Modèles de lettres de voiture et exemples (Excel, formulaires, Google Docs)
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Modèles de lettres de voiture et exemples (Excel, formulaires, Google Docs)

À faites-vous que plus de 10 000 conteneurs d'expédition perdus chaque année dans le monde ? Si vous ne remplissez pas correctement le connaissement, vous risquez d'avoir du mal à obtenir une indemnisation pour votre perte.

Le connaissement est un document essentiel pour l'expédition de marchandises, qu'il s'agisse de matières premières ou de produits finis. Il s'agit d'un accord juridique entre le transporteur et le destinataire (consignataire) et d'un reçu documenté de l'inventaire expédié.

Le connaissement vous aide également à définir clairement qui est responsable des pertes, retards ou dommages éventuels. Mais tous les connaissements ne sont pas identiques. En fonction de ce que vous exportez et de la manière dont vous le faites, vous aurez besoin de différents types de connaissements.

Cela signifie beaucoup de paperasserie et un risque élevé d'erreurs. C'est là que les modèles de connaissements entrent en jeu.

Que vous préfériez travailler avec des documents sous Microsoft Word, Excel, PDF ou Google Sheets, nous vous proposons les meilleurs modèles de connaissements dans différents formats.

Qu'est-ce qui fait un bon modèle de connaissement ?

Un connaissement est un contrat clair et complet entre l'expéditeur, le transporteur et le destinataire. Il doit comporter tous les détails essentiels au bon déroulement de l'expédition et aux éventuels recours juridiques.

Il s'agit d'un document juridique important dans le secteur du transport maritime et de la logistique, et plusieurs formes peuvent être utilisées. Les lettres de voiture préétablies garantissent que chaque élément d'information est présenté de la meilleure façon possible.

Un bon modèle de connaissement doit comporter des sections clairement définies, telles que :

  • Données de l'expéditeur: Nom, adresse, coordonnées, etc.
  • Informations sur le destinataire: Nom, adresse, coordonnées, etc.
  • Description des marchandises: Quantité, poids, dimensions, valeur, etc.
  • Instructions d'expédition: Mode de transport, date de livraison, exigences particulières, etc.

Un bon modèle de connaissement doit également être conforme aux exigences légales, en précisant par exemple :

  • Les limites de responsabilité: Le montant maximum dont le transporteur est responsable en cas de perte ou de dommage
  • **les conditions dans lesquelles l'expéditeur ou le destinataire accepte d'indemniser le transporteur en cas de réclamation ou de dommage
  • Clauses relatives à la loi applicable: La juridiction et les lois qui s'appliquent à l'accord de transport

Il doit être conçu de manière flexible, afin de pouvoir être personnalisé en fonction des différents besoins en matière d'expédition. Le modèle doit garantir la cohérence entre plusieurs expéditions et vous aider à éviter les erreurs et les incohérences en utilisant des listes déroulantes prédéfinies, des fonctionnalités de remplissage automatique, des contrôles de validation des données, etc.

Vous devriez rechercher un modèle de connaissement accessible sur différentes formes et compatible avec les formats de fichiers courants, tels que PDF et Excel, afin de permettre un partage et une distribution aisés des formulaires de connaissement.

Nous avons dressé une liste de sept modèles de connaissements qui peuvent vous aider à simplifier votre processus d'expédition.

7 modèles de connaissements

Que vous exploitiez une entreprise en utilisant les services de un logiciel de commerce électronique ou travaillant dans le secteur du transport maritime, le connaissement est indispensable.

Voici sept modèles populaires parmi lesquels choisir :

1. Modèle de formulaire de connaissement par TForceFreight

Modèle de formulaire de connaissement par TForceFreight

via TForceFreight Si vous êtes à la recherche d'un connaissement simple, le Modèle de formulaire de connaissement par TForceFreight est le meilleur choix.

Ce modèle de connaissement est structuré comme une commande d'expédition détaillée et non négociable pour les expéditions nationales. Il est idéal lorsque l'expéditeur et le destinataire sont la même entité ou que la facture d'expédition est prépayée.

Vous pouvez également utiliser ce modèle pour les expéditions sans transaction monétaire, telles que les contributions, les cadeaux ou les dons.

Il vous laisse suffisamment de place pour décrire les conditions de l'envoi, y compris le mode d'expédition convenu, les conditions de livraison et les instructions spéciales.

Il peut vous aider à rationaliser le processus d'expédition et à garantir la conformité avec les réglementations nationales en matière d'expédition et les normes du secteur.

2. Modèle de connaissement par Douanes Canada

Modèle de connaissement par CanadaCustoms

via CanadaCustoms Les Modèle de connaissement simple par Douanes Canada est un document fiable pour l'expédition de marchandises au Canada.

Ce modèle constitue un accord non négociable et juridiquement contraignant entre l'expéditeur et le transporteur, ce qui vous met à l'abri d'éventuels malentendus, d'escalades ou de manquements aux obligations.

Contrairement au modèle précédent, ce modèle de lettre de voiture est court et facile à utiliser. Sa mise en forme standardisée minimise les risques d'erreur.

Ce modèle contient tous les détails essentiels de l'envoi, tels que l'identité et l'adresse de l'expéditeur, du destinataire et du transporteur, ainsi que la quantité, le poids, la description et le type d'emballage utilisé pour l'envoi.

Comme tous les bons connaissements, il inclut également le numéro unique du connaissement ou le numéro d'identification de l'envoi pour en faciliter le suivi et la référence.

3. Modèle de connaissement PDF par PDFFiller

Modèle de connaissement PDF par PDFFiller

via PDFFiller Le Modèle de connaissement PDF par PDFFiller pourrait être votre document de référence pour garder une trace de vos marchandises de suivi. Ce modèle vous aide à enregistrer les détails importants de votre expédition pour référence ultérieure. Il y a plusieurs sections à remplir, y compris les informations sur la commande du client, les informations sur le transporteur, la checklist de la remorque chargée et du fret compté, la description de la marchandise, et plus encore.

Le plus intéressant ? Il est conçu pour gérer plusieurs expéditions dans un seul document.

Résultat : il rationalise votre processus d'enregistrement, ce qui en fait un outil indispensable pour les professionnels de la logistique.

Grâce à son format PDF, vous pouvez facilement enregistrer des copies des informations pour vos dossiers personnels et les envoyer à toute personne qui en a besoin.

4. Modèle de formulaire de connaissement Excel par WPSTemplate (Compatible avec Google Sheets)

Modèle de formulaire de connaissement Excel par WPSTemplate

via WPSTemplate Les Modèle de formulaire de connaissement Excel par WPSTemplate vous permet de créer des documents d'expédition professionnels et conformes en utilisant l'interface familière de Microsoft Excel. Ce modèle peut également être utilisé avec Google Sheets.

Grâce à sa conception conviviale, vous pouvez facilement saisir et modifier les détails essentiels de l'expédition, tels que les informations relatives à l'expéditeur et au destinataire et la description des marchandises, etc.

Le modèle vous aidera à mettre en forme automatiquement votre connaissement, ce qui vous fera gagner du temps. De plus, vous pouvez modifier et mettre à jour le modèle selon vos besoins, ce qui le rend adapté à différentes situations d'expédition.

Ce modèle est abonné aux normes de l'industrie en matière de connaissement, ce qui garantit la conformité et la légalité de vos transactions d'expédition. Il convient à la documentation de toutes les transactions d'expédition, qu'elles soient nationales ou internationales.

Vous pouvez l'adapter rapidement, car son format générique ne s'adresse pas à des secteurs d'activité particuliers. C'est le choix idéal si vous dirigez une entreprise qui a besoin d'un modèle de connaissement flexible pour divers scénarios d'achat.

Sauvegardez-le sur votre logiciel de logistique pour le personnaliser rapidement en fonction des différents besoins d'expédition.

5. Modèle de connaissement PDF par Fluix

Modèle de lettre de voiture PDF par Fluix

via Fluix Parfois, vous avez besoin d'un modèle de connaissement avancé avec des contrôles d'accès supérieurs pour assurer la sécurité de votre envoi. Si vous expédiez des marchandises de grande valeur ou des marchandises destinées à un destinataire qui souhaite que ses coordonnées restent privées, le modèle de connaissement de Fluix est idéal Modèle PDF de connaissement par Fluix est celui qu'il vous faut.

Seuls les utilisateurs auteurs peuvent modifier les champs de fret et de paiement sur le connaissement, ce qui garantit la sécurité et la précision. Les expéditeurs peuvent ainsi personnaliser facilement les documents d'expédition.

Vous pouvez utiliser ce modèle comme connaissement simple non négociable pour tout mode de transport.

La disposition épurée du modèle le rend visuellement attrayant et intuitif. Il est beaucoup plus flexible et personnalisable que vos modèles PDF habituels.

Vous pouvez également le remplir en tant que formulaire web au sein de la plateforme Fluix, un moyen pratique et rapide de mettre à l'échelle vos opérations d'expédition. Bien qu'il ne dispose pas de champs avancés pour des scénarios de facturation complexes, c'est le choix parfait pour les petites et moyennes entreprises et les freelances qui ont besoin d'un modèle de connaissement polyvalent et à accès contrôlé.

6. Modèle de connaissement maritime par Shipping Solutions

Modèle de connaissement maritime par Shipping Solutions

via Solutions d'expédition Ce modèle de connaissement est conçu spécifiquement pour le transport maritime.

Le modèle de Modèle de connaissement maritime par Shipping Solutions est un document complet et fiable qui couvre tous les aspects nécessaires à votre expédition maritime.

Ce modèle sert à la fois de preuve d'un contrat légal d'expédition et de titre pour la cargaison. Il mentionne les coordonnées des parties impliquées dans l'expédition, la description des marchandises et les instructions d'acheminement.

Ce modèle de connaissement facilite également le transfert de propriété, le paiement et le dédouanement des marchandises expédiées afin qu'elles puissent être livrées en toute sécurité.

Bien qu'il ne convienne pas à d'autres modes de transport, il est idéal pour les entreprises qui effectuent régulièrement des expéditions internationales par voie maritime.

7. Modèle de connaissement par IncoDocs

Modèle de lettre de voiture par IncoDocs

via IncoDocs À faire un modèle de connaissement facile à utiliser et efficace ? Essayez le modèle modèle de connaissement d'IncoDocs . Ce modèle vous aide à documenter facilement tous les détails importants de vos transactions d'expédition.

Grâce à sa disposition polyvalente et à son design épuré, il convient à divers envois d'expédition. Le modèle inclut les informations de l'expéditeur, du destinataire et de la partie à notifier si le destinataire n'est pas disponible.

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous pouvez bénéficier de l'utilisation du connaissement d'IncoDocs pour rationaliser votre processus d'expédition.

Autres outils logistiques : ClickUp

Si un seul modèle suffisait à rationaliser toutes vos opérations logistiques ! Nous comprenons que ce n'est pas le cas.

Votre entreprise a besoin d'une plateforme de gestion logistique qui peut tout faire.

Voici ClickUp. ClickUp est avant tout une plateforme de gestion logistique une plateforme de gestion de projet et de collaboration qui peut être utilisée pour gérer les tâches, les flux de travail et la collaboration liés à la création et au traitement des connaissements et autres documents pour vos flux logistiques.

En d'autres termes, il peut rendre le quotidien l'exécution du projet plus facile en éliminant votre travail pour les entreprises de logistique.

1. Les capacités de gestion de projet de ClickUp

L'outil de gestion de projet de ClickUp

Rationalisez votre processus de facturation grâce à l'outil de gestion de projet de ClickUp

En tant que professionnel de l'industrie du transport maritime, vous devez collaborer et communiquer avec des personnes du monde entier. La gestion de projet de ClickUp vous offre, ainsi qu'à votre équipe et à vos clients, une plate-forme centralisée pour gérer toutes vos discussions, communications, tâches, flux de travail, transferts, etc.

En regroupant toutes les informations sur les expéditions, les détails sur les clients et les documents en un seul endroit, vous n'avez plus besoin de feuilles de calcul et d'e-mails dispersés, ce qui améliore la visibilité pour toutes les parties prenantes.

En cours, vous pouvez suivre la progression des envois en temps réel grâce aux outils suivants Tableaux de bord de ClickUp . Ceux-ci peuvent être personnalisés pour afficher des indicateurs clés tels que les échéanciers de livraison, les retards potentiels et l'affectation des ressources.

Cela vous aide à définir et à atteindre les objectifs de la les indicateurs clés de performance de la gestion de projet (KPI) pour votre organisation.

Enfin, l'utilisation des ClickUp Automatisation vous aidera à automatiser les tâches répétitives telles que l'envoi de mises à jour sur les expéditions aux clients ou la génération de rapports, ce qui vous permettra de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.

2. La suite CRM de ClickUp

La suite CRM de ClickUp

Utilisez la suite CRM de ClickUp pour gérer les données, les tâches et la communication afin de rationaliser votre flux travail logistique

Vous pouvez rationaliser vos processus d'entreprise en matière d'expédition - communications avec les clients et flux de travail pour la facturation - grâce à Le CRM de ClickUp suite.

ClickUp CRM vous permet d'avoir à portée de main les informations relatives à vos clients, y compris les coordonnées, l'historique des livraisons et toutes les interactions passées. Votre équipe commerciale dispose ainsi d'une vue achevée de chaque client et peut personnaliser son approche lors des discussions avec les clients.

Les équipes commerciales peuvent envoyer des e-mails, planifier des appels et suivre les relations directement dans ClickUp, ce qui permet d'assurer un suivi en temps voulu et de renforcer les relations avec les clients.

Enfin, vous avez accès à des fonctionnalités personnalisables, telles qu'une hiérarchie de dossiers et de listes pour mieux organiser les informations sur les clients, des filtres et des étiquettes pour localiser des informations de facturation spécifiques, et des rapports avancés pour identifier les domaines à améliorer et optimiser votre stratégie d'entreprise.

3. ClickUp Documents

ClickUp-Docs

Utilisez ClickUp Docs pour créer des contrats et des documents de facturation ClickUp Documents peuvent se transformer en référentiels de connaissances complets pour votre compagnie maritime, en stockant des documents essentiels tels que :

  • Politiques d'expédition : Les politiques d'expédition : elles décrivent de manière Effacée les conditions et les limites de votre entreprise en matière d'expédition
  • Les procédures opératoires normalisées (SOP) : Les procédures opérationnelles normalisées (POS) : elles décrivent étape par étape les processus de traitement des différents types d'envois, les procédures d'emballage et les protocoles de sécurité
  • Contrats et accords : Enregistrez les contrats signés avec les clients, les fournisseurs et les transporteurs pour pouvoir les consulter facilement

Créez des modèles avec ClickUp Docs pour gérer l'inventaire des entrepôts, suivre les niveaux de stock et générer des rapports afin d'optimiser le stockage et d'éviter les ruptures de stock pour les opérations logistiques. Vous pouvez ajouter des widgets pour mettre à jour les flux de travail, assigner des tâches au sein de vos documents, et plus encore.

4. L'outil de suivi du temps de ClickUp

Suivi du temps de ClickUp

Utilisez le suivi du temps dans ClickUp pour savoir exactement combien de temps est consacré au traitement de chaque envoi, ce qui permet d'améliorer l'estimation des coûts et l'affectation des ressources

Si votre entreprise facture à l'heure, vous pouvez utiliser Le suivi du temps de ClickUp pour s'assurer que les paiements sont recouvrés et que les factures sont préparées avec précision. Cette fonction est également très utile pour les gestionnaires de projet qui travaillent avec des entrepreneurs : Gérer les différents phases du projet et de réaliser votre objectifs de gestion de projet plus rapidement et plus efficacement.

Le suivi du temps peut vous aider à voir combien de temps est consacré au traitement de chaque envoi, ce qui permet d'améliorer l'estimation des coûts et l'affectation des ressources.

Analysez les données temporelles pour déterminer où les envois sont retardés (par exemple, dédouanement, traitement des documents). Cela permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité globale.

Enfin, grâce à des affichages de flux de travail personnalisables et à une fonction de structure de répartition du travail vous pouvez suivre le temps que chaque membre de l'équipe consacre aux tâches liées à l'expédition afin d'identifier les domaines à améliorer ou de récompenser les personnes les plus performantes.

Choisir le meilleur connaissement pour vos besoins d'expédition

Dans le secteur de l'expédition et de la logistique, les connaissements sont bien plus que de simples bouts de papier : ce sont des documents juridiques essentiels qui supervisent et protègent la circulation des marchandises dans le monde entier.

Les modèles de connaissement, disponibles dans des formes polyvalentes telles qu'Excel, PDF et des plateformes Web, offrent aux entreprises les outils dont elles ont besoin pour atténuer les risques et simplifier l'expédition.

Quel que soit le formulaire de connaissement que vous choisissez, ClickUp offre une variété d'outils et de fonctionnalités qui peuvent rationaliser vos processus d'expédition et de facturation.

Gérez les tâches, suivez les envois en temps réel et bénéficiez d'un processus d'expédition plus fluide et plus efficace. De plus, ClickUp s'intègre parfaitement à vos processus de facturation. Générez des factures précises basées sur des données détaillées de suivi du temps pour chaque envoi. Qu'attendez-vous ? S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui !