L'esprit humain est une chose puissante.
Mais parfois, tout peut soudainement s'effacer !
Comme oublier de noter les éléments manquants dans votre garde-manger ou les modifications que votre client souhaite apporter au projet avant la fin de la journée.
Même si notre cerveau est capable de faire beaucoup de choses, il n'est pas toujours judicieux de se fier uniquement à notre mémoire pour assurer le suivi de nos tâches.
C'est pourquoi une liste de choses à faire dans Excel peut être utile.
Cela vous aide à répartir vos tâches en différentes sections sur une seule feuille de calcul, que vous pouvez afficher à tout moment.
Dans cet article, nous aborderons les six étapes nécessaires à la création d'une liste de tâches dans Excel et nous discuterons également d'une meilleure alternative qui permet de gérer plus facilement des exigences plus complexes.
C'est parti !
Qu'est-ce qu'une liste de tâches dans Excel ?
Une liste de tâches dans Microsoft Excel vous aide à organiser vos tâches les plus importantes sous forme de tableau. Elle comporte des lignes et des colonnes pour ajouter une nouvelle tâche, des dates et d'autres notes spécifiques.
⭐ Modèle présenté
Vous en avez assez des listes de tâches Excel désordonnées ? Essayez gratuitement le modèle de liste de tâches de ClickUp pour suivre facilement vos tâches et en accomplir davantage, sans tracas ! ✅
En gros, cela vous permet de rassembler toutes vos tâches à faire dans un seul tableur.
Que vous prépariez une checklist pour un déménagement ou une liste de tâches pour un projet, une liste de tâches dans Excel peut simplifier votre processus de travail et stocker toutes vos informations.
Bien qu'il existe d'autres applications performantes pour créer des listes à faire, les utilisateurs préfèrent Excel pour les raisons suivantes :
- Il fait partie de la suite Microsoft Office que tout le monde connaît bien.
- Il offre de puissantes règles de mise en forme conditionnelle et de validation des données pour l'analyse et les calculs.
- Il comprend toute une gamme d'outils de rapports tels que des matrices, des diagrammes et des tableaux croisés dynamiques, qui facilitent la personnalisation des données.
En fait, vous pouvez créer des listes de tâches Excel pour un large intervalle d'activités, notamment la gestion de projet, l'intégration de clients, les itinéraires de voyage, les inventaires et la gestion d'évènements.
Sans plus attendre, apprenons à créer une liste de tâches dans Excel.
6 étapes simples pour créer une liste de choses à faire dans Excel
Voici un guide simple, étape par étape, pour créer une liste de tâches dans Excel.
Étape 1 : Ouvrez un nouveau fichier Excel.
Pour ouvrir un nouveau fichier, cliquez sur l'application Excel et vous vous retrouverez sur la page d'Accueil d'Excel. Double-cliquez sur le classeur vierge pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel.
Si vous êtes déjà dans une feuille Excel et que vous souhaitez ouvrir un nouveau fichier :
- Cliquez sur l'onglet Fichier, qui vous mènera à la vue Backstage. Vous pouvez y créer, enregistrer, ouvrir, imprimer et partager des documents.
- Sélectionnez Nouveau, puis cliquez sur Cahier d'exercices vierge.
Vous voulez une méthode encore plus rapide ?
Appuyez sur Ctrl+N après avoir ouvert Excel pour créer un classeur vierge.
Votre nouveau classeur est désormais prêt à être utilisé.
Étape 2 : Ajoutez des en-têtes de colonnes
Dans notre liste de tâches Excel, nous voulons suivre les tâches et garder un œil sur leur progression en ajoutant les en-têtes de colonne suivants : Date, Nom de la tâche, Cible, Statut et Commentaires. Vous pouvez saisir les en-têtes de colonne dans la ligne supérieure de la feuille de calcul.
Ces en-têtes de colonnes permettront à toute personne affichant votre feuille de calcul de comprendre l'essentiel des informations qu'elle contient.
Étape 3 : Saisissez les détails de la tâche
Saisissez les détails de vos tâches sous chaque en-tête de colonne pour organiser vos informations comme vous le souhaitez.
Dans notre tableau de liste à faire, nous avons rassemblé toutes les informations pertinentes que nous souhaitons suivre :
- Date : mentionne les dates spécifiques
- Nom de la tâche : contient le nom de nos tâches
- Cible : le nombre de tâches que nous souhaitons achever
- Statut : reflète l'avancement de notre travail
Vous pouvez également corriger l'alignement de votre tableau en sélectionnant les cellules souhaitées et en cliquant sur l'icône d'alignement central dans l'onglet Accueil.
Étape 4 : Appliquez des filtres
Trop de tâches à accomplir ?
Utilisez l'option Filtre dans Excel pour récupérer les données qui correspondent à des critères particuliers.
Il vous suffit de sélectionner n'importe quelle cellule dans l'intervalle de vos données (A1-E11) > Sélectionnez Données > puis sélectionnez Filtre.
Vous verrez apparaître des listes déroulantes dans l'en-tête de chaque colonne, comme le montre l'image ci-dessous.
Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne à laquelle vous souhaitez appliquer un filtre.
Comme le montre notre tableau de liste à faire ci-dessous, nous voulons appliquer le filtre à la colonne Statut, nous avons donc effectué la sélection de la plage de cellules D1-D11.
Ensuite, dans le menu Filtre qui s'affiche, vous pouvez décocher les cases situées à côté des données que vous ne souhaitez pas afficher et cliquer sur OK. Vous pouvez également tout décocher rapidement en cliquant sur Sélectionner tout.
Dans notre liste de tâches, nous voulons afficher uniquement les tâches Ouvertes, nous appliquons donc le filtre pour ces données.
Une fois ce fichier Excel enregistré, le filtre sera automatiquement disponible la prochaine fois que vous ouvrirez le fichier.
Étape 5 : Trier les données
Vous pouvez utiliser l'option Trier dans Excel pour visualiser rapidement et mieux comprendre vos données.
Nous voulons trier les données de la colonne Cible, nous allons donc sélectionner l'intervalle de cellules C1-C11. Cliquez sur l'onglet Données et sélectionnez Trier.
Une boîte de dialogue Avertissement de tri apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez Développer la sélection ou Continuer avec la sélection actuelle. Vous pouvez choisir la deuxième option et cliquer sur Trier.
La boîte de dialogue Trier s'ouvre. Vous devez y saisir les informations suivantes :
- La colonne que vous souhaitez Trier par
- Valeurs des cellules que vous souhaitez trier
- Ordre dans lequel vous souhaitez trier les données
Pour notre tableau, nous avons choisi la colonne Cible et conservé l'ordre du plus petit au plus grand. *
Étape 6 : Modifiez et personnalisez votre liste de choses à faire
Vous pouvez modifier les champs, ajouter des colonnes, utiliser des couleurs et des polices de caractère pour personnaliser votre liste de tâches comme vous le souhaitez.
Comme dans notre tableau, nous avons mis en évidence la colonne Statut afin que toute personne qui consulte la liste puisse rapidement comprendre l'avancement de vos tâches.
Et voilà ! ✨
Nous avons créé une liste de tâches Excel simple qui peut vous aider au suivi de toutes vos tâches.
Vous souhaitez gagner encore plus de temps ?
Créez un modèle à partir de votre classeur existant afin de conserver les mêmes options de mise en forme que celles que vous utilisez généralement pour créer vos listes à faire.
Vous pouvez également utiliser n'importe quel modèle Excel de liste des choses à faire pour commencer immédiatement.
10 modèles de listes à faire Excel
Les modèles peuvent vous aider à assurer la cohérence de vos classeurs, en particulier lorsqu'ils sont liés à un projet ou à un client particulier. Par exemple, un modèle de liste de tâches quotidiennes Excel améliore l'efficacité et vous permet d'achever vos tâches plus rapidement.
Voici quelques modèles de listes de tâches Excel qui peuvent vous aider à améliorer votre efficacité et à gagner du temps :
1. Modèle de liste de tâches pour la gestion de projet dans Excel
Téléchargez ce modèle de liste de tâches pour la gestion de projet.
2. Modèle de liste d'inventaire Excel
Téléchargez ces modèles de listes d'inventaire.
3. Modèle de liste d'éléments d'action Excel
Téléchargez ce modèle de liste d'éléments à entreprendre.
4. Modèle simple de liste de choses à faire Excel
Téléchargez ce modèle de liste à faire simple.
5. Modèle de checklist pour le paiement des factures dans Excel
Téléchargez ce modèle de checklist pour le paiement des factures.
6. Modèle de liste de tâches hebdomadaires Excel
Téléchargez ce modèle de tâches hebdomadaires.
7. Modèle de liste de tâches à faire prioritaires Excel
Téléchargez ce modèle de liste des choses à faire classées par ordre de priorité.
8. Modèle de liste de tâches à faire pour les devoirs dans Excel
Téléchargez ce modèle de liste des tâches à faire pour les devoirs.
9. Modèle de liste de tâches Excel avec échéances
Téléchargez ce modèle de liste à faire avec échéances.
10. Modèle de liste de tâches de projet Excel
Téléchargez ce modèle de liste de tâches pour vos projets.
Cependant, vous ne trouverez pas toujours un modèle qui répondra à vos besoins spécifiques.
De plus, la gestion des données dans Excel est sujette à des erreurs humaines.
Chaque fois qu'un utilisateur copie-colle des informations d'une feuille de calcul à une autre, le risque que de nouvelles erreurs apparaissent dans les rapports successifs est plus élevé.
Avant de vous lancer dans la création de listes de tâches dans Excel, voici quelques limites à prendre en compte.
3 inconvénients majeurs des listes de tâches dans Excel
Même si elles sont largement utilisées, les feuilles de calcul Excel ne sont pas toujours la meilleure option pour créer vos listes de choses à faire.
Voici les trois inconvénients courants liés à l'utilisation d'Excel pour les listes de choses à faire :
1. Manque de propriété
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de calcul, il est impossible de savoir qui effectue une modification en cours.
Vous risquez de répéter une tâche en vain si une personne oublie de mettre à jour la colonne « Statut du travail » dans les listes de tâches partagées une fois celle-ci terminée.
De plus, les utilisateurs peuvent facilement modifier les détails des tâches, les valeurs et d'autres entrées dans les listes de tâches (intentionnellement ou non). Vous ne saurez pas à qui imputer la responsabilité de l'erreur ou de la modification !
2. Modèles rigides
Tous les modèles de listes à faire Excel que vous trouvez en ligne ne sont pas fiables. Certains d'entre eux sont extrêmement difficiles à manipuler ou à personnaliser.
Vous passerez une éternité sur Internet à chercher celui qui vous convient.
3. Travail manuel
La création de listes à faire dans Excel nécessite beaucoup de travail manuel.
Il vous faudra peut-être un certain temps pour remplir vos éléments à faire et créer un système organisé.
Cela ne nous convient pas, car de nombreux outils de gestion de projet peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts en créant et en gérant vos tâches.
De plus, la complexité augmente avec la taille croissante des données dans votre fichier Excel. Naturellement, vous souhaiteriez disposer d'un substitut pour rationaliser vos tâches afin de les suivre et de réduire le travail manuel monotone que cela implique.
Et honnêtement, Excel n'est pas une application de liste de choses à faire.
Pour gérer vos tâches, vous avez besoin d'un outil spécialement conçu à cet effet.
Comme ClickUp, l'un des logiciels de productivité et de gestion de projet les mieux évalués, qui vous permet de créer et de gérer facilement vos tâches.
Guides Excel connexes :
- Comment créer un tableau Kanban dans Excel
- Comment créer un diagramme burndown dans Excel
- Comment créer un organigramme dans Excel
- Comment créer un diagramme d'organigramme dans Excel
- Comment créer un tableau de bord dans Excel
- Comment créer un diagramme en cascade dans Excel
- Applications IA pour listes de choses à faire
Créez facilement des listes à faire avec ClickUp
ClickUp peut vous aider à créer des listes de tâches intelligentes pour organiser vos tâches.
De l'ajout de dates d'échéance à la définition de priorités, les fonctionnalités complètes de ClickUp vous permettent de créer et de mener à bien toutes vos tâches !
Comment ?
Un seul mot : checklist !
Les checklists de ClickUp vous offrent la possibilité d'organiser vos tâches afin de ne jamais manquer le moindre détail.
Il vous suffit de cliquer sur Ajouter à côté de À faire (vous le trouverez dans n'importe quelle tâche ClickUp), puis de sélectionner Checklist. Vous pouvez nommer votre checklist et commencer à ajouter des actions. C'est facile !
Organisez facilement les informations relatives à vos tâches afin de ne jamais rien manquer grâce aux checklists dans ClickUp.
Les checklists dans ClickUp vous permettent de structurer clairement vos tâches. En plus de noter les détails essentiels, vous pouvez également créer des sous-tâches pour décomposer davantage vos tâches.
Vous pouvez également organiser et réorganiser les éléments de checklist grâce à la fonctionnalité de glisser-déposer.
Réorganisez votre checklist ClickUp en faisant glisser et en déposant vos éléments.
Vous craignez que certaines tâches soient oubliées ?
Avec ClickUp, vous pouvez ajouter des personnes assignées à vos tâches spécifiques pour mener à bien vos projets.
Gérez les éléments de votre liste de contrôle en les attribuant à vous-même ou à votre équipe dans ClickUp.
Cela vous permet également de réutiliser vos modèles de checklists favoris pour améliorer votre efficacité au travail.
Pour choisir un modèle :
- Cliquez sur Ajouter dans la section À faire de n'importe quelle tâche.
- Cliquez sur Checklist pour afficher vos options.
- Choisissez un modèle et sélectionnez Utiliser le modèle.
Utilisez les modèles de checklist de ClickUp pour rester efficace dans vos différentes tâches récurrentes.
Vous êtes toujours accro à Excel ? Ce n'est pas grave.
La vue Tableur de ClickUp peut vous aider à aller de l'avant.
Mais notre vue Tableur n'est pas une simple matrice de lignes et de colonnes.
Vous pouvez visualiser clairement vos données et créer des champs personnalisés pour enregistrer presque tout, de la progression des tâches aux pièces jointes, en passant par plus de 15 autres types de champs.
De plus, vous pouvez facilement importer les détails de vos projets en cours dans ClickUp grâce à nos options d'importation Excel et CSV !
Mais attendez, ce n'est pas tout !
Voici quelques autres fonctionnalités de ClickUp qui vous feront oublier Excel en un instant :
- Attribuer une tâche : attribuez des tâches à un ou plusieurs destinataires pour accélérer votre rythme de travail.
- Étiquettes personnalisées : organisez efficacement les détails de vos tâches en ajoutant des étiquettes.
- Dépendances entre tâches : aidez vos collègues à comprendre leurs tâches en rapport avec d'autres tâches en définissant des dépendances.
- Tâches récurrentes : gagnez du temps et économisez votre effort en rationalisant les tâches répétitives.
- Synchronisation avec Google Agenda : synchronisez facilement vos évènements Google Agenda avec la vue Calendrier de ClickUp. Toute mise à jour dans votre Google Agenda sera automatiquement répercutée dans ClickUp.
- Recherche intelligente : recherchez facilement des documents et d'autres éléments que vous avez récemment créés, mis à jour ou fermés.
- Statuts personnalisés : indiquez le statut de vos tâches afin que l'équipe sache à quelle étape du flux de travail elles se trouvent actuellement.
- Bloc-notes : notez rapidement vos idées grâce à notre bloc-notes numérique portable.
- Affichage intégré : désencombrez votre écran et ajoutez les applications ou les sites web à côté de vos tâches.
- Diagrammes de Gantt : suivez l'avancement des travaux, les personnes assignées et les dépendances grâce à une fonctionnalité simple de glisser-déposer (consultez ce guide sur les dépendances dans Excel ).
Maîtrisez vos listes de tâches avec ClickUp
Excel peut être une option intéressante pour planifier les tâches quotidiennes et les listes de tâches simples. Cependant, lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes et tâches, Excel n'est peut-être pas la solution idéale pour vos besoins. La collaboration n'est pas facile, cela demande trop de travail manuel et il n'y a pas de responsabilité collective.
C'est pourquoi vous avez besoin d'un outil de liste de tâches robuste pour vous aider à gérer les tâches, suivre les échéances, suivre l'avancement du travail et favoriser la collaboration au sein de l'équipe.
Heureusement, ClickUp offre tout cela et bien plus encore.
Vous pouvez créer des tâches, définir des rappels, suivre vos objectifs et afficher des rapports pertinents.
Passez à ClickUp gratuitement et cessez de gaspiller toute votre énergie mentale dans de simples listes à faire !