Der ultimative Leitfaden für E-Mail-Projektmanagement

sie möchten mehr über _E-Mail-Projektmanagement erfahren?

E-Mail-Projektmanagement hilft Projektmanagern und -teams, effizienter zu arbeiten, indem es ihnen ermöglicht, innerhalb ihrer E-Mail-Postfächer zu kommunizieren und zu arbeiten.

Das Sortieren von tonnenweise E-Mails für Ihr Projektmanagement klingt jedoch nach etwas, bei dem man sich die Haare raufen möchte. 🤯

Wenn es doch nur ein Tool gäbe, das Sie aus dieser Misere befreien könnte..

Ist es ein Vogel? Ist es ein Flugzeug? Nein, es ist ein _E-Mail-Projektmanagement Werkzeug! E-Mail-Projektmanagement-Tools verwandeln Posteingänge in kollaborative Arbeitsbereiche, sparen wertvolle Zeit und steigern die Effizienz von Teams.

Aber welches ist das beste E-Mail-Projektmanagement-Tool für Sie?

Keine Sorge, wir helfen Ihnen gerne weiter. 🦸

In diesem Artikel behandeln wir was E-Mail-Projektmanagement ist , die bestes Tool für Gmail und Outlook-Projektmanagement sowie die Vorteile des E-Mail-Projektmanagements.

Los geht's.

Was ist E-Mail-Projektmanagement?

E-Mail Projektmanagement beinhaltet die Verwendung Ihres E-Mail-Posteingangs zur Verwaltung von Projekten. Dazu gehört das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, die Verwaltung von Fristen und die aufgabenspezifische Kommunikation.

aber.. email clients die meisten E-Mail-Programme, wie Gmail und Outlook, sind nicht für das Projektmanagement konzipiert, richtig?

Nein, das sind sie nicht. Deshalb gibt es ja E-Mail-basierte Projektmanagement-Tools!

Mit E-Mail-basierten projektmanagementsoftware können Sie Aufgaben verfolgen, mit Teammitgliedern kommunizieren und externen Interessengruppen und sogar Aufgabenlisten über Ihre E-Mail hinzufügen.

denn wie weit kommt man mit der Schneckenpost?

Unsere guten Freunde Gmail und Outlook sind zwar nicht eigentlich für das Projektmanagement konzipiert, aber E-Mail-Projektmanagement-Software hilft, diese Lücke zu schließen.

Lassen Sie uns herausfinden, wie..

A. Gmail-Projektmanagement

Mit Gmail können Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln, aber nur mit Hilfe eines speziellen projektverwaltungs-Tool das sich mit Google Apps integrieren lässt.

Hier ist, was Sie sonst noch tun können mit Gmail-Projektmanagement :

• Fügen Sie Teammitglieder zu einer Gruppen-E-Mail-Liste hinzu, damit alle Teammitglieder Aktualisierungen über eine E-Mail-Adresse erhalten
• Verwenden Siegemeinsame Kalender fürprojektaktualisierungen und Besprechungszeitpläne* Speichern Sie Ihre Dokumente in einem sicheren gemeinsamen Laufwerk
• Kategorisieren Sie wichtige E-Mails automatisch mit dem Prioritätseingang von Google
• Nutzen Sie die integrierte Bildschirmfreigabe von Google Meet
• Verwenden SieGoogle Text & Tabellen &Google-Tabellen zur Zusammenarbeit in Echtzeit und zum Chatten innerhalb von Dateien
• Verwenden SieGoogle Formulare zum Erstellen und Freigeben von Online-Umfragen und Formularen
• Verwenden Sie die Versionskontrolle, um zu früheren Doc-Versionen zurückzukehren, ohne Informationen zu verlieren
• Verfolgen Sie Aufgaben und arbeiten Sie gemeinsam daran, indem Sie eineGantt-Diagramm in Google Sheets
• Sie können sogar Alexa verbinden &Google Assistent und Ihre To-Do-Liste sprechen!

B. Outlook-Projektmanagement

Mit den in Outlook integrierten Projektmanagement-Tools hat Ihr Team einen besseren Überblick über seine Aufgaben. Mit Microsoft Outlook können Sie Aufgaben mit Erinnerungen, Fälligkeitsdaten und Aufgabenlisten ohne zusätzliche Software erstellen.

Mit einem speziellen Outlook-Projektmanagement-Tool können Sie jedoch auch:

• Hinzufügen von Projektaufgaben zu einem gemeinsamen Kalender zur Aufgabenverfolgung
• Die Konsolidierungsfunktion nutzen, um E-Mails, Kontaktinformationen und Termine zusammenzufassen
• E-Mails automatisch nach dem Projekt gruppieren, zu dem sie gehören
• Das Journal für die Projektplanung nutzen
• Zuweisung von Aufgaben an Projektmitarbeiter
• Verfolgen Sie die abrechenbare und die gesamte für ein Projekt aufgewendete Zeit
• Daten in verschiedene Dateiformate exportieren
• Führen Sie Projektbesprechungen mitMicrosoft Teams Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Outlook als eigenständiges Projektmanagement-Tool kaum mithalten kann.

das ist so, als würde man einen Kuchen mit einem Toaster backen. Man kann es zwar versuchen, aber das ist nicht der beste Weg, oder?_

Am besten ist es, sich für ein Outlook-unterstütztes Projektmanagement-Tool das Ihnen weitaus mehr Funktionen bietet.

Bonus: Email-Alternativen !

Worauf sollte man bei einem E-Mail-Projektmanagement-Tool achten?

Es gibt viele E-Mail-Projektmanagement-Tools zur Auswahl, aber um das beste für Ihr Team zu finden, sollten Sie überlegen, welche Funktionen Sie benötigen und die e-Mail-Marketing-KPIs die Sie verfolgen möchten.

Einige wesentliche Funktionen einer E-Mail-Projektmanagement-App sind:

1. E-Mail-Integration2. Planung und Terminierung3. Zusammenarbeit im Team4. Erstellung von Aufgaben Schauen wir uns diese Funktionen schnell an:

1. E-Mail-Integration

Ein E-Mail-Projektmanagement-Tool ohne E-Mail-Integration geht nicht, oder?

Das von Ihnen gewählte Tool muss mit gängigen Plattformen wie Google Mail oder Outlook integriert werden.

Die Zwei-Wege-Integration stellt auch sicher, dass Aktualisierungen in Ihrem Projektmanagement-Tool in Ihrem persönlichen E-Mail-Konto erscheinen.

Das hilft Ihrem Team, NSYNC (in sync, get it?) zu sein

2. Planung und Terminierung

Beim E-Mail-Projektmanagement geht es hauptsächlich um die Projektplanung. Es versteht sich also von selbst, dass das von Ihnen gewählte Tool über Planungs- und Terminierungs-Funktionen verfügen muss.

Es sollte Ihnen ermöglichen, Aufgaben an Teammitglieder zu vergeben, Fristen festzulegen und Projektaufgaben per E-Mail zu organisieren.

Schauen Sie sich diese Funktionen an *email productivity tools* !

3. Zusammenarbeit im Team

Die ideale E-Mail-Projektmanagement-Software sollte es Ihnen ermöglichen, Kommentare per E-Mail zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Alles, was Sie in der E-Mail eingeben oder anhängen, wird automatisch als Kommentar für diese spezielle Aufgabe hinzugefügt.

Außerdem bieten integrierte Chat-Räume Ihrem Team einen personalisierten Raum für aufgabenspezifische Diskussionen. @Merkungen sind ebenfalls eine unverzichtbare Funktion in jedem E-Mail-Projektmanagement-Tool, denn sie helfen Ihnen, bestimmte Teammitglieder schnell zu benachrichtigen, damit sie Maßnahmen ergreifen.

Keine Sorge, Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für all diese Updates und mehr!

Für einige hilfreiche Teamzusammenarbeit Tipps, sehen Sie sich diesen Beitrag an!

4. Erstellung der Aufgabe

Die E-Mail-Projektmanagement-App muss es Ihnen ermöglichen, Aufgaben über Ihre E-Mail zu erstellen. Sie sollten in der Lage sein, Anhänge, Fälligkeitsdaten und Aufgabenbeschreibungen auf einmal hinzuzufügen.

Ja, das stimmt, sagen Sie den Antworten "Ich habe Ihre E-Mail nicht erhalten" und "Ich habe Ihre E-Mail vergessen" Lebewohl!

Das beste E-Mail-Projektmanagement-Tool: ClickUp

Für die meisten Teams beginnt und endet der Tag mit E-Mails. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Projektmanager eine hervorragende E-Mail-basierte Projektmanagementlösung benötigen.

Und genau deshalb sollten Sie ClickUp , die perfekte E-Mail-Projektmanagement-Software für jedes Team.

ClickUp ist die das weltweit führende Projektmanagement-Tool. Vom Erstellen unbegrenzte Projekte zur internen Verfolgung oder remote-Team produktivität zu steigern, bietet ClickUp den Teams alles, was sie brauchen, um auch das komplexeste Projekt zu verwalten.

Hier ist, warum ClickUp die beste E-Mail-Projektmanagement-Software ist

Stellen Sie sich ClickUp als Robin und Ihre Emails als Batman vor.

Robin, alias ClickUp, hält Ihre E-Mails davon ab, sich auf die dunkle Seite zu begeben:

(Stichwort: Batmans Stimme)

"die Seite der verlorenen E-Mails und Team Verwirrung."

Und so wird das gemacht:

1. Senden und Empfangen von E-Mails direkt aus Aufgaben

Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn Sie E-Mails direkt neben Ihrer Arbeit senden oder beantworten könnten - ohne jemals die Registerkarte wechseln zu müssen?

Mit E-Mail in ClickUp können Sie genau das tun!

• Senden und empfangen Sie E-Mail-Nachrichten direkt aus ClickUp-Aufgaben heraus
• Anhänge hinzufügen,Formulare, Antwortvorlagen und mehr
• Organisieren Sie Ihre E-Mail-Konversationen als Kommentare oderKommentare mit Threads* E-Mail einrichtenAutomatisierungen fürtropf-Kampagnen undnewsletters basierend auf Ereignissen innerhalb von ClickUp

So können Sie beispielsweise E-Mails an Teammitglieder zuweisen, gemeinsam an Sendungen und Antworten arbeiten und Automatisierungen auf der Grundlage von benutzerdefinierten Feldern, Kundenereignissen und sogar Fehlerverfolgung auslösen. Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos!

Die Integration Ihrer E-Mails mit ClickUp hilft Ihnen:

• Zeit zu sparen (kein Hin- und Herblättern mehr)
• Die Kommunikation organisiert zu halten
• Behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mail-Konversationen

ClickUp unterstützt derzeit Outlook, IMAP, Office 365 und Gmail. Alle E-Mails, die Sie von ClickUp aus senden, sehen so aus, als wären sie direkt von Ihrer E-Mail gesendet worden - keine seltsamen Weiterleitungsadressen!

2. Aufgaben aus E-Mails erstellen

ClickUp's e-Mail-Projektmanagement-Funktionen sie können aufgaben erstellen durch Senden oder Weiterleiten von E-Mails an Verzeichnisse in ClickUp.

Die Aufgabe wird mit den folgenden Details erstellt:

• Der Aufgaben Name wird als Betreffzeile Ihrer E-Mail hinzugefügt
• Der Text der E-Mail wird als Aufgabenbeschreibung eingefügt
• Zuweisung von Aufgaben unter Verwendung von Tags wie , , in der Betreffzeile. Fügen Sie so viele Beauftragte oder Tags hinzu, wie Sie möchten!
• Die Anhänge in der E-Mail (einschließlich Bilder) werden automatisch als Aufgabenanhänge eingefügt
• Verwenden Sie den Tag <Fälligkeitsdatum und -zeit> in der Betreffzeile, um eine Aufgabe Frist hinzuzufügen

3. Kommentieren und Dateien anhängen

sie möchten zusätzliche Informationen oder einen Anhang zu einer _vorhandenen Aufgabe hinzufügen?

Senden oder leiten Sie eine E-Mail an diese Aufgabe und die kommentar erscheint in der Aufgabe zusammen mit dem anhang .

Falls Sie sich über Bilder und Designs wundern: ClickUp erfasst die HTML-E-Mail in ihrer Gesamtheit, so dass Ihr Inhalt so gut wie neu aussehen wird.

keine Sorge, Grafikdesigner, wir halten Ihnen den Rücken frei!

4. Auf Benachrichtigungen antworten

Mit der E-Mail-Projektmanagement-Software von ClickUp können Sie auf benachrichtigungen über ClickUp-Aufgaben.

Antworten Sie einfach auf die Benachrichtigungs-E-Mail mit der Ihrem ClickUp-Konto zugeordneten E-Mail-ID und die Antwort wird als Kommentar zusammen mit etwaigen Anhängen hinzugefügt.

wie bequem ist das denn? 😉

5. Automatisierung der E-Mail-Weiterleitung

Wenn Sie Mr. Popular sind und tonnenweise E-Mails erhalten, können Sie mehrere Projekte verwalten, indem Sie eine E-Mail-Weiterleitung erstellen automatisierung Regel.

Diese Funktion erstellt automatisch Aufgaben für Sie, wenn eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang auftaucht.

schließlich hat Batman Besseres zu tun, als sich mit unzähligen E-Mails zu beschäftigen, oder?

6. Gmail- und Outlook-Integrationen

Denken Sie daran, dass eine E-Mail-Projektmanagement-App ohne Gmail- und Outlook-Integrationen einfach nutzlos ist.

so wie Batman und Robin ohne ihre Gadgets (und natürlich ihre kultigen Anzüge) nicht gegen Schurken kämpfen können

Deshalb bietet ClickUp leistungsstarke Gmail und Ausblick Integrationen, die das E-Mail-Projektmanagement zu einem Kinderspiel machen.

Sie können:

• Aufgaben bequem von Ihrem Gmail- oder Outlook-Konto aus erstellen
• Sofortige Umwandlung von E-Mails in Aufgaben
• Anhängen von E-Mails an Aufgaben
• E-Mail-Anhänge automatisch in die Aufgabe hochladen

7. Unterwegs Aufgaben hinzufügen

Mit ClickUp können Sie Aufgaben und Listenadressen ganz einfach in Ihrem Kontaktbuch speichern. So können Sie in der Kaffeepause mit einem einzigen Klick Aufgaben und Kommentare aus E-Mails zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen. 🍵

8. Eine leistungsstarke Chrome-Erweiterung

wollen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang übernehmen?

Verwenden Sie ClickUps leistungsstarke Chrome-Erweiterung !

Die erweiterung können Sie Aufgaben aus E-Mails erstellen und sogar ganze E-Mails an Aufgaben anhängen.

Zeigen Sie Ihre E-Mails an, springen Sie zurück oder laden Sie sie ganz einfach herunter!

Für die Verwaltung projekte und Aufgaben mit der ClickUp Chrome-Erweiterung können Sie auch effizient arbeiten:

• Verfolgen, wie lange Aufgaben dauern
• Screenshots erfassen, bearbeiten und anhängen
• Websites ausschneiden und sie zu ClickUp-Aufgaben hinzufügen oderdocs Aber das ist noch nicht alles, was ClickUp für Sie auf Lager hat!

Neben einem genialen kostenlosen Plan bietet diese E-Mail-Projektmanagement-Software auch verschiedene andere Funktionen wie:

• 50+ Aufgaben-Automatisierungen : Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und straffen Sie Ihren Arbeitsablauf
• Dashboard: erstellen Sie Ihr eigenesprojekt-Dashboard mit Anpassungen wieGeschwindigkeit,Verbrennung,Abbrand, undKumulative Flussdiagramme und teilen Sie sie mit Ihrem gesamten Team
• Mind Maps : Visualisieren Sie Aufgaben und planen Sie Projekte und Ideen mit Leichtigkeit
• Benutzerdefinierte Felder: erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für die Erstellung von Inhalten, die Personalbeschaffung, den Vertrieb und vieles mehr
• Schablonen: verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage, um bei einem bestimmten Projekt voranzukommen
• Mehrere Ansichten : Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Projekte in Ansichten wieZeitleiste,Arbeitsbelastung,Kanban-Tafel, und mehr
• Angepasste Aufgabenstatus: erstellen Sie einen Projektstatus nach Ihren Bedürfnissen
• Aufgabenprioritäten: erstellen von Aufgabenprioritäten basierend auf der Dringlichkeit
• Aufgaben-Abhängigkeiten: helfen Ihrem Team, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen
• Benutzerdefinierte Zugriffsrechte : Teilen Sie Ihren ClickUp-Arbeitsbereich mit einem Beteiligten, ohne die Privatsphäre zu gefährden

Es ist, als wäre man ein Kind im Süßwarenladen; es gibt einfach so viele süße eigenschaften zum Ausprobieren!

Was sind die Vorteile von E-Mail-Projektmanagement?

Neben der Unterstützung von Teams bei der Kommunikation und der Arbeit an einem zentralen Ort bietet eine E-Mail-Projektmanagement-Software noch weitere Vorteile:

• Zentralisierte Infodrehscheibe
• Minimale Lernkurve
• Vereinfacht die Kommunikation
• Effiziente Aufgabendelegation
• Spart Zeit

1. Zentralisierte Informationsdrehscheibe

E-Mail-Projektmanagement-Tools bieten Teams einen Bereich, in dem sie einfach auf Projektinformationen zugreifen und diese speichern können. Teammitglieder, Projektaufgaben und Fortschritte... alles in einem zentralisierten Bereich gespeichert.

wissen Sie, was das bedeutet?

Sie müssen nicht mehr zwischen einer Million Registerkarten wechseln, nur um etwas zu finden, das Sie brauchen! 😍

2. Minimale Lernkurve

E-Mail-basierte Projektmanagement-Tools sind einfach zu handhaben, da sie im Grunde eine zusätzliche Ebene über Ihrem ursprünglichen Posteingang einrichten.

Die Teammitglieder können sich schnell einarbeiten, und es wird nicht lange dauern, bis das Tool in Ihren normalen Arbeitsablauf integriert ist.

Möchten Sie lernen, wie Sie Arbeitsabläufe besser verwalten können? Lesen Sie hier unseren ausführlichen Leitfaden .

3. Strafft die Kommunikation

Mit einer E-Mail-Projektmanagement-Software können alle Teammitglieder und Projektmanager auf einfache Weise miteinander kommunizieren.

Darüber hinaus verfügen die meisten Projektmanagement-Tools über Chat-Räume, die den Teams einen persönlicheren Raum für effiziente Kommunikation bieten.

Die Teammitglieder sind in dieser Umgebung eher bereit, sich zu engagieren und zu antworten, und wer liebt nicht die guten alten Emoticons, um seine Argumente zu vermitteln? 😁

4. Effektive Delegation von Aufgaben

Sie bekommen eine Aufgabe, Sie bekommen eine Aufgabe, alle bekommen eine Aufgabe!

Bei der Erstellung und Zuweisung von Aufgaben per E-Mail gibt es weniger Verwirrung im Team, weil die Aufgaben für jeden perfekt angelegt sind.

Es ist nicht mehr nötig, einem Teammitglied eine E-Mail zu schicken und das halbe Unternehmen zu informieren, wenn eine Aufgabe aktualisiert werden soll.

Öffnen Sie einfach Ihre Projektmanagement-App, um den Projektfortschritt zu sehen!

5. Spart Zeit

Mit einer E-Mail-Projektmanagement-Software müssen Sie nicht mehr Ihren inneren Dr. Evil kanalisieren, um herauszufinden, wie Sie diese lange E-Mail-Kette zerstören können!

wie?

Projektmanagement-Tools helfen Ihnen zeit zu sparen indem sie lange E-Mail-Ketten, Papierwege und das Sortieren von Dokumenten überflüssig machen.

Da alle unternehmens- und projektbezogenen Dokumente an einem Ort gespeichert sind, muss Ihr Projektteam nicht mehr stundenlang Verwaltungsaufgaben erledigen; hurra! 🥳

Fazit

Sie können zwar immer noch an Ihrem alten Posteingang festhalten, aber damit haben Sie weder eine zentrale Datendrehscheibe noch die Möglichkeit, Aufgaben, Fortschritte und Fristen zu verfolgen.

Mit dem richtigen E-Mail-Projektmanagement-Tool können Sie das und noch viel mehr tun.

Wenn Sie auf der Suche nach dem ultimativen E-Mail-Projektmanagement-Tool sind, mit dem Sie Ihre aufgabenmanagement auf die nächste Stufe heben wollen, dann sind Sie bei ClickUp genau richtig.

Mit Funktionen, die von der E-Mail-Integration bis zur automatischen Aufgabenerstellung reichen, hilft ClickUp Teams, selbst die schwierigsten Projekte mit Leichtigkeit zu bewältigen. ClickUp kostenlos erhalten noch heute und nutzen Sie die Vorteile des E-Mail-Projektmanagements!