Autrefois, externaliser les tâches administratives signifiait embaucher un assistant personnel ou administratif à un coût plus élevé. Aujourd'hui, vous pouvez embaucher un assistant virtuel n'importe où dans le monde et l'intégrer à votre équipe pour vous permettre de travailler plus efficacement.
Bien sûr, comme tout bon membre d'une équipe, un assistant virtuel a besoin des bons outils pour faciliter son travail et le rendre plus efficace. C'est là que les meilleurs logiciels d'assistant virtuel entrent en jeu.
Que vous recrutiez des assistants virtuels ou que vous soyez vous-même assistant virtuel à la recherche de nouvelles technologies, nous avons ici toutes les meilleures options. Découvrez les meilleurs logiciels d'assistance virtuelle à ajouter à votre boîte à outils en 2024.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'assistant virtuel ?
Un logiciel d'assistant virtuel est un outil ou un programme utilisé par les assistants virtuels (AV) pour rationaliser leur travail et communiquer avec les membres de leur équipe. Bien que ce soit généralement le propriétaire de l'entreprise qui décide du logiciel à utiliser, si vous êtes vous-même assistant virtuel, vous pouvez suggérer des outils à vos collaborateurs.
La plupart des logiciels d'assistant virtuel comprennent des outils de collaboration à distance, des outils de communication d'équipe, des applications de rappel et des outils de gestion de documents. Vous pouvez également investir dans des logiciels d'intelligence artificielle (IA) tels que des outils IA pour les réunions, des calendriers IA et des outils IA de gestion de projet.
Les assistants virtuels utilisent ces outils pour rester connectés, communiquer efficacement, gérer des projets et des tâches, et créer de meilleures relations de travail avec leurs clients. Disposer des bons outils rend le travail plus facile, plus rapide et plus intéressant pour toutes les personnes impliquées. ☀️
Comment choisir le meilleur logiciel d'assistant virtuel pour votre entreprise
Il existe des milliers d'outils qu'un assistant virtuel peut utiliser pour augmenter sa productivité, ce qui peut rendre difficile le choix. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici ce qu'il faut rechercher lorsque vous évaluez différents outils logiciels d'assistant virtuel :
- Spécialité : Quelle est la spécialité de cette application et correspond-elle à vos besoins, comme la messagerie instantanée, la facturation, l'externalisation de la gestion de projet ou la conception graphique ?
- Fonctionnalités : l'application dispose-t-elle de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
- Connaissance : Est-ce que vous et votre assistant virtuel savez déjà comment utiliser cette application ou ce type de logiciel ?
- Prix : l'outil ou l'application est-il abordable ? Existe-t-il une version gratuite ?
- Facilité d'utilisation : l'application est-elle facile à utiliser ? Votre assistant virtuel peut-il apprendre à s'en servir rapidement ?
- Évaluations et avis : que pensent les autres utilisateurs du logiciel ? Comment se présente le service client ?
Utilisez ces questions pour déterminer ce qui est le plus important afin de savoir dans quels outils investir et lesquels éviter. Si vous travaillez déjà avec un assistant virtuel, demandez-lui également son avis et ses impressions personnelles.
Les 10 meilleurs outils logiciels d'assistant virtuel
Les bons outils logiciels d'assistant virtuel rationalisent vos flux de travail et vous aident à accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement. Si vous souhaitez travailler de manière plus productive cette année, pensez à ces outils d'IA et applications logicielles pour assistants virtuels.
1. ClickUp
Que vous recherchiez une plateforme facilitant la collaboration avec votre assistant virtuel ou que vous soyez un assistant virtuel à la recherche d'un outil pour vous aider à gérer le travail de vos clients, ClickUp est le meilleur choix qui soit.
ClickUp excelle dans la gestion de projet et peut être utilisé pour rationaliser l'ensemble de votre processus, de la conception du projet à son achèvement. Externalisez des tâches à votre assistant virtuel et suivez facilement leur progression, ou demandez à votre assistant virtuel d'agir en tant que chef de projet pour vous.
Organisez vos projets et vos tâches, visualisez votre progression en un coup d'œil et suivez votre activité au fur et à mesure que le projet avance. Créez votre propre installation personnalisée ou utilisez le plan de gestion de projet ClickUp pour démarrer le processus.
ClickUp peut devenir votre destination tout-en-un pour tout ce qui concerne les projets, les tâches et la productivité. Organisez vos projets, créez des listes de tâches, attribuez des tâches, surveillez les charges de travail, collaborez sur ClickUp Docs, et bien plus encore, le tout en un seul endroit.
Si vous n'avez pas encore embauché d'assistant virtuel, voyez si ClickUp AI peut vous servir d'assistant personnel. Utilisez notre nouvelle fonctionnalité IA pour résumer des documents, créer des éléments, améliorer votre écriture, mettre en forme du contenu, trouver des idées, et plus encore.
ClickUp Automations recrée également l'expérience d'avoir un assistant personnel. Gagnez du temps sur les tâches manuelles et répétitives et laissez l'automatisation s'en charger à votre place. Utilisez nos automatisations prédéfinies ou personnalisez-les avec vos propres déclencheurs et règles. ⚒️
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Créez des tâches, attribuez-les à votre assistant virtuel et suivez leur progression avec les tâches ClickUp.
- Organisez toutes vos données de contact pour les retrouver facilement grâce à notre CRM intégré.
- Intégrez vos objectifs à votre stratégie globale avec ClickUp Objectifs.
- Collaborez avec les membres de votre équipe grâce à la fonctionnalité intégrée ClickUp Chat.
- Gagnez du temps et rationalisez vos flux de travail grâce aux modèles ClickUp.
- Simplifiez votre processus de gestion du personnel grâce aux fonctionnalités RH de ClickUp.
- Obtenez un aperçu de ce qui se passe grâce aux tableaux de bord ClickUp personnalisables.
- Utilisez les intégrations ClickUp pour établir des connexions avec plus de 1 000 autres outils.
Limitations de ClickUp
- Certains utilisateurs peuvent trouver la variété des fonctionnalités et des options de personnalisation impressionnante à première vue.
- Bien que ClickUp AI puisse déjà faire office d'assistant personnel, il s'agit d'une nouvelle version, et d'autres fonctions seront donc dévoilées au fil du temps.
Tarifs ClickUp
- Free Forever
- Unlimited : 5 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 19 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître nos tarifs
- ClickUp AI : disponible dans tous les forfaits payants pour 5 $ par membre de l'environnement de travail et par mois.
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 8 900 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 3 800 avis)
2. Slack
Slack est une plateforme de productivité et un outil de communication d'équipe qui facilite la connexion avec les membres de votre équipe et l'accomplissement des tâches, à l'instar de Microsoft Teams.
Utilisez Slack pour créer un espace centralisé où discuter en direct ou de manière asynchrone, et utilisez les automatisations pour simplifier votre flux de travail et gagner du temps sur les tâches répétitives. ?
Les meilleures fonctionnalités de Slack
- Communiquez avec les membres de votre équipe via des canaux
- Restez en contact avec les freelances et les sous-traitants grâce à Slack Connect.
- Automatisez les tâches routinières grâce au générateur de flux de travail.
- Organisez des visioconférences en direct avec Huddle.
Limites de Slack
- Le nombre de notifications peut devenir écrasant s'il n'est pas géré avec soin.
- Les assistants virtuels qui ont plusieurs clients ne pourront pas voir toutes leurs communautés Slack dans une seule fenêtre, et passer de l'une à l'autre ou les ouvrir dans des fenêtres séparées peut s'avérer fastidieux.
Tarifs Slack
- Free
- Pro : 7,25 $/mois par utilisateur
- Business+ : 12,50 $/mois par utilisateur
- Enterprise Grid : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Slack
- G2 : 4,5/5 (plus de 31 900 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 23 000 avis)
3. Zoom
Zoom est un outil logiciel de collaboration à distance et de visioconférence qui vous permet de communiquer avec les membres de votre équipe par le biais de visioconférences, de réunions virtuelles, de chats d'équipe et de Tableaux blancs numériques. Outre les réunions virtuelles, vous pouvez également utiliser Zoom pour planifier des rendez-vous, organiser des évènements virtuels et des webinaires en ligne. ?
Les meilleures fonctionnalités de Zoom
- Demandez à votre assistant virtuel de planifier les appels et les réunions avec les clients.
- Enregistrez vos visioconférences afin de pouvoir les utiliser à des fins de formation et de référence.
- Utilisez l'intelligence de discussion pour améliorer votre stratégie d'appels commerciaux de l'équipe commerciale.
- Augmentez votre productivité grâce à l'assistant IA de Zoom.
Limites de Zoom
- Certaines fonctionnalités des forfaits imposent une limite de temps pour les réunions.
- Certains utilisateurs font des rapports sur des problèmes de disponibilité et de stabilité.
Tarifs Zoom
- Free
- Pro : 15,99 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 19,99 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 25 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Zoom
- G2 : 4,5/5 (plus de 53 600 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 13 600 avis)
4. QuickBooks
QuickBooks est une suite d'outils comptables en ligne conçus pour faciliter la comptabilité, la tenue des comptes, la gestion des salaires et le suivi du temps de travail pour les petites entreprises et les entrepreneurs.
Utilisez QuickBooks pour externaliser ces tâches à un assistant virtuel ou à un comptable virtuel, ou utilisez le logiciel pour simplifier le processus de paiement de vos prestataires, comme vous le feriez avec d'autres applications similaires telles que Freshbooks. ?
Les meilleures fonctionnalités de QuickBooks
- Suivez vos revenus, vos transactions bancaires, vos reçus et bien plus encore.
- Gérez vos factures, vos dépenses et vos déductions fiscales.
- Configurez automatiquement la paie, les impôts et les formulaires.
- Travaillez où que vous soyez : consultez et approuvez les relevés de temps et utilisez des outils mobiles de suivi du temps.
Limites de QuickBooks
- L'application mobile n'est pas toujours facile à utiliser pour certaines tâches, selon certains utilisateurs.
- Certains utilisateurs signalent des problèmes de vitesse et de stabilité.
Tarifs QuickBooks
- Premium : 20 $/mois pour 1 utilisateur administrateur (8 $/mois pour chaque utilisateur supplémentaire)
- Elite : 40 $/mois pour 1 utilisateur administrateur (10 $/mois pour chaque utilisateur supplémentaire)
Évaluations et avis sur QuickBooks
- G2 : 4,0/5 (plus de 3 100 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 6 300 avis)
5. Google Agenda
Google Agenda est un calendrier en ligne partageable que vous pouvez utiliser pour rester organisé et avoir une haute productivité lorsque vous travaillez seul ou avec votre assistant virtuel. Utilisez Google Agenda pour planifier vos tâches, consulter l'aperçu de vos rendez-vous et programmer des réunions avec d'autres personnes. ?
Les meilleures fonctionnalités de Google Agenda
- Partagez votre calendrier avec votre assistant virtuel afin qu'il puisse facilement organiser vos rendez-vous.
- En tant qu'assistant virtuel, ajoutez des réunions, des rendez-vous et des évènements aux calendriers de vos clients afin qu'ils restent organisés et à jour.
- Superposez plusieurs calendriers dans une seule vue pour voir rapidement les disponibilités.
- Personnalisez l'affichage de votre calendrier avec différentes couleurs.
- Disponibles en tant que composante essentielle de la suite de produits Google ou dans le cadre des forfaits Google Workspace payants destinés aux entreprises.
Limites de Google Agenda
- Il est facile de fermer accidentellement la fenêtre « Créer une réunion », ce qui signifie que vous perdez votre progression et devez tout recommencer.
- Les utilisateurs signalent qu'il n'est pas possible de marquer les tâches comme étant de faible ou de haute priorité, contrairement à d'autres outils tels que ClickUp.
Tarifs de Google Agenda
- Free
- Business Starter : 6 $/mois par utilisateur
- Business Standard : 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 18 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Google Agenda
- G2 : n/a
- Capterra : 4,8/5 (plus de 3 000 avis)
6. Calendly
Calendly est un outil logiciel de prise de rendez-vous et de planification qui simplifie le processus d'externalisation de la gestion des rendez-vous. Donnez à votre assistant virtuel accès à Calendly pour partager vos disponibilités avec d'autres personnes, organiser des réunions et mettre en place des systèmes permettant aux prospects entrants de planifier des appels avec vous. ?
Les meilleures fonctionnalités de Calendly
- Rationalisez votre processus de planification des réunions, des rendez-vous et des évènements.
- Intégrez Calendly à votre site web pour permettre à d'autres personnes de planifier des appels avec vous.
- Ajoutez des questions de sélection à la page de pré-réservation afin de qualifier les candidats ou de préparer vos réunions avec eux.
- Créez une séquence vous permettant d'envoyer les détails préalables à la réunion par e-mail.
Limitations de Calendly
- Toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles sur mobile.
- Tous les liens Calendly proviennent du domaine Calendly. Il n'est pas possible de les utiliser en marque blanche avec votre propre marque.
Tarifs Calendly
- Free
- Standard : 12 $/mois par utilisateur
- Équipes : 20 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître nos tarifs
Évaluations et avis sur Calendly
- G2 : 4,7/5 (plus de 1 900 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 900 avis)
7. LastPass
LastPass est un gestionnaire de mots de passe et une application de coffre-fort qui vous permet de partager en toute sécurité vos identifiants et mots de passe avec votre assistant virtuel et les autres membres de votre équipe. Ce logiciel élimine le besoin de partager des informations de connexion confidentielles, ce qui procure un sentiment de sécurité aux deux parties. ?
Les meilleures fonctionnalités de LastPass
- Partagez en toute sécurité les mots de passe et les identifiants de connexion pour vos outils avec votre assistant virtuel.
- Remplissage automatique des mots de passe sur tous les appareils
- Restez en sécurité grâce au meilleur cryptage de sa catégorie et à des certifications de sécurité mondiales.
- Stockez les informations de sécurité pour plusieurs clients et projets en un seul endroit.
Limitations de LastPass
- Vous ne pouvez accéder aux mots de passe et les remplir automatiquement que si vous êtes en ligne.
- Comme d'autres gestionnaires de mots de passe, l'application a déjà été confrontée à des failles de sécurité par le passé.
Tarifs LastPass
- Équipes : 4 $/mois par utilisateur (jusqu'à 50 utilisateurs)
- Business : 7 $/mois par utilisateur (nombre d'utilisateurs illimité)
Évaluations et avis sur LastPass
- G2 : 4,4/5 (plus de 1 200 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 2 700 avis)
Découvrez ces alternatives à LastPass!
8. Google Drive
Google Drive est un outil de partage de fichiers et de gestion de contenu basé sur le cloud qui vous permet d'accéder à vos fichiers depuis n'importe quel emplacement, à l'instar de Dropbox. Utilisez Google Drive pour stocker vos travaux en cours, créer un wiki à partager avec les membres de votre équipe virtuelle ou simplement pour stocker des fichiers numériques. ?
Les meilleures fonctionnalités de Google Drive
- Partagez et collaborez sur des fichiers à partir d'appareils mobiles et de bureau.
- Retrouvez vos fichiers plus rapidement grâce à la fonction de recherche alimentée par l'IA.
- Restez en sécurité grâce à la protection intégrée contre les spams, les logiciels malveillants et les ransomwares.
- Intégrez Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour une collaboration au sein même de l'application.
Limitations de Google Drive
- Certains utilisateurs trouvent l'interface utilisateur et l'organisation par défaut des fichiers « désordonnées ».
- Le téléchargement et l'accès aux documents peuvent parfois être lents, selon certains utilisateurs.
Tarifs Google Drive
- Free
- Business Starter : 6 $/mois par utilisateur
- Business Standard : 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 18 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître nos tarifs
Évaluations et avis sur Google Drive
- G2 : n/a
- Capterra : 4,8/5 (plus de 27 200 avis)
9. Hootsuite
Hootsuite est un outil de gestion des réseaux sociaux qui simplifie le processus de gestion de tous vos profils sur les réseaux sociaux. Il est similaire à Buffer, mais offre davantage de fonctionnalités. Donnez à votre assistant virtuel accès à Hootsuite pour planifier le contenu des réseaux sociaux, interagir avec les clients, surveiller les mentions de la marque et diffuser des publicités sur les réseaux sociaux. ?
Les meilleures fonctionnalités de Hootsuite
- Planifiez et programmez vos publications sur les réseaux sociaux pour différents canaux à partir d'un seul endroit.
- Créez des flux personnalisés pour suivre les tendances et les mentions de votre marque.
- Obtenez des informations sur les meilleurs moments pour publier sur vos comptes de réseaux sociaux.
- Interagissez avec votre audience sur les réseaux sociaux en temps réel.
Limites de Hootsuite
- Il est parfois difficile de mettre des étiquettes sur des comptes lorsque vous utilisez cet outil de planification pour des plateformes telles qu'Instagram.
- Certains utilisateurs signalent que les publications programmées ne sont pas toujours publiées comme prévu.
Tarifs Hootsuite
- Professionnel : 99 $/mois pour 1 utilisateur (jusqu'à 10 comptes sociaux)
- Équipe : 249 $/mois pour 3 utilisateurs
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître nos tarifs
Évaluations et avis sur Hootsuite
- G2 : 4,1/5 (plus de 4 000 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 3 500 avis)
10. Process Street
Process Street est un outil de gestion des processus qui simplifie vos flux de travail et vos processus. Utilisez cet outil pour créer des checklists, des flux de travail et des procédures opératoires normalisées (SOP) que votre assistant virtuel et les autres membres de l'équipe pourront suivre. ?
Les meilleures fonctionnalités de Process Street
- Créez des flux de travail qui suivent et effectuent l'automatisation de l'exécution des tâches.
- Recueillez facilement des informations grâce à des formulaires et des sondages personnalisables.
- Créez et partagez des procédures opératoires normalisées grâce à l'éditeur de documents intégré.
- Utilisez Process IA pour créer des flux de travail personnalisés afin d'augmenter votre productivité.
Limitations de Process Street
- La création d'un processus peut s'avérer compliquée pour les nouveaux utilisateurs.
- Certains utilisateurs suggèrent qu'il n'est pas toujours facile de voir les tâches inachevées.
Tarifs de Process Street
- Startup : 100 $/mois pour 5 utilisateurs
- Pro : à partir de 415 $/mois
- Enterprise : à partir de 1 660 $/mois
Évaluations et avis sur Process Street
- G2 : 4,6/5 (plus de 300 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 600 avis)
Organisez-vous grâce à ces outils logiciels d'assistant virtuel
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