À la recherche de la productivité : La quête d&#8217une agence de marketing numérique pour trouver le bon logiciel de gestion de projet

ce projet a été rédigé par Ericka Marett, gestionnaire de projet au sein de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail

il s'agit d'un projet d'Ericka Marett, chef de projet à l'Institut de recherche sur le cancer https://www.adherecreative.com/ Adhere Creative /%href/

. Voici son histoire pour trouver la bonne _

il n'y a pas d'autre choix que d'aller à la rencontre de l'autre je ne sais pas si vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet, mais je sais que vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet le logiciel de gestion de projet est un logiciel de gestion de projet /%href/

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le site web de l'agence est en cours de développement $$$A agence de marketing numérique /%href/

Quiconque a fait l'expérience de la vie en agence sait qu'une bonne marketinggestion de projet peut faire d'un projet un succès ou un échec. Et bien que les problèmes rencontrés par les agences dans la gestion des clients puissent être similaires, la solution idéale dépendra de leurs besoins uniques.

Au fil des ans, nos besoins ont évolué, ce qui nous a amenés à nous sentir frustrés par certaines des limites que nous avions rencontrées avec ce que nous avions toujours utilisé. Nous avons donc entamé notre quête : nous avons pris du recul, nous avons retroussé nos manches et le grand logiciel de gestion de projet recherche entamée.

Début de notre voyage

Notre agence, Adhere Creative adhere Creative, a utilisé Basecamp pendant environ 8 ans, et pendant longtemps, nous l'avons adoré ! Il nous permettait de communiquer facilement avec les clients, de travailler sur des projets en équipe et de respecter les dates d'échéance dans la commande. Cependant, lentement mais sûrement, nous l'avons dépassé. Bien que nous ayons envisagé un changement depuis un certain temps, le véritable tournant s'est produit lorsque nous avons mis en œuvre le logiciel la gestion de projet agile .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/adhere-creative-office-min-1400x799.png L'équipe créative Adhere /$$img/

Nous avons fermé boutique pendant environ une semaine et nous nous sommes plongés dans les sprints, les tableaux Kanban, les rétrospectives et bien d'autres choses encore. À la fin de notre semaine intensive nous sommes devenus une véritable machine de combat, dirigée par votre serviteur, le scrum master (insérer un rire diabolique). Bien que nous ayons constaté une augmentation significative de notre efficacité après la mise en œuvre de l'Agile, nous avons rapidement réalisé Basecamp ne pouvait pas accueillir nos nouveaux processus.

Le premier signal d'alarme a été Kanban~searchTerm~'~sort~false~sortDirection~'asc~page~1)) . Si vous ne connaissez pas Kanban, imaginez un tableau noir divisé en plusieurs colonnes qui représentent les phases d'un projet, telles que "en cours", "examiné par le client" et "achevé". Tous les projets sont déplacés sur ce Tableau pour représenter visuellement la progression de l'ensemble de l'agence.

Malheureusement, Basecamp ne pouvait pas accueillir ce type de structure, donc pendant que nous travaillions sur des projets dans Basecamp, nous "déplacions" des projets sur un Kanban de fortune que nous avions construit dans Excel. Comme vous pouvez l'imaginer, c'était le bazar.

En un mot, nous avons dépassé Basecamp. La plateforme est simple à utiliser et rentable pour une agence naissante, mais au fur et à mesure de notre évolution, elle n'a fait que nous freiner. Comme Basecamp créait plus de problèmes qu'il n'en résolvait, il est devenu évident pour tous les membres de l'équipe que nous avions besoin d'une nouvelle plateforme de gestion de projet - et vite.

Faire une liste, la vérifier deux fois

Il existe des centaines de plateformes de gestion de projet, et l'idée de les passer toutes au crible pour trouver la solution idéale était décourageante. Alors, comme tout bon gestionnaire de projet, j'ai commencé la tâche en établissant une checklist.

Pendant quelques semaines, j'ai observé l'agence et dressé une liste de tous les problèmes liés à la gestion de projet que j'avais notés. Au fil du temps, un schéma s'est dessiné. J'ai identifié une quinzaine de problèmes fondamentaux et je les ai associés à des solutions de gestion de projet. Avec le recul, les éléments figurant sur la liste semblent évidents, mais pendant des mois, nous n'avons vu que les problèmes et non les solutions susceptibles de les résoudre. Voici un aperçu de ma liste :

Afficher visuellement le statut des tâches (Kanban)
Créer des sous-tâches et les co-assigner
Intégration de Slack, Dropbox et Google Suite
mentions au sein d'une tâche
Dates de début et de fin de la tâche
Stockage des fichiers au sein de la plateforme
Notifications par e-mail
Intégration du client
Recherche aisée de tous les projets et communications
Recherche de tâches par client, assigné et date
Données sur la capacité de la charge de travail
Capacités du diagramme de Gantt
Intégration du suivi du temps
Plusieurs assignés par tâche
Tâches récurrentes

Speed Dating

Une fois la liste établie et acceptée, j'ai commencé à chercher des candidats pour les logiciels de gestion de projet - ou, comme j'aime à l'appeler, à faire du speed dating. Avec des centaines d'options à choisir, ces plateformes n'ont eu que quelques minutes pour retenir mon intérêt avant que je ne les mette sur la pile des refus.

J'ai commencé le processus en recherchant " les plateformes de gestion de projet des agences ." Les non rapides ont été tous les logiciels qui nécessitaient un processus de personnalisation long et coûteux, comme JIRA et Kantata (anciennement Mavenlink). Ensuite, j'ai rayé de la liste les plateformes qui n'offraient pas les mêmes fonctionnalités que Basecamp, car j'avais l'impression de faire un pas en arrière.

Au bout de quelques jours, j'avais une liste d'environ 10 plateformes, ce qui était encore trop important. À partir de là, j'ai parcouru l'internet à la recherche de tous les blogs, podcasts et hiéroglyphes que je pouvais trouver concernant d'autres agences qui discutaient de leurs expériences en matière de plateformes de gestion de projet.

Sans surprise, j'ai trouvé beaucoup d'autres personnes déçues par Basecamp, mais j'ai pu réduire la liste à un groupe prometteur de cinq : ClickUp, Asana , DoInbound, Travail d'équipe et Le flux .

Les cinq derniers

Ma liste dans une main et mon café dans l'autre, j'ai commencé à établir mon planning démos . Chaque plateforme m'a fait entendre sa voix, mais en fin de compte, il s'agissait de choisir le fournisseur prestataire qui répondrait à ma liste initiale de 15 exigences.

DoInbound a été rapidement choisi. Au début, la plateforme semblait parfaitement adaptée. Ils ont créé une plateforme de gestion de projet spécifiquement pour l'entonnoir de marketing entrant de HubSpot, et en tant qu'agence de marketing entrant, nous étions convaincus. Mais sans la flexibilité d'intégrer des composants Agile dans la plateforme, c'était un non-lieu.

J'étais enthousiaste à l'idée d'en savoir plus sur Asana parce qu'ils avaient d'excellentes critiques. Ce que je n'ai pas apprécié, c'est qu'on m'envoie promener. Après avoir envoyé des e-mails et appelé plusieurs fois sans réponse, ils m'ont finalement informé que notre agence était trop petite pour une démonstration en direct et m'ont orienté vers leur centre de ressources à la place. Si l'expérience de la démo était une indication de ce que serait l'assistance client, j'étais hors-jeu.

TeamWork et Flow étaient d'excellentes options. Ils répondaient à la plupart des éléments de ma liste, mais il y avait un concurrent qui dépassait de loin les autres : ClickUp.

Bonus:_ *Marketing Agency Software* /href/ href/ *_blog ?*

Pourquoi ClickUp?

Si ClickUp était une personne, nous serions les meilleurs amis du monde. Je pourrais écrire des pages et des pages sur ClickUp, mais comme vous n'êtes probablement pas un geek de la gestion de projet comme moi, je vais vous épargner l'ennui. Je recommande vivement ClickUp si vous êtes une agence, si votre plateforme actuelle est dépassée ou si vous gérez des projets en utilisant la méthode Agile. Voici pourquoi :

1. L'une des principales raisons pour lesquelles nous aimons ClickUp est la possibilité illimitée de trier, filtrer et grouper. Nous avons une liste de clients en constante évolution, et chaque client a une grande liste de projets avec des tâches d'un kilomètre de long. ClickUp vous permet de trier par client, projet, tâches, sous-tâches, assigné, date d'échéance et statut.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/image1-1400x689.png tri dans ClickUp /$$$img/

2. Nous avons ENFIN a Tableau Kanban **ClickUp dispose d'une vue Tableau, que nous avons adaptée pour refléter les statuts des tâches. Nous pouvons maintenant déplacer visuellement les tâches le long du Tableau Kanban chaque matin lors de nos réunions de contrôle. Nous avons porté notre gestion de projet à un niveau entièrement nouveau.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/image3.png Vue Tableau dans ClickUp /$$img/

3. ClickUp se met à jour plus rapidement que l'algorithme de Google, ce qui, pour une fois, est une bonne chose. Au cours du processus de démonstration, on m'a dit que ClickUp avait des développeurs dans presque tous les fuseaux horaires afin qu'ils puissent rapidement corriger, mettre à jour et améliorer la plate-forme. S'il y a quelque chose que vous voulez ajouter à ClickUp, ils sont plus qu'heureux de l'ajouter à la liste.

**Les instructions relatives aux tâches, les fichiers, les conversations, les dates de début et de fin, les estimations de temps, le suivi des temps et les dépendances ont tous leur propre place, ce qui rend la gestion de projet plus efficace.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/09/image4.png Tâche dans ClickUp /$$img/

Mise en route

Si vous êtes à la recherche d'une nouvelle plateforme de gestion de projet, je vous conseille vivement de commencer comme je l'ai fait : en dressant une liste de souhaits. Une fois la liste initiale établie, classez ces éléments en deux catégories : les éléments indispensables et les éléments souhaitables. Dans un secteur surpeuplé, les éléments indispensables vous aideront à éliminer rapidement les plates-formes de gestion de projet de la liste.

Mais, en fin de compte, rien ne vous aidera mieux à prendre une décision que de vous plonger dans le vif du sujet et de mettre les mains dans le cambouis. Essayez d'obtenir un essai gratuit avant de valider un contrat d'un an et de tester la plateforme. Pendant que vous fouillez, posez-vous quelques questions :

À fait cette plateforme correspond-elle à notre processus actuel ? Ou faut-il la modifier ?
Cette plateforme créera-t-elle plus de problèmes qu'elle n'en résoudra ?
En combien de temps l'ensemble de mon équipe peut-elle être opérationnelle ?
La plateforme est-elle intuitive ou aurons-nous besoin d'un guide de l'utilisateur long comme le bras ?
À quelle vitesse l'assistance client réagit-elle ?
Cette plateforme fait-elle l'affaire de l'ensemble de mon agence ou d'un seul service ?
À quelle fréquence cette plateforme est-elle mise à jour ou améliorée ?

Les réponses à ces questions peuvent être très révélatrices. Je recommande également de tester un client avant de transférer tous les projets dans votre nouvelle plateforme. Tester le transfert entre vos équipes de gestion de projet, de conception, de contenu et de directeur de compte peut également vous aider à déterminer si l'utilisation quotidienne de la plateforme répondra à vos besoins.

Ericka Lewis Marett

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