« L'efficacité consiste à mieux faire ce qui est déjà fait », écrivait Peter Drucker, le père du management moderne, en évoquant ce facteur clé de l'optimisation des activités de l'entreprise.
Quel que soit le secteur d'activité, la taille ou le type d'entreprise, l'efficacité est un moyen fondamental pour maximiser la rentabilité. Qu'il s'agisse d'optimiser une chaîne de production, de réduire le délai de livraison d'une pizza ou d'améliorer la productivité des développeurs, l'efficacité permet de réduire les coûts et d'augmenter les revenus.
Dans cet article de blog, nous explorons un type d'efficacité spécifique, l'efficacité des flux, qui ouvre de nouvelles perspectives dans la gestion des opérations.
Qu'est-ce que l'efficacité des flux ?
L'efficacité des flux correspond au rapport entre le temps actif que vous consacrez à une tâche et le temps total nécessaire à la réalisation de cette tâche.
Prenons l'exemple de la fabrication d'une pizza. Elle implique généralement la préparation de la pâte, la confection de la sauce, l'assemblage de la pizza, sa cuisson et son service au client à table.
- Si chacune de ces cinq étapes prend 2 minutes, le temps passé à effectuer la tâche est de 10 minutes.
- Cependant, s'il y a un retard de 6 minutes parce que le four n'est pas disponible, le temps total nécessaire à la tâche est de 16 minutes.
- L'efficacité des flux est de 10/14, soit 62,5 %.
Dans la gestion de projet contemporaine, atteindre une efficacité de flux élevée est synonyme d'excellence opérationnelle. Le calcul précis de cette efficacité est donc la première étape vers l'optimisation de vos processus.
Comment calculer votre efficacité de flux ?
Le calcul de l'efficacité des flux est un processus simple qui consiste à comprendre le temps consacré au travail actif par rapport à la durée totale du cycle d'une tâche ou d'un projet.
Voici un guide étape par étape pour vous aider au suivi précis de l'efficacité des flux.
1. Définissez ce que recouvre la notion de « tâche ».
Selon le travail que vous effectuez, la tâche peut comporter une seule étape ou une série d'étapes multiples. Pour calculer l'efficacité du flux, vous devez savoir en quoi consiste votre tâche.
Par exemple, en tant qu'équipe d'ingénieurs logiciels, si votre « tâche » consiste à lancer une fonctionnalité, cela peut inclure :
- Conception
- Développement
- Test
- Déploiement
Si vous utilisez un outil de gestion de projet tel que ClickUp, vous disposez peut-être déjà de cette ventilation. Si ce n'est pas le cas, pas de panique ! N'importe quel outil de cartographie des processus peut vous aider à la mettre en place. Vous pouvez également utiliser ClickUp Tableau blanc pour définir le flux de travail collaboratif de l'équipe.
2. Calculez le temps de travail actif
Le temps de travail actif correspond aux semaines/jours/heures pendant lesquels la tâche est activement effectuée. Dans le projet logiciel présenté ci-dessus, il s'agit du nombre d'heures pendant lesquelles un concepteur code le logiciel ou un analyste qualité effectue des tests.
La meilleure façon de recueillir ces informations est de suivre le temps consacré à chaque tâche. Le suivi du temps ClickUp permet à chaque membre de l'équipe de suivre son temps de travail actif en démarrant un chronomètre ou en l'ajoutant manuellement.
Supposons que l'équipe d'ingénieurs logiciels travaille sur chaque tâche de la manière suivante.
- Conception : 10 heures
- Développement : 24 heures
- Test : 4 heures
- Déploiement : 2 heures
Le temps de travail actif total est de 40 heures, soit une semaine de travail par personne.
Il est important de noter ici que le fait qu'un test dure quatre heures ne signifie pas qu'il peut être réalisé en une demi-journée. En fonction de la disponibilité, de la capacité, de l'urgence, de la priorité, etc., l'analyste qualité peut le réaliser en une seule fois ou l'étaler sur une semaine.
3. Calculez la durée totale du cycle
La durée du cycle total correspond à la durée entre le début et l'achèvement d'une tâche, y compris le travail actif et le temps d'inactivité. Elle est généralement mesurée en jours/semaines plutôt qu'en heures.
La façon la plus simple de calculer la durée totale du cycle est de soustraire la date de fin à la date de début. Ainsi, si la conception a commencé le 1er janvier et que le déploiement a été achevé le 28 janvier, la durée du cycle est de quatre semaines-personnes.
Avec ClickUp, vous pouvez attribuer une date de début et une date de fin à chaque tâche, ce qui facilite considérablement le calcul de la durée du cycle.
4. Calculez l'efficacité des flux
Une fois que vous disposez du temps actif total et de la durée du cycle totale, utilisez la formule ci-dessous pour mesurer l'efficacité du flux.
Efficacité du flux = (temps de travail actif/durée du cycle total) × 100
Pour prolonger l'exemple ci-dessus : Efficacité du flux = (une semaine-personne/4 semaines-personnes) x 100 = 25 %
5. Identifiez les lacunes en matière d'efficacité des flux
Dans notre exemple ci-dessus, 75 % du temps, soit trois semaines-personnes, ne correspond pas à du temps de travail actif. Il s'agit de temps passé à attendre/à ne rien faire : attendre des commentaires, attendre que d'autres membres de l'équipe achevent leurs tâches ou attendre l'autorisation de passer à l'étape suivante.
L'amélioration de l'efficacité des flux commence par la réduction des temps d'attente. Avant de vous montrer comment replacer l'efficacité des flux dans le contexte d'autres indicateurs connexes,
Autres indicateurs clés de performance liés à l'efficacité des flux
Si l'indicateur d'efficacité des flux est important pour les chefs de projet en gestion de projet, il n'a pas beaucoup de sens en soi. Par exemple, avec une efficacité des flux de 25 %, les membres de l'équipe sont-ils productifs ?
À première vue, cela pourrait donner l'impression que votre équipe perd 75 % de son temps. Mais ce n'est pas vrai. Vos équipes peuvent travailler sur quatre fonctionnalités (c'est-à-dire des flux) en parallèle, en étant productives à 100 % du temps.
Pour éviter toute confusion, il est essentiel de comprendre l'efficacité des flux par rapport à d'autres indicateurs.
Débit
Le débit mesure la quantité de travail achevé au cours d'une période donnée. Il s'agit d'un indicateur direct de la productivité d'une équipe. Pour une équipe d'ingénieurs logiciels, le débit correspondrait au nombre de fonctionnalités lancées au cours d'une période donnée.
Ainsi, votre équipe peut lancer dix fonctionnalités en quatre semaines, et votre débit est de dix, même si votre efficacité de flux est toujours de 25 %.
Délai de production
Le délai de production est le temps total écoulé entre la demande d'une tâche et sa livraison. Il englobe à la fois le temps de travail actif et le temps d'inactivité. Dans le développement de produits, il s'agit du temps écoulé entre le moment où un client ou un membre de l'équipe commerciale fait une demande et le moment où celle-ci est transmise à la production.
Outre le temps de travail actif/durée du cycle, le délai de production comprend également le temps nécessaire pour rédiger les récits d'utilisateurs, les hiérarchiser, attribuer les ressources, etc. Ainsi, si votre équipe est occupée pour les six prochains mois avec des versions déjà planifiées, votre délai de production peut être de sept mois, même si l'efficacité du flux est de 25 %.
Utilisation des ressources
L'utilisation des ressources permet de suivre l'efficacité avec laquelle une équipe ou une organisation utilise les ressources dont elle dispose, notamment le personnel, les outils et le temps.
Si votre efficacité de flux est de 25 % et que votre utilisation des ressources est également de 100 %, il est clair que vous ne pouvez pas accepter davantage de travail. Si l'utilisation des ressources est également de 25 %, cela signifie que vous avez la capacité d'en faire beaucoup plus.
Limites du travail en cours (WIP)
Les limites de travail en cours (WIP) restreignent le nombre de tâches ou de projets pouvant être en cours à un moment donné. Elles permettent de s'assurer que les efforts sont concentrés sur l'achevement des tâches avant d'en commencer de nouvelles, réduisant ainsi la durée du cycle et augmentant le débit.
Les limites de travail en cours (WIP) contribuent à accroître l'efficacité des flux en donnant la priorité aux tâches déjà commencées.
Ensemble, ces indicateurs peuvent vous aider à améliorer continuellement l'efficacité de vos flux. Voici comment vous pouvez les utiliser dans vos processus d'optimisation.
Conseils pour améliorer l'efficacité des flux
La première étape pour améliorer l'efficacité des flux consiste à la calculer avec précision et à identifier les lacunes. Sur la base de ces informations, essayez les conseils suivants.
Définissez des limites pour les travaux en cours (WIP)
Il va sans dire qu'il ne faut pas commencer un nouveau travail lorsque les tâches en cours ne sont pas encore terminées. Avoir trop de tâches en cours peut retarder leur réalisation. Une bonne hiérarchisation des tâches en attente peut aider à maximiser la valeur des éléments en cours de développement.
Utilisez ClickUp pour définir des limites de travail en cours (WIP) sur les tableaux, afin de garantir que les charges de travail restent gérables et que chaque tâche reçoive l'attention qu'elle mérite.
Cependant, cela peut s'avérer contre-productif dans les organisations complexes pour les tâches en plusieurs étapes. Par exemple, si vous faites attendre un développeur jusqu'à ce que la fonctionnalité soit déployée, vous aurez au moins huit heures d'inactivité, ce qui aura un impact sur votre efficacité du flux.
Utilisez les limites de travail en cours (WIP) en collaboration avec la productivité de l'équipe, la charge de travail et le débit pour optimiser les résultats.
Automatisez vos flux de travail
Automatisez les tâches simples et répétitives afin de rationaliser le flux de processus. Les équipes d'ingénieurs utilisent constamment l'automatisation des tests pour y parvenir.
Grâce au logiciel de gestion de projet ClickUp, les chefs de projet peuvent également automatiser des tâches administratives telles que l'affectation d'utilisateurs, la création de rapports et l'envoi de suivis/notifications.
L'automatisation améliore l'efficacité moyenne des flux en :
Accélération des tâches administratives : si le manque d'efficacité des flux est dû aux contraintes de ressources du chef de projet pour examiner toutes les tâches achevées, l'automatisation peut y remédier efficacement.
Prévenir les retards : la mise en place de rappels automatiques pour vous avertir des retards/écarts peut vous aider à anticiper la situation.
Éliminer les dépendances et les goulots d'étranglement : supposons que le concepteur ait achevé son étape et qu'il faille l'attribuer à un développeur. Lorsque cette tâche est effectuée manuellement, elle dépend de la disponibilité du chef de projet.
Lorsque vous effectuez l'automatisation de ce processus, les tâches peuvent passer automatiquement de la liste « conception » à la liste « développement », à partir de laquelle les développeurs peuvent s'attribuer des tâches et commencer le travail. Cela améliore non seulement l'efficacité, mais crée également un sentiment d'appropriation et de responsabilité parmi les membres de l'équipe.
Gérez mieux vos ressources
L'allocation des ressources joue un rôle clé dans l'efficacité des flux dans un processus complexe en plusieurs étapes. Par exemple, il faut quatre heures pour concevoir une fonctionnalité et 24 heures pour la développer. Cela signifie que pendant le temps qu'un développeur passe à coder, le concepteur peut créer six fonctionnalités.
Ainsi, même dans l'interprétation la plus grossière, ce projet ne nécessite qu'un sixième de concepteur pour chaque développeur. Ou six développeurs pour chaque concepteur. Cela pourrait nécessiter un certain nivellement des ressources.
Comprenez les détails essentiels et planifiez vos ressources en conséquence. Éliminez activement les goulots d'étranglement et planifiez un flux de travail fluide. Les fonctionnalités de gestion des ressources de ClickUp sont conçues pour vous permettre d'atteindre cet objectif.
Pour prendre une longueur d'avance en matière de planification efficace des ressources, adaptez et personnalisez un modèle de planification des ressources.
Encouragez la collaboration au sein de votre équipe
La plupart des inefficacités de flux se produisent lors des transferts. Un concepteur et un développeur peuvent avoir besoin de plusieurs heures pour transférer leurs connaissances avant que ce dernier puisse commencer à effectuer du travail actif sur cette fonctionnalité. Une telle amélioration des processus nécessite une meilleure collaboration au sein de l'équipe.
Les fonctionnalités de collaboration de ClickUp, telles que les commentaires imbriqués, les documents partagés, l'édition en temps réel, l'affichage du chat, etc., permettent aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer sans effort.
Vous avez une question ? Laissez un commentaire. Vous ne connaissez pas les critères d'acceptation ? Consultez la description de la tâche. Vous souhaitez en savoir plus sur le cas d'utilisation ? Lisez le témoignage utilisateur sur ClickUp Docs. Vous avez encore des doutes ? Voyez qui est en ligne et demandez-leur de l'aide !
ClickUp crée un environnement de travail virtuel robuste qui réduit les lacunes en matière de communication et rend le flux de travail plus efficace.
Gardez toujours les yeux rivés sur votre objectif
Des informations pertinentes, précises et significatives constituent la base de l'optimisation de l'efficacité. Configurez des reposts en temps réel sur les tableaux de bord ClickUp personnalisés en fonction des indicateurs qui vous intéressent, y compris l'efficacité des flux.
Améliorez l'efficacité de vos flux avec ClickUp
La question fondamentale qui sous-tend toute initiative d'excellence opérationnelle est la suivante : « Est-ce le mieux que nous puissions faire ? » Le plus souvent, la réponse est non.
Pour s'améliorer en permanence, les organisations ont aujourd'hui besoin d'une approche stratégique visant à éliminer les lacunes, à réduire les inefficacités et à optimiser les flux de travail. Cette approche comprend des informations, des actions et l'automatisation. ClickUp permet tout cela et bien plus encore.
Grâce à des tableaux de bord et des outils de rapports conçus pour optimiser la gestion de projet, ClickUp s'appuie sur les données.
En intégrant des notes, des tâches, des projets, des ressources et des outils collaboratifs sur une seule plateforme, ClickUp facilite la prise de mesures.
Des modèles prédéfinis, plus de 100 automatisations et ClickUp Brain vous libèrent des tâches fastidieuses, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'essentiel.
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FAQ sur l'efficacité des flux
1. Pourquoi mesurer l'efficacité des flux ?
Nous mesurons l'efficacité des flux afin de minimiser les temps morts et improductifs dans le flux de travail. Une bonne efficacité des flux garantit que le produit peut être expédié dès que le travail actif est terminé.
2. Pourquoi l'efficacité des flux est-elle importante ?
L'efficacité des flux est le rapport entre le temps de travail actif et la durée totale nécessaire à la livraison. Elle est importante car elle aide les organisations à réduire le temps nécessaire pour répondre à la demande d'un client. Par exemple, si vous avez besoin de 2 jours de travail actif pour créer un produit, mais que la durée du cycle est de 20 jours, votre efficacité des flux est de 10 %.
Il démontre qu'en réduisant la durée du cycle, vous pouvez augmenter le débit et maximiser considérablement vos revenus.