Mindannyian ismerjük a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) használatát, amelyekkel nyomon követhetjük az időben elért eredményeket a kitűzött célokhoz képest. Lehet, hogy a vezetője figyeli a KPI-jeit, vagy Ön felel a csapatának KPI-jeinek meghatározásáért.
De mi haszna van ezeknek az adatoknak, ha nem használja őket?
Itt jönnek képbe a KPI-jelentések. Ebben az útmutatóban részletesen bemutatjuk, mi is az a KPI-jelentés, miért fontos, melyik mutatókat érdemes nyomon követni, és még sok más. Vessünk egy pillantást a KPI-jelentések létrehozásával és kezelésével kapcsolatos tudnivalókra! 🙌
Mi az a KPI-jelentés?
A KPI-jelentés egy fizikai vagy digitális fájl, amely összeállítja az összes jelenleg nyomon követett KPI teljesítményadatait. Lényegében ez az a hely, ahol az összes KPI-adatot összevonják – általában egy KPI-dashboardban –, így könnyebben értelmezheti az adatait és értékelheti a legfontosabb teljesítménymutatókat.
A KPI-jelentések általában nagyon vizuálisak, így Ön és csapattagjai gyorsan értelmezhetik az adatokat, és azonosíthatják az üzleti célokhoz kapcsolódó trendeket vagy kihívásokat.
Sok csapat KPI-dashboardot használ a KPI-k nyomon követésének vizuális felületeként, amely mögött a jelentések további adatokat és információkat nyújtanak.
Miért fontos a KPI-monitoring és -jelentés?
A KPI-jelentések segítségével egy helyen áttekintheti teljesítményét a legfontosabb KPI-k tekintetében. Ez önmagában is értékes, de a kulcsfontosságú teljesítménymutatók nyomon követésébe való befektetés további előnyökkel jár.
A legjobb KPI-jelentések segítségével:
- Kövesse nyomon vizuálisan a legfontosabb mutatókat (ismét, általában vizuális KPI-műszerfalakról).
- Kövesse nyomon a korábbi adatokat, és állítson be referenciaértékeket és célokat a jövőre nézve.
- Testreszabhatja és azonosíthatja a KPI jelentési mutatókat, trendeket és mintákat.
- Azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, problémákat és projektkorlátokat
- Mutassa meg értékét vagy előrehaladását az érdekelt feleknek
- Hozzáférhet részletes betekintésekhez és teljesítményadatokhoz, hogy üzleti döntéseket hozhasson.
A KPI-jelentések nem csak jobb megoldást jelentenek az adatok vizualizálására, hanem segítenek elérni céljait, nyomon követni az előrehaladást és bemutatni az eddigi sikereit. 🏆
Mérőszámok és KPI-k: mi a különbség közöttük?
Bár a KPI-k és az üzleti mutatók hasonlóaknak tűnnek, van egy fontos különbség közöttük. Így lehet megkülönböztetni a KPI-ket és az üzleti mutatókat:
- Ha egy mutató egy kulcsfontosságú üzleti cél teljesítését követi nyomon, akkor az egy kulcsfontosságú teljesítménymutató.
- Ha egy mutató bármely (alapvető/nem alapvető) üzleti cél teljesítményét követi nyomon, akkor az üzleti mutató.
A KPI-ket tekintsd olyan üzleti mutatók alcsoportjának, amelyek csak a vállalkozásod számára legfontosabb dolgokra koncentrálnak.
Például az értékesítési csapat egyik legfontosabb teljesítménymutatója a teljes értékesítés lehet. Ez olyan adatpont, amelyet az egész csapat mérhet és figyelemmel kísérhet az idő múlásával. Ezenkívül ezek az adatpontok befolyásolják a működés más területeit is – gondoljon például a marketing KPI-kra.
Egy kapcsolódó üzleti mutató a forgalmi ráta, amely az eladások számától vagy volumenétől függ, de sokkal szélesebb körű hatással bír. ✅
Mérőszámok, amelyeket valószínűleg be szeretne építeni a KPI-jelentésekbe
Bár a KPI-k és a mutatók különbözőek, mindkettőnek megvan a helye a KPI-dashboardon. Amikor az egyes KPI-khez viszonyított előrehaladásáról jelentést készít, hasznos lehet ezeket az általános üzleti mutatókhoz viszonyítva vizualizálni – azokhoz a számokhoz, amelyek a céljaihoz viszonyított sikerét határozzák meg.
Egyes vállalatok a mutatókat csak átfogó kiemelt adatoknak tekintik, míg mások a mutatókat és a KPI-ket sokkal inkább felcserélhetőnek tartják. Az Ön számára fontos KPI-mutatók az iparágától és a szerepétől függenek, de a KPI-jelentésekben gyakran szereplő mutatók a következők:
- Teljes értékesítés
- Ügyfélmegtartás
- Ügyfél-elégedettség
- Piaci részesedés
- A munkavállalók elégedettsége
- Ügyfélszerzési költség
- Ügyfélélettartam-érték
- Befektetés megtérülése
- Elvándorlási arány
- Nettó haszonkulcs
- Bevétel növekedés
- Konverziós arány
- Pénzforgalom
Gondolja át, mely üzleti mutatók és KPI-példák illeszkednek leginkább az Ön szerepköréhez és feladatköréhez, és vegye fel őket a KPI-jelentési folyamatába. Ezáltal jobban átláthatja, hogy az egyes KPI-k hogyan kapcsolódnak a nagyobb léptékű sikerhez.
A 3 leggyakoribb KPI-jelentés típus, amit érdemes ismerni
A legtöbb üzleti KPI-jelentés rendkívül átfogó és mindenféle teljesítményadatot képes kezelni.
Mindazonáltal továbbra is három különböző típusú jelentés létezik, amelyeket különböző célokra használhat:
1. Működési jelentések
Az operatív jelentések az üzleti tevékenységének napi működése során elért tényleges teljesítményére koncentrálnak. Az operatív jelentésekben szereplő adatokat rendszeresen figyelemmel kísérik, hogy értékeljék a napi, ismétlődő tevékenységek és az üzleti célok során elért tényleges teljesítményét. 💰
Példák operatív jelentésekre:
- Értékesítés (havi, negyedéves vagy éves)
- Pénzforgalom
- Adósok vagy hitelezők
Ezeknek a mutatóknak és KPI-knek a rendszeres nyomon követése betekintést nyújt a teljesítménybe, és lehetőséget teremt a potenciális akadályok, kihívások vagy lehetőségek alapján történő kiigazításra. Azok a csapatok, amelyek rendszeresen figyelemmel kísérik az értékesítésüket vagy a cash flow-jukat, gyorsabban tudnak cselekedni, ami kevesebb problémát és nagyobb növekedést eredményez.
2. Elemző jelentések
Ezek a jelentések arra összpontosítanak, hogy részletes elemzési betekintést nyújtsanak a legfontosabb mutatók teljesítményébe. Általában kiemelik azokat a teljesítménymutató-trendeket, amelyek megmutatják, hogy jó irányba halad-e. 🌻
Az analitikai jelentések példái:
- Év/év vagy negyedéves értékesítési növekedés
- Ügyfélmegtartási arányok
- Ügyfél-elégedettségi pontszámok
Az analitikai jelentések hasznos referenciaértékeket nyújtanak arról, hogy hol tart jelenleg, hol tartott korábban, és hogyan alakulhat a jövője. Használja ezeket a jelentéseket arra, hogy átgondolja, mi működött jól, és azonosítsa azokat a területeket, ahol változásra vagy fejlesztésre van szükség, mielőtt azok a jövőben problémát okoznának.
3. Stratégiai jelentések
A stratégiai jelentések célja, hogy részletes betekintést nyújtsanak vállalkozása stratégiájának jelenlegi állapotába, üzleti helyzetébe és a jövőbeli kilátásokba. A döntéshozók ezeket a jelentéseket használják, hogy megvalósítható ötleteket szerezzenek további növekedésükhöz. 📈
Példák stratégiai jelentésekre:
- Egy adott termék, marketingkampány vagy régió értékesítésének százalékos aránya
- Piaci részesedés az idő függvényében
- Közelgő projektek
Ezek a stratégiai jelentések értékes adatokat nyújtanak a döntéshozóknak és az érdekelt feleknek, hogy a legmegfelelőbb döntéseket hozhassák meg. Ha egy marketingkampány trendjeiben emelkedést észlel, akkor prioritásokat állíthat fel a kiadások terén, és más kampányokat is módosíthat, hogy a legnagyobb hatást érje el.
A beérkező projektek listájának figyelemmel kísérése biztosítja, hogy a munkafolyamat stabil maradjon, és motivációt ad új üzletek megkötéséhez.
Hogyan készítsünk megbízható és informatív KPI-jelentést?
Ismeri az általános üzleti mutatókat és a teljes KPI-ket. Remélhetőleg felismeri a KPI-dashboard vagy -jelentés értékét, amely valóban értékes adatokat tár fel.
Most megmutatjuk, hogyan készítheti el saját KPI-jelentését, hogy a KPI-szoftver segítségével jobban megtervezhesse, kidolgozhassa és megoszthassa mutatóit.
1. Határozza meg céljait
Döntse el, mit szeretne elérni a KPI-jelentésekkel. Határozza meg a jelentés célját, felhasználási módját, fő célközönségét és megosztási módját.
Ezek a kritériumok nemcsak saját stratégiai céljainak jobb megértését segítik elő, hanem a jelentés kialakításának és funkcionalitásának megközelítését is befolyásolják. 🎯
2. Döntse el, mely konkrét KPI-ket szeretné nyomon követni
Több száz KPI jelentési példa közül választhat, de nem kell mindet figyelnie. Döntse el, mely KPI-k a legértékesebbek az Ön céljai szempontjából, és készítse elő az adatokat, hogy azok megjelenítésre készek legyenek.
Vizsgálja meg belső nyilvántartásait, hogy már nyomon követi-e ezt a KPI-t, vagy új rendszert kell beállítania. Gondolkodjon el azon, hogy az adatforrás pontos-e, ki felelős annak frissítéséért, és milyen lépéseket kell tennie, mielőtt felhasználhatja azt a jelentésében.
A KPI-k nem feltétlenül kapcsolódnak pénzügyi értékekhez vagy termelési adatokhoz. Néhány KPI, amelyet érdemes figyelembe venni, az időgazdálkodáshoz kapcsolódik.
Éppen ezért a ClickUp Dashboards funkciójának gördülő idő funkciója kiváló választás különböző terekben és egy adott időkereten belül végzett feladatok nyomon követéséhez.
3. Válassza ki, hogyan szeretné vizualizálni KPI-jeit
A nyers KPI-k gyakran számok vagy állítások formájában jelennek meg, és első ránézésre nem könnyű megérteni őket. Ahhoz, hogy KPI-jelentései hasznosak legyenek, adatvizualizációt kell használnia, hogy vállalkozása teljesítményét értelmesebb módon tudja bemutatni.
Döntse el, hogyan tudja legjobban bemutatni adatait, majd tervezzen táblázatokat, grafikonokat és diagramokat egy adatvizualizációs eszközzel. A bemutató legyen egyszerű.
A cél az, hogy gyorsan közölje a betekintéseket és a trendeket. Az érdekelt felek és a vezetők mindig mélyebbre merülhetnek a KPI-jelentési példákban, ha több részletet szeretnének megtudni. 📊
4. Használjon szoftvert a KPI-jelentés elkészítéséhez
A saját KPI-jelentések kézi létrehozása időigényes és hibalehetőséget rejt magában. Van egy sokkal jobb módszer a KPI-jelentések létrehozására és nyomon követésére: a ClickUp Goals.
A ClickUp Goals új módszert kínál csapatának a célok és a legfontosabb eredmények (OKR-ek) nyomon követésére. Vizuális platformunk világos célok, felhasználóbarát ütemtervek és automatikus haladáskövetés segítségével támogatja csapattagjait a terv betartásában.
Adja hozzá saját céljait, célkitűzéseit vagy KPI-jait, és testreszabhatja őket teljesen. Kövesse nyomon az előrehaladást numerikus, pénzügyi, igaz/hamis vagy feladatcélok segítségével. Vizualizálja ezeket az adatokat egy rendkívül vizuális KPI jelentési irányítópulton, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre több KPI-t is nyomon kövessen.
A ClickUp Goals segítségével könnyedén elkészítheti saját KPI-jelentését, de ha még egyszerűbb megoldást keres, mi segítünk. A ClickUp KPI-sablonja minden szükséges elemmel fel van szerelve a mutatók és KPI-k nyomon követéséhez – Önnek csak hozzá kell adnia őket a sablonhoz.
5. Ossza meg KPI-jelentését
Miután elkészítette és beállította KPI-jelentését, megoszthatja azt az érdekelt felekkel, a döntéshozó vezetőkkel, a csapat tagjaival és bárki mással, akit érdekel a fejlődése.
Ha a ClickUp-ot használja KPI-jelentésekhez, könnyedén megoszthatja jelentéseit bárkivel, bármikor. Az együttműködés és a kommunikáció mindig javítja a folyamatokat, így a legeredményesebb KPI-jelentési stratégiát alkalmazhatja.
A adatvédelmi és megosztási beállítások segítségével testreszabhatja, hogy ki férhet hozzá mely célokhoz, és megjelölheti a csapattagokat, hogy azok nyomon követhessék egyéni hatásaikat az egyes célok és célkitűzések tekintetében. 💬
9 KPI jelentés példa és sablon a folyamat egyszerűsítéséhez
Bármely csapat bármely mutatója vagy KPI-je alapján készíthet KPI-jelentést, legyen az értékesítés, üzemeltetés, HR vagy marketing. Merítsen ihletet ezekből a KPI-jelentés példákból, és fedezze fel az adatok figyelemmel kísérésének és bemutatásának új módját kedvenc KPI-jelentéskészítő szoftverünk és célkövető alkalmazásunk, a ClickUp segítségével.
1. ClickUp kiegyensúlyozott eredménykártya táblasablon
A ClickUp Balanced Scorecard sablonja az egyik legszemléletesebb módszer az adatok nyomon követésére és a különböző KPI-k, például a működési, marketing és pénzügyi KPI-k előrehaladásának megtekintésére.
Hívja meg csapattagjait, hogy elemezzék az adatokat, megértsék ügyfelei igényeit, célokat tűzzenek ki, és kövessék nyomon a különböző KPI-k előrehaladását ezzel a kollaboratív, kiegyensúlyozott eredménymutató sablonnal.
2. ClickUp vállalati OKR-ek és célok sablon
Minden vállalatnak vannak OKR-jai, céljai és célkitűzései, amelyeket nyomon szeretne követni. A ClickUp vállalati OKR- és célkitűzés-sablonja egyszerű módszert kínál erre a célra a jelenleg elérhető legjobb OKR-szoftverben.
Ez a célkitűzési sablon lehetővé teszi, hogy prioritásokat állítson fel bizonyos célokhoz, és a csapat tagjai ugyanazokat a célokat kövessék.
3. ClickUp tanulási és fejlesztési projekt sablon
Sok szervezet számára az alkalmazottak tanulásának és fejlődésének nyomon követése értékes KPI-vé vált. Használja a ClickUp tanulási és fejlesztési projekt sablonját, hogy célokat tűzzön ki következő tanulási projektjéhez, majd kövesse nyomon a KPI előrehaladását, hogy hatékonyabban tudjon beszámolni annak hatásáról.
4. ClickUp havi üzleti állapotjelentés sablon
Ha havi frissítést vagy projektállapot-jelentést kell benyújtania csapatának vagy osztályának, a ClickUp havi üzleti állapotjelentés-sablonja hatékony KPI-jelentés-példa az Ön számára.
Ez a memo stílusú jelentés lehetővé teszi a teljesítménymutatók nyomon követését és vizualizálását, valamint összefoglalók és kontextus hozzáadását jelentés formájában.
5. ClickUp OKR keretrendszer sablon
Az OKR-ek figyelemmel kísérése az egész vállalatban túl nagy terhet jelenthet, ha nincs megfelelő rendszered. Használd a ClickUp OKR keretrendszer sablonját, hogy bevezess egy robusztusabb folyamatot, amely lehetővé teszi SMART célok kitűzését és azok előrehaladásának valós idejű nyomon követését.
6. ClickUp negyedéves üzleti áttekintési sablon
A negyedéves előrehaladás ellenőrzése a legtöbb szervezet számára hasznos szokássá vált. Használja a ClickUp negyedéves üzleti áttekintési sablonját a folyamat egyszerűsítéséhez és a KPI előrehaladásának vizuálisabb bemutatásához.
7. ClickUp értékesítési KPI irányítópult sablon
Az értékesítési KPI-k elengedhetetlenek minden hatékony értékesítési csapat számára. Használja a ClickUp értékesítési KPI-sablonját, hogy motiválja csapatát a közös célok elérésére, olyan kialakítással, amely mindenki számára láthatóvá teszi a legértékesebb KPI-ket és az eddigi előrehaladást.
8. ClickUp Warehouse KPI műszerfal sablon
Az értékesítési csapatokhoz hasonlóan a raktári csapatok is nagyban támaszkodnak a KPI-kra. A ClickUp raktári KPI-sablonja kifejezetten a raktári csapatok igényeire lett kialakítva, KPI-követéssel, valós idejű adatmegjelenítéssel és fontos működési információkkal.
9. ClickUp heti állapotjelentés sablon
Ha naponta változó mutatókról készít jelentést, a heti jelentés a csapatának kiváló módja annak, hogy mindenki tájékozott és motivált maradjon a közös célok elérésében. Használja a ClickUp heti állapotjelentés sablonját, hogy hetente tájékoztassa a haladásról, így nyomon követheti az előrehaladást és gyorsan intézkedhet.
Könnyítse meg a KPI-jelentést a ClickUp segítségével
A KPI-k használata az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy szem előtt tartsa legfontosabb üzleti céljait és célkitűzéseit. De ne feledje, hogy a KPI-k kiválasztása csak a folyamat egy része: szükség van egy módszerre azok nyomon követésére is.
Ehhez nincs egyszerűbb módszer, mint egy olyan fejlett üzleti jelentéskészítő eszköz, mint a ClickUp. All-in-one platformunk minden szükséges funkcióval rendelkezik ahhoz, hogy nyomon követhesse KPI-jainak előrehaladását és mérhesse teljesítményét.
Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot, és fedezze fel a KPI-jelentések jobb megközelítésének módját. ✨