" L'efficacité, c'est faire mieux ce qui est déjà terminé " écrit Peter Drucker, le père du management moderne, alors qu'il en parle comme d'un facteur clé de l'optimisation des entreprises.
Quel que soit le secteur d'activité, la zone géographique, la taille ou le type d'entreprise, l'efficacité est un moyen fondamental pour les entreprises de maximiser leur rentabilité. Qu'il s'agisse d'optimiser une chaîne de fabrication, de réduire le temps de livraison des pizzas ou d'améliorer la productivité des développeurs, l'efficacité permet de réduire les coûts et d'augmenter les revenus.
Dans cet article de blog, nous explorons un type spécifique d'efficacité - l'efficacité des flux - qui ouvre une nouvelle perspective dans la gestion des opérations.
Qu'est-ce que l'efficacité des flux?
L'efficacité du flux est la proportion de temps actif que vous consacrez à l'exécution d'une tâche par rapport au temps total que prend cette tâche.
Prenons l'exemple de la préparation d'une pizza. Il s'agit généralement de préparer la pâte, de préparer la sauce, d'assembler la pizza, de la cuire et de la servir au client à table.
- Si chacune de ces cinq étapes prend 2 minutes, le temps consacré à l'exécution de la tâche est de 10 minutes
- Toutefois, s'il y a un retard de 6 minutes parce que le four n'est pas disponible, la durée totale de la tâche est de 16 minutes
- L'efficacité du flux est de 10/14, soit 62,5 %
Dans la gestion de projet contemporaine, l'obtention d'une efficacité de flux élevée est synonyme d'excellence opérationnelle. Le calculer avec précision est donc la première étape de l'optimisation de vos processus.
Comment calculer votre efficacité de flux?
Le calcul de l'efficacité du flux est un processus simple qui implique de comprendre le temps consacré au travail actif par rapport à la durée totale du cycle d'une tâche ou d'un projet.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à suivre avec précision l'efficacité du flux.
1. Définir les grandes lignes de la "tâche"
En fonction du travail que vous faites, la tâche peut consister en une étape ou en une série d'étapes multiples. Pour calculer l'efficacité du flux, vous devez savoir ce qui constitue votre tâche.
Par exemple, en tant qu'équipe de génie logiciel, si votre "tâche" consiste à lancer une fonctionnalité, elle peut comprendre :
- Conception
- Le développement
- Test
- Déploiement
Si vous utilisez un outil de gestion de projet tel que ClickUp, vous avez peut-être déjà mis en place cette répartition. Si ce n'est pas le cas, pas de problème ! Tous les outil de cartographie des processus peut vous aider à le planifier. Vous pouvez également utiliser ClickUp Tableau blanc pour décrire le flux de travail collaboratif de l'équipe.
Cartographie des processus avec ClickUp
2. Calculer le temps de travail actif
Le temps de travail actif correspond aux semaines/jours/heures pendant lesquels la tâche fait l'objet d'un travail actif. Dans le projet de logiciel que nous avons vu plus haut, il s'agit du nombre d'heures pendant lesquelles un concepteur code le logiciel ou un analyste de la qualité effectue des tests.
La meilleure façon d'obtenir ces informations est de suivre le temps consacré à chaque tâche. Suivi du temps ClickUp permet à chaque membre de l'équipe de suivre son temps de travail actif en déclenchant un chronomètre ou en l'ajoutant manuellement.
Soyez plus organisé et faites un meilleur usage de votre temps en utilisant le suivi du temps des projets de ClickUp
Imaginons que l'équipe de génie logiciel travaille sur chaque tâche de la manière suivante.
- Conception : 10 heures
- Développement : 24 heures
- Test : 4 heures
- Déploiement : 2 heures
Le temps de travail actif total est de 40 heures, soit une semaine-personne.
Il est important de noter ici que le fait que les tests prennent quatre heures ne signifie pas qu'ils peuvent être réalisés en une demi-journée. En fonction de la disponibilité, de la capacité, de l'urgence, de la priorité, etc., l'analyste qualité peut le faire en une seule fois ou l'étaler sur une semaine.
3. Calculer la durée du cycle total
La durée totale du cycle est la durée qui s'écoule entre le moment où la tâche commence et celui où elle est achevée, y compris le travail actif et les temps morts. Elle est généralement mesurée en jours/semaines plutôt qu'en heures.
La manière la plus simple de calculer la durée du cycle total est la relation entre la date d'achèvement et la date de début. Ainsi, si la conception a commencé le 1er janvier et que le déploiement s'est achevé le 28 janvier, la durée du cycle est de quatre semaines-personnes.
Avec ClickUp, vous pouvez attribuer une date de début et une date de fin à chaque tâche, ce qui facilite considérablement la recherche de la durée du cycle.
4. Calculer l'efficacité du flux
Une fois que vous disposez de la durée active totale et de la durée du cycle totale, utilisez la formule ci-dessous pour mesurer l'efficacité du flux.
Efficacité du flux = (Durée du travail actif/Durée totale du cycle)×100
En prolongeant l'exemple ci-dessus : Efficacité du flux = (une semaine-personne/4 semaines-personnes)x100 = 25 %
5. Apprendre les lacunes en matière d'efficacité des flux
Dans l'exemple ci-dessus, 75 % du temps, soit trois semaines-personnes, n'est pas du temps de travail actif. Il s'agit de temps d'attente : attente d'un retour d'information, attente que les autres membres de l'équipe aient achevé leurs tâches ou attente d'une approbation pour passer à l'étape suivante.
L'amélioration de l'efficacité du flux commence par la réduction du temps d'attente. Avant de vous montrer comment placer l'efficacité du flux dans le contexte d'autres indicateurs connexes,
Autres ICP liés à l'efficacité du flux
Bien que l'indicateur d'efficacité du flux soit important pour les gestionnaires de projet, il ne signifie pas grand-chose en soi. Par exemple, avec une efficacité de flux de 25 %, les membres de l'équipe sont-ils productifs ?
À première vue, cela peut donner l'impression que votre équipe perd 75 % de son temps. Mais ce n'est pas le cas. Il se peut que vos équipes travaillent sur quatre fonctionnalités (c'est-à-dire des flux) en parallèle et qu'elles soient productives à 100 %.
Pour éviter une telle confusion, il est essentiel de comprendre l'efficacité des flux par rapport à d'autres indicateurs.
Débit
Le débit mesure la quantité de travail achevé au cours d'une période donnée. C'est un indicateur direct de la productivité d'une équipe. Pour une équipe de génie logiciel, le débit correspondrait au nombre de fonctionnalités lancées au cours d'une période donnée.
Ainsi, votre équipe peut lancer dix fonctionnalités en quatre semaines, et votre débit est de dix, même si votre efficacité en termes de flux est encore de 25 %.
Délai de production Délai de production est le temps total qui s'écoule entre la demande d'une tâche et sa livraison. Il englobe à la fois le temps de travail actif et le temps d'inactivité. Dans le cadre du développement d'un produit, il s'écoule entre le moment où un client ou un membre de l'équipe Business formule une demande et le moment où celle-ci est transmise à la productivité.
Outre la durée du travail actif/du cycle, le délai de production comprend également le temps nécessaire pour rédiger les histoires d'utilisateurs, les classer par ordre de priorité, affecter les ressources, etc. Ainsi, si votre équipe est entreprise pour les six prochains mois avec des forfaits déjà planifiés, votre délai peut être de sept mois, même si l'efficacité du flux est de 25 %.
Utilisation des ressources
L'utilisation des ressources suit l'efficacité avec laquelle une équipe ou une organisation utilise ses ressources disponibles, notamment le personnel, les outils et le temps.
Si l'efficacité de votre flux est de 25 % et que votre utilisation des ressources est également de 100 %, il est évident que vous ne pouvez pas accepter plus de travail. Si l'utilisation des ressources est également de 25 %, cela signifie que vous avez la capacité de faire beaucoup plus.
meilleur gestion des ressources avec la vue de la charge de travail de ClickUp_
Limites du travail en cours (WIP)
Les limites de travail en cours (WIP) limitent le nombre de tâches ou de projets qui peuvent être en progression à un moment donné. Elles permettent de s'assurer que les efforts sont concentrés sur l'achèvement des tâches avant que de nouvelles ne soient entamées, réduisant ainsi la durée du cycle et augmentant le débit.
Les limites de travail en cours (WIP) contribuent à accroître l'efficacité des flux en donnant la priorité aux tâches déjà entamées.
Ensemble, ces indicateurs peuvent contribuer à l'amélioration continue de l'efficacité des flux. Voici comment vous pouvez les utiliser dans vos processus d'optimisation.
Conseils pour améliorer l'efficacité des flux
La première étape pour améliorer l'efficacité du flux consiste à le calculer avec précision et à identifier les lacunes. Sur la base de ces informations, essayez les conseils suivants.
Fixer des limites au travail en cours (WIP)
Il devrait être évident de ne pas commencer un nouveau travail lorsque ceux en cours sont encore incomplets. Le fait d'avoir trop de tâches en cours peut les retarder toutes. Une bonne hiérarchisation du carnet de commandes peut aider à maximiser la valeur des éléments en cours de développement.
Utilisez ClickUp pour fixer des limites de travail en cours (WIP) sur les tableaux, ce qui permet de s'assurer que les charges de travail sont gérables et que chaque tâche reçoit l'attention qu'elle mérite.
fixer des limites de travail en cours (WIP)
Cependant, cela peut devenir contre-productif dans les organisations complexes pour les tâches à plusieurs étapes. Par instance, si vous faites attendre un développeur jusqu'à ce que la fonctionnalité soit déployée, vous aurez au moins huit heures d'inactivité, ce qui aura un impact sur l'efficacité de votre flux.
Utilisez les limites de travail en cours (WIP) en collaboration avec la productivité, la charge de travail et le débit de l'équipe pour optimiser les résultats.
Automatisation des flux de travail
Automatiser les tâches simples et répétitives pour rationaliser le processus le flux. Les équipes d'automatisation des tests utilisent constamment l'automatisation des tests pour y parvenir.
Avec le logiciel de gestion de projet ClickUp, les gestionnaires de projet peuvent également automatiser les tâches administratives telles que l'affectation des utilisateurs, la création de rapports et l'envoi de suivis/notifications.
L'automatisation améliore l'efficacité du flux moyen en :
Exprimant les tâches administratives : Si l'écart d'efficacité du flux est dû à la gestion du projet des contraintes de ressources du chef de projet en passant en revue toutes les tâches achevées, l'automatisation permet de l'éliminer efficacement
Prévenir les retards : Le fait de paramétrer des rappels automatisés pour vous informer des retards/déviances peut vous aider à prendre la situation en main en amont
Éliminer les dépendances et les goulets d'étranglement : Disons que le concepteur a achevé son étape, et qu'il faut lui assigner un développeur. Lorsque cette opération est manuelle, elle dépend de la disponibilité du chef de projet.
Lorsque vous automatisez ce processus, les tâches peuvent passer automatiquement de la liste "conception" à la liste "développement", à partir de laquelle les développeurs peuvent s'attribuer des tâches et commencer leur travail. Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité, mais aussi de susciter la propriété et la responsabilité des membres de l'équipe.
rationaliser les processus et identifier les goulots d'étranglement avec ClickUp_
Mieux gérer les ressources Allocation des ressources joue un rôle clé dans l'efficacité du flux dans un processus complexe à plusieurs étapes. Par instance, il faut quatre heures pour concevoir une fonctionnalité et 24 heures pour la développer. Cela signifie que dans le temps qu'il faut à un développeur pour coder, le concepteur peut créer six fonctionnalités.
Ainsi, même dans l'interprétation la plus grossière, ce projet ne nécessite que 1/6e d'un concepteur pour chaque développeur. Ou six développeurs pour chaque concepteur. Cela pourrait nécessiter quelques nivellement des ressources .
Comprendre les moindres détails et forfaiter les ressources en conséquence. Éliminez activement les goulets d'étranglement et prévoyez un flux de travail continu. Gestion des ressources ClickUp sont conçues pour permettre exactement cela.
Pour prendre une longueur d'avance sur la planification efficace des ressources, adaptez et personnalisez un modèle de modèle de planification des ressources .
Encourager la collaboration au sein de l'équipe
La plupart des inefficacités en matière de flux se produisent lors des transferts. Un concepteur et un développeur peuvent avoir besoin de quelques heures pour transférer leurs connaissances avant que ce dernier ne puisse commencer à travailler activement sur cette fonctionnalité. L'amélioration de ce processus passe par une meilleure collaboration entre les équipes.
Les fonctionnalités de collaboration de ClickUp, telles que les commentaires imbriqués, les documents partagés, la modification en cours, la vue discussion, etc., permettent aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer sans effort.
Vous avez une question ? Laissez un commentaire. Vous ne connaissez pas les critères d'acceptation ? Consultez la description de la tâche. Vous voulez en savoir plus sur le cas d'utilisation ? Lisez l'histoire de l'utilisateur sur ClickUp Docs. Vous n'êtes toujours pas sûr ? Voyez qui est en ligne et envoyez-lui un ping pour obtenir de l'aide !
ClickUp crée un environnement de travail virtuel robuste qui réduit les écarts de communication et rend le flux de travail plus efficace.
Toujours garder les yeux sur le prix
Des informations pertinentes, précises et significatives sont la base de l'optimisation de l'efficacité. Paramétrez des rediffusions en temps réel sur Tableaux de bord ClickUp personnalisés en fonction des indicateurs qui vous intéressent, y compris l'efficacité du flux.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/LP\_Dashboard-Update\_v5-vp9-chrome-1.gif Gif du tableau de bord ClickUp /$$img/
Suivez l'efficacité des flux sur le tableau de bord ClickUp
Améliorez l'efficacité du flux avec ClickUp
La question fondamentale qui motive toute initiative d'excellence opérationnelle est la suivante : "Est-ce le mieux que nous puissions faire ?" Le plus souvent, la réponse est non.
Pour une amélioration continue, les organisations d'aujourd'hui ont besoin d'une approche stratégique pour éliminer les lacunes, minimiser les inefficacités et optimiser les flux de travail. Cette approche comprend la compréhension, l'action et l'automatisation. ClickUp permet tout cela et bien plus encore.
Avec des tableaux de bord et des outils de rapports conçu pour favoriser une bonne gestion de projet, ClickUp s'appuie sur des données.
En intégrant les notes, les tâches, les projets, les ressources et les outils de collaboration dans une seule plateforme, ClickUp facilite le passage à l'action.
Des modèles pré-conçus, plus de 100 automatisations, et ClickUp Brain vous débarrassent des tâches fastidieuses, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte.
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FAQs sur l'efficacité du flux
1. À faire pour mesurer l'efficacité du flux ?
Nous mesurons l'efficacité du flux afin de minimiser les temps improductifs ou d'inactivité dans le flux de travail. Une bonne efficacité du flux garantit que le produit peut être expédié dès que le travail actif est terminé.
2. Pourquoi l'efficacité du flux est-elle importante ?
L'efficacité du flux est le rapport entre le travail actif et le temps total de livraison. Elle est importante car elle aide les organisations à réduire le temps nécessaire pour répondre à la demande d'un client. Par exemple, si vous avez besoin de 2 jours de travail actif pour créer un produit, mais que la durée du cycle de livraison est de 20 jours, votre efficacité en termes de flux est de 10 %.
Cela montre qu'en réduisant la durée du cycle, vous pouvez augmenter le débit et maximiser les revenus de manière significative.