ClickUp Docs-ot és a ClickUp Agenda sablont az egyes heti értekezletek napirendjének összeállításához. Írja meg a napirendet egyedül, vagy működjön együtt az egész csapattal, ahol minden felhasználót a rendszerben saját színkóddal jelölnek meg. A beépített formázási eszközök segítségével könnyedén, külön erőfeszítés nélkül készíthet professzionális megjelenésű végleges dokumentumot.
4. Tartsa be az értekezlet időbeosztását
A L10-es értekezlet titkának egy része a folyamat pontos betartása. Ez azzal kezdődik, hogy pontosan időben kezdjük el – ami viszont azt jelenti, hogy arra kell ösztönözni az embereket, hogy érkezzenek öt perccel korábban, hogy be tudjanak rendezkedni.
Tartsa be az időbeosztást a ClickUp emlékeztetőivel. Állítson be egy emlékeztetőt, amely arra ösztönzi a résztvevőket, hogy jó előre készüljenek fel az értekezletre, így senki sem kapkod majd az utolsó pillanatban, ami késleltetné az értekezletet. Ezután állítson be egy másikat, amely jelzi nekik, hogy az értekezlet hamarosan kezdődik, így mindenki bejelentkezik és készen áll a megfelelő időben. 🔔
5. Használjon vizuális eszközöket az érthetőség érdekében
A problémalistán szereplő tételek fontossági sorrendbe állítása nagyon fontos lépés a találkozó IDS fázisában – és lehetetlen fontossági sorrendet felállítani, ha nem tudja, mit is kell fontossági sorrendbe állítania. Készítsen egy világos listát, amelyet mindenki láthat, hogy jó döntéseket tudjanak hozni.
Ennek egyik nagyon hatékony módja a ClickUp Whiteboard használata. A jegyzetelő az ülés elején átviheti a problémák listáján szereplő meglévő problémákat a Whiteboardra. A ClickUp együttműködési eszközei lehetővé teszik, hogy bárki rögzíthesse a felmerülő problémákat, így az ülés problémamegoldó szakaszára már rendelkezésre áll egy teljes lista, amelynek segítségével könnyen meghatározhatók a prioritások. Ezután egyszerűen csak jelölje be a tételeket, ahogy azokat megoldja.
6. Készítsen kiváló jegyzeteket az értekezletekről
Rendkívül fontos, hogy pontos jegyzőkönyvet készítsen az értekezleten történtekről. Az értekezleti jegyzőkönyvek képezik a jövőbeli értekezletek alapját, biztosítva a folytonosságot és az előrelépést. Emellett végső döntőbíróként is szolgálnak, ha az eseményekről szóló emlékek eltérnek egymástól.
Egy jó jegyzőkönyv-szoftver itt jelentheti a különbséget. Kezdje azzal, hogy a ClickUp Notepad segítségével jegyzeteket készít az értekezlet során. Ezután kérje meg a ClickUp AI Writing Assistantet, hogy foglalja össze ezeket a jegyzeteket, és alakítsa át őket jegyzőkönyvvé. A ClickUp Meeting Minutes sablon kész keretrendszert biztosít, garantálva az összes jegyzőkönyv egységességét. 📝
7. Rögzítsen fontos videókat
A résztvevők gyakran osztanak meg diákat vagy egyéb dokumentumokat a L10-es értekezletek során. Ezek a vizuális anyagok az értekezlet jegyzőkönyvének fontos részét képezik, és gyakran külön dokumentumként kerülnek körbeadásra az értekezlet előtt vagy után.
De van egy egyszerűbb módszer is. A ClickUp Clip videoklipeket rögzít a képernyőről, a böngésző lapjáról vagy az alkalmazás ablakáról – ha úgy dönt, hangfelvétellel együtt –, hogy kontextust nyújtson a beszélgetéshez. A klipeket elmentheti az értekezlet jegyzőkönyvének részeként, és megoszthatja őket egy nyilvános link segítségével, amely közvetlenül a böngészőjében játssza le őket.
8. Központosítsa a csevegéseit
Lehet, hogy a résztvevőknek előzetesen kérdéseik vagy javaslataik vannak, vagy utólag szeretnének további gondolatokat hozzáfűzni. Ezeket a beszélgetéseket e-mailben is lebonyolíthatja, de az e-mail-szálakat nem mindig könnyű megtalálni vagy követni, ráadásul azok elszakadnak magától a találkozótól.
Inkább hozzon létre egy kijelölt csatornát a ClickUp Chat nézet segítségével, így minden egy platformon lesz központosítva és összekapcsolva. Használja a csevegőcsatornát frissítések vagy források megosztására, valamint valós idejű beszélgetések folytatására. Szabályozhatja, hogy ki fér hozzá a csevegőcsatornájához, beállíthat értesítéseket az új üzenetekről, és a ClickUp-ban a munkája mellett láthatja a csevegést is, miközben az értekezletre készül. 💬
9. Egyszerűsítse a munkafolyamatot
A legtöbb L10-es értekezleten születik egy cselekvési lista, amelynek tételeit el kell intézni – de gyakran nem így történik. A megoldás az, hogy a tételeket minél hamarabb beépíted a munkafolyamatodba, majd nyomon követed azok teljesítését.
A ClickUp segítségével egyetlen gombnyomással bármely ClickUp Doc vagy Whiteboard szövegét ClickUp-feladattá alakíthatja – nincs többé szükség másolásra és beillesztésre. Például létrehozhat teendőket vagy feladatokat rendelhet hozzá közvetlenül a ClickUp Notepadből, Docból, Whiteboardból, Chatből vagy formálisabb dokumentumokból, mint például az értekezlet jegyzőkönyveiből.
Ezután a ClickUp projektmenedzsment funkciója átveszi a feladat kezelését, segítve Önt a prioritások meghatározásában és a feladat zökkenőmentes beillesztésében a munkafolyamatába. Akár értesítéseket is küldhet Önnek, amikor a határidő közeledik, hogy biztosan a terv szerint haladjon a feladat befejezése felé.
10. Használja ki technológiai eszközeit
Ahelyett, hogy új eszközökbe fektetne be a L10-es értekezletéhez, használja ki a már meglévő eszközöket. Például, ha a vezetői csapat inkább a Zoomot vagy a Microsoft Teamst használja, vagy ragaszkodik a Google Naptárhoz, akkor amennyire csak lehetséges, kövesse az általános gyakorlatot.
A ClickUp számos integrációt kínál, többek között a Microsoft Teams és a Zoom, valamint az Apple, az Outlook és a Google Naptár integrációját. Indítson Zoom-értekezletet közvetlenül egy feladatból, vagy szinkronizálja a ClickUp feladatait a választott naptárával, és még sok minden mást.
Bónusz: Hasonlítsa össze az MS Teams-t a Zoom-mal!
Hatékony és eredményes Level 10 értekezletek lebonyolítása
Az L10-es értekezleteket az EOS Worldwide fejlesztette ki az értekezletek termelékenységének és hatékonyságának javítása érdekében. Ezeket minden héten ugyanabban az időpontban tartják, egy meghatározott sablon szerint zajlanak, és az egész vezetői csapat részt vesz rajtuk. 💯
Ez a típusú értekezlet rendkívül nagy hangsúlyt fektet a stratégiai célokhoz való igazodásra. Rövid bejelentkezéssel kezdődik, majd gyorsan áttekintik az eredményeket a teljesítménymutatók, a negyedéves célok és a heti teendőlisták alapján. Ezután az értekezlet idejének nagy részét az üzleti célok elérését akadályozó problémák megértésével és megoldásával töltik.
Bár a L10-es értekezletek már így is sokkal hatékonyabban zajlanak, mint a legtöbb értekezlet, mindig van mit javítani. Az olyan online értekezlet-eszközök, mint a ClickUp, egyszerűsítik a L10-es értekezletek minden aspektusát, így minden lépésnél időt és energiát takarítanak meg.
Regisztrálj még ma ingyenesen a ClickUp-ra, hogy minden nap többet tudj elvégezni kevesebb idő alatt. 🙌