Saviez-vous qu'un employé passe en moyenne environ cinq minutes et demie à rédiger un e-mail ? Cela peut sembler peu. Cependant, étant donné que la plupart d'entre nous envoyons environ 112 e-mails par semaine, ces cinq minutes et demie représentent 11 heures par semaine!
Cela représente plus qu'une journée de travail perdue par employé ; il s'agit uniquement du temps passé à rédiger des e-mails.
Vos employés peuvent également être amenés à effectuer d'autres tâches répétitives, telles que la préparation de rapports, la réponse à des mémos, la prise de notes lors de réunions, la création de présentations, la modification en cours de textes marketing, et bien plus encore !
Ne serait-il pas préférable de disposer d'un moyen intelligent d'assurer l'automatisation de la création et de la gestion de tous ces documents ?
Google Docs vous offre la solution grâce à sa dernière innovation : Duet IA. Voici un aperçu détaillé de la manière dont vous pouvez utiliser Duet IA dans Google Docs pour effectuer votre travail plus rapidement et plus efficacement.
Comprendre l'intelligence artificielle dans Google Docs
Les outils d'écriture sont les premiers qui viennent à l'esprit lorsqu'on parle d'IA dans Google Docs. Cependant, Google Workspace utilisait déjà l'IA avant même que l'IA générative ne se généralise.
L'IA a rendu Google Docs plus intuitif et a amélioré l'expérience utilisateur. Par exemple, elle prépare automatiquement des plans hiérarchiques pour simplifier la navigation. De même, l'IA a permis de corriger automatiquement les mots mal orthographiés ou de mettre en évidence les erreurs grammaticales avec des corrections recommandées.
Si vous prenez un peu de recul par rapport à l'environnement Docs, vous constaterez que Gmail prend en charge la fonctionnalité Smart Compose, qui prédit et complète automatiquement les phrases en fonction du contexte, au fur et à mesure que vous tapez vos e-mails. Google Chat propose une fonctionnalité similaire avec Smart Replies, qui offre des réponses appropriées aux messages entrants. Même Google Maps exploite l'IA pour offrir une navigation plus intelligente.
L'IA est au cœur de Google Workspace, et Duet AI est prêt à passer à la vitesse supérieure.
Qu'est-ce que Duet IA dans Google Docs ?
Annoncée lors de la conférence Google I/O 2023 sous le nom de « Help me write », Duet AI est la dernière fonctionnalité d'IA générative développée par Google Workspace Labs. Grâce à une combinaison de langage génératif et d'imagerie, cet assistant IA peut générer du texte ou des images en fonction de la spécificité de vos demandes.
Duet IA est à la hauteur de la tâche, que vous cherchiez à créer des infographies ou des diagrammes, ou à générer des résumés ou des présentations. Il peut également partager des commentaires et des suggestions précieuses pour améliorer votre processus créatif.
Sa polyvalence est si vaste et étendue que Google le qualifie de puissant collaborateur qui fait office à la fois de coach, de partenaire de réflexion, de source d'inspiration et de stimulateur de productivité. Et pour conserver cette image, il est doté des cinq modules suivants :
- Help me write : vous aide à réaliser la création de contenu à partir de zéro
- Aidez-moi à m'organiser : pour créer des tableaux et des calendriers personnalisés sur Sheets
- Aidez-moi à visualiser : génère des visuels originaux et convaincants pour les présentations Slides.
- Help me connect : vous aide à configurer des visioconférences de haute qualité via Meet
- Aidez-moi à créer une application : pour le développement d'applications sans code à l'aide d'AppSheet
Étant donné que l'offre « Help Me Write » est plus en phase avec Google Docs, nous nous concentrerons principalement sur celle-ci. Ainsi, à l'avenir, lorsque nous parlerons de Duet IA, nous ferons principalement référence à la fonctionnalité « Help Me Write » de Duet IA.
Avantages de Duet IA
La réussite retentissante des outils d'IA générative tels que ChatGPT et Dall-E témoigne de l'efficacité avec laquelle ces innovations en matière d'IA améliorent les processus de l'entreprise. Voici un aperçu de ce que vous pouvez attendre des fonctionnalités basées sur l'IA de Duet :
- En tant qu'outil d'écriture IA puissant, Duet AI peut générer un contenu significatif et de grande valeur qui répond aux attentes de votre public tout en conservant la voix, le ton et le style de votre marque.
- Le texte généré est original, contextuel et unique. Votre entreprise bénéficie d'une propriété absolue sur ces créations, ce qui fait de ces actifs un facteur de différenciation concurrentiel.
- L'automatisation du processus de rédaction libère des ressources qui peuvent alors être consacrées à des activités plus complexes ou créatives. Cette utilisation stratégique des ressources augmente la productivité du personnel et améliore le moral des employés.
- Outre la génération de contenu, Duet IA peut également réviser des textes existants, les mettre à jour ou leur apporter une valeur ajoutée, ou encore convertir du contenu d'un format à un autre. Cette réutilisation du contenu aide les entreprises à atteindre leurs objectifs en matière de marketing, de développement des relations et d'engagement client sans bouleverser leurs ressources.
- L'alignement de la valeur du texte généré améliore la réussite des clients, l'optimisation des ressources réduit les coûts et améliore les performances et la rentabilité de l'entreprise.
- L'intégration transparente avec Google Workspace permettra aux utilisateurs de passer de Docs à Meets, Slides, Sheets et tout autre produit ou service sans perdre de données ni se déconcentrer.
Premiers pas avec Duet IA dans Google Docs
Bien que Duet AI fasse partie de Google Docs, les entreprises doivent disposer d'un compte Google Workspace pour explorer toute la profondeur et l'étendue des services proposés. Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace est une suite collaborative et de productivité basée sur le cloud qui comprend des outils tels que Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, etc.
| Note : les utilisateurs disposant d'un compte Google personnel peuvent également tester les capacités, les fonctionnalités et les produits IA de l'entreprise en s'inscrivant à Google Workspace Labs. |
Google Workspace est disponible dans les forfaits d'abonnement suivants (les coûts indiqués correspondent à des engagements annuels) :
- Business Starter : 6 $ par utilisateur et par mois
- Business Standard : 12 $ par utilisateur et par mois
- Business Plus : 18 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Sélectionnez un forfait pour commencer à utiliser Google Workspace. Lors du paiement, n'oubliez pas d'ajouter le module complémentaire Duet IA au prix de 30 $ par utilisateur pour accéder à l'assistant IA.
| Note : si vous ne souhaitez pas vous engager dans la version Enterprise payante, pensez à vous inscrire d'abord à un essai gratuit de 14 jours. |
Une fois votre achat effectué, inscrivez-vous pour tester les nouvelles expériences d'IA générative sur Google Workspace.
Félicitations, vous êtes prêt à utiliser Duet IA !
Comment utiliser l'IA dans Google Docs pour rédiger ou réécrire un texte
Maintenant que vous avez activé votre assistant de rédaction fiable, voici votre guide sur la façon d'utiliser l'IA dans Google Docs :
- Ouvrez un nouveau fichier Google Doc.
- Vous verrez une icône en forme de baguette magique avec le message « help me write » (aidez-moi à écrire) flotter dans le coin supérieur gauche de la feuille vierge.
- Cliquez sur cette icône pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous devrez saisir votre invitation ou vos instructions.
- Saisissez l'invite et cliquez sur le bouton « Créer ».
- En quelques secondes, Duet IA génère un texte à partir de vos invitations ou instructions.
- Si vous êtes satisfait du résultat, sélectionnez « Insérer » et ce contenu sera importé dans votre fichier Google Doc.
- Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse, sélectionnez « Réessayer » dans l'option « Affiner » pour générer un autre brouillon ou une autre version.
- Si vous souhaitez modifier ou ajuster le texte généré, sélectionnez d'autres options sous « Affiner ». Ajustez le ton, résumez, créez des listes à puces, développez ou raccourcissez le contenu généré. Vous pouvez même mettre à jour l'invite ou ajouter du contexte grâce à un affinage personnalisé.
Les étapes ci-dessus permettent de créer du contenu à partir de zéro. Si vous souhaitez réécrire ou effectuer des modifications en cours sur du contenu existant, voici ce que vous devez faire :
- Ouvrez le fichier Google Doc existant ou copiez-collez votre contenu dans un nouveau fichier.
- Sélectionnez les phrases ou les paragraphes pour lesquels vous souhaitez effectuer une modification en cours.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et passez la souris sur l'option « Affiner le texte sélectionné ». Sélectionnez l'ajustement que vous souhaitez apporter, à savoir élaborer, résumer, etc.
Suivez les étapes ci-dessus pour utiliser la fonction « Help me write » sur Gmail afin de remplir automatiquement votre brouillon d'e-mail.
Cas d'utilisation de l'outil d'écriture Duet IA
La fonctionnalité « Help Me Write » de Duet IA allie rapidité, polyvalence et précision. Cette combinaison en fait une solution hautement évolutive pour créer, modifier, affiner et remanier du contenu écrit dans tous les services et toutes les organisations.
Si vous avez besoin d'aide pour mettre en œuvre vos outils d'écriture basés sur l'IA, voici quelques cas d'utilisation qui pourraient vous inspirer :
Marketing et équipe commerciale
Le marketing et l'équipe commerciale sont les applications les plus connues de l'IA générative. Dans le même ordre d'idées, vous pouvez utiliser Duet AI pour :
- Création de contenu et rédaction: rédigez des textes marketing, des articles de blog, des légendes pour les réseaux sociaux, des publicités et d'autres supports marketing à grande échelle.
- Optimisation et réutilisation du contenu : optimisez les textes existants pour les moteurs de recherche afin d'améliorer votre classement. Mettez à jour les blogs les plus performants et convertissez le contenu d'un format à un autre (par exemple, une étude de cas en infographie).
Service client
Duet IA dans Google Docs peut vous aider dans les activités suivantes liées au service client :
- Compilation d'une base de connaissances : préparez une bibliothèque de ressources utiles et de FAQ pour répondre aux préoccupations des clients et leur permettre de se servir eux-mêmes.
- Réponses par e-mail : préparez des réponses par e-mail aux demandes des clients et aux tickets d'assistance.
Juridique et financier
Grâce à Duet IA, les secteurs ou les activités hautement réglementés peuvent maintenir leur conformité de différentes manières :
- Rapports commerciaux et contrats : générez des rapports détaillés, des contrats ou des accords, dans leur intégralité ou en partie, tout en mettant en évidence les informations clés relatives à la conformité, à la sécurité, etc.
- Facturation précise : tirez parti de l'IA de Google Docs pour extraire des données de Sheets et réaliser l'automatisation de la facturation afin d'améliorer la rapidité, l'efficacité et la précision.
Développement de produits
Les développeurs de produits peuvent utiliser la combinaison de Duet IA et Google Docs pour les usages suivants :
- Brainstorming et idéation : Google Docs étant une plateforme collaborative de modification de documents, rassemblez vos équipes pour réfléchir ensemble ou partager des suggestions, puis utilisez ces idées collectives pour alimenter Duet IA.
- Documentation : saisissez les spécifications du produit et d'autres informations dans les invites de Duet IA pour générer des manuels d'utilisation, des annonces de mise à jour des fonctionnalités, des guides produits et d'autres documents similaires.
Recherche et développement
Que vous meniez une étude de marché ou travailliez au développement d'un nouveau produit, Duet IA peut vous être utile, comme illustré ci-dessous :
- Rédaction technique: préparez des documents techniques complets pour les nouveaux produits, processus, chaînes de valeur, tendances et modèles, etc.
- Résumés condensés : résumez les résultats de vos recherches en extraits succincts et en conclusions clés pour les discussions externes ou internes.
Conseils et astuces pour booster vos opérations avec Duet IA de Google
Au vu des exemples d'utilisation de l'outil d'écriture IA de Google Docs ci-dessus, vous avez sans doute hâte de tester ses différentes fonctionnalités, de la prise de notes à la création de résumés. Avant de vous lancer dans cette aventure, voici quelques conseils et astuces qui vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil :
- Au lieu de saisir uniquement des mots-clés ou des expressions courantes, rédigez vos invitations et instructions dans un langage naturel, comme si vous interagissiez avec une personne.
- Fournissez à Duet IA le contexte de ce que vous souhaitez accomplir dans le cadre de la tâche. Ces informations lui permettront de mieux vous aider en générant du contenu à plus forte valeur ajoutée.
- Intégrez la voix, le ton et le style de votre marque lorsque vous partagez des invitations avec Duet IA. Indiquez également le niveau d'expertise de l'auteur et la cible pour un engagement accru.
- Si vous souhaitez créer des informations spécifiques à un produit ou à un service, telles qu'un guide pratique, un manuel d'utilisation, etc., partagez toutes les informations pertinentes afin d'obtenir une réponse plus appropriée.
- Décomposez vos demandes en plusieurs parties distinctes pour les requêtes complexes et à plusieurs niveaux. Cela permet à Duet IA de se concentrer sur une seule chose à la fois et de fournir des solutions plus complètes.
- Évitez d'utiliser un langage ambigu ou imprécis. Les invites accompagnées d'instructions claires et précises obtiendront une meilleure réponse.
Limites de Duet IA
Duet IA présente un immense potentiel pour débloquer de nouveaux horizons en matière de productivité de l’entreprise. Cependant, ce parcours sera tout sauf facile en raison des obstacles suivants :
- Google a fixé le prix de Duet IA à 30 dollars par mois, ce qui le place au même niveau que son concurrent direct, Microsoft Copilot. Un modèle de tarification aussi agressif le rend inaccessible aux PME, même si l'entreprise a indiqué qu'elle procéderait à des ajustements de prix à l'avenir.
- Même pour les entreprises et les sociétés disposant de moyens financiers importants, Duet IA n'est peut-être pas une si bonne affaire, car il ne permet actuellement que la génération de contenu de base avec des fonctionnalités de modification en cours limitées.
- En tant que technologie relativement nouvelle, l'ensemble des outils Duet IA est encore en travail en cours, avec environ un an de formation en conditions réelles. Il faut s'attendre à ce qu'il commette des erreurs et reste peu fiable jusqu'à ce que la technologie se stabilise.
- Duet IA n'a actuellement pas la capacité de gérer des conditions rares, inhabituelles ou exceptionnelles (cas limites), ce qui peut l'amener à mal interpréter le contexte, à générer des résultats inappropriés et à déployer un modèle trop confiant.
- Comme toute autre technologie d'IA, Duet AI est vulnérable aux hallucinations de modèle causées par un manque de fondement et de factualité. De telles erreurs peuvent rapidement coûter cher dans les applications de l'entreprise.
Malgré son apparence prometteuse, ces performances médiocres poussent les utilisateurs à rechercher des alternatives à Google Docs / IA. Après tout, personne ne veut payer pour un contenu banal et sans imagination, avec des capacités de modification en cours limitées.
Alternatives à « Help Me Write » de Google Docs IA
La fonctionnalité « Help Me Write » de Duet IA présente quelques fonctionnalités intéressantes, mais pourrait être améliorée. Heureusement, ClickUp Brain est là pour prendre le relais.
Voici un aperçu rapide de ce que ClickUp Brain a à offrir :
- Générateur de contenu : créez une grande variété de contenus, des articles de blog aux objets d'e-mails accrocheurs, et bien plus encore ! Contrôlez les variables du contenu telles que le ton de la marque, la lisibilité, le style, etc. afin de maximiser l'engagement.
- Modifiez et mettez en forme le contenu : ClickUp Brain est votre rédacteur qui insuffle une nouvelle vie à vos contenus et peaufine les textes existants jusqu'à obtenir la meilleure version possible de votre brouillon. Mettez en forme le contenu pour le rendre plus lisible, plus facile à parcourir et plus conforme à l'image de marque.
- Résumeur : générez des résumés pour les notes de réunion, les mises à jour de tâches, les fils de commentaires, les rapports de R&D et bien plus encore. Ces résumés ne prennent que quelques secondes et peuvent être intégrés à ClickUp Docs en un seul clic.
- Mesures à prendre : convertissez vos notes, résumés et autres documents en mesures hiérarchisées. Présentée sous forme de listes de tâches et de checklists interactives, cette liste de tâches et de sous-tâches permet de mesurer et de visualiser la progression réalisée.
- Travail collaboratif : que vous travailliez en équipe ou individuellement en partenariat avec ClickUp AI, écrire avec ClickUp AI facilite le brainstorming et le travail collaboratif, tout en les rendant plus créatifs.
Voici en quoi ClickUp Brain surpasse Duet IA de Google :
- Il dispose de fonctionnalités de génération de contenu plus complètes pour améliorer vos compétences rédactionnelles.
- Son prix compétitif le rend accessible aux start-ups, aux PME et aux entreprises.
- Vous avez accès à des outils d'IA préconfigurés et prêts à l'emploi pour des secteurs et des services spécifiques.
- Il est fourni dans une application mobile intuitive qui facilite le travail en déplacement.
Plus important encore, ClickUp Brain s'intègre à la plateforme ClickUp et à ses modules sous-jacents tels que ClickUp Docs pour traduire n'importe quel contenu en tâches exploitables sans changer de plateforme ! Préparez-vous, mettez-vous en place et écrivez avec ClickUp Brain.