Saviez-vous que plus de 10 000 conteneurs d'expédition sont perdus chaque année dans le monde ? Si vous ne remplissez pas correctement le connaissement, vous risquez d'avoir des difficultés à obtenir une indemnisation pour votre perte.
Un connaissement (BoL) est un document essentiel lors de l'expédition de stocks physiques, qu'il s'agisse de matières premières ou de produits finis. Il s'agit d'un accord juridique entre le transporteur et le destinataire (consignataire) et d'un reçu documenté des stocks expédiés.
Le connaissement vous aide également à définir clairement qui est responsable des pertes, retards ou dommages potentiels. Mais tous les connaissements ne sont pas identiques. Selon ce que vous exportez et la manière dont vous le faites, vous aurez besoin de différents types de connaissements.
Cela implique beaucoup de paperasse et un risque élevé d'erreurs. C'est là que les modèles de connaissement entrent en jeu.
Que vous préfériez travailler avec des documents Microsoft Word, Excel, PDF ou Google Sheets, nous vous proposons les meilleurs modèles de connaissement dans différents formats.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de connaissement ?
Un connaissement (BoL) est un contrat clair et complet entre l'expéditeur, le transporteur et le destinataire. Il doit inclure toutes les informations essentielles nécessaires au bon déroulement de l'expédition et à d'éventuels recours juridiques.
Il s'agit d'un document juridique important dans le secteur du transport et de la logistique, et il existe plusieurs formats que vous pouvez utiliser. Les connaissements préremplis garantissent que chaque information est présentée de la meilleure façon possible.
Un bon modèle de connaissement doit comporter des sections clairement définies, telles que :
- Coordonnées de l'expéditeur : nom, adresse, coordonnées, etc.
- Informations sur le destinataire : nom, adresse, coordonnées, etc.
- Description des marchandises : quantité, poids, dimensions, valeur, etc.
- Instructions d'expédition : mode de transport, date de livraison, exigences particulières, etc.
Un bon modèle de connaissement doit également être conforme aux exigences légales, notamment en précisant :
- Limites de responsabilité : montant maximal dont le transporteur est responsable en cas de perte ou de dommage.
- Clauses d'indemnisation : conditions dans lesquelles l'expéditeur ou le destinataire s'engage à indemniser le transporteur pour toute réclamation ou tout dommage.
- Clauses relatives au droit applicable : la juridiction et les lois qui s'appliquent au contrat de transport.
Il doit avoir une conception flexible, permettant une personnalisation pour s'adapter à différents besoins d'expédition. Le modèle doit garantir la cohérence entre plusieurs expéditions et vous aider à éviter les erreurs et les incohérences en utilisant des listes déroulantes prédéfinies, des fonctionnalités de remplissage automatique, des contrôles de validation des données, etc.
Vous devriez rechercher un modèle de connaissement accessible sur différentes plateformes et compatible avec les formats de fichiers courants, tels que PDF et Excel, afin de faciliter le partage et la distribution des formulaires de connaissement.
Nous avons compilé une liste de sept modèles de connaissements qui peuvent vous aider à simplifier votre processus d'expédition.
8 modèles de connaissement
Que vous gériez une entreprise à l'aide d'un logiciel de commerce électronique ou que vous travailliez dans le secteur du transport maritime, un connaissement est indispensable. Voici 8 modèles de connaissement pour vous aider à démarrer :
1. Modèle de connaissement ClickUp
Si vous recherchez un connaissement simple, le modèle de connaissement ClickUp est le meilleur choix. Ce modèle de connaissement est structuré comme une commande détaillée et non négociable pour les expéditions nationales. Il est idéal lorsque l'expéditeur et le destinataire sont la même entité ou lorsque la facture d'expédition est prépayée.
Ils vous offrent suffisamment d'espace pour décrire les conditions générales de l'expédition, notamment le mode d'expédition convenu, les conditions de livraison et les instructions spéciales.
Cela peut vous aider à rationaliser le processus d'expédition et à garantir la conformité avec les réglementations nationales en matière d'expédition et les normes industrielles.
2. Modèle de connaissement par CanadaCustoms
Le modèle de connaissement direct de CanadaCustoms est un document fiable pour l'expédition de marchandises au Canada.
Ce modèle constitue un accord non négociable et juridiquement contraignant entre l'expéditeur et le transporteur, vous protégeant ainsi contre d'éventuels malentendus, escalades ou manquements à vos obligations.
Contrairement au modèle précédent, ce modèle de connaissement est court et facile à utiliser. Son format standardisé minimise les risques d'erreurs.
Ce modèle comprend toutes les informations essentielles relatives à l'expédition, telles que l'identité et l'adresse de l'expéditeur, du destinataire et du transporteur, ainsi que la quantité, le poids, la description et le type d'emballage utilisé pour l'envoi.
Comme tous les bons connaissements, il comprend également le nombre unique du connaissement ou le numéro d'identification de l'expédition pour faciliter le suivi et la référence.
3. Modèle de connaissement PDF par PDFFiller
Le modèle de connaissement PDF de PDFFiller pourrait devenir votre document de référence pour suivre vos expéditions. Ce modèle vous aide à enregistrer les détails importants de votre expédition pour référence future. Il comporte plusieurs sections à remplir, notamment les informations relatives à la commande du client, au transporteur, à la checklist du chargement de la remorque et du fret, à la description des marchandises, etc.
Le plus gros avantage ? Il est conçu pour gérer plusieurs expéditions dans un seul document.
En conséquence, il rationalise votre processus de tenue des registres, ce qui en fait un outil indispensable pour les professionnels de la logistique.
Grâce à leur format PDF, vous pouvez facilement enregistrer des copies des informations pour vos archives personnelles et les envoyer à toute personne qui en a besoin.
4. Modèle de formulaire de connaissement Excel par WPSTemplate (compatible avec Google Sheets)
Le modèle de formulaire de connaissement Excel de WPSTemplate vous permet de créer des documents d'expédition professionnels et conformes à l'aide de l'interface familière de Microsoft Excel. Ce modèle peut également être utilisé avec Google Sheets.
Grâce à leur conception conviviale, les utilisateurs peuvent facilement saisir et effectuer des modifications en cours sur les informations essentielles relatives à l'expédition, telles que les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, la description des marchandises, etc.
Le modèle vous aidera à mettre en forme automatiquement votre connaissement, ce qui vous fera gagner du temps. De plus, vous pouvez modifier et mettre à jour le modèle selon vos besoins, ce qui le rend adapté à différentes situations d'expédition.
Ce modèle respecte les normes industrielles en matière de connaissement, garantissant ainsi la conformité et la légalité de vos transactions d'expédition. Il convient à la documentation de toutes les transactions d'expédition, nationales ou internationales.
Vous pouvez les adapter rapidement, car leur format générique ne vise pas un secteur d'activité spécifique. C'est le choix idéal si vous dirigez une entreprise qui a besoin d'un modèle de connaissement flexible pour divers scénarios d'achat.
Enregistrez-les dans votre logiciel de logistique afin de les rendre rapidement personnalisés en fonction des différentes exigences d'expédition.
5. Modèle de connaissement au format PDF par Fluix
Parfois, vous avez besoin d'un modèle de connaissement avancé avec des contrôles d'accès supérieurs pour garantir la sécurité de votre expédition. Si vous expédiez des marchandises de grande valeur ou des marchandises pour un destinataire qui souhaite garder ses coordonnées privées, le modèle de connaissement PDF de Fluix est celui qu'il vous faut.
Seuls les utilisateurs autorisés peuvent effectuer des modifications sur les champs relatifs au fret et au paiement sur le connaissement, ce qui garantit la sécurité et l'exactitude des informations. Cela permet aux expéditeurs de personnaliser facilement les documents d'expédition.
Vous pouvez utiliser ce modèle comme connaissement direct non négociable pour tout mode de transport.
La disposition épurée du modèle le rend visuellement attrayant et intuitif. Il est beaucoup plus flexible et personnalisable que vos modèles PDF habituels.
Vous pouvez également le remplir sous forme de formulaire web sur la plateforme Fluix, un moyen pratique et rapide de développer vos opérations d'expédition. Bien qu'il ne dispose pas de champs avancés pour les scénarios de facturation complexes, c'est le choix idéal pour les petites et moyennes entreprises et les indépendants qui ont besoin d'un modèle de connaissement polyvalent et à accès contrôlé.
6. Modèle de connaissement maritime par Shipping Solutions
Ce modèle de connaissement est spécialement conçu pour le transport maritime.
Le modèle de connaissement maritime de Shipping Solutions est un document complet et fiable qui couvre tous les aspects nécessaires à votre expédition maritime.
Ce modèle sert à la fois de preuve d'un contrat légal pour l'expédition et de titre de propriété pour la marchandise. Il mentionne les coordonnées des parties impliquées dans l'expédition, la description des marchandises et les instructions d'acheminement.
Ce modèle de connaissement facilite également le transfert de propriété, le paiement et le dédouanement des marchandises expédiées afin qu'elles puissent être livrées en toute sécurité.
Bien qu'il ne convienne pas à d'autres modes de transport, il est idéal pour les entreprises qui effectuent régulièrement des expéditions maritimes internationales.
7. Modèle de connaissement par IncoDocs
Vous recherchez un modèle de connaissement facile à utiliser et efficace ? Essayez le modèle de connaissement proposé par IncoDocs. Ce modèle vous aide à documenter facilement tous les détails importants de vos transactions d'expédition.
Sa disposition polyvalente et son design épuré le rendent adapté à divers types d'expéditions. Le modèle comprend les informations relatives à l'expéditeur, au destinataire et à la partie à prévenir si le destinataire n'est pas disponible.
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous pouvez tirer parti du connaissement d'IncoDocs pour rationaliser votre processus d'expédition.
8. Modèle de connaissement par Smartsheet pour Word, Google Docs et PDF
Smartsheet propose un modèle de connaissement très esthétique et utile pour Word et Google Docs, que vous pouvez également télécharger au format PDF. Jetez-y un œil et utilisez-le s'il vous semble utile pour vos besoins.
Autres outils logistiques : ClickUp
Si seulement un seul modèle suffisait pour rationaliser toutes vos opérations logistiques ! Nous savons bien que ce n'est pas le cas.
Votre entreprise a besoin d'une plateforme de gestion logistique capable de faire tout ce qu'il y a à faire.
Découvrez ClickUp. ClickUp est avant tout une plateforme de gestion de projet et de collaboration qui peut être utilisée pour gérer les tâches, les flux de travail et la collaboration liés à la création et au traitement des connaissements et autres documents pour vos flux de travail logistiques.
En d'autres termes, cela peut faciliter l'exécution quotidienne des projets en éliminant le travail fastidieux pour les entreprises de logistique.
1. Fonctionnalités de gestion de projet de ClickUp
En tant que professionnel du secteur du transport maritime, vous devez collaborer et communiquer avec des personnes du monde entier. L'outil de gestion de projet ClickUp vous offre, à vous, à votre équipe et à vos clients, une plateforme centralisée pour gérer toutes vos discussions, communications, tâches, flux de travail, transferts, etc.
Le regroupement de toutes les informations relatives aux expéditions, aux clients et aux documents en un seul endroit élimine le besoin de feuilles de calcul et d'e-mails dispersés, améliorant ainsi la visibilité pour toutes les parties prenantes.
De plus, vous pouvez suivre la progression de vos expéditions en temps réel à l'aide des tableaux de bord ClickUp. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour afficher des indicateurs clés tels que les échéanciers de livraison, les retards potentiels et l'allocation des ressources.
Cela vous aidera à définir et à atteindre les indicateurs clés de performance (KPI) en matière de gestion de projet pour votre organisation.
Enfin, l'utilisation de ClickUp Automation vous aidera à automatiser les tâches répétitives telles que l'envoi de mises à jour sur les expéditions aux clients ou la génération de rapports, ce qui vous permettra de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
2. Suite CRM de ClickUp
Vous pouvez rationaliser les processus de l’entreprise liés aux expéditions (communications avec les clients et flux de travail de facturation) grâce à la suite CRM de ClickUp.
ClickUp CRM vous permet d'avoir à portée de main toutes les informations relatives à vos clients, notamment leurs coordonnées, l'historique de leurs expéditions et toutes les interactions passées. Votre équipe commerciale dispose ainsi d'une vue d'ensemble complète de chaque client et peut personnaliser son approche lors des discussions avec eux.
L'équipe commerciale peut envoyer des e-mails, planifier des appels et suivre les interactions directement dans ClickUp. Cela garantit un suivi rapide et renforce les relations avec les clients.
Enfin, vous avez accès à des fonctionnalités personnalisables, telles qu'une hiérarchie de dossiers et de listes pour mieux organiser les informations sur les clients, des filtres et des étiquettes pour localiser des informations de facturation spécifiques, et des rapports avancés pour identifier les domaines à améliorer et optimiser votre stratégie d'entreprise.
3. ClickUp documents
ClickUp Docs peut se transformer en un référentiel de connaissances complet pour votre entreprise de transport, en stockant des documents essentiels tels que :
- Politiques d'expédition : décrivez clairement les conditions générales et les limites d'expédition de votre entreprise.
- Procédures opératoires normalisées (SOP) : documentez les processus étape par étape pour la gestion des différents types d'expédition, les procédures d'emballage et les protocoles de sécurité.
- Contrats et accords : stockez les contrats signés avec vos clients, fournisseurs et transporteurs pour pouvoir les consulter facilement.
Créez des modèles avec ClickUp Docs pour gérer les stocks de l'entrepôt, suivre les niveaux de stock et générer des rapports afin d'optimiser le stockage et d'éviter les ruptures de stock pour les opérations logistiques. Vous pouvez ajouter des widgets pour mettre à jour les flux de travail, attribuer des tâches dans vos Docs, et plus encore.
4. L'outil de suivi du temps de ClickUp
Si votre entreprise facture à l'heure, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp pour vous assurer que les paiements et les factures sont préparés avec précision. Cela est également très utile pour les chefs de projet qui travaillent avec des sous-traitants : gérez les différentes phases du projet et atteignez vos objectifs de gestion de projet plus rapidement et plus efficacement.
Le suivi du temps peut vous aider à déterminer le temps passé à traiter chaque expédition, ce qui vous permet de mieux estimer les coûts et d'allouer les ressources de manière plus efficace.
Analysez les données temporelles pour identifier les causes des retards dans les expéditions (par exemple, dédouanement, traitement des documents administratifs). Cela permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité globale.
Enfin, grâce à des vues de flux de travail personnalisables et à une structure de répartition du travail, vous pouvez suivre le temps que chaque membre de l'équipe consacre aux tâches liées à l'expédition afin d'identifier les domaines à améliorer ou de reconnaître les employés les plus performants.
Choisissez le connaissement le mieux adapté à vos besoins en matière d'expédition.
Les documents de transport sont bien plus que de simples morceaux de papier dans le secteur du transport et de la logistique : ce sont des documents juridiques essentiels qui supervisent et protègent le mouvement des marchandises dans le monde entier.
Les modèles de connaissement, disponibles dans des formats polyvalents tels qu'Excel, PDF et sur des plateformes web, offrent aux entreprises les outils dont elles ont besoin pour réduire les risques et simplifier les expéditions.
Quel que soit le formulaire de connaissement que vous choisissez, ClickUp propose une variété d'outils et de fonctionnalités qui peuvent rationaliser vos processus d'expédition et de facturation.
Gérez vos tâches, suivez vos expéditions en temps réel et bénéficiez d'un processus d'expédition plus fluide et plus efficace. De plus, ClickUp s'intègre parfaitement à vos processus de facturation. Générez des factures précises à partir des données détaillées du suivi du temps pour chaque expédition. Qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp!