Cet article a été rédigé par Ericka Marett, chef de projet chez Adhere Creative. Elle raconte ici comment elle a trouvé le logiciel de gestion de projet idéal pour son agence numérique ! Cliquez ici pour découvrir comment ClickUp peut aider votre agence de marketing numérique.
Quiconque a déjà travaillé dans une agence sait qu'un bon système de gestion de projet marketing peut faire la différence entre la réussite et l'échec d'un projet. Et même si les problèmes rencontrés par les agences dans la gestion de leurs clients peuvent être similaires, la solution idéale dépendra de leurs besoins spécifiques.
Au fil des ans, nos besoins ont évolué, ce qui a entraîné une certaine frustration face aux limites de ce que nous avions toujours utilisé. Nous nous sommes donc lancés dans une quête : nous avons pris du recul, retroussé nos manches et commencé à rechercher le logiciel de gestion de projet idéal.
Le début de notre aventure
Notre agence, Adhere Creative, a utilisé Basecamp pendant environ 8 ans, et pendant longtemps, nous l'avons adoré ! Il nous permettait de communiquer facilement avec nos clients, de travailler en équipe sur des projets et de respecter les dates d'échéance. Cependant, petit à petit, nous avons dépassé ses capacités. Même si nous envisagions un changement depuis un certain temps, le véritable tournant a eu lieu lorsque nous avons mis en place une gestion de projet agile.
Nous avons fermé boutique pendant environ une semaine et nous sommes plongés dans les sprints, les tableaux Kanban, les rétrospectives et bien d'autres choses encore. À la fin de notre semaine intensive, nous sommes ressortis transformés en une machine de combat efficace et redoutable, dirigée par votre serviteur, le scrum master (insérez ici un rire diabolique). Bien que nous ayons constaté une augmentation assez significative de notre efficacité après la mise en œuvre d'Agile, nous avons rapidement réalisé que Basecamp ne pouvait pas s'adapter à nos nouveaux processus.
Le premier signal d'alarme a été le Kanban. Si vous ne connaissez pas le Kanban, imaginez un tableau noir divisé en plusieurs colonnes représentant les différentes phases d'un projet, telles que « en cours », « en cours de révision par le client » et « achevé ». Tous les projets sont déplacés sur ce tableau afin de représenter visuellement l'avancement de l'ensemble de l'agence.
Malheureusement, Basecamp ne pouvait pas s'adapter à ce type de structure. Ainsi, pendant que nous travaillions sur des projets dans Basecamp, nous « déplacions » les projets sur un Kanban improvisé que nous avions créé dans Excel. Comme vous pouvez l'imaginer, c'était le chaos.
En bref, nous avons dépassé Basecamp. La plateforme est simple à utiliser et rentable pour une agence en plein essor, mais à mesure que nous évoluions, elle ne faisait que nous freiner. Basecamp créant plus de problèmes qu'il n'en résolvait, il est devenu évident pour tous les membres de l'équipe que nous avions besoin d'une nouvelle plateforme de gestion de projet, et ce rapidement.
Faire une liste, la vérifier deux fois
Il existe des centaines de plateformes de gestion de projet, et l'idée de toutes les passer en revue pour trouver celle qui convient parfaitement était décourageante. Alors, comme tout bon chef de projet, j'ai commencé par établir une checklist.
Pendant quelques semaines, j'ai observé l'agence et dressé une liste de tous les problèmes liés à la gestion de projet que j'avais notés. Au fil du temps, une tendance s'est dégagée. J'ai identifié environ 15 problèmes fondamentaux et les ai associés à des solutions de gestion de projet. Avec le recul, les éléments qui figurent sur la liste semblent évidents, mais pendant des mois, nous n'avons vu que les problèmes et non les solutions qui pouvaient les résoudre. Voici un aperçu de ma liste :
- Afficher visuellement le statut des tâches (Kanban)
- Créer des sous-tâches et les attribuer conjointement
- Intégration de Slack, Dropbox et Google Suite
- @ mentions dans une tâche
- Dates de début et de fin des tâches
- Stockage de fichiers au sein de la plateforme
- Notifications par e-mail
- Intégration des clients
- Recherche facile de tous les projets et communications
- Recherche de tâches par client, personne assignée et date
- Données sur la capacité de charge de travail
- Fonctionnalités du diagramme de Gantt
- Intégration du suivi du temps
- Plusieurs personnes assignées par tâche
- Tâches récurrentes
Speed Dating
Une fois la liste créée et approuvée, je me suis mise à la recherche de logiciels de gestion de projet potentiels, ou comme j'aime l'appeler, à un speed dating. Avec des centaines d'options parmi lesquelles choisir, ces plateformes n'avaient que quelques minutes pour retenir mon intérêt avant que je ne les rejette.
J'ai commencé par rechercher des « plateformes de gestion de projet pour agences ». J'ai rapidement écarté tous les logiciels qui nécessitaient un processus de personnalisation long et coûteux, comme Jira et Kantata (anciennement Mavenlink). Ensuite, j'ai rayé de ma liste les plateformes qui n'offraient pas toutes les fonctionnalités de Basecamp, car cela m'aurait semblé être un pas en arrière.
Au bout de quelques jours, j'avais dressé une liste d'une dizaine de plateformes, ce qui était encore trop long. J'ai donc parcouru Internet à la recherche de tous les blogs, podcasts et hiéroglyphes que je pouvais trouver sur d'autres agences discutant de leurs expériences en matière de plateformes de gestion de projet.
Sans surprise, j'ai trouvé beaucoup d'autres personnes déçues par Basecamp, mais j'ai réussi à réduire la liste à cinq options prometteuses : ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork et Flow.
Les cinq finalistes
Ma liste dans une main et mon café dans l'autre, j'ai commencé à planifier des démonstrations. Chaque plateforme m'a présenté ses avantages, mais au final, il s'agissait de déterminer quel fournisseur de services répondrait à ma liste initiale de 15 exigences.
DoInbound a été rapidement écarté. Au premier abord, la plateforme semblait parfaitement adaptée. Elle avait été spécialement conçue pour le funnel de gestion de projet inbound de HubSpot, et en tant qu'agence inbound, nous étions convaincus. Mais sans la flexibilité nécessaire pour intégrer des composants Agile à la plateforme, cela ne pouvait pas fonctionner.
J'étais impatiente d'en savoir plus sur Asana, car les avis étaient très positifs. Ce qui m'a déçue, c'est d'avoir été ignorée. Après plusieurs e-mails et appels téléphoniques restés sans réponse, ils m'ont finalement informée que notre agence était trop petite pour bénéficier d'une démonstration en direct et m'ont orientée vers leur Centre de ressources. Si l'expérience de la démonstration était représentative du service client, je ne voulais pas en faire partie.
TeamWork et Flow étaient d'excellentes options. Ils répondaient à la plupart des éléments de ma liste, mais un concurrent surpassait largement les autres : ClickUp.
Bonus : logiciel pour agences de marketing
Pourquoi ClickUp ?
Si ClickUp était une personne, nous serions les meilleurs amis du monde. Je pourrais écrire des pages et des pages sur ClickUp. Mais comme vous n'êtes probablement pas un passionné de gestion de projet comme moi, je vais vous épargner cet ennui. Je recommande vivement ClickUp si vous êtes une agence, si votre plateforme actuelle ne répond plus à vos besoins ou si vous gérez vos projets à l'aide de la méthode Agile. Voici pourquoi :
1. L'une des principales raisons pour lesquelles nous apprécions ClickUp est sa capacité illimitée à trier, filtrer et regrouper. Notre liste de clients évolue constamment, et chaque client a une longue liste de projets avec des tâches interminables. ClickUp vous permet de trier par client, projet, tâche, sous-tâche, personne assignée, date d'échéance et statut.
2. Nous avons ENFIN un tableau Kanban! ClickUp dispose d'une vue « Tableau » que nous avons ajustée pour refléter les statuts des tâches. Nous pouvons désormais déplacer visuellement les tâches sur le tableau Kanban chaque matin lors de nos réunions de suivi. Nous avons fait passer notre gestion de projet à un tout autre niveau.
3. ClickUp est mis à jour plus souvent que l'algorithme de Google. Ce qui, pour une fois, est une bonne chose. Lors de la démonstration, on m'a dit que ClickUp disposait de développeurs dans presque tous les fuseaux horaires, ce qui leur permettait de corriger, mettre à jour et améliorer rapidement la plateforme. Si vous souhaitez ajouter quelque chose à ClickUp, ils se feront un plaisir de l'ajouter à la liste.
4. L'interface des tâches ClickUp est le rêve de tout chef de projet. Les instructions, les fichiers, les discussions, les dates de début et de fin, les estimations de durée, le suivi du temps et les dépendances ont tous leur place, ce qui rend la gestion de projet plus efficace.
Pour commencer
Si vous recherchez une nouvelle plateforme de gestion de projet, je vous recommande vivement de commencer comme je l'ai fait : en dressant une liste de vos besoins. Une fois cette liste initiale créée, classez les éléments par catégorie : indispensables et souhaitables. Dans un secteur saturé, les éléments indispensables vous aideront à éliminer rapidement certaines plateformes de gestion de projet de votre liste.
Mais, en fin de compte, rien ne vous aidera mieux à prendre une décision que de vous plonger dans le vif du sujet et de mettre les mains dans le cambouis. Essayez d'obtenir un essai gratuit avant de vous engager dans un contrat d'un an et testez la plateforme. Pendant que vous explorez les différentes options, posez-vous quelques questions :
- Cette plateforme est-elle adaptée à notre processus actuel ? Ou faudrait-il la modifier ?
- Cette plateforme va-t-elle créer plus de problèmes qu'elle n'en résout ?
- En combien de temps toute mon équipe peut-elle être opérationnelle ?
- La plateforme est-elle intuitive ou faudra-t-il un guide d'utilisation long comme le bras pour les utilisateurs ?
- Quelle est la rapidité de réponse du service client ?
- Cette plateforme répond-elle aux besoins de l'ensemble de mon agence ou seulement d'un seul service ?
- À quelle fréquence cette plateforme est-elle mise à jour ou améliorée ?
Les réponses à ces questions peuvent être très révélatrices. Je recommande également de tester un client avant de transférer tous vos projets vers votre nouvelle plateforme. Tester la transition entre vos équipes de gestion de projet, de conception, de contenu et de direction de compte peut également vous aider à déterminer si l'utilisation quotidienne de la plateforme répondra à vos besoins.
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Ericka Lewis Marett
En tant que chef de projet chez Adhere Creative, Ericka Marett guide ses clients et son équipe vers la réussite en matière de marketing entrant. Lorsqu'elle ne crée pas de plans de projet, elle s'adonne à la cuisine en s'inspirant de l'émission Master Chef.