Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de projet ?
Bien que cela puisse sembler compliqué, la gestion de l'intégration de projet consiste simplement à relier les différentes parties de votre projet de travail.
C'est comme assembler des meubles Ikea.
Sauf que la gestion de l'intégration du projet est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît, et non l'inverse.
Dans cet article, nous aborderons ce qu'est la gestion de l'intégration de projet, pourquoi vous en avez besoin, les étapes qui la composent et ses principaux avantages.
Nous mettrons également en avant la manière dont un outil de gestion de projet facilite grandement la gestion intégrée de projet.
C'est parti !
Qu'est-ce que la gestion de l'intégration de projet ?
La gestion de l'intégration de projet désigne les processus et activités qui coordonnent tous les éléments de votre projet. Elle est particulièrement utile lorsque votre projet implique des équipes interfonctionnelles et qu'une approche plus unifiée de la gestion de projet serait bénéfique.
En d'autres termes, la gestion intégrée de projet (IPM) englobe tout ce que vous faites pour vous assurer que les différents éléments de votre projet fonctionnent ensemble.
Un peu comme ce que Nick Fury a fait pour les Avengers !
Dans le cadre de la gestion de l'intégration de projet, vous identifiez, définissez, intégrez et coordonnez l'ensemble des processus individuels d'une organisation, tels que la répartition des tâches, les achats, les livrables, etc.
Et parfois, cela implique de faire des compromis entre des objectifs et des groupes de processus concurrents au sein de votre organisation.
Quel est l'objectif de la gestion intégrée de projet ?
Dans les projets conventionnels, il est assez courant que des équipes issues de différents départements travaillent ensemble. On pourrait s'attendre à une approche assez cohérente et intégrée de la gestion de projet entre ces équipes, puisqu'elles travaillent toutes vers un objectif commun.
Non !
La plupart des équipes fonctionnent dans des silos qu'elles ont elles-mêmes créés.
C'est comme s'ils se trouvaient sur des îles séparées, isolés par un silence radio.
Oui, c'est une très mauvaise nouvelle pour votre projet et votre organisation.
Heureusement, c'est précisément ce à quoi la gestion de projet permet de mettre fin.
Fini le travail en silos ou en îlots.
Grâce à une approche intégrée de la gestion de projet, vous pouvez renforcer la stabilité et l'unité de :
- Gestion des ressources
- Calendriers superposés
- Communication ouverte
- Contrôle des coûts
- Gestion de la qualité
- Engagement des parties prenantes
Voyons comment vous pouvez la mettre en place :
Quels sont les six processus de gestion de projet ?
La gestion de l'intégration de projet comprend six étapes essentielles :
Voici un aperçu plus détaillé de chacun de ces processus de gestion de projet :
1. Créer une charte de projet
La définition de la charte du projet est généralement la première étape de votre parcours d'intégration de projet.
Une charte est un document succinct qui répertorie la portée, les livrables du projet, les informations sur les parties prenantes et le promoteur du projet, ainsi que d'autres informations nécessaires telles que le budget et les risques.
Il s'agit d'un processus organisationnel essentiel qui reconnaît officiellement l'existence d'un projet et autorise le chef de projet à utiliser les ressources de l'entreprise pour les activités liées au projet. C'est le moyen le plus simple de mettre tout le monde d'accord sur le projet dès le départ.
Considérez la charte du projet comme une sorte de contrat, qui lie toutes les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet.
Ou comme on le dit dans Game of Thrones :
« Aux yeux des Sept, je scelle par la présente ces deux entités : le projet et le chef de projet.
À partir d'aujourd'hui, et jusqu'à la fin du projet, vous appartenez les uns aux autres. »
Du moins, c'est ce que nous pensons qu'ils ont dit.
Pour créer une charte de projet, vous devez d'abord avoir une connaissance suffisante des éléments suivants :
- Contexte du projet et détails de l'analyse de rentabilité
- Description de la portée et de l'objectif du projet
- Risques, hypothèses, contraintes et dépendances liés aux projets
- Livrables
- Exigences du projet
- Critères de réussite d'un projet
- Jalons et échéanciers des projets
- Rôles des parties prenantes concernées et de l'équipe du projet
- Budget du projet
Une fois que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin, vous pouvez créer une charte de projet.
Mais où la créer ?
Bien sûr, il y a la méthode dure avec des outils comme Excel ou Word.
Vous pouvez également choisir la solution la plus simple (et la plus intelligente) et créer la charte à l'aide de ClickUp Docs.
Mais au fait, qu'est-ce que ClickUp ?
ClickUp est l'un des logiciels de gestion de projet les mieux évalués au monde, utilisé par des équipes hautement performantes pour gérer efficacement leurs projets.
Avons-nous mentionné qu'elle est également gratuite ?
Cha-ching !
Comment créer une charte de projet avec ClickUp
Utilisez ClickUp Docs pour créer des documents internes et externes, des wikis, des bases de connaissances et bien plus encore.
Créer une charte de projet avec Docs est un jeu d'enfant.
Et une fois que vous avez saisi toutes les informations nécessaires dans un document, vous pouvez facilement :
- Personnalisez son apparence
- Effectuer une modification en cours de texte enrichi
- Intégrer des URL
- Réglementer les droits d'accès
- Emboîtez les pages pour une meilleure catégorisation
- Ajoutez des commentaires pour apporter des modifications en cours.
Pour plus d'informations sur les chartes de projet, consultez les articles suivants :
2. Élaborer un plan de gestion de projet
L'élaboration d'un plan intégré est probablement l'étape la plus cruciale de tout le processus de gestion de projet.
Sans un plan de gestion de projet adéquat, vous risquez de vous retrouver dans un chaos total.
Objectifs flous, délais non respectés, estimations budgétaires inexactes... la liste est sans fin.
D'autre part, un plan de projet bien conçu vous aidera à respecter facilement vos délais. Il donnera à tous les services impliqués dans votre projet une idée de ce qu'ils doivent faire et de la manière de coordonner leur travail.
Mais qu'est-ce qu'un plan de gestion de projet ?
Le plan de gestion de projet est une liste complète de tous les processus et étapes du projet qui vous guidera jusqu'à l'achèvement du projet.
Considérez-la comme un forfait pour les forfaits.
Un plan de gestion de projet peut inclure n'importe quel domaine de connaissances, tel que :
- Plan de gestion de la portée
- Plan d'amélioration des processus
- Plan de ressources humaines
- Plan de communication
- Plan de gestion de la qualité
- Plan d'approvisionnement
En savoir plus sur ces forfaits.
Comparé à la charte de projet, un plan de projet est un document beaucoup plus détaillé, car il couvre tous les aspects de la réalisation du projet.
Le plan de gestion de projet décrit les éléments de votre charte de projet, tels que :
- Objectifs et buts
- Calendrier
- Processus standard
- Rôles et responsabilités
Mais à moins d'être le Dr Strange, créer seul des plans dans des plans dans des plans ne sera pas facile.
L'élaboration d'un plan de gestion de projet est assez compliquée, mais elle ne doit pas nécessairement être stressante.
Avec un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp, la planification de projet pourrait bien devenir votre passe-temps favori.
Avec ClickUp, vous pouvez :
- Définissez et attribuez des tâches , des sous-tâches et des checklists: créez des tâches et des sous-tâches pour différentes parties du projet et attribuez un membre de l'équipe à chaque tâche. Divisez les tâches en activités de gestion de projet plus petites dans une checklist et cochez-les au fur et à mesure que vous les accomplissez.
- Définissez des objectifs: ClickUp met automatiquement à jour le pourcentage d'avancement global du projet lorsque vous avez achevé des objectifs et réalisé des activités spécifiques. Définir des objectifs à l'avance vous aidera à suivre l'avancement du projet par la suite.
- Placez des jalons: divisez les projets en plusieurs phases avec des jalons séparant chaque phase du projet. Ces marqueurs de progression peuvent être utilisés pour signaler les avancées significatives réalisées par votre équipe de projet ou la fin d'une phase essentielle de votre projet.
3. Gérer l'exécution du projet
L'exécution du projet est sans conteste l'étape où l'on a envie de s'arracher les cheveux. C'est souvent l'étape la plus longue et la plus complexe du cycle de vie de votre projet, celle où vous mettez en œuvre votre plan parfaitement élaboré.
Et la plupart des équipes se retrouvent invariablement dans cette situation :
Une fois votre plan de projet prêt, restez proactif pour vous assurer que l'exécution de votre projet se déroule effectivement comme prévu. Suivez activement l'évolution des choses pour vous assurer que toutes vos équipes de projet et tous vos services disposent de tout ce dont ils ont besoin pour collaborer efficacement.
N'oubliez pas qu'en tant que chef de projet, c'est vous qui prenez les décisions pendant l'étape d'exécution du projet.
Et l'étape d'exécution du processus de gestion de projet comprend généralement :
- Gérer plusieurs tâches et livrables de projet
- Gérer la collaboration au sein de l'équipe de projet
- S'assurer que les jalons importants sont franchis
- Recommander des changements ainsi que des mesures préventives et correctives
- Rapports sur le statut du projet auprès des parties prenantes concernées
- Planifier des réunions avec l'équipe de direction pour discuter des mises à jour et des obstacles
Cela vous semble fastidieux ?
Pas de problème !
Avec ClickUp, l'exécution d'un plan directeur de projet n'a jamais été aussi simple :
- Choisissez parmi plusieurs vues telles que Tableau, Boîte, Liste, Calendrier, etc. pour gérer le flux de travail sous différents angles. Par exemple, si vous êtes un adepte du Kanban, utilisez la vue Tableau pour visualiser les tâches dans un tableau Kanban, en fonction de leur statut, de leur date, de leur priorité, de ce qui a été assigné à chaque tâche, etc.
- Utilisez la vue Charge de travail pour planifier, visualiser et surveiller la capacité de votre équipe. Cela vous aidera à utiliser vos ressources de manière optimale.
- Créez des statuts personnalisés pour les différentes étapes d'un processus ou d'un flux de travail défini. Par exemple, un flux de travail de développement logiciel agile peut comporter une étape « Mise à jour demandée », tandis qu'une agence de marketing de contenu peut utiliser une étape telle que « Idées de contenu ».
Soyez aussi précis et créatif que vous le souhaitez !
4. Surveiller le travail du projet
Lorsque vous êtes submergé par le travail, il est facile de perdre de vue le chemin parcouru ou tout ce qu'il reste à accomplir.
Pour une gestion de projet efficace, vous devez régulièrement surveiller les performances du projet et les comparer à une base de référence établie. Il est également important de vérifier si tout le monde travaille bien ensemble et si vos services chargés du projet sont aussi unifiés que vous le souhaitiez.
Posez des questions telles que :
- Sommes-nous dans les temps ?
- Tout le monde est-il capable de collaborer efficacement ?
- Quelle tâche bloque la progression ?
- À quelle vitesse devons-nous aller pour respecter les délais ?
- Quelle est la répartition du travail au sein de l'équipe du projet ?
Sans l'outil adéquat, il est impossible de répondre à ces questions et d'agir en conséquence.
Mais avec le bon outil, comme ClickUp, c'est un jeu d'enfant.
Cet outil de gestion de projet vous permet de :
- Créez des diagrammes de Gantt interactifs pour suivre l'avancement du projet, gérer les délais et résoudre les problèmes. Pour en savoir plus sur les diagrammes de Gantt, cliquez ici.
- Visualisez l'activité du travail de votre équipe grâce à la fonctionnalité Pulse.
- Utilisez la fonctionnalité Tableaux de bord pour garder le contrôle de vos projets grâce à divers diagrammes tels que les diagrammes Burnup, Burndown, Velocity et Cumulative.
Ces fonctionnalités de suivi de projet vous aident à identifier rapidement les problèmes potentiels, à avertir votre équipe de projet et à modifier le plan du projet en conséquence.
5. Effectuer le contrôle des changements
Dans tout projet, vous devrez faire face à des imprévus.
Il s'agit d'éléments qui échappent au contrôle immédiat du projet et qui peuvent compromettre sa progression.
Ne vous inquiétez pas, tout cela fait partie du jeu.
Il vous suffit de disposer d'un système dans le cadre de votre stratégie de gestion de l'intégration pour traiter des questions telles que les demandes de modifications supplémentaires de la part des parties prenantes et l'indisponibilité des ressources.
Un processus intégré de contrôle des changements permettant de traiter et d'approuver facilement les demandes de modification est essentiel. C'est l'un des moyens les plus efficaces de garantir la cohérence et la connexion de vos processus, indépendamment des imprévus pouvant survenir au cours d'un projet.
Mais comment faire ?
Bien qu'un document précisant la demande de modification puisse vous aider, il ne permet pas de gérer l'ampleur et la fréquence de la plupart des changements imprévus qui peuvent survenir.
Vous pouvez également simplement échanger des e-mails pour approuver les modifications.
Cependant, non seulement ce processus est extrêmement lent, mais il sera également difficile de garantir la maintenance du contrôle intégré des changements.
ClickUp résout ce dilemme dans la gestion du changement grâce à ses fonctionnalités suivantes :
- Fonctionnalité Révision compatible avec les fichiers PDF, PNG, GIF, JPEG et WEBP. Elle vous permet de centraliser les commentaires et d'accélérer le processus d'approbation d'une demande de modification, entre autres.
- Clip fonctionnalité qui vous permet d'enregistrer des vidéos (avec audio) et de les partager avec votre équipe pour obtenir rapidement des suggestions sur les aspects que vous souhaitez modifier.
6. Clôturer le projet
Après tout votre travail acharné, votre projet est enfin achevé, et il est temps de prononcer les mots magiques : « Clôturer le projet ! »
Mais attendez, il y a encore des choses que vous voudrez peut-être revoir :
- Dans quelle mesure les processus adoptés dans le projet ont-ils été réussis ?
- Avons-nous suivi la bonne approche en matière de gestion de projet ?
- Y a-t-il des objectifs de projet que nous n'avons pas pu atteindre ?
- Aurions-nous pu améliorer certains aspects du projet ?
Détendez-vous. Prenez une tasse de café. Et réfléchissez.
Vous devez maintenant prendre le temps de discuter avec les membres de votre équipe de projet et les parties prenantes concernées. Organisez une visite pour présenter les tâches accomplies et les jalons franchis. C'est un excellent moyen d'obtenir des commentaires unifiés sur ce que vous pouvez améliorer pour vos futurs projets.
Vous devrez également transmettre à votre client les documents relatifs à l'achèvement du projet, y compris les pièces jointes importantes, les détails de facturation, les manuels d'utilisation, etc.
ClickUp est parfait pour tous ces cas d'utilisation :
- Les permissions personnalisées vous permettent d'inviter des clients dans votre espace de projet sans compromettre la confidentialité.
- Le partage public vous permet de partager presque tout ce qui se trouve dans ClickUp avec d'autres personnes. Échéancier, carte mentale, tâches spécifiques... tout ce que vous voulez.
- Utilisez la vue Chat pour discuter des réalisations avec votre équipe de projet, planifier des fêtes pour célébrer vos réussites, et plus encore.
Voilà, vous connaissez désormais les six étapes pour réussir la gestion de projet.
Quels sont les avantages de la mise en œuvre de la gestion de l'intégration de projet ?
Nous avons abordé tout ce qui concerne la gestion intégrée de projet, sauf un.
Quels sont les avantages pour vous ?
Les principaux avantages de la mise en œuvre de la gestion de projet intégrée sont les suivants :
- Une meilleure coordination : répertorier tous les processus et toutes les tâches, répartir les rôles et les responsabilités, surveiller les performances du projet, etc. donne aux projets un objectif et une orientation.
- Gain de temps : en gérant de manière proactive les ressources partagées et les calendriers qui se chevauchent, la gestion de l'intégration des projets peut améliorer l'efficacité du travail au sein des équipes et réduire les temps morts.
- Responsabilité : le chef de projet, les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes concernées maintiennent une communication cohérente. Cela permet de mieux gérer les attentes et de créer un sentiment de responsabilité.
Conclusion
De la création d'une charte de projet à la clôture réussie du projet, la gestion de projet vous aide à coordonner efficacement les différentes parties d'un projet.
Mais vous ne pouvez pas intégrer toutes les parties d'un projet par vous-même.
Pour réussir la gestion de l'intégration de projets, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet gratuit comme ClickUp.
Avec ses nombreuses fonctionnalités, allant de la planification des capacités à la gestion de projet à distance, ClickUp peut vous aider sur tous les fronts de la livraison intégrée de projets.
Obtenez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui et effectuez la connexion de tout votre espace de projet en un clin d'œil !
