Google Forms vs. Microsoft Forms: Který je lepší?

Google Forms jste už určitě použili. Pravděpodobně jste vyzkoušeli i Microsoft Forms. Jsou jednoduché, zdarma a dělají přesně to, co slibují: shromažďují odpovědi.

Ale v tom je právě ten problém. Shromažďují data, ale neumožňují vám na základě nich v rámci svého rozhraní jednat. Jakmile dorazí odeslaný dotazník, někdo musí ta data přesto někam přesunout, vytvořit a sledovat úkoly a vymyslet, co bude dál. A to pokaždé.

Podle společnosti Deloitte stojí samotné přepínání mezi aplikacemi zaměstnance 32 dní ročně. Každý manuální krok mezi odesláním formuláře a provedením akce tento počet ještě zvyšuje.

Který nástroj pro tvorbu formulářů tedy skutečně stojí za to používat? A existuje něco lepšího? Tento průvodce porovnává Google Forms a Microsoft Forms z hlediska funkcí, integrací a přizpůsobení pracovním postupům. Jako bonus vám také ukážeme, kde přichází na řadu ClickUp Forms, aby zaplnil mezeru, kterou oba nástroje pro tvorbu formulářů zanechaly.

Google Forms vs. Microsoft Forms v kostce

Vaše rozhodnutí závisí na aktuálním softwarovém ekosystému vašeho týmu a na tom, zda potřebujete jednoduchý nástroj, nebo takový, který nabízí hlubší integraci do firemního prostředí a vyšší úroveň zabezpečení.

Toto rychlé srovnání vám ukáže, který z nich nejlépe vyhovuje vašim potřebám.

Přehled Google Forms

Potřebujete vytvořit průzkum, ale nemáte rozpočet ani čas na složitý nástroj? Google Forms je pro tento scénář ideální. Je snadno přístupný přes váš účet Google a je navržen s důrazem na jednoduchost a rychlost.

Jelikož je součástí ekosystému Google Workspace, působí jako přirozené rozšíření pro týmy, které již používají Tabulky, Disk a Gmail.

Výhody:

Nevýhody:

Přehled Microsoft Forms

Microsoft Forms je dobrou volbou, když:

Kladou důraz na bezpečnost, dodržování předpisů a hlubokou integraci s nástroji, které váš tým již používá, jako jsou Teams, SharePoint a Power BI. Ačkoli vyžadují předplatné, jsou již zahrnuty ve většině firemních plánů Microsoft 365.

Výhody:

Nevýhody:

Porovnání funkcí Google Forms a Microsoft Forms

Oba nástroje umožňují vytvořit základní kontaktní formulář, ale jejich rozdíly se projeví, až začnete vytvářet složitější průzkumy. Nebo se je pokusíte začlenit do způsobu, jakým váš tým řídí pracovní postupy.

Snadné použití a uživatelské rozhraní

Nepřehledné rozhraní může z pětiminutového úkolu udělat 30minutovou noční můru. Proto byste měli vždy upřednostňovat plynulý uživatelský zážitek.

Google Forms je neuvěřitelně intuitivní. Jeho rozhraní je přehledné a minimalistické a většina lidí dokáže vytvořit svůj první formulář bez nutnosti návodu. Editor s funkcí drag-and-drop působí přirozeně a režim náhledu okamžitě ukazuje respondentům, co uvidí.

Microsoft Forms má moderní a propracovaný vzhled, ale pro nové uživatele může působit trochu nepřehledně. Najednou je vidět více možností, což je sice výkonné, ale může to být také matoucí. Pokud jste zvyklí na jiné aplikace Microsoft 365, budete se cítit jako doma, ale pokud přecházíte z jiného ekosystému, bude se vám s ním hůře seznamovat.

Typy otázek a šablony

Hádejte, co určuje kvalitu dat, která váš formulář dokáže shromáždit? Správně! Typy otázek, které můžete položit.

Jednoduché textové pole nestačí, pokud potřebujete seřadit položky do žebříčku nebo použít hodnotící stupnici.

Google Forms nabízí více než 12 typů otázek:

Možnost nahrávání souborů je velkou výhodou, protože vám umožňuje přímo shromažďovat životopisy, obrázky nebo soubory s projekty.

Microsoft Forms nabízí osm typů otázek zaměřených na podnikání.

Integrované možnosti NPS a Likertovy stupnice výrazně šetří čas každému, kdo provádí průzkumy zpětné vazby od zákazníků nebo zaměstnanců. Otázka s hodnocením je užitečná funkce, kterou Google Forms postrádá.

Google Forms nyní nabízí také šablony užitečné pro potvrzení účasti, ankety a sběr zpětné vazby. Je snazší je přizpůsobit od základu a přirozeně je integrovat s Tabulkami a Diskem.

Microsoft Forms naopak nabízí bohatší šablony přizpůsobené konkrétním rolím (HR, kvízy, schvalování, zaškolování), které jsou hluboce integrovány s aplikacemi Teams, SharePoint a Excel.

Přizpůsobení a design

Vzhled vašeho formuláře může ovlivnit míru odezvy a to, jak profesionálně je vnímána vaše značka. Bohužel se jedná o oblast, ve které jsou oba nástroje poměrně omezené.

V Google Forms si můžete vybrat z galerie motivů, zvolit vlastní barvy a přidat obrázek do záhlaví. Můžete jej přizpůsobit barevné paletě vaší značky, ale vždy bude vypadat jako formulář Google. Neexistuje možnost vlastního CSS ani pokročilých změn rozvržení.

Na druhou stranu Microsoft Forms podporuje branding v rámci celé organizace prostřednictvím nastavení pro správce. To znamená, že správce IT může nastavit výchozí motiv, který zajistí, že všechny formuláře vytvořené ve firmě budou mít jednotný a profesionální vzhled. Možnosti individuálního přizpůsobení jsou však ještě omezenější než v Google Forms.

Integrace a spolupráce

Nástroj pro tvorbu formulářů je tak dobrý, jak dobře se dokáže propojit s ostatními nástroji, které používáte. Pokud data z vašich formulářů zůstávají izolovaná, nejsou příliš užitečná.

Google Forms se dobře integruje s Google Workspace. Odpovědi se ukládají přímo do Google Sheets, formuláře můžete vkládat do Google Sites a sdílení se spravuje prostřednictvím oprávnění Google Drive. Pro vše ostatní je tu Zapier, který propojuje Google Forms s více než 8 000 dalšími aplikacemi.

Microsoft Forms je navržen pro hlubokou integraci do ekosystému Microsoft 365. Formuláře můžete vkládat do kanálů v Teams, automatizovat složité pracovní postupy pomocí Power Automate a vytvářet dashboardy v Power BI. Integrace je komplexní, ale funguje nejlépe, pokud zůstanete v rámci ekosystému Microsoft.

Pro spolupráci v reálném čase nabízí Google Forms větší flexibilitu. K společné úpravě formuláře lze pozvat kohokoli, kdo má účet Google, což je ideální pro spolupráci s externími partnery nebo nezávislými pracovníky.

Analýzy a reporty

Sběr dat je prvním krokem. Musíte jim také porozumět. Oba nástroje nabízejí způsoby, jak analyzovat vaše odpovědi, ale používají k tomu odlišné přístupy.

Google Forms poskytuje základní přehled odpovědí s jednoduchými grafy integrovanými přímo do nástroje. Pro skutečnou analýzu budete chtít využít funkci „Zobrazit odpovědi v Tabulkách“. Tím se vytvoří tabulka s živou aktualizací, kde můžete používat vzorce, vytvářet kontingenční tabulky a sestavovat vlastní grafy pro vizualizaci dat.

Microsoft Forms nabízí robustnější integrované analytické funkce. Můžete si prohlížet grafy, souhrnné statistiky a rozložení odpovědí, aniž byste museli opustit rozhraní Forms. Pro hlubší analýzu můžete data exportovat do Excelu nebo se přímo připojit k Power BI a vytvářet zprávy o projektech.

Google Forms je vhodnější z hlediska přístupnosti, spolupráce s kolegy a pro týmy, které již používají Google Workspace. Microsoft Forms je vhodnější z hlediska podnikové bezpečnosti, pokročilých typů otázek v průzkumech a pro organizace, které používají Microsoft 365.

Měli byste si vybrat Google Forms nebo Microsoft Forms?

Při rozhodování se řiďte tímto rámcem.

Vyberte si Google Forms, pokud:

Vyberte si Microsoft Forms, pokud:

Zvažte alternativy, pokud:

🎥 Bonus: Hledáte lepší alternativy k Google Forms? Toto video vám pomůže

Pokud hledáte možnosti pro tvorbu formulářů mimo Google Forms a Microsoft Forms, toto video představuje několik výkonných alternativ, které by mohly lépe vyhovovat vašim pracovním potřebám.

ClickUp Forms: výkonnější alternativa k Google Forms a Microsoft Forms

Největším problémem jak Google Forms, tak Microsoft Forms je propast, kterou vytvářejí mezi sběrem dat a následnou akcí. Data z formulářů jsou na jednom místě a vaše práce na jiném.

Tato nesoulad vede k tomu, čemu říkáme „Work Sprawl“: roztříštěnosti pracovních činností mezi nesouvisícími nástroji a systémy.

ClickUp Forms tento problém řeší tím, že funguje přímo tam, kde již pracujete. Každé odeslané zadání se automaticky stává úkolem – se zachováním veškerého kontextu, přiřazeným správné osobě a připraveným k provedení.

S ClickUp Forms získáte:

💡 Tip pro profesionály: Nenechávejte data ležet v tabulce. Propojte odpovědi z formulářů přímo s ClickUp Dashboards a vizualizujte trendy okamžitě pomocí AI Cards. Použijte ClickUp Brain k dotazování na data v běžné angličtině – zeptejte se „Jaké jsou tři nejčastější stížnosti z formulářů zpětné vazby za tento měsíc?“ – a získejte okamžitý souhrn, nebo nechte AI automaticky vyhodnotit analýzu sentimentu a klíčová témata napříč tisíci odeslaných příspěvků.

A víte co? Skuteční uživatelé si oblíbili pohodlí používání ClickUp. Jeden uživatel G2 říká:

Moc se mi líbí, že ClickUp je oproti situaci před několika lety výrazně vylepšený. Funkce sledování času a agenti jsou opravdu užiteční, a to i pro nové uživatele, kteří ještě nevědí, jak nástroj používat, protože jim tito agenti pomáhají se rychleji zaučit. Líbí se mi také funkce formulářů, která shromažďuje informace a přidává je jako úkoly do konkrétního dashboardu, čímž uspokojuje potřeby uživatelů ohledně dalších kroků. Jsem ohromen tím, jak dobře jsou promyšlené funkce ClickUp. Jako někdo se středně pokročilými až pokročilými znalostmi shledávám vše bezproblémové díky dosavadním vylepšením. ClickUp je můj nejoblíbenější nástroj ze všech.

Vaše formuláře by měly pracovat stejně tvrdě jako vy

Skrytou cenou bezplatných nástrojů pro tvorbu formulářů není cena předplatného, ale „práce nad prací“. Každá minuta strávená ručním kopírováním odpovědí z Google Form do nástroje pro sledování projektů je minutou ztraceného fakturovatelného času nebo tvůrčí energie.

Váš formulář by už neměl být jen digitálním kusem papíru. Měl by být počátkem projektu.

A pokud váš pracovní postup s formuláři vyžaduje okamžitou reakci (například IT tikety, příjem potenciálních zákazníků nebo kreativní požadavky), je nástroj jako ClickUp Forms, který odpovědi nativně převádí na úkoly, jediným způsobem, jak eliminovat nutnost přepínání mezi aplikacemi.

Jste připraveni přestat spravovat odpovědi ve formulářích ručně? Vyzkoušejte ClickUp zdarma a propojte své formuláře přímo s vaším pracovním postupem.

Často kladené otázky (FAQ)

Ne, jedná se o různé nástroje od různých společností. Microsoft Forms je součástí sady Microsoft 365 a zaměřuje se na funkce pro podniky, zatímco Google Forms je bezplatný nástroj v rámci ekosystému Google Workspace.

Omezenou verzi Microsoft Forms můžete používat s osobním účtem Microsoft. Pro firemní použití však plná funkčnost a bezpečnostní funkce vyžadují placené předplatné Microsoft 365.

Microsoft Forms nabízí podrobnější logiku větvení na úrovni otázek. Google Forms podporuje pouze větvení na úrovni sekcí, což je u složitých průzkumů méně flexibilní.

Ano, Google Forms nabízí typ otázky s nahráváním souborů. To umožňuje respondentům nahrávat dokumenty, obrázky nebo jiné soubory, které se poté ukládají na váš Google Drive.

Ano, ClickUp Forms jsou navrženy přesně k tomuto účelu. Odeslané údaje mohou automaticky vytvářet nové úkoly ve vašich projektech ClickUp, včetně přiřazených osob, termínů a všech informací z formuláře.