Les entreprises et les particuliers du monde entier utilisent Microsoft Teams pour communiquer, travailler et se développer. Environ 320 millions d'utilisateurs issus de tous les secteurs d'activité exploitent activement cette plateforme.
Ne serait-il pas formidable de pouvoir tirer le meilleur parti de Microsoft Teams ? Cela transformera la manière dont vos équipes effectuent leurs connexions, collaborent et augmentent leur productivité.
Nous vous dévoilerons les meilleurs conseils pour vous aider à améliorer vos flux de travail et à rapprocher vos équipes afin qu'elles collaborent plus efficacement. Nous vous proposons des astuces faciles, allant des opérations de base aux fonctions avancées.
Nous vous donnerons également des conseils pour assurer la sécurité de votre compte Microsoft Teams. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.
Les 20 meilleurs astuces et conseils pour Teams
Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils et astuces pour Microsoft Teams :
1. Trouvez les messages importants dans vos discussions
À mesure que les tâches s'accumulent et que les responsabilités se multiplient, il devient difficile de retrouver vos discussions et vos fichiers passés.
La fonctionnalité de recherche vous permet d'accéder rapidement aux fichiers et projets que vous avez perdus de vue. Tapez ce que vous recherchez dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée. Les résultats s'afficheront dans le volet gauche avec différents onglets pour les personnes et les fichiers. Passez d'un onglet à l'autre pour effectuer une recherche plus précise.
De plus, le langage de requête par mot-clé (KQL) est une méthode avancée qui simplifie vos recherches. Il utilise des mots-clés pour améliorer la capacité de recherche. Essayez d'utiliser ces mots-clés pour affiner votre recherche dans MS Teams :
- « De : » suivi du nom de la personne
- « Objet : » suivi de la ligne d'objet ou d'un mot-clé qui y figure
- « In : » suivi du nom du canal ou du groupe de discussion
- « Envoyé : » suivi de la date du message
2. Configurez un canal d'équipe et envoyez des messages à plusieurs personnes à la fois.
Avec Microsoft Teams, envoyez des messages à plusieurs membres de votre équipe et communiquez au sein de votre organisation en créant un canal Teams. Pour ajouter des personnes à votre équipe, procédez comme suit :
- Dans votre liste Teams, cliquez sur Rejoindre ou Créer une équipe.
- Sélectionnez Créer une équipe
- Sélectionnez « Créer une équipe à partir de zéro ».
- Sélectionner à l'échelle de l'organisation
- Entrez le nom de l'équipe et cliquez sur Créer.
Cette équipe vous permet d'envoyer un seul message à plusieurs destinataires. Tous les utilisateurs, à l'exception des invités, verront votre message. De plus, les autres membres de l'équipe seront automatiquement mis à jour lorsqu'ils seront ajoutés ou supprimés de Microsoft 365.
3. Intégrer l'utilisation de Sharepoint
Sharepoint est une plateforme Microsoft intégrée utilisée pour assurer la sécurité et le partage de fichiers.
Partagez des fichiers avec les autres membres de votre équipe à l'aide de Sharepoint en cliquant sur l'onglet Fichiers. Collaborez et travaillez sur les fichiers à l'aide d'Office Online ou de l'application de bureau.
4. Réorganisez vos canaux et vos équipes
La gestion de plusieurs canaux peut être source de confusion. C'est pourquoi leur réorganisation est un excellent moyen de clarifier les choses !
Il vous suffira de glisser-déposer les équipes pour les positionner dans l'ordre de votre choix. Placez les équipes ou les canaux les plus exigeants dans votre liste de dossiers épinglés. Masquez les canaux en cliquant sur les points de suspension à côté du nom de l'équipe pour les canaux dont vous n'êtes pas un membre actif.
Pour voir les équipes cachées :
- Accédez au bas de votre liste Teams sur le côté gauche et sélectionnez « Équipes masquées ».
- Trouvez l'équipe que vous recherchez
- Cliquez sur l'icône Plus d'options, puis sélectionnez « Afficher ».
De même, pour afficher les canaux cachés au sein d'une équipe, sélectionnez « canaux cachés » et « Afficher ».
5. Modifiez la durée de votre statut
Voici une autre astuce utile pour Microsoft Teams : réglez les paramètres de durée du statut pour passer automatiquement de « occupé » à « absent » après un certain temps, afin que vos collègues sachent quand vous n'êtes pas en ligne.
Modifiez ce paramètre par défaut en suivant ces étapes :
- Cliquez sur la photo de profil dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez la flèche de statut.
- Choisissez entre 30 minutes, 1 heure, 2 heures, aujourd'hui et cette semaine dans l'option Durée. Définissez une durée personnalisée si aucune des options proposées ne vous convient.
6. Ajouter les discussions principales en signets
La fonctionnalité permettant d'ajouter des discussions à vos signets est très utile, car elle vous permet d'enregistrer des discussions sous forme de fils de discussion dans votre profil afin d'en faciliter le suivi.
Le fait de regrouper toutes les discussions, équipes, canaux, projets, réunions et documents au même endroit rend parfois la navigation difficile. Suivez ces étapes simples pour créer des signets pour les discussions importantes afin d'accéder aux informations nécessaires :
- Cliquez sur les points de suspension à la suite de la discussion que vous souhaitez ajouter à vos signets.
- Cliquez sur « Enregistrer ce message » pour l'ajouter à vos signets.
Pour afficher les signets enregistrés, cliquez sur votre image de profil et accédez à Enregistrés. Cliquez à nouveau sur l'icône enregistrée devant le canal pour supprimer le signet.
Enregistrer les discussions peut également être utile lorsque vous êtes absorbé par une tâche particulière et que vous souhaitez conserver quelque chose d'important pour l'afficher plus tard.
7. Notifications de chat urgentes
Parfois, vous devez envoyer des messages urgents pour une communication immédiate, des réponses rapides et des actions opportunes sur des problèmes critiques ou urgents. Microsoft Teams vous permet de marquer les messages comme « Urgent » ou « Important » afin d'informer rapidement le destinataire de l'urgence du contenu.
Accédez à Action et applications > Définir les options de livraison. Une fois que vous avez marqué un message comme important, la personne ou le groupe concerné en est informé toutes les deux minutes pendant les vingt minutes suivantes ou jusqu'à ce qu'il le lise.
8. Réalisez un sondage
Réaliser un sondage peut s'avérer délicat. Il faut recueillir des réponses précises et analyser les données, tout en maintenant l'intérêt des participants.
Microsoft Teams facilite la réalisation de sondages. Cliquez sur l'icône Formulaires sous la zone de message pour créer votre sondage. Saisissez votre question ici et dressez la liste des réponses possibles. Activez l'option Réponses multiples pour permettre aux participants de sélectionner plusieurs options.
Envoyez le sondage et recueillez automatiquement les réponses des membres du groupe. Le groupe reçoit des résumés en temps réel des réponses au sondage.
9. Utilisez différents arrière-plans
Votre pièce est en désordre et votre réunion commence dans cinq minutes : que faire ? Microsoft Teams vous permet de flouter votre arrière-plan ou de le remplacer par une image.
Pour flouter votre arrière-plan, accédez aux paramètres audio et vidéo, cliquez sur les points de suspension à côté et choisissez « Flouter mon arrière-plan ». Utilisez une image particulière comme arrière-plan en choisissant « Afficher les effets d'arrière-plan » et en sélectionnant une image dans la barre latérale.
10. Accédez aux transcriptions des réunions via Stream
Les transcriptions des réunions permettent de consigner les discussions, les décisions et les éléments à prendre pour référence future. Téléchargez la transcription de votre réunion en quelques étapes simples avec Teams.
À faire, téléchargez l'enregistrement de votre réunion ou vos discussions sur Microsoft Stream. Cliquez sur les points de suspension et sélectionnez « Mettre à jour les détails de la vidéo ». Choisissez ici la langue de la vidéo et accédez au fichier de sous-titres généré automatiquement.
Ensuite, téléchargez la transcription de la réunion depuis Microsoft Stream.
11. Effectuez une connexion avec des personnes qui ne font pas partie de votre organisation
L'une des fonctionnalités les plus utiles de Microsoft Teams est qu'elle vous permet d'ajouter des invités externes à vos équipes.
Utilisez l'accès invité pour inviter toute personne disposant d'un compte Gmail, Outlook ou autre compte de e-mail à rejoindre, partager et collaborer avec votre réunion Teams.
12. Automatisez les tâches avec l'application Power Automate
Automatisez les tâches répétitives pour accélérer vos processus.
Téléchargez l'application Power Automate et épinglez-la dans votre navigation dans Teams. Utilisez les modèles existants de l'application ou créez un flux de travail personnalisé.
13. Multitâche avec Immersive Reader
Autre astuce Microsoft Teams incontournable : le lecteur immersif est une fonctionnalité fantastique disponible dans toutes les applications Microsoft Office 365 telles que MS Word et PowerPoint. Il dispose d'une fonctionnalité de synthèse vocale qui vous lit les publications, les messages de chat et les documents pendant que vous effectuez plusieurs tâches à la fois.
Pour utiliser le mode Lecteur immersif, cliquez sur les points de suspension à côté du message, sélectionnez « Lecteur immersif », puis cliquez sur Lecture.
14. Utilisez le Tableau blanc de Microsoft pour collaborer
Une autre astuce Microsoft Teams très utile consiste à utiliser Microsoft Tableau blanc pour la collaboration et le partage.
Accédez à un tableau blanc virtuel où tous les membres peuvent ajouter du texte et des images à l'aide d'outils de dessin. Intégrez les tableaux blancs aux canaux et aux chats et utilisez-les pendant les réunions.
15. Planifiez des évènements à l'aide d'un calendrier
Ne manquez plus jamais une réunion Teams grâce au calendrier des évènements de l'application de bureau Teams. Il vous aide à rester informé des évènements à venir en les résumant.
Il vous suffit de sélectionner un canal, de cliquer sur l'icône + et de sélectionner l'icône du Calendrier. Entrez le nom de l'évènement et cliquez sur Ajouter.
16. Intégrer l'IA pour simplifier les opérations
Les outils d'IA peuvent fonctionner en parallèle avec les capacités humaines pour vous aider dans vos opérations d'entreprise et accélérer vos processus. Intégrez Microsoft 365 Copilot pour collaborer avec les autres membres et organiser des réunions en toute simplicité.
Utilisez Copilot pour créer un agenda, rédiger un script, prendre des notes et générer des idées.
17. Utilisez l'application mobile
L'un des principaux avantages des applications mobiles par rapport aux ordinateurs de bureau est la possibilité de passer d'un domaine d'entreprise à un autre. Il est également plus simple de suivre les discussions depuis votre appareil mobile et de rester informé des mises à jour importantes grâce à son interface plus simple.
Téléchargez l'application Teams depuis le Play Store ou l'App Store et saisissez vos identifiants de connexion. Pour changer de domaine, cliquez sur votre profil et sélectionnez le domaine souhaité.
18. Utilisez les raccourcis clavier
Les raccourcis clavier simplifient et accélèrent les tâches. Ils permettent d'exécuter des commandes plus rapidement sans avoir à consulter le menu à plusieurs reprises.
Voici quelques raccourcis clavier Windows utiles :
- Ctrl+E – recherche,
- Ctrl+Maj+M – couper le son,
- Ctrl+N – nouvelle conversation pour discuter,
- Ctrl+Maj+R – enregistrement et
- Ctrl+Maj+P – mettre en pause/reprendre l'enregistrement
Pour les utilisateurs Mac, voici quelques raccourcis clavier utiles :
- Commande+N – nouvelle conversation,
- Commande + signe égal (=) – zoom avant,
- Commande + signe moins (-) – zoom arrière,
- Commande+6 – ouvrir des fichiers, et
- Commande + O – ajouter une pièce jointe
19. Filtrer et rechercher des messages grâce aux mentions
Parcourez le chat Teams pour trouver ce dont vous avez besoin. Utilisez le symbole « @ » pour déterminer l’emplacement de la personne dont vous avez besoin et établir rapidement une connexion avec elle.
Vous pourrez également trouver les messages dans lesquels quelqu'un vous a mentionné ou apposé une étiquette. Pour trouver les mentions, accédez au flux d'activité, cliquez sur Filtrer, puis sélectionnez Mentions.
20. Évitez les perturbations pendant le travail
Lorsque vous devez vous concentrer entièrement sur une tâche, activez une fonctionnalité de Teams qui bloque les fenêtres contextuelles ou les notifications afin d'éviter toute distraction.
Il vous suffit de cliquer sur votre profil, de sélectionner l'onglet « Notifications » et de modifier la fréquence de vos alertes. Cela vous permet de vous concentrer sur un canal ou un fichier tout en suspendant les notifications provenant d'autres canaux.
Sécurité avec Microsoft Teams
Même si Microsoft Teams dispose d'excellents outils pour gérer les tâches, vous devez vous assurer qu'il est suffisamment sécurisé avant de l'utiliser pour votre entreprise.
La sécurité est l'une des principales préoccupations des entreprises qui intègrent des solutions basées sur le cloud. Heureusement, les multiples niveaux de cryptage de Microsoft 365 garantissent la sécurité des données de votre entreprise.
Faites confiance au chiffrement de bout en bout (E2EE) de Teams pour chiffrer les détails des visioconférences du début à la fin, garantissant ainsi le déchiffrement à destination. Il protège le partage audio, vidéo et d'écran pendant les visioconférences.
Pour plus de sécurité, utilisez Office 365 Defender, un module complémentaire optionnel qui renforce la protection. Il aide à vous protéger contre les spams, les liens malveillants, les attaques de phishing et les logiciels malveillants.
Voici quelques conseils utiles pour garantir la sécurité de vos opérations avec Microsoft Teams:
- Utilisez des libellés de sensibilité : Microsoft Information Protection (MIP) vous permet d'étiqueter la sensibilité des données afin de les protéger contre les applications tierces et de modérer vos paramètres de protection.
- Contrôle d'accès aux données : nous recommandons d'utiliser des contrôles d'accès aux données pour protéger les données contre les utilisateurs externes. Accordez l'accès aux utilisateurs externes à l'organisation de plusieurs manières : en activant la fonctionnalité « lobby », en utilisant des canaux privés, en ajustant les paramètres d'accès et en configurant des groupes de sécurité pour protéger les données.
- Surveillez l'utilisation : enfin, observez les interactions des utilisateurs afin d'évaluer les problèmes de sécurité et de prendre les mesures nécessaires. Établissez une liste des permissions accordées à des tiers et vérifiez manuellement les autres applications nécessitant un accès.
Boostez Microsoft Teams avec ClickUp
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De plus, en intégrant Microsoft Teams à ClickUp, vous aurez un accès instantané aux tâches ClickUp. Recevez des notifications concernant les nouveaux commentaires, les pièces jointes, les changements de statut et les mises à jour directement dans Microsoft Teams.
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