Le processus de gestion des comptes fournisseurs (AP) est le héros de vos opérations financières, garantissant discrètement que les factures sont payées à temps et que les partenariats restent solides.
Cependant, sans les outils et les stratégies adéquats, le traitement des comptes fournisseurs peut facilement devenir un cauchemar fait d'erreurs et d'heures perdues. Grâce à quelques améliorations intelligentes, vous pouvez transformer ce processus fastidieux en un processus rationalisé et axé sur la valeur.
Ce blog examine des conseils et des idées pour y parvenir !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Qu'est-ce que l'amélioration des processus de gestion des comptes fournisseurs ? Ce processus optimise la manière dont votre organisation traite les factures.
- Importance de l'amélioration des processus de gestion des comptes fournisseurs : les outils numériques éliminent la saisie manuelle des entrées, renforcent les relations avec les fournisseurs et préparent votre organisation à la croissance.
- Défis liés au processus de gestion des comptes fournisseurs : options de facturation coûteuses pouvant dépasser le budget de votre entreprise et erreurs manuelles pouvant nuire aux relations avec les fournisseurs.
- Stratégies pour améliorer le processus de gestion des comptes fournisseurs L'automatisation transforme les flux de travail grâce à l'approbation instantanée des factures, qui réduit le temps de traitement. La standardisation des formats de factures et de bons de commande garantit la cohérence et simplifie les processus de rapprochement tripartite. Utilisez des outils tels que ClickUp pour unifier et suivre ces processus de bout en bout.
- L'automatisation transforme les flux de travail grâce à l'approbation instantanée des factures, qui réduit le temps de traitement.
- La standardisation des formats des factures et des bons de commande garantit la cohérence et simplifie les processus de rapprochement tripartite.
- Utilisez des outils tels que ClickUp pour unifier et suivre ces processus de bout en bout.
- L'automatisation transforme les flux de travail grâce à l'approbation instantanée des factures, qui réduit le temps de traitement.
- La standardisation des formats des factures et des bons de commande garantit la cohérence et simplifie les processus de rapprochement à trois voies.
- Utilisez des outils tels que ClickUp pour unifier et suivre ces processus de bout en bout.
- Bonnes pratiques et erreurs courantes à éviter Surveillez les échéanciers de livraison et les taux de résolution des litiges. Aidez les fournisseurs à réduire les erreurs d'envoi pour fluidifier les flux de travail. Utilisez des outils d'analyse pour vous assurer que les paiements sont alignés sur les besoins de liquidité.
- Surveillez les échéanciers de livraison et les taux de résolution des litiges.
- Aidez les fournisseurs à réduire les erreurs d’envoi pour fluidifier les flux de travail.
- Utilisez des outils d'analyse pour vous assurer que les paiements correspondent aux besoins de liquidité.
- Surveillez les échéanciers de livraison et les taux de résolution des litiges.
- Aidez les fournisseurs à réduire les erreurs d’envoi pour fluidifier les flux de travail.
- Utilisez des outils d'analyse pour vous assurer que les paiements correspondent aux besoins de liquidités.
Qu'est-ce que l'amélioration des processus de gestion des comptes fournisseurs ?
L'amélioration du processus de gestion des comptes fournisseurs (AP) consiste à affiner et à optimiser la manière dont votre entreprise traite les factures et les flux de travail liés aux paiements. L'objectif est simple : réduire les erreurs manuelles, accélérer les délais de traitement des paiements et garantir que vous recevez vos paiements en temps voulu. 🚀
Imaginons que votre service comptabilité fournisseurs traite manuellement chaque facture reçue. Chaque facture est imprimée, vérifiée, signée, puis classée. Ce processus prend beaucoup de temps et les erreurs, telles que les factures manquantes ou les paiements en double, sont fréquentes.
Comparez cela à un système dans lequel les factures sont numérisées, automatiquement mises en correspondance avec les bons de commande et signalées en cas de divergence. Les paiements sont programmés électroniquement et l'équipe surveille leur statut en temps réel.
- Dans le premier scénario, votre équipe est submergée par des tâches manuelles répétitives.
- Dans le second cas, ils se concentrent sur des tâches de plus haut niveau, telles que l'examen des rapports et l'établissement de relations plus solides avec les fournisseurs.
C'est là tout le pouvoir de l'amélioration des processus métier. Elle aide les entreprises à réaliser des économies, à renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs et à contrôler leur trésorerie.
Pourquoi il est important d'améliorer vos processus de gestion des comptes fournisseurs
L'amélioration de vos processus de comptabilité fournisseurs (AP) passe par la mise en place d'un système plus intelligent, qui réduit les erreurs et préserve la souplesse financière de votre entreprise. Voyons en détail pourquoi cela est important :
- Réduction des coûts : le traitement manuel est coûteux. L'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs réduit les dépenses et libère des ressources pour des initiatives stratégiques.
- Gagnez du temps pour vous concentrer sur l'essentiel : le traitement manuel des factures prend du temps. L'automatisation réduit cet échéancier à quelques heures, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur du travail répétitif.
- Renforcement des relations avec les fournisseurs : les retards de paiement et les erreurs de facturation nuisent aux relations avec les fournisseurs. La rationalisation des flux de travail de comptabilité fournisseurs garantit l'exactitude des factures et la ponctualité des paiements, ce qui permet de satisfaire les fournisseurs et de renforcer les partenariats.
- Maîtriser les flux de trésorerie : des processus de gestion des comptes fournisseurs inefficaces créent des angles morts dans les flux de trésorerie. Un système bien optimisé offre une visibilité en temps réel pour suivre les paiements sortants et maintenir la stabilité financière.
- Se préparer à la croissance : alors qu'un nombre important d'entreprises envisagent l'automatisation de leur processus de gestion des comptes fournisseurs, il est essentiel de disposer de systèmes évolutifs et efficaces pour gérer l'augmentation du volume des factures et rester compétitif.
Stratégies et conseils courants pour améliorer le processus de gestion des comptes fournisseurs
L'amélioration de votre processus de gestion des comptes fournisseurs ne doit pas nécessairement prendre beaucoup de temps. Quelques changements judicieux suffisent pour transformer une tâche fastidieuse en une opération rationalisée. Voyons comment vous pouvez y parvenir :
1. Passez au niveau supérieur grâce aux outils numériques
Les flux de travail traditionnels de gestion des comptes fournisseurs impliquent souvent la saisie manuelle d'entrées de données, de longs cycles d'approbation et des factures égarées, ce qui entraîne des retards et des pertes d'efficacité. Les outils numériques éliminent ces goulots d'étranglement en effectuant l'automatisation des tâches routinières, en améliorant la visibilité et en renforçant la précision.
Comment les outils numériques améliorent le processus de gestion des comptes fournisseurs
✅ Traitement automatisé des factures : des outils basés sur l'IA permettent d'extraire les détails des factures, de les faire correspondre aux bons de commande et de signaler automatiquement les divergences✅ Suivi en temps réel : Les tableaux de bord basés sur le cloud vous permettent de surveiller d'un seul coup d'œil le statut des factures, les approbations en attente et les calendriers de paiement. ✅ Approbations plus rapides : les flux de travail numériques permettent d'acheminer instantanément les factures vers les bons approbateurs, réduisant ainsi le temps de traitement de plusieurs semaines à quelques jours seulement. ✅ Réduction des erreurs : des outils de validation intelligents détectent les factures en double, les montants incorrects et les informations manquantes avant que les paiements ne soient traités.
C'est là que ClickUp pour les équipes financières peut vous aider. En tant que plateforme complète, ClickUp vous permet de gérer les budgets, de définir des tâches récurrentes pour les échéances de paiement et de suivre les indicateurs financiers à l'aide de tableaux de bord personnalisés. Les puissants champs de calcul de ClickUp vous permettent également de résumer les données financières, ce qui vous aide à optimiser les flux de trésorerie et les calendriers de paiement.
💡 Conseil de pro : envisagez d'utiliser des modèles d'amélioration des processus pour la gestion des comptes fournisseurs afin de standardiser les flux de travail, d'identifier les goulots d'étranglement et de rationaliser les tâches, ce qui permettra d'accélérer les approbations, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité globale !
2. Débarrassez-vous des piles de papier : passez au tout numérique
🧠 Le saviez-vous ? Selon une étude de l'IOFM, le coût moyen du traitement d'une facture papier se situe entre 12 et 30 dollars par facture. En revanche, l'automatisation du traitement des factures peut réduire ce coût à seulement 3 dollars par facture.
Le recours aux factures papier ralentit le processus de gestion des comptes fournisseurs, augmente le risque de perte de documents et entraîne des frais de stockage élevés.
Les documents papier sont faciles à perdre, ce qui entraîne des retards de paiement. La signature physique et l'acheminement des factures ajoutent également des retards inutiles au processus. Le passage au numérique réduit l'encombrement et garantit une récupération rapide, des sauvegardes avec sécurité et un accès en temps réel aux documents financiers.
Passez à un système de gestion des comptes fournisseurs sans papier
✔️ Numérisez toutes les factures entrantes : utilisez des outils de numérisation avec OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire les données des factures papier et les convertir en fichiers numériques consultables✔️Stockez les factures dans un système basé sur le cloud : adoptez un outil de gestion des documents AP qui facilite l'accès, l'organisation et la récupération✔️Automatisez la correspondance des factures : mettez en place un système de triple correspondance qui compare électroniquement les factures, les bons de commande et les reçus afin de réduire les erreurs✔️Intégrez les factures numériques à votre logiciel de comptabilité : connectez votre système de gestion des factures à QuickBooks, Xero ou à des plateformes ERP afin de synchroniser automatiquement les données financières
Les documents ClickUp vous permettent de créer, modifier et stocker des fichiers liés aux comptes fournisseurs, tels que des factures, des registres de bons de commande et des contrats, en un seul endroit grâce à des modèles prêts à l'emploi. Imaginez pouvoir modifier et envoyer des factures en quelques clics au lieu de fouiller dans des classeurs.
Prêt pour la mise à niveau numérique ? Découvrez le modèle de comptes fournisseurs de ClickUp pour vous lancer.
✨ Astuce rapide : utilisez la méthode « scanner-enregistrer-synchroniser ». Scannez toutes les factures papier, enregistrez-les dans un système cloud centralisé et synchronisez-les avec votre logiciel de comptabilité pour créer un flux de travail fluide et sans papier. Cela garantit un accès facile et des sauvegardes sécurisées.
3. Laissez l'automatisation faire le gros du travail à faire
La gestion manuelle des comptes fournisseurs est lente, source d'erreurs et coûteuse.
Les équipes chargées des comptes fournisseurs passent des heures à rapprocher les factures, à approuver les demandes et à planifier les paiements, ce qui entraîne des retards, des réductions manquées et des relations tendues avec les fournisseurs. L'automatisation élimine ces goulots d'étranglement, garantissant un traitement plus rapide, moins d'erreurs et une efficacité accrue.
Comment fonctionne l'automatisation des comptes fournisseurs ?
✅ Rapprochement des factures : l'automatisation basée sur l'IA compare les factures aux bons de commande et aux bons de livraison, et signale instantanément les divergences✅ Flux de travail d'approbation : des règles prédéfinies acheminent les factures vers les bons approbateurs en fonction de la valeur, du fournisseur ou du service, éliminant ainsi les suivis manuels✅ Planification des paiements : planifiez automatiquement les paiements en fonction des dates d'échéance, garantissant ainsi des paiements ponctuels et maximisant les réductions pour paiement anticipé✅ Détection des erreurs : l'IA identifie les factures en double, les informations manquantes et les montants incorrects, réduisant ainsi les erreurs coûteuses
ClickUp Automatisation simplifie ce processus en vous permettant de configurer des flux de travail qui attribuent automatiquement des tâches, modifient les statuts et envoient des rappels de paiement.
Par exemple, une facture entrante déclenche instantanément l'attribution d'une tâche pour approbation, ce qui permet de faire avancer les choses sans intervention manuelle constante.
📚 Lecture bonus : l'automatisation des flux de travail transforme la façon dont vous gérez les processus tels que l'approbation des factures, la saisie des données et la communication avec les fournisseurs. Découvrez des exemples concrets d'automatisation des flux de travail et voyez comment ils aident les entreprises à gagner en efficacité et à réduire les erreurs.
4. Mettez en place un système de triple vérification pour des paiements sans erreur
Le traitement des factures sans vérification appropriée entraîne des paiements excédentaires, des paiements en double et des risques de fraude. La triple vérification est un contrôle clé des comptes fournisseurs qui garantit la légitimité de chaque facture avant le paiement.
Qu'est-ce que le triple rapprochement ?
La vérification à trois voies compare trois documents clés :
📌 Bon de commande (PO) : la demande de commande initiale détaillant les quantités et les prix📌 Facture : la facture soumise par le fournisseur pour demander le paiement📌 Note de réception (GRN) : confirmation que les éléments ou services ont été livrés
Lorsque les trois éléments correspondent, la facture est approuvée pour paiement. En cas de divergence, le système signale la facture pour qu'elle soit vérifiée manuellement.
Comment mettre en place un système de triple vérification
- Standardisez les formats des bons de commande et des factures : veillez à ce que les fournisseurs suivent un modèle clair afin d'éviter les incohérences.
- Utilisez l'automatisation des comptes fournisseurs pour la mise en correspondance : le logiciel vérifie instantanément les documents et signale les divergences.
- Créez un flux de travail de gestion des exceptions : établissez un processus clair pour résoudre rapidement les factures non concordantes.
💡 Conseil de pro : un modèle de bon de commande garantit une mise en forme cohérente et des champs obligatoires, ce qui accélère le tripartite et réduit considérablement les erreurs manuelles !
5. Dites adieu à la saisie fastidieuse des entrées grâce à la magie du flux de travail
La saisie des données est l'une des étapes les plus chronophages et les plus sujettes aux erreurs du traitement des comptes fournisseurs. Les employés saisissent manuellement les détails des factures, ce qui entraîne des doublons, des fautes de frappe et des retards.
Un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs élimine cette charge en capturant et en organisant les données de manière transparente. Voici comment vous pouvez automatiser la saisie des entrées dans les comptes fournisseurs :
- Utilisez des flux de travail prédéfinis : acheminer les factures pour approbation en fonction du fournisseur, du montant ou de l'urgence.
- Configurez des règles de validation automatique : signalez instantanément les factures en double et les montants incorrects.
- Synchronisation avec les logiciels de comptabilité : assurez une intégration transparente entre l'automatisation des comptes fournisseurs et les registres financiers.
🔍 Le saviez-vous ? Le nombre d'équipes de comptabilité fournisseurs entièrement automatisées a doublé au cours des deux dernières années, et 41 % des entreprises prévoient d'effectuer une automatisation au cours de l'année à venir.
6. Précision en mode automatique : mise en œuvre de l'apprentissage automatique
L'apprentissage automatique (ML) révolutionne votre processus de gestion des comptes fournisseurs en identifiant les modèles, en prédisant les erreurs et en effectuant l'automatisation du classement des factures. Grâce au ML, vous pouvez créer un système qui apprend à détecter les doublons, à signaler les anomalies et à faire correspondre les factures aux commandes avec précision.
Par exemple, les algorithmes d'apprentissage automatique trient de grands volumes de factures, ce qui réduit considérablement les interventions manuelles tout en améliorant la précision. Au fil du temps, ce système intelligent devient plus efficace, ce qui permet de gagner du travail et de réduire les erreurs coûteuses.
Les avantages du machine learning pour la gestion des comptes fournisseurs
- Détection des factures en double : le ML identifie les schémas récurrents dans les nombres de facture, les dates et les noms des fournisseurs afin d'éviter les doubles paiements.
- Signale les surfacturations et les erreurs : l'IA examine les données historiques afin de repérer les incohérences dans les prix et les calculs fiscaux incorrects.
- Accélération des approbations : le système prédit les tendances en matière d'approbation et achemine automatiquement les factures vers les bons décideurs.
- Réduit les risques de fraude : l'apprentissage automatique détecte les habitudes de dépenses inhabituelles, empêchant ainsi les paiements frauduleux avant qu'ils ne se produisent.
7. Suivez votre progression en établissant et en surveillant des indicateurs clés de performance (KPI)
Le secret d'un processus de gestion des comptes fournisseurs réussi réside dans la mesure des éléments importants. Les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le délai de traitement des factures, le coût par facture et les réductions pour paiement anticipé fournissent des informations sur votre efficacité.
Indicateurs clés de performance (KPI) essentiels à surveiller
- Délai de traitement des factures : combien de temps faut-il pour traiter une facture, de sa réception à son paiement ?
- Coût par facture : combien coûte le traitement de chaque facture, y compris les frais de main-d'œuvre et les dépenses technologiques ?
- Taux de paiement dans les délais : quel pourcentage des factures sont payées à la date d'échéance ou avant celle-ci ?
- Réductions pour paiement anticipé obtenues : combien d'argent économisez-vous en payant vos factures à l'avance ?
- Taux d'erreur : quel pourcentage de factures doit être retraité en raison d'incohérences ou d'erreurs ?
Grâce aux tableaux de bord de ClickUp, le suivi de ces indicateurs clés de performance devient un jeu d'enfant. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisables avec des visualisations en temps réel, telles que des graphiques et des diagrammes, pour suivre la progression. Vous pouvez par exemple les utiliser pour suivre le temps moyen nécessaire à l'approbation d'une facture ou identifier les goulots d'étranglement à l'aide de rapports détaillés.
📑 Anecdote : des entreprises telles que QubicaAMF ont économisé 40 % de leur temps consacré à la création de rapports et de diagrammes grâce aux tableaux de bord ClickUp. Imaginez ce que cela pourrait signifier en termes de rapidité d'analyse dans votre système de comptabilité fournisseurs !
8. Standardisez vos formats de facturation et éliminez les approximations
L'un des principaux obstacles dans le domaine des comptes fournisseurs est le formatage incohérent des factures. Les fournisseurs soumettent des factures dans des structures différentes, omettant des détails essentiels tels que les numéros de bon de commande (PO), les conditions de paiement et la ventilation des éléments.
Cela crée de la confusion, retarde les approbations et augmente le risque d'erreurs de paiement. La standardisation des exigences en matière d'envoi des factures garantit que toutes les factures suivent une structure claire et uniforme, ce qui réduit les interventions manuelles et accélère le traitement.
Utilisez divers modèles de factures Google Sheets pour gagner du temps et ne manquer aucun détail.
💡 Conseil de pro : évitez les maux de tête liés à la gestion des factures. Le modèle de facture de ClickUp simplifie la facturation en assurant le suivi des dates d'échéance, des paiements et des informations des clients en un seul endroit, ce qui vous fait gagner du temps et améliore la clarté financière.
9. Centralisez la communication avec les fournisseurs
Les malentendus avec les fournisseurs sont l'une des principales causes des retards d'approbation, des litiges et des erreurs de paiement dans le domaine des comptes fournisseurs.
De nombreuses entreprises s'appuient sur des fils de discussion par e-mail, des appels téléphoniques et des feuilles de calcul dispersés, ce qui rend difficile le suivi des requêtes et des suivis relatifs aux factures. Un système de communication centralisé regroupe toutes les interactions avec les fournisseurs en un seul endroit, ce qui réduit les erreurs et rationalise les approbations de paiement.
Comment améliorer la communication avec les fournisseurs dans le domaine des comptes fournisseurs
- Utilisez un portail fournisseurs partagé : un portail fournisseurs en libre-service permet aux fournisseurs de suivre le statut des paiements, de soumettre des factures et de poser des requêtes sans intervention du service comptabilité fournisseurs.
- Centralisez toutes les communications : utilisez une plateforme de messagerie ou un logiciel de gestion des comptes fournisseurs où toutes les discussions, tous les litiges et toutes les approbations liés aux factures sont consignés.
- Désignez des responsables fournisseurs dédiés : désignez un membre de l'équipe AP comme interlocuteur privilégié pour les requêtes des fournisseurs afin d'éviter tout malentendu.
- Automatisez les mises à jour de statut : envoyez des e-mails ou des notifications automatiques pour les approbations, les rejets ou le traitement des paiements des factures.
ClickUp Chat facilite ce processus en intégrant la communication directement dans vos flux de travail. Tout en discutant des problèmes liés aux factures avec un fournisseur, vous pouvez convertir les messages en tâches, les attribuer aux membres de l'équipe et les relier aux documents pertinents.
Étude de cas : la réussite de Walk the Room avec ClickUp 🎯
Walk the Room, un studio 3D international, rencontrait des difficultés pour gérer les échéanciers des projets, la coordination des équipes et l'allocation des ressources à l'aide de plusieurs outils disparates.
En consolidant leurs flux de travail dans ClickUp, ils ont rationalisé leur processus de production, réduit de moitié le temps d'installation des projets grâce à l'utilisation de modèles et augmenté le nombre d'utilisateurs actifs au sein de leur équipe, qui est passé de 28 à plus de 70.
Le résultat ? Une efficacité accrue, une meilleure gestion des ressources et un suivi amélioré des projets, le tout à partir d'une seule et même plateforme.
10. Intégrez votre système de gestion des comptes fournisseurs à d'autres outils
Une pile technologique fragmentée constitue un obstacle majeur à l'efficacité des comptes fournisseurs. Lorsque les logiciels de comptabilité fournisseurs, les systèmes ERP et les outils comptables ne sont pas connectés, les équipes financières finissent par transférer manuellement les données entre les plateformes, ce qui augmente le risque d'erreurs et de paiements en double.
L'intégration garantit la fluidité des flux de données, améliorant ainsi la précision financière et réduisant la charge de travail.
ClickUp s'intègre à des outils populaires tels que QuickBooks, Xero et HubSpot afin de garantir la fluidité des flux de données de vos comptes fournisseurs entre les différents systèmes.
Nous avons intégré Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Cela nous permet de suivre les finances, la fidélisation, les rapports et les détails des clients dans un seul espace, car nous pouvons extraire les informations de tous les outils que nous utilisons et les compiler dans ClickUp pour faciliter leur utilisation sans impliquer tous les services et leur faire perdre du temps.
Nous avons intégré Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Cela nous permet de suivre les finances, la fidélisation, les rapports et les détails des clients dans un seul espace, car nous pouvons extraire les informations de tous les outils que nous utilisons et les compiler dans ClickUp pour faciliter leur utilisation sans impliquer tous les services et leur faire perdre du temps.
11. Optimisez les calendriers de paiement afin de maximiser les réductions pour paiement anticipé
Profiter des réductions pour paiement anticipé ou négocier des conditions de paiement avantageuses permet à votre entreprise de réaliser des économies tout en renforçant ses relations avec ses fournisseurs. Pour rationaliser ce processus, pensez à utiliser des modèles de comptabilité afin de standardiser et d'organiser les calendriers de paiement.
Ces modèles vous aident au suivi des dates d'échéance, des réductions pour paiement anticipé et des conditions des fournisseurs dans un format structuré, vous permettant ainsi de profiter des opportunités d'économies.
📕 Lecture bonus : utilisez ces exemples de grand livre général comme référence pour garantir un suivi précis des entrées comptables. Cela permet de maintenir la cohérence dans l'enregistrement des transactions, de faciliter les audits et les rapports financiers tout en minimisant les divergences.
12. Auditez et optimisez les flux de travail d'approbation pour plus de rapidité et de clarté
Les goulots d'étranglement au niveau des approbations ralentissent le traitement des comptes fournisseurs, ce qui entraîne la perte de réductions pour paiement anticipé, des retards dans les paiements aux fournisseurs et des relations tendues avec ces derniers.
De nombreuses équipes chargées des comptes fournisseurs doivent composer avec un trop grand nombre de niveaux d'approbation, des responsabilités floues et des processus de validation manuels lents. La rationalisation du processus d'approbation garantit que les factures sont examinées et approuvées rapidement et avec précision.
Problèmes courants liés au flux de travail d'approbation
🚫 Trop de niveaux d'approbation : les validations inutiles ralentissent le traitement des factures.
🚫 Manque de clarté dans la répartition des rôles : les équipes ne savent pas qui est responsable des approbations, ce qui crée une certaine confusion.
🚫 Délais d'approbation non respectés : les rappels manuels se perdent souvent, ce qui retarde les paiements.
🚫 Approche uniforme : traiter toutes les factures de la même manière fait perdre du temps en approbations de faible valeur.
Comment optimiser les flux de travail d'approbation
- Auditez votre processus actuel : identifiez les retards d'approbation en analysant les rapports sur l'ancienneté des factures.
- Définissez des seuils d'approbation : effectuez l'automatisation des approbations de factures à faible risque tout en acheminant les factures de grande valeur ou signalées pour un examen manuel.
- Utilisez des approbations basées sur les rôles : attribuez les approbations des factures en fonction du fournisseur, du montant ou du service afin d'éviter les goulots d'étranglement.
- Automatisez les rappels et les escalades : configurez des alertes pour les approbations en retard et escaladez automatiquement les factures en attente.
- Suivez les performances d'approbation à l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI) : mesurez le délai moyen d'approbation et identifiez les sources de retard.
⚡ Astuce rapide : définissez des seuils d'approbation, effectuez l'automatisation des approbations pour les factures de faible valeur et ne transmettez que celles de valeur élevée ou signalées. Cela permet de garantir que les tâches à haute priorité reçoivent toute l'attention nécessaire tout en réduisant les retards.
13. Renforcez les mesures de sécurité pour prévenir la fraude et les erreurs telles que les paiements en double
La fraude dans le domaine des comptes fournisseurs est un problème croissant, les entreprises perdant chaque année des milliards en raison de factures en double, de paiements non autorisés et d'escroqueries par hameçonnage. Le renforcement des mesures de sécurité garantit que seules les factures légitimes sont payées et que les transactions non autorisées sont bloquées avant qu'elles ne se produisent.
Comment renforcer la sécurité des comptes fournisseurs
- Activez l'authentification en deux étapes (2FA) : exigez une authentification en plusieurs étapes pour les approbations.
- Limitez l'accès au système : limitez l'accès à votre logiciel de gestion des comptes fournisseurs aux seuls utilisateurs autorisés.
- Utilisez la détection des fraudes basée sur l'IA : les outils d'IA analysent les modèles de transactions et signalent les activités suspectes.
- Vérifiez régulièrement les coordonnées des fournisseurs : vérifiez les modifications apportées aux coordonnées de paiement des fournisseurs avant de traiter les transactions.
- Formez vos employés à reconnaître les signaux d'alerte : apprenez aux équipes chargées des comptes fournisseurs à repérer les factures frauduleuses et les e-mails de phishing.
14. Élaborez un processus clair de résolution des litiges
Lors de la facturation d'un client, les litiges relatifs aux factures, les divergences de livraison ou les conditions de paiement perturbent le processus de gestion des comptes fournisseurs et nuisent aux relations avec les fournisseurs. Sans processus de résolution structuré, les équipes chargées des comptes fournisseurs perdent du temps à faire des allers-retours avec les fournisseurs, ce qui retarde l'approbation des factures et le règlement des paiements.
Comment créer un processus solide de résolution des litiges
- Mettez en place un portail de requêtes pour les fournisseurs : permettez aux fournisseurs de suivre le statut de leurs factures et de signaler les litiges par voie électronique.
- Mettez en place une équipe dédiée au règlement des litiges : affectez des spécialistes des comptes fournisseurs au traitement des problèmes de paiement des fournisseurs.
- Automatisez le suivi des litiges : utilisez un logiciel pour documenter les motifs des litiges, les résolutions et les délais de réponse.
- Standardisez les flux de travail de traitement des litiges : créez des étapes prédéfinies pour résoudre différents types de litiges.
15. Établissez des relations solides avec vos fournisseurs pour assurer votre réussite à long terme
Vos fournisseurs sont des partenaires stratégiques, pas seulement des prestataires de services. Des relations solides avec vos fournisseurs vous garantissent un service avec priorité, de meilleures conditions de paiement et des chaînes d'approvisionnement fiables.
Si les fournisseurs font confiance à votre entreprise, ils seront plus enclins à vous offrir des réductions, à vous accorder des crédits ou à négocier des conditions de paiement avantageuses.
Comment renforcer les relations avec les fournisseurs
- Payez vos factures dans les délais : les paiements ponctuels renforcent la confiance et améliorent la collaboration avec les fournisseurs.
- Communiquez clairement : tenez les fournisseurs informés du statut des factures, des litiges et des dates de paiement prévues.
- Proposez des paiements anticipés lorsque cela est possible : bénéficiez de réductions pour paiement anticipé et démontrez votre stabilité financière.
- Collaborez avec vos fournisseurs en période de crise : si vos fournisseurs rencontrent des difficultés financières, proposez-leur des modalités de paiement flexibles afin de maintenir vos partenariats à long terme.
📖 Lecture bonus : Vous souhaitez approfondir vos connaissances en matière de rationalisation du processus de gestion des comptes fournisseurs ? Découvrez pourquoi les bons de réception de marchandises (GRN) sont essentiels pour garantir des paiements sans erreur et un suivi précis des stocks.
Bonnes pratiques et erreurs courantes à éviter
L'amélioration de votre processus de gestion des comptes fournisseurs nécessite une planification minutieuse, une exécution cohérente et la prévention des écueils qui conduisent à des inefficacités. Voici les bonnes pratiques à suivre pour garantir le bon fonctionnement de votre service de gestion des comptes fournisseurs :
✅ Créez un tableau de bord des performances des fournisseurs : suivez les indicateurs de performance des fournisseurs tels que les échéanciers de livraison, l'exactitude des factures et les taux de résolution des litiges. Utilisez ces informations pour négocier de meilleures conditions et améliorer la collaboration avec les fournisseurs.
✅ Mettez en place une formation sur le processus de gestion des comptes fournisseurs pour les fournisseurs : informez vos fournisseurs de votre processus préféré pour l'envoi des factures et les échéanciers de paiement. Cela permet de réduire les erreurs d'envoi et d'assurer des flux de travail plus fluides.
✅ Mettez en place des flux de travail d'approbation : personnalisez les flux de travail d'approbation en fonction du type ou de la valeur des factures. Par exemple, acheminer les factures récurrentes directement vers un flux de travail d'approbation automatisé, tout en signalant les factures ponctuelles ou de valeur élevée pour un examen manuel.
✅ Utilisez l'analyse prédictive pour planifier les paiements : utilisez des outils d'analyse pour réaliser des prévisions des cycles de paiement en fonction des données historiques et des tendances de trésorerie. Cela garantit que les paiements sont toujours alignés sur les besoins de liquidités.
Veillez également à éviter les erreurs courantes suivantes et à mettre en place un processus de gestion des comptes fournisseurs plus efficace et plus performant :
❗️Négliger les commentaires des fournisseurs : ne pas solliciter l'avis des fournisseurs sur les points faibles de votre processus de gestion des comptes fournisseurs peut entraîner des erreurs récurrentes et des relations tendues.
❗️Traiter toutes les factures de manière égale : ne pas segmenter les factures en fonction de leur urgence ou de leur valeur entraîne une hiérarchisation inefficace et des retards de paiement.
❗️Négliger l'amélioration continue : supposer que votre processus de gestion des comptes fournisseurs est suffisamment efficace sans procéder à des évaluations et des mises à jour régulières peut entraîner des flux de travail obsolètes comme résultat.
❗️Utilisation d'un système universel : le fait de ne pas personnaliser vos outils et processus de gestion des comptes fournisseurs en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise peut entraîner des inefficacités et le mécontentement des utilisateurs.
Allez au-delà de l'efficacité : faites de votre processus de gestion des comptes fournisseurs un moteur de croissance
L'optimisation de votre processus de gestion des comptes fournisseurs ne consiste pas seulement à réduire les coûts ou à éviter les erreurs, mais aussi à permettre à votre entreprise de se développer de manière plus intelligente. Lorsque vous évaluez des outils ou des systèmes, ne vous limitez pas à l'automatisation et à la numérisation.
Évaluez la manière dont le logiciel s'intègre à vos outils existants, prend en charge l'évolutivité et favorise la collaboration entre votre équipe et vos fournisseurs.
C'est là que ClickUp excelle. En tant que plateforme tout-en-un, elle combine des fonctionnalités d'automatisation, de suivi en temps réel et de collaboration pour créer des flux de travail fluides adaptés à vos besoins. De l'automatisation des approbations de factures au suivi des indicateurs clés de performance sur des tableaux de bord personnalisables, ClickUp vous permet de gérer efficacement votre processus de comptabilité fournisseurs et de le transformer en un avantage stratégique.
Prêt à prendre le contrôle de votre processus de gestion des comptes fournisseurs ? Inscrivez-vous à ClickUp, c'est gratuit !