L'auteur et informaticien de grande renommée Damien Conway a dit un jour : "La documentation est une lettre d'amour que l'on s'écrit à soi-même"
Si la déclaration de Conway faisait référence aux principes de codage, une documentation propre et claire est un élément sous-estimé et souvent négligé de la gestion d'une entreprise, qui offre de nombreux avantages.
Une entreprise en activité dispose de divers documents essentiels qui contribuent au bon déroulement des opérations. Vous travaillez dur pour créer des documents cruciaux, tels que les contrats juridiques , fichiers d'employés , Procédures opératoires normalisées les forfaits d'urgence, etc.
Mais que se passe-t-il lorsque quelqu'un a besoin d'y accéder ou de les auditer ? La numérisation est la première étape.
À faire pour éviter que les documents papier ne se perdent ou ne soient corrompus dans des systèmes de gestion documentaire non réglementés ?
Comment faire en sorte que vos employés puissent trouver et utiliser les documents dont ils ont besoin ? Et comment faire pour vous conformer aux lois et réglementations en constante évolution qui régissent la conservation des documents ?
Si vous êtes confronté à ces problèmes ou si vous souhaitez améliorer votre système actuel de gestion des documents, cet article est fait pour vous. Nous avons dressé une liste des 10 meilleurs logiciels et systèmes de gestion des documents en $$$a.
Ces outils vous aideront à organiser, gérer et protéger vos documents tout en les mettant à la disposition des bonnes personnes au bon moment. Lisez la suite pour en savoir plus ! 🚀
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des archives ?
Un logiciel de gestion des documents est une solution que les entreprises utilisent pour le suivi, le stockage, l'accès, le partage et l'organisation de leur documentation ou de leurs documents liés à l'entreprise. Le logiciel de gestion des enregistrements gère tous les enregistrements depuis leur création jusqu'au moment où les documents sont éliminés. Le logiciel de gestion des documents est essentiel pour assurer le partage des connaissances, la réunion des exigences de conformité réglementaire et la gestion des risques.
Que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion des documents ?
La gestion des documents numériques est essentielle pour toute entreprise qui souhaite stocker, accéder et gérer ses documents de manière efficace. Vous devez en trouver un qui corresponde à vos besoins et objectifs spécifiques.
Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher lors du choix d'un logiciel de gestion des documents :
- Capacités d'importation et de numérisation : Vous voulez un logiciel qui importe facilement des documents provenant de diverses sources, comme les e-mails, le stockage cloud ou d'autres applications. Cela vous permet de consolider vos documents et de les partager avec votre équipe. Si vous avez encore des documents papier, vous avez besoin d'un logiciel capable de les numériser et de les convertir en fichiers numériques
- Contrôle d'accès et sécurité: Recherchez un logiciel qui protège les données sensibles contre les accès non autorisés ou les violations. Vous devez être en mesure de paramétrer des permissions et des rôles pour différents utilisateurs, groupes ou départements. Assurez-vous que le logiciel de gestion des documents que vous avez choisi crypte vos données et respecte les lois et réglementations en vigueur
- Automatisation et flux de travail: Choisissez un logiciel pour rationaliser vos processus d'entreprise et vos processus de gestiongagner du temps et des efforts. Vous devriez pouvoir créer des flux de travail et automatiser des tâches, telles que les approbations, les notifications, les rappels ou les rapports. Vous devriez également rechercher un logiciel qui s'intègre à vos autres outils, tels qu'un logiciel de gestion de la relation client (CRM), un progiciel de gestion intégré (ERP) ou un logiciel de comptabilité
- Personnalisation et évolutivité: Les logiciels qui s'adaptent à l'évolution de vos besoins et de vos préférences en vous permettant de personnaliser vos champs personnalisés, vos libellés, vos catégories ou vos affichages sont idéaux. Choisissez un logiciel qui peut évoluer ou s'adapter à la croissance ou aux changements de votre entreprise
- Fiabilité et fiabilité: Enfin, vous avez besoin d'un logiciel de gestion d'archives sur lequel vous pouvez compter et auquel vous pouvez faire confiance. Recherchez un logiciel qui jouit d'une bonne réputation, qui fait l'objet d'avis positifs et dont les clients sont satisfaits. Vous devriez également rechercher un logiciel qui offre une assistance, des mises à jour et des sauvegardes
Avec ces fonctionnalités à l'esprit, préparez-vous à faire votre choix dans notre liste curatée des 10 meilleurs logiciels et systèmes de gestion de documents en 2024.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion des documents à utiliser en 2024
1. ClickUp
Organisez rapidement vos dossiers et vos projets grâce aux outils facilement personnalisables proposés par ClickUp Le logiciel de gestion de documents puissant et polyvalent de ClickUp vous permet d'organiser, de gérer et de partager vos données au sein de votre entreprise. Vous pouvez créer des Espaces et des dossiers pour différents départements ou projets et définir des permissions et des rôles pour chacun d'entre eux.
Vous pouvez également créer de nouveaux documents à l'aide de Documents ClickUp qui peuvent être partagés et consultés par les autres membres de votre environnement de travail. Avec ClickUp, vous pouvez paramétrer des tâches telles que la révision, la vérification ou la mise à jour des documents pendant et après leur création, afin que rien ne passe inaperçu.
Créez des documents dans un espace numérique centralisé avec ClickUp Docs et partagez-les facilement
Vous pouvez également utiliser d'autres fonctionnalités qui simplifient l'organisation et la visualisation des données, telles que Champs personnalisés de ClickUp , Affiches personnalisées ClickUp et Tableaux de bord Click Up .
La structure hiérarchique détaillée de ClickUp vous permet de visualiser vos projets Hiérarchie des projets de ClickUp vous aide à créer des environnements de travail sur différents sous-thèmes pour les différents projets sur lesquels votre équipe pourrait travailler. Par exemple, dans l'environnement de travail "Équipe créative", vous pouvez ajouter des sous-catégories pour différentes équipes et différents projets.
En outre, vous pouvez utiliser L'entreprise ClickUp's Book of Record est un modèle qui permet de maintenir à jour les documents essentiels de votre organisation. Il vous permet de vous conformer à la réglementation en matière de tenue de registres et de rassembler tous vos documents importants en un seul endroit.
Ces fonctionnalités vous permettent de personnaliser la structure, l'affichage et l'analyse de vos données, ce qui rend ClickUp idéal pour la gestion des données et la collaboration.
Suivez vos projets et la progression de votre équipe sur les tableaux de bord ClickUp
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp :
- Utilisez les documents ClickUp pourdocument collaboratif la création et la modification en cours de documents
- Exploitez les champs personnalisés pour stocker et afficher des informations telles que le type de document, le statut, la priorité ou le propriétaire
- Utilisez des affichages personnalisés pour surveiller les indicateurs clés
- Paramétrer les permissions et contrôler l'accès aux espaces, aux dossiers, etc
Limites de ClickUp :
- Certains utilisateurs signalent une courbe d'apprentissage plus prononcée pour les fonctionnalités avancées
Prix de ClickUp :
- Free Forever (gratuit pour toujours)
- Unlimited : 7$/mois par utilisateur
- Business : 12$/mois par utilisateur
- Enterprise : Contacter pour connaître les tarifs
- ClickUp Brain: Disponible sur tous les forfaits payants pour 5 $/mois/membre de l'espace de travail
Évaluations et critiques de ClickUp :
- G2: 4.7/5 (9,000+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (4,000+ reviews)
2. FileHold
via Dossier FileHold est un puissant système de gestion de documents conçu pour simplifier la gestion des documents.
Il fournit un espace de stockage sécurisé pour tous les types de documents et une interface conviviale pour une navigation fluide.
Si la sécurité des données est au centre de vos préoccupations, FileHold pourrait bien travailler pour vous. FileHold aide les utilisateurs à organiser et à sécuriser facilement leurs documents tout en garantissant la conformité aux normes réglementaires.
Les meilleures fonctionnalités de FileHold :
- Tirez parti d'une gestion de documents et d'enregistrements de niveau entreprise
- Utiliser des fonctions avancées de numérisation et d'imagerie de documents
- Automatisation des flux de travail pour rationaliser les processus
- Paramétrage du contrôle d'accès basé sur les rôles pour une sécurité accrue
Limites de FileHold :
- Intégrations tierces limitées par rapport à d'autres alternatives
- La conception de l'interface peut ne pas être aussi moderne ou intuitive que d'autres solutions
Prix de FileHold :
- Entreprise: 10$/mois par utilisateur
- Serveur cloud/interne: 15 $/mois par utilisateur
- Express: 15 $/mois pour cinq utilisateurs
- Cloud (Microsoft Azure): 30 $/mois par utilisateur
- Forfait personnalisé: Contacter pour les tarifs
Évaluations et critiques de FileHold :
- G2: 4.6/5 (30+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (45+ commentaires)
3. DocSavy
via DocSavy DocSavy est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud qui vous aide à stocker, organiser et accéder efficacement aux documents. Il vous permet de définir ce que sont vos documents et où ils doivent aller à l'aide d'étiquettes, de métadonnées et d'associations.
Sa recherche plein texte très efficace et ses filtres permettent de trouver facilement et rapidement les documents dont vous avez besoin. En même temps, ses fonctionnalités de sécurité avancées protègent les informations sensibles. Les fonctionnalités simples mais conviviales de DocSavy en font un outil de gestion des documents vraiment intelligent.
Les meilleures fonctionnalités de DocSavy :
- Téléchargez, numérisez ou envoyez par e-mail vos documents et stockez-les dans le cloud
- Attribuez des étiquettes à vos documents, comme le type de document, la catégorie, le statut ou le propriétaire
- Recherchez des documents à l'aide de mots-clés, d'expressions ou d'opérateurs
- Partagez vos documents avec les membres de votre équipe, vos clients ou vos partenaires, en utilisant des e-mails, des liens ou des intégrations
Limites de DocSavy :
- Manque de fonctionnalités d'automatisation avancées par rapport à des solutions plus robustes.
- Évolutivité limitée pour les grandes entreprises avec des processus complexesgestion des documents complexes.
Prix de DocSavy :
- Plan de démarrage: 0,99 $/mois par utilisateur
- 20 Forfait: 9,99 $/mois pour trois utilisateurs
- Forfait 50 : 49,00 $/mois pour sept utilisateurs
- Forfait 100 : 99 $/mois
- Forfait 200 : 149,99 $/mois
- Forfait 300 : 199,99 $/mois
- **Forfait personnalisé
DocSavy évaluations et commentaires :
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: Pas assez de commentaires
4. Veeva Vault
via Veeva Vault Veeva Vault est une plateforme cloud conçue spécifiquement pour les secteurs hautement réglementés, tels que les sciences de la vie et les soins de santé. Il s'agit d'une solution complète hautement sécurisée qui vous permet de gérer le contenu et les données sur une seule plateforme.
Vous pouvez utiliser Veeva Vault pour créer, stocker, accéder et partager des documents, tels que des essais cliniques, des envois réglementaires, des documents sur la qualité, etc.
Veeva Vault garantit l'intégrité absolue des données et la conformité réglementaire. Ses mesures de sécurité robustes répondent aux normes les plus strictes en matière de qualité, d'évolutivité et de performance.
Les meilleures fonctionnalités de Veeva :
- Gérez l'ensemble du cycle de vie de vos documents, de la création à l'approbation, la distribution et l'archivage
- Veillez à ce que vos documents soient conformes aux lois et réglementations en vigueur, telles que celles de la FDA, de l'EMA ou de l'ISO
- Utilisez des signatures électroniques pour autoriser vos documents de manière sûre et efficace
Limites de Veeva :
- Les utilisateurs rapportent que la version entreprise est relativement chère par rapport à d'autres outils
- Les options de personnalisation peuvent être limitées pour certains besoins spécifiques à l'industrie
Prix de Veeva :
- Free Forever (gratuit pour toujours)
- Entreprise: Tarification personnalisée
Evaluations et critiques de Veeva :
- G2: 4.1/5 (40+ commentaires)
- Capterra: 4.5/5 (20+ commentaires)
5. SharePoint
via SharePoint SharePoint est une plateforme de gestion de documents et de collaboration développée par Microsoft. Très populaire auprès des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, SharePoint permet de contrôler et de créer des rapports sur le traitement des documents conformément aux politiques et processus définis.
SharePoint est idéal pour la gestion des documents si vous utilisez la suite Microsoft, car elle s'intègre parfaitement aux applications Office 365, telles que Word, Excel, PowerPoint et OneDrive.
L'outil vous permet de stocker, d'organiser et de partager des documents en toute sécurité, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.
SharePoint meilleures fonctionnalités :
- Créer des bibliothèques de documents pour stocker et gérer vos documents dans un emplacement centralisé
- Suivre et restaurer les modifications apportées aux documents à l'aide de l'historique des versions
- Accédez à vos documents et modifiez-les à l'aide des applications Office 365
les limites de SharePoint :
- Limites de l'espace de données pour la bibliothèque de documents
- Les options de personnalisation nécessitent une expertise technique
Prix de SharePoint :
- SharePoint (Forfait 1): 5,00 $/mois par utilisateur
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/mois par utilisateur
SharePoint évaluations et commentaires :
- G2: 4/5 (8,000+ reviews)
- Capterra: 4.3/5 (5,000+ reviews)
6. Fluix
via Fluix Fluix est une solution logicielle sans code qui aide les entreprises à numériser les documents et à automatiser les tâches de routine, le tout en un seul endroit. Elle est conçue pour aider les équipes à rationaliser les processus liés aux documents, à améliorer l'efficacité et à garantir la conformité, même en déplacement.
Fluix est idéal pour les équipes mobiles, car il vous permet de signer et de gérer des documents facilement sur vos appareils mobiles. Vous pouvez également travailler hors ligne et synchroniser vos données lorsque vous êtes en ligne.
Les meilleures fonctionnalités de Fluix :
- Accédez à vos documents à tout moment, où que vous soyez, à l'aide d'appareils iOS ou Android
- Annotez et modifiez vos documents à l'aide de surlignages, de notes, de tampons ou de cours
- Automatisez vos flux de travail et processus documentaires, tels que les approbations, les notifications ou les rappels
Limites de Fluix :
- Intégrations limitées avec des applications tierces par rapport à d'autres plateformes
Prix de Fluix :
- Fluix core: 30 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez l'équipe commerciale pour connaître les tarifs
Evaluations et critiques de Fluix :
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: 4.8/5 (40+ commentaires)
7. Plate-forme Alfresco
via Plate-forme Alfresco Alfresco est une interface web sécurisée open-source qui aide les entreprises à gérer et à sécuriser leurs documents papier et numériques en un seul emplacement.
Avec Alfresco, vous bénéficiez d'une solution de gestion du cycle de vie et de gouvernance de bout en bout pour tous vos documents. Son utilisation vous permet également de rester en conformité avec les lois et réglementations en vigueur.
Alfresco mérite d'être pris en considération si vous recherchez une solution flexible et évolutive, capable de s'adapter aux besoins et aux préférences d'organisations de toutes tailles.
Les meilleures fonctionnalités de la plate-forme Alfresco :
- Organisez et stockez vos documents dans un référentiel centralisé à l'aide de métadonnées, de référentiels et d'étiquettes
- Rationalisez vos processus et flux de travail, tels que les approbations, les révisions ou les audits
- Communiquez et collaborez avec les membres de votre équipe en discutant, en utilisant la vidéo ou les médias sociaux
Limites de la plate-forme Alfresco :
- Nécessite une assistance pour l'installation et la personnalisation, ce qui peut représenter un défi pour les petites organisations
- L'interface utilisateur peut ne pas être aussi intuitive que d'autres solutions
Prix de la plate-forme Alfresco :
- Alfresco Community: Free
- Équipe de base : 2 $/mois par utilisateur
- Enterprise: 22 $/mois par utilisateur
Évaluation de la plate-forme Alfresco : notes et commentaires :
- G2: 3.6/5 (40+ avis)
- Capterra: 4.1/5 (20+ avis)
8. OpenText
via OpenText OpenText est une solution logicielle de gestion des documents complète, hautement évolutive et de niveau entreprise qui aide les organisations à améliorer leur efficacité et leur conformité.
La plate-forme unique et sécurisée d'OpenText vous permet d'organiser et de partager le contenu électronique et physique dans toute l'entreprise.
C'est une solution idéale si vous souhaitez exploiter la puissance de l'IA transformatrice avec un logiciel de gestion des documents.
Les meilleures fonctionnalités d'OpenText :
- Numérisez vos documents papier à l'aide de scanners, d'appareils mobiles ou d'e-mails
- Archivez vos documents pour une conservation à long terme et une mise en conformité à l'aide d'options de stockage sécurisées et rentables
- Veillez à ce que vos documents soient conformes aux lois et réglementations pertinentes, telles que GDPR, HIPAA ou SOX
- Utilisez OpenText Magellan, une plateforme flexible d'IA et d'analyse, pour automatiser les flux de travail
les limites d'OpenText :
- Prix plus élevé que beaucoup de concurrents, en particulier pour les petites et moyennes entreprises
- Les fonctionnalités complexes peuvent nécessiter une formation supplémentaire
Prix d'OpenText :
- Tarification personnalisée
Evaluations et critiques d'OpenText :
- G2: 4.3/5 (20+ commentaires)
- Capterra: Pas assez de commentaires
9. Ademero
via Ademero Ademero est un outil de gestion documentaire conçu pour simplifier l'organisation et la récupération des documents. Il aide les organisations à rationaliser leurs processus documentaires et à améliorer l'efficacité globale de l'archivage.
Si vous utilisez Quickbooks pour la comptabilité de votre entreprise, Ademero est un choix idéal grâce à son intégration étroite et à ses flux de travail automatisés.
Les meilleures fonctionnalités d'Ademero :
- Numérisez vos documents papier à l'aide de scanners, d'appareils mobiles ou d'e-mails
- Indexez vos documents à l'aide de métadonnées
- Recherchez vos documents à l'aide de mots-clés, d'expressions ou d'opérateurs
Limites d'Ademero :
- Un nombre limité de fonctionnalités avancées et une interface utilisateur moins intuitive par rapport à d'autres solutions d'entreprise
Prix d'Ademero :
- Hosted Standard: $35/mois par utilisateur
- Hébergement Premium: 70 $/mois par utilisateur
Ademero évaluations et commentaires :
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: 4.3/5 (41+ commentaires)
10. Hyland
via Hyland Hyland est une plateforme de gestion de contenu d'entreprise de premier plan qui propose la gestion des documents, la gestion des enregistrements et l'automatisation des processus d'entreprise.
Hyland aide les organisations de tous les secteurs à intégrer de manière transparente leur contenu, leurs données et leurs processus afin de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes, à l'endroit et au moment où elles en ont besoin.
C'est un choix fiable pour les organisations ayant des besoins variés en matière de gestion des documents.
Les meilleures fonctionnalités de Hyland :
- Numérisez des documents papier à l'aide de scanners, d'appareils mobiles ou d'e-mails
- Rationalisez les processus et les flux de travail, tels que les approbations, les révisions ou les audits, à l'aide d'outils et de modèles de glisser-déposer
- Veillez à ce que vos documents soient conformes aux lois et réglementations en vigueur, telles que GDPR, HIPAA ou SOX
Limites de Hyland :
- La mise en œuvre et la personnalisation peuvent nécessiter l'assistance de consultants Hyland, qui s'accompagnent d'un coût supplémentaire
Prix Hyland :
- Contactez l'équipe commerciale pour connaître les tarifs
Évaluations et critiques de Hyland :
- G2: 4.3/5 (150+ commentaires)
- Capterra: Pas assez de commentaires
Choisissez le meilleur système de gestion des archives pour votre Business
Des documents soigneusement maintenus constituent l'épine dorsale de toute entreprise. Ils contiennent des informations précieuses, telles que des contrats, des factures, des rapports, etc. Un système de gestion des enregistrements robuste peut vous aider à améliorer l'efficacité et la collaboration et à garantir la sécurité et la conformité des documents.
Chaque logiciel de cette liste offre des fonctionnalités et des avantages uniques. Quelle que soit l'option choisie, veillez à ce qu'elle soit adaptée à l'évolution des besoins de votre entreprise et à ce qu'elle respecte les règles de sécurité en matière d'audit.
La plateforme de gestion de projet polyvalente de ClickUp se distingue des autres. Ses fonctionnalités avancées, sa conception centrée sur l'utilisateur et sa capacité à vous offrir des options personnalisables pour une gestion efficace des enregistrements en font une solution de travail tout-en-un à laquelle vous pouvez confier vos documents et votre entreprise. Créez votre compte ClickUp gratuit dès aujourd'hui !