Imaginez la situation : Vous êtes assis à votre bureau, les yeux rivés sur un écran vide, essayant de rédiger un e-mail parfait. Mais trouver les mots justes semble impossible.
Et donc... 🥁
Vous regardez du côté de l'IA. 👀
L'intelligence artificielle (IA) est en train de changer radicalement la façon dont les métiers du numérique sont exercés. Il fut un temps où rédiger d'excellents e-mails était considéré comme une compétence rare. Eh bien, aujourd'hui, ce n'est plus le cas, grâce aux outils d'IA !
Un sondage réalisé en 2023 auprès de des spécialistes du marketing par e-mail aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Europe révèle que plus de la moitié (51 %) des spécialistes du marketing trouvent que les solutions alimentées par l'IA sont plus efficaces que les approches traditionnelles de marketing par courriel l'e-mail marketing plus efficace que les méthodes traditionnelles. Cela inclut également la rédaction d'un e-mail.
Grâce à l'IA assistants de rédaction d'e-mail peuvent rédiger des e-mails clairs, concis et professionnels qui donnent des résultats. La cerise sur le gâteau est le temps que vous gagnez en intégrant l'IA dans votre processus de rédaction d'e-mails.
Ce guide du débutant sur l'utilisation de l'IA pour rédiger des e-mails couvre tous les aspects, des avantages aux considérations éthiques, en passant par les outils, les conseils et les astuces pour intégrer en douceur l'IA dans votre processus de rédaction d'e-mails.
Mais avant cela, découvrez quelques opportunités que vous manquerez probablement si vous ne vous êtes pas lié d'amitié avec l'IA.
Avantages de l'utilisation de l'IA pour la rédaction d'e-mails
Découvrez comment l'IA peut transformer vos e-mails en une communication convaincante et incontournable.
Utilisez l'assistant d'écriture IA de ClickUp pour générer des articles de blog, trouver des idées, composer des e-mails, et plus encore
Économiser du temps et des efforts sur les e-mails répétitifs
Imaginez que vous n'ayez plus jamais à rédiger un autre e-mail de contrôle ou de suivi. Outils d'écriture IA peuvent automatiser ces e-mails de routine en apprenant votre style d'écriture et en générant des brouillons basés sur des modèles d'e-mails prédéfinis. Personnalisez ces brouillons en quelques clics pour libérer un temps précieux. Avec tout le temps que vous gagnerez, vous arriverez à Boîte de réception zéro pourrait même être possible !
Augmentez votre efficacité grâce à une communication cohérente et personnalisée
L'IA peut aider à analyser les réponses aux e-mails et les discussions passées et identifier des modèles dans votre style d'écriture, y compris le ton et le vocabulaire. Ainsi, la prochaine fois que l'IA génère une réponse, elle peut générer un texte qui vous ressemble exactement. Tout cela se fait en maintenant une voix cohérente et professionnelle tout au long de votre communication.
Réduire les erreurs grammaticales
Même les relecteurs les plus méticuleux peuvent passer à côté d'une coquille ou d'une erreur grammaticale. Utilisez l'IA pour analyser vos e-mails à la recherche de fautes d'orthographe, de ponctuation ou de structure de phrase. Veillez à ce que vos e-mails laissent une impression soignée et professionnelle.
Personnaliser la communication pour augmenter l'engagement
Utilisez la capacité de l'IA à segmenter votre liste de contacts. Ensuite, demandez à l'IA de personnaliser vos e-mails avec des détails spécifiques tels que le nom du destinataire, son entreprise ou ses interactions précédentes. Donnez l'impression que vos e-mails sont conçus pour chaque destinataire.
Créer des lignes d'objet convaincantes
Une ligne d'objet bien rédigée est cruciale pour que vos e-mails soient ouverts. L'IA peut analyser les e-mails très performants et identifier les éléments qui rendent les messages et leurs lignes d'objet si efficaces.
Mieux encore, l'IA peut utiliser sa vaste base de données pour suggérer des lignes d'objet d'e-mail percutantes qui attirent l'attention, incitent le destinataire à ouvrir l'e-mail et, en fin de compte, font passer votre message.
Also Read: **Les outils d'IA pour les spécialistes du marketing
Comment rédiger des e-mails à l'aide de l'IA
La présentation de ClickUp Brain
ClickUp Brain est une suite de fonctionnalités alimentées par l'IA au sein de ClickUp. Elle offre des capacités d'IA conversationnelles, contextuelles et basées sur les rôles, accessibles depuis n'importe quel endroit de ClickUp. Elle vous aide à travailler plus rapidement et à être plus productif.
Non seulement il peut répondre à toutes vos questions sur le travail dans ClickUp, mais il peut également automatiser des tâches et générer toutes sortes de textes.
En plus d'autres Création de contenu pilotée par l'IA clickUp Brain peut vous aider à rédiger des e-mails. Voici comment :
Rédiger un nouvel e-mail avec ClickUp Brain
- Emplacements des tâches ouvertes et naviguez jusqu'à la section des commentaires
- Cliquez sur l'icône email
- Tapez la commande slash "/Écrire un e-mail" et appuyez sur Retour ou Entrée dans le champ des commentaires
- Un modal ClickUp Brain apparaît. Saisissez un sujet de discussion qui résume brièvement l'objet de l'e-mail. ClickUp Brain analysera ce point de discussion et générera un projet d'e-mail sur la base de vos données.
Rédiger rapidement des e-mails sans erreur avec ClickUp AI
Personnalisez ce brouillon généré à votre convenance. ClickUp Brain propose également des options supplémentaires :
- Copier le texte de l'e-mail généré.
- Si nécessaire, cliquez sur Try again pour demander à ClickUp Brain de générer une autre version de l'e-mail sur la base du même sujet de discussion.
Répondre à un e-mail existant avec ClickUp Brain
Dans votre environnement de travail ClickUp, localisez le fil d'e-mail auquel vous souhaitez répondre. Cliquez ensuite sur le fil d'e-mail pour l'ouvrir.
Dans la Box de réponse, tapez le caractère de commande slash '/' suivi de reply et appuyez sur Enter. ClickUp Brain vous propose deux méthodes pour rédiger une réponse :
- Rédigez votre argumentaire en résumant les points clés de votre réponse dans le champ prévu à cet effet
- Utiliser des modèles d'invitations, instructions prêtes à l'emploi comme point de départ de votre réponse, ce qui vous permettra de gagner du temps et d'économiser des efforts dans la formulation de votre réponse. Si vous choisissez une invite, $$$a, il se peut que vous deviez ajouter des détails spécifiques afin de la personnaliser pour le fil de l'e-mail.
- Une fois que vous avez trouvé un sujet de discussion, ClickUp Brain génère un projet d'e-mail de réponse sur la base de vos données. Maintenant, de manière similaire à l'e-mail généré pour les nouveaux e-mails, vous pouvez :
- Copier le texte de la réponse
- Cliquer sur Try again pour demander à ClickUp Brain de générer une version différente de la réponse en utilisant le même argument
Répondez avec ClickUp AI lorsque vous recevez une réponse à votre e-mail
Note: ClickUp Brain travaille également avec Documents ClickUp pour améliorer votre processus de création de texte.
Utilisez ClickUp Brain pour :
- Faire un brainstorming d'idées de contenu et utiliser les meilleures dans Docs
- Générer des variantes de textes et de titres pour des tests A/B
- Relire vos documents pour détecter les erreurs de grammaire et d'orthographe
- Résumer des informations ou des données complexes dans vos documents et vos tâchesRésumez vos notes de réunion avec [nom(s)] pour discuter de [sujet de la réunion]. Suggérez quelques dates possibles au cours de la semaine prochaine et faites preuve de souplesse pour tenir compte de leurs disponibilités
Sortie ClickUp Brain (exemple):
sujet : Demande de réunion : Discuter de [Sujet de la réunion] Subject : Meeting Request : Discussing \N-[Meeting Topic\N]
bonjour [Nom(s)], ,
j'aimerais organiser une réunion pour discuter plus en détail de [sujet de la réunion]. Ce sera une occasion précieuse pour $$$a [expliquer l'objectif de la réunion]
je suis disponible pour une réunion la semaine prochaine aux dates et heures suivantes. Veuillez m'indiquer le créneau horaire qui vous convient le mieux, ou si vous avez d'autres dates à l'esprit
j'ai hâte d'être en connexion !
je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
\N- [Votre nom\N] \N- [Votre nom\N]
6. Se présenter
Prompt: _Rédigez un e-mail de présentation de vous-même à \N[nom] dans votre nouveau rôle à \N[nom de l'entreprise]. Mentionnez brièvement votre parcours et exprimez votre intérêt pour une connexion et une collaboration
ClickUp Brain output (exemple): _ClickUp Brain output (exemple): _ClickUp Brain output (exemple): _ClickUp Brain output (exemple): _ClickUp Brain output (exemple)
sujet : Introduction : [Votre nom] - Nouveau [Votre titre de poste] chez [Nom de l'entreprise]
monsieur [Nom], [Nom de l'entreprise], [Nom de l'entreprise], [Nom de l'entreprise], [Nom de l'entreprise]
je vous écris pour me présenter en tant que $$$a], le nouveau $$$a] chez $$[Nom de l'entreprise]. Je suis ravi de rejoindre l'équipe marketing et de contribuer à \N[mentionnez un domaine spécifique du travail de l'entreprise]_
auparavant, j'ai travaillé chez [Entreprise précédente] où j'ai [décrire brièvement votre expérience]. J'apporte une solide expérience dans le domaine de \N[mentionnez les compétences pertinentes] et une passion pour \N[mentionnez votre domaine d'expertise]. _J'ai travaillé pour \N[entreprise précédente] où j'ai \N[décrivez brièvement votre expérience pertinente]
j'ai pris connaissance de votre travail sur \N[mentionnez un élément spécifique que vous avez trouvé sur leur travail\N] et je pense qu'il pourrait y avoir des possibilités de collaboration à l'avenir. Je vous serais reconnaissant de me donner l'occasion d'entrer en connexion avec vous prochainement afin d'en savoir plus sur votre rôle et d'explorer les synergies potentielles
veuillez me faire savoir si vous êtes disponible pour un bref appel ou une discussion virtuelle autour d'un café à votre convenance
je vous remercie pour votre temps et je me réjouis d'ores et déjà d'entrer en connexion avec vous !
je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
\N- [Votre nom\N] \N- [Votre nom\N]
7. Transmettre de mauvaises nouvelles
Prompt: _Composez un e-mail à \Nvotre nom\Npour l'informer d'une \Nnouvelle négative\N. Exprimez de l'empathie pour leur situation et proposez l'assistance ou les ressources qui peuvent être disponibles
Sortie ClickUp Brain (exemple): _Composer un courriel à \N[nom] pour l'informer de sa situation et lui proposer de l'aide
objet : Concernant [Brève description de la mauvaise nouvelle]
Dear \N- [Name\N],
je vous écris pour vous informer de \N-[expliquer la mauvaise nouvelle de manière claire et concise]. Je comprends que cette nouvelle puisse être décevante et je m'excuse sincèrement pour les désagréments qu'elle pourrait causer
je vous présente mes excuses les plus sincères pour les désagréments que cela pourrait vous causer. Nous apprécions votre [mentionnez ce que vous appréciez chez eux] et tenons à vous assurer que nous sommes là pour vous apporter notre assistance pendant cette période._
proposez des solutions spécifiques ou des ressources qui pourraient vous être utiles. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'une aide supplémentaire
je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
[Votre nom] [Votre nom] [Votre nom] [Votre nom] [Votre nom]
8. Demande de retour d'information
Invitation: _Rédigez un e-mail à \N[nom] pour lui demander son avis sur \N[nom du projet] ou \N[produit livrable spécifique]. Décrivez les domaines spécifiques sur lesquels vous souhaitez obtenir un retour d'information et exprimez votre gratitude pour leur contribution
Sortie ClickUp Brain (exemple):
sujet : Retour d'information demandé : \N- [Nom du projet \N] ou \N- [Produit livrable spécifique \N]
Dear \N- [Name\N],
je vous écris pour solliciter votre précieux retour d'information sur \N[nom du projet] ou \N[produit livrable spécifique]. Votre point de vue et votre expertise seraient très appréciés
plus précisément, je serais intéressé par vos commentaires sur [mentionnez les domaines spécifiques sur lesquels vous aimeriez avoir un retour d'information, par exemple la clarté, la fonction, la conception]. Votre point de vue sera essentiel pour nous aider à [expliquer comment le contenu généré par le retour d'information sera utilisé]
n'hésitez pas à être franc et à nous faire part de vos critiques constructives. Nous apprécions votre retour d'information honnête et nous nous efforçons d'améliorer continuellement notre travail
merci d'avance pour votre temps et votre attention
je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
\N-[Votre nom]
9. Offrir de l'aide ou de l'assistance
Prompt: _Créer un e-mail à \N[votre nom] proposant votre aide pour \N[une tâche ou un défi spécifique]. Notez brièvement votre expérience ou vos compétences pertinentes et exprimez votre volonté de collaborer
ClickUp Brain output (exemple): Créer un e-mail à \N[nom] proposant votre aide pour \N[tâche ou défi spécifique]. _Créer un e-mail à \N[nom] proposant votre aide pour \N[tâche ou défi spécifique]
sujet : Offre d'Assistance pour \N[Tâche ou Défi spécifique] Subject : _Offering Assistance with \N[Specific Task or Challenge]
Si \N- [Nom],
je suis tombé sur votre récent message concernant [mentionnez la tâche ou le défi spécifique]. J'ai remarqué que vous rencontriez [mentionnez brièvement la difficulté] et je voulais vous proposer mon aide
j'ai de l'expérience dans le domaine de [mentionnez votre expérience pertinente] et je pense que je pourrais potentiellement vous aider dans le cadre de [expliquez comment vous pouvez aider]. Je serais heureux d'en discuter plus avant et de voir si je peux contribuer à votre réussite
n'hésitez pas à me contacter si vous êtes intéressé par une collaboration ou si vous avez besoin d'aide
je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
\N- [Votre nom\N] \N- [Votre nom\N]
Obtenez un assistant virtuel avec ClickUp Brain
ClickUp Brain aide à vous prenez des notes d'analyser des données, de rédiger des e-mails convaincants et de gagner un temps précieux. N'oubliez pas de vous assurer que la ClickApp E-mail est activée dans votre environnement de travail si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités liées à l'e-mail dans ClickUp.
Utilisez ClickUp Brain pour vous libérer du bloc de l'écrivain ou des tâches répétitives de rédaction d'e-mails, mais personnalisez le contenu généré avec votre voix unique et vos idées. La véritable puissance réside dans la synergie entre la créativité humaine et l'efficacité de l'IA.
Outre ClickUp Brain, ClickUp offre également de puissantes fonctionnalités de gestion des tâches, de collaboration et de suivi du temps qui peuvent aider les équipes à mieux travailler ensemble de manière productive. S'inscrire gratuitement.