Vous pouvez nous dire : La création d'un diagramme vous prend des heures chaque jour.
Non seulement vous devez rechercher des informations auprès des 47 membres de l'équipe pour remplir le diagramme de l'organigramme (Est-ce Senior ou Sr ? Utilisez-vous votre deuxième prénom ?), mais vous devez également vous débattre avec la mise en forme de chaque case et ligne dans Excel.
L'organigramme est une ressource inestimable pour chaque employé, en particulier pour les projets de collaboration croisée et la gestion de la communication. L'accélération du processus de création d'organigrammes dans Excel permet de consacrer plus de temps et d'énergie à la prise de décisions rapides et efficaces afin de rapprocher les employés des objectifs organisationnels.
Cet article traite des différences entre un diagramme traditionnel et un diagramme moderne, explique comment créer un diagramme dans Excel et fournit des astuces Excel pour éviter le travail inutile !
⏰ Résumé en 60 secondes
Un diagramme permet de visualiser la structure d'une équipe, facilitant ainsi la collaboration et la prise de décision. Excel offre un moyen simple d'en créer un, mais la mise en forme et les mises à jour peuvent prendre du temps.
Étapes pour créer un diagramme d'organigramme dans Excel :
- Répertoriez les informations relatives aux employés (noms, rôles, services) dans un tableur.
- Insérez un diagramme de hiérarchie SmartArt à partir de l'onglet Insérer.
- Copiez et collez les données des employés dans le diagramme.
- Ajustez la disposition et le formatage pour améliorer la lisibilité.
- Enregistrez-le comme modèle pour les mises à jour futures.
Si Excel convient parfaitement pour les diagrammes basiques, il peut s'avérer difficile de les maintenir à jour et accessibles.
Une alternative plus intelligente : ClickUp
Avec ses Tableaux blancs, ses formulaires et son répertoire des employés, ClickUp facilite la création, la mise à jour et la collaboration en temps réel sur les diagrammes d’organigramme.
Pour une approche plus flexible et plus efficace, essayez le modèle d'organigramme de ClickUp.
Qu'est-ce qu'un diagramme d'organigramme Excel ?
Un organigramme est un diagramme qui représente la structure hiérarchique et les relations internes d'une entreprise. Les organigrammes traditionnels ont une structure descendante en forme de pyramide.
Les positions de direction de l'entreprise sont répertoriées au niveau supérieur. Les autres employés de l'organisation se trouvent aux deuxième, troisième et suivants niveaux. Les lignes du diagramme indiquent les rapports en reliant les employés entre eux.
Supposons que vous cherchiez à mieux comprendre les interdépendances au sein d'une équipe ou que vous ayez besoin d'évaluer les fonctions de différents postes. Dans ces cas, un diagramme traditionnel dans Excel s'avère insuffisant en termes de conception et de capacités.
L'utilisation d'un logiciel moderne de création de diagrammes d'organigrammes offre de nombreux avantages et permet aux entreprises de rester agiles et proactives lors des restructurations organisationnelles, des changements de direction et des augmentations d'effectifs.
En quoi les organigrammes modernes sont-ils plus performants que les organigrammes traditionnels ? Au-delà d'offrir une vue d'ensemble claire, les organigrammes modernes aident les équipes à :
- Évaluez les responsabilités spécifiques des employés et des services.
- Démontrez la nécessité de créer de nouvelles positions pour combler les lacunes en matière de ressources.
- Accédez aux coordonnées directes
- Planifiez des projets interfonctionnels
- Clarifiez les parties prenantes du projet
- Fournit un aperçu des rôles et des responsabilités.
Comment créer un diagramme d'organigramme dans Excel ?
Dans ce tutoriel sur les diagrammes d’organigramme, nous utilisons Microsoft Word pour Mac version 16. 54. Les étapes et les fonctionnalités peuvent être différentes si vous utilisez une autre plateforme ou version.
Étape 1 : Créez un répertoire des employés
Le diagramme doit inclure le prénom et le nom de l'employé, son rôle et son service, en fonction de votre cas d'utilisation. Organisez ces données dans la feuille de calcul avec d'autres détails si nécessaire.
Dans notre exemple, un chef d'équipe souhaite connaître le statut des employés à temps plein et à temps partiel du département créatif afin de justifier une augmentation des effectifs de ce département.
Conseil : mettez en gras le nom de chaque responsable et listez ses subordonnés directs en dessous afin de ne pas avoir à vous en souvenir lorsque vous effectuez une modification en cours sur l'organigramme ! Vous pouvez également ajouter un symbole devant leur nom, tel que *, puis le supprimer ultérieurement à l'aide de la fonction Rechercher et remplacer.
Étape 2 : sélectionnez le graphique SmartArt approprié
L'utilisation que vous ferez de l'organigramme influencera le type de diagramme. Excel propose un organigramme standard, un diagramme circulaire, un diagramme d'hiérarchie, etc. Quel que soit le graphique SmartArt que vous choisissez, vous pouvez facilement passer à un autre à tout moment !
Pour ajouter un graphique Smart Art, allez dans l'onglet Insertion > icône SmartArt > choisissez Hiérarchie dans le menu déroulant > sélectionnez Diagramme d'organigramme.
Étape 3 : Ajoutez les données des employés au diagramme d'organigramme
Commencez par sélectionner et copier toutes les informations relatives aux employés, puis collez le texte dans la fenêtre SmartArt. Le diagramme semblera petit et difficile à lire, mais nous y remédierons lorsque nous organiserons les employés dans leur structure hiérarchique appropriée.
Astuce : si la fenêtre Volet de texte n'apparaît pas, assurez-vous d'avoir sélectionné le diagramme, puis, dans la barre d'outils, ouvrez l'onglet Conception SmartArt et cliquez sur Volet de texte.
Étape 4 : Organisez et personnalisez le diagramme d'organigramme
Organisons maintenant la structure des rapports à partir de la fenêtre Panneau de texte ! Les symboles en haut du panneau permettent d'effectuer des actions spécifiques :
- Signe plus : ajoutez une nouvelle Box (employé)
- Signe moins : supprimer une Box (employé)
- Flèches gauche, droite, bas et haut : déplacer une Box (employé)
Astuce : les clés Tabulation et Supprimer de votre clavier vous permettent également de déplacer les Boxes vers la gauche ou vers la droite (et vous évitent ainsi de nombreux clics) !
Passez en revue le nom de chaque employé afin de les positionner dans la hiérarchie. À mesure que vous déplacez les cases, vous verrez votre organigramme prendre forme.
Cliquez ensuite sur le diagramme et utilisez la touche Entrée de votre clavier pour attribuer une ligne distincte à chaque détail (nom, rôle, service et statut).
Astuce : si vous souhaitez modifier les couleurs ou le style général du diagramme, accédez à la barre d'outils Menu, puis sous l'onglet SmartArt Design, choisissez vos personnalisations personnalisées.
Étape 5 : Enregistrer comme modèle d'organigramme
Vous êtes satisfait de votre diagramme ? Parfait ! Enregistrez-le comme modèle pour de futures révisions. Allez dans la barre d'outils du menu > Fichier > Enregistrer comme modèle.
Connexes : Modèles d'arbre généalogique 🌲
Modèle de diagramme d'organigramme Excel
Modèle d'organigramme Microsoft Excel
Ressources connexes :
- Comment créer un échéancier de projet dans Excel
- Comment créer un diagramme d'organigramme dans Google Sheets
- Comment créer un calendrier dans Excel
- Comment créer une base de données dans Excel
- Comment créer un graphique dans Excel
- Comment créer un diagramme en cascade dans Excel
- Comment créer un tableau de bord KPI dans Excel
- Exemples de structures organisationnelles en matrice
3 problèmes courants dans Excel (et comment les résoudre)
Le principal inconvénient de l'utilisation d'un organigramme dans Excel est que vous ne pouvez obtenir que des informations minimales sur chaque service ou employé. Les noms, les titres et les visages ne vous permettent pas de contacter directement les membres de l'équipe.
Nous avons précédemment découvert les avantages des logiciels modernes de création de diagrammes. Si vous recherchez une solution pour remplacer Excel comme outil de productivité ou si vous êtes curieux d'en savoir plus sur ClickUp, voici trois raisons de franchir le pas !
Problème n° 1 : Excel n'est pas conçu pour le travail collaboratif
Les équipes séparées par des fuseaux horaires ont besoin d'un diagramme intuitif pour planifier des réunions, des projets et des déplacements professionnels à tout moment. Lorsque les coordonnées de chacun sont regroupées dans un diagramme, les membres de l'équipe ne sont plus submergés par des échanges d'e-mails inutiles.
Prévoyez de passer plus de temps que d'en gagner avec un diagramme Excel.
Solution : tableaux blancs et cartes mentales ClickUp
Si vous préférez la collaboration en temps réel et que vos employés sont chargés de mettre à jour leurs informations de contact et leurs absences, utilisez les tableaux blancs et les cartes mentales!
Les outils de visualisation de ClickUp permettent aux équipes d'ajouter davantage de contenu et de médias à leur organigramme, afin que chacun reste connecté aux personnes et aux ressources. Voici quelques façons de personnaliser les Tableaux blancs ClickUp:
- Alignez vos objets pour créer des relations à l'aide des lignes directrices d'alignement intelligent.
- Personnalisez votre diagramme avec des bannières, des titres, des surlignages et des boutons.
- Convertissez des formes, des notes autocollantes ou du texte en une tâche ClickUp.
- Modifiez les couleurs, les tailles et les types de connecteurs.
- @mentionnez des personnes, des tâches et des documents ClickUp.
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs du savoir risquent de perdre des décisions importantes dispersées dans des chats, des e-mails et des feuilles de calcul. Sans un système unifié pour saisir et suivre les décisions, les informations essentielles de l’entreprise se perdent dans le bruit numérique.
Grâce aux fonctionnalités de gestion des tâches de ClickUp, vous n'aurez plus jamais à vous soucier de cela. Créez des tâches à partir de chats, de commentaires sur des tâches, de documents et d'e-mails en un seul clic !
Problème n° 2 : les diagrammes d’organigramme dans Excel nécessitent des heures de préparation.
Avec Excel, vous extrayez des informations de plusieurs sources, telles que des e-mails, Slack et des fichiers PDF. Ensuite, vous copiez, collez et mettez en forme chaque case correspondant à un employé dans le diagramme d'organigramme. Il existe un moyen plus rapide de simplifier ce processus. Et tout commence par un formulaire !
Solution : recueillez les bonnes informations avec les formulaires ClickUp.
Voici comment cela fonctionne : vous envoyez un lien vers un formulaire ClickUp contenant toutes les questions auxquelles une personne doit répondre pour achever son profil (photo, titre, fuseau horaire, canal de communication préféré, etc. ). Une fois que la personne a achevé le formulaire, son envoi est transmis à la liste de votre choix.
Une fois toutes les réponses recueillies, vous pouvez regrouper, trier et filtrer les tâches afin de créer une liste en temps réel à laquelle tous les employés peuvent accéder à tout moment et en tout lieu !
Problème n° 3 : un diagramme dans Excel ne montre que les relations formelles entre les personnes et les équipes.
Un diagramme traditionnel dans Excel omet des informations importantes sur les équipes interfonctionnelles qui travaillent ensemble. Par exemple, un assistant de direction rend compte au directeur de la création et au vice-président directeur du marketing sur le papier. Mais de manière informelle, il fournit également de l'assistance au département de conception en tant que coordinateur d'équipe.
Ou peut-être êtes-vous en train de constituer une équipe interfonctionnelle pour une campagne de marque employeur à l'échelle de l'entreprise et avez-vous besoin de collaborateurs issus des services marketing, juridique, créatif et des ressources humaines. Cette campagne nécessitera que les personnes concernées aient un emplacement au siège social pour le tournage sur place. Un diagramme natif dans un logiciel collaboratif serait une ressource précieuse pour trouver rapidement ces personnes spécifiques et entrer en contact avec elles.
Solution : créez un répertoire d'employés performant avec ClickUp Listes.
Vous travaillez dans une organisation comptant des dizaines, des centaines ou des milliers d'employés ? Suivre les mises à jour et les transitions du personnel est plus facile grâce aux puissantes listes ClickUp.
Le modèle de base de données tout-en-un de ClickUp pour les employés comprend des vues prédéfinies, des champs personnalisés et des statuts personnalisés pour créer facilement un hub du personnel et évoluer avec votre organisation !
- Triez les informations sur les employés en un clin d'œil par service, emplacement et titre.
- Enregistrez les heures de travail des employés, leurs déplacements, leurs anniversaires et bien plus encore.
- Planifiez et attribuez des projets en toute visibilité
Le modèle de répertoire des employés par ClickUp
Créez des diagrammes simples avec ClickUp
Nous avons illustré comment Excel peut être utilisé pour créer un organigramme, mais il existe des alternatives plus simples et plus collaboratives. ClickUp facilite la création d'organigrammes ! Le modèle d'organigramme de ClickUp offre un moyen unique d'organiser la structure de votre équipe de manière intuitive et visuelle. Plus besoin de vous débattre avec les cases Excel ou de vous battre avec la mise en forme : lancez-vous avec le modèle d'organigramme de ClickUp!
Des ressources gratuites sont disponibles 24 h/24, 7 j/7, avec une assistance en direct, des webinaires à la demande et des formations en ligne. Si l'efficacité opérationnelle est une priorité pour votre organisation, essayez ClickUp pour aider vos employés à atteindre leurs objectifs de productivité ! 🧑💻